Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học

Trường CĐSP Thái Nguyên
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn
Phòng – Lưu Trữ Học
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa xã hội trường
CĐSP Thái Nguyên đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong trong thời
gian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này.
Và hơn hết tôi xin cảm ơn tới các thầy, cô giáo hướng dẫn thực tập.
Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị,
cô Chú đang công tác tại HĐND – UBND Phường Đồng Quang, bạn bè đã
cùng tôi sát cánh trong thời gian qua. Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
1
Trường CĐSP Thái Nguyên
Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế còn
hạn chế ắt hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót. Nhưng với sự nghiên
cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ bảo tận
tình của quý thầy cô. .
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Công Anh
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
2
Trường CĐSP Thái Nguyên
LỜI NÓI ĐẦU
Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏi
nhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy
theo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân.
Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống

xã hội. Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấp
trên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội
bộ cơ quan. Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng
trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống
hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài. Do đó bộ máy trợ giúp
của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như một
điểm trong tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Trong thực tế quản lý hành chính còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giải
quyết công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí công
việc một cánh khoa học. Đòi hỏi sự khéo lẽo tài tình trong lãnh đạo, năng đông
và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến của mọi người,
tạo ra sự hai hòa trong công việc. Biết kết hợp nhần nhiễm mọi người với nhau
để hoàn thành tốt công việc, tạo diều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi con
người phát triển hết khả năng của mình trong công việc.
Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trong
khuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của văn
phòng HĐND – UBDN Phường Đồng Quang chủ yếu từ phương diện nhiệm
vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hành
chính tổ chức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều
nhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ý
nghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Văn
phòng nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành hính nhà nước.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫn
Khoa sư phạm và các cô chú, anh chị trong UBND, Văn Phòng HĐND –
UBND Phường Đồng Quang đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành báo
cáo này.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
3
Trường CĐSP Thái Nguyên

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Nguyễn Công Anh
2. Ngày tháng năm sinh: 15/08/1989
3. Quê Quán: Đại An – Văn Quan – Lạng Sơn
4. Nơi cư trú: Đại An – Văn Quan – Lạng Sơn
5. Số CMND:082074124
6. Số điện thoại: 01699170850
7. Địa chỉ liên lạc: Đại An – Văn Quan – Lạng Sơn
II. THÔNG TIN KHÁC:
1. Mã số sinh viên: K1 – 25- 0018
2. Lớp: CĐ. QLK1
3. Khóa học: 2009 – 2012
4. Số điện thoại: 01699170850
5. Địa chỉ liên lạc: Đại An – Văn Quan – Lạng sơn
Thái Nguyên, ngày 05 tháng 5 năm 2012
Người báo cáo
Nguyễn Công Anh
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
4
Trường CĐSP Thái Nguyên
TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1. Tên cơ quan, đơn vị thực tập: HĐND – UBND Phường Đồng Quang
• ĐT: 07113.866.678
• Địa chỉ: 115 – Đường HoànVăn Thụ - PT Thái Nguyên
• 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:
• Chủ Tịch cơ quan: Ông Nguyễn Văn Hợi
• Phó chủ tịch: Trần Quang Hải
• Phó chủ tịch: Bà Mai Thị Phương

• Văn phòng: Bà Nguyễn Thị Lan
3. Các bộ phận trong cơ quan:
• Bộ phận nghiên cứu
• Bộ phận văn phòng
• Bộ phận tài chính
• Bộ phận tạp vụ
• Bộ phận bảo vệ
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
5
Trường CĐSP Thái Nguyên
BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT
A.KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan,tổ chức.
Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ
một cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan. Công tác
này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và
ngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình
phát triển.
Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn
của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ
năng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để việc quản lý
điều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản
lý. Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chức
hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý
và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyết
định cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Chúng ta thấy trong các hoạt động,
không có khâu nào không cần đến văn bản. Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn
bản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽ
giúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mục
tiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi. Ngoài ra một nhà
quản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải
am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hành
hoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinh
viên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơ
bản về các nghiệp vụ của công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản,
công tác lưu trữ của một người quản trị.
Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng:
Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo
trình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng. Đây là đợt thực tập của cả khóa
học, được thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết - thực hành tại
trường.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn. Thông qua
nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
6
Trường CĐSP Thái Nguyên
văn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã
học, nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng
nghề nghiệp; xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành
Quản trị văn phòng.
Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiến
thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp.

B. KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG ĐỒNG QUANG VÀ TỔNG QUAN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
I. GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CƠ QUAN THỰC TẬP:
1 Lịch sử hình thành
- Quá trình thành lập:
Ngày 11/7/1985 UBND Thành phố Thái Nguyên có Quyết Định số 232/
QĐ-UBND giải thể xã Đồng Quang thành lập phường Đồng Quang. Ngày
11/7/1994 Chính phủ nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam có Nghị
Định số 64/1994/ NĐ-CP chia phường Đồng Quang thành phường Đồng Quang
và Phường Quang Trung. Thực hiện Nghị định trên. Ngày 21/9/1994 lễ bàn
giao chính thức được tiến hành chia tách phường Đồng Quang thành 2 đơn vị
hành chính Phường Đồng Quang và Phường Quang Trung.
- Cơ cấu tổ chức:
+ UBND phường có 5 bộ phận chuyên môn, có 22 cán bộ công chức,
chuyên trách, trong đó, cán bộ có trình độ đại học: 14 đồng chí, cao đẳng 3
đồng chí; trung cấp 5 đồng chí; HĐND phường có 25 đại biểu
+ Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 557 đảng viên sinh
hoạt ở 22 chi bộ. 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệp
phụ nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể Xã
Hội.
+ Đặc điểm chính: Phường Đồng Qang là một trong những phường
Trung tâm của thành phố Thái nguyên, có vị trí địa lý tường đối thuận lợi để
phát triển đời sống kinh tế xã hội của Thành phố. Tổng diện tích tự nhiên là 1,5
km
2
trên địa bàn quốc lộ 3 va đường sắt Hà Nội – Thái Nguyên đi qua. Hệ
thống giao thông nội phường hoàn chỉnh có trên 12 km đường bê tong đi đến
các tổ dân phố. Tổng số hộ dân 2. 009 hộ ( trong đó có 15 hộ Nông nghiệp ).
Trên địa bàn phường Đồng Qang hiện có 300 hộ kinh doanh, 27 công ty cổ
phần, 39 công ty TNHH, 37 tư nhân, còn lại là các hộ cán bộ công chức, lực

lượng vũ trang và nghỉ chế độ. Tổng số dân là:8.159 nhân khẩu có 6 dân tộc
anh em chia thành 18 tổ dân phố. Cơ cấu kinh tế của phường là tiểu thủ công
nghiệp, thương mại dịc vụ.
2 chức năng nhiệm vụ
Là cơ quan quản lý nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ theo quy
định của cấp xã, phường. Hàng năm Đảng ủy, UBND phường lãnh đạo tổ chức
thực hiện và chỉ tiêu nhiệm vụ do Thành ủy, UBND Thành phố giao về phát
triển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng trên địa bàn; thực hiện công
tác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị và quản lý Nhà nước ở địa
phương.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
7
Trường CĐSP Thái Nguyên
Làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạo
tập thể, đề cao tránh nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từng
đồng chí cán bộ. Mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu trách
nhiệm chính. Mỗi thành viên ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân
về lĩnh vực được phân công.
Chấp hành sự chỉnh đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, sự lãnh đạo của
Đảng ủy, sự giám sát của Hội Đồng Nhân Dân phường; Phối hợp chặt chẽ giữa
ủy ban nhân dân phường với mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng
cấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,
đúng thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp
thời, hiệu quả; Theo đúng trình tự, thời hạn quy định của quy trình, kế hoạch
công tác đã đề ra.
Cán bộ, công chức phường sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp của
nhân dân, có ý thức học tập nâng cao trình độ, từng bước đua hoạt động của ủy
ban nhân dân phường ngày càng đi vào nền nếp vì mục tiêu xây dựng chính

quyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
3 Sơ đồ cơ quan:
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
8
Trường CĐSP Thái Nguyên
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỒNG QUANG
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
9
Chủ tịch
Các Phó Chủ tịch
Các Ủy viên
P.
GD&
ĐT
P.
TN-MT
P.
Nội
Vụ
P.TC -
KH
P. Công
Thươn
Trường CĐSP Thái Nguyên
II. TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Thực hiện chương trình đào tạo của Trường CĐSP Thái Nguyên về
việc tiến hành thực tập cho sinh viên Khóa 1 Quản Trị Văn Phòng.
Tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau:

