HIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Quản Lý Thư Viện

Mục lục
Dương Quốc Huy
Quản Lý Thư Viện

DANH MỤC VIẾT TẮT
STT Nội dung Viết tắt
1 Trung học cơ sở THCS
2 Cơ Sở Dữ Liệu CSDL
3 Thống kê TKE
4 Báo cáo BC
5 Quản lý hệ thống QLHT
6 Hệ thống thư viện HTTV
7 Đại học bách khoa DHBK
8 Học Sinh HS
9 Thủ thư TT
10 Giáo dục và đào tạo GD & ĐT
Dương Quốc Huy
1
Quản Lý Thư Viện

LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin đối với đời sống
xã hội.
Công Nghệ Thông Tin là nghành khoa học trẻ đã nhanh chóng khẳng định vị trí
của mình với nhưng tính ưu việt mà không ai có thể phủ nhận được. Những năm
cuối thế kỉ 20 Công Nghệ Thông Tin ở Việt Nam càng phát triển mạnh mẽ và
ứng dụng ngày càng sâu rộng trong hầu hết các lĩnh vực khoa học kĩ thuật , kinh
tế, văn hoá, xã hội. Sự nắm bắt được nhu cầu thực tế xã hội, những thông tin
chính xác, nhanh nhậy là nhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận động

của xã hội, dưới mọi quy mô ngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý
và điều hành.
Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa học
điện tử, đã và đang được quan tâm đầu tư, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác
nhau. Trong đó, việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành chính
đoàn thể, trong các Xí nghiệp và Công ty, trong các trường Đại học, Viện nghiên
cứu và thiết kế rất là quan trọng.
Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết của thực tiễn , tại hầu hết các đơn vị Thư
viện các trường phổ thông của nước ta hiện nay vẫn còn quản lý theo phương
thức truyền thống. Đó là cách quản lý và lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách. Phương
thức này có rất nhiều hạn chế. Để quản lý được đầy đủ , chi tiết và chính xác ,
hàng năm , Thư viện phải mất một khoản chi phí khá lớn cho việc mua nguyên
liệu ( giấy tờ , sổ sách , tư liệu). Hơn nữa , do đặc điểm chất liệu giấy rất nhanh
hang , phải thường xuyên thay thế , nâng cấp , mỗi lần thay đổi là một lần phải
sao chép sổ sách , bảo quản tư liệu… tốn kém cả về chi phí đầu tư, vừa mất
nhiều thời gian và sức lực . Hoạt động quản lý , tra cứu theo cách trên cũng
chiếm rất nhiều thời gian , công sức, của cả cán bộ thư viện lẫn bạn đọc mà hiệu
quả đạt được lại không cao. Trong điều kiện trình độ khoa học công nghệ còn
kém, những thành tựu của nó chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu ứng dụng, phương
thức quản lý truyền thống xét ở phương diện nào đó cũng đã phát huy tác dụng
và giữ một vai trò quan trọng.
Dương Quốc Huy
2
Quản Lý Thư Viện

Cuộc cách mạng khoa học – công nghệ và những thành tựu của nó đang
góp phần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trở
thành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: ứng dụng
trong công tác quản lý , nghiên cứu hỗ trợ công tác chuyên môn và trao đổi
thông tin…. Đặc biệt , nó càng trở nên quan trọng đối với các nghành liên quan

tới tri thức , thông tin , tư liệu….như hoạt động thư viện.
Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh
chóng như: Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý bán
hàng mà trước kia khi tin học chưa được phổ biến thì các công việc này đã làm
chúng ta mất rất nhiều thời gian và công sức. Sự phát triển nhanh chóng của máy
tính đã làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý. Các phần mềm linh hoạt và
thông minh đó đã giúp chúng ta cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng
trong việc thống kê, tìm kiếm, tính toán, thông báo kịp thời những thông tin cần
thiết, giảm nhẹ không gian lưu trữ, thay thế cho việc làm thủ công với hiệu quả
thấp lại cồng kềnh.
Xuất phát từ các yêu cầu thực tế lại là sinh viên của khoa Toán Tin của
trường ĐHBK HN từ nhận thức về tầm quan trọng của tin học hoá trong công tác
quản lý , với sự mong muốn học hỏi và đóng góp công sức nhỏ bé của mình vào
việc phổ biến , đưa tin học vào công tác quản lý. Được các thầy cô giáo trong
khoa toán tin trường ĐHBK trang bị cho những kiến thức về tin học. Em đã cố
gắng học tập và bước đầu làm quen với cách thiết kế xây dựng phần mềm hỗ trợ
một phần trong công tác quản lý hiện nay. Dưới hướng dẫn của ThS Nguyễn
Huy Trường và kiến thức đã được học trong thời gian qua em đã chọn và xây
dựng phần mềm về đề tài: Quản lý thư viện .
Dương Quốc Huy
3
Quản Lý Thư Viện

