Hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty Thực phẩm Miền Bắc

TÓM LƯỢC
Cà phê là một trong những mặt hàng nông sản xuất khẩu chủ lực mang lại
nguồn ngoại tệ lớn, góp phần đẩy mạnh quá trình công nghiệp hóa – hiện đại
hóa đất nước nói chung và đối với công ty Thực phẩm Miền Bắc nói riêng.
Hoạt động thu mua, chế biến cà phê đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc
hoàn thiện các chính sách thu mua, chế biến cà phê là vấn đề vô cùng cấp
thiết trong giai đoạn hiện nay nhằm đem lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh
doanh cà phê của doanh nghiệp. Do vậy, đề tài thạc sĩ: “ Hoàn thiện chính
sách thu mua, chế biến cà phê của công ty Thực phẩm Miền Bắc” nhằm phân
tích những chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty và đưa ra một số
giải pháp để hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê của công ty.
Luận án gồm 3 chương và được thể hiện dưới nội dung sau:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản để hoàn thiện chính sách thu mua,
chế biến tại công ty Thực phẩm miền Bắc
Chương 2: Thực trạng xây dựng và triển khai chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
1
Mở đầu
1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Từ nhiều năm nay cà phê đã trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với đời
sống con người. Cà phê có giá trị kinh tế cao và là một trong những sản phẩm
nông nghiệp mang ngoại tệ lớn cho nhiều nước. Cà phê không chỉ là một loại
đồ uống mà còn là nguyên liệu cho một số ngành công nghiệp phát triển như:
bánh kẹo, sữa, dược phẩm vv nhu cầu về sản phẩm này trên thị trường thế
giới ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng. Xuất khẩu cà phê đem lại
lợi nhuận kinh tế cao cho các doanh nghiệp kinh doanh trên thị trường trong
và ngoài nước.
Trong xu thế cạnh tranh gay gắt hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển
được đòi hỏi những người sản xuất và các nhà xuất khẩu phải đáp ứng kịp

thời và linh hoạt các nhu cầu khác nhau của từng khu vực thị trường cụ thể
để đem lại cho khách hàng các sản phẩm tốt nhất với chi phí hợp lý. Để thành
công trên thị trường, các doanh nghiệp không chỉ quan tâm tới khâu đầu ra
mà cần phải chú trọng hơn nữa đến công tác mua hàng. Bởi mua hàng là quá
trình cung cấp các yếu tố đầu vào vô cùng quan trọng, công tác mua hàng tốt
thì đầu ra mới có chất lượng. Do đó, đòi hỏi cần có những chính sách mua
hàng hợp lý để hoạt động thu mua đem lại hiệu quả cao.
Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, hoạt động thu mua và chế biến cà
phê của các doanh nghiệp trong nước còn gặp nhiều khó khăn, trong đó, công
ty thực phẩm Miền Bắc tên (Fonexim) là một trong các doanh nghiệp đang
phải đối mặt với nhiều vấn đề trong chính sách thu mua và chế biến cà phê để
xuất khẩu ra thị trường thế giới như sự đầu cơ lũng đoạn của giới đầu cơ
nước ngoài, sự cạnh tranh về tài chính cho hoạt động thu mua cà phê của
2
doanh nghiệp còn hạn chế so với các doanh nghiệp nước ngoài, phạm vi mua
hàng còn hẹp, phương thức thu mua giản đơn do đó yêu cầu cần thiết của
công ty là phải nghiên cứu hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê để
có thể nhằm khắc phục những khó khăn đang gặp phải . Đây cũng là lý do để
em chọn đề tài “Hoàn thiện chính sách thu mua và chế biến cà phê của công
ty thực phẩm Miền Bắc” làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Đề tài này tập trung phân tích thực trạng quy trình , chính sách thu mua
và chế biến cà phê của công ty, những khó khăn mà công ty gặp phải trong
quá trình thu mua và chế biến cà phê của mình để từ đó đưa ra những giải
pháp nhằm góp phần hoàn thiện chính sách thu mua để hoạt động thu mua
đem lại hiệu quả cao kinh tế cho doanh nghiệp
2. Những vấn đề nghiên cứu chính của đề tài
Khủng hoảng kinh tế cùng với sự thắt chặt tiền tệ của ngân hàng làm cho
nguồn vốn của nhiều doanh nghiệp kinh doanh bị co hẹp. Công ty Thực phẩm
Miền Bắc cũng không nằm ngoài những khó khăn chung này. Điều đó làm
ảnh hưởng không ít tới hoạt động kinh doanh của công ty, đặc biệt là hoạt

