Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp

Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
Phần thứ nhất
Cơ sở lý luận tổ chức hạch toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp
I - Khái niệm, đặc điểm phân loại, đánh giá nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ trong doanh nghiệp
1.1 - Khái niệm đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dung cụ:
* Vật liệu : Là đối tợng lao động mà lao động trực tiếp tác động vào để
thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp.
Vật liệu có thể có sẵn trong tự nhiên: quặng, cây, cá ở dới ao, hồ ... Vật
liệu có thể qua tác động của con ngời: sắt thép để chế tạo phụ tùng. Nh vậy là
không phải bất cứ một đối tợng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong
điều kiện đối tợng lao động do lao động làm ra thì mới có thể thành nguyên vật
liệu ví dụ nh sắt thép nằm trong quặng không phải là nguyên vật liệu nhng sắt
cung cấp cho công nghiệp là nguyên vật liệu vì ngời ta đã tiêu hao lao động để
tìm ra nó.
* Công cụ dung cụ: Là t liệu lao động có giá trị nhỏ mà con ngời dùng
nó để tác động vào đối tợng lao động, CCDC giữ nguyên hình thái vật chất khi
tham gia vào quá tình SXKD, giá trị đợc chuyển dịch dần dần từng bộ phận vào
chi phí SXKD, tuỳ theo giá trị và thời gian sử dụng mà giá trị CCDC có thể đợc
tính toàn bộ một lần hay nhiều lần vào chi phí SXKD của từng đối tợng sử dụng.
1.2 Đặc điểm VL- CCDC.
Vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến dạng không còn giữ nguyên hình
thái ban đầu khi tham gia vào quá trình sản xuất. Giá trị của nó chuyển dịch một lần
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong quá trình sản xuất vật liệu tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau ở các
giai đoạn khác nhau của sản xuất nh:
+ Giai đoạn chuẩn bị sản xuất vật liệu ở dạng ban đầu cha chịu tác động của
bất kỳ quy trình nào.
+ Các giai đoạn sản xuất khác: Vật liệu là sản phẩm dở, bán thành phẩm để

đợc tiếp tục đa vào sản xuất , chế biến tạo thành thực thể của sản phẩm.
Vật liệu cũng chịu sự tác động của môi trờng vật chất, chịu sự tác động của
các đặc tính lý, hoá.
* CCDC : Tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD vẫn giữ nguyên đợc hình thái
vật chất ban đầu và giá trị bị hao mòn dần, chuyển dịch từng phần vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ. CCDC có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc
theo dõi đánh giá nh là TSLĐ và đợc mua sắm bằng NVLĐ của doanh nghiệp nh là
đối với vật liệu.
1.3- Phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù của sản xuất kinh doanh nên sử
dụng những loại vật t khác nhau. Phân loại vật t là việc nghiên cứu, sắp xếp các loại
vật t theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng, nhằm phục
vụ cho yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu
1
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu của quản lý nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp đợc chia thành:
+ Nguyên vật liệu chính (kể cả bán thành phẩm mua ngoài): Là đối tợng chế
biến chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất. Trong các Doanh
nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm những loại khác nhau nh sắt,
thép, xi măng, gạch trong xây dựng, bông trong các doanh nghiệp kéo sợi.
+ Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc kết hợp với vật liệu chính để làm
tăng chất lợng, hoàn thiện sản phẩm hoặc góp phần làm cho máy móc thiết bị hoạt
động tốt hơn.
+ Nhiên liệu : Đợc sử dụng phục vụ để tạo ra năng lợng cho quá trình sản
xuất, cho phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị hoạt động nh xăng, dầu, than củi...
+ Phụ tùng thay thế: gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.

+ Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng
cho công việc xây dựng cơ bản.
+ Phế liêu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản
phẩm.
Đây là cách phân loại một cách tổng quát tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và
kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu, vật liệu
trên lại có thể đợc phân chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn, theo tính
năng lý hoá theo quy cách phân cấp vật liệu.
Việc đó thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu trong đó
vật liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật
liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu của vật liệu, nhóm, thứ vật liệu, tuỳ theo số l-
ợng nhóm thứ vật liệu để xây dựng số liệu gồm 1,2,... chữ số
Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu Loại nguyên vật liệu chính - Ký hiệu 1521
Ký hiệu
nhóm NVL
Số danh
điểm
Tên, nhãn hiệu quy
cách NVL
Dự tính Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
1521 1521 01
1522 02
- Công cụ dụng cụ:
- Các loại công cụ dụng cụ sử dụng trong sản xuất thờng bao gồm:
+ Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản
xuất xây lắp;
+ Các loại công cụ cầm tay nh: kìm, búa, tuốc nơ vít,...
+ Các loại bao bì kèm theo hàng hoá tính tiền riêng dùng để đóng gói

hàng trong quá trình bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán
+ Dụng cụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ;
+ Phơng tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;
+ Quần áo giày dép chuyên dùng để làm việc, ..
Để phục vụ cho công tác quản lý và kế toán, toàn bộ CCDC của doanh nghiệp
đợc chia thành 3 loại sau:
- Công cụ, dụng cụ
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
Ngoài ra có thể phân loại thành CCDC đang dùng và công cụ, dụng cụ trong
kho.
2
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
Tơng tự nh đối với vật liệu, trong từng loại CCDC cần đợc phân loại chi tiết
hơn thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng thứ... tuỳ theo yêu cầu,
trình độ quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp.
1-4 - Đánh giá VL- CCDC:
Đánh giá VL- CCDC phải đánh giá theo trị giá thực tế
* Trị giá vốn của VL- CCDC nhập kho
Trị giá thực tế của NVL-CCDC đợc xác định tuỳ theo tùng nguồn nhập. Cụ
thể là:
- Đối với VL- CCDC mua ngoài:
Giá mua Các khoản chiết
Giá thực tế = ghi trên hoá đơn + Chi phí mua thực tế - khấu giảm giá (nếu có)
Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế khác
nếu có. Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có VAT đối với DN áp dụng phơng
pháp khấu trừ thuế, là giá có VAT đối với DN áp dụng phơng pháp trực tiếp.
Chi phí mua thực tế: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, chi phí nhân viên.)

- Đối với VL- CCDC tự gia công chế biến:
Giá thực tế VL- CCDC
Giá thực tế = tự xuất kho gia công chế biến + Các chi phí gia công chế biến
- Đối với VL- CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế VL- CCDC Chi phí phải trả cho đơn vị
Giá thực tế = xuất thuê chế biến + nhận gia công chế biến. + Các chi phí v/c
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng VL- CCDC thì giá thực tế
VL- CCDC nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá và công
nhận.
- Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính ( giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc
bán đợc)
*Trị giá vốn thực tế của VL- CCDC xuất kho:
Khi xuất dùng VL- CCDC kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế
của VL- CCDC xuất kho cho các nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau. Việc tính giá
thực tế của VL- CCDC xuất kho có thể tính theo một trong các phơng pháp sau:
*Tính theo giá thực tế đích danh:
Giá thực tế VL- CCDC xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế VL- CCDC
nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần nhập
đó.
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với các loại VL- CCDC có giá trị cao, các
loại vật t đặc trng.
Ưu điểm: Tính chính xác giá trị VL - CCDC
Nhợc điểm: đòi hỏi thủ kho, kế toán phải nắm chính xác giá trị của từng
chủng loại VL - CCDC. Có thể dễ bị nhầm lẫn.
*Tính theo giá đơn vị bình quân:
Giá thực tế của Số lợng Đơn giá
VL- CCDC xuất = VL- CCDC x bình quân
dùng trong kỳ xuất kho
Ta có thể sử dụng một trong các loại giá bình quân sau:
Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ

3
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
bình quân = --------------------------------------------------------------------------------
cả kỳ dự trữ Slợng VL- CCDC tồn ĐK+ Slợng VL- CCDC nhập trong kỳ
Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản, dễ làm.
Nhợc điểm: Độ chính xác không cao. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng,
gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
Đơn giá Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK (hoặc cuối kỳ trớc)
bình quân = ---------------------------------------------------------------
cuối kỳ trớc Slợng VL- CCDC tồn ĐK (hoặc cuối kỳ trớc)
Ưu điểm: đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
Nhợc điểm: Không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật
liệu kỳ này.
Đơn giá bình Giá ttế VL- CCDC tồn trớc khi nhập cộng số nhập
quân sau mỗi = -------------------------------------------------------------------
lần nhập Slợng VL- CCDC tồn trớc khi nhập cộng số nhập
Ưu điểm: khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên, vừa chính xác,
vừa cập nhật.
Nhợc điểm: Tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần
*Tính theo giá nhập tr ớc xuất tr ớc:
Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá nhập kho của từng lần
nhập. Sau đó căn cứ vào số lợng tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính
theo đơn giá thực tế nhập trớc đối với lợng xuất kho thuộc lần nhập trớc, số còn lại
(tổng số xuất kho trừ đi số xuất thuộc lần nhập trớc) đợc tính theo đơn giá thực tế
các lần nhập sau. Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá
thực tế của VL- CCDC nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.
*Tính theo giá nhập sau, xuất tr ớc:
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn
cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc

xuất, sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho.
* Đánh giá VL- CCDC theo giá hạch toán.
Giá hạch toán là giá quy định hạch toán thống nhất trong phạm vi Doanh
nghiệp đợc sử dụng trong một thời gian dài, thông thờng giá hạch toán đợc sử dụng
là giá kế hoạch hoặc giá bán buôn công nghiệp. Toàn bộ VL-CCDC biến động trong
kỳ đợc tính theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán phải tính chuyển từ giá hạch toán
sang giá thực tế của VL - CCDC xuất dùng để có số liệu ghi vào các tài khoản sổ kế
toán tổng hợp và báo cáo kế toán. Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đợc
điều chỉnh nh sau:
Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của VL- CCDC (H)

Giá ttế VL- CCDC tồn ĐK + Giá ttế VL- CCDC nhập trong kỳ
H = ---------------------------------------------------------------------------------
Slợng VL- CCDC tồn ĐK + Slợng VL- CCDC nhập trong kỳ
Giá thực tế Giá hạch toán
4
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
VL- CCDC = VL- CCDC x Hệ số vật liệu (H)
xuất kho xuất kho
Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp mà hệ số giá
VL- CCDC có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả loại VL- CCDC.
2. ý nghĩa yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của hạch toán NVL, CCDC
2.1. ý nghĩa
Chi phí về các loại NVL và CCDC thờng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các DNSX. Vai trò của nguyên vật liệu là
quan trọng của yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh, nó quyết định số lợng và
chất lợng sản phẩm. Do vậy tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán, sử dụng
tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
Việc tổ chức tốt từ khâu thu mua đến bảo quản sử dụng và dự trữ, từ số lợng

đến chất lợng sẽ làm sản xuất đợc thông suốt, giảm bớt những rủi ro thiệt hại cho
doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy vòng quay của vốn đẩy mạnh sự phát triển của
doanh nghiệp.
2.2 Yêu cầu quản lý
Vật liệu, công cụ, dụng cụ là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động.
Các doanh nghiệp thờng xuyên phải tiến hành mua vật liệu, công cụ, dụng cụ để đáp
ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong
doanh nghiệp. Yêu cầu của công tác quản lý NVL CDDC là phải quản lý tốt ở tất
cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ.
+ Khâu thu mua: đòi hỏi phải quản lý tốt về số lợng, chất lợng, qui cách,
chủng loại, giá mua và chi phí thu mua hợp lý, việc thu mua cần đợc thực hiện theo
kế hoạch để qúa trình sản xuất đợc liên tục. Doanh nghiệp thờng xuyên tìm hiểu thị
trờng để tạo cho doanh nghiệp có nguồn hàng dự trữ với chi phí thấp nhât.
+ Khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các ph-
ơng tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ,
dụng cụ.
+ Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ
sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành
sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp, do vậy trong khâu này cần tổ
chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu, công cụ, dụng
cụ trong quá trình hoạt động SXKD.
+ Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối
thiểu cho từng loại vật liệu, công cụ, dụng cụ để đảm bảo cho quá trình SXKD đợc
bình thờng, không ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoăc
gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
Tóm lại, quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu mua tới khâu bảo
quản sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản
lý tài sản ở doanh nghiệp.
2.3. Nhiệm vụ của hạch toán Vật liệu, CDC
Để đáp ứng đợc yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong DNSX kế toán cần thực hiện