LỜI CẢM ƠN
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc tới ThS Nguyễn Huy
Trường– Giảng viên khoa Toán tin ứng dụng trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Em cũng
xin chân thành cảm ơn các thày cô giáo trong khoa Toán tin ứng dụng đã giảng
dạy giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập vừa qua.
Bên cạnh đó , em cũng xin hết lòng cảm ơn những sự giúp đỡ , lời động

viên và những ý kiến đóng góp quý báu từ bạn bè để giúp em hoàn thành đề
tài này.
Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng do hạn chế về thời gian với
kinh nghiệm chưa nhiều , kiến thức có hạn và một số điều kiện khách quan , nên
mặc dù nỗ lực hết mình nhưng khó tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được
nhiều ý kiến đóng góp, sự cảm thông và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để
đề tài được hoàn thiện hơn.
Hà Nội,ngày 15 tháng 6 năm
2011
Sinh viên
Dương Quốc Huy
Dương Quốc Huy
4
Quản Lý Thư Viện

CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN
TRƯỜNG THCS LÝ THƯỜNG KIỆT
1.1. Mục đích cơ bản của đề tài
Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay tuy là làm thủ công nhưng
các thao tác thừa hành của nó có tính khoa học rất cao. Tuy vậy, nó đòi hỏi rất
nhiều thời gian và công sức của con người mà không thể tránh được những nhầm
lẫn, sai sót. Trong thực tế hiện nay, việc quản lý một khối lượng lớn sách báo và
bạn đọc của thư viện thật không dễ dàng chút nào, và việc quản lý theo phương
pháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, thậm chí không đáp ứng nổi.
Như đã nói ở trên , hầu hết các đơn vị thư viện ở các trường trung học cơ
sở của nước ta hiện nay vẫn còn quản lý theo phương thức truyền thống . Vai trò
chủ yếu của các trường trung học phổ thông chủ yếu phục vụ công tác giảng dạy
và học tập. Cả hai hoạt động này đều phải sử dụng công cụ sách, báo. Những tài
liệu này chỉ có thể được quản lý tốt và phát huy được hoạt động tích cực của nó
trên cơ sở tổ chức công tác thư viện. Vì vậy tổ chức thư viện trong nhà trường

nhằm thoả mãn nhu cầu về tài liệu cho giáo viên , học sinh là một yêu cầu khách
quan không thể thiếu được.
Đối với nhà trường, thư viện chẳng những là cơ sở vật chất trọng yếu, nó
đảm bảo số lượng và chất lượng sách giáo khoa, sách giáo viên và sách tham
khảo, mà còn là trung tâm sinh hoạt văn học khoa học. Thư viện góp phần quyết
định chất lượng và không ngừng nâng cao năng lực giảng dạy của giáo viên, mở
rộng kiến thức và xây dựng thói quen tự học tự nghiên cứu cho học sinh, đồng
thời tham gia tích cực vào việc bồi dưỡng tư tưởng chính trị và xây dựng nếp
sống văn hoá mới trong nhà trường, thư viện còn giúp cho học sinh xây dựng
được phương pháp học tập và phong cách làm việc khoa học, biết sử dụng sách,
báo, thư viện.
Hiện nay, tại một số thư viện lớn của đất nước như thư viện Quốc gia Việt
Nam, thư viện Bách Khoa Hà Nội, Thư viện Quốc gia Hà Nội đó đưa vào ứng
dụng khá thành công những phầm mềm quản lý thư viện rất hoàn thiện như ilib
Dương Quốc Huy
5
Quản Lý Thư Viện

của CMC, libol của công ty Tinh Vân, selib của trung tâm công nghệ phần mềm
Đà Nẵng. Những phần mềm này đều ứng dụng những chuẩn tiên tiến nhất trờn
thế giới như MARC21, AACR2, Dublin core, Metadata Ngôn ngữ sử dụng cơ
sở dữ liệu Oracle có tính bảo mật chặt chẽ cộng với hệ thống quản trị không thua
kém nước ngoài. Tuy vậy, những phầm mềm này quá đắt tiền và việc sử dụng
cũng như yêu cầu cơ sở vật chất khá lớn, thích hợp hơn với những thư viện tầm
cỡ lớn của quốc gia, thành phố và các trường đại học lớn. Nếu đầu tư tại các
trường phổ thông một hệ thống đồ sộ đòi hỏi cao về nhân lực như vậy thì không
thật sự hợp lý.
Vậy nên yêu cầu chương trình quản lý phải vừa phù hợp với đặc thù của
thư viện trường phổ thông vừa phù hợp về mặt kinh phí và quy mô.
1.2. Giới thiệu chung:

