Quá trình chuẩn hóa công tác nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN.PDF

QUÁ TRÌH CHUẨ HÓA CÔG TÁC GHIỆP VỤ
TẠI TRUG TÂM THÔG TI – THƯ VIỆ ĐHQGH
guyễn Văn Hành
∗
∗∗
∗

1. Vài nét về công tác chun hóa các tiêu chun nghiệp vụ trong hoạt
động thông tin – thư viện ở Việt am
Các cơ quan thông tin – thư viện Việt Nam trong những năm gần đây đã nhận thức rõ vn  chuNn hóa các tiêu chuNn nghip v
trong hot ng ca mình là cp thit. Mun s dng ưc tài nguyên thông tin ca các cơ quan TT-TV th gii và ngưc li mun
chia s ngun lc thông tin ca mình, các cơ quan TT-TV Vit N am phi bt buc tin ti áp dng các tiêu chuNn quc gia và phù
hp vi tiêu chuNn quc t.
Trong hot ng TT-TV các tiêu chuNn nghip v v x lý, lưu tr và
phc v thông tin ưc ưu tiên hàng u, nht là trong iu kin t ng hóa
công tác TT-TV trên nn tng công ngh thông tin phát trin mnh m như
hin nay. Cho n nay, sau nhiu la chn, các cơ quan TT-TV nưc ta ã i
n ng thun áp dng các tiêu chuNn tiên tin trên th gii vào hot ng
ca mình và ã to ra nhng tin b áng k v cht trong các sn phNm và
dch v TT-TV ca mình, ưc bn bè ánh giá cao và s dng thông qua
mng IN TERN ET. ó là các tiêu chuNn v Biên mc: Kh mu MARC 21;
Qui tc biên mc Anh – M AACR2 (phn mô t, cơ bn da trên tiêu chuNn
quc t v mô t thư mc ISBD (G)); Bng phân loi DDC,… c bit các
phn mm qun tr thư vin hin nay mà các thư vin s dng u ưc xây
dng da trên các tiêu chuNn quc t v tin hc và CN TT, cho nên vic tra
cu tài liu trên mng IN TERN ET ã tr nên d dàng.
2. Bối cảnh chung về các tiêu chun nghiệp vụ của
Trung tâm TT-TV ĐHQGH khi mới thành lập
Trung tâm Thông tin - Thư vin i hc Quc gia Hà N i (sau ây gi
tt là Trung tâm) ưc thành lp tháng 2 năm 1997 trên cơ s sáp nhp Thư
vin trưng i hc Tng hp Hà N i (HTHHN ) và Thư vin trưng i

hc Sư phm N goi ng Hà N i (HSPN N HN ) trưc ây. Các thư vin
trưng HTHHN , trưng HSPN N HN là nhng thư vin i hc ln, có lch
s hàng chc năm thành lp. Thư vin HTHHN có kho sách gn 700.000
bn, Thư vin HSPN N HN có hơn 100.000 bn. Các thư vin này t chc
các kho tài liu theo các tiêu chuNn nghip v khác nhau và mc  tin hc
hóa ch là bưc u. Kho tài liu ưc t chc ch yu theo hình thc kho
kín. Sách ưc sp xp theo s ăng kí cá bit (KCB), ưc cu to theo các
du hiu rt khác nhau. C 2 thư vin có n hàng trăm kí hiu KCB khác


