Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà

Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
CHƯƠNG 1
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN
QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP.
1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm quản trị và chức năng tổ chức
1.1.1.1. Khái niệm quản trị
Có khá nhiều cách hiểu và quan điểm khác nhau về thuật ngữ “quản trị”.
Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị
nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý thuyết
quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994)
Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt mục đích thông qua
sự nỗ lực của những người khác (Quản trị DNTM. GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB
Thống kê 2004)
Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại nhận định rằng: ‘‘ Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh
thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ
và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp , từng khâu, thực hiện các chức năng
quản lý nhất định nhằm đạt được mục tiêu định trước ’’.
Từ các nghiên cứu các khái niệm, có thể hiểu khái niệm quản trị như sau: “Quản
trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các
hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát
các nguồn lực của tổ chức”.
Qua khái niệm chúng ta có thể hiểu quản trị là hoạt động của một hay một số
người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu; sự phối hợp
các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các
nguồn của tổ chức; quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được
mục tiêu một cách có hiệu quả nhất.
1.1.1.2. Chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các
công việc đó, đinh rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,

nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ
chức.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Mục đích của chức năng tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho
mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt
nhất vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Cụ thể là làm rõ nhiệm vụ cần
phải tiến hành để đạt được mục tiêu; xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực;
xác định vị trí, vai trò của từng cá nhân trong tổ chức; xây dựng nề nếp văn hóa của tổ
chức; phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức; phát huy
sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có của tổ chức; tạo thế và lực cho tổ chức
thích ứng với sự thay đổi của môi trường.
1.1.2. Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác
nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những
chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục
tiêu chung đã được xác định.
1.1.3. Khái niệm về phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Trong đó:
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay phần công việc mà các thành viên
trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu.
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực
hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng
với yêu cầu của người giao.
1.2. Nội dung vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Cơ cấu tổ chức
1.2.1.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức

Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức
cho các cá nhân hay bộ phận, nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ
thống thứ bậc của tổ chức.
Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu có nhiều
cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói cơ cấu tổ chức có tính phức tạp
cao. Và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì ta nói cơ cấu tổ chức có tính
phức tạp thấp.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Tính tiêu chuẩn hóa: Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động,
các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc,
hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ, ta nói tính tiêu
chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
1.2.1.2. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đáp ứng một số nguyên tắc sau:
Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi xây dựng một cơ cấu tổ chức, thì
các bộ phận, các đơn vị trong cơ cấu tổ chức phải được xây dựng nhằm thực hiện các
chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức
năng”. Điều này có nghĩa là cần xây dựng, xác định được chức năng của tổ chức trước,
sau đó mới tiến hành tạo dựng hình thức tổ chức nhằm thực hiện nội dung vừa mới tạo
ra, đảm bảo có sự hài hòa giữa hình thức và chức năng.
Đảm bảo tính thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức xác lập phải đảm bảo mỗi đơn
vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự
chỉ huy thống nhất trong toàn tổ chức. Điều này có nghĩa là cần có một nhà quản trị
cao nhất chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ cấu trúc tổ chức, nhà quản lý này sẽ là
người có những chỉ thị, quyết định cuối cùng để đảm bảo việc thực hiện được thống
nhất, tránh sự chồng chéo.
Đảm bảo tính cân đối: Một cơ cấu tổ chức hợp lý thể hiện ở sự cân đối giữa
quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau.
Sự cân đối tạo ra sự ổn định trong tổ chức. Điều này có nghĩa là cần có sự phân chia

công bằng, hợp lý khi tiến hành xây dựng cơ cấu tổ chức. Cần đảm bảo khối lượng
công việc của các phòng ban là tương đương nhau, tránh trường hợp một phòng ban
phải xử lý quá nhiều công việc hay xử lý cả công việc của phòng ban khác.
Đảm bảo tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với
bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường. Cơ cấu
tổ chức thích nghi với môi trường bên ngoài và môi trường bên trong của tổ chức.
Điều này có nghĩa là cần xây dựng một cơ cấu tổ chức có khả năng thích ứng tốt, có
thể biến đổi một khi có các tình huống mới xảy ra và xử lý tốt. Các phòng ban có thể
xử lý công việc của mình, đồng thời giúp đỡ phòng ban khác hoàn thành công việc khi cần.
Đảm bảo tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đạt hiệu quả cao nhất, tức là quá
trình hoạt động kinh doanh phải đạt kết quả cao nhất, dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất.
Nguyên tắc này dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
1.2.1.3. Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
a. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Đặc điểm: Cấu trúc tổ chức trực tuyến là kiểu phân chia tổ chức doanh nghiệp
dựa trên nguyên tắc về tính thống nhất và phân chia nhiệm vụ theo nguyên tắc. Đây là
kiểu cấu trúc đơn giản nhất, có một cấp trên và một số cấp dưới, nhà lãnh đạo phải
thực hiện tất cả các chức năng về quản trị. Kiều cấu trúc này thường được áp dụng đối
với những doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu không phức tạp.
Ưu điểm: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến có ưu điểm là bộ máy gọn nhẹ,
nhanh chóng, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.
Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không
thể hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này
có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, mang tính mạo hiểm cao. Do
đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý
không quá phức tạp.
b. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Sơ đồ 1.2. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
Đặc điểm: Là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng ngoại
với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “nhánh” mà mỗi nhánh sẽ
đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định.
Đứng đầu mỗi nhánh là một giám đốc quản lý ngành hàng hoặc mặt hàng đó.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Tổng giám đốc
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3
Tổng giám đốc
Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng
đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho các giám đốc
bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo được sự phối kết
hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp, tạo ra sự bao
quát chung trong toàn bộ hoạt động kinh doanh, kết hợp được các mục tiêu của cả
doanh nghiệp với mục tiêu của mỗi bộ phận.
Nhược điểm: Trao đổi kinh nghiệm trong các hoạt động chuyên môn của các
chuyên gia và nhà quản lý có thể bị hạn chế, nhất là giữa các bộ phận có sự trao đổi
mua bán với nhau. Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ
phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Không phát huy được đầy đủ năng
lực sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi.
c. Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Sơ đồ 1.3. Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Đặc điểm: Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ
phận riêng biệt theo chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất
định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo
của thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ
chức phức tạp theo chức năng.
Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện

cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện
để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân.
Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, những công việc quản lý
được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia
vào công tác lãnh đạo.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Tổng giám đốc
Giám đốc
nhân sự
Giám đốc
tài chính
Giám đốc
kinh doanh
Giám đốc
marketing
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Cơ cấu này sẽ giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội
bộ lĩnh vực chuyên môn. Thúc đẩy việc đưa các giải pháp mang tính chuyên môn và
có chất lượng cao.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác
nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếu
trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều
cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của người
lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi các khối
lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên.
d. Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng

Sơ đồ 1.4. Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng chia doanh nghiệp thành
các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó.
Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hướng vào
kết quả cuối cùng, cho phép và đòi hỏi nhà quản trị các chi nhánh phải hoàn toàn chịu
trách nhiệm đối với từng sản phẩm hoặc dịch vụ. Điều đó cho phép bộ phận quản trị
cao nhất không phải bận tâm đến việc điều hành công việc hằng ngày mà có thể tập
trung vào các hoạt động chiến lược dài hạn.
Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra rất nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức
năng và sử dụng các nguồn lực, điều này sẽ dẫn tới việc lãng phí gây ra tốn kém và
giảm hiệu quả.
e. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
Sơ đồ 1.5. Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Tổng giám đốc
Bộ phận bán cho các
đại lý
Bộ phận bán cho các
doanh nghiệp
Bộ phận bán cho
người tiêu dùng
Tổng giám đốc
Giám đốc khu vực
miền Trung
Giám đốc khu vực
miền Bắc
Giám đốc khu vực
miền Nam
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Đặc điểm: Là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vị khác nhau
của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ cấu này phân chia doanh
nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp theo từng khu vực đia lý. Đứng đầu mỗi nhánh là giám đốc khu vực,
trưởng chi nhánh.
Ưu điểm: Cơ cấu theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến
hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư hoạt
động chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được
các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là tạo ra các yếu tố
đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro.
Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lặp ở các
khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó kiểm soát.
f. Cơ cấu tổ chức ma trận

Sơ đồ 1.6. Cơ cấu tổ chức ma trận
Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức ma trận đòi hỏi tính linh hoạt và hợp tác tại tất cả các
cấp của tổ chức, đây là cơ cấu tổ chức khá phức tạp. Cơ cấu tổ chức ma trận được sáng
tạo ra nhằm tận dụng lợi điểm của cả mô hinhg tổ chức theo chức năng và mô hình tổ
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Tống giám đốc
Giám đốc
nhân sự
Giám đốc
tài chính
Giám đốc
kinh doanh
Giám đốc ngành
hàng B
Giám đốc ngành
hàng A
Giám đốc
marketing
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại

chức theo sản phẩm, đồng thời tối thiểu hóa những bất lợi của chúng. Hiện tại, cơ cấu
này thường được áp dụng trong các ngân hàng, các công ty tư vấn, quảng cáo…
Ưu điểm: Có tính năng động cao, dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực
hiện các dự án khác nhau. Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng cán bộ có chuyên
môn cao sẵn có. Giảm bớt cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của các dự án.
Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến vì vậy dễ nảy sinh
mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp về quyền lực giữa các bộ
phận và khó kiểm soát.
1.2.2. Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Các hình thức phân quyền
Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo chức năng, nhiệm vụ
của tổ chức như sản xuất, nhân sự, tài chính…
Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các cấp bậc trung gian
phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đa
dạng hóa sản phẩm.
1.2.2.2. Sự cần thiết của phân quyền
Nhà quản trị cần có sự quan tâm đúng mức với công việc phân quyền bởi:
Thứ nhất, phân quyền giúp nhà quản trị cơ sở gắn trực tiếp với các tình huống
thực tế hơn.
Thứ hai, phân quyền giúp khả năng thực hiện quyền tự quản nhiều hơn vì vậy
công việc được thưc hiện nhanh hơn.
Thứ ba, phân quyền giúp cấp dưới được phát triển thông qua việc được đào tạo,
tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
Thứ tư, phân quyền giúp việc trao quyền hạn tương đối lớn sẽ khuyến khích sự
phát triển của nhà quản trị chuyên nghiệp.
Thứ năm, phân quyền giúp giảm áp lực về công việc đối với nhà quản trị cấp trên,
tạo điều kiện cho tập trung giải quyết các vấn đề chiến lược cấp bách khác.
Một số vấn đề có thể nảy sinh khi phân quyền:
- Sự kiểm soát chặt chẽ của người lãnh đạo khiến người thực hiện không thấy
thoải mái.

- Phạm vi quyền hạn có thể không rõ ràng.
- Người dưới quyền không đủ năng lực
- Quyền hạn không tương xứng với trách nhiệm.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
1.2.2.3. Các yêu cầu khi phân quyền
Các yêu cầu cơ bản trong phân quyền của nhà quản trị:
Thứ nhất, nhà quản trị phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất
định kể cả quyền ra quyết định.
Thứ hai, nhà quản trị phải biết rộng rãi với cấp dưới, không nên quá khắt khe với
cấp dưới
Thứ ba, nhà quản trị phải biết tin tưởng vào cấp dưới, có tin tưởng thì nhà quản
trị mới tạo điều kiện cho họ làm việc và cấp dưới làm việc hết mình để đạt được hiệu
quả cao trong công việc.
Thứ tư, nhà quản trị phải biết cách kiểm tra theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ
của cấp dưới.
Thứ năm, nhà quản trị phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới.
1.2.2.4. Nguyên tắc khi phân quyền
Nhà quản trị cần thực hiện các nguyên tắc sau trước khi tiến hành phân quyền:
Nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng: Người phụ trách khi giao chức trách
quyền hạn cho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố
công khai.
Nguyên tắc không giao quyền vượt cấp: Khi giao quyền chỉ có thể trực tiếp do
người phụ trách giao, không được giao vượt cấp.
Nguyên tắc đảm bảo khống chế có kết quả: Người phụ trách hành chính khi giao
quyền cho cấp dưới cần phải ứng biến theo tính chất, quy mô, phương pháp khống chế
của tổ chức cũng như khả năng của cấp dưới.
Nguyên tắc ứng biến quyền hành: Người phụ trách hành chính khi giao quyền
cho cấp dưới cần phản úng theo tính chất, quy mô, phương pháp khống chế của tổ
chức cũng như khả năng của cấp dưới.