Thư viện Lý Thường Kiệt là một thư viện nằm trong hệ thống quản lý của
trường THCS trường Lý Thường Kiệt. Được xây dựng sau 3 năm thành lập
trường thư viện cũng đã thu được những hiệu quả nhất định trong công tác phục
vụ, quản lý , phát triển văn hoá hiện đại , bổ sung kiến thức và nâng cao văn hoá
đọc cho học sinh trong toàn trường.
Mặc dù vậy, thư viện Lý Thường Kiệt cũng không tránh khỏi một số hạn
chế trong công tác quản lý của mình. Vì vậy trong thời gian thực tập em đã đến
thư viện trường Lý Thường Kiệt để tham gia tìm hiểu cách thức quản lý của thư
viện và có thể xây dựng cho mình một chương trình quản lý hiệu quả, phát huy
mặt tích cực cũng như khắc phục những mặt hạn chế mà thư viện Lý Thường
Kiệt gặp phải.
1.3. Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện:
Về nguyên tắc, dù quản lý trên máy vi tính nhưng mô hình hoạt động của
hệ thống thư viện vẫn dựa trên phương thức quản lý truyền thống.
Trước hết, để quản lý một khối lượng lớn sách báo và tạp chí thì phải tổ
chức tốt hệ thống thư mục. Hệ thống thư mục sẽ giúp bạn đọc tra cứu sách một
cách hữu hiệu, cán bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng.
Thông thường ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách:
- Hệ thống thư mục theo thể loại: Hình thức này tiện cho bạn đọc tìm sách
Dương Quốc Huy
6
Quản Lý Thư Viện

để nghiên cứu theo một chuyên sâu nào đó.
- Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với hình thức này, khi cần mượn
sách biết chính xác tên thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng.
- Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi bạn
đọc muốn tìm sách của một tác giả nào đó.
1.4. Phân tích hệ thống quản lý thư viện cũ:
1.4.1. Quản lý Sách:

Tài liệu mới sau khi chuyển về Thư viện được đưa vào phòng nghiệp vụ.
Tại đây , sách được phân loại , gán mã số phân loại dùng làm mã tra thủ công và
đồng thời được nhập vào CSDL làm mã tra trên máy.
Thư viện Lý Thường Kiệt quản lý tài liệu theo hai kho, kho đọc và kho
mượn. Kho đọc bao gồm các phòng đọc sách tại chỗ và kho mượn gồm các
phòng cho mượn sách về nhà,
Việc phân loại sách thực sự là một công việc tỉ mỉ và chiếm nhiều thời
gian đối với các nhân viên trong phòng nghiệp vụ. Các quy định phân loại tài
liệu phải được tuân thủ nghiêm khắc theo tài liệu hướng dẫn phân loại của bộ
văn hoá thông tin. Sau phân loại, mỗi tài liệu sẽ có một chỉ số môn loại và một
số đăng ký cá biệt ( hay mã số cá biệt).
Chỉ số môn loại mang tính nghiệp vụ cao nên thường dành cho nhân viên
nghiệp vụ, nhìn vào đó có thể biết được tài liệu này thuộc thể loại gì, ngôn ngữ
gì, từ đầu tiên của tên tài liệu là gì?
Mã số cá biệt bao gồm số đăng ký cho phòng đọc ( ký hiệu bắt đầu bằng
VV với khổ lớn và VN đối với khổ nhỏ) và số đăng ký cho phòng mượn , nếu có
nhiều tài liệu giống nhau thì mỗi quyển có một mã số cá biệt khác nhau.
Ví dụ: Truyện ngắn “ Giấc mơ sương” , Nhà xuất bản Công An Nhân Dân
, 2007 – sau khi phân loại có chỉ số môn loại là V23/GI.119M, số đăng ký cá biệt
là VN,025467(với kho mượn ) và PM.023477,PM.024578( có 2 quyển - đối với
kho đọc).
Để phân loại được một đầu tài liệu , cán bộ phòng nghiệp vụ phải đọc qua
Dương Quốc Huy
7
Quản Lý Thư Viện

tài liệu và ghi vào phiếu nhập thông tin các thông tin sau:
1. Tên tài liệu
2. Thể loại tài liệu ( ở mức chi tiết)
3. Tác giả hoặc nhóm tác giả.

