Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
MỤC LỤC
TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT 18
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
- TNHH : Trách nhiệm hữu hạn.
- CHXHCN : Cộng hoà xã hội chủ nghĩa.
- BHYT, BHXH, BHLĐ: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm lao động.
- QL : Quản lý
- HTTT : Hệ thống thông tin.
- CSDL : Cơ sở dữ liệu.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THU CHI TIỀN MẶT 18
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
LỜI NÓI ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài:
Trong những năm gần đây khoa học công nghệ đã phát triển một cách mạnh
mẽ đem lại những hiệu quả đáng kể trong việc quản lý. Công nghệ thông tin đang
dần khẳng định vị trí và tầm quan trọng của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã
hội, tham gia vào mọi ngành nghề với các ứng dụng thiết thực hỗ trợ cho con người
có những phương án nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Nó là công cụ đắc lực nhất
để nâng cao hiệu quả và chất lượng của công việc, là hành trang không thể thiếu cho
sự phát triển của một quốc gia trong thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ và
phát triển. Nhờ có tin học mà các hoạt động sản xuất, quản lý trở lên năng động,

thuận tiện hơn, mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả.
Nước ta đang trong thời kỳ đổi mới với mục tiêu đi tắt đón đầu nhằm bắt kịp
với sự phát triển của văn minh nhân loại. Vì vậy, việc áp dụng hệ thống thông tin
trong các lĩnh vực của đời sống như quản lý kinh tế, văn hóa, giáo dục…vv là cần
thiết và tất yếu. Nó giúp cho các tổ chức quản lý được các nguồn lực tốt nhất, chặt
chẽ nhất, nhanh chóng và kịp thời.
Bất kỳ một đơn vị nào dù là đơn vị kinh doanh hay không đều liên quan đến
hai mảng thu và chi, cho nên quản lý tiền một cách khoa học, chặt chẽ là một yếu tố
rất quan trọng. Việc mở rộng sản xuất kinh doanh khiến cho số lượng các sản phẩm,
mặt hàng cũng trở lên đa dạng và phong phú hơn để đáp ứng nhu cầu ngày càng
khắt khe của trong và ngoài nước. Với lượng tiền mặt ngày càng lớn thì việc quản
lý thủ công không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số hạn chế của việc
quản lý thủ công như thông tin lưu trữ trong công ty không nhất quán, dễ bị trùng
lặp, dễ xảy ra sai sót; khối lượng công việc của Kế toán nhiều, số lượng sổ sách
lớn…vv. Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng tin học trong quản lý,
xuất phát từ thực tế quản lý tiền mặt tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, với
những kiến thức được học cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo Th.S Trịnh Phú
Cường để đi sâu vào nghiên cứu và lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin
quản lý tiền mặt tại quỹ tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn” làm chuyên đề tốt
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

1
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
nghiệp của mình.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Trong điều kiện hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh muốn cạnh
tranh chiếm lĩnh được thị trường thì lượng tiền vốn đầu tư của doanh nghiệp phải
tương đối lớn, chính vì vậy việc quản lý tốt tiền vốn sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh
nghiệp. Xuất phát từ nhu cầu quản lý tiền mặt tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn

để “Xây dựng HTTT quản lý tiền tại” cho công ty giúp cho nhân viên kế toán quản
lý các sổ thu chi tiền mặt dễ dàng hơn. Các mẫu chứng từ, sổ sách trong đề tài được
nghiên cứu tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn năm 2012.
Mục đích:
Mục đích của đề tài là xây dựng một HTTT giúp nhân viên kế toán tiền mặt
quản lý các sổ sách thu chi tiền mặt dễ dàng, ít xảy ra sai sót nhất, giảm bớt được
khối lượng công việc…
Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài sử dụng kết hợp một số phương pháp nghiên cứu hệ thống thông tin
như: Phương pháp tiếp cận hệ thống, phương pháp làm việc tập thể…
Kết cấu:
Ngoài Lời Nói Đầu, Kết Luận và Phụ Lục đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.
Chương 2: Một số khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin quản lý.
Chương 3: Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý tiền mặt tại quỹ tại
công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.
Trong quá trình thực tập và viết chuyên đề tốt nghiệp, nhờ sự giúp đỡ, chỉ bảo
tận tình của thầy giáo Th.S Trịnh Phú Cường, cùng các anh chị trong công ty TNHH
Mỹ Nghệ Hoa Sơn đề tài đã được hoàn thành. Vì vậy, rất mong nhận được sự góp ý,
chỉ dẫn từ thầy, cô và công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn cũng như những người quan
tâm đến đề tài để bài viết và chương trình “quản lý tiền mặt” được hoàn thiện hơn.
Qua đây em cũng xin được bày tỏ sự cảm ơn của mình tới Ban lãnh đạo cùng các
thành viên của công ty đã tận tình hưỡng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập vừa
qua. Cảm ơn các thầy giáo trong khoa đã truyền đạt lại kiến thức và hiểu biết của mình
cho chúng em và cảm ơn thầy Trịnh Phú Cường đã tạo điều kiện, giúp đỡ và hướng dẫn
em trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo của mình.
Hà nội, tháng 05 năm 2012
Sinh viên thực hiện
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

2
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Nguyễn Thị Thắm
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MỸ NGHỆ HOA SƠN
1.1. Giới thiệu về Công ty.
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn, tên tiếng Anh là HOA SON COMPANY
LIMIDTED.
Tên viết tắt: HOA SON CO.,LDT.
Giám đốc Công ty là Ông Nguyễn Văn Trung.
Văn phòng của Công ty đặt tại Xóm Thượng, Thôn Phú Vinh, Xã Phú Nghĩa,
Huyện Chương Mỹ, Thành Phố Hà Nội.
Điện thoại: 0433 866 258.
Fax : 0433 866 254.
Mã số thuế: 0500470451.
Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn được thành lập vào ngày 04/09/2005, căn
cứ vào Luật doanh nghiệp số 13/1999/QH10 được Quốc hội nước CHXHCN Việt
Nam thông qua ngày 12/06/1999 và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật doanh
nghiệp. Được Sở Kế Hoạch – Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanh số: 0302001262 ngày 02 tháng 09 năm 2009 và Cục thuế thành phố Hà Nội
cấp mã số đăng ký thuế: 0500470451.
Lĩnh vực hoạt động của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu các
mặt hàng thủ công mỹ nghệ.
Khi thành lập, vốn điều lệ của Công ty là 1.400.000.000 VNĐ.
Từ khi thành lập tới nay Công ty đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực
sản xuất kinh doanh của mình như đã xuất khẩu nhiều mặt hàng thủ công mỹ nghệ
sang các nước Mỹ, Nga, Anh, Đức, Nhật Bản…Công ty không ngừng mở rộng thị
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa

11B

3
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
trường trong nước cũng như sang các nước Đông Âu và các mặt hàng của Công ty
rất được các nước ưa chuộng.
Hình ảnh một số sản phẩm Công ty sản xuất:
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

4
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
1.1.2. Giới thiệu về tổ chức của Công ty.
1.1.2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty.
Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty.
1.1.2.2. Chức năng của từng bộ phận.
Công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn luôn cố gắng điều chỉnh và sắp xếp nguồn
nhân lực của Công ty hợp lý theo từng công việc phù hợp với trình độ của mỗi
người. Chức năng và nhiệm vụ chính của Ban lãnh đạo cùng các phòng ban trong
công ty như sau:
 Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc.
Chức năng:
Chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận, phòng ban chức năng của công
ty và chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về việc thực hiện các quyền và
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

BAN GIÁM ĐỐC
- GIÁM ĐỐC
- P.GIÁM ĐỐC

XƯỞNG SẢN XUẤT PHÒNG KINH DOANH
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG QUẢN LÝ
THIẾT BỊ VẬT TƯ
PHÒNG HC-NS
5
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
nhiệm vụ của mình .
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