Cần phải chú ý đến việc thực hiện tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa
học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực tế. Kết hợp hài hòa quyền lợi, quyền hạn và
trách nhiệm trong công việc để tạo được tính hợp lý trong phân quyền.
1.2.2.5. Quy trình phân quyền
Để có được sự hợp lý khi phân quyền thì nhà quản trị cần thực hiện quy trình sau:
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền: Ban đầu nhà quản trị cần xác định được
phân quyền để làm gì, cho ai và như thế nào. Việc xác định được đối tượng và cách
thức sẽ phân quyền thì công tác phân quyền mới đạt được hiệu quả cao.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ: Sau khi đã xác định được mục tiêu phân quyền
thì tiến hành bàn giao nhiệm vụ cho nhân viên. Nhà quản trị cần làm rõ nhiệm vụ cụ
thể cho nhân viên hiểu và tiếp thu tốt. Nhiệm vụ càng rõ ràng, dễ hiểu thì mức độ tiếp
nhận của nhân viên sẽ tốt hơn vì vậy sẽ tạo cơ hội hoàn thành tốt hơn công việc.
Bước 3: Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó
thấy được trách nhiệm của mình. Nhà quản trị cho nhân viên biết rõ được quyền hạn
của mình để có thể sử dụng hiệu quả. Quyền hạn của nhân viên có thể tăng lên hay
giảm xuống tùy theo nhiệm vụ được giao, nhân viên chỉ có thể tiến hành với mức độ
quyền hạn tối đa mà nhà quản trị giao. Đồng thời, nhà quản trị cần phải cho nhân viên
biết được trách nhiệm của bản thân khi thực hiện công việc này trước công ty để có thể
tăng sự tự giác hoàn thành công việc.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm.
Sau khi nhân viên đã hoàn thành nhiệm vụ được giao thì nhà quản trị cần có sự kiểm
tra, theo dõi, đánh giá kết quả công việc để xem kết quả làm việc của nhân viên. Công
việc nếu được hoàn thành tốt cần được khen thưởng kịp thời, còn nếu không tốt thì cần
điều chỉnh ngay, có hình thức khiển trách phù hợp đối với nhân viên thực hiện.
1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh
nghiệp
1.3.1.Các yếu tố khách quan
Bao gồm các yếu tố văn hóa, chính trị, pháp luật, kinh tế…Ở đây chúng ta sẽ tìm

hiều về các yếu tố chủ yếu tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh
nghiệp.
Yếu tố văn hóa: Yếu tố văn hóa luôn có ảnh hưởng rộng lớn tới toàn xã hội và tạo
nên những đặc tính chung trong nhu cầu, hành vi tiêu dùng của khách hàng. Ảnh
hưởng của văn hóa là tác động lên hành vi của các chủ thể kinh doanh hay hành vi của
các nhà quản trị. Và chính những nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hàng sẽ làm
ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty sao cho đáp ứng nhu cầu của
khách hàng
Yếu tố kinh tế: Một nền kinh tế ổn định sẽ giúp công ty giảm bớt các rủi ro về tài
chính. Sức mạnh tài chính càng lớn thì công ty càng có thể mở rộng quy mô kinh
doanh, đa dạng hóa các sản phẩm vì vậy cơ cấu tổ chức càng phức tạp để đáp ứng nhu
cầu đó.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Yếu tố chính trị, luật pháp: Việt Nam được đánh giá là một quốc gia có nền chính
trị ổn định, nó là cơ hội cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước cạnh tranh và phát
triển. Kể từ khi Việt Nam gia nhập WTO thì ngày càng có nhiều nhà đầu tư nước
ngoài đầu tư vào Việt Nam. Vì vậy để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp
nước ngoài đòi hỏi doanh nghiệp trong nước phải không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và phân quyền.
1.3.2. Các yếu tố chủ quan
Chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn: Cấu
trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Chính vì vậy, tại các
giai đoạn khác nhau thì cần có sự biến đổi phù hợp của cấu trúc tổ chức để có thể đáp
ứng yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên, các doanh nghiệp không thể thay đổi cơ cấu tổ chức để
có thể đáp ứng đầy đủ yêu cầu của tất cả các yếu tố, vì làm như vậy sẽ gây xáo trộn
không có lợi cho doanh nghiệp. Vậy nên doanh nghiệp cần có các bước đi chiến lược
để vừa đáp ứng được yêu cầu của chiến lược, vừa không gây sáo trộn trong doanh
nghiệp.
Quy mô của doanh nghiệp: Quy mô của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ

cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp
thì hoạt động của doanh nghiệp cũng phức tạp. Doanh nghiệp có quy mô lớn phải hình
thành nhiều cấp quản trị và ở mỗi cấp cũng bao gồm nhiều nơi làm việc hơn rất nhiều
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
so với doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Vì vậy cần có các bước đi đúng đắn, hài hòa
trong xây dựng để tránh sự cồng kềnh. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần xây
dựng bộ máy gọn nhẹ phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Chức năng và nhiệm vụ của kinh doanh của tổ chức: Đây là cở sở pháp lý, là căn
cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt chức
năng và nhiệm vụ.
Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức: Bao gồm quá trình sử dụng trí tuệ
và máy móc nhằm chuyển các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra phục vụ kinh
doanh của tổ chức. Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao
nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn
giản hơn.
Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị: Đội ngũ quản trị viên có
chuyên môn càng cao thì sẽ giảm bớt các đầu mối, giảm bớt mối liên hệ giữa các bộ
phận với nhau. Trang thiết bị càng hiện đại giúp cho công việc diễn ra nhanh chóng
tạo nên sự hiệu quả trong công tác tổ chức quản lý.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN
QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ AN HÀ
2.1. Khái quát về công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà
2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
- Tên công ty: Công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà.
- Ngày thành lập: 12/04/2008

