Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH May Trọng Tín

Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Nguyễn Thị Ngà
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
DN : Doanh nghiệp
TK : Tài khoản
CCDC : Công cụ dụng cụ
NVL : Nguyên vật liệu
BHXH : Bảo hiểm xã hội
GTGT : Giá trị gia tăng
XNK : Xuất nhập khẩu
TN : Tư nhân
QL : Quản lý
TSCĐ : Tài sản cố định
PNK : Phiếu nhập kho
PXK : Phiếu xuất kho
XN : Xí nghiệp
Nguyễn Thị Ngà
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.1. Quá trình nhập nguyên vật liệu Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.2. Quá trình xuất nguyên vật liệu cho sử dụng Error: Reference source
not found
Sơ đồ 1.3. Quá trình xuất bán nguyên vật liệu để tồn không sử dụng nữa Error:
Reference source not found
Sơ đồ 2.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Error:
Reference source not found
Tháng 8/2010 ĐVT: VNĐ 37

Tháng 8/2010 ĐVT: VNĐ 38
Nguyễn Thị Ngà
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước, với chính sách mở
cửa của Nhà Nước đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể phát huy hết khả
năng tiềm lực của mình. Nhưng mặt khác doanh nghiệp phải đối mặt với những thử
thách gay gắt trên thị trường. Để đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, doanh
nghiệp cần tổ chức công tác hạch toán kế toán tốt để kiểm soát được chi phí của
mình. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan
trọng của quá trình sản xuất sản phẩm, là yếu tố chi phí chiếm tỷ trọng chủ yếu
trong giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng sản phẩm mà còn ảnh hưởng lớn tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của
doanh nghiệp. Vì vậy tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học,
chặt chẽ, hợp lý và hiệu quả sẽ giúp quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế
hoạch đồng thời tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành nâng cao khả năng cạnh
tranh của doanh nghiệp.
Công ty TNHH May Trọng Tín là một doanh nghiệp thuộc ngành may thêu
với đặc thù về nguyên vật liệu rất đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã
Mặt khác công tác kế toán nguyên vật liệu còn gặp một số tồn tại gây hạn chế về
hiệu quả công tác kế toán.
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH May Trọng Tín, được tiếp xúc
thực tế với công tác kế toán tại đây cùng với những kiến thức học được ở nhà
trường em đã nhận thức được vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu.
Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH May Trọng Tín”. Với mục tiêu đánh giá tổng quát công tác kế toán nguyên
vật liệu tại Doanh nghiệp nhằm đưa ra những đánh giá nhận xét về thực trạng và một
số kiến nghị giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu.
Nguyễn Thị Ngà
1

Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục chuyên đề gồm ba phần:
Chương I: Đặc điểm NVL và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
TNHH May Trọng Tín
Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH May
Trọng Tín
Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH May
Trọng Tín
Để hoàn thành bài chuyên đề này em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của
cô giáo Ths Đoàn Thị Trúc Quỳnh cùng với sự chỉ bảo của các anh chị phòng kế
toán của Công ty TNHH May Trọng Tín.
Do thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế nên không thể tránh khỏi
những thiếu sót, khiếm khuyết. Kính mong sự hướng dẫn chỉ bảo của các thầy cô
giáo và các anh chị phòng kế toán tại Công ty TNHH May Trọng Tín để kiến thức
của em được nâng cao và hoàn thiện hơn.
Em xin tiếp thu và chân thành cảm ơn!

Nguyễn Thị Ngà
2
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH MAY TRỌNG TÍN
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH May Trọng Tín
Nguyên vật liệu là những yếu tố cơ bản cung cấp cho quá trình sản xuất tạo
ra sản phẩm mới cho doanh nghiệp. Với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất hàng
chăn, ga, gối, đệm và chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng với những mẫu mã,
kiểu cách phong phú. Vì vậy, nguyên vật liệu của Công ty TNHH May Trọng Tín
rất đa dạng về chủng loại, kích cỡ, trọng lượng… có công dụng và vai trò khác nhau
trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu của doanh nghiệp chủ yếu được

