Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An

Chuyên đề thực tập chuyên ngành
MỤC LỤC
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
1. BCTC
2. GTGT
3. NVL
4. NXB
5. SX
6. TSCĐ
Báo cáo tài chính
Giá trị gia tăng
Nguyên vật liệu
Nhà xuất bản
Sản xuất
Tài sản cố định
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
2
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Nguyên vật liệu là một chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính. Giá trị sử
dụng nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng tương đối lớn trong chi phí sản
xuất kinh doanh. Quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo tốt
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi

nhuận cho toàn công ty.
Công ty cổ phần Tràng An là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong
cả nước về lĩnh vực sản xuất bánh kẹo. Cũng như những doanh nghiệp sản xuất
khác nguyên vật liệu chiếm vị trí quan trọng trong tổng chi phí sản xuất của doanh
nghiệp. Những thông tin kịp thời, nhanh chóng, chính xác về nguyên vật liệu giúp
cho bộ phận quản lý có những quyết định đúng đắn phục vụ quá trình sản xuất. Vì
vậy kế toán nguyên vật liệu được công ty đặc biệt chú trọng quan tâm, việc hạch
toán một cách khoa học, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Qua quá trình học tập nghiên cứu lý luận kết hợp với xem xét thực tiễn trong
thời gian thực tập tại công ty cổ phần Tràng An, em đã thấy được tầm quan trọng
của công tác kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Vì vậy, em đã chọn đề tài
“Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An” là để tài để
hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp .
Kết cấu đề tài
Chuyên đề tốt nghiệp của em bao gồm ba phần:
Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
Tràng An
Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An
Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An
Em xin chân thành cảm ơn TS Phạm Thành Long và các nhân viên trong
phòng kế toán tại công ty cổ phần Tràng An đã giúp em hoàn thành tốt chuyên đề
tốt nghiệp này.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
4
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN
VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An
Công ty cổ phần Tràng An là doanh nghiệp Nhà nước đã được cổ phần hóa
với số vốn của Nhà nước chiếm 51% thuộc công ty sản xuất kinh doanh đầu tư và

dịch vụ Việt Hà, số vốn điều lệ là 22 tỷ đồng, trực thuộc Sở Công nghiệp Hà Nội,
hạch toán kinh tế độc lập và có tư cách pháp nhân. Với qui mô sản xuất lớn và mặt
hàng sản xuất chính là các loại bánh kẹo, công ty cổ phần Tràng An đã tìm cho
mình một chỗ đứng vững chắc trên thị trường trong nước đặc biệt là khu vực miền
Bắc. Vì thị trường tiêu thụ luôn là vấn đề sống còn đảm bảo cho sự phát triển của
công ty nên công ty luôn phải liên tục đổi mới để đón đầu thị trường và giữ vững uy
tín, chất lượng và mẫu mã sản phẩm là một trong những bí quyết quan trọng tạo nên
sự thành công của công ty cổ phần Tràng An. Công ty cổ phần Tràng An có đặc
điểm sản xuất là doanh nghiệp sản xuất đơn giản, sản xuất với khối lượng lớn, chu
kỳ sản xuất ngắn và được sản xuất liên tục, thường xuyên nên hầu như không có sản
phẩm dở dang hoặc có cũng không đáng kể. Hơn nữa là doanh nghiệp sản xuất bánh
kẹo, sản phẩm sản xuất ra phải đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì vậy
quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là quy trình khép kín từ lúc NVL đổ vào sản
xuất cho tới khi sản phẩm hoàn thành. Mặt khác trong quá trình hình thành và phát
triển ban giám đốc công ty luôn chú trọng tới bộ máy tổ chức quản lý của công ty.
Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo nguyên tắc tập trung, phân công
phân nhiệm rõ ràng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau. Việc điều
hành công ty được thực hiện theo phương thức trực tuyến nhằm phát huy tối đa
năng lực làm việc độc lập và sáng tạo của từng thành viên.
Hiện nay, có thể thấy các doanh nghiệp vừa là những đơn vị kinh tế cơ sở,
vừa là tế bào của nền kinh tế thị trường và đây là nơi trực tiếp diễn ra các hoạt động
sản xuất kinh doanh sản phẩm nhằm cung cấp các dịch vụ cho nhu cầu tiêu dùng xã
hội. Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì các doanh
nghiệp cần phải có đối tượng lao động mà đối tượng lao động chính là nguyên vật
liệu. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động dưới dạng vật chất, là một trong
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
những điều kiện thiết yếu của quá trình sản xuất và chỉ tham gia vào một chu trình
sản xuất nhất định đồng thời giá trị của nó được chuyển thẳng vào giá trị của thành

phẩm. Nguyên vật liệu rất phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật, về đặc
tính lý hóa, nó tồn tại dưới nhiều trạng thái khác nhau. Việc cung cấp nguyên vật
liệu có kịp thời hay không, về cả chất lượng, số lượng, chủng loại, hay qui cách có
phù hợp hay không có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình sản xuất kinh doanh của
toàn doanh nghiệp.
Tại công ty cổ phần Tràng An có đặc điểm là đơn vị sản xuất hàng thực
phẩm qui mô lớn với nhiều chủng loại bánh kẹo khác nhau nên nguyên vật liệu
chính mà công ty sử dụng cũng mang tính đặc thù riêng như đường, bột mỳ, trứng,
bơ, sữa, các loại hương liệu Sản lượng hàng năm của công ty lên tới gần 18,000
tấn sản phẩm, với nhiều chủng loại sản phẩm, mẫu mã qui cách khác nhau vì thế
nguyên vật liệu của công ty cũng rất đa dạng về mẫu mã, chủng loại và yêu cầu về
từng nguyên vật liệu cũng khá chi tiết và phức tạp. Nguyên vật liệu mà công ty sử
dụng chủ yếu là hàng thực phẩm mang tính thời vụ, nó phụ thuộc rất nhiều vào thời
tiết, mùa vụ và công tác sản xuất của ngành nông nghiệp. Những loại nguyên vật
liệu mà công ty sử dụng hầu như đều có thời gian sử dụng ngắn vì thế yêu cầu bảo
quản những nguyên vật liệu này cũng đòi hỏi cao về tất cả các mặt như chất lượng,
mẫu mã hay số lượng, nếu để quá lâu hoặc bảo quản không tốt sẽ làm biến đổi tính
chất làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm, qua đó có thể ảnh hưởng tới uy tín
của toàn công ty.
Hầu hết những nguyên vật liệu đều bắt nguồn từ sản xuất nông nghiệp, mà
tại nước ta ngành nông nghiệp lại mang tính thời vụ, không ổn định chịu ảnh hưởng
nhiều của thời tiết nên chất lượng và sản lượng của NVL mà công ty thu mua cũng
biến động thường xuyên. Mặt khác giá cả của NVL cũng thay đổi theo thời vụ và
theo thời kỳ, trong khi đó quá trình sản xuất của công ty thì luôn phải diễn ra liên
tục không thể để gián đoạn trong một thời gian nào đó vì có thể ảnh hưởng rất nhiều
tới kết quả hoạt động kinh doanh của toàn công ty, do đó công ty luôn phải có kế
hoạch thu mua, sử dụng và dự trữ hợp lý đồng thời cần phải bảo quản tốt để luôn có
thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất và phù hợp với thực tế không làm ảnh hưởng tới
quá trình hoạt động của toàn công ty. Do hầu hết các nguyên vật liệu mà công ty
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B

