quy trình tổ chức sự kiện là hội thảo khoa học

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC HUẾ
KHOA DU LỊCH
BÀI THUYẾT TRÌNH
HỘI THẢO QUỐC TẾ VỀ “PHÁT TRIỂN DU LỊCH CỘNG ĐỒNG
NHẰM XÓA ĐÓI GIẢM NGHÈO” TẠI TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
Giảng viên hướng dẫn : TS. Trần Thị Mai
Những người thực hiện:
Lê Thị Vinh Quy
Nguyễn Xuân An Thuận
Nguyễn Thị Hiền
Huỳnh Thị Hà Trang
Nguyễn Thị Phương Thảo
Nguyễn Thị Thanh Nhàn
Phan Trường An
Đoàn Văn Hiệu
1
Lớp K45TCQLSK
Huế, tháng 1 năm 2015
MỤC LỤC
I. Những thông tin chung:
1. Mục đích, mục tiêu của sự kiện:
1.1. Mục đích:
Thực tế xây dựng và triển khai thực hiện chiến lược du lịch dựa vào cộng đồng ở
Việt Nam chưa mang lại hiệu quả cao do thiếu kỹ năng và kiến thức đồng thời chưa thúc
đẩy được đời sống người dân địa phương. Vì vậy hội thảo hy vọng sẽ mang lại cơ hội để
các chuyên gia du lịch có thể cùng nhau trao đổi thảo luận về vấn đề thực trạng phát triển
du lịch cộng đồng tại tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó đưa ra được các phương hướng khắc
phục các hạn chế và phát triển du lịch cộng đồng nhằm phục vụ xóa đói giảm nghèo.
1.2. Mục tiêu cụ thể:
- 100% đại biểu và khách mời tham dự hội thảo.

- Rút ra được những kinh nghiệm sau hội thảo để có thể áp dụng vào những lần tiếp
theo.
- Tổng kết những kinh nghiệm để đề ra các chiến lược phát triển cộng đồng
- Tổng kết được mô hình phát triển loại hình du lịch cộng đồng.
- Phối hợp với các chiến lược quốc tế mới nhằm xóa đói giảm nghèo.
2. Các bên tham gia
- Tổng cục du lịch
- Trung tâm xúc tiến đầu tư du lịch
- Các chuyên gia, các nhà khoa học danh tiếng trên thế giới và Việt Nam về du lịch cộng
đồng
- Đại diện của các tỉnh đã có kinh nghiệm phát triển du lịch cộng đồng nhằm xóa đói giảm
nghèo
3.Thời gian tổ chức : từ 8h00 ngày 5/2/2015 đến 17h45 ngày 5/2/2015
4. Địa điểm tổ chức hội thảo:
Tên địa điểm: Khách sạn Century. Địa chỉ: 49 Lê Lợi, Huế
Thông tin về Khách sạn Century:
• Vị trí thuận lợi:
Khách sạn Century nằm ở 49 Lê Lợi, là tuyến đường chính và là vị trí trung tâm khá
phát triển, tuyến đường này thường rất dễ lưu thông, ít nghẹt đường, và thường có sự hộ
trợ của lực lượng giao thông. Nên địa điểm ở đây rất thuận lợi cho việc lưu thông của
khách.
• Các tiện nghi và dịch vụ
Hệ thống phòng họp với các trang thiết bị hiện đại liên hoàn, bao gồm Trung tâm
dịch vụ sự kiện New Century và hệ thống 3 phòng họp trong khách sạn, gồm 1 phòng
họp lớn và 3 phòng thảo luận.
Trung tâm dịch vụ New Century vừa mới được xây dựng hoàn hảo, năm ngay ttrong
khuôn viên, phía bên phải của khách sạn, vị trí tuyệt đẹp bên bờ sông Hương. Trang thiết
bị hiện đại và tiện nghi, là địa điểm lý tưởng để tổ chức các hội nghị, hội thảo có số
lượng khách 800 khách.
Phòng họp Pagoda là phòng họp lớn nhất, cùng 3 phòng họp nhỏ khác ( phòng