- Nơi thực tập: Văn phòng HĐND & UBND phường Đồng Quang
- Thời gian thực tập: từ ngày 26/3/2010 đến ngày 20/05/2010
- Quá trình thực tập:
Trong thời gian thực tập tại đơn vị tôi tự nhận xét như sau: Nghiêm túc
chấp hành nội quy của cơ quan nơi thực tập, đoàn kết, học hỏi các cán bộ công
chức tại cơ quan và các phòng, ban, thường xuyên liên lạc với giáo viên hướng
dẫn của Học viên để xin ý kiến chỉ đạo nhằm hoàn thành tốt đợt thực tập và báo
cáo thực tập.
C. NỘI DUNG THỰC TẬP
I. Quá trình khảo sát tình hình và thực tập công tác văn thư, quản trị văn
phòng và công tác lưu trữ của cơ quan:
*. Vị trí, chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Đồng Quang (sau đây gọi tắt là
Văn phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân
Phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường; có chức năng tham mưu - tổng
hợp giúp cho Ủy ban nhân dân Phường, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường chỉ
đạo, điều hành các hoạt động của Phường; giúp Ủy ban nhân dân Phường điều
hòa, phối hợp các hoạt động chung của các Phòng, ban, ngành, Ủy ban nhân
dân Phường – xã ; đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt
động của Ủy ban nhân dân Phường
Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp kinh phí
hoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định.
Trụ sở làm việc của Văn phòng đặt tại Địa chỉ: 115 – Đường Hoàng Văn
Thụ - TP Thái Nguyên
*. Nhiệm vụ - quyền hạn
1. Công tác tham mưu - tổng hợp và phục vụ các hoạt động của Ủy
ban nhân dân phường
1.1. Trình Ủy ban nhân dân phường chương trình làm việc, kế hoạch
công tác hàng tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân
Phường. Đôn đốc, kiểm tra các Phòng, Ủy ban nhân dân Phường - Xã trong

việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân phường
Bảy; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các Phòng, Ủy ban
nhân dân Phường – Xã theo quy định của pháp luật.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
10
Trường CĐSP Thái Nguyên
1.2. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường theo quy của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
1.3. Giúp Ủy ban nhân dân Phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
Đồng Quang giữ mối quan hệ phối hợp công tác với với Thị ủy, Thường trực
Thị ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân phường, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam phường Đồng Quang, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức.
1.4. Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ
tịch Ủy ban nhân dân phường Đồng Quang; theo dõi, đôn đốc các Phòng - Ban,
Ủy ban nhân dân Phường - Xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công
phụ trách.
1.5. Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bản
trước khi trình Ủy ban nhân dân phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường
xem xét, quyết định.
1.6. Theo dõi, đôn đốc các Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã – Phường,
giúp Ủy ban nhân dân phường kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường
Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trình
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình phường Ủy
ban nhân dân phường xem xét, quyết định.
1.7. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân phường ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên

có liên quan.
1.8. Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân phường Đồng Quang giúp
Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường tổ chức tiếp công dân,
tiếp nhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định.
1.9. Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của
Ủy ban nhân dân phường Đồng Quang , Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân Phường.
1.10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch
Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên giao.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
11
Trường CĐSP Thái Nguyên
2. Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ hiện hành, Công báo và tin học của phường :
2.1. Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường ; quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ hiện hành của hướng dẫn,Văn phòng Ủy ban nhân dân Xã –
Phường về nghiệp vụ hành chính, văn thư, tin học hóa quản lý hành chính Nhà
nước theo quy định của pháp luật.
2.2. Trình Ủy ban nhân dân Phường quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng
năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng.
2.3. Trình Ủy ban nhân dân Phường chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng.
2.4. Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; xây
dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của
Văn phòng.
2.6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn
phòng theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân

phường.
2.7. Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm của Ủy ban nhân dân
Phường; thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài khóa của Ủy ban
nhân dân Phường theo chế độ tài chính Nhà nước.
2.8. Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo
quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức: ……
3.1. Văn phòng có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng,
số lượng Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân TX Ngã Bảy
quyết định. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân
dân TX bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp
luật.
3.2. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh Văn phòng là
người chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng; sắp xếp tổ
chức, bộ máy Văn phòng theo quy định; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân
dân TX và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là chủ tài
khoản cơ quan Văn phòng.
3.3. Chánh Văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phối
hợp, đôn đốc các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã – Phường chuẩn bị các đề
án trình Ủy ban nhân dân TX; thư mời họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban
nhân dân TX; thông báo truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân TX để các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã – phường thực
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
12
Trường CĐSP Thái Nguyên
hiện; sao y các văn bản và thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân TX ký các văn
bản để thực hiện công việc khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thị xãủy quyền.
3.4. Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng,
được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu trách

nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được
phân công phụ trách
II. Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
1. Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việc
lãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng và
giảm được chi phí về quản lý điều hành. Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnh
đạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho
mỗ cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất.
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban
nhưng.Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hành
của nhà quản trị hành chính.
* Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân
sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc
* Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việc
thiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâm
đúng mức từng loại công việc.
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
13
Trường CĐSP Thái Nguyên
2. Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan:
- Các trang thiết bị trong văn phòng Văn phòng được bố trí một cách
hợp lí nhằm phục vụ cho công việc của mình được thuận lợi hơn. Hiện nay văn
phòng đã có: máy fax, máy photocopy, mỗi nhân viên văn phòng được bố trí
một máy tính để bàn để phục vụ cho công tác của mình:
a/. Điện thoại:
- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dung thường xuyên để liên lạc

