Quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh

Chương 1. TỔNG QUAN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU QUẢN TRỊ QUY
TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG MAY MẶC XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG
ĐỨC CỦA CÔNG TY CPTM KHANG VĨNH
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Thương mại quốc tế là một hoạt động có ý nghĩa hết sức quan trọng trong
giai đoạn hiện nay. Đặc biệt là Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế đang phát triển
sâu rộng cùng với các nền kinh tế khu vực và thế giới thì thương mại quốc tế là hoạt
động không thể thiếu, mang tính chất sống còn của sự phát triển kinh tế đất nước.
Do vậy, để mở rộng và phát triển hoạt động thương mại quốc tế, các doanh nghiệp
cần đẩy mạnh xuất khẩu sang nhiều quốc gia với nhiều chủng loại mặt hàng. Đây là
một chiến lược phát triển kinh tế lâu dài.
Hàng may mặc là một trong những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt
Nam và có tốc độ tăng trưởng cao qua các năm. Hiện nay, hàng may mặc được đánh
giá có khá nhiều tiềm năng cho xuất khẩu do nước ta có nguồn lao động dồi dào,
đặc biệt là nhờ cấu trúc dân số trẻ, bên cạnh đó, các doanh nghiệp xuất khẩu hàng
may mặc đã xây dựng tốt mối quan hệ với nhiều nhà nhập khẩu trên thế giới và sản
phẩm may mặc của Việt Nam đã thiết lập được vị thế trên các thị trường khó tính
như Mỹ, EU và Nhật Bản. Hơn nữa, Việt Nam được đánh giá cao về sự ổn định
chính trị và an toàn xã hội, có sức hấp dẫn đối với các thương nhân và các nhà đầu
tư nước ngoài. Do vậy, Việt Nam hội nhập WTO là một điều kiện rất thuận lợi để
các doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc tiếp cận và mở rộng sang nhiều thị
trường, tăng kim ngạch xuất khẩu, mang lại nhiều lợi ích cho đất nước.Tuy nhiên,
hàng may mặc xuất khẩu theo phương thức gia công, gặp rất nhiều khó khăn về
nguyên phụ liệu để sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ do đó
hạn chế về vốn, công nghệ, trang thiết bị, công tác thiết kế mẫu sản phẩm. Do vậy,
giá trị xuất khẩu chưa cao, còn phụ thuộc nhiều vào nhập khẩu nguyên phụ liệu
phục vụ cho sản xuất. Để tận dụng những cơ hội và giảm bớt các khó khăn, các
doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và các doanh nghiệp xuất khẩu hàng may mặc
nói riêng việc quan tâm, đầu tư hơn vào việc tổ chức, quản lý, điều hành, giám sát
các hoạt động xuất khẩu để nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh của doanh
nghiệp mình là rất cần thiết. Một trong những vấn đề quan trọng của hoạt động xuất

khẩu đó là thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Sau khi lựa chọn được đối tác nhập khẩu,
các doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng. Sau khi kí kết hợp
đồng, dựa vào kế hoạch thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức
thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Việc đầu tiên mà tất cả các doanh nghiệp xuất khẩu
cần phải tiến hành là khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu. Đây là công tác không thể thiếu
được trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng xuất khẩu có vai trò
hết sức to lớn, nó là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các
khâu tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chuẩn bị hàng xuất khẩu ảnh
hưởng trực tiếp đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến tiến
độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nếu chuẩn bị
hàng không được thực hiện chu đáo thì sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp, không đảm
bảo được số lượng, chất lượng sản phẩm như trong hợp đồng, giảm uy tín doanh
nghiệp đối với đối tác.
Công ty CPTM Khang Vĩnh là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất
khẩu hàng may mặc, chịu sự cạnh tranh từ các đối thủ lớn như: Trung Quốc, Thái
Lan, Malayxia…Việc mở rộng và phát triển thị trường còn nhiều khó khăn và còn
gặp nhiều vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hàng để thực hiện hợp đồng. Do vậy,
công tác chuẩn bị hàng còn gặp nhiều trở ngại, ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu.
Xuất pháp từ lý do trên, tác giả đã nghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình chuẩn bị
hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh”
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Liên quan đến đề tài nghiên cứu của khóa luận, trong thời gian qua đã có một
số công trình nghiên cứu đã được công bố như sau:
Luận văn tốt nghiệp của Lê Thị Huyền (2011), Hoàn thiện quy trình chuẩn
bị hàng gia dụng xuất khẩu sang thị trường Châu Âu tại công ty CP gia dụng
Goldson. Nghiên cứu này đã phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp đối với
quy trình chuẩn bị hàng gia dụng xuất khẩu tại công ty CP gia dụng Goldson.
Luận văn tốt nghiệp của Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hoàn thiện quy
trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc của công ty
CPXNK thủy sản Quảng Ninh. Đề tài nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp

đề xuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường
Trung Quốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh.
Tuy nhiên chưa có đề tài nào tập trung nghiên cứu về quản trị quy trình
chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang
Vĩnh. Vấn đề nghiên cứu của tác giả là vấn đề mang tính mới và có giá trị lý luận và
thực tiễn.
1.3. Mục đích nghiên cứu
 Mục tiêu tổng quát
Mục tiêu nghiên cứu là hoàn thiện quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc
xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh
 Mục tiêu cụ thể
Tác giả đi tìm hiểu các thông tin trên cơ sở lý thuyết về quản trị, chuẩn bị
hàng, quản trị quy trình chuẩn bị hàng… Nghiên cứu và đánh giá thực trạng quản trị
quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM
Khang Vĩnh. Từ việc phân tích và đánh giá thực trạng vấn đề trên, tác giả đưa ra
một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình chuẩn bị hàng may
mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh.
1.4. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu
sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh
1.5. Phạm vi nghiên cứu
- Nội dung: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn
bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh.
- Thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn 2008 – 2011, định hướng đến năm
2015.
- Không gian: Nghiên cứu tại công ty CPTM Khang Vĩnh và thị trường Đức.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Tác giả thu thập dữ liệu từ phòng kế toán, phòng kinh doanh – XNK, phòng