- Trụ sở chính tại: Số 18, ngõ 80 đường Lê Trọng Tấn, phường Khương Mai, Thanh
Xuân, Hà Nội.
- Mã số thuế: 0102318560
- Điện thoại: 04.35558212
- Fax: 04. 35558211
- Công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà là công ty chuyên về bán buôn, bán lẻ
các mặt hàng mỹ phẩm Thái Lan, được thành lập năm 2008 với sự đóng góp của ba cổ
đông, hoạt động với quan điểm “Luôn luôn cố gắng phục vụ khách hàng một cách tốt
nhất”.
- Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển:
Ban đầu khi mới thành lập công ty chỉ với sự nhiệt tình của ba thành viên sáng
lập công ty. Ba thành viên này kiêm nhiệm tất cả các vị trí trong công ty và mặt hàng
bán chỉ là sản phẩm chăm sóc tóc thuần túy trên thị trường. Sau ba tháng định hình thì
ba thành viên đã đưa ra quyết định bán mặt hàng mỹ phẩm Thái Lan cùng với các sản
phẩm kèm theo như thiết bị điện Omega, bông Thái Lan Công việc liên hệ được tiến
hành ngay sau đó với các nhà cung cấp nước ngoài và công ty chính thức tham gia vào
việc kinh doanh mỹ phẩm và chủ yếu là dòng sản phẩm chăm sóc tóc Cruset Thái Lan.
Trong thời gian thành lập đến nay công ty luôn cố gắng để có thể làm hài lòng
khách hàng tối đa và tìm kiếm bạn hàng mới. Đồng thời, công ty đã không ngừng cải
tiến phương pháp hoạt động, chăm lo đến đời sống công nhân viên, nâng cao chất
lượng phục vụ. Đến nay, sau bốn năm thì công ty đã có được chỗ đứng nhất định trong
lĩnh vực phân phối các sản phẩm Thái Lan của công ty.
2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp
a. Chức năng của công ty
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà chuyên xuất nhập khẩu, bán buôn,
bán lẻ (chủ yếu là bán buôn) dòng sản phẩm chăm sóc tóc Crusret, ngoài ra còn một số
sản phẩm khác như nước hoa, nước xả vải, thiết bị điện Omega, bông Thái Lan …
Để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ, ban lãnh đạo công ty luôn nỗ

lực để có thể hoàn thiện bộ máy nhân sự, bộ máy tổ chức để có thể đưa tới cho khách
hàng các sản phẩm tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất.
b. Nhiệm vụ của công ty
- Phân phối sản phẩm ra thị trường, chủ yếu là phân phối cho các đại lý.
- Thúc đẩy doanh nghiệp phát triển đảm bảo đời sống cho người lao động.
- Phát triển thị trường cũ, mở rộng thị trường mới nhằm chiếm lĩnh thị phần và khẳng
định được vị thế của công ty trên thị trường từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh so với các
đối thủ cùng ngành.
- Thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Phân phối kết quả lao động, chăm lo đời sống nhân viên về cả tinh thần.
2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010-2012
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Đơn vị: triệu đồng
STT Chỉ tiêu 2010 2011 2012
Năm
2011/2010
Năm
2012/2011
Tỷ lệ
(%)
Chênh
lệch
Tỷ lệ
(%)
Chênh
lệch
1 Doanh thu thuần 10.039 14.393 20.309 43,37 4.354 41,1 5.916
2 Giá vốn hàng bán 6.853 9.821 14.458 43,31 2.968 47,22 4.637
3 Lợi nhuận gộp 3.186 4.572 5.851 43,5 1.386 27,97 1.279
4 Tổng chi phí 1.247 1.904 2.289 52,69 657 20,22 385

5 Lợi nhuận trước thuế 2.176 3.725 4.689 71,19 1.549 25,88 964
6 Thuế thu nhập DN 176 190 220 7,96 14 15,79 30
7 Lợi nhuận sau thuế 2.000 3.535 4.469 76,75 1.535 26,42 934
(Nguồn: Phòng Kế Toán)
Số liệu từ phòng kế toán cho thấy: Công ty có mức tăng trưởng khá tốt, hàng năm
doanh thu của công ty đều tăng trưởng tốt theo kỳ vọng của ban lãnh đạo. Sở dĩ có
được điều này là do công ty đã định hình được sản phẩm chủ lực và đây lại là mặt
hàng tiêu dùng hàng ngày.
Về doanh thu thuần: Doanh thu thuần đều tăng theo các năm, tuy nhiên mức độ
tăng của năm 2012 so với năm 2011 (tăng 41%) giảm so với mức độ tăng năm 2011 so
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
với năm 2010 ( tăng 43%). Điều nay cho thấy bộ máy tổ chức và tình hình kinh doanh
của công ty đang không đạt được sự ổn định và hiệu quả cần thiết. Công ty cần có các
biện pháp để giúp cho công ty có được sự tăng trưởng tốt hơn.
Về giá vốn hàng bán: Qua bảng số liệu có thể thấy được giá vốn hàng bán của
công ty tăng theo các năm, đặc biệt vào năm 2012 có sự tăng lên mạnh mẽ. Sở dĩ có sự
gia tăng mạnh của giá vốn bán hàng như vậy bởi trong năm 2012 công ty bổ sung
thêm các mặt hàng mới như nước hoa, nước xả vải Thái Lan vào danh mục kinh
doanh. Công ty xác định cần phải có được sự đa dạng về hàng hóa, tăng thêm các mặt
hàng để tăng thêm doanh thu đồng thời giảm rủi ro khi mặt hàng chủ lực bị giảm
doanh số.
Về lợi nhuận gộp: Khi so sánh về lợi nhuận gộp của công ty có thể thấy vẫn có sự
tăng trưởng của công ty. Tuy nhiên khi so sánh năm 2012/2011 với năm 2011/2010 thì
lại có sự sụt giảm. Khả dĩ có sự sụt giảm về lợi nhuận gộp là vì doanh thu thuần của
công ty bị giảm. Công ty chưa thực sự có sự tăng trưởng ổn định.
Về tổng chi phí: Khi so sánh các năm liền kề với nhau thì có thể thấy được tổng
chi phí công ty đã bỏ ra đã được giảm bớt đi. Sở dĩ có điều này là vì năm 2012 công ty
chủ động hơn trong các chi phí đầu vào và đầu ra, chi tiêu khoa học hơn, đồng thời do
khó khăn nên công ty cắt giảm nhân viên công ty.