6
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
dùng trong sản xuất đều mang tính thời vụ phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện môi
trường, thời tiết và các điều kiện khách quan khác nên vấn đề dự trữ bảo quản
nguyên vật liệu cũng được công ty đặc biệt quan tâm, để luôn đảm bảo rằng luôn có
sẵn vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.
Ngoài số lượng, qui cách và chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất đa
dạng và phong phú, đồng thời những NVL này là các chất hữu cơ có tính chất lý
hóa khác nhau, thời gian sử dụng lại ngắn rất dễ bị phân hủy, hư hỏng và chịu ảnh
hưởng nhiều của điều kiện thời tiết và môi trường bảo quản, vì vậy mỗi loại NVL
cần có một cách bảo quản riêng một cách cẩn thận để luôn đảm bảo đúng tiêu chuẩn
của vật tư để có được NVL tốt nhất khi đưa vào sản xuất sản phẩm. Đồng thời tránh
tình trạng mất mát hay hỏng hóc thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho.
Mặt khác, nguyên vật liệu đóng vai trò là yếu tố cơ bản của quá trình sản
xuất kinh doanh, là thành phần chính để cấu thành nên sản phẩm. Quá trình sản xuất
sản phẩm có được thực hiện đều đặn hay không phụ thuộc rất lớn vào nguyên vật
liệu có đảm bảo đủ số lượng, kịp thời gian, đúng qui cách, phẩm chất hay không.
Đây là một vấn đề bắt buộc đối với các doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo như công
ty cổ phần Tràng An, nếu thiếu yếu tố quan trọng này thì khối sản xuất sẽ bị ngưng
trệ ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, công ty cần phải có một hệ thống những chính sách quản lý
khoa học và đúng tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật, hay bộ máy kế toán phải có tay
nghề cao để có được lượng nguyên vật liệu không chỉ đầy đủ về số lượng mà còn
đúng về chất lượng, chủng loại, mẫu mã và giá cả hợp lý để có thể đảm bảo được
quá trình sản xuất luôn được vận hành liên tục nâng cao hiệu quả kinh doanh của
công ty.
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An
Công ty cổ phần Tràng An là doanh nghiệp sản xuất với qui mô lớn, các mặt
hàng sản xuất luôn đa dạng và phong phú về mẫu mã, qui cách. Để đáp ứng được
nhu cầu sản xuất lớn như vậy công ty cần phải sử dụng một lượng nguyên vật liệu

tương đối lớn về khối lượng, đa dạng về chủng loại và chất lượng luôn phải đảm
bảo. Việc mua sắm nguyên vật liệu được lập kế hoạch hàng năm đảm bảo cho quá
trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục dựa trên cơ sở và các điều kiện sau:
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh cả kỳ kế toán.
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cho từng phân
xưởng sản xuất, từng chủng loại sản phẩm riêng.
- Định mức nguyên vật liệu dự phòng cho cả quá trình sản xuất.
- Yêu cầu về tiến độ sản xuất trong một năm, tùy theo từng thời kỳ vì đây
là doanh nghiệp sản xuất chủ yếu theo mùa vụ.
- Cân đối nguyên vật liệu tồn kho của doanh nghiệp.
- Kế hoạch tài chính trong công ty vào từng thời kỳ.
 Khâu thu mua nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu cũng như căn
cứ vào quá trình sản xuất thực tế, bộ phận cung ứng vật tư (phòng kỹ thuật- vật tư)
tiến hành tìm hiểu thị trường, giá cả thị trường, lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù
hợp, đồng thời ký kết hợp đồng nhập kho nguyên vật liệu. Hầu hết các nguyên vật
liệu của công ty là do công ty tự tổ chức tìm hàng và thu mua. Nguồn hàng của
công ty hết sức đa dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc dân, hợp tác xã hoặc
thị trường tự do theo giá thỏa thuận.
Khi có quyết định của giám đốc về vấn đề mua một thứ vật liệu nào, lúc đó
phòng kỹ thuật - vật tư phải cung cấp đầy đủ ba bộ hồ sơ báo giá, sau khi xem xét,
cân nhắc sẽ chọn ra một nhà cung cấp đảm bảo được các chỉ tiêu về yêu cầu kỹ
thuật và kinh tế ở mức tối ưu nhất. Khi đó phòng kỹ thuật- vật tư tiến hành thu mua,
việc mua sắm nguyên vật liệu phải được thông qua hợp đồng ký kết giữa đơn vị và
nhà cung cấp đồng thời phải đảm bảo được rằng tất cả các loại nguyên vật liệu mua
về đều phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không mua
sắm vật liệu trôi nổi không rõ nguồn gốc xuất xứ, chất lượng không đảm bảo vì chất

