537 Mối quan hệ giữa chế độ thủ trưởng với chế độ tập thể quản lý & phương pháp đảm bảo tốt trong hoạt động của Doanh nghiệp

Lời mở đầu
Trong quá trình quản lý công việc tổ chức đợc hiểu và triển khai theo hai nghĩa:
tổ chức một quá trình hoạt động nào đó (ví dụ hoạt động kinh doanh) và tổ chức
một hệ thống bộ máy điều khiển (lãnh đạo và quản lý).
Sự phân chia một tổ chức quản lý các cấp và các khâu thể hiện sự phân công
chuyên môn hóa theo chiều dọc và chiều ngang, các bộ phận đó bao giờ cũng
nằm trong một mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà
trong tổ chức. Việc xác lập và sử lý đúng đắn các mối quan hệ về tổ chức là yếu
tố trọng yếu để vận hành bộ máy ăn khớp nhịp nhàng, tạo ra hiệu lực tổ chức .
Khi đề cập khái niệm tổ chức ở trạng thái động, ta cũng đã nhấn mạnh vai trò
cực ký quan trọng của các mối quan hệ về tổ chức, nếu sử lý đúng sẽ tạo ra
động lực và kỷ cơng cho tổ chức, ngợc lại sẽ gây vớng mắc, sung đột trong nội
bộ tổ chức, có thể làm rối loạn, vô hiệu hoá tổ chức.
Khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu tố: nh quan hệ
dọc hay quan hệ ngang; quan hệ lâu dài, thờng xuyên hay quan hệ đột xuất; quan
hệ chính thức hay không chính thức. Khái quát lại có hai loại quan hệ cơ bản:
quan hệ điều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp hợp tác. Nhng bài viết
này em muốn đề cập tới là : Mối quan hệ giữa chế độ thủ tr ởng (trách nhiệm
quyền hạn cá nhân) với chế độ tập thể quản lý( hội đồng quản trị, trong quan
hệ với các phó thủ trởng) và nhng phơng pháp đảm bảo tốt mối quan hệ
trong hoạt động của doanh nghiệp.
Phần thân
Để nghiên cứu toàn bộ đề tài, em chia đề tài thành những phân nhỏ để
nghiên cứu rồi khái quát lại:
A.Mối quan hệ ( quyền hạn trách nhiệm) giữa thủ trởng với các phó thủ trởng.
* Thế nào là trách nhiệm, quyền hạn?
- Có 4 loại trách nhiệm:
1. Trách nhiệm tập thể: thực hiện trong cơ chế quyết định tập thể( ví dụ chế
độ làm việc của hội đồng quản trị) trong đó mọi thành viên tham gia quyết định
phải cùng chịu trách nhiệm, kể cả thiểu số bất đồng.
2. Trách nhiệm cá nhân: trong chế độ thủ trởng( hệ thống điều hành) phải xác

định trách nhiệm cá nhân của ngời phụ trách cung nh ngời đợc phân công. Đối
với những bộ phận
3. Trách nhiệm liên đới: nhng ngời có liên quan cần xác định trách nhiệm liên
đới tức là bộ phận tráh nhiệm gián tiếp.
4. Trách nhiệm cuối cùng: là sự sẻ chia trách nhiệm chung đối với kết quả
thực hiện cuối cùng theo mục tiêu của cả doanh nghiệp, chủ yếu nhằm động
viên tinh thần ý thức làm chủ hơn là trách nhiệm cụ thể. Trách nhiệm cụ thể có
nghĩa là phải chịu xử lý về hành chính hoặc về pháp lý, có trờng hợp phải bồi
thờng thiệt hại gây ra.
- Quyền hạn: quyền hạn là một phần quyền lực đợc giao để có thể thực hiện
nhiệm vụ với trách nhiệm phải đảm bảo hoàn thành. Giao quyền hạn có nghĩa là
sự phân định quyền hạn tơng xứng với trách nhiệm, phải vừa đủ không thừa
không thiếu và phải rõ ràng
Mối quan hệ giữa thủ trởng và các phó thủ trởng là mối quan hệ điều khiển
phục tùng.
Thế nào là mối quan hệ điều khiển phục tùng và vài trò của mối quan hệ
điều khiển phục tùng
2
I. Định nghĩa và vai trò của quan hệ điều khiển-phục tùng:
* Quan hệ điều khiển-phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ
chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dới (trên xuống và dới lên),giữa
ngời phụ trách và ngời thừa hành.
* Hành vi điều khiển là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết
các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung. Đó là hình thức
tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất, nhằm thực hiện các nhiệm vụ và
kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành.
* Dù mang tính linh hoạt để ứng phó với mọi tình huống cụ thể nảy sinh
hằng ngày, sự điều khiển vẫn phải dựa trên các phơng thức tác động có tổ chức
và dựa vào chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc của hệ
thống tổ chức quản lý. Nếu không nh vậy, sự điều khiển sẽ rơi vào tình trạng