6
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Nhiệm vụ:
+ Quyết định tổ chức, quản lý điều hành, đưa ra các biện pháp kinh doanh có
hiệu quả, điều động sắp xếp biên chế đúng quy định của công ty.
+ Có thể ủy nhiệm người khác thay mình giải quyết một số công việc của công
ty và chịu trách nhiệm pháp lý trước sự ủy quyền, ủy nhiệm đó.
+ Ký kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với các đối tác.
+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
+ Chỉ đạo, kiểm tra, điều hành sản xuất kinh doanh của toàn công ty…
Chức năng:
 Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân – nhân sự.
+ Tham mưu cho giám đốc về quản trị văn phòng, thông tin liên lạc, lễ tân
phục vụ, quản lý điều động ô tô, phương tiện tài sản của văn phòng.
+ Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách,
thanh tra, đào tạo, thi đua khen thưởng.
Nhiệm vụ:
+ Phụ trách công việc về hành chính, thanh tra, bảo vệ, an toàn nội bộ.

+ Mua sắm thiết bị văn phòng và các công việc hành chính sự vụ khác.
+ Quản lý hệ thống thông tin, công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ của
Công ty.
+ Tổ chức, phục vụ hội nghị, lễ tết.
+ Quản lý ô tô con của Công ty, quản lý điện nước, vệ sinh trong cơ quan.
+ Xây dựng kế hoạch định mức lao động, đơn giá tiền công theo từng đợt
hàng. Lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Giám đốc.
+ Tham mưu cho Giám đốc nhận xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật theo cơ chế phân cấp của Công ty.
+ Thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động: BHYT, BHXH,
BHLĐ, chế độ nghỉ phép, tiền lương, tiền thưởng theo đúng quy định của Bộ luật
lao động.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

7
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
+ Thực hiện các công việc do Giám đốc giao cho.
 Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý thiết bị vật tư.
Chức năng: Tham mưu cho giám đốc về quản lý, sử dụng thiết bị, nguyên vật
liệu, mua sắm nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị mới phục vụ cho sản xuất.
Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng
thiết bị một cách có hiệu quả.
+ Xây dựng quy chế quản lý, sử dụng thiết bị phù hợp với sản xuất kinh
doanh của Công ty nhằm nâng cao tuổi thọ và hiệu suất sử dụng cao.
+ Đảm bảo máy móc thiết bị sẵn sàng hoạt động, duy trì tình trạng thường xuyên tốt.
+ Đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu, vật tư kịp thời, chất lượng.
+ Thực hiện các công việc do Giám đốc giao.
 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kinh doanh.

Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc và thực hiện trong các lĩnh vực như
tiêu thụ sản phẩm, cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đáp ứng yêu cầu kế hoạch
sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của Công ty.
Nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong
nước và thị trường xuất khẩu. Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán
hàng trình Giám đốc phê duyệt.
+ Tổ chức thực hiện tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả.
+ Tham gia nghiên cứu, thiết kế và ban hành mẫu mã sản phẩm. Tổ chức tham
gia các hội chợ triển lãm và các hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch được
Giám đốc phê duyệt.
+ Căn cứ kế hoạch sản xuất hàng tháng của Công ty, nhu cầu của thị trường
lập các đơn hàng sản xuất sản phẩm hàng tuần đáp ứng nhu cầu tiêu thụ của thị
trường và đạt hiệu quả trong công tác bán hàng.
+ Căn cứ kế hoạch sản xuất tháng, quý, năm của Công ty, xây dựng kế hoạch
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

8
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
mua sắm và cung ứng các loại vật tư, nguyên liệu đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu sản
xuất và dự trữ theo định mức quy định.
 Chức năng, nhiệm vụ của phân xưởng sản xuất.
Chức năng: Duy trì hoạt động sản xuất các loại sản phẩm của Công ty.
Nhiệm vụ: hoàn thành các sản phẩm mà các phòng ban đã giao cho. Năm tổ
này hoạt động song song và cùng hỗ trợ cho các tổ sản xuất kia. Đảm bảo đúng tiến
độ sản xuất, thực hiện tiết kiệm trong sản xuất.
 Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán.
Chức năng:
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế

độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
+ Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo
đúng quy định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán, …
+ Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình
thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
+ Cùng với các bộ phận khác tạo lên mạng lưới thông tin quản lý năng động,
hữu hiệu.
Nhiệm vụ:
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng
tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và hoạt động kết quả kinh doanh và sử dụng vốn
của Công ty.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi
tài chính, việc thu, nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư,
tiền vốn; phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế
độ và quy định của Công ty.
+ Chủ trì lập dự toán tài chính hàng năm.
+ Điều hành ngân sách theo kế hoạch, quy chế chi tiêu nội bộ.
+ Báo cáo đánh giá việc thực hiện kế hoạch, đề xuất các điều chỉnh cần thiết
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

9
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
các nội dung theo quy chế nhằm từng bước nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí.
+ Tổng hợp tình hình thu, chi và lập báo cáo quyết toán theo chế độ quy định.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

10
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế

1.1.3. Cơ sở vật chất và tình hình nhân sự của Công ty.
1.1.3.1. Cơ sở vật chất của Công ty.
Hiện nay cơ sở vật chất của Công ty đã được xây dựng kiên cố đảm bảo cho
cho hoạt động sản xuất của công ty.
Các bộ phận, văn phòng đều được trang bị đầy đủ máy tính, máy in, máy fax,
dụng cụ…vv.
1.1.3.2. Tình hình nhân sự của Công ty.
Lao động là một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, số lượng và chất lượng lao động được đảm bảo sẽ là điều
kiện cơ bản quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Các vấn đề lao động của
Công ty hiện nay như chính sách tuyển dụng đãi ngộ, động viên người lao động
thực hiện theo quy định của Luật lao động và Pháp luật về lao động Việt Nam.
Hoa Sơn là công ty nhỏ thuộc làng nghề Phú Vinh, một làng nghề đã có hơn
500 năm lịch sử. Giám đốc công ty, ông Nguyễn Văn Trung là người khuyết tật,
nhưng lại là một nghệ nhân nổi tiếng.
Công ty Hoa Sơn còn quản lý một cơ sở đào tạo nghề cho các đối tượng, chủ
yếu là nông dân từ các vùng khác cũng như cùng địa phương. Trong năm 2009, ông
Trung đã đào tạo 600 lượt học viên trong các khóa học kéo dài 6 tháng của mình.
Sản phẩm của Hoa Sơn chủ yếu là mây, tre, ngoài ra còn có các sản phẩm guột
(dương xỉ-fern tree) và một số loại vật liệu thiên nhiên khác. Hoa Sơn sử dụng lao
động thủ công địa phương là nòng cốt đồng thời sử dụng lao động có tay nghề kỹ
thuật, giám đốc công ty còn trọng dụng những lao động có tay nghề cao mà không
cần bằng cấp.
Theo thống kê của Công ty về số lượng lao động như sau:
+ Tổng số lao động của năm 2009 là 398 lao động.
+ Tổng số lao động của năm 2010 là 459 lao động.
+ Và tổng số lao động của năm 2011 là 470 lao động.
1.1.4. Thực trạng tin học hóa tại công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