Về lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế: Có thể thấy được lợi nhuận trước
thuế và sau thuế của công ty đều tăng theo các năm. Tuy nhiên khi so sánh các năm
liền kề với nhau thì mức tăng đã có xu hướng đi xuống.
Về thuế thu nhập doanh nghiệp: Hàng năm công ty đã có sự đóng góp về thuế thu
nhập doanh nghiệp cho nhà nước tăng dần lên. Đây là một tín hiệu tốt cho thấy công ty
đã thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
2.1.3. Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công
ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà
2.1.3.1. Môi trường bên ngoài
a. Môi trường vĩ mô
Môi trường kinh tế: Sự thay đổi của các yếu tố kinh tế: lạm phát, tỷ lệ thất
nghiệp, lãi suất … có tác động rất mạnh tới sự phát triển của các doanh nghiệp trong
nước. Tác động này khiến cho các doanh nghiệp phải chuyển mình để có thể đáp ứng
được nhu cầu của môi trường kinh doanh. Điều chỉnh cơ cấu tổ chức quản trị là yêu
cầu hàng đầu để có thể đứng vững và phát triển đối với các công ty. Với tình hình hiện
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
tại, Việt Nam đã gia nhập vào WTO, đây là cơ hội và thách thức cho các công ty. Đặc
biệt đối với các công ty nhỏ và vừa cần có được chiến lược kinh doanh đúng đắn và tổ
chức bộ máy hiệu quả hơn.
Môi trường văn hóa - xã hội: Xã hội ngày càng phát triển, lối sống và phong tục
tập quán có nhiều sự du nhập của nước ngoài nên nhu cầu của người dân có nhiều sự
thay đổi. Nắm bắt được sự thay đổi này công ty cần có được sự hiểu biết về thị hiếu
của khách hàng, ngày càng đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng cao nhất nhu cầu.
Môi trường chính trị - pháp luật: Việt Nam được xếp vào một trong những nước
có môi trường chính trị, pháp luật ổn định, là điểm đến an toàn cho các nhà đầu tư. Với
nhiều thay đổi tích cực khi gia nhập WTO đã cho thấy nhà nước càng tạo điều kiện
thuận lợi cho các doanh nghiệp. Sự ổn định và bình đẳng trước pháp luật giúp cho sự
phát triển của các doanh nghiệp nói chung và công ty cổ phần thương mại quốc tế An
Hà nói riêng.

Môi trường khoa học - công nghệ: Hiện nay khoa học công nghệ phát triển rất
mạnh, các sản phẩm có vòng đời rất ngắn và ngày càng có chi phí rẻ hơn. Các doanh
nghiệp đang có sự ưu tiên cho sự đầu tư về công nghệ để sản xuất, kinh doanh hiệu
quả. Với công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà, là một công ty chủ yếu là buôn
bán các sản phẩm thì cần có sự đầu tư mạnh mẽ hơn nữa việc áp dụng công nghệ vào
quảng cáo và tiếp thị sản phẩm cũng như hoàn thiện cơ sở vật chất công ty.
b. Môi trường vi mô
Khách hàng: Khách hàng của công ty là các siêu thị, cửa hàng, nhà phân phối…
và cả những khách hàng mua lẻ. Khách hàng là nguồn sống của doanh nghiệp chính vì
vậy công ty cần có các chiến lược để làm hài lòng. Để có được điều này đòi hỏi công
ty phải có các bước điều tra, phân tích khả năng mua, thị hiếu của khách hàng…Đó là
cơ sở để công ty có các bước đi đúng đắn về tổ chức, chiến lược, chính sách
Nhà cung cấp: Các sản phẩm của công ty kinh doanh chủ yếu là mỹ phẩm Thái
Lan chính vì vậy nên nguồn cung cấp chủ yếu là qua nhập khẩu trực tiếp từ nước
ngoài. Ngoài ra công ty còn có một nhà cung cấp thường xuyên và ổn định là công ty
cổ phần phát triển thương mại Trường Thịnh. Tuy không phải là nhà cung cấp có tiếng
nhưng đây là nhà cung cấp lâu năm, có thâm niên trong phân phối sản phẩm Thái Lan.
Với chính sách tự nhập các sản phẩm cần thiết và có nhà cung cấp phụ đã tạo cho công
ty lợi thế trong việc ra các quyết định các hoạt động kinh doanh của mình.
Đối thủ cạnh tranh: Trên thị trường Hà Nội có khá nhiều công ty kinh doanh
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
cùng ngành và có sức cạnh tranh cao. Có thể kể đến như công ty TNHH Xuân Thủy,
công ty mỹ phẩm Venus Việt, công ty TNHH Vạn An,…Tuy nhiên các công ty này
không chuyên kinh doanh mặt hàng mỹ phẩm Thái Lan mà chủ yếu là các sản phẩm
Hàn Quốc, Mỹ, Pháp,… Đây cũng là cơ hội và thách thức với công ty.
2.1.3.2. Môi trường bên trong
Quy mô của công ty: Công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà được đánh giá
là công ty nhỏ. Chính vì vậy ban lãnh đạo xác định cần phải xây dựng một cơ cấu thật
sự phù hợp với công ty. Một cơ cấu gọn nhẹ và có tính linh hoạt cao, có khả năng đáp

