Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng.doc.DOC

Lời mở đầu
Doanh nghiệp là một cộng đồng ngời sản xuất ra những của cải vật chất
đóng vai trò cần thiết nhất định của đời sống địa phơng. Doanh nghiệp cũng là
một hệ thốn, một tập hợp các yếu tố có quan hệ logíc và tác động qua lại lẫn
nhau. Tập hợp này đợc tổ chức theo kiểu liên kết chặt chẽ các hoạt động riêng
lẻ của từng cá nhân hợp thành.
Mỗi tổ chức có cơ cấu riêng, vận động theo một cơ chế nhất định và đ-
ợc điều khiển bởi trung tâm đầu não để thự hiện những nhiệm vụ nhằm đạt đợc
mục tiêu do doanh nghiệp đề ra.
Lịch sử hình thành và phát triển và hoàn thiện các mô hình cơ cấu tổ
chức quản lý là quá trình phân tích kế thừa những u điểm hợp lý và loại trừ
những nhợc điểm hạn chế của các cơ cấu trớc. Các mô hình cơ cấu tổ chức
quản lý ngày càng hoàn thiện và có tính u việt hơn. Trong bài tiểu luận này em
chọn đề tài: "Các căn cứ đề hình thành cơ cấu tổ chức trực tuyến chức
năng u nhợc điểm và phạm vi áp dụng". Mô hình này đợc kết hợp từ mô hình
cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng khắc phục đợc các nhợc điểm của hai
mô hình đó. Nội dung bài tiểu luận đợc chia nh sau:
Chơng I : Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý
Chơng II : Nghiên cứu cơ câú tổ chức trực tuyến - chức năng
Chơng III : Mô hình cơ cấu tổ chức của mỏ Giáp Khẩu
Bài tiểu luận này em viết không tránh khỏi thiếu sót do kiến thức của em
còn hạn chế . Kính mong thầy cô góp ý, bổ sung để những bài viết của em đợc
tốt hơn trong các lần sau. Em xin cảm ơn thầy Đoàn Hữu Xuân, ngời trực tiếp
hớng dẫn, cùng các thầy cô giáo viên giảng dạy đã giúp em hoàn thành tốt bài
tiểu luận này.
1
Nội dung
Chơng I:
Tổng quát về cơ cấu tổ chức quản lý
I. Các khái niệm cơ bản
1. Tổ chức: Là một cơ cấu ( bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) đợc xây

dựng có chủ định về vai trò và chức năng ( đợc hợp thức hoá) trong đó các
thành viên của nó thực hiện từng phần việc đợc phân công với sự liên kết hữu
cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung.
2. Tổ chức quản lý: Là sự thiết lập và vận hành hệ thống cơ quan quản
lý điều hành ở từng tổ chức sản xuất trong cả doanh nghiệp ( hoặc cả ngành, cả
nền kinh tế).
Tổ chức quản lý gồm ba yếu tố tạo thành: Chức năng , cơ cấu và chế độ
vận hành. Hiệu quả hoạt động của tổ chức hoặc hiệu lực điều hành của tổ chức
quản lý doanh nghiệp phụ thuộc vào 3 yếu tố: Chức năng không rõ sẽ không
phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức
năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành cơ cấu.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý:
Cơ cấu là bộ khung, là nền tảng, là bộ xơng của tổ chức đợc thể hiện
trên sơ đồ hệ thống tổ chức của mỗi đơn vị với các vị trí xác định ( ở tuyến dọc
hoặc hàng ngang) theo nguyên tắc nhất định. Cơ cấu tổ chức quản lý: là tập
hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc
chuyên môn hoá và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những
cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và
phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống.
Cơ cấu của một tổ chức quản lý là kết quả tổng hợp của sự bố trí các bộ
phận gắn bó với nhau một cách hợp lý tạo thành một hệ thống và khi các bộ
phận hoạt động thì bộ máy vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển
thống nhất của một trung tâm, tạo ra hiệu lực quản lý chung.
Cơ cấu tổ chức phải hợp lý mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, có
các quyết định đúng đắn và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó.
2
II. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải bảo đảm các
yêu cầu sau:
1. Tính tối u:

