Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH
Về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính năm 2013
Văn phòng UBND tỉnh
I. PHẦN GIỚI THIỆU
1. Thành viên đội thi:
Mầu Hạnh Nguyên, Chuyên viên Phòng Nội chính, Văn phòng UBND tỉnh
Nguyễn Trúc Như, Chuyên viên Phòng Văn xã, Văn phòng UBND tỉnh
Nguyễn Thanh Bình, Chuyên viên Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn
phòng UBND tỉnh.
- Tên của mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành chính;
Đề xuất giải pháp Nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết
thủ tục hành chính theo cơ chế 1 cửa tại Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa.
II. NỘI DUNG CHÍNH
1. Cơ sở phát sinh ý tưởng về mô hình, sáng kiến, giải pháp cải cách hành
chính (căn cứ pháp lý, thực tiễn của ý tưởng)
a) Căn cứ pháp lý:
- Nghị quyết số 30c/NQ-CP của Chính phủ Ban hành Chương trình tổng thể cải
cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020.
- Quyết định số 3377/QĐ-UBND ngày 14/12/2011 của UBND tỉnh Khánh Hoà
Ban hành Chương trình Cải cách hành chính tỉnh Khánh Hoà giai đoạn 2011-2020.
- Nghị định số 64/2007/NĐ- CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
- Căn cứ Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 13/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ
1
về việc giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước.
- Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-UBND ngày 08/9/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa về việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các
cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.
- Quyết định số 2749/KH-UBND ngày 25/10/2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Khánh Hòa phê duyệt Kế hoạch phát triển thương mại điện tử tỉnh Khánh Hoà giai

đoạn 2011 – 2015.
- Quyết định số 36/2010/QĐ-UBND, ngày 12/11/2010 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Khánh Hòa ban hành Quy chế đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong hoạt
động ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước tỉnh
Khánh Hòa;
- Kế hoạch số 1040/KH-UBND ngày 10/3/2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh
Hòa về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước tỉnh Khánh Hòa giai đoạn
2011 – 2015.
- Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về
việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
b) Căn cứ thực tiễn:
- Văn phòng UBND tỉnh đã triển khai việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ một
cửa thuộc 6 lĩnh vực: Đất đai, quy hoạch, đầu tư – xây dựng, tài nguyên – môi trường,
công nghiệp và hộ tịch.
- Đặc thù của Văn phòng UBND tỉnh là chỉ nhận hồ sơ thủ tục theo cơ chế một
cửa từ các sở chuyên môn (chứ không nhận từ công dân và doanh nghiệp)
- Hiện nay, tất cả sở chuyên môn có liên quan đến việc giải quyết hồ sơ một
cửa (6 lĩnh vực nêu trên) như: Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Kế hoạch và Đầu tư,
2
Sở Tư pháp, Sở Công thương đã có Trang thông tin điện tử và hệ thống mạng nội bộ
(LAN) với trang thiết bị hiện đại, phù hợp, có thể kết nối với nhau.
2. Thực trạng việc áp dụng cải cách hành chính theo cơ chế một cửa tại
Văn phòng UBND tỉnh
Với chức năng tham mưu tổng hợp, giúp UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ
đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm
cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, chủ
tịch UBND tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; hàng năm
Văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận, tham mưu UBND tỉnh xử lý hơn 30.000 hồ sơ, văn
bản các loại; kiểm tra, soạn thảo và trình UBND tỉnh ban hành gần 16.000 văn bản
trên tất cả các lĩnh vực. Trong đó, số lượng thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải

quyết của UBND tỉnh theo cơ chế 1 cửa tại VP UBND tỉnh là 23 thủ tục thuộc 6 lĩnh
vực đất đai, quy hoạch, đầu tư – xây dựng, tài nguyên – môi trường, công nghiệp và
hộ tịch. Trong năm 2012 đã tiếp nhận và tham mưu giải quyết 1.350 hồ sơ, trong đó
giải quyết sớm hạn và đúng hạn 94%.
(1) (6)
(2) (5)
(3) (4)
3
Các cơ quan – tổ chức
Bộ phận
tiếp nhận
và trả KQ
Các phòng
chuyên môn
và Chuyên
viên
Chủ tịch, các
PCT UBND
tỉnh
Lãnh đạo VP
UBND tỉnh
Theo sơ đồ nêu trên, cơ quan, tổ chức có nhu cầu thực hiện thủ tục hành chính
nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng UBND tỉnh, bộ phận này sẽ
phân loại hồ sơ, vào sổ theo dõi và chuyển cho các phòng chuyên môn. Đội ngũ
chuyên viên các phòng chuyên môn tiến hành nghiên cứu hồ sơ để có ý kiến tham
mưu trình lãnh đạo Văn phòng tiếp tục có ý kiến trình lãnh đạo UBND tỉnh. Chủ tịch
hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh có ý kiến hoặc ký văn bản chuyển trở lại bộ phận
Tiếp nhận – trả kết quả để bộ phận này thực hiện trả kết quả cho cơ quan, tổ chức theo
quy định. Như vậy, hồ sơ của cơ quan, tổ chức trải qua 6 bước luân chuyển.
Tuy nhiên, hiện nay, việc thực hiện tham mưu giải quyết các hồ sơ thủ tục theo

