578 Một vài ý kiến nhằm xây dựng & hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong Công ty Phú Thái

Lời nói đầu
Như chúng tôi dã biết Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát
triển. Chính vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng
và Nhà nước không ngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng cao
hơn nữa hiệu qủa sản xuất kinh doanh.
Trước mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nước cũng
như ngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt được phương hướng
đề ra. Đặc biệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung và
Công ty TNHH Phú Thái nói riêng. Một trong những sự thay đổi đó là xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.
Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanh
nghiệp là rất lớn. Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn
chỉnh và hợp lý. Nhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh.
Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực
hiện tốt các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự
điều hành quản lý tốt. Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc gia quyết dịnh.
Nó cho phép tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thích nghi với môi
trường sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh.Nếu cơ cấu tổ chức bộ máy
không hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh.
Xác định được tầm quan trọng to lớn của cơ cấu tổ chức bộ máy. Tôi
đã nghiên cứu tìm hiểu và quyết định trình bày đề tài “Một vài ý kiến nhằm
xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp.
Tôi hy vọng với đề tài này sẽ có một vài đóng góp nào đó đối với hoạt
động kinh doanh của Công ty.
Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo Hoàng
Văn Liêu, các thầy cô trong khoa QTKD và sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ
và các phòng ban trong Công ty TNHH Phú Thái.
1
Phần I
XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY LÀ CƠ

SỞ NỀN TẢNG THÚC ĐẨY SỰ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP.
I- QUAN ĐIỂM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ, QUẢN TRỊ DOANH
NGHIỆP.
1. Quản lý:
1.1. Sự cần thiết khách quan của quản lý.
Bất cứ một tổ chức nào cũng cần phải có sự quản lý. Bởi quản lý là
điều không thể thiếu duy trì sự hoạt động của tổ chức.
Hơn nữa quản lý luôn được dùng ở tầm vĩ mô. Đối với các cơ quan
Nhà nước trong việc quản lý kinh tế xã hội trong phạm vi cả nước. Nên
quản lý là tất yếu.
1.2.Khái niệm về quản lý
Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt
được mục tiêu đề ra trong điều kiện biến động của môi trường.
Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế,
quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn và xác định những phương pháp (KT-
CT-XH-TC-KT) tác động lên thân thể người lao động thông qua họ tác động
đến v/c của sản xuất kinh doanh.
2. Quản trị:
2.1. Khái niệm về quản trị:
Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị
quản trị nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức.
2
Căn cứ và khái niệm ta thấy Quản trị bao gồm: chủ thể quản trị, Đối
tượng bị quản trị giữa hai đối tượng này luôn có tác động qua lại với nhau và
giữa chúng có mục tiêu chung.
2.2. Quản trị kinh doanh.
Quản trị kinh doanh là quá trình tác động liên tục, có tổ chức có hướng
đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh
nghiệp và khách thể nhằm khai thác mọi tiềm năng trong doanh nghiệp đạt
mục tiêu kinh doanh với hiệu quả cao theo thông lệ và pháp luật.

2.2.1 Các chức năng QTKD:
a) Khái niệm: Chức năng là nhiệm vụ lâu dài, cơ bản, khách quan và
tất yếu.
Chức năng Quản trị kinh doanh là hoạt động quản trị theo hướng
chuyên môn hoá nhằm đạt được mục tiêu. Nó biểu hiện phương hướng giai
đoạn và nội dung của Quản trị. Như vậy thực chất của các chức năng của
quản trị kinh doanh là lý do mà sự tồn tại các hợp đồng kinh doanh.
Chức năng quản trị là những loại hoạt động của quản trị thể hiện
những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vự quản trị trong
doanh nghiệp.
Chức năng quản trị là những công việc quản trị khác nhau mà chủ thể
quản trị phải thực hiện trong quá trình quản trị. Một tổ chức phân tích chức
năng quản trị nhằm trả lời câu hỏi: Các nhà quản trị phải thực hiện các công
việc gì trong quá trình quản trị.
b) Phân loại chức năng quản trị.
* Theo phương hướng tác động quản trị kinh doanh có các chức năng
sau:
- Chức năng chỉ huy của Giám đốc. Nó bao gồm: Lập được kế hoạch
xây dựng được chủ trương đường lố chiến lược phát triển doanh nghiệp.
3
Hình thành bộ máy để thực hiện chiến lược
Ra quyết định điều hành
Suy nghĩ tìm tòi các giải pháp đưa doanh nghiệp phát triển .
- Chức năng tư vấn tham mưu giám sát của các bộ phận nhằm thực
hiện mục tiêu của bộ phận và doanh nghiệp.
* Theo nội dung tác động
- Lập kế hoạch (hoạch định) đề ra mục tiêu và các giải pháp thực hiện
mục tiêu đó.
- Chức năng tổ chức
- Tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị

-Tổ chức cơ cấu sản xuất kinh doanh
-Tổ chức quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng điều khiển và kích thích:
Điều khiển sản xuất kinh doanh là sự tác động của các chủ thể quản trị
lên đối tượng bị quản trị dựa trên kế hoạch và các tinh hình xảy ra đột xuất
nhằm đạt mục tiêu. Điều khiển luôn luôn gắn liền với việc đề ra các quyết
định và mệnh lệnh nhưng cũng luôn luôn gắn liền với các biện pháp kích
thức và động viên người lao động.
Chức năng kiểm tra: Nhằm báo cho cá hoạt động được thực hiện theo
đúng kế hoạch.
- Chức năng điều chỉnh (nếu thấy cần thiết).
Các chức năng quản trị được áp dụng đối với tất cả các cấp quản trị
không phân biệt cấp bậc. Ngành nghề quy mô, môi trường địa lý nhưng có
sự khác nhau về mức độ phương thức thể hiện sự quan tâm.
* Theo nội dung tác động QTKD có các chức năng sau:
-Chức năng quản trị sản xuất
- Chức năng quản trị nhân sự
4
- Chức năng quản trị tài chính
- Chứng năng quản trị thương mại
II- CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
1. Các khái niệm cơ bản
1.1. Cơ cấu tổ chức
Một tổ chức còn phải có một cơ cấu -cơ cấu được xem như nền tảng,
bỏ xung của tổ chức. Cơ cấu tỏ chức là hình thức tồn tại của biểu hiện việc
sắp xếp theo trật tự nào đó của các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan
hệ giữa chúng.
1.2. Cơ cấu tổ chức QTKD
Cơ cấu tổ chức QTKD là tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên
hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá có những trách

nhiệm và quyện hạn khác nhau. Nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng
quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.
2. Vai trò củ bộ máy:
Bộ máy này sinh ra để trợ giúp chi việ gia quyết định. Nó cho phép tổ
chức và sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thiứch nghi với moi
trờng sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh nếu cồng kềnh sẽ cản trở
sản xuất kinh doanh.
3. Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản trị
Một cơ cấu tổ chức được coi là hoàn chỉnh và hợp lý phải đảm bảo
những yêu cầu nhất định.
Tính tối ưu: Giữa cac skhâu và các cấp quản trị đều thiết lập những
mói quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị ít nhất trong doanh nghiệp,
chi nên cơ cấu tổ chức quản trị mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và
phục vụ sản xuất kinh doanh.
5
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng tích ứng
linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như
ngoài môi trường
- Tính tin cậy lơn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính chính xác
của tát cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó, bảo đảm
sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh
nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu bộ máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị
đạt hiệu quả cao nhất.
4. Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản tị.
* Nhân tố thuộc đối tượng quản trị.
- Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất của doanh
nghiệp.
- Tính chất và đặc điểm sản xuất: Chủng loại sản phẩm quy mô sản