động thu mua và chế biến cà phê của công ty phục vụ nhu cầu xuất khẩu. Bên
cạnh đó, phương thức thu mua chưa được cải tiến, phạm vi mua hàng còn
nhỏ đặc biệt khâu chế biến còn giản đơn, chủ yếu là xuất khẩu sản phẩm
thô. Vì vậy, cần có những chính sách thu mua và chế biến hợp lý để có thể
giảm được chi phí, đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.
Những câu hỏi hay vấn đề cần làm rõ của để tài bao gồm:
- Công ty Thực phẩm Miền Bắc đã xây dựng chính sách thu mua và chế biến
cà phê như thế nào?
- Những yếu tố nào đã tác động tới chính sách thu mua,hế biến cà phê của
công ty thực phẩm Miền Bắc?
3
- Những chính sách thu mua, chế biến cà phê nào đã được công ty sử dụng
trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình?
- Tìm ra những tồn tại và khó khăn của những chính sách thu mua, chế
biến cà phê của công ty.
- Xác định phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới để từ đó
có cơ sở hoàn thiện chính sách thu mua, chế biến cà phê trong thời gian tới
3. Các mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích, đánh giá thực trạng triển khai chính sách thu mua, chế biến cà phê
của công ty thực phẩm miền bắc
- Đề xuất một số giải pháp và hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà phê
của công ty trong thời gian tới để đáp ứng yêu cầu phát triển trong xu thế hội
nhập.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu là: Phương pháp thu
thập số liệu, phương pháp phân tích và xử lý tổng hợp và phương pháp điều
tra phỏng vấn chuyên sâu.
• Phương pháp thu thập số liệu
Dữ liệu thứ cấp: Được thu thập thông qua việc tổng hợp, phân tích các dữ
liệu, thông tintừ các báo cáo hoạt động kinh doanh, hệ thống quản lý, báo cáo

tài chính từ các phòng ban như: Phòng kế hoạch, phòng kế toán, phòng XNK
của công ty thực phẩm Miền Bắc (số liệu thứ cấp) hay thu thậptừ internet,
sách báo.
Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua việc sử dụng các phương pháp:
- Phương pháp phỏng vấn cá nhân:
Tiến hành phỏng vấn các chuyên gia là những giám đốc, trưởng phòng, phó
phòng, các nhân viên … những câu hỏi chuyên sâu về chính sách thu mua,
4
chính sách giá thu mua, chính sách sản phẩm thu mua mặt hàng cà phê của
công ty, những khó khăn thách thức và những những giải pháp mà công ty đã
thực hiện nhằm hoàn thiện chính sách thu mua cà phe của mình
- Phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động thu mua, chế biến cà phê của
công ty, cách thức quản lý, tổ chức của công ty
• Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập được dữ liệu, tổng hợp và chọn lọc được những dữ liệu phù
hợp, bắt đầu tiến hành phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các phương pháp
như sau:
- Phương pháp thống kê, phân tích
- Phương pháp trình bày báo cáo dữ liệu sử dụng hình vẽ, đồ thị, biểu đồ để
tổng quát hóa, khái quát hóa và so sánh để rút ra kết luận nghiên cứu
5. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu chính sách và hoạt động thu mua cà phê phục
vụ nhu cầu xuất khẩu tại công ty Thực phẩm Miền Bắc trong thời gian qua và
đề xuất hoàn thiện chính sách thu mua cà phê của công ty trong giai đoạn phát
triển từ nay đến 2015
6. Ý nghĩa của nghiên cứu:
Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc rèn luyện
phương pháp và tư duy nghiên cứu đối với học viên và là tài liệu tham khảo
trong quá trình đào tạo, nghiên cứu của các cơ sở đào tạo
Đóng góp những luận cứ khoa học cho các nhà quản lý, hoạch định quá trình

kinh doanh tại công ty Thực phẩm Miền Bắc cũng như các doanh nghiệp khác
để đề ra chính sách phù hợp và thực thi hiệu quả chính sách và mục tiêu kinh
doanh của mình góp phần phát triển kinh tế- xã hội
5
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn được bố cục làm 3 chương
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản để hoàn thiện chính sách thu mua,
chế biến tại công ty thực phẩm miền Bắc
Chương 2: Thực trạng xây dựng và triển khai chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện chính sách thu mua chế biến cà
phê của công ty thực phẩm Miền Bắc
6
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN ĐỂ HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH
THU MUA, CHẾ BIẾN CÀ PHÊ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY THỰC
PHẨM MIỀN BẮC
1.1 Một số khái niệm và thuật ngữ
1.1.1 Một số khái niệm
• Chính sách kinh doanh
Cho đến nay chưa có một định nghĩa thống nhất về chính sách. Thực tế đang
tồn tại nhiều quan niệm, ý kiến khác nhau về chính sách. Song, quan điểm
của F.Ellis được nhiều người tán thành, ông quan niệm, chính sách như là sự
kết hợp của đường lối, mục tiêu và phương pháp mà một tổ chức, bao gồm cả
chính phủ của một nước, lựa chọn đối với lĩnh vực kinh tế, kể cả các mục tiêu
mà chính phủ tìm kiếm và sự lựa chọn các phương pháp để theo đuổi các mục
tiêu đó. Như vậy, Fellis coi chính sách nhu sự kết hợp của đường lối , mục
tiêu và các phương pháp mà một tổ chức lựa chọn để tạo ra tăng trưởng.
Tổng hợp một số quan điểm trên thế giới và của Việt Nam chúng tôi cho rằng
chính sách như một cách thức và hành động mà một tổ chức lựa chọn nhằm