lượng nguyên vật liệu kém sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm và uy tín
của công ty.
Quá trình cung ứng vật tư phải diễn ra kịp thời theo đúng kế hoạch để đảm
bảo cho quá trình sản xuất luôn vận hành liên tục không bị gián đoạn vì lý do
nguyên vật liệu trong kho không đủ để cung cấp cho các phân xưởng sản xuất. Khi
vật liệu về tới doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn thuế giá trị gia tăng do nhà
cung cấp lập và hóa đơn công ty nhận được là liên 2 - hóa đơn giao cho khách hàng.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
8
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Nguyên vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm tra kỹ càng, đối chiếu với hợp
đồng mua hay kế hoạch thu mua về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, giá trị thực
tế thu mua để chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán. Đi đôi với việc kiểm tra
với hợp đồng thu mua, số vật tư mua về còn phải tiến hành kiểm tra bởi bộ phận
KCS trước khi nhập kho. Những vật tư không đúng về chất lượng trong thời gian
bảo hành, phòng kỹ thuật- vật tư có trách nhiệm xử lý với nhà cung cấp về số hàng
đó đồng thời quyết toán và thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp.
 Khâu bảo quản nguyên vật liệu
Khi nguyên vật liệu đã về tới doanh nghiệp nhập kho theo đúng qui định thì
vấn đề quản lý nguyên vật liệu là cần thiết khách quan của mọi nền sản xuất xã hội
đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất lớn. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất
khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng khác
nhau. Sau khi tiếp nhận nguyên vật liệu từ nhà cung cấp nghĩa là trách nhiệm trực
tiếp bảo quản và sản xuất đã được chuyển giao cho doanh nghiệp, đồng thời cũng
được vận chuyển thẳng tới kho để quản lý. Kho là nơi tập trung dự trữ nguyên vật
liệu chuẩn bị cho quá trình sản xuất đồng thời đây cũng là nơi thành phẩm của công
ty trước khi mang đi tiêu thụ được cất giữ, bảo quản. Do đặc điểm, tính chất đa
dạng, phức tạp của nguyên vật liệu nên hệ thống kho chứa của doanh nghiệp phải có
nhiều loại, nhiều vị trí khác nhau phù hợp với từng loại nguyên vật liệu công ty sử
dụng. Ngoài kho chứa nguyên vật liệu thì thiết bị trong kho là những phương tiện

khá quan trọng để đảm bảo giữ gìn toàn vẹn chất lượng, số lượng nguyên vật liệu.
Vì nguyên vật liệu mà công ty cổ phần Tràng An sử dụng có nhiều đặc điểm
phức tạp, tính chất lý hóa khác nhau, chủng loại đa dạng phong phú nên khi tổ chức
quản lý kho công ty đã đặt ra những nhiệm vụ cần giải quyết:
- Bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, hạn chế ngăn
ngừa hư hỏng mất mát đến mức tối thiểu.
- Luôn có thể nắm chắc tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào
nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất cho quá trình sản xuất.
- Phải đảm bảo được thuận tiện cho quá trình nhập kho hay xuất kho cho
sản xuất, kiểm tra vào bất cứ lúc nào.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Đồng thời nhiệm vụ cuối là phải đảm bảo hạ thấp được chi phí bảo quản,
sử dụng hợp lý và tiết kiệm được diện tích của các kho chứa nguyên vật
liệu.
Việc tổ chức kho nguyên vật liệu tại công ty phải đảm bảo được những
nhiệm vụ đặt ra như trên, nhưng để đảm bảo được việc thực hiện những nhiệm vụ
trên công tác quản lý nguyên vật liệu phải thực hiện được các nội dung về công tác
sắp xếp nguyên vật liệu sao cho hợp lý, vấn đề bảo quản hay thực hiện những qui
định do công ty đề ra.
Việc sắp xếp nguyên vật liệu trong kho được công ty tổ chức dựa vào tính
chất, đặc điểm nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống kho trong doanh
nghiệp để sắp xếp các loại vật tư một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo an toàn, ngăn
nắp, thuận tiện cho việc nhập xuất vật tư và kiểm kê khi cần thiết. Vì thế công ty đã
phân khu chứa nguyên vật liệu, phân loại từng kho, đánh số, ghi ký hiệu vị trí của
từng loại nguyên vật liệu một cách hợp lý. Vấn đề bảo quản nguyên vật liệu rất
quan trọng phải được thực hiện theo đúng qui trình, qui phạm do nhà nước đưa ra,
qui định mà công ty đã đặt ra đối với từng kho, từng nguyên vật liệu để đảm bảo an
toàn chất lượng nguyên vật liệu tránh ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm trong quá

trình sản xuất và uy tín của công ty. Ngoài vấn đề công tác sắp xếp nguyên vật liệu
sao cho hợp lý và việc bảo quản theo đúng qui định thì công tác xây dựng những
nội qui về chế độ trách nhiệm và chế độ kiểm tra trong việc bảo quản nguyên vật
liệu trong từng kho, từng vị trí bảo quản. Từ những nội dung và nhiệm vụ đề ra đối
với vấn đề quản lý nguyên vật liệu thì công ty cổ phần Tràng An đã xây dựng được
cho mình một hệ thống kho quản lý nguyên vật liệu hợp lý, phù hợp với qui mô sản
xuất của công ty mình có thể đảm bảo tốt việc quản lý vật tư dễ dàng hơn.
 Khâu sử dụng nguyên vật liệu
Sử dụng nguyên vật liệu của các xí nghiệp sản xuất là việc chuyển nguyên
vật liệu từ các kho trong doanh nghiệp xuống các phân xưởng, xí nghiệp sản xuất.
Việc cấp phát nguyên vật liệu kịp thời, nhanh chóng, chính xác và khoa học sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho việc tận dụng có hiệu quả cao năng suất lao động của công
nhân, máy móc thiết bị làm cho sản xuất được tiến hành liên tục, từ đó làm tăng
chất lượng sản phẩm đồng thời hạ giá thành sản phẩm. Bất cứ một sự không đầy đủ,
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
10
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
kịp thời và đồng bộ nào của nguyên vật liệu đều có thể gây ra ngừng trệ sản xuất,
gây ra sự tổn thất trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Khi các bộ
phận sản xuất có nhu cầu, các giám đốc xí nghiệp thông báo trước cho bên kho từ
một tới ba ngày để tiến hành cấp phát. Số lượng nguyên vật liệu yêu cầu được tính
toán dựa trên nhiệm vụ sản xuất và hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu mà
doanh nghiêp tiêu dùng. Ngoài ra công ty còn sử dụng nguyên vật liệu theo qui
định, dựa vào khối lượng sản xuất cũng như định mức tiêu hao nguyên vật liệu của
từng phân xưởng sản xuất hay định mức tiêu hao của các loại sản phẩm trong kỳ mà
tiến hành cấp vật liệu cho bộ phận sản xuất.
Việc sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đòi hỏi được sử dụng
hợp lý, tiết kiệm, sản phẩm đảm bảo chất lượng. Những nguyên liệu đưa vào sản
xuất phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng, tiết kiệm vật tư, giảm bớt phế
phẩm. Việc quản lý nguyên vật liệu tại bộ phận sản xuất cũng được chú trọng tới, để