Imperial, Citadel, Vip 3), nằm tại vị trí tầng 1 của khách sạn, tạo thành một hệ thống
phòng họp liên hoàn, thuận lợi cho các hội nghị hội thảo có sức chứa trên 400 khách.
• Trang thiết bị:
- Điều hòa trung tâm
- Hệ thống wifi internet
- Màn hình chiếu LCD
- Màn hình
- Micaro
- Bục phát biểu
- Hoa tươi trang trí
- Đón tiếp và ký thuật viên trợ giúp
=> Phòng diễn ra hội thảo: là phòng Imperial với kích cỡ 7m x 22.5m với sức chứa
theo kiểu nhà hát là 120; kiểu lớp học là 100,chữ U là 50 và tiệc là 80 người.
• Giá cả:
Khách sạn có các gói với giá cả như sau:
• Gói họp nguyên ngày có ăn trưa: 500.000 VND/ khách
• Gói họp nguyên ngày không ăn trưa: 250.000 VND/ khách
• Gói họp nửa ngày có ăn trưa: 420.000 VND/ khách
• Giá họp nửa ngày không ăn trưa: 200.000 VND/ khách
 Sự kiện sẽ sử dụng gói họp nguyên ngày có ăn trưa cho khách tham dự hội thảo với chi
phí : 500.000 VNĐ/khách
II. Kịch bản chi tiết:
T
hời
gian
Nội dung Tiết mục Phụ trách Ghi chú
8
h –
8h20
Đón

khách, ghi
nhận thông
tin, dẫn
khách vào
đúng chỗ
ngồi
2 nhân viên đón
khách
2 nhân viên ghi
nhận thông tin
khách mời, nhà
báo…
2 nhân viên
hướng dẫn chỗ
6 nhân viên
thuộc ban lễ tân
ngồi
8
h30
Múa mở
màn
Múa Quạt Nhóm múa Âu
Cơ: 7 người
8
h40
Bà Bùi
Thị Tám –
Chủ Tọa ra
giữa sân khấu
khi tiết mục

múa kết thúc
Cám ơn nhóm
múa
Lý do tổ chức
Hội thảo quốc
tế về phát triển
du lịch cộng
đồng nhằm xóa
đói giảm nghèo
Giới thiệu đại
biểu
Giới thiệu nội
dung chương
trình
Chủ Tọa –
PGS.TS Bùi Thị
Tám
ĐHH Huế
8
h50
Phát biểu
khai mạc hội
thảo
Chiếu clip
hoặc
powerpoint đi
kèm
TS.Hà Văn Siêu Viện trường viện
nghiên cứu Phát triển
du lịch

9
h
Nêu nội
dung chương
trình và mục
đích của Hội
thảo
GS. Jean Yves
Puyo
Đại học Paul và
vùng Adour
9
h15
Tổng
quan phát
triển du lịch
cộng đồng
Chiến lược
phát triển du
lịch cộng đồng
ở Thừa Thiên
Huế
GS. Bernard
Schésou
ĐH Perpignan
9
h45
Tiềm
năng phát
triển du lịch

tỉnh Thừa
Thiên Huế
Thực trạng
du lịch cộng
đồng ở Huế và
định hướng
phát triển
TS. Hà Văn Siêu Viện trường viện
nghiên cứu Phát triển
du lịch
1
0h
Phiên
thảo luận thứ
nhất
Các nhà
khoa học sẽ đưa
ra những nhận
định và ý tưởng
của mình, mọi
người sẽ cùng
nhau thảo luận
trên tinh thần
1. GS.Guillaume Giroir
2. GS.Louis Joilin
3. Ô.Michel Le Gall
4. GS.Jean-Yves Puyo
5. GS.Bruno Sarasin
6. GS.Bernard Scheou
7. Bà Hoàng Thị

1. Đại học Orléans
(Pháp)
2. Đại học Québec tại
Montréal (Canada)
3. Tổ chức Đại học
Pháp ngữ (AUF –
Việt Nam)
trao đổi thông
tin, chia sẻ quan
điểm, xây dựng
phương pháp và
giải quyết vấn
đề
Vượng
8. Ông Hoàng Nguyễn
4. Đại học Paul và vùng
Adour (Pháp)
5. Đại học Québec tại
Montréal (Canada)
6. Đại học Perpignan
Via Domitia (Pháp)
…
7. Làm việc trong lĩnh
vực quy hoạch và
quản lý du lịch trong
khu vực và tại địa
phương
8. Phó Giám đốc của
Handspan Travel
Indochina