hữu ích giữa hai Cơ quan, đơn vị, hoặc giữa hai cá nhân.
- Điện thoại đang được coi là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện
lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.
b/. Máy photo: việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng và trở nên
phổ biến và rộng rãi có nhiều máy photocopy chúng được sử dụng một số
nguyên tắc khác nhau để tạo bản sao nó còn tạo ra một bản sao thu nhỏ hay
phóng to so với bản gốc.
c/. Máy fax:
Là một bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông bằng cách trao đổi văn
bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer và máy sao chụp,
hữu ích cho việc trao đổi tài liệu.
d/. Máy tính:
Là một tập hợp 4 đơn vị; thiết bị bàn phím, bộ xử lý, thiết bị hiển thị và
máy in tất cả các đơn vị này có thể dưới dạng từng module được liên kết với
nhau. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ thống lưu
trữ hồ sơ, cung cấp một bản tính, cung cấp module, đồ họa tất cả đều được kết
nối với nhau thứ tư là cung cấp tiện nghi xử lý văn bản.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
14
CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
KINH TẾ
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
VĂN HÓA – XÃ HỘI
BỘ PHẬN
TỔNG HỢP
BỘ PHẬN KÊ
TOÁN
BỘ PHẬN VĂN

THƯ
BỘ PHẬN
PHỤC VỤ
Trường CĐSP Thái Nguyên
Các máy xử lý văn bản có thể được nối với máy in chia làm 2 loại máy
in, ma trận và máy in dùng bánh xe răng cưa tất cả các thông tin về nội dung
của một công văn hay quyết định đều đựơc phả chiếu lên giấy, khi một tờ giấy
được đưa vào máy và một trang hoàn chỉnh được in ra.
e/. Máy đánh chữ:
Có nhiều thuận lợi, nó tạo ra văn bản rõ và đều đặn nó có thể tạo bảng dễ
dàng, tức là tạo các cột thông tin, với giấy carbon. Nó có thể cung cấp nhiều
bản sao của một tài liệu cho phép điều hành viên tạo ra những kiểu văn bản
giống như máy in với một tốc độ nhanh hơn nhiều so với viết tay, các chữ cái
đựơc thể hiện rõ trên bàn phím, phương pháp sử dụng như máy vi tính có phím
chức năng như phím shift.
Ngoài ra, Văn phòng UBND Phường được trang bị các trang thiết bị khác như
bàn, ghế, tủ … và các trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động của cơ quan.
3. Biên chế văn thư chuyên trách:
Do Chủ tịch UBND Phường quyết định trên cơ sở biên chế hành chính
của được UBND phường tỉnh giao. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Văn
phòng HĐND và UBND phường hình thành các bộ phận công tác có lãnh đạo
Văn phòng và cán bộ công chức giúp việc và theo dõi, thực hiện nhiệm vụ đã
được phân công, cụ thể như sau:
- Tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp;
- Tổ tiếp nhận và giao trả kết qủa;
- Tổ hành chính quản trị ( kể cả văn thư, lưu trữ );
- Thi đua khen thưởng;
- Tôn giáo.
Hiện tại cán bộ công chức và người lao động của Văn phòng HĐND & UBND
Phường Đồng Quang là 25, trong đó có 17 biên chế./.

4. Soạn thảo và ban hành văn bản:
4.1 Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản:
Văn phòng UBND phường chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể
ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và
ban hành văn bản của Văn phòng UBND phường là rất cần thiết và quan trọng
bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác
đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND phường , cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ
thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các
văn bản
quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ
quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự,
thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là
rất khó, đặc
biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND phường. Tùy theo tính chất, nội
dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy
trình ban hành sao cho thích hợp.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
15
Trường CĐSP Thái Nguyên
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây
dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát
quy
trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định
tên loại văn bản và đối tượng của văn bản;
Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản

thảo về thể thức, ngôn ngữ;
Bước 3: Thông qua lãnh đạo;
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo
cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng
có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề
cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những
văn bản đặc biệt.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
16
Trường CĐSP Thái Nguyên
BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Ghi chú:
Ô số : Thành phần thể thức văn bản
1 : Quốc hiệu
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
17
20-25 mm
30-35 mm
15-20 mm
2
3
5b
10a
10b
1
4

5a
9a
12
11
6
14
7a
7b
7c
8
9b
13
20-25 mm
Trường CĐSP Thái Nguyên
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ mức độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax

4.2 Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm
2009, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2010 của Văn phòng, trong năm
2009 Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 3068 Quyết định,
1023 Thông báo,1 53 Báo cáo, 202 Chỉ thị, 2302 giấy mời, 105 phiếu chuyển,
233 tờ trình. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của
pháp luật hiện hành.
5.Quản lí công văn đi – đến:
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng, cá nhân tôi đã được thực lĩnh
những nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư của cơ quan. Các khâu nghiệp
vụ chủ yếu của công tác văn thư.
5.1. Nguyên tắc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến đều phải thông qua vưn thư của cơ quan để đăng kí
vào sổ cà quản lí thống nhất. Sau đó văn bản được chuyển giáo qua thủ trưởng
của cơ quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được bàn giao kí nhận rõ ràng.
Đảm bảo nhanh chong chính xác, giữ gìn bí mật
5.2. Quá Trình sử lý văn bản:
Văn thư nhận căn bản đến, Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản, văn bản có
dấy hỏa tốc phải bóc trước. Đối chiếu sô, kí hiệu, số lượng văn bản ghi ngoài bì
với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với
phiếu gửi. Khi nhận văn bản văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi
văn bản qua nhân viên bưu điện.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
18
Trường CĐSP Thái Nguyên
Sau khi nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng
năm đến của văn bản. Dấu phải được đóng roc ràng và thống nhất vào khoảng
trống dưới số và kí hiệu, trích yếu.
5.3. Công việc vào sổ đăng kí.

Bao gồm ghi lại những thông tin cơ quan cảu văn bản, tài liệu; đòi hỏi
không trùng lặp, không bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăngkí một lần. Hình thức
chính để dăng kí của cơ quan là dùng sổ.
5.4. Trình và chuyển giao văn bản:
Văn thư trình chánh văn phòng sau đó nhận lại để chuyển đến đúng đối
tượng chịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí nhận vào sổ chuyển
giao văn bản của văn thư. Văn bản chuyền đến ngày nào phải chuyển giao vào
đúng ngày đó. Nếu nhiều người giải quyết, văn bản phải được sao gửi cho
nhiều đơn vị, cá nhân, văn bản gốc được lưu.
Theo dõi việc giải quyết văn bản đến: Văn bản đến được lưu lại trong hồ
sơ công việc của người thừa hành, người thừa hành thành lập hồ sơ hoặc có
thông tin phản hồi về việc giải quyết văn bản cho ngươi có trách nhiệm theo
dõi.
5.5 Giải quyết văn bản đi
Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn
bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước
khi gửi đi.
Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND thành phố cơ
bản đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính
phủ ngày 08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về
nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục
Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Theo đó, các văn bản như: Quyết
định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị….
Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó
để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch
hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn
thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại.
Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải
được thêm số 0 vào phía trước. Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của
Văn phòng UBND phường:

Văn bản đi được chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đong dấu sau khi
đăng kí và làm thủ tục gửi đi. Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản được
đánh máy đúng qui định, đúng thể thức và căn cứ pháp lí.
Văn bản đi được phát hàn theo qui định sau:
- Ghi số của văn bản.
- Ghi ngày tháng năm của văn bản theo đúng ngày tháng gửi đi.
- Đóng dấu lên văn bản đã có chữ kí hợp lệ rồi vào sổ văn bản đi.
- Văn bản đi được chuyển đi trong ngày và nếu là loại bí mật thì kèm
theo phiếu gửi. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất là một bản ( theo qui định là hai
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
19
Trường CĐSP Thái Nguyên
bản, một để lập hồ sơ lưu trữ và một lưu ở văn thư để tra tim, các văn bản đi
thường là các quyết định, thông báo, báo cáo
Một số mẫu văn bản đi - đến:
Mẫu sổ đăng ký công văn đến
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Ngày
đến
Số
đến
Tác
giả
Số, ký
hiệu
Ngày
tháng
Tên loại và

trích yếu
nội dung
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Ký
nhận
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Số
đến
Tên loại, số và ký
hiệu, ngày tháng và tác
giả văn bản
Đơn vị
hoặc
người
nhận
Thời
hạn giải
quyết
Tiến độ
giải
quyết
Số ký

hiệu văn
bản trả
lời
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
Mẫu sổ đăng ký công văn đi
(theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của
Cục văn thư và lưu trữ nhà nước)
Ngày
tháng
năm
Số/
kí
hiệu
Trích
yếu
Người kí Số
Trang
Số
bản
đi
Nơi nhận Lưu
HS
Ghi
chú
Bản
chính
Bản
sao

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
6. Công tác lập hồ sơ:
- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định
- Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được lập thành các
hồ sơ và dựa các đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình
theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho các công việc giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
- Đối với một số cơ quan không lập hồ sơ hiện hành thì các văn bản đó
không được dưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tình
hình hoạt động của cơ quan.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
20
Trường CĐSP Thái Nguyên
MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN
STT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu
1
Danh mục hồ sơ, tài liệu
của các đơn vị, cá nhân.