đảm bảo nguyên vật liệu đúng tiêu chuẩn chất lượng khi sản xuất, không bị mất mát
hư hỏng hay thất thoát và vấn đề tiết kiệm thì luôn được chú trọng tới. Muốn tiết
kiệm được chi phí nguyên vât liệu thì việc giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu trong
quá trình sản xuất luôn được đặt ra, làm sao để có chất lượng sản phẩm tốt, tiết
kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Khi nguyên vật liệu được chuyển tới bộ
phận sản xuất trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu được chuyển từ kho sang bộ
phận sản xuất. Đó là việc đối chiếu giữa nguyên vật liệu nhận về với số lượng sản
phẩm giao nộp nhờ đó mới đảm bảo được việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên
vật liệu bảo đảm hạch toán đầy đủ chính sách nguyên vật liệu vào giá thành sản
phẩm. Khi nguyên vật liệu được đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần
quan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm của đơn vị, hạ giá thành, tạo
điều kiện cho Tràng An duy trì và mở rộng thêm thị trường tiêu thụ sản phẩm của
mình, nhờ đó có thể tăng doanh thu, tăng quỹ tiền lương và đời sống công nhân viên
trong công ty không ngừng được cải thiện hơn.
Như vậy ta có thể thấy được quá trình luân chuyển nguyên vật liệu trong
công ty cổ phần Tràng An được thực hiện chặt chẽ và hợp lý ở tất cả các khâu. Ở
mỗi khâu đều được tổ chức quản lý sao cho luôn đảm bảo được quá trình sản xuất
vận hành liên tục. Việc đảm bảo công tác nguyên vật liệu có vai trò hết sức quan
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
11
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
trọng trong quá trình sản xuất, việc đảm bảo này ảnh hưởng tới năng suất của doanh
nghiệp, chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm đầu tư, đến tình
hình tài chính của công ty, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển
của toàn doanh nghiệp.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cổ phâng Tràng An
 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu
Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết của Nhà nước theo định
hướng xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị kinh doanh cùng
ngành nghề, bên cạnh việc đẩy mạnh phát triển sản xuất doanh nghiệp cần phải tìm

mọi biện pháp sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm. Quản lý nguyên vật liệu
là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty, nếu có
thể quản lý tốt tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng tốt nguyên vật
liệu sẽ làm tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm được chi phí sản xuất, giảm giá
thành sản phẩm và từ đó có thể làm tăng lợi nhuận toàn doanh nghiệp. Nguyên vật
liệu là yếu tố không thể thiếu và nó chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí
sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty được
chú trọng và thực hiện rất kỹ càng. Các kế hoạch về thu mua, dự trữ, bảo quản và sử
dụng NVL được Công ty chuẩn bị cẩn thận, hợp lý và đạt hiệu quả.
Trước tiên ở khâu thu mua nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là tài sản lưu
động của doanh nghiệp và là một khoản mục có vai trò quan trọng trong quá trình
sản xuất. Công ty luôn luôn đòi hỏi một lượng nguyên vật liệu không chỉ với số
lượng lớn mà còn phải đa dạng, phong phú về chủng loại, đúng qui cách và chất
lượng tốt. Mặt khác, do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của sản
xuất nông nghiệp, phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên và có tính thời vụ. Vì thế
kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất và tình
hình thực tế của ngành sản xuất nông nghiệp, các kế hoạch này không chỉ được lập
cho tuần, tháng hay quý mà được lập cho cả kỳ kế toán (thường là 1 năm). Hàng
tháng, quý, năm dựa vào tình hình sản xuất và khả năng tài chính của Công ty, căn
cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các sản phẩm mà công ty xây dựng kế
hoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua nguyên vật liệu sao cho hợp lý để
phục vụ quá trình sản xuất. Khi thu mua nguyên vật liệu về, trước khi nhập vào kho
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
12
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
đều được bộ phận KCS (bộ phận kiểm soát chất lượng) kiểm nghiệm về tất cả các
mặt: chủng loại, số lượng, chất lượng… Sau khi những vật tư này được kiểm
nghiệm và đạt yêu cầu sẽ được đưa vào nhập kho để sản xuất.
Đối với khâu bảo quản: Công ty cổ phần Tràng An là một doanh nghiệp sản
xuất bánh kẹo lớn do đó khối lượng nguyên vật liệu trong kho rất lớn và chủ yếu là