∗
ThS. Phó Giám đốc, Trung tâm Thông tin TT-TV, ĐHQGHN
nhau. Công tác biên mc mô t ã ưc tin hc hóa bưc u, s dng phn
mm CDS/ISIS 3.0 và áp dng qui tc mô t ca Thư vin KHKTTƯ và Thư
vin Quc gia VN – các qui tc ưc biên son da trên tiêu chuNn quc t v
mô t thư mc ISBD. V phân loi, thư vin HTHHN s dng bng BBK
vi dãy cơ bn bng ch s Arp, thư vin HSPN N dùng bng phân loi
thp tin dùng cho các thư vin KHTH do TVQGVN biên son.
ng trưc mt thc trng như trên, Trung tâm phi gii quyt mt bài
toán khó là va phi m bo công tác phc v bn c, va phi t chc li
kho tài liu cho thng nht sao cho phù hp vi cơ ch hot ng mi và tin
dn n chuNn hoá và hi nhp vi các tiêu chuNn nghip v TT-TV tiên tin
trong khu vc và th gii.
3. Áp dụng các tiêu chun nghiệp vụ tiên tiến TT-TV
3.1 Tổ chức kho tài liệu theo hướng kho mở
N gay t khi thành lp, Trung tâm ã xác nh vic t chc li kho tài liu
là mt trong nhng nhim v trng tâm trong công tác nghip v. Do c
im lch s  li, Trung tâm tip nhn các kho tài liu ưc t chc rt khác
nhau ca các thư vin i hc thành viên, thêm vào ó iu kin cơ s vt
cht thi im 1997-1998 ca Trung tâm còn rt khó khăn, n cui năm

1999 mi ưc tip nhn 1 cơ s mi. Trên cơ s các kho tài liu hin có, các
iu kin v din tích kho tàng và chin lưc phát trin ca Trung tâm, vn 
xây dng và t chc li kho tài liu ã ưc t ra.
Bên cnh các loi hình kho truyn thng, như kho mưn, kho c t
chc theo kiu kho kín, Trung tâm bt u thí im t chc dng kho m,
trưc ht là cho kho tài liu tra cu và kho n phNm tip tc. Khi  iu kin
s t chc kho m (Open stack) cho kho sách phòng c và tin ti thc hin
c dch v cho mưn v  kho tài liu tham kho t chc dng kho m này.
Cho n nay, bên cnh các kho t chc dng kho kín, Trung tâm ã có 4 kho
tài liu tra cu, mi kho có t 2000 n 4000 ơn v tài liu; 3 kho báo và tp
chí ưc t chc và phc v m; 3 kho tài liu tham kho có t 12.000 n
20.000 bn sách ưc t chc kho m và phc v c mưn và c.
Trong k thut t chc kho tài liu thư vin, có 2 khâu rt quan trng là
nh kí hiu ăng kí cá bit (KHCB) nh kí hiu xp giá kho m
(KHXGKM). Kí hiu phi m bo tính thng nht, tính ng dng cao (ví d
cho công tác thng kê kho theo các yêu cu) và có tính m  có th phát
trin ưc các loi hình tài liu khác khi cn. Do kho tài liu ca Trung tâm
nm  các khu vc a lí khác nhau, gn lin vi các ơn v ào to ca
HQGHN nên cu trúc ca KHCB tài liu ưc tính n c yu t này. Sau
mt thi ngn nghiên cu và rút kinh nghim, Trung tâm ã trin khai h
thng KHCB trên cơ s các du hiu sau:
N gôn ng; Kh c; Ý nghĩa s dng; V trí a lí ca kho;
S th t trong s/ d liu KCB
Ví d: Kí hiu cá bit cho kho sách tham kho dng kín:
VV- M1/ 01435 (Sách tiếng Việt, khổ vừa, kho mượn, phòng PVBBĐ
KHT, số 01435)
Kí hiu cá bit cho kho sách tham kho dng m:
A - D0/ 15780 (sách tiếng Anh, kho đọc, phòng PVBĐ Chung,
số 15780)
Có th nhn thy, KHCB trên có 2 phn, phn c nh ít thay i trưc