cơ chế một cửa chỉ mới đạt 94% hồ sơ giải quyết sớm và đúng hạn. Việc triển khai
còn gặp một số khó khăn, hạn chế, cụ thể:
- Hồ sơ giải quyết có nội dung còn thiếu, chưa hợp lý, phải chuyển trả về cơ
quan, tổ chức để bổ sung => các cơ quan, tổ chức phải đi lại nhiều lần.
- Lịch công tác của lãnh đạo UBND tỉnh (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch) dày,
thường xuyên công tác ngoài tỉnh, nên việc ký các loại giấy tờ thủ tục thuộc cơ chế
một cửa đôi lúc bị trễ so với yêu cầu của quy trình.
Ngoài hai nội dung nêu trên, nhóm nghiên cứu còn nhận thấy:
- Việc giải quyết hồ sơ thủ tục như hiện nay sẽ tốn kém nhiều về giấy tờ, mực
in => lãng phí rất lớn.
- Cơ quan, tổ chức không thể theo dõi được hồ sơ thủ tục của đơn vị mình đang
4
được giải quyết như thế nào, ở khâu nào?
3. Mô tả mô hình, sáng kiến, giải pháp
Từ các vấn đề trên, làm như thế nào để giảm thời gian giải quyết các hồ sơ thủ
tục một cửa nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm? nhóm nghiên cứu đưa ra
sáng kiến sau:
- Các cơ quan, tổ chức (Sở chuyên môn) nhận bản gốc hồ sơ thủ tục hành chính
do tổ chức, công dân nộp thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, tiến hành
kiểm tra các loại giấy tờ theo quy định; dự thảo Tờ trình của Sở và thực hiện scan
toàn bộ hồ sơ gốc để chuyển VP UBND tỉnh tiếp nhận thông qua mạng liên thông (có
kết nối trực tuyến).
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của VP UBND tỉnh tiếp nhận hồ sơ thủ tục
trên mạng liên thông:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định (hồ sơ hợp lệ); thì Bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả sẽ gửi lại cho sở 1 phiếu biên nhận và hẹn trả kết quả theo
đúng thời gian quy định;
+ Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, sẽ gửi 01 phiếu chuyển trả với lý do cụ thể
và đề nghị bổ sung theo đúng quy định.
- Đối với trường hợp hồ sơ thủ tục hợp lệ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

phân loại hồ sơ, vào sổ theo dõi trên mạng nội bộ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho chuyên
viên xử lý thông qua mạng nội bộ của Văn phòng UBND tỉnh. Đồng thời, thường
5
xuyên theo dõi và công bố công khai trên mạng liên thông về tình hình giải quyết hồ
sơ đó (hiện đang ở bộ phận nào, có vướng mắc gì không???)
- Chuyên viên tiếp nhận và xử lý hồ sơ thủ tục trên máy vi tính và chuyển Lãnh
đạo Văn phòng duyệt (cũng thông qua mạng nội bộ) sau đó, chuyển lãnh đạo UBND
tỉnh (Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch) ký bằng chữ ký số và chuyển lại Bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả của VP UBND tỉnh.
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả kiểm tra, rà soát lần cuối trên mạng nội bộ
(nếu có sai sót, cần chỉnh sửa sẽ phối hợp với các chuyên viên liên quan chỉnh sửa và
ký lại) trước khi trả kết quả cho Sở chuyên môn theo giấy hẹn.
- Đúng thời gian hẹn, Sở chuyên môn đến nhận kết quả thủ tục thì phải xuất
trình và nộp 01 bộ hồ sơ gốc (có dấu đỏ). Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đối chiếu
hồ sơ gốc với hồ sơ tiếp nhận ban đầu trên mạng liên thông:
+ Trường hợp hồ sơ gốc không giống với hồ sơ tiếp nhận ban đầu (thiếu giấy tờ
hoặc con dấu không đúng), Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả không phải in bản chính
kết quả thủ tục hành chính mà nêu rõ sự khác nhau giữa hồ sơ gốc và hồ sơ đã scan
gửi qua mạng và yêu cầu đơn vị bổ sung, hoàn chỉnh đúng bản gốc đã gửi ban đầu
qua mạng liên thông.
+ Nếu hồ sơ gốc giống với hồ sơ tiếp nhận ban đầu, Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả in bản chính thủ tục hành chính đã được lãnh đạo UBND tỉnh ký và giao trả
kết quả cho Sở; đồng thời, nhập lưu trữ hồ sơ gốc (bản có dấu đỏ).
6
5. Tính khả thi và hiệu quả của mô hình, sáng kiến, giải pháp
a) Tính khả thi:
- Văn phòng UBND tỉnh có đặc thù riêng là chỉ tiếp nhận hồ sơ thủ tục theo cơ
chế một cửa từ các cơ quan tổ chức là sở chuyên môn chứ không phải từ doanh
nghiệp và công dân. Mà hiện nay, các sở chuyên môn tham gia vào quá trình giải
quyết hồ sơ một cửa tại VPUBND tỉnh đã được trang bị hệ thống mạng diện rộng và