ứng các yêu cầu của thực tế đặt ra. Công ty chọn cơ cấu tổ chức theo chức năng để dễ
dàng quản lý và vận hành.
Mục tiêu và chiến lược của công ty: Mục tiêu và chiến lược tác động trực tiếp tới
cơ cấu tổ chức của công ty. Tùy theo từng giai đoạn phát triển, yêu cầu chiến lược mà
công ty cần có các bước cải thiện, sửa đổi cơ cấu cho phù hợp. Việc điều chỉnh giúp
cho công ty chủ động trong các hoạt động, đồng thời vẫn đảm bảo cho cơ cấu được
gọn nhẹ và có tính linh hoạt cao.
Chức năng và nhiệm vụ của công ty: Là một công ty chuyên phân phối mặt hàng
mỹ phẩm Thái Lan nên công ty cần có một cơ cấu thực sự phù hợp để có thể đảm bảo
tốt nhiệm vụ nhập và phân phối sản phẩm cho khách hàng. Đồng thời, với mặt hàng là
sản phẩm nước ngoài nên đòi hỏi công ty phải có chiến lược phù hợp để đảm bảo
được sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng cũng như phong cách phục vụ.
Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của công ty: Hiện nay công nghệ phát triển rất
nhanh, có khá nhiều sáng kiến giúp cho các hoạt động của nhà quản trị. Một công ty
kỹ thuật, công nghệ càng hiện đại thì công tác quản trị, quản lý thông tin, nhiệm vụ
càng trở nên dễ dàng. Cơ cấu của công ty càng trở nên gọn nhẹ và dễ kiểm soát.
Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị: Trang thiết bị của công ty của
công ty khá đầy đủ tuy nhiên vẫn cần có sự đầu tư và cải thiện thêm nhằm đảm bảo
được công việc. Con người là vốn quý nhất của một công ty, là yếu tố quyết định sức
mạnh bền vững của một tập thể. Trình độ càng cao thì việc quản trị sẽ càng được thực
hiện dễ dàng và đúng yêu cầu chiến lược. Nhìn chung nguồn nhân lực của công ty có
trình độ khá cao, các nhân viên đều có trình độ từ cao đẳng trở lên, không có lao động
phổ thông trong công ty. Đây là tiền đề để công ty có thể phát triển bền vững.
2.2. Phân tích đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ
phần thương mại quốc tế An Hà
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức
2.2.1.1. Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp
a. Kết quả điều tra trắc nghiệm

Bảng 2.2. Kết quả đánh giá tổ chức bộ máy quản trị của công ty
STT Các tiêu chí Phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ (%)
1
Quy mô tổ chức của
công ty
Rất lớn
Lớn
Trung bình 10/12 83,33
Nhỏ 2/12 16.67
2
Mức độ quan trọng của
tổ chức bộ máy quản trị
Rất quan trọng 8/12 66,67
Quan trọng 3/12 25
Trung bình 1/12 8,33
Không quan trọng
3
Tình hình tổ chức bộ
máy quản trị công ty
Tốt
Khá 5/12 41,67
Trung Bình 6/12 50
Kém 1/12 8,33
4 Số lượng các phòng ban
Thừa
Đủ 5/12 41,67
Thiếu 7/12 58,33
Qua kết quả điều tra có thể thấy được một số nhận xét sau:
Quy mô tổ chức của công ty: Đa số nhân viên đã nhận thức được về quy mô của
công ty chỉ ở mức độ trung bình. Với quy mô trung bình thì công ty đã và đang cố

gắng xây dựng cơ cấu tổ chức theo hướng gọn nhẹ, tránh sự cồng kềnh.
Mức độ quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị: Có thể thấy đa số nhân viên
trong công ty nhận thức được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức quản trị. Hầu hết các
nhân viên đều đánh giá cần tổ chức bộ máy quản trị và cần có được sự hoàn chỉnh để
có thể đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Tình hình tổ chức bộ máy quản trị của công ty: Đa số nhân viên trong công ty
cảm thấy công tác tổ chức quản trị của công ty chỉ ở mức độ trung bình. Tổ chức bộ
máy của công ty còn nhiều hạn chế cần khắc phục để hiệu quả hơn.
Số lượng các phòng ban: Qua kết quả điều tra cho thấy số lượng phòng ban hiện
tại của công ty cơ bản vẫn chưa đáp ứng được hết công việc được giao. Công ty nên có
sự nghiên cứu để có thể bổ sung thêm phòng ban để phù hợp hơn với tình hình kinh
doanh.
Bảng 2.3. Kết quả đánh giá mức độ đáp ứng các nguyên tắc đối với cơ cấu tổ chức
ở công ty
STT Các nhân tố
Mức độ đáp ứng
1 2 3 4 5
1 Đáp ứng yêu cầu
chiến lược kinh doanh
5/12
(41,67%)
6/12
(50%)
1/12
(8,33%)
2 Tính tối ưu 5/12
(41,67%)
7/12

(58,33%)
3 Tính kinh tế 7/12
(58.33%)
3/12
(25%)
2/12
(16,67%)
4 Tính tin cậy 5/12
(41,67%)
7/12
(58,33%)
5 Tính linh hoạt 1/12
(8,33%)
10/12
(83,33%)
1/12
(8,33%)
Lưu ý: Mức 5 là cao nhất và giảm dần tới 1 là thấp nhất.
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu tổ chức công ty đáp ứng được yêu cầu ở mức độ
trung bình. Cụ thể các nhân tố như sau:
Các nhân tố về tính tối ưu, tính tin cậy chỉ đáp ứng được ở mức độ trung bình và
thấp, chiếm chủ yếu ở mức 2, mức 3. Cơ cấu tổ chức của công ty hiện tại chưa giúp
cho các phòng ban hoạt động hiệu quả nhất, sự phối hợp của còn hạn chế và phụ thuộc
vào các chỉ đạo nên tính tối ưu, tính tin cậy không được đáp ứng cao.
Nhân tố đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh thì khả quan hơn nhưng cũng
chỉ đáp ứng mức khá. Sở dĩ có điều này vì ban lãnh đạo công ty đã xác định là xây
dựng cơ cấu công ty bám sát vào các yêu cầu chiến lược của công ty theo các giai đoạn
phát triển.
Về tính kinh tế thì có thể thấy tuy ban lãnh đạo đã cố gắng xây dựng một mô
hình cơ cấu thật gọn nhẹ nhưng tính tối ưu là chưa cao nên tính kinh tế cũng bị ảnh

