Một vài ý kiến về vấn đề kiểm soát tính thống nhất trong biên mục.PDF

MỘT VÀI Ý KIẾ VỀ VẤ ĐỀ KIỂM SOÁT TÍH THỐG HẤT
TROG BIÊ MỤC
Hoàng Thị Hoà
∗
∗∗
∗

1. Sơ lược lý luận chung về kiểm soát tính thống nhất
Trong nhiều thập kỷ qua, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông
tin và viễn thông đã có ảnh hưởng sâu sắc tới việc quản trị thư viện nói chung
và công tác biên mục nói riêng. Các thư viện trên toàn cầu đã có thể chia sẻ
tài nguyên với nhau một cách dễ dàng. Do đó việc tiêu chuNn hoá ở quy mô
quốc gia và quốc tế là yêu cầu và điều kiện không thể thiếu được của các hệ
thống thông tin thư viện. Điều đó có nghĩa là, muốn hội nhập và chia sẻ thông
tin, rất cần những tiêu chuNn chung về xử lý thông tin tư liệu, tạo lập các cơ
sở dữ liệu (CSDL) trong các thư viện và cơ quan thông tin, dựa trên những
nguyên tắc chung về kiểm soát tính thống nhất về biên mục.
Trên thế giới, vấn đề kiểm soát tính thống nhất hay tính nhất quán của
các tiêu đề hay điểm truy nhập đã được đặt ra cách đây từ khoảng những năm
1980 của thế kỷ trước, và ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Trong những
năm gần đây, một cái nhìn mới về kiểm soát thư mục toàn cầu (Universal
Bibliographic Control) từ Liên Hiệp hội Thư viện thế giới (IFLA) đã làm tăng
cường sự quan trọng của vấn đề tiêu đề chuNn, vì nó đặt lợi ích của người sử
dụng lên hàng đầu. Các thư viện ở nhiều nước đều theo xu hướng chung là áp
dụng các quy tắc mô tả thư mục tiêu chuNn quốc tế (ISBD), và quy tắc biên
mục Anh-Mỹ (AACR2) làm cơ sở để xây dựng hộp phiếu hay tệp quy định
tính thống nhất.
Một số cơ quan thương mại và dịch vụ thư mục đã có các chương trình
kiểm soát tính thống nhất ở trình đ phát trin cao. Như  M, Trung tâm thư
vin tin hc hoá trc tuyn (OCLC) và Mng thông tin ca các thư vin
nghiên cu (RLIN) ã thưng xuyên cung cp cho các thành viên trong mng

lưi ca h tp kim soát tính thng nht (KSTTN) trc tuyn ca Thư vin
Quc hi M và tp KSTTN do h xây dng.
Mc ích ca các hp phiu hay tp quy nh tính thng nht là  chuNn
hoá và kim tra tính thng nht ca vic s dng tên ngưi, nhan , t khoá,
 mc ch  và các tham chiu gia các ch  hay t khoá dùng làm các
im truy nhp  tìm tin.
Kim soát tính thng nht là quá trình m bo s nht quán trong khi
din t mt im truy nhp, cho thy mi quan h gia các tên riêng, các tác
phNm hay ch  da trên các quy tc mô t (ã  cp  trên), hay khung 


∗
ThS. Trưởng phòng Phân loại, Trung tâm TT-TV, ĐHQGHN
mc ch  (thí d Khung  mc ch  ca Thư vin Quc hi M LCSH),
b t khoá có kim soát, t in t chuNn (thesaurus), hoc bng cách tra cu
hp phiu hay tp quy nh tính thng nht.
Hp phiu hay tp quy nh tính thng nht là mt tp hp các biu ghi
v các hình thc hay dng tên ngưi, nhan  hay ch  ưc la chn dùng
trong mc lc.
Nh có KSTTN mà biên mc vưt ra ngoài khuôn kh ca quá trình to
lp mt lot các biu ghi phn ánh các tư liu ri rc, không có liên h vi
nhau. Chính các tiêu  thng nht và các tham chiu ã to ra mi liên h
gia các tư liu ưc biên mc. i vi các thư vin ln, công c KSTTN
óng vai trò c bit quan trng khi phát trin các h thng thông tin trc
tuyn, vì tiêu chuNn hoá và tính nht quán ca các im truy nhp là nhng
yu t rt cơ bn  tìm tin có hiu qu. Vi nhng mc lc lên ti hàng ngàn,
hàng vn biu ghi, nu không có các công c kim soát tính nht quán thì s
làm gim cht lưng ca b máy tra cu, dn n hin tưng tn mn hoc
mt tin. Như vy, các tp (files) trc tuyn kim soát tính nht quán có tác
dng là:

-  công vic biên mc (và tìm kim) trong các mng thư vin hiu qu hơn
- Gim thiu công sc to lp các tiêu 
- Tránh trùng lp
- Nâng cao cht lưng ca mc lc thư vin.
2. Thực tiễn công tác KSTT ở Việt am
Các cơ quan thông tin và thư vin  Vit Nam ã bt u hot ng tin
hc hoá t nhng năm 1980 vi vic xây dng các cơ s d liu (CSDL) thư
mc và liên kt mng. Tuy nhiên, cho n nay, công tác KSTTN nhìn chung
vn chưa thc s ưc chú trng. Ch có mt s ít thư vin ln xây dng h
sơ KSTTN dưi hình thc hp phiu. Do nhiu nguyên nhân khác nhau như
thiu nhân lc và kinh phí, s phát trin mang tính t phát, thiu s phi kt
hp, và im ni bt nht là các thư vin chưa chuyn sang xây dng các tp
KSTTN thao tác trên mng (kim soát trc tuyn), tuân th cht ch các quy
tc biên mc hin hành, nên nhng hp phiu này vn mang tính cht ơn l,
ch yu ưc s dng cc b  tng thư vin. iu ó cho thy vic xây dng
h sơ hay tp KSTTN chưa ưc xác nh là nhim v quan trng hàng
u trong công tác biên mc ca các thư vin Vit Nam.
Trung tâm Thông tin Thư vin, HQGHN cũng ang nm trong bi cnh
nêu trên. T khi trin khai hot ng tin hc hoá thư vin, n nay Trung tâm
ã có CSDL trên 80.000 biu ghi các dng tài liu, ng thi cũng khai thác
mt s CSDL khác  trong nưc và nưc ngoài, phc v công tác ào to,
NCKH. V biên mc, Trung tâm ã trin khai áp dng mt s chuNn nghip
v tiên tin như Khung phân loi thp phân Dewey, kh mu biên mc
MARC 21, tng bưc áp dng mt s yu t ca Quy tc AACR2. Nh ó,
cht lưng CSDL ca Trung tâm ã ưc nâng lên mt bưc áng k, có th
chia s ưc vi các thư vin khác.
Mt ví d v hình thc lp tiêu  mô t cho tác gi cá nhân và tp th áp
dng theo AACR2 và MARC 21  Trung tâm:
1- Tác gi cá nhân (Tên người Việt am):
Trưng

MARC 21

Ch
th
Mô t hin ti ca
Trung tâm
Mô t theo AACR2
100 1# $aH, Chí Minh $aH, Chí Minh,$d1890-1969
100 1# $aNguyn, Du $aNguyn, Du,$d1765-1820
100 0# $aNam Cao

$aNam Cao,$d1917-1951
2. Tác gi tp th: Ch la chn và lp tiêu  i vi mt s tác gi tp
th tiêu biu, ví d: ng Cng sn Vit Nam, i hc Quc gia Hà Ni.
110 1# $ang Cng sn Vit Nam
110 2# $aTrưng HKHTN.$bi hc Quc gia Hà Ni.
Vấn đề KSTT theo nội dung
Về phân loại tài liệu:
Lâu nay kim soát biên mc theo ni dung là vn  khó khăn và phc
tp i vi các thư vin trong nưc nói chung và  Trung tâm nói riêng. Ngay
t khi mi thành lp, Trung tâm ã nghiên cu và mnh dn th nghim áp
dng Khung phân loi Dewey (bn lưu hành ni b, và kt hp tham kho b
DDC y  n bn ln th 21)  phân loi tài liu. Bng phân loi này thc
s ã óng vai trò quan trng, là mt công c t chc vn tài liu hu ích.
ây cũng là tin  rt tt  Trung tâm d dàng, nhanh chóng áp dng chính
thc Khung phân loi DDC tóm lưc 14 ã ưc dch ra ting Vit, tuân theo
yêu cu s dng thng nht mt khung phân loi trong tt c các thư vin Vit
Nam, bt u t năm 2007 tr i.
Về từ khoá có kiểm soát:
Trong h thng thông tin quc gia  Vit Nam, cho n nay chưa có b