nhập khẩu và mua của một số doanh nghiệp dệt may lớn và uy tín trong nước như:
Doanh nghiệp dệt may Hà Nội, Vải lụa Nam Định, Vải lụa Hà Đông, Dệt may
10/10 Nguyên vật liệu của doanh nghiệp dùng để sản xuất chăn, ga, gối, đệm
thêu cao cấp vì vậy nó chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm. Do đặc điểm và tính chất sản xuất mà nguyên vật liệu chính của công ty là
các loại vải và các phụ liệu sản xuất nên việc bảo quản nguyên liệu phải tiến hành tốt
chẳng hạn vải để trong kho phải được giữ ở độ ẩm phù hợp tránh ẩm mốc, mục nhủn,
mối mọt Vật liệu để sản xuất ra sản phẩm của Công ty rất phong phú và đa dạng về
chủng loại, kích cỡ, màu sắc, nên việc phân loại nguyên liệu vải cũng khó khăn và
phải có sự sắp xếp khoa học để thuận tiện cho quản lý nguyên liệu thì việc mã hóa
nguyên liệu rất cần thiết tuy nhiên công ty vẫn chưa áp dụng hệ thống mã hóa.
- Danh mục nguyên vật liệu của công ty như sau:
Nguyễn Thị Ngà
3
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Biểu số 1.1: BẢNG DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU
STT Tên vật tư
1 Vải lụa single 20/10 CVC 60/40 190g/m2
2 Vải lụa gân nổi Malaysia
3 Vải lụa bóng mầu Nam Định
4 Vải lụa Hà Đông
5 Vải nhập Đức
6 Vải lụa Thái Tuấn
7 Bông tấm CTCK
8 Vải Single chun Ne 40/1
9 Vải Lacoste trám Ne 30/1 cott CK
10 Vải Lacoste lục lăng Ne 32/1 TC 65/35
11 Vải Lacoste hình thoi Ne 30/1 TC 65/35
12 Vải Rib 1x1 Ne 32/1 cott CK
13 Vải Rib 1x1 chun Ne 30/1 cott CK

14 Chỉ thêu ast 40/2 80116 5000m/c
15 Chỉ thêu 40/2 80193 5000m/c
16 Chỉ thêu ast 40/2 80967 5000m/c
Nguyễn Thị Ngà
4
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
17 Chỉ may ast 40/2 526 CZX 5000m/c
18 Chỉ may ast 40/2 231 EZX 5000m/c
19 Chỉ may ast 40/2 242 EZX 5000m/c
20 Than
21 Kim may
Ở Công ty TNHH May Trọng Tín nguyên vật liệu rất đa dạng về chủng loại
với quy cách, kích thước khác nhau nên để quản lý được dễ dàng và có hiệu quả thì
việc phân loại nguyên vật liệu phải được tiến hành một cách khoa học và phù hợp
với doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành:
- Nguyên vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công
chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm như vải các loại (như các loại
lụa: lụa hà Đông, lụa Nam Định, lụa nhập từ nước ngoài)
- Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất
kinh doanh, được sủ dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng
cao tính năng, chất lượng của sản phẩm, gồm nhãn mác, khóa, mếch, chun.
- Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như xăng, dầu… nhiên liệu thực
chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc
sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng
trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn
toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường.
Nguyễn Thị Ngà
5
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh

- Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo
dưỡng tài sản cố định như các loại zoăng, cle, vòng bi, ốc vít…
- Vật liệu xây dựng: là vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ
bản sắt thép, nhôm kính,…
- Bao bì đóng gói: các loại túi nilon, giấy lót, kẹp nhựa…
- Phế liệu: sản phẩm hỏng, kém phẩm chất, vải thừa…
1.2. Đặc điểm lưu chuyển nguyên vật liệu
Việc mua NVL tại doanh nghiệp, tìm nguồn hàng ký kết hợp đồng mua NVL
để đáp ứng cho việc sản xuất theo kịp tiến độ, theo đúng kế hoạch sản xuất là trách
nhiệm của phòng kinh doanh. Các nhà cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp
bao gồm các xí nghiệp, công ty trong và ngoài nước. Nhưng hiện nay xu hướng của
doanh nghiệp là chuyển sang dùng NVL nội địa có uy tín. Như các loại vải lụa nổi
tiếng như lụa Hà Đông, lụa Nam Định.
Các nguồn nguyên liệu mà Công ty được các doanh nghiệp này cung cấp đều có
những sản phẩm uy tín và chất lượng rất tốt trên thị trường.
Cũng như các doanh nghiệp khác để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục
thì doanh nghiệp phải xây dựng mức dự trữ nguyên liệu cũng như phương thức xuất
nguyên vật liệu để sử dụng sao cho có kế hoạch và tiết kiệm chi phí đầu vào cho
doanh nghiệp. Trên cơ sở đó việc xuất nguyên liệu cho sản xuất được thực hiện theo
hai phương thức là xuất nguyên vật liệu qua kho và xuất sử dụng không qua kho.
Theo phương thức xuất nguyên vật liệu qua kho: Theo phương thức này
doanh nghiệp phải luôn đảm bảo được mức nguyên liệu dự trữ sẵn có trong kho,
mức dự trữ này dựa vào đặc điểm nguyên vật liệu, nhu cầu sản xuất, tình hình biến
động giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của công ty. Điều này sẽ đảm bảo
cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xẩy ra tình trạng thiếu nguyên
liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu. Theo phương thức này thì
doanh nghiệp sẽ chủ động được hơn trong sản xuất nhưng không tiết kiệm chi phí
Nguyễn Thị Ngà
6
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh

nhập kho, dự trữ và bảo quản nguyên liệu.
Theo phương thức xuất nguyên vật liệu không qua kho: Trong trường hợp
này thì nguyên vật liệu mua về không nhập kho dự trữ mà được vận chuyển trực
tiếp vào để sản xuất sản phẩm. Theo phương thức này doanh nghiệp sẽ tiết kiệm
được chi phí nhập kho và chi phí lưu kho bảo quản nguyên vật liệu nhưng lại
không được chủ động trong sản xuất so với phương thức trên.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH May Trọng Tín
Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp được bảo quản rất chặt chẽ tại các kho
dưới sự quan sát của phòng kinh doanh và phòng kế toán khi các trường hợp được
thông qua và ký kết thì việc lập kế hoạch sản xuất, sử dụng NVL chủng loại gì với
số lượng là bao nhiêu đều do phòng kinh doanh đề ra. Phòng kinh doanh phải
giám sát quá trình nhập xuất NVL làm thế nào để tránh mất mát, lãng phí, tiết kiệm
được chi phí NVL một cách tốt nhất.
Phương thức vận chuyển thi vận chuyển thông thường bằng ôtô nguyên vật
liệu được giao tận kho của doanh nghiệp. Tại kho thu kho sẽ tiến hành kiểm tra chất
lượng, quy cách, mẫu mã nvl rồi tiến hành ký Biên bản kiểm nghiệm.
Phương thức thanh toán chủ yếu là bằng chuyển khoản qua tài khoản ngân
hàng. Thường là sau khi ký hợp đồng mua nvl doanh nghiệp sẽ thanh toán đặt cọc
trước 30% giá trị Hợp đồng và phần còn lại là sau khi giao hàng nếu ko có vấn đề gì
sẽ thanh toán nốt phần còn lại.
Do đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, việc quản lý
nguyên vật liệu được đặt ra là đòi hỏi mang tính tất yếu khách quan. Vì vậy, doanh
nghiệp quản lý nguyên vật liệu được thực hiện ở tất cả các khâu từ khâu thu mua,
bảo quản, sử dụng và dự trữ.
Đối với trường hợp nhập nguyên vật liêu (Theo sơ đồ 1.1): Kế hoạch thu
mua nguyên vật liệu được phòng kinh doanh xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất
và dựa theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Khi có nhu
Nguyễn Thị Ngà
7
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh

cầu mua nguyên vật liệu để sản xuất Phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào hợp đồng kinh
tế để lập giấy đề nghị nhập nguyên vật liệu, giám đốc là người ký duyệt giấy đề
nghị nhập hàng, sau đó phòng kinh doanh sẽ tổ chức việc mua hàng, lập và ký
phiếu nhập kho. Nguyên vật liệu được thủ kho kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng,
chất lượng, chủng loại, quy cách, và thủ kho ký phiếu nhập kho và tiến hành nhập
kho. Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan
để nhập liệu vào phần mềm để hạch toán, tiếp theo kế toán trưởng sẽ ghi sổ tổng
hợp nguyên vật liệu và đưa vào lưu trữ chứng từ nguyên vật liệu.
Khâu bảo quản: do đặc điểm nguyên vật liệu của doanh nghiệp là khối lượng
lớn, phong phú chủ yếu là vải và các phụ liệu có thể bảo quản một cách dễ dàng
trong kho. Vật liệu trong kho được thủ kho sắp xếp gọn gàng, mỗi loại được xếp
riêng đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật về bảo quản, tạo điều kiện cho việc nhập,
xuất, kiểm kê được thực hiện dễ dàng.
Mỗi kho, ngoài thủ kho trực tiếp quản lý có trình độ chuyên môn và kinh
nghiệm làm việc còn có các nhân viên bảo vệ kiểm tra việc nhập xuất ở ngoài cổng
doanh nghiệp.
Khâu dự trữ: doanh nghiệp xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho
từng loại nguyên vật liệu. Các định mức này do phòng kỹ thuật kết hợp với phòng
nghiệp vụ tổng hợp thiết lập căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu, nhu cầu sản xuất,
tình hình biến động giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của công ty. Điều
này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xẩy ra tình trạng
thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu.
Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sử dụng (Theo sơ đồ 1.2): Căn cứ
vào kế hoạch đã được phòng kinh doanh lập ra cho sản xuất với định mức đã được
giám đốc phê duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho và giao cho thủ
kho tiến hành xuất nguyên vật liệu và ghi nhận số lượng vào phiếu xuất kho và ký
phiếu và trước khi nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo
yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu
Nguyễn Thị Ngà
8

Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
quả nguyên vật liệu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho
mỗi loại sản phẩm. Nếu nguyên vật liệu xuất mà vẫn thiếu thì các tổ tiếp nhận nguyên
vật liệu sản xuất sẽ đề nghị xin cấp bổ sung và nêu lý do cấp bổ sung.
Đối với trường hợp xuất bán nguyên vật liệu để tồn (Theo sơ đồ 1.3): Căn cứ
vào “biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa” và “báo cáo chi tiết vật tư” tại các
kho vào cuối tháng, quý, năm cân đối với nhu cầu sử dụng, phân loại nguyên vật liệu.
Nếu thấy loại nguyên vật liệu không nằm trong nhu cầu sử dụng hay mất phẩm chất thì
đơn vị yêu cầu thanh lý loại nguyên vật liệu này. Tùy theo chủng loại cũng như giá trị
của nguyên vật liệu thanh lý mà cần có sự cấp duyệt phù hợp với quy chế quản lý của
công ty. Khi có quyết định thanh lý nguyên vật liệu của giám đốc sau khi phê duyệt thì
bộ phận kế toán sẽ tiến hành chào hàng và xuất bán cho khách.
Nguyễn Thị Ngà
9
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Sơ đồ 1.1. Quá trình nhập nguyên vật liệu
Nguyễn Thị Ngà
10
Bộ phận kinh doanh
Kế toán nguyên vật
liệu
Bộ phận kho
Kế toán nguyên vật
liệu
Bộ phận kinh doanh
Giám đốc.
Kế toán trưởng
Kế toán trưởng
Căn cứ phiếu nhập kho và chứng từ
liên quan nhập số liệu vào máy tính

Ký duy t gi y ngh nh p h ngệ ấ đề ị ậ à
Ghi sổ tổng hợp
Ký duy t gi y ngh nh p h ngệ ấ đề ị ậ à
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế lập
giấy đề nghị nhập nguyên vật liệu
Ký duyệt giấy đề nghị nhập hàng
Tổ chức việc mua hàng
Lập phiếu nhập kho
Ký duy t gi y ngh nh p h ngệ ấ đề ị ậ à
Ký phiếu nhập kho
Ký duy t gi y ngh nh p h ngệ ấ đề ị ậ à
Kiểm nhập nguyên vật liệu và ký
duyệt
Ký duy t gi y ngh nh p h ngệ ấ đề ị ậ à
Bảo quản, lưu
trữ
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Sơ đồ 1.2. Quá trình xuất nguyên vật liệu cho sử dụng
Sơ đồ 1.3. Quá trình xuất bán nguyên vật liệu để tồn không sử dụng nữa
Nguyễn Thị Ngà
11
Bộ phận kho
Cấp nguyên vật
liệu cho các tổ
Thừa nhập lại kho
Thiếu xin cấp bổ sung, nêu lý do
Căn cứ vào định mức sử dụng nguyên
vật liệu
Căn cứ vào định mức do phòng nghiệp
vụ cấp đã được giám đốc phê duyệt