tác động vào sự phân bổ và các lợi ích của chủ thể hoạt động trong xã hội hay
một lĩnh vực nhất định nào đó ( kinh tế, chính trị, xã hội, quốc phòng an
ninh )
Đối với cách hiểu chính sách như trên có thể nêu một định nghĩa khái quát
như sau: Chính sách kinh tế xã hội là một tổng thể quan điểm, tư tưởng, các
giải pháp và công cụ mà nhà nước sử dụng để tác động lên các chủ thể kinh tế
xã hội nhằm giải quyết các vấn đề chính sách, thực hiện những mục tiêu nhất
7
định theo định hướng mục tiêu tổng thể của đất nước.
Trong một công ty, có chính sách kinh doanh chung của công ty, và mỗi một
hoạt động tác nghiệp đều có chính sách riêng. Ví dụ, khi nói về chính sách
chất lượng của một công ty, người ta quan niệm răng: Chính sách chất lượng
là ý đồ, định hướng chung của một tổ chức về chất lượng do lãnh đạo cao
nhất của tổ chức (doanh nghiệp) chính thức công bố.
Như vậy, chính sách thu mua, hay chính sách chế biến cũng có thể định nghĩa
là ý đồ, định hướng, mục tiêu thu mua và chế biến của công ty được công bố
chính thức bởi lãnh đạo cao nhất của công ty.
• Chính sách thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
Chính sách thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp là những chính sách nhằm
mục êu chung nhất là cung cấp cho các doanh nghiệ p những hàng hóa
nhằm thỏa mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho nhu cầu êu dùng về mặt
số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi phí thấp nhất như chính
sách về sản phẩm thu mua, chính sách chất lượng sản phẩm thu mua, chính
sách phát triển nguồn hàng thu mua Như vậy, đó chính là những ý đồ, định
hướng chung về hoạt động thu mua hàng hóa trong doanh nghiệp
1.1.2 Một số thuật ngữ
• Thu mua: Thu mua ( mua hàng) là khâu đầu tiên, mở đầu cho hoạt động
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng là hoạt động kinh tế phản
ánh quan hệ trao đổi hàng hóa – tiền tệ giữa người mua và người bán trên
nguyên tác thỏa thuận nhằm mục tiêu đạt được lợi ích của cả hai bên, trong

đó người mua có được sự thỏa mãn về nhu cầu hàng hóa, nguyên vật liệu đáp
ứng cho đầu vào hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thỏa mãn nhu cầu tiêu
8
dùng của mình, người bán sẽ bán được hàng hóa và thu tiền về. Đây là một
quá trình phức tạp, đặc biệt được thể hiện trong đàm phán giữa các bên để đi
đến thỏa thuận có thể chấp nhận được. Mặt khác, mua hàng phản ánh quan hệ
pháp lý giữa người mua và người bán thông qua việc chuyển quyền sở hữu
của hàng hóa và được sở hữu về tiền tệ.
Mua hàng được định nghĩa là hoạt động nghiệp vụ kinh doanh của doanh
nghiệp thương mại sau khi xem xét chào hàng, doanh nghiệp thương mại
cùng với đơn vị bán hàng (nhà sản xuất kinh doanh hoặc của doanh nghiệp
thương mại khác) thỏa thuận điều kiện mua bán, giao nhận, vận chuyển,
thanh toán tiền hàng bằng hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc trao đổi hàng –
tiền.
1.2 Sự cần thiết phải xây dựng và triển khai chính sách thu mua và chế
biến trong cơ sở sản xuất kinh doanh cà phê
1.2.1. Các yếu tố cấu thành của hoạt động thu mua, chế biến
Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp: Quá trình mua hàng là quá trình
doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh
Kết quả là doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp một số tiền tương ứng với
giá trị nguyên vật liệu, hàng hóa mua về theo giá thỏa thuận.
Muốn làm tốt công tác quản trị mua hàng, khai thác tốt nhất cá nguồn hàng
phục vụ cho kinh doanh thì trước tiên doanh nghiệp cần nắm bắt và thực hiện
tốt các bước trong quy trình mua hàng. Mỗi bước trong quy trình mua hàng
đều có một vai trò nhất đinh
9
Hình 1.1 Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp
1.Xác định nhu cầu mua hàng
Đây là bước công việc đầu tiên của quá trình mua hàng nhằm trả lời câu hỏi
mua cái gì? Hay nói cách khác ở bước này nhà quản trị phải xác định nhu cầu

mua hàng cả về số lượng, chất lượng, cơ cấu hàng hóa.
Về số lượng hàng mua vào: Được căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh
nghiệp trong kỳ kinh doanh cũng như kế hoạch dự trữ hàng hóa. Việc xác
định nhu cầu được căn cứ vào công thức cân đối lưu chuyển hàng hóa.
M + D1 = B+D2 + H ( Nếu có)
Trong đó:
M: Lượng hàng hóa cần mua ( nhập) vào trong toàn bộ kỳ kinh doanh.
B: Lượng hàng hóa bán ra ( theo kế hoạch) của doanh nghiệp trong kỳ kinh
doanh
D1: Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp trong đầu kỳ kinh doanh.
D2: Lượng hàng dự trữ cuối kỳ để chuẩn bị cho kỳ kinh doanh
Xác định nhu
cầu
Tìm và lựa
chọn nhà cung
úng
Thương lượng
và đặt hàng
Theo dõi
kiểm tra
giao nhận
hàng hóa
Đánh giá kết quả
Không thỏa
mãn
Thỏa mãn
10
H: Hao hụt hàng hóa trong kỳ kinh doanh.
Từ công thức cân đối có thể xác định nhu cầu mua (nhập) vào trong kỳ như
sau:

M=B+D2+H-D1
công thức này dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng. Tổng
lượng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lượng hàng mua vào
của từng mặt hàng.
• Về chất lượng hàng mua vào: Tùy thuộc vào nhu cầu về chất lượng
hàng hóa bán ra của doanh nghiệp để xác định chất lượng hàng hóa mua vào
theo mục tiêu chất lượng tối ưu. Điều quan trọng là, chất lượng hàng hóa mua
vào có ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ đến chất lượng hàng bán ra. Do đó,
để luôn luôn thỏa mãn khách hàng của mình, các cơ sở sản xuất kinh doanh
phải thật sự coi trọng chất lượng sản phẩm mua vào. Muốn vậy, cần nhận
thức rõ ràng rằng, nhà cung cấp vừa là đối tác kinh doanh vừa là bộ phận
quan trọng góp phần thỏa mãn khách hàng của công ty.
• Về cơ cấu chủng loại hàng mua vào: cũng dựa vào cơ cấu chủng loại
hàng hóa bán ra của doanh nghiệp trong kỳ kinh doanh để xác định. Cần xác
định rõ cơ cấu chủng loại sản phẩm mua vào một cách phù hợp để đảm bảo
đủ cơ cấu chủng loại mà cơ sở muốn phục vụ khách hàng của mình, đồng thời
đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận
cho công ty.
2. Tìm và lựa chọn các nhà cung cấp
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà khoa học kỹ thuật ngày càng
phát triển, các phương tiện truyền thông càng hiện đại thì việc nắm bắt thông
11
tin càng trở nên nhanh hơn, chính xác hơn. Việc tìm kiếm các nhà cung cấp
của doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp có thể tìm nhà
cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua quảng cáo trên vô
tuyến truyền hình, đài phát thanh, báo chí , qua hội chợ triển lãm, qua hội
nghị khoa học, qua các nhà môi giới, qua các mối quan hệ xã hội
Sau khi tìm đầy đủ các nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lập một danh sách và
tiến hành lựa chọn. Khi lựa chọn nhà cung cấp cần phải vận dụng một cách
sáng tạo nguyên tắc: “ Không nên chỉ có một nhà cung cấp”. Muốn vậy phải

xây dựng những tiêu chuẩn phù hợp đối với với việc lựa chọn nhà cung cấp,
đồng thời nghiên cứu kỹ và toàn điện các nhà cung cấp tiềm năng trước khi
đưa ra quyết định lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với các tiêu chuẩn đã
xây dựng.
• Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp
(tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì việc cần phải tìm
kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc: “Nếu
các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì tiếp tục mua hàng của
họ”.
• Đối với những hàng hóa mới được đưa vào danh mục hàng kinh doanh của
doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần
phải tiến hành nghiên cứu kỹ các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí sau:
- Nhãn hiệu hàng hóa: Có nổi tiếng hay không, đã được khẳng định trên thị
trường hay chưa
- Tài chính của nhà cung cấp: họ đang ở giai đoạn ổn định và phát triển với
tình hình tài chính lạnh mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và có khó khăn về tài
chính.
12
- Những ưu đãi mà nhà cung cấp có thể dành cho doanh nghiệp – người mua:
Ưu đãi về giá, vận chuyển ( Miến phí), thanh toán ( cho hưởng tín dụng hay
không).
- Uy tín của nhà cung cấp: Uy tín về chất lượng sản phẩm, uy tín trong việc
giao nhận hàng hóa ( đúng thời hạn, đảm bảo số lượng, chất lượng).
- Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp.
Sau khi tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp trong và ngoài nước, các doanh nghiệp
sẽ đi đến quyết định sẽ lựa chọn những nhà cung cấp nào và ai sẽ là nhà cung
cấp chính.
3. Thương lượng và đặt hàng
Trên cơ sở các nhà cung cấp đã được lựa chọn, các doanh nghiệp tiến hành
thương lượng với các nhà cung cấp. Thương lượng là giai đoạn quan trọng

của quá trình mua hàng.Trong thương lượng cần quan tâm tới các vấn đề sau:
- Các tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa cần mua về mẫu mã, chất lượng, các
phương Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động
- Phương thức thanh toán ( trả bàng tiền mặt hay chuyển khoản, trả ngay hay
trả sau )
- Phương thức giao nhận hàng( Giao tại kho người cung ứng hay giao tại kho
doanh nghiệp), thời gian giao hàng
Thương lượng thực chất là đàm phán vì thế để đàm phán thành công thì
chúng ta với tư cách là người mua phải giành được sự chủ động với những
nhà cung cấp.
13
Sau khi đã thỏa thuận các điều kiện trong thương lượng doanh nghiệp sẽ tiến
hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp đã lựa chọn hoặc lập đơn hàng.
Hợp đồng phải đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên mua bán. Hợp đồng
phải được ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật. Nội dung hợp đồng
mua càng cụ thể, chi tiết càng tốt. Nhìn chung, hợp đồng phải thể hiện những
nội dung sau:
- Tên, địa chỉ các bên mua bán hoặc người đại diện cho các bên.
- Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hóa.
- Đơn giá và phương pháp tính giá.
- Phương thức và điều kiện thanh toán ( thời gian thanh toán, hình thức và
phương tiện thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán nếu có )
- Doanh nghiệp dùng hợp đồng mua bán đối với những lô hàng lớn, có giá trị
cao, những lô hàng thường xên thì doanh nghiệp nên dùng đơn đặt hàng. Còn
đối với những lô hàng nhỏ, lẻ thì dùng đơn bán hàng.
4. Tổ chức thực hiện việc giao nhận và kiểm tra theo dõi
Tổ chức thực hiện việc giao nhận hàng là quá trình thực hiện đơn đặt hàng,
hợp đồng mua bán và đưa hàng hóa vào các cơ sở của doanh nghiệp (Cửa
hàng bán lẻ, kho hàng hóa). Nội dung nhập hàng bao gồm giao nhân hàng hóa
và vận chuyển.