mạng liên thông.
- Hiện nay, Văn phòng UBND tỉnh đã và đang và sẽ tiếp tục đầu tư cơ bản cơ
sở vật chất, trang thiết bị (như máy tính, hệ thống mạng nội bộ, mạng diện rộng và
mạng liên thông với các sở, ngành có liên quan đến các thủ tục hành chính thực hiện
theo cơ chế một cửa tại Văn phòng UBND tỉnh).
- Lãnh đạo, cán bộ, công chức Văn phòng có trình độ tin học nhất định, sử
dụng thành thạo máy tính và mạng Internet, đảm bảo việc xử lý công việc qua mạng.
b) Hiệu quả:
- Việc áp dụng công nghệ thông tin trong cải tiến quy trình tiếp nhận và giải
quyết tục hành chính theo cơ chế một cửa đảm bảo thời gian của quy trình xử lý
không bị quá hạn, hơn thế nữa, có thể rút ngắn một nửa thời gian giải quyết theo quy
trình cũ từ 6 ngày xuống còn 3 ngày.
- Việc giải quyết hồ sơ được công khai minh bạch, cơ quan, tổ chức (Sở chuyên
môn) có thể chủ động theo dõi hồ sơ giải quyết ở bộ phận nào? Còn vướng mắc gì?
7
- Tiết kiệm thời gian đi lại của cơ quan, tổ chức (chỉ trực tiếp đến VPUBND
tỉnh 01 lần khi nhận kết quả thủ tục hành chính, bỏ qua giai đoạn nộp hồ sơ thủ công),
- Tiết kiệm chi phí (đi lại, giấy tờ, in ấn…);
- Lãnh đạo UBND tỉnh có thể chủ động về thời gian xử lý hoặc ký các hồ sơ
thủ tục hành chính bất kỳ lúc nào, kể cả đang ở nhà hoặc đang đi công tác ngoài tỉnh.
6. Đề xuất, kiến nghị
Mô hình sáng kiến trên có tính khả thi cao, hiệu quả mang lại rất lớn nhưng vẫn
đảm bảo tính chính xác và tính bảo mật của hệ thống.
Tuy nhiên, để sáng kiến có thể triển khai thực hiện trong thực tế, nhóm nghiên
cứu đề xuất lãnh đạo VPUBND tỉnh cần quan tâm:
- Đầu tư, nâng cấp hệ thống máy chủ, đường truyền, xây dựng phần mềm xử lý
văn bản nội bộ có kết nối vào mạng liên thông và diện rộng với tốc độ xử lý cao, đảm
bảo tính bảo mật của hệ thống (vì chữ ký số của lãnh đạo UBND tỉnh sẽ thực hiện
thông qua mạng nội bộ và mạng diện rộng, phục vụ cho lãnh đạo UBND tỉnh có thể
chủ động xử lý văn bản, ký các loại giấy tờ trên mạng khi đang đi công tác ngoài

tỉnh).
- Củng cố Bộ phận Quản trị mạng để kiểm soát quy trình xử lý qua mạng và
các vấn đề khác có liên quan; tiếp tục bồi dưỡng, nâng cao trình độ tin học của đội
ngũ cán bộ, công chức của VPUBND tỉnh,; có chế độ chính sách phù hợp đối với đội
ngũ quản trị mạng để thu hút, giữ chân cán bộ quản trị mạng. Có như thế sẽ góp phần
8
quan trọng giúp nâng cao hiệu quả tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính tại VP
UBND tỉnh, đóng góp tích cực vào công cuộc cải cách hành chính của tỉnh nhà./.
9