nhân sự của công ty trong giai đoạn từ 2008 – 2011 về tình hình hoạt động SXKD
của công ty, hoạt động XNK, các thị trường xuất khẩu, các mặt hàng xuất khẩu chủ
yếu, các dữ liệu về tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh đó, tác giả
còn thu thập dữ liệu từ các website, sách báo, giáo trình có liên quan đến các hoạt
động XNK và công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu.
 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn những đối tượng trực tiếp quản lý quy trình
thực hiện hợp đồng trong đó có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu, đó là, Ông Đào
Minh Đại, Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc công ty CPTM Khang Vĩnh; Ông
Nguyễn Đức Thăng, Trưởng phòng kinh doanh - XNK . Nội dung phỏng vấn xoay
quanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị
trường Đức tại công ty, đánh giá từng khâu, những thuận lợi, khó khăn mà công ty
gặp phải. Bên cạnh đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác
chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty tại nhà xưởng sản xuất và phòng kinh doanh –
XNK.
1.6.2. Phương pháp xử lý dữ liệu
Đối với dữ liệu thứ cấp: tác giả tổng hợp tài liệu liên quan về công tác chuẩn
bị hàng, các bảng kết quả sản xuất kinh doanh, XNK của công ty.
Đối với dữ liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp các bài phỏng vấn, từ đó đánh giá
được những thành công, tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của
công ty.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, các danh mục và các phụ lục thì các đề tài
bao gồm 4 chương:
Chương 1.Tổng quan của việc nghiên cứu quản trị quy trình chuẩn bị hàng
may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Chương 2. Cơ sở lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chương 3. Phân tích thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc
xuất khẩu sang thị trường Đức của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Chương 4. Định hướng phát triển và đề xuất về quản trị quy trình chuẩn bị

hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Chương 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ
HÀNG XUẤT KHẨU
2.1. Một số khái niệm cơ bản
2.1.1. Quản trị
Theo Robbins, S.P. và Coultar, M.(1996) thì “Quản trị là tiến trình hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ
chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu
đã đề ra”.
• Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu
và quyết định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu
• Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực
con người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ
thuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu.
• Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các
thuộc câp cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi
trường làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.
• Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi
đúng mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì
những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.
2.1.2. Hợp đồng thương mại quốc tế
Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 243) thì “Hợp đồng thương mại quốc tế là sự
thỏa thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia
khác nhau”.
Bản chất của hợp đồng thương mại quốc tế là các hợp đồng mua bán hàng
hóa và dịch vụ, là sự thỏa thuận của các bên kí kết hợp đồng. Hợp đồng thương mại
quốc tế xác nhận những nội dung giao dịch mà các bên đã thỏa thuận và cam kết
thực hiện các nội dung đó, nó xác nhận quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong
quá trình giao dịch thương mại.

2.1.3. Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 262) thì “Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị
hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và
có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng TMQT”.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu,
bao bì bao gói, kẻ ký mã hiệu hàng hóa.
2.1.4. Tập trung hàng xuất khẩu
Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 262,263) thì “Tập trung hàng xuất khẩu là tập
trung thành từng lô hàng đủ về số lượng phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm,
tối ưu hóa được chi phí”. Tập trung hàng xuất khẩu là một hoạt động quan trọng của
doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng xuất khẩu. Nhưng tùy thuộc vào từng loại hình
doanh nghiệp với các đặc trưng khác nhau mà quá trình tập trung hàng xuất khẩu
cũng khác nhau để đảm bảo được hiệu quả của quá trình xuất khẩu.
2.1.5. Bao bì đóng gói
Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 280,281) thì “Bao bì là một loại vật phẩm dùng
để bao gói và chứa đựng hàng hóa, hạn chế những tác động của môi trường bên
ngoài nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đồng thời có tác
dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng”.
2.1.6. Kẻ ký mã hiệu
Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 283) thì “ Ký mã hiệu là những ký hiệu bằng
chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm cung cấp các thông tin
cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa. Kẻ ký
mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng xuất
khẩu”.
2.2. Lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các bước sau: Một là tập trung
hàng xuất khẩu. Hai là bao bì đóng gói. Ba là kẻ ký mã hiệu hàng hóa.
Thứ nhất, tập trung hàng xuất khẩu
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì doanh nghiệp này sẽ tiến
hàng trực tiếp sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình. Để tập trung hàng xuất

khẩu, căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩu được quy định trong hợp đồng xuất
khẩu để có kế hoạch về nguyên vật liệu và các nguồn lực cần thiết phục vụ cho sản
xuất.
Đối với doanh nghiệp xuất khẩu thì thường không tự sản xuất mà tập trung
hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu. Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng
cung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho xuất khẩu.
Quá trình tập trung hàng xuất khẩu được mô tả qua các bước sau:
• Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu
Trên cơ sở kế hoach xuất khẩu, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu về hàng
xuất khẩu: số lượng, chủng loại, yêu cầu về chất lượng, bao bì, lịch trình giao hàng
làm cơ sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trung xuất khẩu.
• Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu
Các loại nguồn hàng được phân loại theo các tiêu thức sau:
- Theo khối lượng hàng hóa được mua: Theo tiêu thức này thì nguồn hàng
được chia thành nguồn hàng chính và nguồn hàng phụ.
+ Nguồn hàng chính: Là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượng
hàng lớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu. Nguồn hàng này
quyết định nhiều đến năng lực và lợi nhuận cho doanh nghiệp nên phải quan tâm và
có chính sách đặc biệt để bảo vệ nguồn hàng đảm bảo ổn định và phát triển bền
vững nguồn hàng, tránh sự tấn công của đối thủ cạnh tranh.
+ Nguồn hàng phụ: Là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng
hàng hóa xuất khẩu của doanh nghiệp. Nguồn hàng này không quyết định nhiều đến
doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp, tuy nhiên cần phải chú ý đến khả năng
phát triển nguồn hàng này thành các nguồn hàng chính trong tương lai, để tăng số
lượng nguồn hàng chính, tăng khả năng xuất khẩu, mở rộng mặt hàng và thị trường
xuất khẩu cho doanh nghiệp.
- Theo đơn vị giao hàng: Nguồn hàng xuất khẩu được chia thành :
+ Các công ty liên doanh: Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinh
doanh vì các sản phẩm luôn được cải tiến.
+ Các doanh nghiệp tư nhân, các hợp tác xã, hộ gia đình: Các nguồn hàng có