t in t khoá chung, bao quát y  các lĩnh vc khoa hc. Gn ây,
Trung tâm có s dng các b t khoá do Trung tâm Thông tin KHCN Quc
gia và Thư vin Quc gia Vit Nam biên son làm tài liu tham kho khi xây
dng CSDL. Cùng vi các loi t in, bách khoa thư khác, các b t khoá
này là nhng công c rt b ích, giúp tng bưc kim soát tính t do ca t
khoá ưc nhp vào CSDL. Tuy nhiên, các b t khoá này bao quát din 
tài ch yu v lĩnh vc khoa hc k thut hoc v khoa hc xã hi riêng r, do
ó chưa thc s phù hp và sát thc vi c thù tài liu v ch  ngành hc,
môn hc và các lĩnh vc nghiên cu  HQGHN. Mt c im d nhn thy
là vic s dng t khoá trong mô t tài liu ti Trung tâm Thông tin Thư vin
hin nay chưa quy ưc v ch  ngành hc. Nhu cu bc thit t ra i vi
Trung tâm cn nhanh chóng tin hành xây dng b t khoá kim soát, th
hin y  ch  ca các ngành, môn hc, nhm không ngng nâng cao
cht lưng x lý tài liu, áp ng ngày càng tt hơn yêu cu s dng thông tin
phc v ào to và NCKH ca HQGHN.
Về sử dụng đề mục chủ đề:
Bên cnh vic cn thit xây dng và hoàn thin công c t khoá có kim
soát, Trung tâm cn chuNn b  có th áp dng b  mc ch  (Subject
Headings). Thi gian qua, Trung tâm chưa có iu kin  s dng  mc
ch  trong biên mc. Tuy nhiên, vic chuyn nghĩa t ting Anh cho các tài
liu ting Vit hoàn toàn không ơn gin. Cn có k hoch nghiên cu mt
cách k càng v phương pháp lun và xây dng k hoch chi tit cho các
bưc i thích hp, trên cơ s tham kho, hc tp cách làm ca các thư vin
khác trong nưc ã áp dng b  mc ch .
3. Kết luận và kiến nghị
Bưc u trong biên mc mô t, Trung tâm ã nghiên cu áp dng mt
s yu t ca AACR2 như chú trng lp các tiêu  tên tác gi cá nhân (và la
chn mt s tên tác gi tp th tiêu biu), vi 2 dng tên gm Họ và tên không
gm H làm dẫn tố, có du phy ngăn cách gia dn t và thành phn còn li
ca tên tác gi. Tuy nhiên, vic thit lp các tiêu  nói trên trong hu ht biu

ghi thư mc chưa trit  theo AACR2, vì chưa tp hp và in yu t năm
sinh (năm mt) ca tác gi i kèm vi tên riêng. Do ó, công tác biên mc và
tìm tin chưa t hiu qu tht s như mong mun. Mt trong nhng nguyên
nhân d nhn thy nht là Trung tâm chưa thit lp ưc h sơ KSTTN chuNn
 áp dng trong công tác biên mc tài liu và tra cu thông tin. Vic KSTTN
mi ch dng li  các quy nh ni b, tm thi, còn tn mn, chưa tr thành
h thng mang tính nht quán. Thc t này ã dn n nhiu bt cp cho
ngưi s dng tài liu thư vin.
T thc trng nêu trên, mt yêu cu cp thit t ra cho Trung tâm TT-
TV hin nay là cn nhanh chóng xây dng các tp kim soát tính nht quán v
tên ngưi, tên cơ quan t chc  có s thng nht, phc v thit thc cho
công tác biên mc và tra cu tìm tin. Chúng s là công c hiu qu, giúp tit
kim chi phí, công sc to lp tiêu  truy cp, tránh trùng lp và nâng cao
cht lưng mc lc thư vin. ng thi cn trin khai xây dng và hoàn thin
b t khoá có kim soát v các ngành hc và lĩnh vc nghiên cu ca
HQGHN. Trong bi cnh hi nhp khu vc và quc t hin nay, các thư
vin Vit Nam nói chung, Trung tâm nói riêng cn nhanh chóng nm bt xu
th phát trin và áp dng rng rãi các tiêu chuNn chung v qun lý, khai thác
thông tin. Trung tâm có vai trò không ch là ơn v t chc thông tin, mà quan
trng hơn ht là cung cp dch v truy cp thông tin, m bo thông tin cho
công tác ào to và NCKH ca HQGHN.
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình biên mc mô t / Vũ Văn Sơn. - H. : HQGHN, 2000. - 284 tr.
2. Mt s quan nim và khái nim biên mc trong quá trình phát trin / Vũ
Văn Sơn // Tp chí Thông tin & Tư liu. - 1998, s 3. - tr. 3-6.
3. Quy tc biên mc Anh-M AACR2 và thc tin biên mc Vit Nam / Vũ
Văn Sơn // Tp chí Thông tin & Tư liu. - 2002, s 3

4. Tài liu hưng dn mô t n phNm : dùng cho mc lc thư vin / Thư vin
Quc gia Vit Nam. - H., 1994. - 115 tr.

5. German Authority Work and Control / Monika Muennich // OCLC
Authority Control in the 21
st
Century: An Invitational Conference
6. International Shared Resource Records for Controlled Access / Barbara B.
Tillet // OCLC Authority Control in the 21
st
Century: An Invitational
Conference.
7. The concise AACR2. - 1998 revision. - Chicago : ALA, 1988. - XV, 168
p.
8. The Organization of Information / Arlene G. Taylor. - Englewood,
Colorado : Library Unlimited, 1999. - 417 p.
9.