du vch xiên và phn bin i sau du vch xiên, iu này có thun li cho
vic x lí d liu trên máy tính. H thng KHCB ưc dùng  to và in mã
vch, phc v vic t ng hoá lưu thông tài liu.
Khi t chc kho m, h thng kí hiu xp giá kho m ưc xây dng
trên cơ s các du hiu sau:
- Kí hiu phân loi: theo bng DDC rút gn
- Kí hiu theo h và tên tác gi hoc tên tài liu (tiêu  mô t ca tài
liu): dùng 3 ch cái u ca tiêu  mô t
- N ăm xut bn
 gim thiu ti a các thao tác, Trung tâm ã tích hp Kí hiu xp giá
kho m và Kí hiu cá bit vào 1 nhãn sách duy nht. Tuỳ theo loi hình kho
có th sp xp kho kín theo KHCB, và có th sp xp kho m theo kí hiu xp
giá kho m mà không phi x lí li tài liu.
3.2 Áp dụng khổ mẫu MARC21 trong biên mục
Trong quy trình x lý tài liu thư vin dù theo công ngh truyn thng
hay công ngh hin i, thì khâu biên mc, trong ó có biên mc mô t là mt
trong nhng khâu quan trng nht. Kt qu ca biên mc to ra b máy tra
cu tìm tin cho cơ quan thông tin- thư vin. Tuy nhiên cht lưng b máy tra
cu này li tuỳ thuc vào các tiêu chuNn biên mc và chuNn tin hc mà nó áp
dng.
Khi tin hc hoá thư vin, ngưi ta thưng quan tâm n các chuNn v tin
hc và các chuNn v biên mc ca phn mm có áp ng ưc yêu cu chuNn
hoá quc t hay không. Bi vì các tiêu chuNn ó m bo cho tính liên thông
ca h thng TT-TV trong môi trưng thông tin toàn cu. c bit là 
module biên mc, thì vn  kh mu (Format) biên mc ưc quan tâm hàng
u.
Trưc ây, Trung tâm TT-TV HQGHN ã s dng phn mm
CDS/ISIS Version 3.0  x lí tài liu, xây dng CSDL vi hơn 43.000 biu
ghi. Phn mm này do Trung tâm TTKH&CN QG chuyn giao cho Thư vin
HTHHN t năm 1993. Vic s dng phn mm này ã góp phn to ln cho

nhng bưc i ban u và trưng thành ca Trung tâm trong công tác tin hc
hoá. c bit là nó ã to cho Trung tâm mt CSDL tài liu khá ln, n nay
khi s dng các phn mm mi, CSDL này vn có giá tr s dng, bi vì
chúng ưc chuyn i sang cu trúc khác mà thôi. n cui năm 2001 u
năm 2002, sau khi tip nhn D án Giáo dc i hc mc A, trong ó ưc
trang b mt phn mm qun tr thư vin mi, ó là phn mm Libol 5.0 ca
Công ty Tinh vân, Trung tâm có iu kin  áp dng MARC21 mt cách
chính thc. Sau khi có phn mm Libol 5.0 Trung tâm ã tin hành chuyn
i CSDL cũ sang CSDL mi theo cu trúc ca MARC21. Vic chuyn i
này bưc u áp ng ưc vic phc v tra cu liên tc trên h thng máy
tính ca Trung tâm. Tuy nhiên, cũng t vic chuyn i này, ã phát hin ra
nhng sai sót ca CSDL cũ, nh nhng công ngh ca phn mm mi. Trung
tâm ã tin hành hiu ính li toàn b CSDL cũ, do vy cht lưng CSDL ã
ưc nâng lên mt bưc áng k.
Khi biên mc theo MARC21, Trung tâm ã phi hp vi bên cung cp
phn mm cho xây dng phiếu nhập tin (Worksheet) mi, da trên MARC21
có tính n các c im riêng ca kho tài liu ca mình. Sau mt thi gian,
cán b biên mc ã thành tho, Trung tâm ã ch s dng phiu nhp tin cho
x lí tài liu là lun văn, lun án SH,  tài nghiên cu khoa hc, và tài liu
chuyên dng, còn các tài liu khác ưc nhp liu trc tip trên máy tính. ây
chính là hình thc biên mục gốc mà Trung tâm áp dng cho biên mc các tài
liu không ly ưc biu ghi trên mng Internet. i vi các tài liu ting
nưc ngoài có ch s ISBN , Trung tâm thưng áp dng phương pháp biên
mục sao chép qua mng. Khi biu ghi ưc ti v, s thêm mt s trưng
riêng có ca Trung tâm, còn li vn gi nguyên biu ghi gc.
Có th thy mt s thun li khi biên mc theo MARC21 qua mt thi
gian áp dng  Trung tâm TT-TV HQGHN . Kh mu MARC21 là mt kh
mu tích hp, dùng chung cho biên mc các loi hình tài liu thư vin, do vy
không phi thit k các mu nhp tin khác nhau, mà ch thêm hoc bt các
trưng d liu c thù cho phù hp; vn có th biên mc theo các quy tc mô