Các phòng ban Lâu dài
2
Sổ theo dõi hồ sơ, tài
liệu

Các phòng ban Lâu dài
3

Biên bản giao nhận hồ
sơ, tài liệu

Phòng Lưu trữ -
Tin học
Lâu dài
4
Biên bản tiêu hủy tài liệu

Phòng Lưu trữ -
Tin học
Lâu dài
III. Công tác luu trữ
1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan
- Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình của mọi hoạt động và để đảm
bảo tốt các tài liệu văn bản UBND phường có phòng kho lưu trữ riêng. Mặt dù
với điều kiện khó khăn, phòng kho UBND Phường vẫn tổ chức tốt các tài liệu
lưu trữ và phân công cán bộ chuyên trách để việc bảo quản khoa học và hiệu
quả, cán bộ chuyên trách lưu trữ được đào tạo và được cơ quan bồi dưỡng qua
lớp học Đại học lưu trữ nên mặt dù với điều kiện khó khăn thiếu thốn về cơ sở
vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình.
- Quá trình bảo quản tài liệu văn kiện được thực hiện theo Nghị định
của Chính phủ số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, người
đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác bảo quản
-Hiện nay cơ quan có một phòng lưu trữ do phòng nội vụ quản lí, các
cán bô lưu trữ đều ó trình độ cao đẳng và đại học. Với việc bố chí cán bộ lưu
trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lí hồ sơ đưa vào lưu trữ của cơ quan
được quản lí rất tốt và bảo quản tài liệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài
liệu lưu trữ. Nếu mà không bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng
rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tại liệu lưu trữ của cơ quan để phục

vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo.
2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu dược bảo quản tại cơ
quan:
- Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan
nhà nước cấp trên và cấp dưởi gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp
lí để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan.
3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:
Các tài liệu trong kho đã được phân loại theo thờ gian ban hành văn
bản, nội dung văn bản, chức năng cảu các văn bản ; các tài liệu trong kho
được lập thành các hồ sơ hiện hành để tiện cho công tác bảo quản và tra tìm tài
liệu, các tài liệu lưu trữ trữ trong kho luôn được xác định giá trị để để loại bỏ
các văn bản đã hết hiệu lực và chỉ bảo quản các tài liệu có giá trị phục vụ cho
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
21
Trường CĐSP Thái Nguyên
công tác điều hành và lãnh đạo của cơ quan cũng như phục vụ công tác nghiên
cứu các tài liệu có trong kho.
4. Giao nộp tài liệu.
Tài liệu của cơ quan không thuộc diện phải nộp vào các trung tâm lưu
trữ quốc gia mà chỉ nộp vào trung tâm lưu trữ của tỉnh, các tài liệu trước khi
được đưa vào lưu trữ đã được lập hồ sơ hiện hành.
- Hồ sơ, tài liệu của cơ quan được giao nộp vào lưu trữ theo đúng các
qui định của nhà nước. Qui trình giao nộp hồ sơ của cơ quan :
+ Khi công việc kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức phải hoàn chỉnh
hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Trường hợp
đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu thì
phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng UBND phường, nhưng thời hạn giữ
lại không quá 01 năm.

Trong quá trình giao nôp hồ sơ tài liệu, cán bộ, công chức, viên chức và lưu trữ
viên phụ trách lưu trữ hiện hành phải tiến hành lập biên bản giao nhận tài liệu
(02 bản), mỗi bên giao nhận giữ một bản.
5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu :
Hiện tại co quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu vì
vậy ảnh hưởng rất đến công tác nghiên cứu tài liêu, không có không gian riêng
để nghiên cứu tài liệu.
Do số lượng cán bộ lưu trữ còn hạn chế về trình độ chuyên môn nên
công tác lưu trữ của cơ quan chưa có xây dựng được công cụ tra cứu khoa học
hiện đại mà chủ yếu là dùng phương pháp thủ công.
Do đó mà cồng tác sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan còn hạn chế rất
nhiều.
6. Tình hình bảo quản tài liệu :
Kho chứa tài liệu được bố trí tại nơi thoáng mát đảm bảo cho công tác
bảo quản tài liệu lưu trữ và phục vụ cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu.
Trong kho, các tài liệu được xắp xếp ngăn nắp trong các giá và các hòm đựng
tài liệu, thuận lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử
dụng tài liệu, với cách này cũng tránh được các yếu tố như chuột, bụi ẩm mốc,
các tác động của ánh sáng chiếu vào
Do áp dụng các phương pháp bảo quản tài liệu nên các tài liệu trong
kho không bị hư hại nhiều, một số tài liệu quan trọng được bảo quản rất tốt
7. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ:
Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ của văn phong
HĐND – UBND Phường Đồng Quang còn rất hạn chế. Chưa xây dựng được
phần mềm dùng để lưu trữ văn bản đi – đến, chủ yếu tại bộ phận văn thư khi
tiếp nhận hay chuyển giao văn bản đều dùng các phương pháp thủ công để lưu
văn bản do vậy rất mất nhiều thời gian vào việc này.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
22

