SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THƯỜNG XUYÊN ĐỊNH KỲ VỀ UBND HUYỆN THEO QUY ĐỊNH.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Đề tài:
TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG
VIỆC THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THƯỜNG XUYÊN
ĐỊNH KỲ VỀ UBND HUYỆN THEO QUY ĐỊNH.
Người thực hiện: Lê Thị Thanh Tâm
Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp VP-UBND huyện
Bảo Thắng, tháng 10 năm 2013
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện.

Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm
Ngày tháng năm sinh: 11/02/1974
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng UBND huyện.
Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng.
Trình độ chuyên môn: Đại học.
Đề nghị công nhận sáng kiến, kinh nghiệm:
Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo
thường xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định.
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI VIẾT
CHÁNH VĂN PHÒNG
Lê Thị Thanh Tâm
Nguyễn Trọng Hiếu
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện.

Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm
Ngày tháng năm sinh: 11/02/1974
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp Văn phòng UBND huyện.
Đơn vị công tác: Văn phòng UBND huyện Bảo Thắng.
Trình độ chuyên môn: Đại học.
Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%
Đề nghị công nhận sáng kiến: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc
thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện theo quy định.
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN NGƯỜI VIẾT
Lê Thị Thanh Tâm

1. Tên sáng kiến, kinh nghiệm:
Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo
thường xuyên, định kỳ về UBND huyện theo quy định.
2. Nội dung sáng kiến, kinh nghiệm:
Trong những năm qua, các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn đã nỗ lực ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu,
hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được những kết quả quan
trọng. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra vẫn chưa tận dụng hết hiệu quả các điều kiện
có để thực sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, giảm giấy tờ, tiết
kiệm chi phí, thời gian.
Để kịp thời cập nhật kết quả triển khai, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế
- xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương, trong những năm qua việc gửi các
báo cáo nhanh, đột xuất, báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện, chủ yếu
thực hiện bằng đường bưu điện và bằng máy fax. Theo quy định của UBND huyện
các báo cáo thường xuyên, định kỳ gửi về UBND huyện:
- Báo cáo tuần: Chiều thứ 5 hàng tuần.
- Báo cáo tháng: Ngày 15 hàng tháng.
- Báo cáo quý: Ngày 15 tháng cuối quý.

- Báo cáo 6 tháng: Ngày 15 tháng 6.
- Báo cáo năm: Ngày 15 tháng 12.
Sau chiều thứ 5 hằng tuần và hết ngày 15 hằng tháng, các cơ quan, đơn vị, xã,
thị trấn chưa có báo cáo gửi về UBND huyện, thì coi như không có báo cáo gửi về
UBND huyện.
Sau khi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp cơ quan, đơn vị, xã,
thị trấn tham mưu soạn thảo báo cáo theo quy định xong, có chữ ký và con dấu thi coi
như văn bản đã có hiệu lực. Lúc này bộ phận văn thư gửi báo cáo bằng đường và
bằng máy Fax. Tuy nhiên, hầu như các cơ quan, đơn vị chưa có máy fax, các xã đã
được trang bị, nhưng đến thời điểm hiện tại một số xã đã bị hư hỏng hoặc hết mực
hoặc bản fax quá mờ không đọc được do đó, khi UBND huyện nhận được các báo
cáo của một số cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều chậm so với thời gian quy định, có
những số liệu đã không phản ánh đúng tình hình thực tế của thời điểm.
Trước tình hình trên, tôi mạnh dạn xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộp
thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND
huyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ,
những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ về UBND huyện và giảm chi phí giấy mực,
không bị trừ điểm thi đua cuối năm của cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn khi không có báo
cáo định kỳ hoặc báo cáo chậm.
3. Tính mới của sáng kiến, kinh nghiệm:
Hiện nay các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều được trang bị đầy đủ máy tính,
mạng Internet, mạng nội bộ Lan. Thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu; đặc biệt để cơ
quan, đơn vị, xã, thị trấn báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và đột xuất về UBND huyện
một cách nhanh nhất, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định.
Khi bộ phận tổng hợp của UBND huyện làm nhiệm vụ chắp bút tổng hợp báo
cáo chung toàn huyện. Các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nằm xa trung tâm nếu gửi báo
cáo bằng đường bưu điện sẽ không kịp thời gian tiến độ; do đó, khi báo cáo đã được
lãnh đạo ký, đóng dấu có hiệu lực có thể gửi qua hòm thư điện tử trước để đảm bảo
thời gian quy định. Do đó, bộ phận tổng hợp của Văn phòng UBND huyện có số liệu

nhanh nhất, kịp thời để tổng hợp báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh theo quy định. Và thời
gian xác nhận UBND huyện đã nhận được báo cáo của cơ quan, đơn vị , xã, thị trấn
được tính từ khi bản chính gửi đến Văn phòng UBND huyện hoặc thời điểm nhận
được bản điện tử, tùy theo bản nào gửi đến trước.
4. Tính hữu ích của sáng kiến, kinh nghiệm:
Đảm bảo các báo cáo được gửi đến UBND huyện kịp thời, thông tin cập nhật
nhanh nhất, giảm chi phí giấy, mực để thực hiện fax báo cáo. Không bị trừ điểm thi
đua cuối năm với lý do không có báo cáo, số liệu báo cáo cập nhật so với thời điểm
hiện tại không kịp tiến độ làm ảnh hưởng đến thi đua cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn và
công tác chỉ đạo điều hành của UBND huyện.
5. Khả năng phổ biến và nhân rộng:
Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo
thường xuyên, định kỳ về UBND huyện có khả năng phổ biến nhân rộng đối với các
cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn. Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện
có như máy tính, mạng LAN, mạng Internet, hệ thống quản lý văn bản và điều hành,
hệ thống thư điện tử để trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa
các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn kịp thời, hiệu quả, chính xác và đúng quy định.
Từ những nội dung hữu ích trên, rất mong Hội đồng sáng kiến cấp huyện xem
xét phê duyệt công nhận.
_______________________________
PHẦN CHẤM SÁNG KIẾN, KINH NGHIỆM
1. Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 1:



2. Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 2:



3. Thành viên Hội đồng sáng kiến, kinh nghiệm chấm lần 3:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Bảo Thắng, ngày 15 tháng 10 năm 2013
ĐƠN ĐỀ NGHỊ CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN
Kính gửi: Hội đồng sáng kiến cấp huyện.
Họ và tên tác giả: Lê Thị Thanh Tâm
Ngày, tháng, năm, sinh: 11/02/1974
Nơi công tác: Văn phòng UBND huyện.
Chức vụ: Chuyên viên tổng hợp
Trình độ chuyên môn: Đại học
Tỷ lệ % đóng góp vào việc tạo ra sáng kiến: 100%
Đề nghị công nhận sáng kiến: Tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc
thực hiện chế độ báo cáo thường kỳ, đột xuất về UBND huyện theo quy định.
MÔ TẢ GIẢI PHÁP
1. Tóm tắt nội dung sáng kiến, kinh nghiệm:
Để kịp thời cập nhật kết quả triển khai, thực hiện các chỉ tiêu phát triển kinh tế
- xã hội, quốc phòng – an ninh của địa phương, trong những năm qua việc gửi các
báo cáo nhanh, đột xuất, báo cáo thường xuyên định kỳ về UBND huyện, chủ yếu
thực hiện bằng đường bưu điện và bằng máy fax. Theo quy định của UBND huyện
các báo cáo thường xuyên, định kỳ gửi về UBND huyện, theo quy định chiều thứ 5
hằng tuần và hết ngày 15 hằng tháng, các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn chưa có báo
cáo gửi về UBND huyện, thì coi như không có báo cáo gửi về UBND huyện.
Sau khi chuyên viên thực hiện nhiệm vụ tham mưu giúp cơ quan, đơn vị, xã,
thị trấn tham mưu soạn thảo báo cáo theo quy định xong, có chữ ký và con dấu thi coi
như văn bản đã có hiệu lực. Lúc này bộ phận văn thư gửi báo cáo bằng đường và
bằng máy Fax. Tuy nhiên, hầu như các cơ quan, đơn vị chưa có máy fax, các xã đã
được trang bị, nhưng đến thời điểm hiện tại một số xã đã bị hư hỏng hoặc hết mực

hoặc bản fax quá mờ không đọc được do đó, khi UBND huyện nhận được các báo
cáo của một số cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều chậm so với thời gian quy định, có
những số liệu đã không phản ánh đúng tình hình thực tế của thời điểm.
Trước tình hình trên, tôi mạnh dạn xin đề xuất việc Tăng cường sử dụng hộp
thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, định kỳ về UBND
huyện theo quy định; nhằm kịp thời báo cáo đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ,
những khó khăn, vướng mắc cần tháo gỡ về UBND huyện và giảm chi phí giấy mực,
không bị trừ điểm thi đua cuối năm của cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn khi không có báo
cáo định kỳ hoặc báo cáo chậm.
2. Tính mới của sáng kiến, kinh nghiệm:
Hiện nay các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn đều được trang bị đầy đủ máy tính,
mạng Internet, mạng nội bộ Lan. Thực hiện có hiệu quả việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu; đặc biệt để cơ
quan, đơn vị, xã, thị trấn báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ và đột xuất về UBND huyện
một cách nhanh nhất, kịp thời, hiệu quả, đúng quy định.
Khi bộ phận tổng hợp của UBND huyện làm nhiệm vụ chắp bút tổng hợp báo
cáo chung toàn huyện. Các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn nằm xa trung tâm nếu gửi báo
cáo bằng đường bưu điện sẽ không kịp thời gian tiến độ; do đó, khi báo cáo đã được
lãnh đạo ký, đóng dấu có hiệu lực có thể gửi qua hòm thư điện tử trước để đảm bảo
thời gian quy định. Do đó, bộ phận tổng hợp của Văn phòng UBND huyện có số liệu
nhanh nhất, kịp thời để tổng hợp báo cáo Tỉnh ủy, UBND tỉnh theo quy định. Và thời
gian xác nhận UBND huyện đã nhận được báo cáo của cơ quan, đơn vị , xã, thị trấn
được tính từ khi bản chính gửi đến Văn phòng UBND huyện hoặc thời điểm nhận
được bản điện tử, tùy theo bản nào gửi đến trước.
3. Khả năng áp dụng của sáng kiến, kinh nghiệm:
Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử trong việc thực hiện chế độ báo cáo
thường xuyên, định kỳ về UBND huyện có khả năng phổ biến nhân rộng đối với các
cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn. Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện
có như máy tính, mạng LAN, mạng Internet, hệ thống quản lý văn bản và điều hành,
hệ thống thư điện tử để trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa

các cơ quan, đơn vị, các xã, thị trấn kịp thời, hiệu quả, chính xác và đúng quy định.
4. Hiệu quả áp dụng:
Việc tăng cường sử dụng hộp thư điện tử việc thực hiện chế độ báo cáo thường
xuyên, định về vè UBND huyện theo quy định là việc dễ thực hiện và rất hữu ích, nó
giảm bớt chi phí giấy, mực, thời gian cho các cơ quan, chức năng khi thực hiện
nhiệm vụ theo quy định./.
NGƯỜI VIẾT
Lê Thị Thanh Tâm