t da trên ISBD, trong khi chưa áp dng AACR2 mt cách chính thc; kh
năng chia s và s dng các biu ghi thư mc ca các thư vin vi nhau tr
nên d dàng. n nay ã có nhng tài liu hưng dn nhp d liu theo
MARC21, như Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục 2 tập do Trung tâm
TTKH&CN QG dch và MARC21 rút gọn cho dữ liệu thư mục cũng do Trung
tâm TTKH&CN QG biên son. c bit, gn ây nht Kh mu MARC21 ã
ưc ưa vào tiêu chuNn Vit N am, có mã hiu là TCV 7539:2005- Thông
tin tư liệu - Khổ mẫu MARC21 cho dữ liệu thư mục ây là nhng tài liu
chính thc  có cơ s cho các thư vin áp dng, to tin  cho vic thng
nht trong biên mc.
Các sn phNm và dch v TT-TV ca Trung tâm ã ưc phong phú và
cht lưng hơn sau khi áp dng MARC21. Do yêu cu ca vic tip tc hoàn
thin b máy tra cu truyn thng, sau to lp biu ghi, cán b biên mc tin
hành in phiu mc lc, thư mc thông báo sách mi. N goài ra,  xây dng
kho m, còn phi in kí hiu xp giá cho kho này lên các nhãn sách.
i vi b máy tra cu hin i, toàn b CSDL tài liu ca Trung tâm,
kt qu ca biên mc, ã ưc ưa lên mng LAN ca Trung tâm, mng
VN Unet ca HQGHN và mng IN TERN ET cho ngưi dùng tin trong và
ngoài HQGHN s dng.
3.3 Bước đầu áp dụng qui tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2
Sau khi s dng MARC21 trong biên mc và thy rõ mi quan h gn bó
gia kh mu này vi qui tc mô t AACR2, Trung tâm ã cho nghiên cu và
có hưng áp dng vào biên mc mô t. Tinh thn chung là nu chưa th áp
dng AACR2 mt cách y , vn có th áp dng nhng mc ã rt rõ ràng
mà nu áp dng qui tc mô t trong nưc thì còn gây tranh cãi. N goài
AACR2R (1998) bn ting Anh, ã có thêm AACR2R rút gn (2002) bn
ting Vit ca LEAF-VN , ây là mt thun li cho công vic.
in hình nht là khi mô t các trưng liên quan n tiêu đề mô tả/ điểm
truy nhập là tên cá nhân trong MARC21, như trưng 100 và trưng 700,
vic áp dng qui tc AACR2 s làm cho tưng minh hơn - c bit, i vi

vic mô t tên ngưi Vit N am. N gay t năm 2004, Trung tâm ã vn dng
qui tc AACR2 trong mô t  các trưng này cho tên ngưi Vit N am như
sau:
100 0# $a Xuân Diu (tên bút danh - tên không gồm họ)
100 1# $a N guyn, Minh Châu (họ và tên đầy đủ - tên có họ)
Dấu phảy (,)  tiêu  mô t trong AACR2 làm rõ thành phn Họ trong
cu thành toàn b tên ngưi và ch ra yu t nào ca tên ngưi ưc ly làm
dẫn tố (Entry) trong tiêu  mô t. iu này phù hp vi các chỉ thị trường
(Indicators) trong trưng 100 và 700 ca MARC21.
Vic áp dng mt qui tc nh ca AACR2 như trên sau này ã phù hợp
vi tài liu hưng dn MARC21 do Trung tâm TTKH&CN QG biên son
(2005) và TCVN 7539:2005 - Thông tin tư liu - Kh mu MARC21 cho d
liu thư mc.
3. 4 Quá trình áp dụng bảng phân loại DDC rút gọn
N gay sau khi thành lp Trung tâm TT-TV HQGHN s dng 3 bng
phân loi  phân loi tài liu. ó là Bảng phân loại thư viện-thư mục Liên xô
(BBK); Bảng phân loại tổng hợp thập tiến dùng cho thư viện khoa học tổng
hợp, do TVQGV biên soạn (PTB); Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC)
rút gọn 3 cấp do mt nhóm chuyên gia biên son. Bng BBK dùng nh kí
hiu phân loi cho tài liu kho phòng Phc v bn c i hc KHXH&N V
và KHTN (Thư vin HTHHN cũ). Bng PTB dùng phân loi tài liu kho
Phòng phc v bn c HN N (Thư vin HSPN N cũ). Còn bng DDC rút
gn 3 cp,  phân loi tài liu các kho m (ch yu là kho tra cu t 1500 -
2000 bn) ca Trung tâm t 1997. ây là kt qu ca s k tha và phát trin
công tác phân loi t các thư vin i hc thành viên trưc năm 1997. Chính
iu phc tp này ã t ra vn  là phi la chn mt bng phân loi thích
hp  áp dng cho Trung tâm trong thi gian trưc mt và lâu dài.
Vic la chn bng phân loi cho Trung tâm trong giai on va qua ã
da trên mt s tiêu chí sau: (1)Tính liên tc, không làm gián on công tác
phân loi và t chc h thng MLPL phiu ca các kho tài liu ã có mà