quy mô nhỏ, chất lượng sản phẩm không đồng nhất… nhưng cũng có khả năng
cung cấp các hàng gia công cho xuất khẩu.
- Theo khu vực địa lý: Nguồn hàng cung cấp dựa trên dấu hiệu vùng, miền,
thành phố, tỉnh…
- Theo mối quan hệ với nguồn hàng: Theo tiêu thức này thì nguồn hàng xuất
khẩu được chia làm ba nhóm:
+ Nguồn hàng truyền thống: Là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệ
giao dịch mua bán từ lâu, thường xuyên, liên tục và có tính ổn định cao.
+ Là nguồn hàng mà doanh nghiệp có giao dịch và khai thác, có thể sẽ phát
triển thành nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúp doanh nghiệp mở
rộng phạm vi và phát triển kinh doanh.
+ Nguồn hàng không thường xuyên: Là nguồn hàng doanh nghiệp chỉ giao
dịch qua các thương vụ, không mang tích liên tục.
• Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và phát triển kinh doanh phải
nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua hàng xuất
khẩu được tối ưu là những nội dung quan trọng của quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềm
năng.
- Những nguồn hàng hiện hữu: Là những nguồn hàng đang tồn tại và sẵn
sàng cung cấp hàng hóa để xuất khẩu, là những nguồn hàng có năng lực, có kinh
nghiệm trong khai thác hàng xuất khẩu, nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn.
- Những nguồn hàng tiềm năng: Là những nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc
đã xuất hiện nhưng không phải là nguồn hàng xuất khẩu nhưng có khả năng trở
thành nguồn hàng xuất khẩu. Như vậy các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu
phải tạo điều kiện đầy đủ cho các nguồn hàng tiềm năng trở thành nguồn hàng xuất
khẩu để cung cấp những sản phẩm mới cho xuất khẩu.
Nội dung nghiên cứu là phải nhận dạng được tất cả các nguồn hàng xuất
khẩu hiện hữu và nguồn hàng tiềm năng, tiến hành phân loại nguồn hàng và tiến
hành nghiên cứu theo những nội dung: Khả năng sản xuất của nguồn hàng; tiềm lực

tài chính, khả năng kỹ thuật của nguồn hàng; năng lực quản lý; khả năng phát triển
và đổi mới mặt hàng; khả năng tiếp cận nguồn hàng
• Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu
- Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể
mua hàng xuất khẩu thông qua các đơn hàng và hợp đồng kinh tế.
- Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu: Gia công là hình
thức doanh nghiệp xuất khẩu giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sản
xuất, để đơn vị sản xuất làm thành thành phẩm, giao lại cho bên doanh nghiệp xuất
khẩu và nhận phí gia công. Với hình thức này quyền sở hữu nguyên vật liệu thuộc
về doanh nghiệp xuất khẩu, cho nên doanh nghiệp xuất khẩu phải có các biện pháp
để kiểm soát nguyên vật liệu và chất lượng sản phẩm. Quan hệ giữa doanh nghiệp
xuất khẩu và đơn vị gia công là quan hệ hợp đồng gia công hàng xuất khẩu.
- Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu: Đây là hình thức các doanh
nghiệp xuất khẩu liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu,
trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên tham gia và lợi cùng hưởng, lỗ cùng
chịu.
- Xuất khẩu ủy thác: Trong hình thức bên có hàng xuất khẩu gọi là bên ủy
thác, doanh nghiệp nhận hàng xuất khẩu gọi là bên nhận ủy thác. Xuất khẩu ủy thác
là bên nhận ủy thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hóa với chi
phí của bên ủy thác. Trong trường hợp này doanh nghiệp xuất khẩu chắc chắn có
hàng giao dịch cho khách hàng để thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
- Tự sản xuất hàng xuất khẩu : Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp
tự sản xuất trực tiếp tiến hành các sản phẩm của mình, hoặc các doanh nghiệp
thương mại kinh doanh hàng xuất khẩu tự sản xuất hàng xuất khẩu nhằm tự chủ
trong hoạt động kinh doanh của mình.
• Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu
Bao gồm hệ thống các chi nhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vận
chuyển, hệ thống thông tin, hệ thống quản lý… để đảm bảo cung cấp đúng hàng
hóa, đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mục
tiêu của tổ chức hợp lý hệ thống.

Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là: đặc điểm mặt hàng, đặc điểm nguồn
hàng, hình thức giao dịch.
Để hệ thống tập trung hàng hóa xuất khẩu hoạt động có hiệu quả, cần phải
thiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống theo kế hoạch. Cụ thể là:
+ Thiết lập hệ thống kênh thu mua hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặt
hàng, nhóm hàng hoặc theo từng khu vực địa lý khác nhau.
+ Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh để đảm bảo khả năng
tiếp nhận và giải tỏa nhanh đảm bảo dòng vận động của hàng hóa cũng như bảo
quản tốt chất lượng hàng hóa.
+ Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với số
lượng hàng thu mua, tối ưu hóa dòng vận động hàng hóa với chi phí thấp nhất.
+ Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ,
có trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để phát
huy được hiệu lực của hệ thống.
+ Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý
và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời
phát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý
kịp thời đạt hiệu quả cao.
Thứ hai, bao gói hàng xuất khẩu
 Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói
- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển,
bảo quản hàng hóa đến tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo.
- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị
hiếu tiêu dùng của thị trường xuất khẩu cũng như tập quán của ngành hàng.
- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiện
trong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí
sản xuất và đóng gói bao bì, sự tương quan giữa khối lượng bao bì và khối lượng
hàng hóa trong quá trình vận chuyển…
Xuất phát từ yêu cầu về bao bì hàng xuất khẩu. Khi lựa chọn bao bì đóng gói