4. Thông tin trách nhiệm khu vực tác giả
5. Nhà xuất bản, nơi xuất bản.
6. Năm xuất bản
7. Mô tả
8. Tóm Tắt
9. Từ khoá kiểm soát
10. Ký hiệu môn loại
11. Số đăng ký cá biệt
Tất cả các thông tin ghi lại sẽ được đưa ra khi độc giả có nhu cầu tra cứu sách.
1.4.2. Quản lý bạn đọc:
Đầu tiên thư viện nhận đơn làm thẻ của độc giả với các thông tin đầy đủ
về độc giả đó như: Họ tên, năm sinh, số chứng minh nhân dân, giới tính, địa chỉ,
lớp, khối, 1 ảnh 3x4, 5000 đồng tiền lệ phí , 25000 tiền ký cược một số loại sách
theo quy định nhà trường Các thông tin trên được điền đầy đủ vào phiếu đăng
ký lập thẻ (mẫu phiếu 1). Sau khi thu nhận thông tin về độc giả nếu đáp ứng đủ
yêu cầu thì cán bộ quản lý thư viện lưu các thông tin của bạn đọc vào hồ sơ bạn
đọc, sau đó in và cấp cho độc giả, có giá trị trong khoảng thời gian 1 năm, thu lệ
phí theo quy định “ Thẻ độc giả “ ( mẫu phiếu 2 ) của thư viện.
Dương Quốc Huy
8
Quản Lý Thư Viện

Mẫu phiếu 1:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Phiếu đăng ký lập thẻ
Họ và tên:……………………………………Năm sinh:……….
Địa chỉ thường trú:……………………………………………
Nghề nghiệp:…………………………………………………….
Hiện là học sinh trường:…………………… Lớp:……………

Ngày đăng ký:…………………………………………………
Xác nhận của trường.
Biểu mẫu 1. 1: Phiếu đăng ký lập thẻ
Mẫu phiếu 2:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Số:………….
Thẻ thư viện
Họ và tên:……………………………………Năm sinh:……….
Trường:………………………………………Lớp:……………
Địa chỉ :……………………………………………
Ngày … tháng… năm……

Biểu mẫu 1. 2 : Thẻ thư viện

Dương Quốc Huy
9
Quản Lý Thư Viện

1.4.3. Tìm kiếm tra cứu ( Biên mục ).
Độc giả khi muốn tra cứu tài liệu thường thực hiện bằng cách tra thủ công
qua các áp phích có sẵn hoặc có thể tra bằng phần mềm ISIS (trên DOS). Thao
tác thực hiện phức tạp , khó nhớ, và chỉ cho phép độc giả biết một số thông tin
về tài liệu trong khi một số tài liệu mới , quy định mới lại không được cập nhật.
Phương pháp tìm kiếm mà thư viện Lý Thường Kiệt sử dụng đó là phương
pháp tìm kiếm chính xác . Khi biên mục một số tài liệu , nhân viên nghiệp vụ
không những phải tự xây dựng mã số cá biệt và chỉ số môn loại mà còn phải rút
ra các từ khoá đại diện , thích hợp để nhập vào chương trình để phục vụ công tác
tra cứu . Nếu như nhân viên nghiệp vụ không đưa ra từ khoá thích hợp lý đồng
nghĩa với việc kết quả tra cứu không thoả mãn nhu cầu độc giả. Điều đó phần

nào gây khó khăn và mất thời gian để có thể tìm được tài liệu yêu cầu.
1.4.4. Quản lý lưu thông ( Quản lý: Mượn - Trả tài liệu ).
Đây là một công đoạn không thể thiếu trong hệ thống quản lý thư viện
núi chung và quản lý thư viện trường nói riêng
a. Quản lý mượn tài liệu: Khi độc giả yêu cầu mượn tài liệu, trước tiên
người quản lý yêu cầu thẻ độc giả và phiếu yêu cầu mượn, nếu kiểm tra thẻ và
phiếu yêu cầu có tính hợp lệ thì đồng ý cho mượn tài liệu và đưa cho độc giả
phiếu mượn sách ( mẫu biểu 4 ), sau đó tìm kiếm mã số sách cần mượn trong
danh mục sách có sẵn của thư viện ( mẫu biểu 5 ) và điền các sách cần mượn vào
phiếu, xong gửi cho bộ phận bạn đọc lấy sách và lưu thông tin của độc giả và
thông tin về tài liệu mượn vào sổ lưu mượn, ngược lại tức là không có tính hợp
lệ thì từ chối yêu cầu. Tối đa số sách được mượn ở phòng đọc là 2 quyển.
Dương Quốc Huy
10
Quản Lý Thư Viện

Mẫu phiếu 4:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường thcs Lý Thường Kiệt
Phiếu mượn sách
Số thẻ:……………… Số phiếu mượn:………………………
Họ và tên:………………………………………………………
Học sinh trường:…… Lớp:……………………………………
Địa chỉ:…………………………………………………………
[] Mượn về nhà [] Đọc tại chỗ
Mã số sách Tên sách Tác giả Mã loại
Ngày ……tháng……năm…
Biểu mẫu 1. 3: Phiếu mượn sách
Mẫu phiếu 5:
Dương Quốc Huy