11
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Nhận thức được tầm quan trọng và lợi ích từ việc ứng dụng tin học trong công
tác quản lý và điều hành công ty nên ngay từ những ngày đầu tiên Công ty đã triển
khai kế hoạch phát triển các ứng dựng tin học vào trong quản lý. Doanh nghiệp sử
dụng các phần mềm để quản lý như MS Words, MS Excel…vv. Đây là những phần
mềm thông dụng mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng.
Tại phòng kế toán:
• Tại phòng kế toán hiện có 3 máy tính trang bị cho nhân viên trong văn
phòng làm việc.
• Phòng có 1 máy Photo, 1 máy in và 1 máy Fax.
• Phòng có sử dụng phần mềm Microsoft Words, Excel để phục vụ cho công
việc của phòng.
Tuy phòng đã được trang bị phần mềm Microsoft Words, Excel để phục vụ
cho quá trình làm việc nhưng phần mềm này còn một số hạn chế như:
+ các thông tin lưu trữ trùng lặp, không nhất quán; hay nhầm lẫn và sai sót.
+ Khối lượng công việc của Kế toán nhiều.
+ Số lượng sổ sách lưu trữ thông tin nhiều…vv.
Các phần mềm nói trên mặc dù tiện ích và được đưa vào sử dụng thời gian dài
nhưng nhân viên cũng gặp phải nhiều khó khăn riêng khi sử dụng như việc đưa ra
các báo cáo, tìm kiếm thông tin…vv.
1.1.5. Khái quát về đề tài nghiên cứu.
1.1.5.1. Lý do chọn đề tài.
Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa
Sơn, qua tìm hiểu về tổ chức, quy trình hoạt động sản xuất của Công ty cũng như
của phòng và đặc biệt là được tiếp xúc với hệ thống tin học ở đây, thấy được những
tồn tại của phòng kế toán như sau:
Tại phòng kế toán trong một ngày phát sinh rất nhiều nghiệp vụ thu, chi tiền
mặt. Với số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn như vậy phần mềm quản lý tiền hiện nay

của Công ty chưa đảm bảo được tính nhanh chóng, hiệu quả của công việc.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

12
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Qua xem xét các quy trình nghiệp vụ thu chi như thu từ hoạt động bán hàng,
chi thanh toán tiền lương, chi tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên mua nguyên
vật liệu… và việc ứng dụng tin học trong quản lý tiền mặt, các hệ thống báo cáo
thống kê, hệ thống lưu trữ thông tin bảng lương, lưu trữ chứng từ…vv. Mặc dù hệ
thống này đang trực tiếp mang lại hiệu quả đáng kể cho quá trình quản lý tiền của
Công ty nhưng nó vẫn bộc lộ những yếu kém như hay lặp thông tin, hay xảy ra
nhầm lẫn, sai sót không có ý của nhân viên…vv. Chính vì vậy cần đưa vào trong hệ
thống này một Hệ thống thông tin quản lý có tính chuyên nghiệp, chuyên dụng hơn.
Để góp phần giúp cho việc phát triển ngày càng vững mạnh của Công ty thì
tin học hóa bộ phận kế toán Tiền Mặt sẽ giúp cho các nhà lãnh đạo quản lý được
nguồn tài chính của Công ty, đặc biệt kiểm soát được lưu lượng tiền mặt tại quỹ
chặt chẽ và đạt hiểu quả cao nhất. Vì vậy, xây dựng Hệ thống thông tin quản lý
Tiền Mặt tại quỹ đáp ứng nhu cầu quản lý tiền mặt của Công ty:
+ Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của
Công ty.
+ Thông tin nhất quán, không trùng lặp.
+ Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên Kế toán.
+ Xử lý thông tin kịp thời.
+ Không tốn không gian lưu trữ, tiết kiệm chi phí.
+ Giảm khối lượng công việc cho Kế toán.
+ Giảm bớt rủi ro gian lận và trộm cắp.
+ Tìm kiếm nhanh.
+ Thống kê theo nhiều tiêu thức…vv.
1.1.5.2. Mục đích của đề tài.

Việc xây dựng “Hệ thống thông tin quản lý Tiền Mặt tại quỹ tại công ty
TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn” với mục đích sau:
• Thay thế phần mềm Excel cũ mà doanh nghiệp đang sử dụng bằng một Hệ
thống thông tin quản lý mới có tính ưu việt hơn.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