Xuất bán
Bộ phận kế toán
Giám đốc
Bộ phận kế toán Chào hàng
Phê duyệt
Căn cứ vào biên bản kiểm
kê, báo cáo chi tiết vật tư
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH MAY TRỌNG TÍN
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
2.1.1. Thủ tục chứng từ nhập xuất NVL
2.1.1.1 Thủ tục chứng từ tăng NVL
Tại Công ty TNHH May Trọng Tín có các trường hợp nhập kho nguyên vật
liệu từ các nguồn sau:
- Nhập kho do mua ngoài
- Nhập kho nguyên vật liệu xuất giao gia công
Với vật liệu nhập kho do mua ngoài: căn cứ vào kế hoạch mua nguyên vật
liệu đã được phê duyệt, doanh nghiệp chủ động tổ chức chào giá, lựa chọn nhà cung
cấp. Khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, doanh nghiệp tiến hành thỏa thuận với nhà
cung cấp về đơn giá, số lượng, hình thức thanh toán và tiến hành làm “Hợp đồng
kinh tế”
- Tính giá nguyên vật liệu nhập
Giá gốc nguyên vật liệu bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi
phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và
trạng thái hiện tại.
Trong đó, chi phí mua bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại,
chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác
có liên quan trực tiếp đến việc mua nguyên vật liệu. Các khoản chiết khấu thương

mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ
khỏi chi phí mua.
Doanh nghiệp sử dụng giá thực tế để tính toán, giá trị nhập kho nguyên vật liệu
được tính toán theo nguồn nhập, thêm vào đó doanh nghiệp tính thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ nên thuế GTGT không được tính vào giá trị nguyên vật liệu.
Nguyễn Thị Ngà
12
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Nhập kho do mua ngoài:
Giá thực
tế nhập
kho
=
Giá mua
ghi trên
hóa đơn
+
Thuế không được
hoàn lại, không
được khấu trừ
+
Chi phí
thu mua -
Chiết khấu
thương mại,
giảm giá hàng
bán
Ví dụ 1: Ngày 09/7/2010 nhập kho 500kg vải lót thô của công ty Dệt May Hà
Nội, giá mua chưa thuế 55.220 đ/kg, thuế GTGT 10%, doanh nghiệp được hưởng
chiết khấu thương mại 1% trừ vào nợ phải trả, chi phí vận chuyển, bốc dỡ về kho

2.000.000 (chưa bao gồm thuế GTGT 5%), chưa thanh toán cho đơn vị vận tải.
Ta có: Giá thực tế nhập kho = 500 x 55.220 + 2.000.000 – 500 x 55.220 x 1%
= 27.610.000 + 2.000.000 – 276.100
= 25.886.100đ
Nhập kho do thuê ngoài gia công:
Giá gốc =
Giá xuất giao
gia công
+
Tiền thuê gia
công
+
Tiền vận chuyển
giao nhận
Phế liệu nhập kho: là giá bán hoặc giá ước tính
Ví dụ 2: Đầu tháng 7/2010 vải lụa single thuê gia công 1.000 kg, giá đơn vị
100.000 đ/kg.
Ngày 20/07/2010 số vải thuê gia công tháng 6 đã hoàn thành nhập kho 1.000
kg. Hóa đơn do bên gia công phát hành có cả thuế GTGT 10% là 6.600.000, chi phí
vận chuyển thanh toán bằng tiền mặt 1.050.000 (trong đó VAT 5%).
Ta có:
Giá gốc = 1.000 x 100.000 + 6.000.000 + 1.000.000
= 100.000.000 + 6.000.000 + 1.000.000
= 107.000.000đ
Sau đây là các chứng từ của quá trình nhập nguyên vật liệu.
Nguyễn Thị Ngà
13
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Biểu số 2.1:HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số: 0211BB/LHHH/10

- Căn cứ vào Pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội Đồng Nhà Nước ban hành
ngày 25/09/1989
- Căn cứ vào nghị định số 217/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội Đồng Bộ
trưởng quy định chi tiết việc thực hiện pháp lệnh hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào khả năng của hai bên
Hôm nay, ngày 25 tháng 07 năm 2010 hai bên ký kết hợp đồng gồm:
Bên A: Công ty TNHH May Trọng Tín
Địa chỉ: Văn Quan - Trí Quả - Thuận Thành - Bắc Ninh.
Điện thoại: (84-241) 3791079
Tài khoản: 421101.03.02.0089 Ngân hàng Đầu Tư & Phát triển chi nhánh
Đông Đô.
Do bà: Nguyễn Thị Nha - Giám đốc.
Bên B: Tổng doanh nghiêp dệt may Hà Nội
Địa chỉ: Mai Động- Hoàng Mai- Hà Nội
Điện thoại: 84-4-6441756
Fax: 84-4-6441756
Tài khoản: 239-07-007316
Mã số thuế: 0100737679
Do ông Nguyễn Khánh Sơn, Tổng giám đốc làm đại diện
Hai bên thỏa thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau:
Điều 1: Bên B bán cho bên A các mặt hàng sau:
- Bên B đồng ý bán cho bên A vải lụa single 20/10 CVC 60/40 190g/m2
- Số lượng và quy cách chủng loại cụ thể: sẽ có phụ lục hàng tháng kèm theo
- Giá cả: được thay đổi theo từng thời điểm cho phù hợp với thực tế và theo
thỏa thuận của hai bên trên cơ sở giá thị trường.
Nguyễn Thị Ngà
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
14
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh

STT Tên hàng ĐV
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1
Vải lụa single 20/10 CVC 60/40
190g/m2
Kg 100.000
Giá trên chưa bao gồm thuế VAT, giao tại bên A (Bắc Ninh)
Điều 2: Quy cách và phẩm chất
Các chỉ tiêu kỹ thuật về quy cách và phẩm chất của sản phẩm đạt chỉ tiêu chất
lượng quy định của sản phẩm (Việt Nam)
Điều 3: Trách nhiệm mỗi bên
1- Trách nhiệm của bên A:
- Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng theo nội dung đặt mua
- Tổ chức nhận hàng và ký vào hóa đơn mua hàng
- Thanh toán tiền mua hàng theo đúng tiến độ
2- Trách nhiệm của bên B:
- Giao kịp thời, đúng chủng loại, quy cách đủ số lượng theo yêu cầu
- Thực hiện đúng tiến độ giao hàng
- Vận chuyển và bốc dỡ hàng tới kho cho bên A
- Cung cấp cho bên A hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành.
Điều 4: Giao nhận và vận chuyển
- Thời gian giao hang: Sau khi ký Hợp đồng trong vòng từ 01 đến 04 tuần.
- Nếu Bên A có sự thay đổi về số lượng và chủng loại hàng hóa thì phải báo
trước bằng văn bản cho Bên B ít nhất 01 tuần, để Bên B có thời gian để chuẩn bị.
- Địa điểm giao hàng: Tại kho Công ty TNHH May Trọng Tín. Hàng hóa sau
khi giao phải có chữ ký xác nhận của bên A và bên B.
- Cước phí vận chuyển, bốc xếp do bên B chịu
Điều 5: Phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán

Thanh toán theo hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt sau 01 đến 08 tuần kể
từ khi có phiếu nhập kho của bên A.
Điều 6: Cam kết chung
Nguyễn Thị Ngà
15
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc những điều khoản đã ghi trong hợp
đồng. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn hai bên sẽ cùng nhau bàn bạc tìm
phương hướng giải quyết trên tinh thần hợp tác.
- Nếu không giải quyết được sẽ nhờ đến Tòa án kinh tế Thành phố Hà Nội giải
quyết, mọi phán quyết của tòa án là điều kiện bắt buộc hai bên phải thi hành.
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Hợp đồng hết hiệu lực sau khi hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng theo luật định.
- Hợp đồng được lập thành 04(bốn) bản, có nội dung và giá trị pháp lý như
nhau, bên A giữ 02 bản, bên B giữ 02 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Giám đốc Tổng giám đốc
NGUYỄN THỊ NHA NGUYỄN KHÁNH SƠN
Nguồn tài liệu: hệ thống chứng từ kế toán tại công ty
Sau khi tiến hành làm “Hợp đồng kinh tế”, nhà cung cấp sẽ lập hóa đơn
GTGT giao cho doanh nghiệp kèm theo khi vận chuyển vật tư đến kho.
Nguyễn Thị Ngà
16
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Biểu số: 2.2
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 – GTKT/3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng ME/2010B
Ngày 25 tháng 08 năm 2010 Số: 0000599
Đơn vị bán hàng: Tổng doanh nghiệp Dệt May Hà Nội
Địa chỉ: Mai Động – Hoàng Mai – Hà Nội