11
Quản Lý Thư Viện

Sở GD & ĐT
Thư viện trường thcs Lý Thường Kiệt
Danh mục sách có sẵn
Mã số sách Tên sách Tác giả Mã vị trí
Ngày ……tháng……năm…
Biểu mẫu 1. 4 : Danh mục sách có sẵn.
b. Quản lý trả tài liệu: Khi độc giả đến trả sách, bộ phận bạn đọc sẽ tìm lại
phiếu mượn sách để ghi lại ngày trả sách. Nếu độc giả làm mất sách và chấp
nhận bồi thường, thì phải ghi sổ sách mất trong kỳ và tiến hành điều chỉnh lại số
sách có trong kho.
Bộ phận phục vụ bạn đọc cũng có nhiệm vụ rà tìm danh sách những độc
giả mượn sách về tham khảo trả trễ hạn quy định để gởi giấy báo thu hồi lại sách
( mẫu phiếu 6 và 7 ). Mỗi cuốn sách độc giả chỉ được mượn tối đa là 15 ngày,
nếu muốn mượn thêm thì độc giả phải đến thư viện để gia hạn. Nếu không sẽ
xem như trễ hạn.
c. Phạt hỏng tài liệu:
- Làm nhàu nát hoặc viết chữ vào tài liệu phạt 30% giá trị tài liệu.
- Làm rách nhỏ hơn 5 trang tài liệu: Phạt 50% giá trị tài liệu.
- Làm rách nhiều hơn 5 trang tài liệu, hoặc làm mất tài liệu: Phạt 100%
giá trị tài liệu.
d. Phạt quá hạn:
- Đối với tài liệu mượn về phạt 2000đ/ 1 ngày quá hạn, quá 10 ngày phạt
100% giá trị tính với 1 tài liệu.
Dương Quốc Huy
12
Quản Lý Thư Viện

- Đối với tài liệu phòng đọc , trả không đúng thời gian thư viện quy định
là trong giờ hành chính của ngày sẽ bị phạt 10.000 đ/ 1 tài liệu.
Mẫu biểu 6:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Danh sách độc giả trễ hạn
Mã độc
giả
Họ và tên Tên sách
Ngày
mượn
Ngày trả
quy định
Số ngày
trễ
Biểu mẫu 1.5 : Danh sách độc giả trễ hạn.
Mẫu biểu 7:
Dương Quốc Huy
13
Quản Lý Thư Viện

Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Giấy báo mượn sách quá hạn
Thân gửi: ……………………………………………………
Địa chỉ:………………………………………………………
Chúng tôi xin thông báo rằng, em đó mượn của thư viện chúng tôi những
quyển sách sau:
Mã sách Tên sách Ngày mượn
Đến hôm nay đó quá

hạn
Vậy thống báo em vui lòng đem sách đến trả.Và mang theo số
tiền… đồng để trả phí sách trễ.
Bộ phận bạn đọc


Biểu mẫu 1. 6: Giấy báo mượn sách quá hạn.

1.4.5. Quản lý kho:
- Bổ sung tài liệu: Mỗi khi có sách mới nhập về, bộ phận biên mục có
Dương Quốc Huy
14
Quản Lý Thư Viện

trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa. Nếu chưa có thì lập thẻ quản
lý sách và ấn định cho nó một Mã ĐKCB, Mã xếp giá phòng đọc, Mã xếp giá
phòng mượn, số biểu ghi cho tài liệu đó sau đó lưu vào hồ sơ tài liệu và in phích
cho tài liệu vừa nhập. Nếu sách đó đã có rồi thì gọi lại thẻ cũ để cập nhật bổ sung
số lượng. In phích cho tài liệu ( hay thẻ quản lý sách )
Thẻ quản lý sách có dạng như mẫu biểu 3
Mẫu biểu 3:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Thẻ quản lý sách
Mã số sách:………
Số ĐKCB:………………………………………………………
Tên sách:…………………………………………………………
Tập:……………………….Số trang:…………………………….
Số lượng:………………….Năm xuất bản:……………………
Mã ngôn ngữ:…………… Ngôn ngữ:………………………….

