MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN NHẰM NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS

Đề tài SKKN:
MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN NHẰM NÂNG CAO TÍNH HIỆU
QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS
I. Đặt vấn đề:
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò
của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là
rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp
những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,
những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.
Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ
thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng
là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện
nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính
nhà nước được thông suốt và được vận hành một cách trơn tru. Nhờ đó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công
cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước

cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư,
lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư,
1
1
lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường phổ
thông nói chung và các trường THCS nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn
quản lý tốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông
tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện. Do đó công
tác văn thư lưu, trữ hồ sơ phải được coi trọng.
Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư hành chính giữ một vai
trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng
thu thập, xử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có
hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của nhà trường.
Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo
nhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm
đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo
mục tiêu của ngành đề ra.
Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư hành chính nhà trường.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính
nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra
những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành
chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn
thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường.
II. Cơ sở lý luận:
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung
công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ

hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn
thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ
chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để
phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu
trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
III. Cơ sở thực tiễn:
2
2
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính
nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành
chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện
nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức
đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra
những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị
mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của
cơ quan, đơn vị
Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư hành chính nhà trường.
Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính
nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra
những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành
chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn
thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường.
IV. Nội dung nghiên cứu:
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung
công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản
và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ
hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn

thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ
chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để
phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu
trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan
hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa
vào lưu trữ lịch sử.
Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng, tuy nhiên bản
thân tôi nêu một số công tác quan trọng nhất để thực hiện gồm những phần việc
sau:
o Quản lý công văn đi
o Quản lý công văn đến
3
3
o Đánh máy các loại văn bản
o Quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên
Để phát huy hiệu quả công tác văn thư hành chính, bản thân tôi đã thực hiện
các biện pháp sau:
1. Biện pháp quản lý công văn đi:
Các công văn gởi cho các cơ quan trong và ngoài nhà trường do các bộ phận
chuyên môn hoặc lãnh đạo nhà trường soạn thảo được lãnh đạo nhà trường phê
duyệt cho ban hành, tôi nhận trách nhiệm đánh máy, nhân bản và trình hiệu
trưởng ký ban hành.
Trước khi ban hành, tôi giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ về thể thức văn bản, chính
tả, ngữ pháp….
Khi văn bản chính thức ký ban hành, tôi đăng ký vào sổ công văn đi, ghi
số và xếp vào kẹp hồ sơ công văn đi. Văn bản chuyển đi phải vào bì, dán kín, ghi
rõ địa chỉ nơi nhận và chuyển đi trong ngày ban hành văn bản. Hầu hết các văn

bản gởi cho cơ quan phòng GD&ĐT và các cơ quan liên quan, tôi trực tiếp đi gởi
để đảm bảo công văn không bị thất lạc. Các văn bản gởi ra ngoài hoặc gởi cho
nội bộ trường, tôi cũng trực tiếp gởi và ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực hiện.
Mẫu sổ công văn đi.
STT Ngày tháng gởi Nơi nhận Trích yếu nội dung Lưu hồ sơ Ghi chú
1 2 3 4 5 6
1
2
………….
………….
………
……….
……………
……………
………
……….
……..
……..

Một vấn đề hết sức quan trọng trong việc ban hành văn bản gởi đi
là việc đánh máy và in công văn. Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo chính xác, trình
bày rõ, đẹp, đúng thể thức qui định đối với từng loại văn bản. Những văn bản có
nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tôi đảm bảo giữ bí mật đúng theo qui định.
Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo qui định: chỉ đóng dấu khi có chữ ký của
thủ trưởng.
4
4
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn
thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký
nhận vào sổ.

- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy
giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ
để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ ri`êng biệt để quản
lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI
STT Ngày,
tháng
Số và ký
hiệu CV đi
Cơ quan
nhận CV
Tên người
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6
1
2
………….
…………
………….
…………..
…………
………..
……………
…………..
……….
………
2. Quản lý công văn đến:
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường

thực hiện kịp thời, có hiệu quả công tác quản lý nhà trường và phối hợp thực
hiện có hiệu quả các nội dung công việc có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc
quản lý công văn đến cũng phải kịp thời, chính xác.
Trong tiếp nhân công văn đến, tôi phân loại, vào sổ công văn đến và trình
ngay cho lãnh đạo trường xử lý. Khi hiệu trưởng xử lý xong, tôi sao in gởi cho
các tổ và cá nhân thực hiện, bản chính lưu vào sổ công văn đến, sắp xếp theo
từng loại, từng cấp và theo thời gian để thuận tiện trong việc tìm kiếm giúp cho
Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc được dễ dàng.
Mẫu sổ công văn đến:
Số
đến
Ngày
đến
Nơi gởi
công văn
Số KH
công văn
Ngày
công
văn
Trích
yếu về…
Loại Người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú

5

5