xuất, loại hình sản xuất.
* Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị
- Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.
- Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản trị.
- Trình độ cơ giới hoá và tự động hóa các hoạt động quản trị, trình độ
kiến thức tay nghề của cán bộ quản lý - hiệu suất lao động của họ.
- Quan hệ phụ thuọc giữa số lượng người bị lãnh đạo khả năng kiểm
tra của người lãnh đạo đối với hợp đồng của những người cấp dưới.
Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp với đội ngũ cán bộ quản trị.
III- CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC
1. Cơ cấu trực tiếp (đường thẳng) :
a) Sơ đồ
6
LĐDN
LĐ Tuyến
1.2.3.4: Những người thực hiện Việt Nam sản xuất trực tiếp
b) Đặc điểm
Một người lãnh đạo thực hện mọi chức năng quản lý và chịu hoàn
toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách. Mọi vấn đề được giải
quyết theo đường thẳng.
c) Ưu và nhược điểm
* Ưu: Mệnh lệnh được thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ mộ thứ
trưởng tăng cường được trách nhiệm cú nhấn mỗi cấp dưới thì chịu mệnh
lệnh của cấp trên trực tiếp.
* Nhược: Một người thực hiện tất cả các chức năng nên người lao
động quá bận, không tận dụng được chuyên gia không sâu, đòi hỏi phải có
kiến thức toàn diện.
2. Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo)
a) Sơ đồ
b) Đặc điểm

7
LĐ Tuyến
1 2 3 4
LĐDN
LĐCNA LĐCNB LĐCNC
1 2 3
Cán bộ phụ trách chức năng có quyền ra các mệnh lệnh về các vấn đề
có liên quan đến chuyên môn của học cho các phân xưởng các bộ phận sản
xuất.
c)Ưu và nhược điểm
* Ưu: - Giảm được gánh nặng cho người lao động chung
- Tận dụng hết khả năng củ các chuyên gai
* Nhược: - Một cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiêpớ nhưng lại vi
phạm chế độ một thủ trưởng.
3. Cơ cấu trực tuyến - chức năng
a) Sơ đồ
b) Đặc điểm:
Các phòng chức năng các chuyên gia các hội đồng làm nghĩa vụ tham
mưu giúp việc theo dõi nghiên cưú đề suất từ vốn cho thủ trởng nhưng
không có quyền gia mệnh lệnh cho các phân xưởng, bộ phẫ, các đơn vị cơ sở
chỉ nhạn mệnh lệnh chính thức từ thủ trưởng doanh nghiệp các ý kiến của
các người quản lý chức năng đối với các bộ phận cơ sở sản xuất chỉ có tính
chất tư vấn về nghiệp vụ. Quyền quyết định vẫn thuộc viề thủ trởng sau khi
đã tham khảo ý kiến của người quản trị các chứcnăng.
c) Ưu và nhược điểm:
*Ưu: Tác dụng các ưu điểm và khắc phục các nhước điểm các nhược
điểm cuả hai kiểu cơ cấu trực tiép và chức năng cơ cấu này được phổ biến hiện
nay.
8
LĐDN

LĐCNA LĐCNC
1 2 3
LĐCNB
* Nhược điểm: Quyết định đưa ra thường chậm
Mất công kết hợp giữa bọ phận chức năng và bộ
phận trực tuyến phải giải quyết lựa chọn các ý kiến nhiều khi rất trái ngược
nhau của bộ phận chức năng nên nhiều khi làm chậm trễ quyết định.
4. Cơ cấu trực tuyến - tham mưu.
a) Sơ đồ
b) Đặc điểm:
Giống hoàn toàn cơ cấu trực tuyến - chức năng khác là bộ phận chức năng
được thaybằng một nhóm cán bọ tham mưu gọn nhẹ hơn không tổ chức các
phòng ban cồng kềnh
5. Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận
a) Sơ đồ
D: Các dự án, các sản phẩm, các công trình.
F Các phòng chức năng
9
LĐDN
F3F3 F2
D1
D2
D3
LĐDN
PGD
PGD
Khi cần thực hiện một dự án D sẽ cử ra mọt chử nhiệm dự án các đơn vị
chức năng F cử ra các bộ phận tương ứng cùng tham gia thực hiện dự án.
Khi dự án kết thúc người nào lại trở về vị trí ban đàu của người đó.
b) Ưu và nhược điểm:

* Ưu: có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để
thực hiện các dự án khác nhau.
Sử dụng cán bộ có hiệu qủa, tác dụng cán bộ có chuyên môn cao sẵn
có. Giảm cồng kềnh cho các bộ máy vốn cai dự án.
* Nhược điểm: Xảy ra mâu thũn giữa người quản lý dự án và các
người lao động các bộ phận chức năng. Do đó phiả có tinh thần hiệp tác cao.
6. Cơ cấu chung:
Đặc điểm: Chỉ duy trì thường xuyên mọt số cán bộ nòng cốt cốt các
doanh nghiệp cho các khâu quản lý quan trọng đối với các công việc còn lại
khi nào dần doanh nghiệp mới thuê người bổ xung tạm hời có kỳ hạn. Khi
kết thúc việc (hết hợp đồng) những người tạm tuyển màybị giải tán. Kiẻu cơ
cấu này phù hợp với doanh nghiệp mà công việc cua họ không được tiến
hành thường xuyên phụ thuộc vào khả năng thắng thầu hợp đồng hay vào
thời vụ
10
Phần II
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ
MÁY TẠY CÔNG TY TNHH THÚ THÁI
I- QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CHÚNG TÔI
TNHH PHÚ THÁI.
Công ty TNHH Phú Thái (tên giao dịch Phú Thái (anpany limited)
được thành lập theo quyết định số 1765)
QD - UB của UBND thành phố Hà Nội ngày 1/10/1993. Giấy chứng
nhận ĐKKD số 043715 do trọng tài kinh tế Hà Nội (nay là số KHĐT) cấp
ngày 5/10/1993.
Công ty có trụ số tại 4-5IF Thành công, Láng Hạ , Đống ĐA Hà Nội.
Công ty hiện có 5 văn phòng giao dịch và 5 và bộ phận kinh doanh độc lập
tại Hà Nội: gồm:
+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 ( 12 Đoàn Thị Điểm)
+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (248 Văn Chương)

+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (12 Đặng Tiền Đông)
+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (D7 Phương Mai)
+ Bộ phận kinh doanh hàng tiêu dùng số 1 (6 Chùa Bộc)
Ngoài ra Công ty còn có 2 chi nhánh tịa TP Hải Phòng và TP Hôc Chí
Minh.
Trong suốt quá trình từ khi thành lập đên nay Công ty luôn vững vàng
trước những thách thức của cơ chế thị trờng. Để đạt được điều đó phải kể
11
đến sự lãnh đao sáng suốt của ban Giám đốc, sự nỗ lực của nhân viện ct.
Hiện nay Công ty có cơ sở vật chất khang trang hiện đại phục vụ cho quá
trình kinh doanh.
Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay là các sản phẩm
hàng tư liệu tiêu dùng.
*Nhóm sản phẩm hàng tư liệu tiêu dùng gồm có.
Hoá mỹ phẩm
Thực phẩm, rượu bia và nước giải khát.
Quần áo, dao cạo râu, phin...
Chất tẩy rửa
Đồ dùng trẻ em.
Bên cạnh đó Công ty cần có các sản phẩm nhập khẩu theo ùa vụ
như...hoa quả tươi, bánh kẹo, bánh gạo, rau câu...
Hiện nay Công ty với tổng số vốn kinh doanh là vói hơn 202 cán bộ
công nhân viên Công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu đáng kể góp phần
vào việc phát triển nền kinh tế.
Để đảm boả quyền lợi cho người lao động Công ty dã thành lập tổ
chức công đoàn có số người lao động được hưởng BHXH, BHYT và nhiều
quyền lợi khác như vui chơi du lịch nghỉ mát hàng năn. Mức lương bình
quyên heịen nay là 1.200000 đ/người thưởng cao, ổn đinhl
(Công ty rất quan tâm đến việc tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực.
Đã có hàng trăm lượt cán bộ được cử đi công tác học tập tham quan nghiên

cứu thị trường trong và ngoài nước.
2. Phương hướng và kế hoạch phát triển của Công ty năm 2003
Thị trường hàng tiêu dùng Việt Nam phát triển rất nhanh trong thời
gian do việc sử dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật cuả thế giới ,
12