Mã nhà xuất bản:………….Nhà xuất bản:………………………
Mã phân loại:…………… Phân loại:…………………………
Mã tác giả:……………… Tác giả:……………………………
Mã vị trí:………………………………………………………….
Mã xếp giá phòng đọc:……………………………………………
Mã xếp giá phòng mượn:………………………………………….
Biểu mẫu 1.7 : Thẻ quản lý sách.
- Xử lý mất: Khi phát hiện một tài liệu bị mất thì phải tiến hành xử lý: Báo
cáo tài liệu bị mất cho cấp trên và xử lý theo nghiệp vụ.
Dương Quốc Huy
15
Quản Lý Thư Viện

- Thanh lý tài liệu:
Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho sách, đồng thời
với việc bổ sung sách mới cần phải thường xuyên nghiên cứu để kịp thời phát
hiện và thanh lọc những cuốn sách cũ, lạc hậu ra khỏi kho sách. Thanh lọc sách
cũng chính là một biện pháp tăng cường chất lượng kho sách.
Những cuốn sách đó bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng mà
không có khả năng tu bổ để sử dụng được nữa, những cuốn sách mà tính chất
thời sự không còn nữa, những cuốn sách có nội dung không phù hợp với yêu cầu
mới của chương trình…Những loại sách trên phải kiên quyết loại ra khỏi thư
viện.
Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tài sản, khi tiến hành thanh lọc sách ra
khỏi thư viện phải được sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường và phải lập biên bản
xuất khỏi kho sách thư viện.
Sau đây là một số biên bản mẫu cho việc thanh lý:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Dương Quốc Huy
16
Quản Lý Thư Viện

***
Thư viện trường…………………………
Biên bản xuất sách khỏi kho thư viện
Số:…………
Ngày… tháng……năm…
Chúng tôi những người lập biên bản ( Ghi rõ họ, tên, chức
vụ )
Chứng nhận đó xuất kho thư viện các sách (hoặc báo, tạp chí đã đóng
thành tập hoặc tờ rời ) trong bảng kê kèm theo gồm…bản, tính thành tiền
là…đồng…(Viết lại bằng chữ)…
Vì lý do………………………………………………
Người lập biên bản ký.
Bảng kê kèm theo biên bản số…
Số
TT
Tên tác giả và tên
sách
Số bản Giá đơn vị
Tổng cộng
( tiền )
Duyệt biên bản
Hiệu trưởng
( Ký tên, đóng dấu )

Biểu mẫu 1.8 : Biên bản xuất sách khỏi thư viện.
1.4.6. Báo cáo thống kê định kỳ:

Thông thường là cuối mỗi kỳ , phải có tổng kết, báo cáo và thống kê đảm
bảo cho hiệu quả phục vụ và quản lý. Người thủ thư thường cần đến các thông
tin ghi trong sổ sách trong suốt kỳ đó, sau đó tổng hợp , đưa ra các thống kê và
Dương Quốc Huy
17
Quản Lý Thư Viện

báo cáo trả lời cho các câu hỏi:
- Có bao lượt mượn tài liệu trong kỳ?
- Những tài liệu nào được mượn nhiều , tài liệu nào được mượn ít ( hay
chính là tần suet mượn của các tài liệu), và có cần phải bổ sung thêm các tài liệu
được mượn nhiều hay không?
- Danh sách những độc giả thường xuyên mượn tài liệu?
- Danh sách những độc giả vi phạm?
- Thống kê số sách hiện đang có trong kho.
- Thống kê theo ngày nhập tài liệu.
- Thống kê số tài liệu độc giả đang mượn.
- Thống kê số tài liệu bị mất hay được thanh lý trong năm.
Người lãnh đạo thư viện sau khi xem các báo cáo thống kê này sẽ có
những điều chỉnh hợp lý hơn nếu they cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụng
thư viện.
Mẫu biểu 8:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Báo cáo thông kê sách mượn
Dương Quốc Huy
18
Quản Lý Thư Viện

Từ ngày………đến ngày……

Mã sách Tên sách Tác giả Số lượt mượn
Biểu mẫu 1. 9: Báo cáo thống kê sách mượn.
Mẫu biểu 9:
Sở GD & ĐT
Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt
Báo cáo thống kê tình hình độc giả
Từ ngày… đến ngày……
Mã sách Tên sách Địa chỉ Số cuốn đã mượn
Biểu mẫu 1.10: Báo cáo thống kê tình hình độc giả.
1.4.7. Hiện trạng tin học:
Từ việc khảo sát thực tế tại thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt cho
chúng ta thấy các bước cơ bản của việc quản lý thư viện được làm bằng phương
pháp thủ công truyền thống, nó đã nói lên sự tốn kém công sức, lãng phí thời
gian và hiệu quả không cao. Cụ thể là:
- Thư viện cần nhiều nhân viên để phục vụ bạn đọc.
Dương Quốc Huy
19
Quản Lý Thư Viện