hàng thực phẩm dễ hỏng, chịu ảnh hưởng của nhiệt độ thời tiết nhiều, rất khó bảo
quản nên khâu bảo quản được công ty rất chú trọng. Tại mỗi xí nghiệp sản xuất
Công ty đều xây dựng kho bảo quản nguyên vật liệu cạnh các phân xưởng sản xuất.
Các kho nguyên vật liệu này đều đảm bảo đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, có đầy đủ phương
tiện thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản NVL. Trong các kho nguyên vật liệu
đều được sắp xếp hợp lý theo một qui tắc, mỗi loại nguyên vật liệu đều có một mã
vật tư riêng để thuận tiện cho việc nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên. Mỗi kho
đều có trưởng kho để trực tiếp quản lý các công việc tại kho, các nhân viên trong
kho phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác nhập xuất nguyên
vật liệu. Tại mỗi kho trong công ty đều đã đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của
một kho hàng: rộng rãi, thoáng mát, được trang bị một hệ thống thiết bị như máy
tính, máy in, có hệ thống phòng cháy nổ, có thiết bị bảo quản,…để phục vụ cho quá
trình quản lý và bảo quản nguyên vật liệu. Cuối mỗi ngày nhân viên trong kho sẽ đi
kiểm tra những nguyên vật liệu tồn cuối ngày, nếu có phát hiện NVL hư hỏng hay
không đủ số lượng cần báo ngay cho ban quản lý để có thể xử lý kịp thời, đảm bảo
cho quá trình sản xuất luôn được vẫn hành liên tục. Ngoài ra thủ kho còn có trách
nhiệm ghi chép đầy đủ, cẩn thận, nắm chắc các con số thực tế của từng loại nguyên
vật liệu để thông báo cho phòng kỹ thuật vật tư sắp xếp một cách khoa học và hợp
lý, tiện lợi cho quá trình quản lý, bảo quản tại từng kho trong doanh nghiệp.
Đối với khâu sản xuất: Những nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất là
NVL đã được đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, qui cách và chủng loại.
Nguyên vật liệu đưa vào sản xuất theo đúng định mức đã được lập bởi phòng vật tư
và theo nhu cầu sản xuất dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất,
thường không có hiện tượng xuất thừa hay thiếu nguyên vật liệu vì ngay từ khâu
xây dựng định mức cho việc xuất NVL để sản xuất đã được tổ chức một cách chặt
chẽ và có khoa học. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu để đưa vào sản xuất tại các
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
13
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
xí nghiệp đều được theo dõi chặt chẽ và được phòng kế hoạch vật tư tổng hợp lại, từ

đó sẽ xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm, từng
phân xưởng sản xuất, từ đó có thể tính ra nguyên vật liệu được sử dụng tiết kiệm
hay lãng phí. Công ty cũng đề ra những chính sách khen thưởng nếu sử dụng tiết
kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm. Ngược lại,
nếu nguyên vật liệu bị sử dụng một cách lãng phí, có hiện tượng thất thoát thì tùy
theo nguyên nhân là gì mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi
thường. Đây là phương pháp quản lý một cách hợp lý và đạt được hiệu quả, giúp
cho công ty vẫn sản xuất đảm bảo chất lượng, số lượng sản phẩm theo định mức mà
vẫn có thể giảm thiểu vấn đề thất thoát vật tư trong quá trình sản xuất.
Đối với khâu dự trữ: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là sản phẩm của
ngành nông nghiệp, để tránh sự tác động của thời tiết làm ảnh hưởng tới thời vụ sản
xuất cùng với sự biến động của giá cả thị trường để không làm gián đoạn tới quá
trình sản xuất. Công ty đã xây dựng định mức dự trữ đối với từng loại nguyên vật
liệu dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu sản xuất thực tế đối với từng loại sản
phẩm và từng xí nghiệp sản xuất. Tình hình tài chính và nhu cầu sản xuất vào kỳ
sau của công ty cũng là căn cứ để xác định xem nên dự trữ số lượng vật tư , đặc biệt
với những loại vật tư mang tính thời vụ cần phải được dự trữ với khối lượng lớn để
đảm bảo kế hoạch sản xuất cho cả năm tài chính. Vì khối lượng dự trự trong kho
luôn rất lớn đòi hỏi khâu bảo quản vật tư phải tốt và cần được chú trọng hơn để đảm
bảo cho quá trình sản xuất sản phẩm không bị ảnh hưởng.
Song song với sự quản lý của thủ kho, các giám đốc xí nghiệp, phòng vật tư,
tại phòng kế toán tài chính kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các hóa đơn, chứng
từ để tiến hành tổng hợp, phản ánh đầy đủ, chính xác số liệu về tình hình thu mua
NVL, vận chuyển, bảo quản, sản xuất, tình hình nhập - xuất - tồn kho, kiểm tra tình
hình thu mua vật tư về mặt giá trị, giá cả… nhằm cung cấp đầy đủ các thông tin kịp
thời cho ban quản lý khi có vấn đề sai xót xảy ra.
Như vậy, quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và
cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành sản
phẩm nói riêng. Việc quản lý tại từng khâu thu mua, bảo quản, dự trữ hay sử dụng
đều có ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm. Để quá trình sản xuất

Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
không bị gián đoạn thì vấn đề tổ chức quản lý vật tư rất quan trọng và cần được
công ty chú trọng tới rất nhiều.
 Phân loại nguyên vật liệu
Với qui mô sản xuất lớn nên nguyên vật liệu của công ty cổ phần Tràng An
rất phong phú và đa dạng, đồng thời có rất nhiều chủng loại mà mỗi loại lại có đặc
tính công dụng riêng biệt. Để có thể quản lý chặt chẽ từng loại nguyên vật liệu
nhằm cung cấp kịp thời cho sản xuất thì vấn đề thực hiện tốt việc lập kế hoạch thu
mua, dự trữ và bảo quản NVL, tổ chức tốt công tác kế toán NVL, từ đó phục vụ cho
yêu cầu quản trị nội bộ đòi hỏi phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại
nguyên vật liệu là việc nghiên cứu, sắp xếp chúng theo từng tiêu thức nhất định
nhằm phục vụ cho nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Để phân loại nguyên vật liệu
có rất nhiều cách khách nhau ví dụ như: phân loại theo vai trò, công dụng của
nguyên vật liệu hay phân loại theo nguồn nhập, mục đích sử dụng. Tuy nhiên, tùy
thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng đơn vị sản xuất mà lựa chọn một tiêu thức
phân loại phù hợp với doanh nghiệp mình. Đối với công ty cổ phần Tràng An không
có nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài nên nguyên vật liệu không phân theo
nguồn nhập hàng mà lựa chọn phân loại chủ yếu theo vai trò, tác dụng của chúng
trong sản xuất, ngoài ra có kèm theo mục đích sử dụng của từng loại nguyên vật
liệu. Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này đáp ứng được yêu cầu phản
ánh tổng quát về mặt giá trị đối với từng loại nguyên vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, nguyên vật liệu được phân
loại như sau:
Nguyên vật liệu chính: bột mì, sữa, đường, mạch nha, tinh dầu, bột gao…
đây là cơ sở vật chất chính để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Công ty có hơn
300 loại nguyên vật liệu chính.
Nguyên vật liệu phụ: Với số lượng sản phẩm lớn nhiều chủng loại mẫu mã
khác nhau nên các loại bao gói để đóng gói sản phẩm, các loại hương liệu, nhãn mác,