1
1h
Văn nghệ
giải trí
Chủ tọa trở
lại sân khấu
giới thiệu bài
hát và ca sĩ,
kết thúc hội
thảo buổi
sáng
Tiết mục
“Hãy đến với
con người Việt
Nam”
Ca sĩ Phương
Linh
1
1h30
Ăn trưa Ăn tiệc tại
nhà hàng khách
sạn Century
Ban Lễ Tân
1
2h30
Nghỉ
ngơi
Khách sử
dụng các dịch
vụ massage thư

giãn tại khách
sạn
Dịch vụ của
Khách Sạn
1
3h30
Văn
nghệ mở màn
cho phần hội
thảo buổi
chiều
Tiết mục
“Việt Nam quê
hương tôi”
Ca sĩ Hà Anh
Tuấn
1
3h45
Chủ Tọa
giới thiệu nội
dung phần
hội thảo còn
lại
Sơ lược
những thứ đã
làm được vào
buổi sáng
PGS.TS Bùi Thị
Tám
1 Phiên Tiếp tục 1. TS. Nguyễn Đắc 1. Phó hiệu trưởng ĐH

4h thảo luận thứ
hai
thảo luận những
nhận định và ý
tưởng của mình,
mọi người sẽ
cùng nhau thảo
luận trên tinh
thần trao đổi
thông tin, chia
sẻ quan điểm,
xây dựng
phương pháp và
giải quyết vấn
đề
Tâm
2. TS. Hà Văn Siêu
3. Ông Achim Munz
4. Ông Don Taylor
5. Bà Trần Thị Cảnh
6. Ông Douglas
Hainsworth
7. Bà Katherine
Muller-Marin
8. Ông Trương Nam
Thắng
9. Bà Mimi Groenbech
10. Ông Kai Partale
11. GS.Philippe
Bachimon

12. GS.Pierre-Marie
Decoudras
DL Văn Lang
2. Viện Trưởng Viện
Nghiên cứu Phát
triển Du lịch
3. Đại diện thường trú
của Hanns Seidel
Foundation (HSF),
Myanmar
4. Chuyên gia tư vấn du
lịch cho Dự án EU
5. Phó Tổng Giám Đốc
– Phụ Trách Hành
Chính The Nam Hải
6. Tư vấn trưởng quốc
tế của “Dự án du lịch
cộng đồng vì phát
triển kinh tế bền
vững” tại Lào do
Chính phủ New
Zealand tài trợ
7. Bộ Kế hoạch và
Chính sách Kinh tế
của Costa Rica
8. Cán bộ Quản lý Phát
triển Nguồn nhân lực
của Dự án EU
9. Cố vấn Trưởng về
Kỹ thuật cho dự án

Du lịch của ILO tại
Việt Nam
10. Chuyên gia tư vấn du
lịch cho Dự án ESRT
11. Đại học Avignon và
vùng Vaucluse
(Pháp)
12. Đại học La Réunion
(Pháp)
1
5h30
Giải lao
– bữa nhẹ -
văn nghệ
Chủ tọa
xuất hiện giới
- Bữa nhẹ
do khách sạn
cung cấp
- Tiết mục
múa và đồng ca
Sinh viên học
viện âm nhạc đại học
Huế biểu diễn
thiệu tiết mục “Dòng máu lạc
hồng”
1
6h
Tổng
hợp những

kết luận từ
hai phiên
thảo luận
Đoàn phụ
trách ghi chép
tổng hợp lại các
ý kiến của các
chuyên gia
Chủ tọa dẫn dắt
chương trình
1
6h30
Tổng kết - Tổng kết
những điều đã
thu được qua
hội thảo và đưa
những kết luận
cụ thể để phát
triển du lịch
cộng đồng
nhằm xóa đói
giảm nghèo tại
Thừa Thiên
Huế
- Tập hợp
và định hướng
xuất bản một
cuốn kỷ yếu
như một "công
trình tập thể",

thể hiện kết quả
của Hội thảo
- Phó tổng
cục trưởng Ngô
Hoài Chung -
Đại diện Tổng
cục du lịch lên
cảm ơn và tặng
hoa cùng kỉ
niệm chương
cho các diễn
giả, chụp ảnh
lưu niệm.
TS. Hà Văn Siêu
1
7h15
–
17h45
Tặng quà
lưu niệm và
tiễn khách
Tặng quà
cho khách mời
và tiến hành
tiễn khách
Ban Lễ Tân
• Các công việc cần làm trước khi hội thảo diễn ra
Tên công
việc
Thời gian Người thực hiện Ghi chú