thưng là s lưng rt ln và thói quen s dng b máy tra cu ca N DT; (2)
Phù hp và tin li cho vic t chc kho m và trao i thông tin thư mc vi
các thư vin hin i và tiên tin  khu vc và trên th gii, tin n hi nhp
vi khu vc và quc t v lĩnh vc này; (3) Phù hp vi h thng chính tr và
iu kin kinh t xã hi ca t nưc.
Trung tâm ã tin hành các bưc i thích hp  chuyn i s dng
bng phân loi cho phù hp. Sau khi có bn DDC13 rút gn (bn ting Anh
1997), DDC rút gn (bn ting Pháp năm 1998) và mt s bn DDC ting
Vit, Trung tâm ã chnh lí và tin hành áp dng thí im. n năm 2003,
Trung tâm ã không s dng bng PTB na và ch s dng 2 bng phân loi
là BBK và DDC, cho n tháng 8 năm 2005 ch còn s dng 1 bng là DDC
rút gn, ưc biên son da trên bn DDC rút gn ting Pháp. S kin va
qua, Thư vin Quc gia VN chính thc công b DDC 14, bản tiếng Việt, là
mt thun li cho Trung tâm trong công tác phân loi tài liu. Bi vì Trung
tâm là mt trong nhng thư vin i hc u tiên  phía Bc áp dng bng
DDC rút gn vào phân loi tài liu. N hng kinh nghim s dng DDC ã có
cng vi 1 bng DDC chính thc ưc biên dch s to cho công tác phân loi
ca Trung tâm có bưc phát trin tt hơn. N hư vy có th thy hưng i ca
Trung tâm trong thi gian qua v la chn và áp dng bng phân loi trong
công tác biên mc tài liu là úng hưng và cp nht.
4. Kết quả và định hướng
n nay ã ưc 10 năm hot ng theo mô hình mi, Trung tâm TT-TV
HQGHN ã có nhng thành công nht nh trong vic thc hin s mng
ca mình là m bo ngày càng tt hơn thông tin tư liu cho s nghip ào
to và nghiên cu khoa hc a ngành, a lĩnh vc cht lưng cao ca i hc
Quc gia Hà N i. Mt trong nhng nguyên nhân dn n thành công trên là
Trung tâm ã có và thực hiện tốt một chiến lược chun hóa từng bước các
tiêu chun nghiệp vụ thông tin - thư viện theo hướng hội nhập khu vực và
quốc tế.
 thc hin chin lưc ó, Trung tâm ã có nhng bưc i thích hp