tốt các nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu, công cụ, dụng cụ phù hợp với các
nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh
nghiệp.
+ Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế
toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số
5
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu, công cụ, dụng cụ
trong quá trình hoạt động SXKD. Cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm.
+ Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình
thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu, công cụ, dụng
cụ trong quá trình SXKD.
3. Chứng từ kế toán sử dụng trong tổ chức hạch toán nguyên vật liệu-CCDC.
Theo Quyết định 167/2000 QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trởng Bộ tài
chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03/VT - 3LL)
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá ( mẫu 05 - VT)
- Thẻ kho (mẫu 06 - VT )
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 - VT)
Ngoài chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của
nhà nớc, trong các Doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng
dẫn và các chứng khác tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể của từng doanh nghiệp.
Đối với các chứng từ bắt buộc phải đợc lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy

định về mẫu biểu, nội dung, phơng pháp lập. Những ngời lập chứng từ phải chịu
trách nhiệm về việc ghi chép cũng nh tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải đợc tổ chức luân chuyển theo
trình tự và thời gian do kế toán trởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép,
tổng hợp kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.
Ví dụ: quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập, phiếu xuất kho:
+ Phiếu nhập kho:
1/ Ngời mua vật t xin nhập lô hàng
2/ Đơn vị thành lập ban kiểm nghiệm vật t theo yêu cầu
- Có trách nhiêm kiểm nghiệm lô hàng về số lợng, về chủng loại
- Xác nhận tình trạng hàng tồn kho biên bản kiểm nghiệm
3/ Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm và chứng từ ghi hàng cán bộ phòng
cung ứng lập phiếu nhập kho ( MS 01- VT)
4/ Phụ trách cung ứng vật t ký phiếu xuất kho
5/ Thủ kho nhập kho vật t
- Kiểm tra chứng từ
- Kiểm nhập hàng
- Ghi cột số lợng Thực nhập của phiếu nhập kho
- Ký phiếu nhập kho
- Ghi sổ kho giao chứng từ cho kế toán ghi sổ
6/ Kế toán nhận chứng từ kiểm tra kho và ghi sổ nghiệp vụ
- Kế toán định khoản chứng từ
- Căn cứ vào chứng từ mua để ghi cột đơn giá và thành tiền
7/ Bảo quản lu chứng từ theo qui định
+ Phiếu xuất kho:
1/ Đề xuất yêu cầu xin xuất hàng tồn kho: lập 1 chứng từ xin xuất vật t sản
phẩm hàng hoá.
6
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang

lớp Kế toán B-K9
2/ Xin lệnh xuất hàng: ( chứng từ mệnh lệnh)
3/ Lập phiếu xuất kho cho các loại khác nhau tuỳ theo nghiệp vụ xuât:
- Phiếu xuất kho do phòng nghiệp vụ hoặc bộ phận kế toán vật t lập
đợc lập từ 2 đến 3 liên. Trong đó liên 1 lu, liên 2 và 2 dùng để luân chuyển.
- Trách nhiệm ghi các chỉ tiêu trên phiếu xuất kho:
+ Ngời nhập chứng từ đợc ghi các yếu tố & chất lợng xuất theo yêu cầu
+ Thủ kho ghi xác nhận số lợng xuất thực tế tại kho
+ Kế toán chịu trách nhiệm ghi định khoản, đơn giá xuất, thành tiền xuất.
4/ Phụ trách phòng cung ứng ký phiếu XK
5/ Thủ kho xuất kho theo chứng từ
- Kiểm tra chứng từ khi xuất
- Giao nhận hàng, Thủ kho ký phiếu xuất kho
Nếu phiếu xuất kho đợc lập theo hạn mức thì bớc 5 đợc thực hiện nhiều lần
trong hạn mức xuất kho. Khi xuất lần cuối cùng theo hạn mức thì phiếu xuất kho hết
giá trị luân chuyển để xếp hàng.
6/ Kế toán ghi sổ theo phiếu xuất kho
- Định khoản
- Ghi cột đơn giá và thành tiền
- Ghi sổ các loại theo cách tổ chức ghi sổ
7/ Bảo quản lu phiếu xuất kho và chứng từ gốc tại kế toán vật t
4- Tài khoản kế toán sử dụng:
Sự biến động của NVL, CCDC trong các Doanh nghiệp sản xuất, sau khi
phản ánh trên chứng từ kế toán sẽ đợc phản ánh trực tiếp ở tài khoản cấp I, cấp II
của NVL CCDC thờng xuyên, liên tục có hệ thống.
Để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng
các TK sau
4.1-Theo ph ơng pháp KKTX
* TK 152 Nguyên liệu và vật liệu
Bên nợ: - Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công

