Hoàn thiện kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
MỤC LỤC
Đối với nguyên vật liệu nhập lại kho từ quá trình sản xuất do dư thừa,
hoặc để lại phân xưởng để sản xuất tiếp trong kỳ sau, giá thực tế được
tính bằng giá xuất bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) 10
Nguyễn Vân Chi Lớp: Kế toán A - K40
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
BTC : Bộ tài chính
CCDC : Công cụ dụng cụ
CP : Cổ phần
DN : Doanh nghiệp
GTGT : Giá trị gia tăng
HĐ GTGT : Hóa đơn giá trị gia tăng
KDPT : Kinh doanh phát triển
MST : Mã số thuế
NVL : Nguyên vật liệu
VAT : Thuế giá trị gia tăng
TTĐB : Tiêu thụ đặc biệt
TK : Tài khoản
SL : Số lượng
STT : Số thứ tự
SX : Sản xuất
Nguyễn Vân Chi Lớp: Kế toán A - K40
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Đối với nguyên vật liệu nhập lại kho từ quá trình sản xuất do dư thừa,
hoặc để lại phân xưởng để sản xuất tiếp trong kỳ sau, giá thực tế được
tính bằng giá xuất bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) 10
Nguyễn Vân Chi Lớp: Kế toán A - K40
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh

LỜI MỞ ĐẦU
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, bắt buộc
mỗi doanh nghiệp phải nỗ lực hết sức mình để tồn tại và phát triển, doanh
nghiệp phải tự trang trải chi phí cho mình và kinh doanh có lãi, điều đó đòi
hỏi các nhà quản lý phải đưa ra các biện pháp cắt giảm chi phí, phấn đấu hạ
giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu là một yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng lớn
trong cơ cấu chi phí sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Vậy làm thế nào để tiết
kiệm được chi phí nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo được số lượng sản phẩm,
đáp ứng được nhu cầu thị trường với chất lượng tốt và giá thành hạ, đó chính
là một bài toán khó đối với các nhà quản lý. Để giải được bài toán này đòi hỏi
phải có sự đóng góp không nhỏ của các nhân viên kế toán nói chung và nhân
viên kế toán nguyên vật liệu nói riêng, bằng những số liệu thực tế và công tác
hạch toán có hiệu quả, kế toán nguyên vật liệu sẽ theo dõi và đánh giá sử
dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và từ đó cung cấp thông tin bổ ích
cho nhà quản lý.
Dưới góc độ là một tài sản lưu động của doanh nghiệp và còn là một
yếu tố đầu vào quan trọng trong khâu sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm
nhiều loại, nhiều thứ lại thường xuyên biến động, vì vậy việc theo dõi và hạch
toán nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết, nếu không quản lý một cách chặt
chẽ sẽ gây ra những tổn thất về mặt kinh tế, mặt khác tổ chức tốt công tác
quản lý và hạch toán nguyên vật liệu sẽ là điều kiện để nâng cao chất lượng
sản phẩm tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động để từ đó tăng lợi nhuận
cho doanh nghiệp.
Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng của công tác quản lý và hạch toán
nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên chiếu sáng và
thiết bị đô thị và dựa trên cơ sở những kiến thức đã học, cùng với sự giúp đỡ
Nguyễn Vân Chi
4
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
nhiệt tình của Đoàn Trúc Quỳnh và các cán bộ kế toán phòng kế toán của

Công ty, em đã chọn và đi sâu nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế toán NVL
tại Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị” làm chuyên đề
thực tập của mình.
Đề tài này chỉ xin tập trung tìm hiểu sâu về công tác kế toán NVL tại
Xí nghiệp số 6, với sản phẩm chính là các loại đèn đô thị - sản phẩm mũi
nhọn của toàn Công ty.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, Chuyên đề gồm 3 chương:
Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị
Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH NN
MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị
Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH
NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị
Do kiến thức và lý luận thực tế hiểu biết chưa nhiều nên trong bài viết
của mình còn nhiều hạn chế và thiếu sót. Em rất mong được các thầy cô giáo
trong Khoa Kế toán và các cán bộ trong Công ty chỉ bảo thêm để có điều kiện
nâng cao kiến thức của mình phục vụ cho công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Nguyễn Vân Chi
5
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
CHƯƠNG I
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV CHIẾU SÁNG VÀ THIẾT BỊ ĐÔ THỊ
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
1.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị là một Công ty
hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thương mại với việc sản xuất và bán các
loại hàng hóa theo khuôn mẫu như: đèn trần, đèn tường, đèn pha, ghi bảo vệ
gốc cây …Trong đó, sản phẩm đóng vai trò chủ đạo của Công ty các loại đèn,