- Nhân viên cho mượn sách lẫn độc giả tốn khá nhiều thời gian trong việc
tra cứu, tìm kiếm sách. Chẳng hạn như tình huống sau, khi độc giả có nhu cầu
mượn một cuốn sách “ Tin học trong hoạt động thông tin - Thư viện ” của tác giả
Đoàn Phan Tân. Đầu tiên, độc giả phải tra cứu trong sổ danh mục sách. Tra cứu
1 đầu sách trong một danh mục vài ngàn cuốn là điều không thể nhanh chóng.
Chẳng những vậy, khi giao cho bộ phận bạn đọc, nhân viên thư viện lại mất công
lục tìm sách trong kho. Dù nhân viên thư viện có thể nhớ kệ nào chứa nhóm sách gì,
nhưng tìm cuốn sách trên một kệ cũng khá mệt. Nếu sách đó được mượn hết, rõ
ràng nhân viên thư viện đó mất nhiều thời gian tìm kiếm trước khi báo lại độc giả
sách đó được mượn hết và độc giả lại phải bắt đầu tra cứu để tìm cuốn sách khác.
- Tương tự việc tìm thông tin về một độc giả cũng mất không ít thời gian.

Việc báo cáo tính hình sách qua từng thời điểm cũng trở nên phức tạp.
- Việc bảo quản sổ sách cũng khá bất tiện.
Nói túm lại, việc quản lý thư viện theo kiểu thủ công truyền thống không
còn phù hợp với hiện nay và cần phải tin học hoá càng sớm càng tốt. Trong hệ
thống quản lý thư viện mới cũng có những quy trình chính như thư viện truyền
thống như:
- Bổ sung tài liệu
- Biên mục
- Lưu trữ
- Lưu thông
- Tìm kiếm
Và để theo kịp thế giới về khả năng quản lý ta cần tin học hoá các quy
trình này theo chuẩn quốc tế.
1.4.8. Quản lý nhân viên :
Nhân viên trong thư viện trường Lý Thường Kiệt theo các chức danh khác
nhau sẽ thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Nhân viên nghiệp vụ nhập thông
tin tài liệu để phục vụ tra cứu , thủ thư phục vụ mượn , trả tài liệu …. Thông tin
nhân viên không được lưu trên hệ thống máy tính mà nằm trong các tủ hồ sơ .
Như vậy , việc quản lý nhân viên sẽ gặp nhiều khó khăn , hạn chế và chưa phù
Dương Quốc Huy
20
Quản Lý Thư Viện

hợp với xu thế ngày nay.
1.5. Yêu cầu của chương trình quản lý thư viện trường Lý Thường Kiệt:
Với cách quản lý như trên , thư viện trường Lý Thường Kiệt đã đáp ứng
được đúng theo yêu cầu đặt ra của một thư viện . Song , việc thực hiện thủ công
các công tác quản lý có một số hạn chế như:
- Việc lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu và thông tin vào giấy tờ , sổ sách khiến
cho công tác tìm kiếm thông tin , xử lý vi phạm , phục vụ mượn trả sách trở nên

khó khăn , mất thời gian nên hiệu quả không cao.
Chương trình quản lý thư viện được xây dựng với mục đích khắc phục các
nhược điểm đã nói ở trên của thư viện trường Lý Thường Kiệt. Đó là vừa đảm
bảo các yêu cầu về mặt quản lý, lại giảm thiểu các thao tác thủ công và đem lại
hiệu quả sử dụng cao.
1.5.1.Quản lý Sách:
Trong việc biên mục tài liệu , thay vì nhân viên nghiệp vụ phải tự xây
dựng mã số cá biệt và chỉ số môn loại thì trong chương trình này, mã số cá biệt
và chỉ số môn loại được sinh tự động dựa vào thông tin đưa vào
1. Tựa đề
2. Tên tác giả
3. Thể loại
4. Nhà xuất bản
5. Năm xuất bản
6. Ngôn ngữ
7. Mô tả
8. Nội dung
9. Số lượng có ở phòng mượn
10.Số lượng có ở phòng đọc
Dương Quốc Huy
21
Quản Lý Thư Viện

Chỉ số môn loại được tạo ra theo tài liệu hướng dẫn mà mục 1.4.1 đã nói
qua. Với cách biên mục tài liệu như vậy , nếu như hai đầu tài liệu giống nhau về
tiêu đề, nhưng khác nhau về tác giả hoặc năm xuất bản thì chỉ số môn loại sẽ
giống hệt nhau.
Ví dụ:
Hai tài liệu : Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – Nguyễn Văn Ba;
Phân tích và thiết kế hệ thống – Tô Văn Nam đều chỉ có số môn loại là 001/