13
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
• Hệ thống thông tin mới sẽ giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên
Kế toán.
• Thông tin nhất quán, không trùng lặp.
• Hệ thống thông tin mới sẽ quản lý được sổ thu chi tiền mặt của Công ty.
• Hệ thống thông tin mới lập được các báo cáo một cách nhanh chóng, đầy
đủ thông tin theo yêu cầu của người sử dụng…vv.
1.1.5.3. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ cơ sở dũ liệu.
 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic (VB)
VB là một sản phẩm trong bộ Visual Studio của hãng Microsoft, ra đời năm
1991 với phiên bản đầu tiên Visual Basic 1.0. Cho đến năm 1998 phiên bản Visual
Basic 6.0 ra đời và sau đó chuyển sang một thế hệ ngôn ngữ lập trình mới Visual
Basic .NET. Còn phiên bản Visual Basic 6.0 (VB6) Microsoft phát hành các bản
Service Pack với mục đích để sửa lỗi và hoàn thiện hơn.
Các ấn phẩm khác nhau của VB6
+ Learning Edition: là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép viết nhiều kiểu ứng
dụng khác nhau, tuy nhiên nó không có 1 số công cụ điều khiển có trong các phiên
bản khác.
Professnional Edition: thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp, nó chứa tất cả
các tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Edition và có bổ sung thêm
thư viện và các công cụ điều khiển.
EnterPrise Edition: đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các phân tích ứng

dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các công cụ để hỗ trợ lập trình theo nhóm.
Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình đa năng, sử dụng để xây dựng các phần
mềm hoạt động trong môi trường Window hay trên mạng Internet.
Các thành phần chính của Visual Basic :
Form( mẫu biểu):
Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Form dùng để định vị
và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các thành phần giao tiếp với người dùng.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

14
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Properties Windows (cửa sổ thuộc tính):
Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối tượng
cụ thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện
của các chương trình ứng dụng.
Tools Box (Hộp công cụ):
Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển
mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa sẵn
của Visual Basic. Các đối tượng này được sử dụng trong Form để tạo thành giao
diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic.
Project Explorer (cửa sổ dự án):
Do các ứng dụng Visual Basic thường dùng chung mã hoặc các Form đã tùy
biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi
Project có thể có nhiều Form và mã kích hoạt các điều khiển trên một Form sẽ được
lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Project Explorer quản lý tất
cả các Form và các Module chung, tạo nên các ứng dụng.
Data Controls (Điều khiển dữ liệu):
Để sử dụng Data Control ta thiết lập các thuộc tính của nó để có thể kết nối
đến cơ sở dữ liệu (Database) và các bảng (Table) trong cơ sở dữ liệu đó. Bản thân

Data Controls không hiển thị dữ liệu, nó chỉ hiển thị dữ liệu khi thực hiện kết nối
đến cơ sở dữ liệu.
Recordsets:
Sau khi kết nối thành công với cơ sở dữ liệu ta tiến hành truy nhập đến các
bản ghi, để thực hiện được việc này, ta sử dụng thuộc tính Recordset. Thuộc tính
Recordset của ADODC (Active Data Object Data Control) là một đối tượng được
sử dụng để truy nhập đến các bản ghi từ bảng hoặc truy vấn.
Đối tượng Recordset thực hiện một số thao tác:
- Thêm bản ghi.
- Sửa đổi bản ghi.
- Xóa bản ghi.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

15
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Module lớp (Class Module):
Module lớp là nền tảng của lập trình hướng đối tượng trong Visual Basic, nó
bao gồm nhóm các đối tượng có cùng thuộc tính, có chung hành vi và có chung mối
quan hệ.
 Hệ cơ sở dữ liệu Access.
Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office
Professional.
Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau vể
CSDL. Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đó là
ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng trong nội bộ từng
phòng ban, ứng dụng cho toàn công ty, ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo
mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp và ứng dụng trên mạng nội bộ
của một cơ quan.
Access là công cụ tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ công tác

quản lý và điều hành một doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.
Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access
- Bảng (Table): Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nó được
dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Các thành phần của bảng gồm có:
+ Cột (Column) hay trường (Field).
+Dòng (Row).
+ Khóa chính (Primary Key).
+Khóa ngoại lai (Foreign Key).
- Truy vấn (Query) : Là công cụ cho phép người sử dụng dùng ngôn ngữ truy
vấn có cấu trúc SQL hoặc công cụ truy vấn bằng QBE để thực hiện các truy vấn
trích rút, chọn lựa dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu (thêm, sửa, xóa) trên các bảng.
- Mẫu biểu (Form): Form cho phép người sử dụng xây dựng trên các màn
hình dùng để cập nhật hoặc xem dữ liệu lưu trong các bảng, ngoài ra cũng cho phép
người sử dụng tạo ra các hộp thoại. Form dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các
bảng và thiết kế giao diện chương trình.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