chủ quan tuỳ tiện, xử lý đối phó vụn vặt, có thể gây lộn xộn, mất đồng bộ trong
hoạt động quản lý. Sự điều khiển có thể mang tính hành chính(cỡng chế thi
hành), hoặc mang tính hớng dẫn. Tính hành chính ở đây thể hiện qua các phơng
pháp hành chính:
Các phơng pháp hành chính là các phơng pháp tác động dựa vào các mối
quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp
Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng hình thành mối quan hệ tổ chức trong
hệ thống.Về phơng diện quản trị, nó biểu hiện thành mối quan hệ giữa quyền uy
và phục tùng. Ngời xa thờng nói: quản trị con ngời có 2 cách, dùng ân và dùng
uy. Dùng ân thì vững bền nhng khó khăn và dễ trở thành phù phiếm, dùng uy thì
nhanh chóng và dễ mất tính ngời. Cho nên , Quản trị trớc tiên phải dùng uy sau
đó mới tính đến việc ân.
Các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách
tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những ngời lao động dới
quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi ngời lao động
phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng.
3
Vai trò của các phơng pháp hành chính trong quản trị kinh doanh rất to
lớn. Nó xác lập trật tự kỷ cơng làm việc trong doanh nghiệp, là khâu nối các ph-
ơng pháp quản trị kháclại, Phơng pháp hành chính giải quyết các vấn đề đặt ra
trong doanh nghiệp rất nhanh chóng,Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ
khi ban hành quyết định. Vì vậy các phơng pháp hành chính hết sức cần thiết
trong những trờng hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp
Các phơng pháp hành chính tác động vào đối tợng quản trị theo 2 hớng
:tác động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị
-Theo hớng tác động về mặt tổ chức :chủ doanh nghiệp ban hành các văn
bản quy định về quy mô,cơ cấu, điều lệ, hoạt động tiêu chuẩn ...nhằm thiết lập
tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ.
-Theo hớng tác động diều chỉnh hành vi của đối tợng quản trị :chủ doanh
nghiệp đa ra những chỉ thị , mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dới thực hiện

những nhiệm vụ nhất định, hoặc hoạt động theo những phơng hớng nhất định
nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hớng
,uốn nắn những lệch lạc ....
Sử dụng các phơng pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm
vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây:
-Một là phơng pháp hành chính có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn
cứ khoa học, đợc luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế. Khi đa ra một quyết định
hành chính phải cân nhắc, tính toán đến các lợi ích kinh tế. Tất nhiên, các
quyết định hành chính tập trung thờng đợc tính toán xuất phát từ việc kết hợp
hợp lý các loại lợi ích. Ngoài ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm
vững tình huống cụ thể. Cho nên khi đa ra quyết định hành chính, nên cố gắng
có đủ các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Chủ doanh nghiệp chỉ ra
quyết định trên cơ sở có đảm bảo về thông tin. Tập hợp đủ thông tin, tính toán
đầy đủ đến các lợi ích và các khía cạnh tiêu cực có thể diễn ra khi quyết định đ-
ợc thi hành. Từ đó sẵn sàng bổ sung các biện pháp phát huy mặt tích cực và hạn
chế mặt tiêu cực nếu có.
4
- Hai là khi sử dụng các phơng pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn
và trách nhiệm của ngời ra quyết định. Mỗi bộ phận, mỗi cán bộ khi sử dụng
quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó. Đối
với quyết định hành chính thì cấp dới bắt buộc phải thực hiện không đợc lựa
chọn .Chỉ ngời có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định.
-Ba là các phơng pháp hành chính đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có
quyết định dứt khoát ,rõ ràng,dễ hiểu, có địa chỉ ngời thực hiện, loại trừ khả
năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ đợc giao.
Cần phân biệt các phơng pháp hành chính với kiểu quản lý hành chính
quan liêu do việc lạm dụng các kỷ luật hành chính,sử dụng mệnh lệnh hành
chính thiếu cơ sở khoa học, theo ý muốn chủ quan.Thờng những mệnh lệnh
kiểu đó gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp, hạn chế sức sáng tạo của ngời
lao động. Đó cũng là nhợc điểm của phơng pháp hành chính. Cán bộ quản lý và

cơ quan quản lý nếu thiếu tỉnh táo say sa với mệnh lệnh đều phải chịu trách
nhiệm, chống việc lạm dụng quyền hành nhng không có trách nhiệm, cũng nh
chống hiện tợng trốn tránh trách nhiệm, không chịu sử dụng những quyền hạn
đợc phép sử dụng và phải chịu trách nhiệm.
Tóm lại, các phơng pháp hành chính là hoàn toàn cần thiết ,không có ph-
ơng pháp hành chính thì không thể quản trị kinh doanh có hiệu quả. Điều đó t-
ơng tự nh việc quản lý một đất nớc mà không có luật pháp thì không làm sao có
thể quản lý nổi.
Thật vậy từ lý thuyết đã nêu trên ta áp dụng vào đề tài này
a. Nếu giám đốc là giám đốc thuần tuý.
Giám đốc với các cộng sự mà cụ thể lá các phó thủ trởng. Giám đốc phải
biết lắng nghe. Các phó thủ trởng là ngời trực tiếp nhận các quyết định từ thủ tr-
ởng. Nhng không phải các phó thủ trởng chỉ biết thực hiện những quyết định
của thủ trởng nh một cỗ máy, mà các phó thủ trởng còn đóng vai trò nh một cáp
tham mu trong doanh nghiệp đóng góp những ý kiến cho thủ trởng. Vậy khi các
phó thủ trởng đóng vai tró nh tham mu thì giám đốc phải lắng nghe và gạn lọc
các ý kiến rồi mới đi dến những quyết định. Từ những ý kiến đó sau khi suy xét
5