ống dẫn nước…
Cũng như các Doanh nghiệp cùng ngành khác, việc cung ứng NVL của
Công ty phải đầy đủ về nguyên liệu và phụ liệu.
Công ty sử dụng 2 loại vật liệu chính là nhựa cứng và thủy tinh.
Bên cạnh đó còn sử dụng rất nhiều các loại vật liệu, nhiên liệu khác
như: nhựa kéo sợi, nhựa tráng màng PP, nhựa tái sinh, cao su tổng hợp…
Các thông số, chỉ tiêu kĩ thuật của nguyên vật liệu cũng khá phức tạp.
Bên cạnh đó, số lượng, chủng loại NVL đa dạng, phong phú dẫn đến quá trình
cung ứng NVL đầu vào gặp nhiều khó khăn, tốn kém cả về mặt chi phí lẫn
thời gian. Mặt khác, nguyên vật liệu của Công ty cũng chịu ảnh hưởng không
nhỏ của các điều kiện tự nhiên như: khí hậu, thời tiết, nhiệt độ, độ ẩm….Do
đó công tác bảo quản, kiểm tra, theo dõi phải được thực hiện thường xuyên, kĩ
lưỡng.
Để đảm bảo chất lượng sản phẩm đèn sản xuất ra, các loại nguyên vật
liệu của Công ty đều được kiểm nghiệm chặt chẽ ngay từ khâu cung ứng và
được bảo quản theo các tiêu chuẩn kĩ thuật tiên tiến trong suốt quá trình lưu
kho.
Trong quá trình cung ứng, bộ phận kĩ thuật có nhiệm vụ kết hợp với bộ
phận kho để đảm bảo các loại nguyên vật liệu nhập về đáp ứng đúng yêu
Nguyễn Vân Chi
6
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
cầu kỹ thuật, chất lượng cho sản xuất sản phẩm. Hệ thống kho chứa nguyên
vật liệu của công ty luôn phải duy trì các tiêu chuẩn kỹ thuật về nhiệt độ,
độ ẩm…thích hợp cho bảo quản vật liệu, tránh ảnh hưởng tới chất lượng
các loại NVL và ảnh hưởng xấu tới chất lượng các loại hoá chất sử dụng.
Bên cạnh đó, đối với một số loại nguyên vật liệu sử dụng trong quá trính
sản xuất là các loại hoá chất, công ty cũng đưa ra các tiêu chuẩn và quy
định chặt chẽ trong sử dụng và bảo quản nhằm hạn chế tối đa sự ảnh hưởng
đối với môi trường và sức khoẻ người lao động. Hơn nữa, các loại vật liệu

của công ty đều có đặc tính dễ bắt cháy, nên quá trình bảo quản vật liệu
còn phải tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy.
1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, sử dụng cũng như kế toán
nguyên vật liệu, Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo nhiều tiêu
thức khác nhau. Việc phân loại vật liệu tại công ty được phối hợp thực hiện
bởi Phòng Kế hoạch Vật tư, Kho, Phòng kĩ thuật, Phòng Kế toán và các phân
xưởng sản xuất.
Hiện nay, nguyên vật liệu của Công ty đang được phân loại theo các
tiêu thức chủ yếu sau:
- Phân loại vật liệu theo vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình
sản xuất:
+ Nguyên vật liệu chính: là các loại vật liệu đóng vai trò chủ yếu trong
từng công đoạn sản xuất. Đối với công đoạn chuẩn bị thì NVL chính là nhựa
cứng và thủy tinh. Đối với công đoạn sản xuất bóng thì NVL chính là thủy
tinh. Đối với công đoạn sản xuất vỏ đèn thì NVL chính là vỏ của từng loại
đèn. Đối với công đoạn bao gói thì NVL chính là hộp giấy, bao bì.
+ Các loại phụ liệu: các loại phụ liệu trong quá trình sản xuất đèn của công ty
Nguyễn Vân Chi
7
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
thường chiếm tỉ trọng không lớn trong tổng giá thành sản xuất của sản phẩm.
Phụ liệu phục vụ sản xuất đèn bao gồm các loại: keo băng dính, bao bì, cao
su
+ Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp năng lượng cho quá trình sản
xuất, bao gồm các loại xăng, dầu DO, dầu FO… các loại nhiên liệu được bảo
quản riêng với các loại vật liệu khác.
+ Vật liệu khác: bao gồm các loại dây nẹp kiện, dây buộc, khoá nẹp
sắt…
- Phân loại vật liệu theo đặc tính kỹ thuật:

+ Nhựa các loại: bao gồm nhựa PP kéo sợi, nhựa PP tráng màng, nhựa
taical, hạt nhựa màu, nhựa tái sinh, nhựa dẻo UNI, nhựa BIOCAT, nhựa
LLDPE,…
+ Cao su các loại: bao gồm cao su tổng hợp, mủ cao su
+ Thủy tinh các loại : bao gồm thủy tinh 1 lớp, thủy tinh 2 lớp…
+ Các loại vật tư khác: bao gồm nẹp, kẹp sắt, băng dính, dây buộc, dây,
đinh…
Ngoài các tiêu thức phân loại trên, nguyên vật liệu của công ty còn
được phân loại và quản lý theo từng kho bảo quản, tiêu thức này chủ yếu giúp
cho quá trình quản lý, cung ứng và điều động vật liệu cho sản xuất được
nhanh chóng và thuận tiện.
Sau khi phân loại, các loại nguyên vật liệu của công ty được đánh mã
số (danh điểm), mỗi loại vật liệu sẽ có một danh điểm. Để tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác kế toán, danh điểm của các loại vật liệu đều bắt đầu với mã
số 152.
Nguyễn Vân Chi
8
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Bảng 1.1 : Danh mục các NVL chính của Công ty
STT Mã NVL Tên NVL STT Mã NVL Tên NVL
1 152001 Nhựa taical 5 152005 Thủy tinh 2 lớp
2 152002 Nhựa PP tráng
màng
6 152006 Cao su tổng hợp
3 152003 Nhựa dẻo UNI 7 152007 Nhựa BIOCAT
4 152004 Thủy tinh 1 lớp 8 152008 Thép nguội
……. …… ……… ……… ……… ……………
Nguồn: Phòng Kỹ thuật
1.1.3. Tính giá Nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức

hạch toán nguyên vật liệu, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn
kho nguyên vật liệu và để phản ánh vào các sổ sách kế toán một cách chính
xác thống nhất hợp lý. Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ.
• Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Tuỳ theo từng trường hợp nhập kho nguyên vật liệu, kế toán lựa chọn
công thức tính giá nhập kho cụ thể. Thông thường, nguyên vật liệu sử dụng
cho sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị
được nhập từ các nguồn chủ yếu là mua ngoài, gia công sơ chế, vật liệu thừa
từ sản xuất. Công thức tính giá nhập đối với từng tình huống như sau:
• Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho:
Giá thực tế
nguyên vật
liệu nhập
kho
=
Giá mua
theo hoá
đơn
GTGT
+
Thuế
nhập
khẩu
(nếu có)
+
Chi phí
thu mua
thực tế
-

Các khoản
giảm giá
hàng mua
Nguyễn Vân Chi
9
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 0097478 ngày 03/02/2011, Công ty
TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị mua của Công ty CP SX & TM
Vĩnh Phú 1 lô nhựa taical, giá mua theo hoá đơn chưa có thuế GTGT là
12.105.909 đồng, thuế GTGT 10% tương ứng là 1.210.591đồng.
Chi phí vận chuyển lô nhựa này về đến Công ty được thể hiện trên hoá
đơn GTGT số 0097388 ngày 03/02/2011, đơn vị vận chuyển đồng thời là
Công ty CP SX & TM Vĩnh Phú. Tổng chi phí vận chuyển chưa có thuế
GTGT 5% là 721.819đồng, thuế GTGT 5% là 36.091đồng.
Khi nhận được 02 hoá đơn trên, kế toán tính giá thực tế nhập của lô da
đen Napan theo công thức trên, kết quả:
Giá thực tế = 12.105.909đ + 721.819đ = 12.827.728đồng
Giá thực tế này sẽ được ghi vào Phiếu Nhập kho của lô vật liệu này.
• Đối với nguyên vật liệu nhập lại kho từ quá trình sản xuất do dư
thừa, hoặc để lại phân xưởng để sản xuất tiếp trong kỳ sau, giá thực tế được
tính bằng giá xuất bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ).
• Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Tại Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị, tất cả các
loại vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh đều được tính giá theo
phương pháp giá bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ) căn cứ vào sổ
chi tiết của từng loại NVL.
Căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán
xác định giá bình quân của một NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ
và giá bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho. Công thức tính toán
cụ thể như sau:

Đơn giá nguyên
vật liệu xuất kho
=
Giá trị NVL tồn đầu + Giá trị NVL nhập trong kỳ
Số lượng NVL tồn đầu + Số lượng NVL nhập
trong kỳ
Nguyễn Vân Chi
10
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Giá trị nguyên vật
liệu xuất kho
=
Số lượng nguyên vật
liệu xuất kho
X
Đơn giá nguyên
vật liệu xuất kho
Ví dụ: Đơn giá xuất kho của Nhựa taical trong tháng 02/2011 được
tính như sau:
Chỉ tiêu Số lượng (Kg) Thành tiền (VND)
Tồn đầu kỳ 620 5.577.066
Nhập 04/02/2011 1.907 12.827.728
Nhập 15/02/2011 1.696 9.698.812
Nhập 24/02/2011 911 6.833.194
Nhập 28/02/2011 1.129 7.484.087
Ngày 21/02/2011, xuất kho 1.724kg nhựa taical cho sản xuất. Đơn giá xuất
nhựa taical cho sản xuất ngày theo phiếu xuất kho số PX05/02T ngày
21/02/2011 được tính như sau:
Đơn giá xuất
nhựa taical