cần căn cứ vào các cơ sở khoa học sau: căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết, điều
kiện vận tải, điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng.
 Đóng gói hàng hóa
Để đóng gói hàng hóa xuất khẩu cần phải kế hoạch hóa nhu cầu bao bì, nghĩa
là phải xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và
có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng thời
điểm.
Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói kín
và đóng gói hở. Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp. Khi
đóng gói hàng hóa yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật, hàng hóa được xếp gọn
gàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì,
đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản.
Thứ ba, kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu
 Mục đích của kẻ ký mã hiệu
Mục đích của kẻ ký mã hiệu là đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giao
hàng, hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
 Yêu cầu của kể ký mã hiệu
- Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng mục đích yêu cầu đề ra.
- Kẻ ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử
dụng tối đa các ký hiệu đã được chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu.
- Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa. Phải dùng
vật liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo chất lượng của các mã hiệu nhưng
không làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
 Nội dung của kẻ ký mã hiệu hàng hóa
- Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên người nhận,
tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển
hàng, số hiệu kiện hàng.
- Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như: Tên nước và
tên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận
tải, tên tàu, số hiệu chuyến đi.

- Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như:
Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau,
hướng xếp hàng hóa, không được móc…
- Mã số mã vạch của hàng hóa…
2.3. Phân định nội dung nghiên cứu của đề tài
Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: Lập kế hoạch; Tổ chức
thực hiện; Giám sát và điều hàng quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
2.3.1. Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là công việc rất cần thiết, nó ảnh hưởng trực tiếp
đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến tiến độ giao hàng và
đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Do vậy, cần phải lập kế hoạch
cụ thể, rõ ràng cho công tác này.
Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước đầu tiên trong quản trị quy
trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa quan trọng đối với
quá trình thực hiện hợp đồng nói chung và công tác chuẩn bị hàng nói riêng. Nó xác
định được mục tiêu, xác định rõ những công việc cụ thể, thời điểm tiến hành, kết
thúc, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất.
 Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin
dựa vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết. Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng,
quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xác
định đúng nội dung công việc. Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế
doanh nghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có.
Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch
Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanh
nghiệp tiến hành lập kế hoạch. Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dung
công việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến
độ như đã ký kết trong hợp đồng. Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp.
Thứ ba, trình duyệt kế hoạch

Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo,
các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa,
được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.
 Nội dung của kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch và
nguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất. Còn đối
với doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xác
định nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thức
giao dịch hàng xuất khẩu. Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phải
dựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chất
lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng.
Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầu
tiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mục
tiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao. Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa,
doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hàng
hóa cần bao gói.
2.3.2. Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước thứ hai sau khi
đã lập kế hoạch cho công tác chuẩn bị hàng. Tổ chức thực hiện là quá trình tạo ra
một cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức, thông qua đó cho
phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức. Tổ
chức thực hiện bao gồm việc thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự
cho một tổ chức. Các công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người
nào làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các
bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó được thiết
lập ra sao. Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc đẩy hoạt
động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù lập kế hoạch tốt.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu được tổ chức thực hiện gồm các nội dung: Tập
trung hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mã hiệu hàng hóa.
Tập trung hàng xuất khẩu: Tiến hàng sản xuất sản phẩm để xuất khẩu nếu là

doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu. Nếu là doanh nghiệp xuất khẩu thì tiến hàng tập
trung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu theo như kế hoạch đã lập.
Bao gói hàng xuất khẩu: Trong TMQT, không ít hàng hóa để trần hay để rời,
nhưng đại bộ phận hàng hóa yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận
chuyển và bảo quản. Vì vậy việc tổ chức đóng gói bao bì là khâu rất quan trọng
trong việc chuẩn bị hàng hóa. Đóng gói bao bì được tổ chức thực hiện dựa trên hợp
đồng đã ký kết, căn cứ vào loại hàng hóa cần bao bì, điều kiện vận tải, điều kiện
pháp luật và tập quán ngành hàng. Dựa vào kế hoạch về bao bì và lựa chọn các hình
thức đóng gói, doanh nghiệp tiến hành đóng gói theo đúng kỹ thuật. Hàng hóa phải
được xếp gọn gàng trong bao bì, đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp vận
chuyển và bảo quản.
Kẻ ký mã hiệu: Sau khi bao gói xong, doanh nghiệp tiến hành kẻ ký mã hiệu
trên các bao bì. Tiến hành kẻ ký mã hiệu cần chính xác, thông tin đầy đủ, mã vạch
phải rõ ràng, đảm bảo đúng kỹ thuật.
2.3.3. Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là khâu không thể thiếu trong
quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Giám sát là một hệ thống báo động sớm,
cảnh tỉnh về các công việc để đảm bảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn. Giám sát
phải thiết lập hệ thống thu thập thông tin về các công việc để theo dõi tiến độ và
thời gian biểu của các công đoạn để thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao. Giám sát
giúp cho doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng, thời gian tiến hành và hạn chế
được rủi ro tranh chấp.
Nội dung của giám sát quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: giám sát các
nguồn hàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượng của từng chủng loại,
sự tuân thủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu, thời gian, địa điểm tập
trung hàng để giao.
 Điều hàng quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Điều hành là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề
không tính trước được. Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hàng, thường

xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh. Điều hành quy trình chuẩn bị hàng là giải
quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình
hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có.
Chuẩn bị hàng là nhiệm vụ quan trọng của người bán, phải tập trung lô hàng
đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, phù hợp về bao bì và đúng thời hạn giao
hàng. Nhưng vì nhiều lý do, gần đến ngày giao hàng người bán mới phát hiện ra
rằng mình khó khăn trong tiến độ giao hàng, hoặc bán hàng bị sai chủng loại, hoặc
một phần hay toàn bộ lô hàng không phù hợp về chất lượng hoặc không phù hợp về
bao bì. Một vấn đề đặt ra rằng người bán phải điều hành vấn đề này như thế nào để
thực hiện tiếp hợp đồng đảm bảo hiệu quả nhất. Dù người bán có điều hành như thế
nào thì vấn đề này cũng sẽ được thông báo cho người mua, để thỏa thuận với người
mua cùng giải quyết và người mua cũng phải nghiên cứu và điều hành vấn đề này
như thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng cho tối ưu nhất.
Chương 3. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN
BỊ HÀNG MAY MẶC XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG ĐỨC CỦA
CÔNG TY CPTM KHANG VĨNH
3.1. Giới thiệu về Công ty CPTM Khang Vĩnh
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Công ty CPTM Khang Vĩnh được thành lập vào ngày 24/08/2007, tên giao
dịch là Khang vinh trading joint stock company, tên viết tắt là KHANGVINH JSC.,
điện thoại: 04.8351335, fax: 04.7716871. Trụ sở chính của công ty tại: Số 744,
đường La Thành, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội. Công ty có chi nhánh
tại Hải Phòng, địa chỉ: 13/5 đường Nguyễn Trãi, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền,
TP. Hải Phòng. Lĩnh vực chính của công ty là nhập khẩu vải, các nguyên phụ liệu,
sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc.
• Năm 2007 và 2008, khi mới thành lập công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh
vực nhập khẩu vải, các nguyên phụ liệu, sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc. Nhập
nguyên vật liệu từ Trung Quốc, Đài Loan, xuất khẩu sang thị trường Đức. Hoạt
động một số lĩnh vực khác như: Vận tải hàng hóa; kinh doanh nhà hàng, khách sạn;
mua, bán, kí gửi hàng hóa.

• Năm 2009, công ty mở rộng sang các lĩnh vực khác của công ty như: Xây
dựng công trình dân dụng, công nghiệp, dịch vụ mối giới, xúc tiến, lữ hành…
• Năm 2010, công ty mở rộng xuất khẩu sang thị trường Mỹ.
• Năm 2011 cho đến nay, công ty vẫn đang tiếp tục phát triển kinh doanh các
lĩnh vực và đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm sang thị trường Mỹ.
3.1.2. Lĩnh vực hoạt động của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:
- Kinh doanh hàng may mặc;
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;
- Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách bằng đường thủy, đường bộ,
đường sắt theo hợp đồng, hoặc theo tuyến cố định;
- Kinh doanh nhà hàng, khách sạn, dịch vụ ăn uống;
- Đại lý mua, bán, kí gửi hàng hóa…
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Công ty CPTM Khang Vĩnh hoạt động có những bộ phận, phòng ban được
phân cấp theo chức năng, gồm có: Đại hội đồng cổ đông, Chủ tịch hội đồng quản trị
kiêm giám đốc, Ban kiểm soát, các phòng ban gồm: Phòng kinh doanh, XNK;
Phòng kế toán, Phòng nhân sự, Phòng hành chính, Phân xưởng sản xuất.
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CPTM Khang Vĩnh
Nguồn: Phòng Nhân sự
3.2. Khái quát hoạt động SXKD của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai
đoạn 2008 – 2011
3.2.1. Hoạt động SXKD của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai đoạn 2008 –
2011
Để đánh giá hiệu quả hoạt động SXKD thì phải xem xét chỉ tiêu doanh thu
và lợi nhuận. Trong những năm qua, công ty CPTM Khang Vĩnh đã có nhiều bước
phát triển. Thành lập trong điều kiện hội nhập kinh tế sâu rộng, công ty có nhiều
thuận lợi nhưng bên cạnh đó cũng không ít gặp phải những khó khăn. Tuy nhiên,
trong 3 năm từ 2009 đến 2011 doanh thu của công ty có xu hướng tăng lên. Cụ thể

kết quả của hoạt động SXKD thể hiện qua bảng số liệu sau:
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động SXKD của công ty giai đoạn 2008– 2011
Đơn vị: triệu đồng
STT Nội dung Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
1 Tổng doanh thu 40.064 38.788 49.322 61.106
2 Tổng chi phí 25.016 24.580 28.798 35.356
3 Lợi nhuận từ SXKD 15.048 14.208 20.524 25.750
4 Lợi tức từ hoạt động khác 652 621 1.970 2.550
5 Tổng lợi nhuận trước thuế 15.700 14.829 22.494 28.300
6 Thuế TNDN 3.925 3.707,25 5.623,5 7.075
7 Lợi nhuận sau thuế 11.775 11.121,75 16.870,5 21.225
Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty CPTM Khang Vĩnh năm 2008 - 201
1
Nhìn vào bảng kết quả hoạt động SXKD của công ty ta thấy, trong khoảng
từ năm 2008 đến 2009, doanh thu và lợi nhuận của công ty giảm nhẹ. Sở dĩ doanh
thu và lợi nhuận sau thuế trong năm 2009 giảm so với năm 2008 vì cuộc khủng
hoảng kinh tế thế giới diễn ra vào cuối năm 2008 đầu năm 2009 đã ảnh hưởng đến
hoạt động SXKD của công ty. Khủng hoảng lan rộng ra toàn thế giới, nền kinh tế
của các nước đều bị ảnh hưởng dẫn đến hoạt động SXKD giảm sút. Các đơn đặt
hàng từ đối tác giảm, do đó, làm giảm doanh thu và lợi nhuận sau thuế của công ty.
Trong giai đoạn từ 2010 đến 2011 thì doanh thu và lợi nhuận sau thuế tăng
lên qua các năm. Bởi vì, cuối năm 2009 và đầu năm 2010 thì nền kinh tế được phục
hồi sau cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới. Mặt khác, công ty cũng mở rộng lĩnh
vực kinh doanh và thị trường xuất khẩu.
3.2.2. Hoạt động xuất khẩu hàng may mặc của công ty CPTM Khang Vĩnh
trong giai đoạn 2008 - 2011
Công ty tuy chỉ mới hoạt động được gần 5 năm nhưng với sự nỗ lực hết
mình, công ty đạt được kết quả khá tốt trong hoạt động xuất khẩu hàng may mặc.
Kết quả hoạt động xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2008 – 2010 được thể hiện
qua biểu sau:

Đơn vị: Nghìn USD
Biểu 3.1. Kim ngạch xuất khẩu của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai đoạn
2008 - 2011
Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty CPTM Khang Vĩnh năm 2008 - 2011
Nhìn vào biểu 3.1 trên ta thấy, thị trường xuất khẩu chủ yếu của công ty là
thị trường Đức. Đến năm 2010, công ty mở rộng thị trường sang thị trường Mỹ.
Kim ngạch xuất khẩu của công ty giảm từ năm 2008 đến năm 2009. Cuộc khủng
hoảng kinh tế thế giới vào cuối năm 2008, đầu 2009 đã ảnh hưởng đến tình hình
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các đơn đặt hàng giảm đi, tình trạng
hoạt động sản xuất gặp nhiều khó khăn do vậy, kim ngạch xuất khẩu của công ty
giảm trong năm 2009. Tuy nhiên sang cuối năm 2009 cho đến hết năm 2011, nền
kinh tế được hồi phục sau cuộc khủng hoảng, công ty dần ổn định hoạt động sản
xuất kinh doanh, đặc biệt, năm 2010, công ty mở rộng thị trường xuất khẩu sang
Mỹ, vì thế mà kim ngạch xuất khẩu của công ty tăng lên và liên tục tăng từ năm
2009 đến 2011.
Đối với cơ cấu mặt hàng xuất khẩu, công ty chủ yếu xuất khẩu sang thị
trường Đức các sản phẩm là quần âu và quần bò nữ, bên cạnh đó, công ty còn xuất
khẩu quần bò nam. Với thị trường Mỹ thì công ty chỉ mới xuất khẩu mặt hàng quần
bò nam. Cơ cấu sản phẩm xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2010 – 2011 thể
hiện cụ thể qua biểu sau:
Biểu 3.2. Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu của công ty CPTM Khang Vĩnh trong giai
đoạn 2010- 2011
Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty CPTM Khang Vĩnh năm 2010– 2011
Qua biểu 3.2, ta thấy mặt hàng quần bò nữ chiếm tỉ trọng nhiều nhất trong
tổng kim ngạch xuất khẩu, cụ thể là năm 2010, xuất khẩu quần bò nữ chiếm 39%,
năm 2011 chiếm 38%. Sang năm 2010 và 2011, xuất khẩu quần bò nam tăng lên từ
28% năm 2010 lên 30% vào năm 2011, do công ty mở rộng thị trường sang Mỹ và
chỉ xuất khẩu sản phẩm này vào thị trường Mỹ.
3.3. Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị

trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh
Qua kết quả phỏng vấn trực tiếp các đối tượng trực tiếp quản lý quy trình
thực hiện hợp đồng trong đó có quy trình chuẩn bị hàng và bằng phương pháp khảo
sát thực tế tại công ty thì công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất
khẩu được tiến hành trên ba bước cụ thể là: Lập kế hoạch; tổ chức thực hiện; giám
sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức.
3.3.1. Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị
trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh
Lập kế hoạch là công việc có ý nghĩa hết sức rất quan trọng đối công tác
quản trị nói chung và công tác quản trị quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu nói riêng.
Bộ phận kế hoạch sẽ là người trực tiếp thực hiện công việc này. Để có được một kế
hoạch công tác chuẩn bị hàng hiệu quả, bộ phận lập kế hoạch của công ty thực hiện
qua ba bước như sau:
 Chuẩn bị lập kế hoạch: Sau khi nhận được hợp đồng đã kí kết với đối tác,
dựa vào các điều khoản trong hợp đồng, bộ phận kế hoạch sẽ chuẩn bị cho kế hoạch
chuẩn bị hàng để xuất khẩu sang cho đối tác. Trong giai đoạn này, các nhân viên sẽ
thu thập những thông tin cần thiết cho quá trình chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu,
phân tích các yếu tố thuộc về đối tác, thuộc về doanh nghiệp như khả năng SXKD
hiện tại, các nguồn lực…để từ đó nghiên cứu đưa ra các nội dung cụ thể cho công
tác lập kế hoạch phù hợp với những yêu cầu của đối tác. Từ việc nghiên cứu những
thông tin về đối tác, công ty nhận thấy rằng người tiêu dùng của Đức không quá đòi
hỏi vào kiểu cách mà quan trọng là chất lượng sản phẩm và sự kỳ công của nhà sản
xuất nhằm tạo sự khác biệt của sản phẩm, do vậy, công ty sẽ có kế hoạch về sản
xuất tập trung vào chất lượng của sản phẩm. Bên cạnh đó, bộ phận sẽ nghiên cứu và
chuẩn bị kế hoạch về trang thiết bị máy móc, nhân lực để phục vụ cho sản xuất, đáp
ứng kịp thời đơn đặt hàng của đối tác.
 Tiến hành lập kế hoạch: Sau khi đã phân tích khả năng của công ty, tìm hiểu
về đối tác, về yêu cầu của hợp đồng, bộ phận kế hoạch tiến hành lập kế hoạch cho
công tác chuẩn bị hàng. Trước tiên là xác định các các chỉ tiêu cần đạt được trong
công tác chuẩn bị hàng về số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu của

