Sáng kiến kinh nghiệm HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC MINH HẢI
BỘ PHẬN KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH
Sáng kiến kinh nghiệm:
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN
Người thực hiện:
TRẦN THỊ LOAN
CÀ MAU, NGÀY 17 THÁNG 3 NĂM 2014
A. Đặt vấn đề:
Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triển mạnh mẽ, nhanh
chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật cũng như trong cuộc sống. Nó trở
thành công cụ đắc lực trong nhiều ngành nghề và đặc biệt trong công tác quản lý nói chung và
Quản Lý Công Văn nói riêng.
Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công Văn
đều được làm thủ công nên rất mất thời gian. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin
mà máy tính đã được sử dụng rộng rãi đã giúp cho công việc được tốt hơn. Việc sử dụng máy
tính vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cần thiết nhằm xóa bỏ những phương
pháp cũ gây tốn kém về nhiều mặt.
Việc lưu trữ Công văn một cách khoa học và dễ truy xuất là một việc quan trọng trong
doanh nghiệp. Để thực hiện mục tiêu truy xuất Công văn nhanh chóng chính xác phục vụ các
công tác liên quan, ta sử dụng hệ thống quản lý công văn để tìm kiếm công văn một cách nhanh
chóng và chính xác. Công văn lưu trữ được dựa vào các tiêu chí phân loại trên phần mềm.
B. Biện pháp thực hiện:
I. Mô tả nghiệp vụ của công tác quản lý công văn của nhân viên văn thư
Trong việc quản lý công văn, có nghiệp vụ chính như sau: quản lý công văn đến; quản lý
công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin về công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo.
a. Quản lý công văn đến:
Quy trình quản lý công văn đến gồm: tiếp nhận và đăng ký công văn đến; phân phối công
văn đến cho các bộ phận, cá nhân có liên quan để giải quyết; giải quyết công văn đến; theo dõi
tình hình quản lý công văn đến (lập báo cáo, thống kế, nhắc nhở) khi có yêu cầu.
• Công văn đến có thể là do cơ quan gởi đến hoặc cá nhân gởi đến.
• Tất cả công văn đến được nhân viên văn thư ghi vào sổ công văn đến, sau đó sẽ phân

loại công văn thành các loại: công văn được chuyển trực tiếp đến bộ phận hoặc công văn gởi
đích danh.
• Sau đó công văn sẽ được chuyển đến những người có liên quan.
• Nhân viên văn thư dựa vào nội dung để ghi những thông tin vào sổ công văn và
chuyển công văn đi.
* Công văn đến có các thông tin: STTCV: số thứ tự công văn. Số CV: là số ghi trên công
văn. Ngày CV: ngày ghi trên công văn. Ngày đến: ngày nhận công văn. Ngày vào sổ: ngày
nhận công văn. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung
của văn bản.
b. Quản lý công văn đi:
Quy trình quản lý công văn đi gồm: soạn thảo công văn đi; ban hành và gởi công văn đi;
vào sổ công văn; theo dõi hồi báo.
• Công văn sẽ được soạn thảo bởi một người được sư phân công. Sau khi soạn thảo
xong, công văn sẽ được trình lên lãnh đạo để ký duyệt hoặc tự nhân viên soạn thảo ký nếu nằm
trong quyền hạn của mình.
• Công văn đã được ký sẽ được in ấn và nhân bản (copy) và sẽ được nhân viên văn thư
đóng dấu vào sổ công văn đi, lưu bản gốc, làm thủ tục gởi công văn đến các địa chỉ cần thiết.
• Những công văn đi cần theo dõi hồi báo được xác định rõ trong nội dung công văn.
Các công văn đến là hồi báo của một công văn đi nhất định được xác định rõ ở tiêu đề của công
văn.
• Công văn đi có các thông tin: Số CV: số của công văn đi. Ngày CV: ngày gởi công
văn đi. Người nhận: có thể là cơ quan hoặc cá nhân. Người ký: người chịu trách nhiệm xử lý
công văn. Ghi chú: số trang, tài liệu đính kèm…. Trích yêu công văn: tóm tắt nội dung.
c. Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin:
Gồm: lưu trữ công văn đến, công văn đi; cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu tra cứu,
tìm kiếm phục vụ điều hành quản lý và giải quyết các công văn.
• Công văn được sắp xếp và phân loại theo tên loại công văn
Danh mục loại Công Văn
Mã loại
CV Mô tả