21/02
=
5.577.066 + 11.827.728 + 9.698.812 +
6.833.194 + 7.484.087
≈
6.614
(VND)
620 + 1.907 + 1.696 + 911 + 1.129
Giá trị xuất kho = 6.614 x 1.724 = 11.402.536 đồng.
Toàn bộ việc tính toán giá bình quân được phần mềm kế toán thực hiện
tự động, cuối kỳ, phần mềm tự động chuyển giá bình quân lên các sổ: Sổ chi
tiết VL, SP, HH, Sổ NK chung, Sổ cái 152…Phương pháp tính giá xuất kho
bình quân cả kỳ dự trữ tại Công ty khá phù hợp với đặc điểm về nhập xuất
vật liệu cũng như đặc điểm phần mềm kế toán đang sử dụng tại Công ty.
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty
• Phương thức hình thành và sử dụng nguyên vật liệu
Trước khi bắt đầu quá trình sản xuất, bất cứ doanh nghiệp nào cũng
phải chuẩn bị đầy đủ yếu tố đầu vào trong đó có NVL. Công ty TNHH NN
MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị cũng không phải là trường hợp ngoại lệ,
Nguyễn Vân Chi
11
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Công ty luôn chú ý tới khâu chuẩn bị này bởi nó có ý nghĩa hết sức quan
trọng trong việc đảm bảo tiến độ công trình và đáp ứng được yêu cầu của
khách hàng. NVL được công ty quan tâm cẩn thận về cả chủng loại, số lượng
và đặc biệt là chất lượng.
Với lĩnh vực sản xuất thương mại, Công ty thường xuyên phải sử dụng
rất nhiều loại NVL, trong đó chủ yếu là: thủy tinh, nhựa, xốp, sơn, … Hầu
hết NVL đều được công ty mua ngoài để phục vụ sản xuất. Những loại vật tư
này đều có sẵn và khá dễ tìm trên thị trường nên việc thu mua không quá khó

khăn. Thêm vào đó, trong suốt quá trình hoạt động, công ty đã gây dựng được
những mối quan hệ khá khăng khít với các nhà cung cấp. Điều này giúp ích
rất nhiều cho Công ty trong vấn đề duy trì đúng dự toán hay kế hoạch thu mua
NVL ngay cả trong trường hợp thị trường yếu tố đầu vào khan hiếm. Nhờ
vậy, bất kể đơn hàng nào Công ty đảm nhận đều được cung cấp đầy đủ vật tư
khi bắt tay vào thực hiện và quan trọng hơn những NVL này được đảm bảo
chuẩn chất lượng. Từ đó, những sản phẩm đạt chuẩn ISO 9001-2000 được hoàn
thành đúng tiến độ, góp phần khẳng định vị thế của công ty trên thị trường.
Ngoài nguồn vật tư mua ngoài, trong một số dự án sản xuất, công ty cũng
có xuất NVL thuê gia công. NVL từ nguồn này chiếm tỉ trọng nhỏ, chỉ dùng
trong một số đơn hàng đòi hỏi cao về tiến độ sản xuất. Tuy vậy, công ty cũng rất
cẩn thận trong việc chọn đơn vị gia công để đảm bảo chất lượng vật tư.
Vật tư của công ty sau khi thu mua hoặc gia công chế biến sẽ được
nhập kho. Nếu để dữ trự cho các đơn đặt hàng, đặc biệt là các đơn hàng lớn,
NVL sẽ được bảo quản tại kho của Công ty. Còn nếu phục vụ đơn hàng đang
sản xuất, thường thì NVL sẽ được vận chuyển thẳng đến kho, nơi gần với địa
điểm sản xuât để hoạt động sản xuất được diễn ra nhịp nhàng, liên tục.
Mặt khác, Công ty cũng rất quan tâm tới việc quản lý khâu xuất dùng,
sử dụng vật tư. Bởi lẽ, nếu NVL chất lượng tốt nhưng sử dụng không hợp lý,
Nguyễn Vân Chi
12
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
sai mục đích cũng làm giảm chất lượng thi công, làm tăng chi phí giá thành.
NVL dùng cho sản xuất có thể được xuất từ kho hoặc có thể được dùng
trực tiếp không qua kho (NVL được người bán hoặc nhân viên tiếp liệu vận
chuyển thẳng tới chân công trình mà không qua nhập kho).
NVL và các loại vật tư khác là yếu tố không thể thiếu trong công tác
sản xuất. Do vậy, NVL phải luôn sẵn sàng ở các phân xưởng sản xuất để tạo
điều kiện thuận tiện cho công nhân thực hiện nhiệm vụ. NVL sau khi mua
thường được vận chuyển thẳng tới hệ thống kho bãi ngay cạnh phân xưởng. Kho