hưởng theo, ở mức trung bình và thấp.
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Tính linh hoạt là nhân tố cho thấy được hạn chế nhất trong các nhân tố ảnh hưởng
tới cơ cấu công ty. Các phòng ban chỉ có thể hoàn thành công việc của mình khi được
giao cụ thể. Khi có các tình huống mới xảy ra thì tỏ ra khá lúng túng, không có được
sự phối hợp, sự biến đổi để thích nghi tốt nên không giúp cho công ty giải quyết tốt
công việc.
Tóm lại, có thể thấy cơ cấu tổ chức của công ty An Hà mà ở đó quyền hành tập
trung vào giám đốc đang ngày càng trở nên kém hiệu quả. Công ty cần nghiên cứu và
thiết lập lại một cơ cấu tổ chức phù hợp hơn, tạo ra nhiều cơ hội hơn cho các thành
viên khác của công ty thể hiện, tăng tính linh hoạt của tổ chức lên.
Bảng 2.4. Kết quả đánh giá cơ cấu tổ chức của công ty
STT Các tiêu chí
Phương án
lựa chọn
Số phiếu Tỷ lệ (%)
1 Thay đổi cơ cấu tổ chức
Có 7/12 58,33
Không 5/12 41,67
2 Điều kiện làm việc
Tốt 3/12 25
Khá 7/12 58,33
Trung Bình 2/12 16,67
Kém
3
Bổ sung nhân viên trong
phòng ban
Có 9/12 75
Không 3/12 25

4
Mức độ đáp ứng công việc của
các phòng ban
Tốt 6/12 50
Khá 3/12 25
Trung Bình 3/12 25
Qua bảng số liệu có thể thấy:
Thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty là hết sức cần thiết. Cơ cấu của công ty còn
có nhiều khuyết điểm. Vì vậy nên cơ cấu hiện tại không thể đáp ứng tốt yêu cầu của
công ty.
Điều kiện làm việc được đánh giá ở mức khá. Điều này có được là do sự đầu tư
của ban lãnh đạo cho các thiết bị của công ty. Ban lãnh đạo đã có sự quan tâm tới các
tiện nghi làm việc tại công ty. Đặc biệt có mua sắm các tiện ích tuy nhỏ nhưng được
đánh giá cao như máy pha cà phê, bình nước uống nóng lạnh, … tạo sự tiện lợi cho
nhân viên.
Tiếp đến là việc bổ sung thêm nhân viên cho các phòng ban, dường như là khá
cấp thiết khi có đa số phiếu lựa chọn. Điều này chứng tỏ với số lượng con người hiện
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
tai của công ty chưa thể đáp ứng được yêu cầu của công việc đề ra, cần có các nhân tố
mới chia sẻ công việc cho các thành viên hiện tại.
Và cuối cùng là mức độ đáp ứng công việc của các phòng ban được đánh giá là
khá. Đây là một yếu tố khá bất ngờ trong khi tiêu chí bổ sung thêm nhân viên được đa
số nhân viên chọn, có thể do đội ngũ trong công ty có trình độ khá cao nên mức độ đáp
ứng cũng khá tốt.
b. Kết quả điều tra phỏng vấn cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần thương mại quốc tế
An Hà
Kết quả phỏng vấn một số cán bộ trong công ty về cơ cấu tổ chức trong công ty đã
thu được một số thông tin như sau:
Cơ cấu hiện tại của công ty là mô hình theo kiểu chức năng, từng phòng ban có

chức năng riêng của mình và chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc. Hiện nay cơ cấu này
đang cho thấy sự hiệu quả tại công ty, công ty vẫn sẽ sử dụng hình thức này để vận
hành. Tuy nhiên, cơ cấu theo chức năng cũng tạo ra một số hạn chế cho công ty. Cụ
thể như giám đốc chịu trách nhiệm gần như toàn bộ quá trình ra quyết định, kiểm soát
nên dẫn đến tình trạng quá tải. Như vậy nhiệm vụ của giám đốc là quá nặng nề, trong
khi các phòng ban lại có nhiệm vụ khá đơn giản. Vậy nên tạo ra hiệu ứng không tốt
trong công ty khi giám đốc quá ôm đồm, các phòng ban không chủ động được khi thực
hiện nhiệm vụ và có điều kiện phát huy khả năng.
Về cơ bản thì số lượng phòng ban của công ty đã đầy đủ, không cần bổ sung
thêm, tuy nhiên số lượng của các phòng ban thì cần có sự điều chỉnh lại. Như ở phòng
tổ chức, phòng kế toán, phòng nhân sự đều có 3 nhân viên nhưng nhiệm vụ của các
nhân viên phòng này là khá ít nên thuyên chuyển sang các phòng ban khác. Đồng thời,
nhiệm vụ tại các phòng ban còn chồng chéo như có khi phòng kinh doanh còn phải
làm nhiệm vụ của phòng vật tư.
Môi trường làm việc tại công ty mới chỉ ở mức trung bình khá nên còn có nhiều hạn
chế, khó tạo được năng suất làm việc tối đa cho nhân viên. Công ty nên có nhiều biện
pháp cải thiện hơn nữa, tạo môi trường làm việc lành mạnh và cạnh tranh trong công ty.
2.2.1.2 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
a, Thực trạng cơ cấu tổ chức cổ phần thương mại quốc tế An Hà
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Ban giám đốc
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức kế hoạch của công ty)
Công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà có mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
khá đơn giản và phù hợp với quy mô của công ty.
Quy mô nhỏ nên công ty chỉ có 1 giám đốc chủ yếu quyết định các công việc.
Công ty có 5 phòng ban làm việc theo chức năng. Hạn chế của các phòng ban là còn
hoạt động độc lập, sự phối hợp và hỗ trợ nhau còn kém. Tuy nhiên trong các năm áp
dụng mô hình này cũng đã đem lại cho công ty một số thành tựu, lợi nhuận ngày càng