Trường CĐSP Thái Nguyên
CHƯƠNG II. PHẦN THỰC HÀNH
I. HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ
A. Thâm nhập thực tế tìm hiểu về cơ quan, đơn vị thực tập
*Biện pháp tìm hiểu:
-Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan kiến tập sau
đó tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm bắt được công việc một
cách nhanh chóng hơn.
- Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại Văn phòng
HĐND – UBND phường Đồng Quang những ngày tiếp theo tôi được phân
công thực tập một số công việc của cán bộ văn thư thực thụ ( Tiếp nhận và
chuyển giao văn bản, vào sổ văn bản đi đến, đóng dấu, thực hành soạn thảo văn
bản….)
B. Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo
1.Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Cụ thể là tìm hiểu hoạt động tại Văn phòng HĐND - UBND phường Đồng
Quang.
+ Quan sát học hỏi cách thức tiếp nhận, xử lí văn bản tại bộ phận văn
thư. Ghi nhận quá trình chuyển giao công văn trong cơ quan,các mẫu sổ của các
công văn đi - đến.
+ Sau những buổi quan sát rút ra được những kinh nghiệm thì trực tiếp
bắt tay vào công việc cụ thể tại bộ phận văn thư với các công việc như: tiếp
nhận văn bản đến, các thủ tục giải quyết văn bản đi, cho số văn bản đi và các
công việc như photocopy, in ấn các văn bản, soạn thảo văn bản trên máy tính.
- Lợi ích của công việc này:
- Việc thực hành những hoạt động trên không những đã củng cố lại mà
còn biết vận dụng những lý thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế tại văn
phòng, đã giúp tôi học hỏi có thêm kinh nghiệm về công tác văn phòng, chức
năng nhiệm vụ của văn phòng, và giúp tôi trưởng thành hơn trong nghề nghiệp
của mình. Giúp tôi giải quyết được tình trạng "lý thuyết suông" và tiếp cận với

thực tế một cách dễ dàng hơn.
- Sau việc thực hành tôi cũng đã đúc kết được những kinh nghiệm bổ trợ
để tôi có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này và là cơ sở để tôi phân đấu trở
thành một cán bộ văn phòng chuyên nghiệp sau khi ra trường và trước mắt là
kỳ thi tốt nghiệp sắp tới .
- Thực tập giúp tôi nắm được các thủ tục hành chính, thể chế hành chính
liên quan đến cơ quan.
- Nắm vững qui trình công vụ trong cơ quan hành chính nhà nước.
- Thực hành các kĩ năng hành chính đúng với vai trò của công chức trong
cơ quan hành chính nhà nước.
2. Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập (Hội Đồng Nhân
Dân- UBND phường Đồng Quang )
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
23
Trường CĐSP Thái Nguyên
- Sau những ngày trực tiếp thực tập và làm việc của một cán bộ văn
phòng và kết hợp với quan sát cách làm việc của các nhân viên văn phòng, tại
Hội Đồng Nhân Dân- UBND phường Đồng Quang đã giúp tôi có được những
bài học bổ ích và thiết thực, bằng những công việc cụ thể như:
- Quan sát cách bố trí, trang trí văn phòng và cách phân công công việc
cho mỗi thành viên trrong văn phòng.
- Quan sát, tìm hiểu mối quan hệ của các thành viên cùng cấp cũng như
giữa cấp trên và cấp dưới ở văn phòng kiến tập.
- Thực hành cách tiếp nhận văn bản, cách sắp xếp và các thủ tục giải
quyết công văn giấy tờ.
- Thực hành cách thức vào sổ, lưu và chuuyển giao công văn tại bộ
phận văn thư
- Quan sát tìm hiểu cách nghe điện thoại, sử dụng các loại máy trong văn
phòng như: máy photo, fax, máy in