Mã loại
CV Mô tả
NQ Nghị quyết BB Biên bản
QĐ Quyết định ĐTKH Đề tài KH
CT Chỉ thị DA Dự án
TT Thông tư HĐ Hợp đồng
TB Thông báo ĐL Điều lệ
BC Báo cáo ĐĐ Giấy đi đường
TR Tờ trình GM Giấy mời
CV Công văn GT Giấy giới thiệu
…
II. Các tiêu chuẩn tìm kiếm:
Tìm kiếm CVĐến: Tìm kiếm theo Số thứ tự công văn (STTCV). Tìm kiếm theo loại. Tìm
kiếm theo lĩnh vực . Tìm kiếm theo cơ quan. Tìm kiếm theo nhân viên nhận. Tìm kiếm theo
ngày công văn đến. T ìm kiếm theo ngày vào sổ
Tìm kiếm CVĐi : Tìm kiếm theo số công văn đi (SO CV DI). Tìm kiếm theo loại. Tìm kiếm
theo lĩnh vực. Tìm kiếm theo nhân viên ký. Tìm kiếm theo ngày công văn đi
III. Lưu đồ hồ sơ công việc.
1. Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đến.
Công việc Hồ sơ
Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng
Loại: Lưu đồ hồ
sơ công việc
Tên: Quản lý công văn đến
Lãnh đạo Nhân viên văn thư Vị trí
ngoài
Công văn đến
Tiếp nhận công văn đến
CVĐến
cần xử lý

CV gửi sai
địa chỉ
Đăng ký
Trả lại CV
Sổ đăng ký
CVĐến
CV cần trả lại
Cơ
quan
ngoài
Chuyển CVĐến
cho Chủ tịch
CV chưa xử lý
Xử lý CV
CV đã xử lý
CV hồi đáp
Chuyển
CV
Chuyển
vào lưu trữ
Lưu trữ
CVĐến
CVĐi
Cơ
quan
ngoài
Lưu đồ hồ sơ công việc của Công văn đi.
Công việc Hồ sơ
Quản lý hồ sơ bộ phận văn phòng
Loại: Lưu đồ hồ sơ công việc Tên: Quản lý công văn đi

Nhân viên phụ
trách
Lãnh đạo Nhân viên văn thư Vị trí
ngoài
DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO CHỨC NĂNG
• Công văn đến:
Yêu cầu
soạn thảo
Tiếp nhận
Đánh máy
Bản thảo
CVĐi
Trình ký duyệt
Công văn cần
duyệt
Ký duyệt
CV đã ký
Đăng ký vào sổ
CVĐi
Sổ
CVĐi
CV đã hoàn
chỉnh
CV cần
lưu trữ
Phát hành
CV cần
chuyển
Cơ
quan

ngoài
Đưa vào
lưu trữ
Lưu trữ
công văn
đi
• Biểu diễn các dòng:
Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích
D1 Nơi nhận công
văn đến
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Cơ quan
ngoài
Văn thư
D2 Chuyển công
văn đến
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Văn thư Lãnh đạo
D3 Nhận lại công
văn đến và ý

kiến lãnh đạo
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Ý KIẾN LĐ
Lãnh đạo Văn thư
D4 Nhận công văn
đến và ý kiến
lãnh đạo (nếu
cần sự hồi báo)
STTCV
NGAYCV
SOCV
TRÍCHYẾU
NƠI GỬI
GHI CHÚ
Ý KIẾN LĐ
Văn thư Nhân viên phụ
trách
• Công văn đi:

D3
D4


D1
D2

• Biểu diễn các dòng:
Thứ tự Dòng Dữ liệu được mang Nguồn Đích
D1 Yêu cầu
soạn thảo
công văn
Nội dung yêu cầu Lãnh đạo Nhân viên
phụ trách
D2 Bản thảo
đã soạn,
được trình
lên
SOCVĐI
NGÀYCV
NGƯỜI NHẬN
NƠI NHẬN
NGƯỜI SOẠN THẢO
TRÍCH YẾU
GHI CHÚ
Nhân viên
phụ trách
Lãnh đạo
D3 Duyệt và
chuyển xử
lý
SOCVĐI
NGÀYCV
NGƯỜI NHẬN
NƠI NHẬN
NGƯỜI SOẠN THẢO
NGƯỜI KÝ

TRÍCH YẾU
GHI CHÚ
Lãnh đạo Văn thư
D4 Phát hành
công văn
đi
SOCVĐI
NGÀYCV
NGƯỜI NHẬN
NƠI NHẬN
NGƯỜI SOẠN THẢO
NGƯỜI KÝ
TRÍCH YẾU
GHI CHÚ
Văn thư Cơ quan
ngoài
Cơ
quan
ngoài
Lãnh đạo
Chuyên viên
phụ trách
DÒNG LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN THEO VỊ TRÍ LÀM VIỆC
• Công văn đến:
Lưu
Công văn đến Vào sổ Xử lý Xét duyệt
công văn (kiểm tra Yêu cầu
tính hợp soạn thảo Gửi đi
của công CV hồi báo
văn)

• Công văn đi:
Dư thảo Lập bản thảo Xét duyệt Ký công Vào sổ Chuyển Cơ quan
Công văn công văn công văn văn ngoài
↕
(Xem/Sửa) Lưu trữ
IV. Các loại biểu mẩu, báo cáo.
1. Các biểu mẩu, báo cáo Công văn đến:
CÔNG VĂN ĐẾN