hàng may mặc xuất khẩu. Xác định rõ thời gian tiến hành và kết thúc. Công ty
CPTM Khang Vĩnh là công ty sản xuất, xuất khẩu do vậy, bộ phận kế hoạch cần lên
kế hoạch về nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, trang thiết bị máy móc.
- Kế hoạch về nguyên phụ liệu: Nguyên liệu gồm vải và các phụ liệu như kẹp
nhựa, cúc đính, khóa kéo,…của công ty có kế hoạch là nhập khẩu chủ yếu từ Trung
Quốc và Đài Loan. Ngoài ra, công ty có kế hoạch sử dụng các phụ liệu trong nước
như chỉ may, nhãn dệt, chun…do một số công ty cung cấp như: Công ty TNHH sản
xuất TM và DV An Quân; Công ty TNHH Thanh Dũng; Công ty TNHH bao bì
Minh Đức; Công ty CP sản xuất nhãn mác và phụ liệu Dệt may Thanh Bình; Từ
những nhà cung cấp này, bộ phận sẽ lên kế hoạch về số lượng và chất lượng về các
loại nguyên phụ liệu, có kế hoạch về thời gian nhập khẩu để đáp ứng đúng tiến độ
chuẩn bị hàng xuất khẩu.
- Kế hoạch về nguồn lực: Hiện tại, công ty đang có tổng số công nhân viên là
141 người. Bộ phận cần lên kế hoạch phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý với từng
công việc, đặc biệt là trong phân xưởng, cần phân bổ nguồn lực hợp lý tạo thành
một dây chuyền sản xuất chuyên nghiệp, hiệu quả, đáp ứng đúng thời gian quy
định.
- Kế hoạch về trang thiết bị máy móc: Đây là yếu tố không thể thiếu để sản
xuất hàng may mặc. Máy móc phục vụ sản xuất cần phải trang bị đầy đủ, đáp ứng
nhu cầu của đơn đặt hàng. Trang thiết bị phục vụ cho sản xuất hàng may mặc chủ
yếu phải nhập khẩu vì trong nước chưa có để đáp ứng cho các doanh nghiệp. Công
ty lên kế hoạch nhập khẩu các trang thiết bị từ các nước có uy tín, công nghệ phát
triển cao như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc…
Để lập kế hoạch về nguyên vật liệu, nhân lực, trang thiết bị máy móc thì bộ
phận kế hoạch cần có kế hoạch về ngân sách, tài chính để phân bổ nguồn vốn một
cách hợp lý, phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình.
 Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi đã được lập thì bộ phận kế hoạch
phải trình duyệt lên ban lãnh đạo. Đặc biệt là trưởng phòng kinh doanh – XNK là
người phụ trách trực tiếp trong công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu. Kế hoạch chỉ
được đi vào thực hiện khi đã có sự góp ý, bổ sung, chỉnh sửa và phê duyệt của ban

lãnh đạo cấp cao của công ty.
3.3.2. Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng may mặc xuất khẩu sang thị
trường Đức của công ty CPTM Khang Vĩnh
Sau khi kế hoạch đã được ban lãnh đạo phê duyệt và thông qua thì bộ phận
chuẩn bị hàng xuất khẩu sẽ xem xét và tiến hành thực hiện các công việc chuẩn bị
hàng xuất khẩu gồm: tập trung hàng xuất khẩu, bao bì hàng xuất khẩu và kẻ ký mã
hiệu hàng xuất khẩu.
 Tập trung hàng may mặc xuất khẩu
Để thực hiện công việc này, công ty tiến hành sản xuất sản phẩm dựa trên
nguồn nhân lực, các nguyên phụ liệu, trang thiết bị máy móc đã được nhập khẩu và
tổ chức tập trung hàng xuất khẩu.
• Sản xuất hàng may mặc xuất khẩu
Tất cả các sản phẩm may mặc bao gồm quần bò nữ, quần âu nữ, quần bò
nam xuất khẩu sang thị trường Đức là do công ty tiến hành sản xuất. Nguồn nguyên
liệu chính truyền thống của công ty chủ yếu được nhập khẩu Trung Quốc và một số
loại vải phải nhập khẩu từ Đài Loan. Công ty chọn Trung Quốc làm thị trường nhập
khẩu bởi lẽ Trung Quốc có lợi thế về địa lý, hệ thống giao thông thuận tiện cho việc
vận chuyển hàng hóa, do vậy, giảm được chi phí vận chuyển. Hơn nữa, giá cả lại
thấp hơn so với thị trường khác. Từ những lý do trên mà công ty có thể giảm chi phí
và hạ giá thành sản phẩm của mình, điều này rất quan trọng trong điều kiện lạm
phát như hiện nay.
Sản xuất hàng may mặc cần nhiều công đoạn khác nhau và được thể hiện qua
quy trình sau:
Sơ đồ 3.2. Quy trình sản xuất hàng may mặc xuất khẩu của Công ty CPTM
Khang Vĩnh
Nguồn: Phòng kinh doanh - XNK
Quy trình sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại công ty có nhiều công đoạn
nhưng là một dây chuyền sản xuất liên tục, đáp ứng đầy đủ số lượng hàng xuất khẩu
theo đơn đặt hàng của đối tác. Phân xưởng sản xuất sẽ chia ra ba bộ phận thực hiện
ba chức năng của quy trình sản xuất, đó là chia cắt, ráp nối và hoàn tất.