Số tài khoản: 239-07-007316
Điện thoại: 84-4-6441756 Mã số thuế: 0102095667
Tên đơn vị: Công ty TNHH May Trọng Tín
Địa chỉ: Văn Quan - Trí Quả - Thuận Thành - Bắc Ninh.
Số tài khoản: 421101.03.02.0089 Ngân hàng Đầu Tư & Phát triển chi nhánh
Đông Đô.
Hình thức thanh toán: chưa trả Mã số thuế: 01011359652
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 2*1
1 Vải lụa single 20/10
CVC 60/40 190g/m2
Kg 2942,3 100.000 294.230.000
Cộng tiền hàng: 294.230.000
Thuế suất GTGT: 10% 29.423.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 323.653.000
Số tiền bằng chữ: Ba trăm hai mươi ba triệu sáu trăm năm mươi ba nghìn đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)

Nguồn tài liệu: hệ thống chứng từ kế toán tại công ty
Khi nhận vật tư, doanh nghiệp phải có cán bộ đi áp tải hàng. Hàng về trước khi
nhập kho, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện của phòng nghiệp vụ
tổng hợp, phòng Tài Chính kế toán và Thủ kho. Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào
“biên bản kiểm nghiệm” là chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ giao nhận hàng giữa
người cung cấp, bộ phận cung ứng và thủ kho về số lượng, chất lượng, chủng loại
Nguyễn Thị Ngà
17
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Biểu số 2.3: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Ngày 25 tháng 08 năm 2010
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000599 ngày 25 tháng 08 năm 2010 của Công
ty TNHH May Trọng Tín theo hợp đồng Số: Số: 0211BB/LHHH/10
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông Nguyễn Văn Tân Đại diện phòng nghiệp vụ tổng hợp Trưởng ban
+ Bà Nguyễn Thị Nguyệt Đại diện phòng kế toán Ủy viên
+ Bà Trần Thị Lĩnh Thủ kho Ủy viên
Đã kiểm nghiệm các loại
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: hàng đủ tiêu chuẩn về chất lượng và số lượng
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn tài liệu: hệ thống sổ kế toán tại công ty
Khi nhập kho, căn cứ vào các chứng từ, hóa đơn GTGT, giấy báo nhập hàng,
biên bản kiểm nghiệm vật tư… thủ kho làm thủ tục nhập kho và chuyển các chứng
từ này tới phòng kế toán để lập phiếu nhập kho. Từ phiếu nhập kho thủ kho ghi vào
thẻ kho đến cuối tháng chuyển lên cho kế toán nguyên vật
liệu để hạch toán. Phiếu nhập kho gồm 2 liên: 1 liên để tại kho, 1 liên chuyển tới
phòng kế toán.
Nguyễn Thị Ngà
Công ty TNHH May Trọng Tín
Văn Quan – Trí Quả – Thuận Thành – Bắc Ninh
Mẫu số 03 – VT
(Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
MS
SL theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng
đúng quy
cách, phẩm

chất
Số lượng
không đúng
quy cách,
phẩm chất
1 Vải lụa single
20/10 CVC
60/40 190g/m2
3611
Kg 2942,3 2942,3 0
18
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Biểu số 2.4: PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 08 năm 2010
Số: 69
Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thanh Tùng
Theo HĐGTGT số 0000599 ngày 25 tháng 08 năm 2010
Nhập kho: Tại Công ty TNHH May Trọng Tín
Địa điểm: Văn Quan - Trí Quả - Thuận Thành - Bắc Ninh
STT
Tên nhãn hiêu, quy
cách, phẩm chất vật
Mã
số
Đơn
vị tính
Số lượng
Theo
chứng từ
Thực

nhập
A B C D 1 2 3 4
1
Vải single 20/10
CVC 60/40 190g/m2
3611 Kg 2942,3 2942,3 100.000 294.230.000
Cộng: 294.230.000
Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm chín mươi bốn triệu hai trăm ba mươi
nghìn đồng chẵn
Số chứng từ gốc kèm theo:
Ngày 25 tháng 08 năm 2010
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn tài liệu: hệ thống chứng từ kế toán tại công ty
2.1.1.2. Thủ tục chứng từ giảm nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH May Trọng Tín đối với nguyên vật liệu dùng để sản xuất
sản phẩm có các trường hợp xuất vật liệu sau:
Căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nơi có nhu cầu về nguyên vật
liệu đề nghị lập hạn mức vật tư đồng thời khi được sự đồng ý của Giám đốc sẽ viết
phiếu xuất kho phản ánh số lượng NVL thực tế xuất kho. Với trường hợp NVL xuất
thẳng thì kế toán dựa trên các hóa đơn lập “phiếu nhập kho” đồng thời lập luôn
phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho lập thành 02 liên: 1 liên tại kho và 1 liên tại phòng
Nguyễn Thị Ngà
Công ty TNHH May Trọng Tín
Văn Quan – Trí Quả – Thuận Thành – Bắc Ninh
Mẫu số 01 – VT
(Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)
19
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh

kế toán.
- Tính giá nguyên vật liệu xuất
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Hàng ngày kế toán
nguyên vật liệu chỉ ghi số lượng thực xuất, đến cuối kỳ căn cứ vào giá ghi trên các
hóa đơn kế toán mới xác định giá xuất chung cho cả kỳ và ghi vào phiếu xuất
Đơn giá bình quân =
Giá trị vật liệu tồn
Đầu kỳ
+
Giá trị vật liệu
nhập trong kỳ
Số lượng vật liệu tồn
đầu kỳ
+
Số lượng vật liệu
nhập trong kỳ
Sau đó căn cứ vào số lượng thực xuất trong kỳ và đơn giá bình quân để xác định
Giá trị vật liệu
xuất kho
=
Đơn giá
bình quân
*
Số lượng vật liệu xuất kho
Ví dụ 3: Tính giá vải lụa single 20/10 CVC xuất kho của tháng 08/2009
- Tồn đầu tháng 8: 1.000 kg, 104.361 đ/kg
- Nhập trong tháng 8:
+ Ngày 12/08: nhập 2.500 kg, 96.600 đ/kg
+ Ngày 20/08: nhập 1.200 kg, 98.000 đ/kg
+ Ngày 25/08: nhập 2.942,3 kg, 100.000 đ/kg

- Xuất trong tháng 8:
+ Ngày 12/08: xuất 1.500 kg
+ Ngày 22/08: xuất 1.250,5 kg
+ Ngày 30/08: xuất 2.942,3 kg
Từ ví dụ trên ta có:
Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ:
= 1.000 x 104.361
= 104.361.000đ
Giá trị vật liệu nhập trong kỳ:
= 2.500 x 96.600 + 1.000 x 98.000 + 2.942,3 x 100.000
= 241.500.000 + 98.000.000 + 294.230.000
Nguyễn Thị Ngà
20
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
= 633.730.000đ
Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ: 1.000 kg
Số lượng vật liệu nhập trong kỳ:
= 2.500 + 1.000 + 2.942,3
= 6442.3kg
Số lượng vật liệu xuất trong kỳ
= 1.500 + 1.250,5 + 2.942,3
= 5.692,8kg
Đơn giá bình quân =
104.361.000 + 633.730.000
1.000 + 6442.3
= 99.175đ
Giá trị vật liệu xuất kho sẽ được cập nhật vào phiếu xuất kho và các sổ liên quan
vào cuối tháng.
- Các chứng tử sử dụng cho nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu như sau:
Nguyễn Thị Ngà

21
Th.S. Đoàn Thị Trúc Quỳnh
Biểu số 2.5:
Công ty TNHH May Trọng Tín
Số: 151/HMVT
HẠN MỨC CẤP VẬT TƯ
Mã: chăn ga gối ICT 07
Số lượng: 50 sản phẩm
STT Tên vật tư
Định mức
Số lượng kế
hoạch
Hạn mức cấp
ĐVT Mức ĐVT SL
1 Lụa Single 20/10
CVC 60/40 190g/m2 g/sp 126 2.938,32 Kg 2.942,3
2 Chỉ thêu ast 40/2
80055 5000m/c m/sp 8,3 38,71 cuộn 39
3 Chỉ thêu 40/2 80116
5000m/c m/sp 1,9 8,86 cuộn 9
4 Chỉ thêu ast 40/2
80193 5000m/c m/sp 26,5 123,6 cuộn 125
5 Chỉ thêu ast 40/2
80967 5000m/c m/sp 35,5 165,57 cuộn 166
6 Chỉ may ast 40/2 526
CZX 5000m/c m/sp 5,1 23,79 cuộn 24
7 Chỉ may ast 40/2
231EZX 5000m/c m/sp 11,7 54,57 cuộn 55
9 Mác chính SM cái/sp 1 23.320 cái 23.320
Phòng nghiệp vụ tổng hợp Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguồn tài liệu: hệ thống chứng từ tại công ty
Nguyễn Thị Ngà
Công ty TNHH May Trọng Tín
Văn Quan – Trí Quả – Thuận Thành – Bắc Ninh
Mẫu số 02 – VT
(Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
22