447 Cơ cấu tổ chức chức năng - ưu nhược điểm & phạm vi áp dụng

Lời nói đầu
Doanh nghiệp là một tổ chức sống có một chu trình sống: Nó sinh ra do ý chí
của các nhà sáng lập, phát triển và tiến tới tốc độ trởng thành, rồi khi hoạt động
nó có thể bị sa sút dẫn đến tiêu vong hoặc bị một doanh nghiệp khác thôn tính.
Cuộc sống của doanh nghiệp phụ thuộc lớn vào chất lợng của ngời tạo ra nó, duy
trì và phát triển. Để có đợc điều này doanh nghiệp phải có đợc một cơ cấu tổ chức
hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực giúp cho việc đa ra các quyết định
đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định điều hoà phối hợp các
hoạt động. Nh vậy, cơ cấu tổ chức là một trong những điều kiện cơ bản của sự sống
còn của doanh nghiệp.
Xã hội càng văn minh nền kinh tế và quản lý càng phát triển, càng tạo điều
kiện và yêu cầu cần thiết tối u hoá cơ cấu tổ chức quản lý Doanh nghiệp ở tất cả
các cấp, các khâu. Bài tiểu luận này em phân tích đề tài " Cơ cấu tổ chức "chức
năng" - u nhợc điểm và phạm vi áp dụng". Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là
phơng tiện để nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội.
Nội dung của bài tiểu luận đợc chia ra các chơng sau:
Chơng I: Cơ cấu tổ chức quản lý
Chơng II: Cơ cấu tổ chức chức năng
Chơng III: Mô hình bộ máy tổ chức quản lý trung tâm phát triển dự án
và t vấn đầu t xây dựng Hà Nội.
Trong tiểu luận này em không tránh khỏi thiếu sót, kiến thức của em còn
hạn chế . Kính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những bài viết của em đợc tốt hơn
trong các lần sau.

1
Nội dung
chơng I
cơ cấu tổ chức quản lý
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau,
đợc chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đợc

bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện những hoạt động của
tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối liên hệ hoạt động chính thức bao gồm
nhiều công việc riêng lẻ, cũng nh những công việc tập thể. Sự phân chia công việc
thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp
nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi ngời thấy họ cũng phải cùng nhau
làm việc nh thế nào. Cơ cấu của tổ chức giúp cho nhân viên cùng làm việc với nhau
một cách có hiệu quả bởi:
- Phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng công việc cụ thể
- Xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo
quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thồng phân cấp quyền hạn
trong tổ chức.
- Làm cho nhân viên hiểu những kỳ vọng của tổ chức đối với họ thông qua các
quy tắc, quy trình làm việc và những tiêu chuẩn về thành tích mỗi công việc.
- Xác định quy chế thu thập, xử lý thông tin để ra quyết định và quyết các
vấn đề của tổ chức.
2. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
2.1 Tính tối u: Số lợng các cấp, các khâu đợc xác định vừa đủ phù hợp với
chức năng quản lý và các công đoạn trong chu trình kinh doanh. Theo nguyên tắc:
bảo đảm quán xuyến hết khối lợng công việc và có thể quản lý kiểm tra đợc, nhờ
đó cơ cấu tổ chức quản lý sẽ mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ
mục đích đề ra của hệ thống.
2
2.2 Tính linh hoạt: cơ cấu tổ chức quản lý phải có tính uyển chuyển nhất
định, có khả năng điều chỉnh thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra
trong hệ thống cũng nh ngoài môi trờng, trừ trờng hợp bất khả kháng phải tổ chức
lại hoàn toàn.
2.3 Tính ổn định tơng đối: sự vững bền của cơ cấu tổ chức bảo đảm cho hiệu
lực quản lý-điều hành trong tình huống bình thờng. Nó đợc thể hiện trên việc lựa
chọn mô hình tổ chức phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp (khả năng

thực hiện lâu dài), thận trọng khi quyết định điều chỉnh.
2.4 Tính tin cậy: Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong
doanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải đợc cung cấp chính xác, kịp thời. Mỗi bộ phận
đều hiểu rõ và làm đúng chức năng của mình, sử dụng đúng quyền hạn và có khả
năng chịu trách nhiệm.
2.5 Tính kinh tế: Thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy (theo nguyên tắc vừa
đủ) và hiệu suất làm việc của nó. Đồng thời tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện
qua sự tơng quan giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu về.
3. Những nguyên tắc tổ chức
Nguyên tắc 1:
Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của tổ chức; Từ chức năng mà
thiết lập bộ máy phù hợp; Từ bộ máy mà bố chí con ngời đáp ứng yêu cầu.
Nguyên tắc 2
Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân chia thành các phần việc rõ
ràng và phân công hơpj lý, rành mạch cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách
nhiệm thực hiện.
Nguyên tắc 3
Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tơng xứng.
Nguyên tắc 4
Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối
làm việc.
3
Nguyên tắc 5
Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và có độ
tin cậy cao.
Nguyên tắc 6
Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nghĩa vụ; Qua đó xử
lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến bộ và đúc kết kinh nghiệm.
Nguyên tắc 7
Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức, giữa ngời điều hành

với tập thể lao động, hớng vào mục tiêu chung.
Nguyên tắc 8
Tuyển trọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán bộ, nhân viên; Tạo điều kiện
cho mọi ngời phát huy cao khả năng và không ngừng phát triển về năng lực và
phẩm chất.
4 Những nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức
Trình độ xã hội hoá sản xuất càng cao là nguyên nhân làm tăng thêm vai trò
của quan hệ tổ chức. Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ
chức của doanh nghiệp:
4.1 Nhóm các nhân tố thuộc đối tợng quản lý
Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh nghiệp.
(Quá trình thử thách, đào tạo con ngời và kinh nghiệm tích luỹ của hệ
thống...)
Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống (Đem lại lợi ích cho ai và
gây khó khăn trở ngại cho ai...)
4.2 Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý
Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong doanh nghiệp.
Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị.
Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ kiến
thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động,uy tín của họ...
Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ng-
ời lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới.
Chính sách sử dụng, đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản
lý
4
chơng II
cơ cấu tổ chức chức năng
1. Đặc điểm cơ cấu chức năng
1.1 Nằm ở hàng ngang thuộc mỗi cấp quản lý (làm chức năng thăm mu cho
thủ trởng mỗi cấp

Sự phát triển quy mô doanh nghiệp đòi hỏi có sự mở rộng cơ cấu theo chiều
ngang, trong đó mỗi cấp quản lý phải thực hiện chức năng của khâu quản lý
vói nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà ngời quản lý dựa vào
đó mới nắm chắc đọc tình hình và quyết định đợc đúng đắn.
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu chức năng cho một hãng sản xuất
Tổ chức theo chức năng là hình thức phân chia bộ phận trong đó các cá nhân
chuyên trách về những lĩnh vực chức năng khác nhau nh marketing, nghiên cứu và
phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực , đ ợc hợp nhóm trong cùng
một đơn vị cơ cấu.
5
Tổng giám đốc
Phó tổng
giám đốc
marketing
Phó tổng
giám đốc
sản xuất
Phó tổng
giám đốc
tài chính
Phó tổng
giám đốc
nhân sự
Phòng
Kế hoạch
Phòng
Vật t
Phòng
Công nghệ
Phòng

Năng lợng