chất chống ẩm… là những nguyên vật liệu phụ trong quá trình sản xuất. Các vật liệu
này vừa tạo thêm hương vị, màu sắc, giữ được cho sản phẩm có hạn sử dụng lâu, tạo
hình thức bên ngoài, nâng cao tính năng và mẫu mã cho từng sản phẩm.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
15
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Các loại nhiên liệu: bao gồm than, dầu diezen, gas…dùng cho các loại máy
móc trong từng xí nghiệp sản xuất, cho bộ phận nồi hời, bộ phận vận chuyển…
cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
Phụ tùng thay thế, sửa chữa: bao gồm pin, dây curoa, bánh răng… dùng để
thay thế và sửa chữa các bộ phận của máy móc khi có hiện tượng hỏng hóc xảy ra
nhằm hạn chế tình trạng quá trình sản xuất bị ngưng chệ, đảm bảo luôn được vận
hành liên tục.
Phế liệu thu hồi: bao gồm thùng cacton, bao bì hỏng… Đây là những nguyên
vật liệu đã bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật
liệu của công ty có thể chia ra thành nguyên vật liệu dùng cho toàn bộ quá trình sản
xuất và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản
lý doanh nghiệp hay cho quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Những nguyên vật liệu này sau khi được phân loại phù hợp sẽ được xây
dựng các danh điểm mã vật tư tương ứng với từng loại để đảm bảo thuận tiện, tránh
nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ
nguyên vật liệu, đồng thời phòng kế toán cũng sử sụng phần mềm kế toán EFFECT
để có thể quản lý tốt hơn những vật tư này. Khi áp từng mã vật tư, danh điểm cho
từng loại vật liệu, kế toán có thể kiểm soát được số lượng vật tư lớn, nhiều chủng
loại và qui cách đồng thời cũng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công
ty cổ phần Tràng An.
 Tính giá nguyên vật liệu
Việc tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời
điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chính xác,

trung thực và thống nhất. Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc tài sản lưu động
nên phải đánh giá theo giá trị thực tế của nguyên vật liệu do nua ngoài hay tự gia
công chế biến. Để đánh giá chính xác nguyên vật liệu kế toán vật tư tại công ty phải
thực hiện đúng các nguyên tắc về giá vốn, thận trọng và nhất quán:
- Nguyên tắc giá vốn( theo chuẩn mực số 02): Vật tư phải được đánh giá
theo giá gốc, là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để có được
những vật tư ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
- Nguyên tắc thận trọng: Bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho, kế toán ghi sổ theo giá gốc, phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng
tồn kho. Trên BCTC được thực hiện trên hai chỉ tiêu: trị giá vốn thực tế
vật tư và dự phòng giảm giá HTK
- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
vật tư phải đảm bảo tính thống nhất.
Tính giá nguyên vật liệu là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
nguyên vật liệu tại các công ty sản xuất kinh doanh, tại công ty cổ phần Tràng An
nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế.
Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế là loại giá được hình thành trên cơ
sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ chứng minh các khoản chí phí hợp lý của doanh
nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.
• Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Với qui mô sản xuất lớn, nhiều chủng loại sản phẩm, nguyên vật liệu của
công ty nhập kho chủ yếu là nguồn mua ngoài và có một phần nhỏ NVL là do thuê
ngoài gia công chế biến (bao bì), do đó căn cứ vào đơn giá trên hóa đơn mua hàng,
hóa đơn vận chuyển…. Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
nên giá trị nguyên vật lý không bao gồm thuế GTGT.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau:
Giá thực tế NVL

mua ngoài nhập kho
=
Giá mua chưa
có thuế GTGT
+
Chi phí thu mua
thực tế phát sinh
-
Các khoản
được giảm trừ
Trong đó:
Giá mua chưa có thuế GTGT: là giá trước thuế GTGT được ghi trên hóa đơn
mua hàng.
Chi phí thu mua thực tế phát sinh: là những chi phí phát sinh trong quá trình
thu mua nguyên vật liệu nhập kho: chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển…
Các khoản được giảm trừ: là các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu
thương mại…
Ví dụ:
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
17
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Theo hóa đơn số 0027751 ngày 12 tháng 1 năm 2011, công ty thu mua
20,000 kg bột mì loại 1 với đơn giá trên hóa đơn là 3,760đồng.
Giá thực tế của loại vật liệu này là:
20,000 × 3,760 = 75,200,000 (đồng)
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến như sau:
Giá TT NVL thuê
ngoài GCCB
=
Giá TT NVL

xuất đi thuê
GCCB
+
CP từ DN tới nơi
gia công và
ngược lại
+
Tiền thuê
GCCB phải
trả
Ví dụ:
Ngày 03/01/2011 công ty thuê ngoài gia công chế biến cuộn bao bì cắt ngắn
thành túi đựng sản phẩm. Với giá thực tế xuất NVL để mang đi gia công là 7,805,200
đồng. Chi phí vận chuyển tới nơi gia công là 500,000 đồng. tiền thuê gia công chế
biến là 3,525,700 đồng. Tổng giá thực tế của NVL xuất gia công chế biến là:
7,805,200 + 500,000 + 3,525,700 = 11,830,900 đồng
Nhận xét:
Công ty áp dụng cách tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo phương pháp
giá thực tế là hợp lý và cũng phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam hiện hành, với
cách tính đơn giản và dễ áp dụng. Tuy nhiên hiện tại các nghiệp vụ thu mua nguyên
vật liệu phát sinh trong kỳ tại công ty còn đơn giản chủ yếu là mua ngoài trong
nước, nếu phát sinh các nghiệp vụ thu mua phức tạp hơn thì kế toán cần phải thay
đổi cho phù hợp với tình hình thực tế nghiệp vụ phát sinh và đảm bảo thực hiện
đúng chế độ kế toán.
• Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Công ty xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình
quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ,
nhập trong kỳ, kế toán NVL xác định được giá bình quân của một đơn vị nguyên
vật liệu. Căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và đơn giá bình quân để
xác định giá thực tế NVL đã xuất trong kỳ.