chế biến, nhận vốn góp liên doanh hoạc từ các nguồn khác;
- Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Trờng hợp doanh
nghiệp kế toán toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: - Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán,
thuê gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh;
- Trị giá NVL trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá;
- Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (Trờng hợp DN ktoán
hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Số d bên Nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
* TK 153 Công cụ dụng cụ
Bên nợ: - Trị giá thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê gia công,
chế biến, nhận vốn góp liên doanh ;
- Trị giá CCDC cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá CCDC thừa phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ (Trờng hợp doanh
nghiệp kế toán toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có: - Trị giá thực tế của CCDC xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để
bán, thuê gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh;
7
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
- Trị giá CCDC trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá;
- Trị giá CCDC thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của CCDC tồn kho đầu kỳ (Trờng hợp DN kế
toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Số d bên Nợ: Trị giá thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ.
* TK 151 Hàng mua đang đi đờng . TK này phản ánh giá trị vật t, hàng
hoá Doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhng

cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuối tháng trớc và đã nhập kho tháng này.
Ngoài ra còn sử dụng những TK sau
TK 331 Phải trả cho ngời bán .
TK 111 Tiền mặt
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
TK 141 Tạm ứng
TK 222 Góp vốn liên doanh
TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 627 Chi phí sản xuất chung
TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.1.1. Hạch toán vật liệu:
a. Hạch toán tăng vật liệu
1/ Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về
Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152: Giá mua thực tế ( chi tiết từng loại)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: TK 331, 111, 112, 141 v.v...: Tổng giá thanh toán
Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua
hay hàng mua trả lại ( nếu có) ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111,112: Số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 1388: Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 (chi tiết từng loại): Số chiết khấu mua hàng, giảm gía hàng
mua đợc hởng theo giá không có thuế
Có TK 1331: Thuế VAT không đợc khấu trừ
2/ Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn
- Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 ( chi tiết ): Trị giá toàn bộ số hàng ( giá không có thuế VAT)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hoá đơn
Có TK 3381: Trị giá hàng thừa cha có thuế VAT
Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
- Nếu trả lại cho ngời bán:
NợTK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý
Có TK 152 ( chi tiết): Trả lại số thừa
- Nếu đồng ý mua tiếp số thừa
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế VAT)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT của số hàng thừa
Có TK 331: Tống giá hàng thừa
8
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân: Ghi tăng thu nhập
Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa ( Giá cha có thuế VAT)
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân
Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp (1) ở trên. Số thừa
coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002
Khi xử lý số thừa, ghi có TK 002
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau:
- Nếu đông ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT của số hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán
- Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa ( giá cha có thuế VAT)
Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân
3/ Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn

Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm
nhận, thông báo cho bên bán biết hoặc ghi sổ nh sau:
Khi nhập:
Nợ TK 152: Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế ( chi tiết)
Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu ( không có thuế VAT)
Nợ TK 133 ( 1331): Thuế VAT theo hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hóa đơn
Khi xử lý:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152: Ngời bán giao tiếp số thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
+ Nếu ngời bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng
Nợ TK 1388, 334: Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số hàng thiếu
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 1381: Xử lý số thiếu
4/ Trờng hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng
Số này có thể đợc giảm giá hoặc trả lại cho ngơì bán. Khi xuất kho giao hoặc số đợc
giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111,112
Có TK 152 ( chi tiết)
Có TK 133(1331): Thuế VAT của số giao trả hoặc giảm giá
5/ Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn. Nếu trong

tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về
thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu)
Có TK 331
9
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
Sang tháng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng
1 trong 3 cách sau:
- Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút
toán bình thờng
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán
đỏ ( nếu giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng ( nếu giá
thực tế > giá tạm tính)
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đã ghi,
ghi lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
6/ Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về
Kế toán lu hoá đờn vào tập hồ sơ Hàng mua đang đi đờng. Nếu trong
tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thi ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn ( không có thuế VAT)
Nợ TK 1331: Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK liên quan (331, 111,112,141...)
Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho ( chi tiết )
Nợ TK 621,627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng
Có TK 151: Hang đi đờng kỳ trớc đã về
7/ Các trờng hợp tăng vật liệu khác
Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh
nghiệp còn tăng do nhiêu nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, biếu, tặng, đánh
giá tăng, thừa... Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc ghi Nợ TK

152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn:
Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, vốn góp...
Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho
Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Có TK 621,627,641,642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu
Có TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ
sửa chữa lớn TSCD.
* Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp hạch toán nh sau
- Mua hàng
Nợ TK 152 ( chi tiết): Giá thực tế vật liệu mua ngoài ( kể cả VAT)
Có TK liên quan (331,111,112,311...)
- Số chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:
Nợ TK có liên quan (331,111,112,1388...)
Có TK 152 ( chi tiết)
b/ Hạch toán giảm vật liệu
1/ Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh kế toán ghi:
Nợ TK 621 ( chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện
các lao vụ, dịch vụ
Nợ TK 627 ( 6272- chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng
Nợ TK 641( 6412): Xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 642 ( 6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCD
10
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
Có TK 152 ( chi tiết VL): Giá thực tế vật liệu xuất dùng

2/ Xuất góp vốn liên doanh
Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp đợc liên doanh
chấp nhận, phần chênh lệch giữa thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK
412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản ( nếu giá vốn > giá trị vốn góp thì ghi nợ; gía
vốn < giá trị vốn góp thì ghi có TK 412 phần chênh lệch).
Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh
Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn
Nợ ( hoặc Có) TK 412: phần chênh lệch
Có TK 152 ( chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh
3/ Xuất thuê ngoài gia công, chế biến
Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biến
Có TK 152: Giá thực tế ( chi tiết)
4/ Giảm do cho vay tạm thời
Nợ TK 138 (1388): Cho cáccá nhân, tập thể vay tạm thời
Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời
Có TK 152( chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay
5/ Giảm do các nguyên nhân khác ( Nhợng bán, phát hiện thiếu...)
Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng
Nợ TK 642: Thiếu trongđịnh mức tại kho
Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý
Nợ TK 138 (1388), 334: Thiếu cá nhân phải bồi thờng
Có TK 152: Giá thực tế vật liệu thiếu
4.1.2 Hạch toán công cụ dụng cụ
a/ Hạch toán CCDC xuất dùng
Khi xuất dùng CCDC căn cứ vào quy mô và mục đích xuất dùng để xác định
số lần phân bổ CCDC.
1/ Trờng hợp xuất dùng với giá trị nhỏ, số lợng không nhiều với mục đích thay thế,
bổ sung một phần CCDC cho sản xuất thì toàn bộ giá trị xuất dùng tính hết vào chi
phí trong kỳ ( còn gọi là phân bổ một lần hay 100% giá trị).
Nợ TK 627 (6273 chi tiết phân xởng): Xuất dùng ở phân xởng