Giao nhận hàng hóa là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa
nguồn hàng và doanh nghiệp thương mại. Quá trình giao nhậncó thể tại kho
của nguồn hàng hoặc cơ sở doanh nghiệp thương mại. Nội dung giao nhận
hàng hóa bao gồm tiếp nhân số lượng và chất lượng hàng hóa, làm chứng từ
14
nhập hàng. Việc vận chuyển hàng hóa do ai chịu trách nhiệm thì tùy thuộc
vào điều khoản ký kết trong hợp đồng. Dù trách nhiệm vận chuyển thuộc về
bên nào, cần có phương án vận chuyển hàng hóa tối ưu nhằm đảm bảo tính
vẹn toàn về số lượng, tránh những ảnh hưởng không tốt tới chất lượng hàng
hóa, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Tùy thuộc vào việc thiết lập quan hệ giữa mua và bán giữa doanh nghiệp
thương mại với khách hàng và nguồn hàng, mà có 2 phương thức nhập hàng:
Nhập hàng qua kho và nhập hàng chuyển thẳng.
Về mặt tác nghiệp quan hệ kinh tế, sao khi giao nhận là kết thức một lần mua
hàng, nhưng theo góc độ quản trị, sau khi giao nhận hàng hóa, cần phải tiến
hàng hạch toán nghiệp vụ nhập hàng nhằm cung cấp thông tin về tình hình
nhập hàng để kiểm soát hoạt động mua hàng. Việc giao nhận hàng được thực
hiện trên cơ sở hợp đồng, tuy nhiên cần thực thi một cách có hiệu lực những
cam kết đã ký giữa hai bên để đảm bảo đúng thời gian, số lượng, chất lượng
hàng nhập.
Tổ chức tốt mạng lưới thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, giữa doanh
nghiệp với các nhà cung cấp và với mạng lưới đại lý thu mua sẽ giúp doanh
nghiệp quản lý được toàn bộ hoạt động mua hàng nói chung và với việc giao
nhận nói riêng.
5. Đánh giá kết quả mua hàng.
Sau mỗi lần mua hàng (kết thúc hợp đồng mua hàng) doanh nghiệp cần tổ
chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng. Cơ sở của việc đánh giá là
những mục tiêu mua hàng đã được xác định ngay từ đầu cũng nhu mức độ
phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính
của doanh nghiệp.

15
Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng như
những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lường được sự đóng góp của
từng cá nhân, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của
mỗi cá nhân và mỗi bộ phận.
1.2.2 Nội dung của chính sách thu mua chế biến của công ty
• Chính sách về sản phẩm – Product: Tập hợp sản phẩm, dịch vụ mà
doanh nghiệp cung ứng cho thị trường mục tiêu. Do vậy, chính sách sản phẩm
hàng hóa bao gồm các quyết định về chủng loại hàng hóa, danh mục hàng
hóa, nhãn hiệu, bao bì, bao gói hàng hóa, tạo ưu thế sản phẩm, thiết kế phát
triển sản phẩm mới.
• Chính sách chất lượng sản phẩm: Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan
trọng ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm và khả năng cạnh tranh của các
doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay khi mà cung luôn có xu hướng
nhu cầu lớn hơn. Vì vậy hàng hóa phải đảm bảo chất lượng tối ưu chứ không
phải là chất lượng tối đa.
• Chính sách về giá thu mua - Price : Số tiền mà khách hàng chi trả để
được quyền sử dụng và sở hữu hàng hóa. Do vậy, chính sách giá cả bao gồm
các quyết định về chiến lược định giá, lựa chọn phương pháp định giá.
• Chính sách về khai thác và phát triển nguồn hàng thu mua:
Lựa chọn phương thức thu mua và tìm kiếm nguồn hàng thu mua là cũng là
một trong chính sách quan trọng tác động tới chính sách thu mua cà phê của
doanh nghiệp.
Tuỳ thuộc vào loại hình doanh nghiệp thương mại mà có thể có các phương
thức mua hàng khác nhau. Cụ thể:
16
Đối với các doanh nghiệp thương mại nội địa, việc mua hàng có thể được
thực hiện theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương
thức chuyển hàng.
+ Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký

kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến
đơn vị bán để nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua hàng trực
tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá
về doanh nghiệp.
+ Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng
kinh tế được ký hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng
tại kho của bên mua hay tại địa điểmdo bên mua quy định trước.
- Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu hàng hoá, việc mua
hàng nhập khẩu cũng có thể được tiến hành theo hai phương thức: nhập khẩu
trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác.
+ Nhập khẩu trực tiếp là phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham
gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp đàm phán, kýkết hợp đồng với nước ngoài;
trực tiếp nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
+ Nhập khẩu uỷ thác là phương thức kinh doanh mà trong đó đơn vị tham gia
hoạt động nhập khẩu (có đăng ký kinh doanh xuất - nhập khẩu, có giấy phép
xuất - nhập khẩu) không đứng ra trực tiếp đàm phán với nước ngoài mà phải
nhờ qua một đơn vị xuất - nhập khẩu có uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu
cho mình.
Như vậy, đối với phương thức nhập khẩu uỷ thác, sẽ có hai bên tham gia
trong hoạt động nhập khẩu, gồm: bên giao uỷ thác nhập khẩu (bên uỷ thác) và
bên nhận uỷ thác nhập khẩu (bên nhận uỷ thác).
• Các chính sách hỗ trợ khác – promotion: Các hoạt động hỗ trợ chủ yếu
là các hoạt động hỗ trợ của bên mua với các chủ thể thuộc bên bán, có thể là
17
cá nhân hay tổ chức, nhằm giúp quá trình mua hiệu quả, đồng thời tạo ra mối
quan hệ cùng có lợi để duy trì nguồn hàng ổn định. Việc hỗ trợ hay xúc tiến
của bên mua có thể là việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trong việc tổ chức các
nguồn hàng. Chẳng hạn các cơ sở thu mua sản phẩm nông nghiệp có thể hỗ
trợ những người nông dân về tư liệu sản xuất, phân bón, thuốc trừ sâu, bao
tiêu sản phẩm, các phương tiện vận chuyển, các giải pháp kỹ thuật và những

điều kiện khác nhằm đảm bảo chắc chắn rằng, với điều kiện sản xuất và kinh
doanh như vậy, nguồn hàng mà công ty mua sẽ được sản xuất trong điều kiện
đảm bảo chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm đáp ứng nhu cầu của khách
hàng mục tiêu của công ty kinh doanh hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng nhập
khẩu. Tùy thuộc vào những cam kết ràng buộc, mục tiêu khai thác nguồn
hàng, tầm quan trọng của nguồn hàng được lựa chọn mà doanh nghiệp khi
mua hàng có những phương thức hỗ trợ nguồn hàng một cách phù hợp và
hiệu quả nhất nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm hàng hóa, duy trì khả năng
cạnh tranh và phát triển bền vững của mình.
1.2.3. Vai trò của chính sách thu mua chế biến trong doanh nghiệp
Chính sách thu mua, chế biến có vai trò vô cùng quan trọng vì quá trình thu
mua, chế biến là các khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh của doanh
nghiệp. Cần có chính sách thu mua hợp lý, chính xác để có được sản phẩm tốt
nhất, chất lượng tốt nhất, chọn được nhà cung cấp tốt nhất đem lại lợi ích
kinh tế cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ta còn có
thể xác định được phương thức thu mua hợp lý, giả cả hợp lý, nâng cao khả
năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ có khả năng cạnh tranh
cao trên thị trường nếu giá thành của họ thấp. Điều này phụ thuộc vào chi phí
mua hàng của doanh nghiệp bao gồm: giá cả mua hàng và cả những chi phí
phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng.
18
Chính sách mua hàng nhằm mục tiêu chung nhất là cung cấp cấp cho các
doanh nghiệp những hàng hóa nhằm thỏa mãn thường xuyên đầy đủ nhất cho
nhu cầu tiêu dùng về mặt số lượng chất lượng, chủng loại hàng hóa với chi
phí thấp nhất. Do đó, cần có chính sách thu mua và chế biến hợp lý để giảm
thiểu chi phí kinh doanh
- Chính sách thu mua chế biến còn đem lại sự đảm bảo nguồn nguyên liệu cho
chế biến hàng hóa cung cấp ra thị trường tránh tình trạng gián đoạn trong kinh
doanh.
- Một vai trò không kém phần quan trọn của chính sách mua là duy trì được

mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp. Do đó có thể duy trì nguồn hàng
ổn định về số lượng và luôn đảm bảo về chất lượng. như vậy, với chính sách
thu mua chế biến hợp lý, nhà cung cấp có thể trở thành một bộ phận cấu thành
của doanh nghiệp, phối hợp chặt chẽ với doanh nghiệp để thỏa mãn nhu cầu
của khách hàng hiện hữu và tương lai của mình để phát triển kinh doanh ổn
định, tăng lợi nhuận, tăng thu nhập và phát triển bền vững.
• Mục tiêu chi phí.
Trong kinh doanh những hàng hóa chất lượng nhu nhau, nhưng nếu giá cả
thấp sẽ tạo điều kiện tiêu thụ hàng hóa nhanh hơn. Vì vậy, phấn đấu giảm chi
phí là yếu tố quan trọng. Muốn thực hiện được mục tiêu này với những mặt
hàng đáp ứng yêu cầu kinh doanh doanh nghiệp cần phải phấn đấu mua với
giá rẻ nhấp, chi phí mua hàng thấp nhất.
• Mục tiêu chất lượng
Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới tiêu thụ và khả năng
cạnh tranh thành công của doanh nghiệp, nhất là trong điều kiện hiện nay
19
cung luôn luôn có xu hướng lớn hơn cầu. Vì vậy, hàng hóa phải đảm bảo chất
lượng tối ưu chứ không phải là tối đa. Ở đây chất lượng theo quan điểm của
người mua là chất lượng phù hợp nhất với một nhu cầu xác định
• Mục tiêu an toàn
Để tránh gián đoạn dự trữ của doanh nghiệp, cần phải tìm được người cung
ứng đảm bảo giao hàng đều đặn, đúng thời hạn. Giao hàng đúng thời hạn đảm
bảo doanh nghiệp luôn có hàng để bán. Vì vậy, quan trọng là người cung ứng
cần phải tuân thủ đúng thời hạn đã dự kiến.
1 .1 Các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách mua hàng của doanh nghiệp
1.3.1 Nhân tố khách quan
• Chủ trương, chính sách của đảng, nhà nước
Chủ trương, chính sách của đảng, nhà nước là nhân tố tác động gián tiếp quan
trọng tới chính sách thu mua, chế biến của doanh nghiệp: như các chính sách
tài chính, thuế, tỉ giá hối đoái, lãi xuất tín dụng và các chính sách thu mua, hỗ