tăng, tình hình kinh doanh cũng đã đi vào ổn định. Vì vậy công ty cần có được sự cải
tiến và hoàn thiện dần mô hình để có thể hoạt động tốt.
Theo như sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ở trên, ta có chức năng và nhiệm vụ
của từng phòng và bộ phận như sau:
 Ban giám đốc
+ Giám đốc: là đại diện pháp nhân của công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động
của công ty và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật đối với hoạt động của công ty.
+ Phó giám đốc: được giám sát một số trách nhiệm theo sự ủy quyền của tổng
giám đốc và tự chịu trách nhiệm về phần việc của mình.
Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc:
- Là người đại diện cho công ty, cho cán bộ công nhân viên, điều hành mọi hoạt
động của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước.
- Tổ chức nhân sự, đề bạt cán bộ quyết định tiền lương, thưởng và sử dụng các
quỹ của công ty.
- Quyết định phương hướng, kế hoạch, kinh doanh và các chủ trương lớn của
công ty. Quyết định về vấn đề tổ chức bộ máy điều hành để đạt hiệu quả cao.
 Phòng kinh doanh
Bảng 2.5. Cơ cấu phòng kinh doanh
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 11 Đại học
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Phòng
kinh
doanh
Phòng kế
toán
Phòng vật
tư
Phòng tổ

chức kế
hoạch
Phòng
nhân sự
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
3 Tổng số 12 Đại học
+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh:
Chức năng:
- Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các phát sinh lỗ lãi
của các hợp đồng.
- Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh
doanh đã được phê duyệt.
- Báo cáo với ban giám đốc về các vấn đề liên quan khi tiếp xúc khách hàng.
Nhiệm vụ:
- Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có
liên quan.
- Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết các hợp đồng.
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng,
cung cấp thông tin về đặc điểm cho khách hàng.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng phòng:
Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho giám đốc về các chiến lược kinh doanh.
- Quản lý, theo dõi, kiểm tra giám sát, đánh giá và hỗ trợ các nhân viên trong
phòng.
- Lập kế hoạch hoạt động cho phòng.
- Ký kết các hợp đồng với khách hàng.
Quyền hạn:
- Thành viên quyết định tuyển dụng nhân viên mới trong phòng.
- Quyết định các hợp đồng bán của công ty.
- Chỉ đạo, hướng dẫn các nhân viên trong phòng.

 Phòng kế toán
Bảng 2.6. Cơ cấu phòng kế toán
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Kế toán trưởng 1 Đại học
2 Kế toán viên 2 Đại học
3 Tổng số 3 Đại học
+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng kế toán:
Chức năng:
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
Phòng kế toán có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác kế
toán, tài chính, của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế
độ, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được duy trì liên tục và có hiệu
quả.
Nhiệm vụ:
- Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, ghi chép, tính toán kịp thời toàn bộ tài
sản và phân tích kết quả kinh doanh.
- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị
kịp thời, đầy đủ thủ tục và tài liệu cho việc xử lý các khoản mất mát, hư hỏng, đồng
thời đề xuất các biện pháp xử lý.
- Lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với cơ
quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định.
- Hạch toán chi phí, nhập – xuất hàng hóa. Theo dõi việc mua sắm sử dụng tài
sản trong công ty, theo dõi chi tiết từng loại tài sản.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng phòng:
Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho giám đốc về các vấn đề tài chính.
- Quản lý, theo dõi, kiểm tra giám sát, đánh giá và hỗ trợ các nhân viên trong
phòng.
- Lập kế hoạch hoạt động cho phòng.

Quyền hạn:
- Thành viên quyết định tuyển dụng nhân viên mới trong phòng.
- Quyết định cách thức tiến hành nhập sổ thu chi, sổ tài khóa …
- Chỉ đạo, hướng dẫn các nhân viên trong phòng.
 Phòng vật tư
Bảng 2.7. Cơ cấu phòng vật tư
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Đại học
2 Nhân viên 5 1 đại học và 4 cao đẳng
3 Tổng số 6 2 đại học và 4 cao đẳng
+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng:
Chức năng:
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1
Khóa luận tốt nghiệp Trường đại học Thương Mại
- Bảo quản và kiểm tra các mặt hàng của công ty
- Kiểm tra quá trình xuất nhập hàng hóa
Nhiệm vụ:
Theo dõi và quản lý tình hình xuất nhập hàng hóa. Thường xuyên kiểm tra lượng
hàng tồn kho. Lập báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa theo quy định. Chịu trách nhiệm
giao hàng và vận chuyển tới cho khách hàng.
+ Nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng phòng:
Nhiệm vụ:
- Tham mưu cho giám đốc về lượng hàng hóa cần nhập.
- Quản lý, theo dõi, kiểm tra giám sát, đánh giá và hỗ trợ các nhân viên trong
phòng.
- Bảo đảm công tác xuất nhập, bảo quản sản phẩm.
- Lập kế hoạch hoạt động cho phòng.
Quyền hạn:
- Quyết định cách thức tiến hành xuất nhập kho, bảo quản sản phẩm …
- Chỉ đạo, hướng dẫn các nhân viên trong phòng.

- Thành viên quyết định tuyển dụng nhân viên mới trong phòng.
 Phòng tổ chức, kế hoạch
Bảng 2.8. Cơ cấu phòng tổ chức, kế hoạch
STT Chức danh Số người Trình độ
1 Trưởng phòng 1 Thạc sỹ
2 Nhân viên 2 Đại học
3 Tổng số 3 1 thạc sỹ và 2 đại học
+ Chức năng và nhiệm vụ của phòng:
Chức năng:
- Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp giúp giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra các phòng ban trong công ty thực hiện tốt các chủ trương của giám đốc.
- Tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền
lương, chính sách công ty, quản lý hành chính. Tổng hợp, phân tích báo cáo thống kê
các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ công tác chung của công ty.
Nhiệm vụ:
Hồ Thanh Tùng Lớp K45A1