trong quá trình chuNn hóa các khâu nghip v TT-TV  i n các tiêu chuNn
khu vc và quc t. Đó là tổ chức kho theo hướng kho mở; áp dụng các tiêu
chun tiên tiến vào biên mục mô tả, như khổ mẫu MARC21 và một số điểm
trong qui tắc AACR2. Trong biên mục theo nội dung, từ chỗ có tới 3 bảng
phân loại, đã tiến tới dùng 1 bảng là bản DDC rút gọn dạng thí điểm.
N hng tiêu chuNn nghip v trên ưc áp dng trong công tác x lí tài
liu ca Trung tâm ã to ra nhng sn phNm và dch v thông tin cht lưng
cao hơn, có kh năng chia s vi các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài
nưc. S la chn các tiêu chuNn nghip v trên ca Trung tâm ã úng
hưng và phù hp vi hưng la chn hin nay ca các thư vin Vit N am.
Tuy nhiên hin nay, Trung tâm vn còn mt s tn ti, như vn  áp
dng t khoá có kim soát hay áp dng  mc ch ? Lâu nay trong CSDL
ca Trung tâm, nhiu nht vn là t khoá t do, gn ây ã s dng B t
khóa KHCN có kim soát ca Trung tâm TTKH&CN QG và B t khóa có
kim soát ca TVQGVN  x lí tài liu. ó cũng là vn  chung ca các
thư vin i hc trong vic áp dng công c gì trong biên bc theo ch .
Sp ti, Trung tâm s chú trng phát trin ngun tin in t, tài liu s
hoá, do vy vn  nghiên cu áp dng các tiêu chuNn liên quan n x lí, lưu
tr và phc v loi tài liu này ã ưc t ra. Ví d như các chuNn biên mc
MARC XML, chuNn biên mc siêu d liu DC (Dublin Core), các chuNn liên
thông h thng, …
N hư vy có th thy, trong vic tin ti chuNn hoá các khâu nghip v
trong cơ quan TT-TV, vn  nh hưng ti tiêu chuNn gì? Và bưc i như
th nào cho thích hp là rt quan trng. iu này càng có ý nghĩa hơn khi các
cơ quan thông tin - thư vin vn phi liên tc phc v ngưi dùng tin và trong
nưc không phi mt sm mt chiu mà ã có ngay các công c tiêu chuNn
cho các hot ng nghip v và thm trí ngay c to ra mt s ng thun
cũng là mt iu không ơn gin./.
Tài liệu tham khảo
1. Áp dng khung phân loi DDC vào vic t chc kho m / Vũ Văn Sơn //

K yu Hi tho khoa hc và thc tin hot ng TT-TV. Trung tâm TT-
TV HQGHN , 2002 tr. 45-49
2. Áp dng MARC21  mt s thư vin i hc Vit N am / N guyn Văn
Hành // Tp chí Thông tin và Tư liu, 2006, s 2 tr.20-22
3. Công tác x lí tài liu ca Trung tâm TT-TV i hc Quc gia Hà N i,
thc trang và gii pháp / Trn Th Quý // K yu Hi tho khoa hc và
thc tin hot ng TT-TV. Trung tâm TT-TV HQGHN , 2002 tr.23-28
4. Hot ng tiêu chuNn hóa trong lĩnh vc thông tin tư liu: hin trng và
nh hưng phát trin / T Bá Hưng, N guyn Tin c, Phan Huy Qu //
K yu hi tho Tăng cưng công tác tiêu chuNn hóa trong hot ng
thông tin tư liu . Trung tâm TTKH&CN QG, 11/2006 Tr.3-13
5. Mt s vn  v áp dng bng phân loi  Trung tâm TT-TV i hc
Quc gia Hà N i / N guyn Văn Hành // K yu Hi tho khoa hc và thc
tin hot ng TT-TV. Trung tâm TT-TV HQGHN , 2002 tr.20-22
6. Quá trình chuNn hóa các tiêu chuNn nghip v ti Trung tâm TT-TV
HQGHN / N guyn Văn Hành // K yu hi tho Tăng cưng công tác
tiêu chuNn hóa trong hot ng thông tin tư liu.Trung tâm
TTKH&CN QG, 11/2006 Tr. 113-119
7. Standards and Best Practices: Route to Vietnamese Library Globalization /
Patricia G. Oyler // K yu Hi tho quc t Thư vin Vit N am hi nhp
và phát trin. Tp.HCM. 28-30/8/2006 Http://gralib.hcmuns.edu.vn

8. Vài nét v hot ng s hoá tài liu ti Trung tâm TT-TV i hc Quc
gia Hà N i / N guyn Huy Chương, Lâm Quang Tùng // K yu hi tho
chuyên  qun tr và chia s các ngun tin s hoá. 2005