bãi này thường được xây dựng ngay khi bắt đầu tiến hành sản xuất. Như vậy
phương thức sử dụng chủ yếu ở các phân xưởng của Công ty là sử dụng NVL có
sẵn tại kho để thuận tiện cho sản xuất. Theo phương thức này, công ty vừa giảm
được chi phí vận chuyển vừa tiết kiệm được thời gian mà quan trọng hơn cả là
chất lượng và thời gian hoàn thành đơn hàng đều được đảm bảo.
Trong quá trình thi công nếu xảy ra trường hợp thiếu NVL, nhân viên
cung tiêu nhanh chóng lập danh sách mua đồng thời xin phép sự phê duyệt
của các nhà quản lý, sau đó tiến hành mua và vận chuyển NVL về sử dụng.
Bên cạnh đó, quá trình nhập xuất được cán bộ cung ứng, thủ kho kiểm
soát kỹ càng. Thủ tục được thiết kế hợp lý và chặt chẽ nên NVL nhập vào và
xuất ra đảm bảo chất lượng tốt, số lượng đầy đủ phục vụ kịp thời cho sản xuất.
• Kho tàng, bến bãi của Công ty
Bảo quản NVL không những góp phần cung cấp NVL đầy đủ số lượng,
chất lượng mà còn tránh cho NVL khỏi mất mát, hỏng hóc,… giúp cho doanh
nghiệp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản NVL, Công ty đã
đầu tư khá kỹ về cơ sở hạ tầng phục vụ hoạt động này. Tại các kho của Công ty
đều được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và bảo vệ
vật tư, tài sản. NVL không những được bảo đảm về số lượng mà những điều
Nguyễn Vân Chi
13
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
kiện bảo vệ chất lượng NVL cũng được chú trọng. Tại các kho bãi này, các phân
xưởng sản xuất đều cử người trông coi và quản lý, có bảo vệ thường trực canh
giữ, có người chịu trách nhiệm nhập - xuất NVL. Hệ thống kho của công ty là
nơi để những công cụ, dụng cụ, tài sản chung của cả Công ty, của các phân
xưởng. NVL thừa sau khi kết thúc công trình cũng được lưu trữ tại đây.
Thêm vào đó, vật tư của công ty dù có nhiều nhóm, chủng loại khác
nhau, tính chất, điều kiện bảo quản khác nhau nhưng hầu như không được sắp
xếp theo kho riêng biệt. Hầu như các loại NVL chỉ được sắp xếp thành những

vị trí riêng trong cùng một kho chứ chưa được ngăn cách thành những khu
riêng biệt có hệ thống để dễ quản lý và thuận tiện cho công tác nhập xuất.
Mọi nghiệp vụ nhập - xuất qua kho đều tuân theo đúng trình tự thủ tục.
Thủ kho có trách nhiệm lập sổ sách theo dõi cẩn thận các loại NVL đồng thời
phối hợp với nhân viên kế toán để thực hiện tốt công tác bảo quản và quản lý
NVL.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty
Do nguyên vật liệu trong Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết
bị đô thị chiếm tỷ trọng lớn mà đều là do mua ngoài nên việc quản lý vật tư là
rất cần thiết. Mặt khác, tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần
thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản
phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty. Trên cơ sở nhận thức rõ điều đó, Công ty
đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả các khâu.
 Khâu thu mua : Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên
kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế
hoạch thu mua vật liệu cho từng tháng, từng quý, từng năm sao cho vừa tiết
kiệm được chi phí vừa đem lại hiệu quả cao.
Vật liệu phải đảm bảo đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có
nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu
Nguyễn Vân Chi
14
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
mua. Việc giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi
mua về nhập kho. Có bộ phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra
quy cách, phẩm chất vật liệu.
 Khâu bảo quản : Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng
rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp nguyên vật liệu kịp thời
cho các phân xưởng sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và
được sử dụng trong thời gian dài. Đồng thời Công ty có đội ngũ nhân viên thủ
kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật

liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho.
 Khâu sử dụng : Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất
và được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà Công ty đã quy định cho.
Việc xuất kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự
ký duỵêt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng
thủ tục và được ghi chép đẩy đủ chính xác nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ,
tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng nguyên vật liệu.
 Khâu dự trữ : Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và sử dụng
vốn tiết kiệm, công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho
từng danh điểm vật tư. Đặc biệt, đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan
hiếm thường được dự trữ với khối lượng lớn, những loại vật liệu có sẵn trên
thị trường và chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì công ty không
dự trữ, khi có nhu cầu sử dụng mới tiến hành thu mua.
Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm
theo lệnh giám đốc, tiến hành nhập, xuất kho vật tư trong tháng, định kỳ kiểm
kê để tham mưu cho Giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất,
những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám
đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời
làm giảm tiến độ sản xuất hoặc ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không
Nguyễn Vân Chi
15
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
sử dụng hết.
Mặt khác Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và
luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu
theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm kê đối chiếu nguyên vật liệu và xác
định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu
trong toàn công ty và từng phân xưởng sản xuất.
 Khâu kiểm kê : Công tác này có ý nghĩa lớn trong việc tránh mất
mát, tổn thất và bảo vệ tài sản của đơn vị. Kiểm kê được thực hiện đều đặn

vào cuối mỗi quý. Trước khi bắt tay vào sản xuất NVL thường được kiểm tra
xem có khớp với số liệu trên sổ sách hay không? Việc này cũng được thực
hiện khi hoàn thành quá trình sản xuất. Sau khi xem xét sự khớp đúng giữa
NVL còn lại với sổ sách, NVL sẽ được vận chuyển về bảo quản tại kho chung
của công ty.
Ngoài ra, công tác kiểm kê cũng được thực hiện khi có những sự cố bất
thường xảy xa như hỏa hoạn, trộm cắp,… Thông qua hoạt động này, tài sản
của công ty được bảo vệ an toàn và giảm được những tổn thất không đáng có.
Công tác quản lý NVL tại công ty bám sát với qui trình luân chuyển
NVL, được thực hiện bởi những bộ phận, cá nhân có chuyên môn. Mỗi người,
mỗi bộ phận được giao trách nhiệm thực hiện những công việc phù hợp nhằm
mục đích kiểm soát chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu sản xuất. Có thể khái quát
công tác quản lý NVL tại Công ty qua sơ đồ sau:
Nguyễn Vân Chi
16
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Sơ đồ 1.1: Quy trình luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH NN
MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị




Xuất kho
Ghi chú :
Qui trình nhập kho NVL
Qui trình xuất kho NVL
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Nguyễn Vân Chi
Nhận đơn đặt
hàng.

Phân đơn
hàng cho
PXSX
Công ty lập dự
toán, kế hoạch
mua, đề nghị
mua hàng
Giám đốc
ký duyệt
Nhân viên cung
tiêu mua NVL
Lựa chọn nhà
cung cấp
Vận chuyển
vật tư về kho
Kho
Ban kiểmnghiệm
kiểm tra hàng
Phòng kế
toán duyệt
Yêu cầu sản xuất
( Giấy đề nghị cấp
vật tư)
Phòng kĩ thuật- bộ
phận vật tư phê
duyệt
PX sản
xuất
Nhập kho
17

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY TNHH NN MTV CHIẾU SÁNG VÀ THIẾT BỊ ĐÔ THỊ
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH NN MTV
chiếu sáng và thiết bị đô thị
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế
toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại
nguyên vật liệu. Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị do đặc
trưng là một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật
liệu diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại nguyên vật liệu đa
dạng. Vì vậy, một trong những yếu tố của công tác quản lý nguyên vật liệu là
phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu .
Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải
ghi chép tính toán phản ánh chính xác kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật
liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư.
2.1.1. Chứng từ sử dụng
Để quản lý tốt NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung, Công ty đã áp
dụng phương pháp hạch toán “Kê khai thường xuyên”. NVL được theo dõi
đồng thời ở kho và phòng kế toán.
Mỗi nghiệp vụ nhập xuất phải tuân theo thủ tục đã qui định và có đầy
đủ chứng từ hợp lệ.
Chứng từ nhập bao gồm:
- Hoá đơn GTGT ( hoá đơn mua hàng, vận đơn )
- Hợp đồng thuê gia công
- Biên bản bàn giao vật tư (gia công).
- Biên bản kiểm nghiệm
Nguyễn Vân Chi
18
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh

- Phiếu nhập kho
- Phiếu chi
- Thẻ kho
Chứng từ xuất bao gồm:
- Phiếu yêu cầu xuất vật tư
- Phiếu xuất kho
- Thẻ kho
2.1.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Có thể nói, quá trình cung ứng nguyên vật liệu của Công ty TNHH NN
MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị bắt đầu từ ngay khi nhận được các đơn đặt
hàng đối với sản phẩm của Công ty. Sau khi nhận và ký kết các đơn hàng hoặc
hợp đồng kinh tế, các bộ phận, phòng ban có liên quan: Phòng Kế hoạch Vật tư,
Phòng Kỹ thuật và các Phân xưởng sẽ phối hợp với nhau để xác định nhu cầu
vật liệu cần thiết cho từng đơn hàng, dựa trên cơ sở đó, các bộ phận này sẽ lập
bản đề nghị cung ứng vật tư. Sau khi được phê duyệt về định mức và tổng số
lượng vật tư cần thiết cho sản xuất, Phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm
nguồn hàng và cùng với Phòng kỹ thuật lập các Hợp đồng kinh tế. Hợp đồng
kinh tế mua nguyên vật liệu sẽ được Hội đồng quản trị thông qua và Giám đốc
ký kết với các nhà cung cấp.
Khi chuyển vật liệu đến Công ty theo các hợp đồng cung cấp nguyên
vật liệu đã ký kết, đơn vị bán hàng đồng thời phải bàn giao Hoá đơn giá trị gia
tăng (liên 2-giao khách hàng) cho bộ phận kiểm nhận nguyên vật liệu. Sau khi
hoàn thành thủ tục nhập kho, Hoá đơn GTGT này sẽ được chuyển đến cho bộ
phận kế toán để thực hiện việc tính toán và ghi chép.
Nguyễn Vân Chi
19
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Biểu 2.1: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng 1
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 03 tháng 02 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty CP SX & TM Vĩnh Phú
Địa chỉ: Việt Trì – Phú Thọ.
Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0101264520
Họ tên người mua hàng: Anh Quân.
Tên đơn vị: Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị
Địa chỉ: Số 30, Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: theo HĐKT MST: 0103000382
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Nhựa taical Kg 1.907 6.348
12.105.909
Cộng tiền hàng: 12.105.909
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.210.591
Tổng tiền thanh toán 13.316.500
Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu ba trăm mười sáu nghìn năm trăm đồng chẵn.
Người mua Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Ngoài giá mua da được phản ánh trên hoá đơn giá trị gia tăng minh hoạ
ở trên, Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị còn phải thanh
toán cho đơn vị bán hàng Công ty CP SX & TM Vĩnh Phú khoản cước phí
vận chuyển (được quy định tính riêng trong hợp đồng). Công ty CP SX & TM
Vĩnh Phú cũng phải xuất hoá đơn cước phí vận chuyển riêng theo mẫu sau:
Nguyễn Vân Chi
20

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Biểu 2.2: Mẫu Hóa đơn Giá trị gia tăng 2
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: (Giao khách hàng)
Ngày 03 tháng 02 năm 2011
Đơn vị bán hàng: Công ty CP SX & TM Vĩnh Phú
Địa chỉ: Việt Trì – Phú Thọ
Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0101264520
Họ tên người mua hàng: Anh Quân.
Tên đơn vị: Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị
Địa chỉ: Số 30, Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: chuyển khoản MST: 0103000382
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cước phí vận chuyển
Nhựa taical
Kg 721.819
721.819
Cộng tiền hàng: 721.819
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 36.091
Tổng tiền thanh toán 757.910
Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm bảy nghìn chín trăm mười đồng chẵn.
Người mua Người bán hang Thủ trưởng đơn vị

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Sau khi kiểm tra chứng từ, bộ phận quản lý kho và nhân viên thu mua
sẽ cùng với người đại diện của bên bán tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục
nhập kho nguyên vật liệu. Kết quả kiểm nghiệm vật tư được thể hiện trên
Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu sau:
Biểu 2.3: Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư
CÔNG TY TNHH NN MTV
CHIẾU SÁNG & TB ĐÔ THỊ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Số: 39 Ngày 04 tháng 02 năm 2011
Căn cứ vào hoá đơn số 0097378 ngày 03 tháng 02 năm 2011
Của : Công ty CP SX & TM Vĩnh Phú
Nguyễn Vân Chi
21
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Theo hợp đồng số: Ngày tháng năm
Ban kiểm nghiệm gồm có:
Ông (bà): Hoàng Văn Chí. - Đại diện SXKD.
Ông (bà): Thái Bá Mão - Đại diện Kỹ thuật.
Ông (bà): Trung - Thủ kho
Ông (bà): Đông - Người nhập hàng
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây:
TT
Tên nhãn hiệu
quy cách vật tư
ĐVT Số lượng
Theo chứng
từ
Thực tế
kiểm