trợ của nhà nước Các chính sách của nhà nước tác động trực tiếp tới chính
sách thu mua của doanh nghiệp
• Môi trường kinh doanh: Cơ sở hạ tầng như hệ thống giao thông vận tải,
thông tin liên lạc, nó ảnh hưởng nhất định đến quá trình mùa hàng, chẳng hạn
nó ảnh hưởng tới chi phí vận chuyển, chi phí giao dịch và thực hiện hợp
đồng điều này có nghĩa là nó sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh
doanh.
Môi trường nhân khẩu, phong tục, tập quán, thói quen trong tiêu dùng hoặc
trong kinh doanh của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia., tốc độ gia tăng dân số, thu
20
nhập, trình độ dân trí, thói quen trong tiêu dùng tất cả các yếu tố này đều
ảnh hưởng tới lượng cầu về các loại hàng hóa sản xuất trong nước và hàng
hóa nhập khẩu.
Bên cạnh đó, môi trường pháp luật có ảnh hưởng lớn đến chính sách mua
hàng của doanh nghiệp như chính sách thuế, hạn ngạch nhập khẩu, và kiểm
soát ngoại tệ. Môi trường kinh doanh thuận lợi hay khó khăn cũng tác động
trực tiếp tới chính sách thu mua của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh
thuận lợi thì chính sách thu mua dễ được hoạch định và ngược lại
• Nhà cung cấp: Nhà cung cấp đối với doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan
trọng, nó đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành ổn định
theo kế hoạch và đã được định trước. Vấn đề đặt ra là yêu cầu của việc cung
cấp phải đầy đủ về số lượng, kịp thời gian, đảm bảo về chất lượng và ổn định
về giá cả. Một sự sai lệch trong quan hệ với nhà cung cấp là ảnh hưởng tới
hoạt động kinh doanh của bản thân doanh nghiệp. Điều này lưu ý các nhà
quản trị là phải tìm cách đến được các nguồn tin cậy, ổn định và giá cả hợp lý.
Doanh nghiệp thương mại kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau. Mỗi mặt
hàng có thể có một hoặc nhiều người cung ứng. Trong những trường hợp như
vậy sẽ có sự cạnh tranh về những người cung ứng. Việc lựa chọn nhà cung
ứng có những ưu nhược điểm nhất định. Một nhà cung ứng thì quan hệ dễ
dàng, dễ theo dõi, giảm chi phí vận chuyển, dễ gây khó khăn cho doanh

nghiệp và không an toàn. Còn chọn nhiều nhà cung ứng sẽ có quyền lựa chọn,
có sự cạnh tranh giữa các nhà cung ứng về các mặt hàng có giá cả chất lượng,
có thể trả giá và an toàn hơn trong kinh doanh do đó, để đảm bảo người
cung ứng cho doanh nghiệp cần có chính sách hợp lý như không hoàn toàn lệ
thuộc vào một người cung ứng tạo ra sự lựa chọn tối ưu, cần theo dõi thường
xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của
21
người cung ứng hàng hóa.
- Nhu cầu khách hàng: Nhu cầu khách hàng ảnh hưởng lớn nhất tới chính
sách thu mua, chế biến của doanh nghiệp. Từ việc xác định được nhu cầu
khách hàng, chính sách thu mua sẽ định ra được chiến lược thu mua, số
lượng, chất lượng sản phẩm, đề ra chính sách giá cả và phương thức thu mua
hợp lý. Nhu cầu khách hàng là một trong những nhân tố quan trọng tác động
tới chính sách thu mua của doanh nghiệp.
- Đối thủ cạnh tranh: Đối thủ cạnh tranh ảnh hưởng lớn đến cả chính sách
thu mua và bán hàng của doanh nghiệp. Trong mua hàng công ty phải cạnh
tranh về yếu tố đầu vào. Nếu công ty có nhiều đối thủ cạnh tranh thì công tác
thu mua của công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn và công ty sẽ không được
hưởng nhiều ưu đãi của nhà cung ứng. Do đó, trên cơ sở phân tích hành động
của đối thủ cạnh tranh có thể đề ra chiến lược và chính sách thu mua, chế biến
hợp lý nhằm đạt được những ưu thế và lợi ích tích cực cho hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, đối thủ cạnh tranh là một yếu tố quan trọng
tác động đến chính sách thu mua, chế biến của doanh nghiệp
1.3.2 Nhân tố chủ quan
- Chiến lược kinh doanh: chiến lược kinh doanh là một định hướng lớn, đưa
ra các xu hướng phát triển của doanh nghiệp trong một thời gian tương đối
dài. Chiến lược kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ được hướng đi, mục
đích của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội và tạo được
lợi thế cạnh tranh bằng cách vận dụng các nguồn lực của doanh nghiệp với
kết quả cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Chiến lược kinh doanh doanh