PH.121 T.
Chỉ số môn loại theo cách biên mục đó chưa thể là đại diện của một đầu
tài liệu. Do đó , để đảm bảo một tài liệu chỉ có một chỉ số môn loại thì ta gán
thêm số thứ tự vào trước chỉ số môn loại.
Ví dụ:
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – Nguyễn Văn Ba có chỉ số môn
loại là 1.001/PH. 121 T và Phân tích và thiết kế hệ thống – Tô Văn Nam có chỉ
số môn loại là 2.001/PH.12. T.
1.5.2. Quản lý bạn đọc:
Thẻ thư viện có thể dùng để đọc và mượn tài liệu, tuy nhiên khi mượn tài
liệu về nhà, bạn đọc cần đặt cược tiền hoặc thẻ để tiện quản lý và phạt nếu có vi
phạm.
Như vậy ta sẽ quản lý bạn đọc dưới các nhóm trình độ khác nhau như :
học sinh , cán bộ , giáo viên… Sau khi có đầy đủ thông tin , cán bộ thư viện sẽ
cấp cho bạn đọc thẻ thư viện có giá trị trong khoảng 1 năm . Thẻ của độc giả có
chứa các thông tin : mã số thẻ , họ tên trình dộ , địa chỉ , nơi công tác , ngày hết
hạn. Độc giả nếu có nhu cầu gia hạn thẻ sẽ đến gặp cán bộ thư viện để gia hạn
Mã số thẻ là mã số cơ bản để quản lý thông tin bạn đọc cũng như quản lý
quá trình mượn trả tài liệu và xử lý vi phạm.
1.5.3. Tra cứu tài liệu:
Dương Quốc Huy
22
Quản Lý Thư Viện

Thay vì tra cứu chính xác như thư viện Lý Thường Kiệt, ta sẽ cho phép
độc giả tra cứu cả chính xác và xấp xỉ trên nhiều trường khác nhau . Nhân viên
nghiệp vụ cũgn không cần phải lọc ra các từ khoá thích hợp mà chỉ cần nhập các
thông tin liên quan đến tài liệu.
Sử dụng chức năng tra cứu của chương trình này độc giả cần nhập vào từ
khoá và trường thông tin cần tra cứu . Kết quả tra cứu sẽ hiển thị, cho độc giả

biết về thông tin của tài liệu được tìm ra , như nội dung tóm tắt của tài liệu, hiện
trong thư viện còn hay hết , được lưu trữ ở kho nào?
Với việc tra cứu trên máy , bạn đọc sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian
mà lại có được thông tin rất hữu ích . Đó là điều mà bất cứ người sử dụng nào
cũng mong muốn.
1.5.4. Quản lý lưu thông( Quản lý Mượn Trả tài liệu):
Khi độc giả yêu cầu mượn tài liệu ở phòng đọc, trước tiên người quản lý
yêu cầu thẻ độc giả và điền đầy đủ vào thông tin vào phiếu yêu cầu mượn( mẫu
biểu 4 ). Bộ phận quản lý mượn trả( các thủ thư) sẽ trực tiếp quản lý các phiếu
yêu cầu này. Dựa vào thông tin trên phiếu này , thủ thư có thể kiểm soát được cả
thông tin bạn đọc và thông tin tài liệu . Nếu kiểm tra thẻ và phiếu yêu cầu có tính
hợp lệ thì đồng ý cho mượn tài liệu và các thông tin trong phiếu được nhập vào
cơ sở dữ liệu để quản lý. Sau đó tìm kiếm mã số sách cần mượn trong danh mục
sách có sẵn của thư viện ( mẫu biểu 5 ). Ngược lại tức là không có tính hợp lệ thì
từ chối yêu cầu.
1.5. 5. Quản lý nhân viên:
Trong thư viện , thủ thư là người trực tiếp tiếp xúc và thực hiện các yêu
cầu mượn trả sách của bạn đọc . Vì thế , bên cạnh việc phải quản lý tài liệu và
bạn đọc , người lãnh đạo cũng cần nắm bắt được thông tin về nhân viên làm việc
trong thư viện. Vì vậy , quản lý nhân viên cũng là một phần cần thiết trong
chương trình quản lý này. Mỗi nhân viên sẽ có một tên và mật khẩu tương ứng
để đăng nhập vào chương trình và chịu trách nhiệm với quá trình làm việc của
Dương Quốc Huy
23
Quản Lý Thư Viện

mình.
1.5.6. Báo cáo thống kê:
Các nhà lãnh đạo với vai trò là người quản lý hệ thống có thể xem các
báo cáo thống kê trực tiếp trên hệ thống. Các thống kê , báo cáo được tổng hợp

theo các dữ liệu đã lưu lại mang đầy đủ các thông tin như trong mục 1.4.6.

CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN
2.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống
2.1.1. Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý thư viện
- Nhập sách mới
- Cấp phát thẻ mới
- Cập nhật thông tin về sách và bạn đọc
Dương Quốc Huy
24