nghiệm
Đúng quy
cách phẩm
chất
Không đúng
quy cách
phẩm chất
A B C 1 2 3 4
1 Nhựa taical Kg 1.907 1.907 1.907 0
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu nhập kho.
Người giaohàng Thủ kho Kỹ thuật Phụ trách KD Giám đốc
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Nguyễn Vân Chi
Khi hàng được vận chuyển về tới kho của đơn vị, thủ kho và cán bộ
cung ứng thành lập ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra lô hàng. Đầu tiên
phải xem xét hoá đơn mua hàng, vận đơn…, sau đó tiến hành các thao tác
kiểm nghiệm lô hàng. Công việc này sẽ xem xét sự phù hợp cả chất
lượng, số lượng giữa thực tế với những ghi chép trên chứng từ, sự phù
hợp với yêu cầu thu mua. Đồng thời với quá trình này, biên bản kiểm
nghiệm sẽ được một trong số thành viên ban kiểm nghiệm lập.
Qua quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện có sự thiếu hụt hoặc vượt
mức số lượng so với hóa đơn hoặc không phù hợp về chất lượng vật tư yêu
cầu thì cán bộ kiểm kê cần ghi rõ mức chênh lệch và xác nhận vào biên bản.
Thủ kho tạm thời nhập kho song song đó, cán bộ vật tư phải liên lạc ngay
với nhà cung ứng và đơn vị vận chuyển để tìm nguyên nhân và biện pháp
xử lý phù hợp.
22
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Còn nếu xét thấy lô vật tư phù hợp với yêu cầu và thông tin ghi trên
chứng từ, thủ kho, cán bộ kiểm nghiệm ký xác nhận vào biên bản và cho phép

NVL nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm này sẽ được giao cho phòng kế toán
làm căn cứ ghi sổ.
Bước tiếp theo, thủ kho cho phép nhập kho và lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho là giấy tờ chứng minh nghiệp vụ nhập kho, phiếu này được
lập thành 3 liên: giao cho kế toán ghi sổ, giao cho phòng cung ứng và thủ kho
giữ lại làm căn cứ ghi thẻ kho.
Nguyễn Vân Chi
23
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Biểu 2.4: Mẫu Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH NN MTV Chiếu sáng và Thiết bị đô thị
Địa chỉ: Số 30, Hai Bà Trưng, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 04/02/2011 Số: 01/02T
Nợ:
Có:
Họ tên người giao hàng: Ông Minh - Địa chỉ: Phú Thọ
Lý do nhập kho: Công ty CP SX & TM Vĩnh Phú nhập 1.907kg Nhựa taical
vào kho ông Trung theo HĐ số 0097378.
Nhập tại kho: Ông Trung.
Mã số KH: 92208517 Tên KH: Công ty CP SX & TM Vĩnh
Phú
Hoá đơn: 01 GTKT - 3LL - No: 0097378 - Seri: NR/2007B - Ngày
03/02/2011 ĐVT :đồng.
STT
Sản phẩm,
hàng hoá
Mã số
Đơn vị
tính

Số lượng
Theo
CT
Thực
nhập
1 Nhựa taical 152001 Kg 1.907 1.907 6.727 12.827.728
Cộng 1.907 1.907 12.827.728
Tổng số tiền (bằng chữ): Mười hai triệu tám trăm hai bảy nghìn bảy trăm hai
tám đồng.
Nhập, ngày 04 tháng 02 năm 2011
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ
trưởng
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Nguyễn Vân Chi
24
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Đoàn Trúc Quỳnh
Giá thực tế và đơn giá nguyên vật liệu ghi trên Phiếu nhập kho tại Công ty
bao gồm cả giá mua và các chi phí thu mua phát sinh.
2.1.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty
Tại Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng và thiết bị đô thị, việc xuất kho
nguyên vật liệu được tuân thủ chặt chẽ quy trình chung và gắn liền với kế hoạch
sản xuất. Bộ phận sản xuất căn cứ vào các kế hoạch sản xuất được giao và kết
quả sản xuất, tiến độ sản xuất của từng ca, từng phân xưởng và từng công đoạn
sản xuất, xác định nhu cầu vật tư cần dùng. Tổ trưởng tổ sản xuất sẽ lập Giấy
yêu cầu xuất vật tư gửi lên cho Phòng Kĩ thuật. Phòng Kĩ thuật xem xét yêu cầu
xuất vật tư về chủng loại, số lượng…đối chiếu với kế hoạch sản xuất kinh
doanh, tiến độ sản xuất của phân xưởng, tổ, đội và tình hình dự trữ vật tư để xuất
vật tư theo yêu cầu.
Giấy yêu cầu xuất vật tư của Công ty được thiết kế theo mẫu sau:
Biểu 2.5: Mẫu Giấy yêu cầu xuất vật tư

Công ty TNHH NN MTV chiếu sáng
và thiết bị đô thị BM.08.01
14/02/2010
GIẤY YÊU CẦU XUẤT VẬT TƯ
Họ tên người yêu cầu: Đoàn Ngọc Thiện
Xưởng sản xuất: Phân xưởng cắt
Nội dung yêu cầu: Phục vụ sản xuất.
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
1 Nhựa taical Kg 1.724
Hà Nội, ngày 14 tháng 02 năm 2011
Người nhận Quản đốc Thủ kko
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Sau khi Giấy yêu cầu xuât vật tư được duyệt, nhân viên phụ trách về
Nguyễn Vân Chi
25