Lên chủ đề
cho chương
trình
Trước hội
thảo 4 tháng
(kéo dài 2 tuần)
Ban nội dung
Tìm kiếm
địa điểm phù
hợp Soạn thảo
và kí kết các
hợp đồng với
những bên liên
quan tới sự kiện
Trước hội
thảo 3 tháng
(kéo dài 3 tuần)
Ban nội dung
Làm việc
với diễn giả,
người phát
ngôn, khách
mời
Trước hội
thảo 2 tháng
(kéo dài 3 tuần)
Ban nội dung
Chuẩn bị
tài liệu liên
quan đến hội

thảo
Bắt đầu
trước khi hội
thảo diễn ra 2
tháng và kéo dài
trước hội thảo 2
tuần
Ban nội dung
Truyền
thông cho hội
thảo
Bắt đầu
trước khi hội
thảo diễn ra 2
tháng và kéo dài
đến khi hội thảo
kết thúc
Ban truyền thông
Gửi 1 cuốn
sách giới thiệu
tóm tắt về sự
kiện cho khách
mời
Trước hội
thảo 3 tuần
Ban nội dung, ban hậu
cần
Những vật
dụng cần cho
việc tổ chức

Trước hội
thảo 2 tuần (kéo
dài 1 tuần)
Ban hậu cần, ban kỹ
thuật
Trang trí Trước hội
thảo 1 tuần (kéo
dài 2 ngày)
Ban hậu cần, ban kỹ
thuật
Kiểm tra
lại sân khấu, hệ
thống máy
chiếu, âm thanh
ánh sáng
Trước hội
thảo 2 tuần và
kéo dài đến khi
hội thảo kết thúc
Ban kỹ thuật
• Các công việc cần làm trong khi hội thảo diễn ra
Công việc Người phụ trách
1. Giám sát tất cả mọi hoạt động diễn ra
trong buổi hội thảo, xử lí sự cố xảy ra
trong buổi hội thảo
Trưởng Giám sát
2. Giám sát chương trình, đảm bảo chương
trình chạy đúng theo lịch đã lên sẵn
Trưởng ban nội dung
3. Đón tiếp và tặng quà tiễn khách Ban lễ tân

4. Phụ trách văn nghệ Ban văn nghệ
5. Giám sát Đảm bảo máy móc, trang thiết
bị kĩ thuật vận hành tốt, xử lí sự cố kĩ
thuật kịp thời.
Ban kỹ thuật
6. Đảm bảo an ninh trong thời gian diễn ra
hội thảo, đảm bảo an toàn cho khách mời
Ban an ninh
7. Phục vụ ăn trưa cho khách Ban hậu cần
8. Đảm bảo vệ sinh phòng hội thảo, mời
nước khách
Ban hậu cần
• Sau khi sự kiện diễn ra:
- Tiễn khách:
+ Cám ơn diễn giả, khách mời đã đến và tham gia xuyên suốt buổi Hội thảo.
+ Để tránh trường hợp khách chen lấn khi ra về thì trước khi Hội thảo kết thúc, đội
bảo vệ tiến hành đóng tất cả các cửa phụ, chỉ mở một cửa lớn để khách ra về.
+ Tiểu ban an ninh hướng dẫn khách ra về theo lối cửa chính
• Kiểm tra lại các trang thiết bị :
+ Tắt hết các thiết bị điện máy sử dụng trong hội thảo.
+ Đảm bảo đủ số lượng các thiết bị mà khách sạn đã cung cấp trước sự kiện.
• Họp tổng kết :
+ Tìm ra những lỗi mà Hội thảo mắc phải để rút kinh nghiệm .
+ Đưa ra các sáng kiến hành động và hoàn thành báo cáo gửi lên các doanh nghiệp
địa phương đã tham gia Hội thảo.
• Thanh toán tiền hợp đồng:
+ Kiểm tra lại các điều khoản trong hợp đồng xem hai bên đã hoàn thành đúng hợp
đồng hay chưa.
+ Thanh toán nốt số tiền còn lại cho Khách sạn.
• Viết thư cám ơn các khách mời, chuyên gia