Nợ TK 641 (6413): Xuất dùng cho tiêu thụ
Nợ TK 642 (6423): Xuất phục vụ cho quản lý doanh nghiệp
Có TK 153 (1531): Toàn bộ giá trị xuất dùng
2/ Trờng hợp xuất dùng CCDC có giá trị tơng đối cao. Quy mô tơng đối lớn mà nếu
áp dụng phơng pháp phân bổ một lần nói trên sẽ làm cho chi phí kinh doanh đột
biến tăng lên thì kế toán áp dụng phơng pháp phân bổ 2 lần ( còn gọi là phân bổ
50% giá trị). Theo phơng pháp này, khi xuất dùng kế toán phản ánh các bút toán
sau:
- Phản ánh toàn bộ giá trị xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)
- Phân bổ 50 % giá trị xuất dùng cho các đối tợng sử dụng CCDC:
Nợ các tài khoản có liên quan ( 6273, 6431, 6423...)
Có TK 142 (1421): 50% giá trị xuất dùng
Khi báo hỏng, mất hoặc hết thời gian sử dụng:
Nợ TK 138, 334, 111, 152... Phế liệu thu hồi hoặc bồi thờng
Nợ các tài khoản 6273, 6413, 6423: Phân bổ nốt giá trị còn lại ( trừ thu hồi)
Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại ( 50% giá trị xuất dùng)
11
Chuyên đề tốt nghiệp Lê Thị Đoan Trang
lớp Kế toán B-K9
3/ Trờng hợp CCDC xuất dùng với quy mô lớn, giá trị cao với mục đích thay thế,
trang bị mới hàng loạt, có tác dụng phục vụ cho nhiêu kỳ thì toàn bộ giá trị xuất
dùng đợc phân bổ dần vào chi phí ( còn gọi là phơng pháp phân bổ dần nhiều lần).
Khi xuất dùng, kế toán phản ánh các bút toán sau:
- Phản ánh 100% giá trị xuất dùng:
Nợ TK 142 (1421)
Có TK 153 (1531)
- Phản ánh giá trị phân bổ mỗi lần:
Nợ các tài khoản liên quan (6273, 6413. 6423)

Có TK 142 (1421): Giá trị phân bổ mỗi lần
Các kỳ tiếp theo kế toán chỉ phản ánh bút toán phân bổ giá trị hao mòn. Khi báo
hỏng hay số bồi thờng của ngời làm mất, hỏng..., giá trị còn lại sẽ đợc phân bổ vào
chi phí kinh doanh tơng tự nh phân bổ 2 lần.
b/ Hạch toán xuất dùng bao bì luân chuyển
1/ Khi xuất dùng bao bì luân chuyển: Ghi nhận toàn bộ giá trị xuất dùng
Nợ TK 142 (1421): Giá thực tế
Có TK 153 (1532): Giá thực tế
2/ Phân bổ giá trị hao mòn vào chi phí của kỳ sử dụng
Nợ TK 152: Tính vào giá trị vật liệu mua ngoài
Nợ TK 6413: Tính vào chi phí bán hàng
Có TK 142 (1421): Giá trị hao mòn
3/ Khi thu hồi bao bì luân chuyển, nhập kho:
Nợ TK 153 (1532): Giá trị còn lại
Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại
c/ Hạch toán đồ dùng cho thuê
1/ Khi chuyển CCDC thành đồ dùng cho thuê hay đồ dùng cho thuê mua ngoài,
nhập kho:
Nợ TK 153 (1533): Giá thực tế đồ dùng cho thuê
Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đợc khấu trừ
Có TK 153 (1531), 331, 111, 112...
2/ Khi xuất đồ dùng cho thuê, ghi:
Nợ TK 142 (1421): Toàn bộ giá trị xuất dùng
Có TK 153 (1533
3/ Xác định giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê:
Nợ TK 821: Nếu HĐ cho thuê không thờng xuyên
Nợ TK 627 (6273): Nếu hoạt động cho thuê là hoạt động kinh doanh thờng
xuyên ( chính hoặc phụ)
Có TK 142 (1421): Giá trị hao mòn
4/ Số thu về cho thuê:

Nợ TK liên quan (111, 112, 131...): Tổng số thu cho thuê
Có TK 333 (3331): Thuế VAT phải nộp
Có TK 721: Nếu là hoạt động không thờng xuyên
Có TK 511: Nếu là hoạt động thờng xuyên
5/ Khi thu hồi đồ dùng cho thuê, ghi
Nợ TK 153 (1533): Giá trị còn lại
Có TK 142 (1421): Giá trị còn lại
4.2 -Theo ph ơng pháp KKĐK
- Tài khoản 152,153,151 không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất
NVL-CCDC trong kỳ mà chỉ để kết chuyển giá trị thực tế NVL- CCDC và hàng
mua đang đi đờng lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611 Mua hàng
12