- Quan sát và học hỏi thái độ cử chỉ tiếp khách của các cô, chú trong văn
phòng.
- Xem các loại văn bản đi và đến của cơ quan.
- Quan sát và tham gia vào việc của bộ phận văn thư
- Học hỏi cách đưa công nghệ thông tin vài cơ quan.
*.Kết quả thu được:
- Qua một thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với sự hướng dẫn tận tình
của các cô chú trong cơ quan đã giúp tôi có được những bài học vô cùng bổ ích
cho bản thân mình cụ thể như:
+ Biết được cách lưu văn bản trên máy tính,có thể sử dụng tạm được các
loại máy văn phòng như: máy photo, fax, máy in máy in và các loại công nghệ
hiện đại khác.
+ Học hỏi được cách sắp xếp văn phòng một cách khoa học, đẹp mắt cho
cho được hiệu quả làm việc cao hơn.
+ có thêm một số kiến thức mới về người quản trị viên văn phòng mà ở
trường chưa được học.
+ Được chỉ dẫn về cách hành văn của người làm văn phòng lâu năm.
+ Do được tiếp cận trực tiếp với các văn bản nên một phần nào cũng nắm
bắt được cách thức trình bày của các loại văn bản trong trong cơ quan nhà
nước.
C. TỰ ĐÁNH GIÁ - NHẬN XÉT - ĐỀ NGHỊ
1. Tự đánh giá:
* Khuyết điểm:
- Do chỉ đựợc tiếp xúc với lý thuyết ở trường và không được tiếp cận với
thực tế với môi trường làm việc chuyên nghiệp của văn phòng nên còn gặp phải
khó khăn nên có những thiếu sót như:
+ Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc.
+ Kiến thức lí thuyết và thực tế công việc không tương đồng nên gay khó
khăn trong công việc.
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012

MSSV: K1- 25- 0018
24
Trường CĐSP Thái Nguyên
+ Mấy ngày đầu còn xa lạ với mọi người trong cơ quan nên việc học hỏi
cũng còn hạn chế.
* Ưu điểm
- Với tinh thần năng nổ của một sinh viên và tinh thần ham học hỏi cộng
với sự giúp đỡ tận tình của dơn vị đã giúp tôi vững tin trong quá trình học tập
kinh nghiệp tại văn phòng.
+ Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan
+ Chấp hành đúng giờ giấc các qui định và nội qui của cơ quan.
+ Có thái độ tốt, lễ phép với các cô chú trong cơ quan.
-Hướng phấn đấu:
+ Cố gắng học hỏi hoàn thành tốt những gì được giao để làm kiến thức
giúp cho việc học tập ở trường cũng như cho đợt thực tập tốt nghiệp năm tới
được thuận lợi dễ dàng hơn và đạt hiệu quả hơn.
2. Nhận xét:
- Nhìn chung, hình thức văn bản hành chính do cơ quan phát hành điều
đúng với thể thức theo tinh thần Thông tư liên bộ số 55 của Bộ Nội Vụ và Văn
phòng Chính phủ quy định.
- Tuy nhiên cũng có một số vấn đề mà cơ quan chưa làm được như: Công
tác lập hồ sơ hiện hành, Tình hình tổ chức khoa học tài liệu, Giao nộp tài liệu,
tình hình tổ chức sử dụng tài liệu. Công tác văn thư của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân rất tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm khi
cần thiết, ngoài việc lưu bằng văn bản. Tuy nhiên, phòng bảo quản chỉ tạm thời.
3. Đề nghị:
Trong thời gian thực tập tại văn phòng HĐND – UBND Phường Đồng
Quang và trực tiếp tại bộ phận văn thư tôi đã thu được rất nhiều kiến thức thực
tế bổ ích. Tôi thấy Văn phòng là vị trí rất quan trọng trong cơ cấu làm việc của
ủy ban. Chính vì thế văn phòng HĐND – UBND phường Đồng Quang cần

nâng cao năng lực hoạt động băng việc bổ sung cán bộ, nhân viên, hiện đại hóa
phương tiện làm việc để phát huy tính năng động, thực hiện tốt chức năng của
mình. Một hoạt động cơ bản của Văn phòng là quản lí văn bản. Đặc biệt là tra
cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc giải quyết và ra quyết định
quản lí là một khâu quan trọng đòi hỏi chính xác và nhanh chóng. Việc xây
dựng mang LAN và kết nối với mạng công báo cổng chính phủ điện tử sẽ giúp
tra cứu các văn bản trở nên nhanh chóng
4. Thuận lợi và Khó khăn
Thuận lợi:
- Được sự quan tâm hướng dẫn cụ thể của giáo viên trường CĐSP Thái
Nguyên về quy trình nghiên cứu và khảo sát tình hình công tác văn thư; quản trị
văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan, qua thực hiện phương thu thập
thông tin từ đó có thể so sánh đánh giá giữa kiến thức đã học tới thực tiễn hoạt
động của Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân Phường
- Được sự quan tâm và tạo điều kiện tốt của cấp lãnh đạo cơ quan, giám
sát thường xuyên, sự chỉ dẫn nhiệt tình hỗ trợ của tập thể đơn vị ngoài ra còn có
Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học Khóa 2009 - 2012
MSSV: K1- 25- 0018
25