III. Công tác chuẩn bị:
1. Chuẩn bị về nội dung:
Công việc cần làm Thời gian Người phụ
trách
Hình thức
1. Thông báo về nội dung hội
thảo đến các khách mời và
các chuyên gia tham gia hội
thảo
25/1/2015 ban nội dung Gửi mail đến
các khách mời,
các chuyên gia
2. Chuẩn bị đề dẫn của Ban tổ
chức: với những nội dung
ngắn gọn bao quát,
Xong trươc
ngày 25/1/2015
Trưởng ban
nội dung
Soạn thảo
thành văn bản và
in sẵn
3. Phân công các tham luận hội
thảo.
25/1/2015 Ban nội dung Gửi mail
thông báo đến
các cơ quan được
phân công tham
luận
4. Gửi giấy mời cho các đại

biểu, khách mời
1/2/2015 Ban nội dung Gửi giấy mời
trực tiếp đến cơ
quan làm việc
5. Làm việc với các diễn giả,
người phát ngôn khách mời
25-
30/1/2015
Đại diện tổng
cục du lịch
Gặp trực
tiếp, thông qua
mail
6. Chuẩn bị đầy đủ phương tiện
để đưa các khách mời,
chuyen gia đi khảo sát thực
địa
3-4/2/2015 Đại diện tổng
cục du lịch
Đi trực tiếp

2. Chuẩn bị về điều kiện tổ chức:
Công việc Thời
gian
Người phụ
trách
Hình thức
1. Lập dự trù kinh phí tổ
chức Hội thảo
22/1/2

015
Ban Hậu
cần
2. Lựa chọn địa điểm tổ
chức và tiến hành thuê
địa điểm
25/1/2
015
Ban hậu
cần
3. Kiểm tra địa điểm tổ
chức:
Từ 2-
4/2/2015
Ban hậu
cần và ban kỹ
thuật
-Về không gian: Hội
trường phải được sắp xếp
bàn ghế sẵn hình chữ U,
bàn chủ tọa, bục đại biểu,
đầy đủ.
-Về trang trí: trang trí
đơn giản, không quá cầu
kì.
-Về âm thanh ánh
sáng: cần chuẩn bị tốt về
ánh sáng để đại biểu có thể
đọc rỏ tài liệu, micro đầy
đủ và linh hoạt để mọi

người có thể chủ động phát
biểu ý kiến.
4. Chuẩn bị những vật
dụng cần thiết cho tổ
chức
4/2/20
15
Ban hậu
cần
5. Đặc thức ăn trưa cho
khách
25/1/2
015
Ban hậu
cần
Lựa chọn theo gói
Menu đinh sẵn của khách
sạn Century
3. Chuẩn bị về con người
Ban hậu cần 20 người
Ban nội dung 5 người
Ban an ninh 10 người
Ban trang trí 10 người
Ban kỹ thuật 5 người
Ban lễ tân 7 người
Ban tài chính 5 người
Giám sát chung 3 người
4. Chuẩn bị về kinh phí:
- Tổng cục Du lịch: 100.000.000 đồng
- Khách sạn Century: tài trợ phòng họp, trang thiết bị và 10% chi phí

- Tài trợ khác
IV. Kế hoạch Marketing cho sự kiện:
1. Mục đích:
- Giới thiệu Hội thảo cho các bên khách mời và các bên tham gia
- Kêu gọi sự tham gia đầy đủ của các khách mời
- Quảng bá về du lịch Huế
2. Mục tiêu:
- 100% khách mời đều tiếp cận được với hoạt động truyền thông cho Hội thảo
- 100% khách mời sau khi tiếp cận với các hoạt động quảng bá đều tham gia Hội
thảo
- Các diễn giả được mời phát ngôn đều tham gia
- Thông qua Hội thảo để quảng bá loại hình du lịch cộng đồng đề người dân địa
phương.
- Thể hiện sự quan tâm của Chính quyền địa phương đến sự phát triển kinh tế cộng
đồng.
3. Kế hoạch hoạt động:
a. Truyền thông trước sự kiện:
• Gửi thông báo giới thiệu đến các khách mời, các cơ quan tổ chức được mời tham gia Hội
thảo.
Thời gian: 1/12/2014 ( 2 tháng trước khi Hội thảo diễn ra)
Hình thức quảng bá:
- Thông qua email, hoặc gửi thông báo, kèm với tập gấp giới thiệu về Hội thảo trực
tiếp đến cơ quan.
- Trao đổi qua điện thoại với khách mời sau khi đã gửi giấy mời.
• Tiến hành giới thiệu Hội thảo bằng các phương tiện truyền thông để mọi người cùng biết
đến.
Thời gian: 1/1/2015 – 5/2/2015
Hình thức quảng bá:
- Treo áp phích, băng rôn:
+ Các tuyến đường chính: Lê Lợi, Hùng Vương, Trần Hưng Đạo, từ ngày 30/1-