16
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
- Báo cáo (Report): Report cho phép tạo ra các kết xuất từ các cơ sở đã lưu
trong các bảng, sau đó sắp xếp và định dạng theo một khuôn dạng cho trước và từ
đó có thể xuất báo cáo ra màn hình hoặc máy in. Report là một công cụ tuyệt vời
phục vụ việc in ấn, nó cung cấp các khả năng:
+ In dữ liệu dưới dạng bảng.
+ In dữ liệu dưới dạng biểu.
+ Sắp xếp dữ liệu trước khi in.
+ Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp.
+ In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo.
- Lệnh gộp (Macro): Macro bao gồm một dãy các hành động (actions) dùng để

tự động hóa một loạt các thao tác.
- Các Module: Đó là nơi chứa các hàm, thủ tục. Các module sử dụng các hàm
và thủ tục để thực hiện một số hành động phức tạp nào đó mà không thể làm bằng
Macro hay thực hiện những nhiệm vụ đặc biệt phức tạp.
1.2. Mô tả quy trình nghiệp vụ tiền mặt tại phòng kế toán của công ty
TNHH Mỹ Nghệ Hoa Sơn.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

17
Tiếp nhận đề
nghị thu – chi.
Kiểm tra đề nghị
thu chi.
Ký duyệt đề nghị
thu – chi.
Lập phiếu chi, phiếu
thu
Ký duyệt phiếu thu,
phiếu chi
Ghi sổ
Thực hiện thu, chi tiền
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt.
Để việc lập phiếu thu - phiếu chi, ủy nhiệm chi- ủy nhiệm thu hợp pháp, theo
đúng chế độ kế toán, người đứng đầu bộ phận kế toán của công ty cần phải quy định
các chứng từ tương ứng kèm theo để những yêu cầu thanh toán không phù hợp sẽ
được nhận biết và xử lý kịp thời. Các kế toán viên mặc nhiên căn cứ vào đó mà áp
dụng.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thu chi tiền mặt như sau:

1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi.
2) Kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu - chi, đảm bảo tính
hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuân thủ các
quy định, quy chế tài chính của Công ty). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem
xét.
3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên
quan.
4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.
Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt
của Công ty, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề
nghị thu - chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu
cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
5) Lập chứng từ thu – chi:
Sau khi lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt.
6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu
hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu.
7) Thực hiện thu – chi tiền:
Khi nhận được Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ
gốc , Thủ quỹ phải:
+ Kiểm tra số tiền trên Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc.
+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu thu (Phiếu chi) có phù hợp với chứng từ
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

18
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
gốc.
+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) và chữ ký của người có thẩm
quyền.
+ Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi ra cho chính xác để nhập hoặc xuất quỹ

tiền mặt
Tài khoản hạch toán:
Để hạch toán tổng hợp quỹ tiền mặt, kế toán sử dụng tài khoản 111 - Tiền mặt
và các tài khoản liên quan khác.
Tài khoản 111 - Tiền mặt: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt gồm
tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ của doanh nghiệp.
Kết cấu của tk 111 - Tiền mặt
Bên Nợ:
-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý, đá quý nhập quỹ.
-Số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
-Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.
Bên Có:
-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ.
-Số tiền mặt thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê
-Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ
Số dư bên Nợ:
-Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ
tiền mặt.
TK 111 có 03 Tài khoản cấp 2.
Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ
Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

19
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Trình tự ghi sổ theo hình thức NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:

Ghi cuối tháng, cuối quý:
Đối chiếu:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã
ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu
đợn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung,
các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

20
Chứng từ kế toán
Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kể toán chi tiết
SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối
phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc
biệt liên quan. (Định kỳ 3,5,10,…) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát
sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào Sổ Cái các tài khoản
liên quan.
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối
số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng
hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo
tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân
đối phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số
trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

21
Trường ĐH Kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế
GVHD: Th.S Trịnh Phú Cường SV: Nguyễn Thị Thắm– Khóa
11B

22