nghiệp là nhân tố chủ đạo tác động tới chính sách thu mua của doanh nghiệp,
tùy từng thời điểm và giai đoạn mua hàng. Mục tiêu sản phẩm chiến lược,
22
mục tiêu chất lượng, mục tiêu chi phí, mục tiêu an toàn từ đó có thể xác
định được thu mua sản phẩm nào? Chất lượng ra sao? Đạt được mục tiêu
của doanh nghiệp. Từ đó có thể xác định được chính sách thu mua như thế
nào cho hợp lý
• Quan điểm, nhận thức, tầm nhìn và sự cam kết, quyết tâm của lãnh
đạo điều hành công ty
Quan điểm, nhận thức, tầm nhìn của ban lãnh đạo điều hành công ty đóng vai
trò vô cùng quan trọng cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh nói chung
và chính sách thu mua hàng hóa nói chung. Kinh doanh có kiếm được lợi hay
không phụ thuộc rất nhiều vào họ và đặc biệt là các nhà hoạch định chính
sách thu mua của công ty. Các nhà hoạch định chính sách của công ty cần có
sự hiểu biết rộng rãi, có đầy đủ kiến thức về pháp luật, kinh tế, kinh doanh, về
ngành hàng, về thị trường hàng hóa, từ đó mới có thể đưa ra những chính
sách hợp lý cho chính sách mua hàng của doanh nghiệp
• Nguồn nhân lực : Vai trò của nhân viên mua hàng trong quá trình thu
mua là rất lớn. Trình độ chuyên môn của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến khối
lượng, chất lượng, chi phí trong công tác thu mua và chế biến hàng hóa. Cần
phải có chính sách hỗ trợ đào tạo, tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên ,họ cần
phải có hiểu biết sâu rộng về hàng hóa mà mình được giao, phải nắm được
mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, có khẳ năng phân tích những ảnh
hưởng của thị trường, có kinh nghiệm mua hàng, có thể nắm bắt được và hiểu
biết chính sách kinh tế, pháp luật của nhà nước về mặt hàng được giao.
• Khả năng tài chính: Đây là tiền đề vật chất cho mọi hoạt động, nhất là
hoạt động mua hàng. Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng được tiến
hành nhanh chóng, tránh tình trạng trì trệ trong mua hàng, giảm được chi phí
23
trong khâu mua hàng. Mặt khác nếu doanh nghiệp có nguồn vốn lớn sẽ thì sẽ

chớp được cơ hội lớn trong các thương vụ kinh doanh của mình. Qua đó cũng
có thể đề ra chính sách thu mua hợp lý cho doanh nghiệp
• Cơ sở vật chất kỹ thuật: Cơ sở vật chất kỹ thuật phản ảnh thực lực của
doanh nghiệp. Nếu cơ sở vật chất hiện đại thì sẽ nhanh chóng nắm bắt được
thông tin, có nhiều cơ hội để chớp lấy thời cơ mua hàng nhanh hơn, tốt
hơn, và có thể đề ra phương thức thu mua hợp lý, tác động trực tiếp tới chi
phí thu mua và chính sách thu mua, chế biến của doanh nghiệp. sản phẩm chế
biến có tốt hay không phụ thuộc chủ yếu vào dây chuyền sản xuất của doanh
nghiệp .Cơ sở vật chất kỹ thuật ở đây có thể là cơ sở hạ tầng của doanh
nghiệp như nhà xưởng, kho bãi, phương tiện vận chuyển, máy móc thiết bị
phục vụ cho việc bảo quản hàng hóa đồng thời còn là thiết bị kiểm định hàng
hóa mua vào.
• Trình độ tổ chức quản lý. Hoạt động thu mua cà phê của công ty là một
hoạt động đầu tiên và quan trọng để hoạt động kinh doanh cà phê đem lại
hiệu quả tốt nhất, do đó, đòi hỏi khâu tổ chức quản lý phải hết sức chặt chẽ và
phối hợp một cách đồng bộ tránh lãng phí thời gian tiền bạc trong quá trình
thu mua. Nhà quản trị phải có trình độ, kiến thức, năng động, sáng tạo, thu
thập và xử lý thông tin một cách nhanh chóng. Hoạt động mua hàng có hiệu
quả hay không hiệu quả một phần quan trọng là do quyết định của nhà quản
trị có kịp thời và chính xác hay không.
• Thói quen thu mua chế biến của doanh nghiệp
Con người thường ngại những thay đổi, doanh nghiệp là một tập thể con
người cũng vậy. Do đó, khi làm một việc gì thường người ta cứ theo thói
quen cũ mà làm. Chính sách mua hàng cũng vậy. Trong thực tế nhiều khi các
24
doanh nghiệp tỏ ra ngại không muốn mở rộng chính sách tìm kiếm nhà cung
cấp mới và chỉ làm ăn với một hoặc vài nhà cung cấp và họ có thể tin tưởng.
Thói quen này tốt nếu trên góc độ họ tạo ra được mối quan hệ hợp tác lâu dài,
bền vững. Tuy nhiên, cũng vì thói quen này mà nhiều doanh nghiệp đã rơi
vào tình thế khó khăn khi đối tác bị phá sản hoặc không đủ năng lực cung

cấp hàng hóa cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đối tác đột nhiên không thể
thực hiện hợp đồng. Điều đó ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp. Như vậy thói quen thu mua, chế biến của doanh nghiệp cũng là
một trong các nhân tố tác động tới chính sách thu mua, chế biến của doanh
nghiệp
25