5/2/2015
+ Trước khách sạn Century: ngày 3/2/2015 (trước 2 ngày diễn ra Hội thảo).
- Liên hệ các đại lý du lịch để hỗ trợ quảng bá về Hội thảo như đại lý du lịch VietTravel,
SaiGontourism,TheSinhtouris,
- Đăng bài giới thiệu Hội thảo trên trang web của Sở văn hóa thể thao văn hóa du lịch và
trên các trang web du lịch nổi tiếng trong và ngoài nước như website: Tổng cục du lịch
Vietnamtourism.gov.vn, du lịch Huế dulichHue.com, du lịch Việt Nam dulichvn.org.vn,
- Báo giấy: đăng bài về Hội thảo trên tạp chí du lịch, báo kinh tế, báo chính trị,…. và
những bài báo có độ phổ biến cao.
- Truyền hình: video giới thiệu về Hội thảo trên các kênh truyền hình: VTV Huế, TRT,
VTV3,… với thời lượng là 30s, khoản 3 lần/1 tuần, trước 1 tháng diễn ra Hội thảo.
- Đài phát thanh: Kết nối với đài phát thanh địa phương hướng đến những đối tượng là
người nghe trung thành.
- Phỏng vấn một số chuyên gia và trưởng ban tổ chức trước khi Hội thảo diễn ra 1 giờ.
- Tổ chức một buổi họp báo: ngày 10/1/2015 mời các nhà báo trên địa bàn thành phố để
đưa tin về Hội thảo.
• Tiến hành gọi điện trực tiếp hoặc hẹn gặp trực tiếp đối với các khách mời cấp cao
Thời gian: 3 tháng Trước khi diễn ra Hội thảo
b. Truyền thông trong Hội thảo
Thời gian: từ 8h đến 17h ngày 5/2/2105
Hình thức quảng bá:
- Mời các nhà báo từ các tờ báo trên địa bàn và các tỉnh trong nước tiến hành đưa tin trực
tiếp về các nội dung của Hội thảo.
- Hình thức: quay phim, ghi hình, phỏng vấn.
c. Truyền thông sau Hội thảo:
Thời gian: ngày 6/2/2015
Mục đích:
- Báo cáo sự thành công của Hội thảo.
- Quảng bá cho người dân biết về sự quan tâm của chính quyên địa phương đến việc đề ra
các chiến lược phát triển du lịch cộng đồng xóa đói giảm nghèo

- Kêu gọi người dân thực hiện các chiến lược đề ra.
Hình thức:
- Phát bảng tin ngắn trong chương trình thời sự trên các kênh: VTV Huế, TRT, VTV3,…
- Đăng các bài báo về Hội thảo trên các trang báo nổi tiếng: Báo du lịch, Dân trí, Kinh tế,
…
V. Dự trù kinh phí:
Bảng Dự trù kinh phí:
s
tt
Khoản mục Đơ
n vị
tính
Số
lượng
Đơn giá
(VNĐ/ĐV
T)
Thành
tiền (VND)
1 Chi phí khách mời
1
.1
Phong bì, tem thư,
nhãn địa chỉ
Chi
ếc
50 500 25.000
1
.2
In ấn giấy mời Chi