- Số lợng các cấp, các khâu đợc xây dựng vừa và đủ, phù hợp với chức
năng quản lý các cộng đoạn trong chu trình kinh doanh.
- Nguyên tắc: Bảo dảm, quán xuyến hết khối lợng công việc và có thế
quản lý kiểm tra đợc.
Các nhà nghiên cứu về tổ chức quản lý cho rằng mỗi cấp không nên v-
ợt quá 6 -7 đầu mối. Tại Việt nam, nhiều Doanh nghiệp có trên 20 đầu mối
trực thuộc giám đốc hoặc 10-15 đầu mối trực thuộc quản đốc phân xởng. Nh
vậy, doanh nghiệp sẽ có cách biệt, kém nhanh nhạy trong điều hành và cồng
kềnh, lãnh phí, trùng chéo trong chức năng, trách nhiệm thiếu rõ ràng, nhiều
ngời chỉ đạo một ngời.
2. Tính linh hoạt:
- Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính linh hoạt với bất kỳ một
tình huống nào xảy ra trong hệ thống, cũng nh môi trờng.
- Hoạt động kinh doanh phụ thuộc và diễn biến của thị trờng luôn
thay đổi với các yếu tố chính trị, xã hội phức tạp đòi hỏi tính năng
động cao trong quản lý. Doanh nghiệp luôn đứng trớc những nguy
cơ nay cần kịp thời nắm bắt cũng nh những nguy cơ cần kịp thời đối
phó.
3. Tính ổn định tơng đối
Tính ổn định tơng đối đợc thể hiện trên việc lựa chọn mô hình tổ chức
phù hợp với chức năng chính của doanh nghiệp sự thận trọng khi quyết định
điều đó phải có đủ căn cứ thực tế và điều kiện thực sự chín muồi.
+ Khi tiến hành điều chỉnh phải có sự chuẩn bị chu đáo mọi mặt và
triển khai nhanh gọn, đầy đủ.
4. Độ tin cậy:
Sự điều hành, phối hợp và kiểm tra mọi hoạt động trong doanh nghiệp
đòi hỏi thông tin phải đợc cung cấp chính xác và kịp thời. Cơ cấu tổ chức quản
3
lý phải đảm bảo đợc tính tin cậy cao các thông tin đó. Mỗi bộ phận trong
doanh nghiệp phải hiểu rõ và làm đúng chức năng, chịu trách nhiệm và sử

dụng đúng quyền hạn của mình. Mỗi con ngời trong hệ thống cơ cấu đó phải
làm đầy đủ trách nhiệm đợc giao, cấp trên yên tâm, cấp dới tin tởng vào cấp
trên.
5. Tính kinh tế (TKT):
Tính kinh tế đợc thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy, hiệu quả làm việc
tính kinh tế cũng có nghĩa là tính hiệu quả của bộ máy, thể hiện qua sự tơng
quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về, mặc dù khó đánh giá về số liệu.
III. Nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý:
Có 2 nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý:
1. Nhóm nhân tố thuộc đối tợng cơ cấu quản lý:
- Tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống
- Tính chất và đặc điểm của mục tiêu của hệ thống.
Các nhân tố trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dung chức năng
của hệ thống và thông qua đó chúng ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức
quản lý.
2. Nhóm những nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý
- Quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý
- Trình độ cơ giới hoá và tự động hoá các hoạt động quản lý, trình độ
kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động, uy tín của họ của
ngời lãnh đạo đối với hoạt động của những ngời cấp dới.
- Chính sách sử dụng của hệ thống đối với đội ngũ cán bộ quản lý
trong hệ thống.
Chơng II
4
Cơ cấu tổ chức " trực tuyến - chức năng
I. Sự hình thành cơ cấu "Trực tuyến chức năng":
Cơ cấu Trực tuyến chức năng là một trong 3 loại hình của cơ cấu tổ
chức quản lý doanh nghiệp. Để khắc phục các nhợc điểm của cơ cấu trực tuyến
và chức năng. Kiểu cơ cấu kết hợp " Trực tuyến chức năng " ra đời và đợc áp

dụng rộng rãi phổ biến trong các doanh nghiệp.
Theo kiểu cơ cấu này, bên cạnh đờng trực tuyến đặt một hay nhiều bộ
phận tham mu bao gồm nhiều chuyên gia đảm bảo trách nhiệm làm rõ các
quyết định của tổng giám đốc và các giám đốc cơ sở. Bộ phận tham mu không
có quyền chỉ huy đối với các giám đốc cơ sở.
* Nguyên lý tuyển kép: "Staff and line":
Một tuyến có quyền lực chung : quyền chỉ đạo
Một tuyến có quyền lực chuyên môn: Quyền cố vấn.
Nh vậy, 1 một doanh nghiệp có 2 loại ngời của 2 tuyến.
Những thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt.
Tuyến phân cấp : Là tuyến của những ngời đa ra quyết định bao gồm
những thao tác chịu một sự thống nhất chỉ huy rõ rệt.
Tuyến cố vấn gồm những nhân viên nghiên cứu, đa ra những khuyến
nghị mà không ra quyết định . Đó là các tham mu, cố vấn các lĩnh vực trong
doanh nghiệp.
Cơ cấu kết hợp Trực tuyến chức năng, là sự kết hợp các quan hệ điều
khiển - phục tùng giữa các cấp và quan hệ tham mu - hớng dẫn ở mỗi cấp. Cơ
cấu này tạo cho tổ chức một khung hành chính vững chắc và sử dụng tính u
việt của việc hớng dẫn công tác thông qua các chuyên gia để quản lý - điều
hành có hiệu lực và hiệu quả.
Qua sơ đồ ta thấy, công nhân đợc chia vào nhiều tổ, đứng đầu tổ là các
tổ trờng. Công nhân phụ thuộc vào các tổ trởng này, tổ trởng phụ thuộc vào
đốc công, đốc công thì trực tiếp phụ thuộc vào quản đốc phân xởng về toàn bộ
công việc phải làm để hoàn thành trách nhiệm.
Ngời phụ trách ở mỗi cấp nhận sự hớng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh
vực của các bộ phận chức năng tơng ứng của cấp trânm các bộ phận chức năng
ở mỗi cấp lại là cơ quan tham mu cho ngời thủ trởng của cấp mình. Cung cấp
thông tin đã đợc xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ trởng ra
quyết định.
5