Theo phương pháp này, hàng ngày mỗi nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu,
kế toán nguyên vật liệu sẽ theo dõi chỉ tiêu về số lượng của từng loại vật tư. Đến
cuối tháng sau khi đã có đầy đủ thông tin về tình hình nhập trong kỳ và giá trị tồn
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
đầu kỳ của từng loại nguyên vật liệu, kế toán xác định đơn giá bình quân và giá trị
xuất kho nguyên vật liệu thực tế trong kỳ.
Sau khi đã xác định được đơn giá xuất nguyên vật liệu trong kỳ, kế toán tiến
hành tính được giá trị thực tế xuất kho NVL trong kỳ.
Ví dụ minh họa:
Cuối tháng 1/2011, sau khi kế toán tiến hành tổng hợp số nguyên vật liệu tồn
đầu tháng và nhập trong tháng, giá thực tế trong kỳ. Đồng thời căn cứ vào sổ kế
toán chi tiết, tiến hành tính đơn giá nguyên vật liệu trong tháng 1 như sau:
Bột mì loại 1:
- Tồn đầu tháng: Số lượng: 21,200 kg
Trị giá: 79,712,000 (đồng)
- Tổng số nhập trong tháng: Số lượng: 45,000 kg
Trị giá: 180,000,000 (đồng)
- Xuất kho ngày 28/1/2011: Số lượng: 1,300 kg
Giá thực tế xuất kho = 1,300 × 3923,15 = 5,100,095 (đồng)
Nhận xét:
Ưu điểm của việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân ra
quyền cả kỳ dự trữ là phương pháp này đã xác định và phản ánh khá chính xác giá
trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ, đồng thời cũng giúp cho nhân viên
công ty giảm nhẹ được khối lượng công việc kế toán ghi chép hàng ngày. Ngược lại
phương pháp tính giá này cũng gặp phải một số nhược điểm nhất định là việc tính
giá NVL xuất đều để đến cuối tháng, đã gây ảnh hưởng tới công tác quyết toán mỗi
khi cần kiểm tra, hay làm giảm đi tính kịp thời của thông tin kế toán.
Tuy nhiên công ty cổ phần Tràng An đã sử phần mềm kế toán EFFECT nên

mỗi tháng công việc tính giá nguyên vật liệu cũng đơn giản đi rất nhiều. Hàng ngày
mỗi khi có nghiệp vụ nhập xuất NVL, kế toán vật tư sẽ nhập các chứng từ: hóa đơn
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
19
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…vào phần mềm. Cuối tháng phần mềm
sẽ tự động tính ra giá bình quân cả tháng của từng loại vật tư theo công thức đã có,
như vậy độ chính xác của việc tính giá NVL xuất trong tháng sẽ chính xác hơn rất
nhiều và giảm bớt công việc phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
20
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÀNG AN
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Tràng An
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế
toán nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu trong một
kỳ kế toán. Để có thể đáp ứng được yêu cầu về quản lý sử dụng nguyên vật liệu, mà
mỗi loại nguyên vật liệu đều phải được theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn
kho trong kỳ về các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tổng giá trị. Đặc biệt với công ty cổ
phần Tràng An thì hàng tháng diễn ra rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều liên
quan tới nguyên vật liệu, mật độ nhập xuất nguyên vật liệu dày, đồng thời NVL
được sử dụng tại công ty hết sức phong phú và đa dạng, nếu thiếu một chủng loại
NVL nào đó cũng có thể gây ngừng sản xuất. Chính vì vậy hạch toán vật liệu phải
đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng chủng loại vật liệu vì thế công
tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất cần thiết đồng thời công việc hạch toán
chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình hạch toán chi phí
toàn công ty.
Với qui mô sản xuất lớn, mật độ nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày nhiều,
đồng thời trình độ kế toán cao nên công ty đã chọn phương pháp sổ số dư để hạch

toán chi tiết nguyên vật liệu.
Qui trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư được khái
quát theo sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
21
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Sơ đồ 2.1: Qui trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
Sổ sách sử dụng:
- Thẻ kho: Do thủ kho mở cho từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng
- Sổ số dư: Do cả thủ kho và kế toán chi tiết cùng thực hiện, sổ này được
mở cho cả năm và theo dõi cho từng kho riêng biệt
- Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn: Do kế toán chi tiết NVL lập theo chỉ tiêu
giá trị
Trình tự kế toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư:
Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được thẻ xong thủ kho tập hợp và
phân loại chứng từ theo từng nhóm danh điểm vật tư một. Sau đó thủ kho tiến hành
lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm nguyên vật liệu theo chứng
từ gốc rồi gửi lên phòng kế toán cho kế toán vật tư. Khi kế toán vật tư nhận được
phiếu giao nhận chứng từ của từng nhóm vật tư kèm theo bộ chứng từ gốc kế toán
phải kiểm tra cẩn thận, phân loại chứng từ và ghi giá trị hạch toán trên từng chứng
từ gốc, đồng thời tổng hợp chứng từ nhập xuất theo từng nhóm vật tư để ghi vào cột
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
22
PNK Sổ giao nhận chứng
từ nhập
Thẻ kho Sổ số dư