STTCV:
Số CV:
Ngày công văn đến:
Ngày vào sổ:
Người ký:
Ghi chú:
Trích yếu:
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
(tên sổ CV)
Từ ngày Đến ngày
Ngày vào
sổ
Nơi
gửi Số
CV
Ngày
CV
Loại
CV
Trích
yếu

Người
nhận,
xử lý
Ghi
chú
Văn thư
Nhân viên
phụ trách
Văn thư
Mẩ
uD0
4
Mẩ
uD0
1
Sổ công văn đến được nhân viên văn thư dùng để ghi vào tất cả công văn đến.
BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐẾN
STT Số
CV
Tên Lĩnh
Vực
Tên
Loại
Tên CQ Gởi Họ Tên NV
nhận
Ngày
vào sổ
Tổng số:
2. Các biểu mẩu, báo cáo Công Văn Đi:
CÔNG VĂN ĐI

Số CV:
Ngày công văn đi:
Người ký:
Người nhận:
Ghi chú:
Trích yếu:
SỔ CÔNG VĂN ĐI
(tên sổ CV)
Từ ngày Đến ngày
Ngày
vào
của
CV
Loại
CV
Ngày
ký
Trích
yếu
Nơi
nhận
Người
ký
Người
soạn thảo
Sổ công văn đi được nhân viên văn thư dùng để ghi vào tất cả công văn đi.
BÁO CÁO TẤT CẢ CÔNG VĂN ĐI
Ngày:
Số

CV
Đi
Tên
Loại
Tên
Lĩnh
Vực
Họ tên NV gởi Ngày
CV Đi
Người nhận Trích
yếu
Ghi
chú
Tổng số:
V. Yêu cầu tin học hóa
• Quản lý công văn đến, công văn đi (thêm, xóa, sửa).
• Tìm kiếm công văn đến, công văn đi (tìm theo STT CV, theo lĩnh vực, theo loại, theo
nơi gởi/ nơi nhận, ), tìm kiếm lĩnh vực, loại, nhân viên
• Lập các báo cáo thống kê (báo cáo số công văn đến, số công văn đi, theo lĩnh vực, theo
loại, theo nơi gởi/ nhận ).
Mẩ
uD1
2
VI. Sơ đồ chức năng
Dựa vào yêu cầu tin học hóa, ta xây dựng sơ đồ chức năng của chường trình gồm có các
chức năng sau:
_ Cập nhật thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực, loại công văn,
nhân viên,… ).
_ Tra cứu thông tin (công văn đến, công văn đi, lĩnh vực,loại công văn, nhân
viên,… ).

_ Báo cáo thống kê (sổ theo dõi công văn đến/đi, thống kê công văn đến/đi).
QUẢN LÝ CÔNG
VĂN
CẬP
NHẬT
THÔNG
TIN
TRA CỨU
THÔNG
TIN
BÁO
BIỂU
TRỢ
GIÚP
THOÁT
CHƯƠNG
TRÌNH
Công văn
đến
Công văn
đi
Cơ quan
ngoài
Loại công
văn
Lĩnh vực
Nhân viên
Phòng ban
Công văn
đến

Công văn
đi
Cơ quan
ngoài
Loại công
văn
Lĩnh vực
Nhân viên
Phòng ban
Công văn
đến
Công văn
đi
Cơ quan
ngoài
Loại công
văn
Lĩnh vực
Nhân viên
Phòng ban
Nội dung
Thông tin
chương
trình
VII. Giao diện, chức năng trên phầm mềm quản lý công văn
Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đến, cùng các công văn đi liên
quan và nhân viên xử lý các công văn này.
Màn hình này cho phép xem công văn đến dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa,
hiệu chỉnh công văn đến.
Màn hình này hiển thị toàn bộ danh sách công văn đi, cùng các công văn đến liên

quan, nhân viên ký các công văn này, cũng như nơi nhận các công văn này
Màn hình này cho phép xem công văn đi dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu
chỉnh công văn đi.
Màn hình hiển thị các loại công văn, người sử dụng có thể thêm, xóa, hoặc hiệu
chỉnh loại công văn.
Màn hình hiển thị danh sách nhân viên dưới dạng mã, cho phép thêm, xóa, hiệu
chỉnh thông tin nhân viên.
Màn hình hiển thị danh sách các phòng ban, người dùng có thể click vào nút
thêm, xóa, hiệu chỉnh phòng ban.
Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đến theo các tiêu chí được chọn từ
các combobox.
Màn hình tra cứu cho phép tra cứu công văn đi theo các tiêu chí được chọn từ các
combobox.
Xác nhận
Hội đồng Khoa học kỹ thuật
Người thực hiện
Trần Thị Loan