Sau khi hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc được ký kết, người quản lý lập ra
kế hoạch sản xuất lô hàng này. Sau đó, kho sẽ xuất vải và vận chuyển về bộ phận
chia cắt trong phân xưởng sản xuất để tiến hành cắt vải theo như kế hoạch. Bộ phận
chia cắt có nhiệm vụ cắt và chia thành các bó vải, số lượng lớp vải trong từng bó
tùy theo kích cỡ vải khác nhau. Sau đó, các bó vải sẽ được ủi ép và đánh số. Bộ
phận chia cắt ghi lại số lượng các bó vải và vận chuyển xuống cho bộ phận ráp nối.
Bộ phận ráp nối sau khi nhận bó vải thì tiến hành kiểm tra số lượng và thực
hiện các bước như sau: ủi các chi tiết, may và vắt sổ các chi tiết, cuối cùng là lắp
ráp và may thành sản phẩm. Sau khi sản phẩm được lắp ráp xong thì chuyển cho bộ
phận hoàn tất để có sản phẩm hoàn chỉnh. Trong khâu này, các công nhân phải thực
hiện tẩy sản phẩm để hàng hóa xuất khẩu không dính bụi, tóc, sợi vải, chỉ…sau đó
thực hiện ủi hoàn chỉnh sản phẩm và tập trung sản phẩm để thực hiện công đoạn
bao gói và đóng kiện. Trong quá trình sản xuất, tổ trưởng phân xưởng phân chia
trách nhiệm cho từng ca trưởng để thường xuyên trực tiếp giám sát, kiểm tra từng
khâu, từng bộ phận, chất lượng của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của đối tác.
• Tổ chức tập trung hàng xuất khẩu
Trong khâu tổ chức tập trung hàng xuất khẩu thì việc kiểm tra hàng hóa là rất
cần thiết. Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là công tác nhằm giám định số lượng cũng
như chất lượng hàng hóa xuất khẩu nhằm giữ uy tín của công ty với đối tác lâu dài.
Đây là khâu quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa xuất khẩu cũng như
hiệu quả của quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Vì thế, công ty cử ra một số nhân
viên có chuyên môn, nghiệp vụ về thẩm định hàng hóa xuất khẩu để kiểm tra chất
lượng thực hiện việc kiểm tra, giám định hàng may mặc xuất khẩu trước khi hàng
hóa được đóng gói. Công tác kiểm tra được thực hiện trong suốt thời gian trước,
trong và sau khi sản xuất. Tuy nhiên công ty chỉ mới sử dụng phương pháp kiểm tra
quan sát bằng mắt, trực tiếp so sánh với mẫu chứ chưa có bộ phận chuyên kiểm tra
chất lượng được trang bị thiết bị kiểm tra hiện đại để nâng cao hiệu quả của việc
kiểm tra, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Sau khi hàng hóa được được kiểm tra, nếu chất lượng phù hợp, đáp ứng với
tiêu chuẩn hàng xuất khẩu thì bộ phận chuẩn bị hàng tiến hành chuyên chở thu gom

hàng về vị trí đã được định sẵn. Thường thì các cấp quản lý lên kế hoạch đúng ngày
để tập trung hàng tại cảng để bốc hàng lên tàu. Tuy nhiên, cũng có trường hợp sản
xuất xong phải tập trung trong nhà kho hàng gần phân xưởng sản xuất. Nguyên
nhân có thể do đối tác mà cũng có thể là do điều kiện tự nhiên. Vì vận chuyển hàng
xuất khẩu của công ty chủ yếu bằng đường biển. Trong trường hợp tập trung hàng
tại các nhà kho, công ty có những biện pháp để bảo quản hàng hóa chống ẩm, mốc,
đảm bảo chất lượng hàng may mặc để xuất khẩu cho đối tác.
 Bao gói hàng may mặc xuất khẩu
Bao gói là một hoạt động có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác
chuẩn bị hàng xuất khẩu nói chung và hàng may mặc xuất khẩu nói riêng. Đôi khi
bao bì sản phẩm cũng quan trọng như chính bản thân sản phẩm. Bao bì có thể có
tính năng tạo sự tiện dụng trong việc phân phối, vận chuyển, sắp xếp và bảo vệ sản
phẩm khỏi chịu ảnh hưởng của điều kiện môi trường. Đức là một thị trường mà có
hàng rào kĩ thuật về bao bì rất khắt khe như: quy định về chất liệu của bao bì, hình
ảnh, màu sắc, kiểu dáng, an toàn cho người tiêu dùng…Vì vậy, để có được công tác
bao gói hiệu quả, công ty phải nghiên cứu kỹ và căn cứ vào điều khoản hợp đồng về
bao bì, bao gói sản phẩm để sử dụng những loại bao gói đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.
Công ty CPTM Khang Vĩnh trực tiếp thực hiện công tác bao gói hàng may
mặc xuất khẩu. Loại bao gói được công ty sử dụng là bao bì nylon các loại như:
PVC, PE…., và thùng carton, ngoài ra có các phụ kiện như băng keo, gói chống
ẩm, dây đai nhựa. Tất cả đều nhập từ Trung Quốc và đạt tiêu chuẩn đóng gói cho
hàng xuất khẩu sang thị trường Đức.
 Kẻ ký mã hiệu hàng may mặc xuất khẩu
Ký mã hiệu hàng hóa cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan về sản phẩm
cũng như thông tin cần thiết để vận chuyển hàng hóa. Sản phẩm được công ty trực
tiếp kẻ ký mã hiệu. Sau khi đóng gói hàng hóa, bộ phận chuẩn bị hàng của công ty
sẽ tổ chức phân loại, kẻ ký mã hiệu cho hàng hóa. Ký mã hiệu sẽ được ghi trên bao
bì sản phẩm và trên các lô hàng hóa. Trên các lô hàng hóa, thông tin mã hiệu thể
hiện tên hàng hóa, số lượng hàng hóa trong mỗi lô, tên công ty xuất khẩu, tên công
ty nhập khẩu, số hiệu kiện hàng…Trên các bao bì sản phẩm, ký mã hiệu thể hiện

tên hàng, mã hiệu hàng hóa, nguồn gốc: Made in Vietnam, thành phần chủ yếu của
sản phẩm, điều kiện bảo quản.
Mã hiệu hàng hóa mà công ty sử dụng để xuất khẩu hàng may mặc sang thị
trường Đức được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 3.2. Mã hiệu hàng may mặc xuất khẩu sang thị trường Đức của công ty
CPTM Khang Vĩnh
STT Tên hàng hóa