PXK Sổ giao nhận chứng
từ xuất
Bảng kê
lũy kế
xuất
nhập tồn
Kế toán tổng hợp
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, sau đó kế toán tiến hành lập bảng lũy kế
nhập- xuất- tồn kho theo từng kho chứa nguyên vật liệu. Căn cứ vào bộ chứng từ và
vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kế toán vật vật tư lập bảng tổng hợp nhập- xuất-
tồn nguyên vật liệu.
Thủ kho chịu trách nhiệm lập thẻ kho nhưng đồng thời cũng dựa vào thẻ kho
thủ kho ghi số lượng vật liệu ở kho vào sổ số dư sau đó chuyển lên phòng kế toán
tài chính. Sổ số dư này được kế toán vật tư lập cho từng kho và dùng cho cả năm tài
chính và giao cho thủ kho trước cuối tháng. Khi thủ kho chuyển sổ số dư lên cho kế
toán vật tư, kế toán phải kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số dư, sau đó đối
chiếu với giá trị trên bảng lũy kế nhập xuất tồn hoặc bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn
kho nguyên vật liệu.
2.1.1. Thủ tục chứng từ nguyên vật liệu
 Thủ tục chứng từ về nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu
Trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu doanh nghiệp cần
những chứng từ bắt buộc là hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho), biên
bản kiểm nghiệm vật tư và phiếu nhập kho nguyên vật liệu. Hóa đơn bán hàng do
nhà cung cấp lập, trên hóa đơn ghi rõ số lượng từng loại vật tư, hàng hóa, đơn giá
và số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Khi áp dụng thuế giá trị gia tăng
thì trên hóa đơn do người bán lập vừa bao gồm giá trị mua vật tư hàng hóa vừa bao
gồm giá trị của thuế GTGT. Trong trường hợp doanh nghiệp cũng phải thu mua vật
tư từ thị trường tự do thì doanh nghiệp phải có phiếu mua hàng thay thế cho hóa
đơn bán hàng.

Biên bản kiểm nghiệm vật tư do phòng kỹ thuật vật tư lập sau khi đã xác
định lượng vật tư mua về đúng về số lượng chất lượng, qui cách, chủng loại. Đây là
cơ sở để qui trách nhiệm trong việc thanh toán và bảo quản vật tư. Sau khi được
kiểm nghiệm kỹ càng các vật tư này sẽ được nhập vào các kho và vị trí theo qui
định và được bảo quản theo đúng tiêu chuẩn chất lượng của kho tàng bến bãi.
Phiếu nhập kho do bộ phận vật tư lập và ghi số lượng theo hóa đơn, kế toán
vật tư có trách nhiệm tính toán giá trị chính xác, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập
kho và khi số lượng thực nhập vào sổ kho. Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ dùng
để phản ánh nghiệp vụ kinh tế nhập kho nguyên vật liệu đã hoàn thành.
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
23
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Phòng kế hoạch vật tư là bộ phận đảm nhiệm việc cung ứng vật tư cho toàn
quá trình sản xuất sản phẩm, bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tình hình thực hiện
cung ứng, lên kế hoạch sản xuất cũng như vấn đề dự trữ vật tư. Căn cứ vào kế
hoạch sản xuất sản phẩm và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu, công ty tiến hành tìm
hiểu về giá cả thị trường, lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp, đồng thời ký kết
hợp đồng nhập kho nguyên vật liệu. Hầu hết các nguyên vật liệu của công ty là
công ty tự tổ chức tìm nguồn hàng và thu mua. Nguồn hàng của công ty hết sức đa
dạng và phong phú, có thể từ công ty quốc dân, hợp tác xã hoặc thị trường tự do
theo giá thỏa thuận. Việc thu mua nguyên vật liệu được tiến hành trên cơ sở thỏa
thuận giữa hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp. Hình thức thanh toán là do hai
bên tự thống nhất với nhau có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm
ứng hay thanh toán theo hình thức trả chậm.
Các chứng từ được sử dụng:
Đối với hóa đơn mua hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng là do nhà cung cấp
lập. Hóa đơn mà công ty nhận được là liên 2 - hóa đơn giao cho khách hàng, trên
hóa đơn mà công ty nhận được phải ghi đầy đủ các thông tin sau: tên, địa chỉ nhà
cung cấp, tên và địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, tên hàng hóa dịch vụ, đơn
vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng

số tiền bằng số và bằng chữ. Cuối mỗi hóa đơn GTGT đều phải có đầy đủ chữ ký
của hai bên. Hóa đơn GTGT được coi như là chứng từ gốc, là căn cứ để kế toán
nguyên vật liệu ghi vào sổ kế toán hay nhập vào phần mềm kế toán máy của công
ty. Hóa đơn GTGT này sau khi sử dụng làm căn cứ ghi lên sổ sẽ được lưu trữ, bảo
quản theo đúng qui định.
Biểu 1.1: Hóa đơn giá trị gia tăng của vật tư mua vào
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
24
CỤC THUẾ TP HÀ NỘI Mẫu số: 03GTKT 3KK
HÓA ĐƠN Ký hiệu: 01AB/11T
GIÁ TRỊ GIA TĂNG 0000012
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 12 tháng 1 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Trường Phát
Địa chỉ: Bắc Giang
Số tài khoản:
Điện thoại:
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hồng Nhung
Tên đơn vị: Công ty cổ phần Tràng An
Địa chỉ: Số 1 Phùng Chí Kiên- Nghĩa Đô- Cầu Giấy- Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0102109239
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6= 4x5
1 Bột mỳ loại 1 Kg 20,000 3,760 75,200,000
2 Bột mỳ loại 2 Kg 15,000 3,556 53,340,000
Cộng tiền hàng: 128,540,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 12,854,000

Tổng cộng tiền thanh toán: 141,394,000
Số tiền bằng chữ: Một trăm bôn mốt triệu, ba trăm chin mươi bốn nghìn đồng chẵn.\
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Chuyên đề thực tập chuyên ngành
Khi nhận được hóa đơn, giấy báo nhận hàng, phòng kế hoạch vật tư phải đối
chiếu với hợp đồng mua vật tư hoặc là kế hoạch thu mua vật tư về cả số lượng và cả
giá trị thực tế của từng loại vật tư mua vào để quyết định chấp nhận hay không chấp
Nguyễn Thị Phương Kế toán 49B
25