ếc
50 200 10.000
2 Chi phí địa điểm Ng
ười
50 500.000 25.000.
000
3 Chi phí logistic
3
.1
Phông nền hội nghị Chi
ếc
1 55.000 55.000
3
.2
Tài liệu hội thảo Bộ 50 50.000 2.500.0
00
3
.3
Hoa tươi Ngà
y
1 500.000 500.00
0
3
.4
Chi phí tặng quà
chuyên gia
Bộ 21 300.000 6.300.0
00
3
.5

Chi phí Teabreak Ng
ười
5 80.000 400.00
0
3
.6
Chi phí chụp ảnh Bộ 1 800.000 800.00
0
3
.7
Chi phí quay phim Tập 1 1.000.000 1.000.0
00
4 Chi phí nội dung
4
.1
Chi phí bài tham luận bài 5 1.000.000 1.000.0
00
5 Chi phí Marketing
5
.1
In Poster Chi
ếc
10 70.000 700.00
0
5
.2
In Băng rôn Chi
ếc
10 35.000 350.00
0

5
.3
Chi phí báo chí Báo 2 10.000.000 10.000.
000
5
.4
Chi phí truyền hình TH 15.000.000 15.000.
000
5
.5
Chi phí Internet Inte
rnet
3.000.000 3.000.0
00
6 Chi phí cho diễn giả,
chuyên gia
6
.1
Chi phí đi lại + ăn ở Ng
ười
21 1.500.000 31.500.
000
7 Chi phí thuê MC +
ca sĩ
7
.1
Chi phí MC Ng
ười
1 2.000.000 2.000.0
00

7
.2
Chi phí Ca sĩ Ng
ười
2 15.000.
000
7
.3
Nhóm múa Nh
óm
1 7.000.000 7.000.0
00
7
.4
Nhóm đồng ca ( sv) Nh
óm
1 2.000.000 2.000.0
00
Tổng cộng 124.140.000VNĐ

Ghi chú :
- Trong chi phí thuê địa điểm bao gồm cả chi phí trang trí phòng họp, Flipchart và bảng
trắng, máy chiếu và màn hình, nước uống, ăn nhẹ giữa giờ và ăn trưa.
- Thực đơn:
STT Món ăn
1 Chạo bò cuốn sả nướng, rau thơm
2 Gỏi củ hủ dừa, tôm càng hấp
3 Vịt quay me, xôi chiên
4 Cá mú chiên, sốt xì dầu
5 Cải rổ xào sò điệp

6 Cơm chiên hải sản lá sen
7 Chè sen nhãn
8 Trái cây
- Chi phí ca sĩ :
+ Ca sĩ Hà Anh Tuấn : 7.500.000 VNĐ
+ Ca sĩ Phương Linh: 7.500.000 VNĐ
VI. Các rủi ro thường gặp trong Hội thảo.
Nhóm
rủi ro
Các loại rủi ro
cụ thể
Nguyên
nhân
Mức
độ
quan
trọng
Giải pháp
Về
người tham
dự
Thư mời không
đến nơi
Sai địa chỉ
Lỗi do nhà
vận chuyển,
lỗi mạng
Rất cao Gọi điện thoại hỏi thăm
khách mời, chuyên gia
đã nhận được thư mời

chưa, hỏi xem khách
mời, chuyên gia có thể
đến tham dự hội thảo
hay không
Thư mời đến
nhưng khách mời,
chuyên gia chưa trả
lời được
Khách
mời, chuyên
gia quá bận
rộn
Rất cao
Khó để liên lạc
với khách mời,
chuyên gia
Chưa
nắm rõ
phương thức
liên lạc với
khách mời,
Rất cao Xác định phương
pháp giao tiếp kết nối
đến khách mời, chuyên
gia
chuyên gia
Chuyên gia
đồng ý đến tham dự
hội thảo nhưng lúc
cuối lại thay đổi ý

kiến.
Chuyên gia
bận việc
Chuyên gia
thay đổi ý
kiến
Cao Trong thư mời có
kèm văn bảng khẳng
đến dự sự kiện, nếu
chuyên gia đồng ý đến
tham dự thì hãy gửi lại
văn bảng khẳng định
đến dự sự kiện
Vì lý do nào đó
mà gần đến hội thảo
chuyên gia không
đến hội thảo được
• Thời tiết
(mưa, bão )
• Sức khỏe
• Chuyên gia
có việc đột
xuất
Cao Yêu cầu chuyên gia gửi
một bản sơ thảo về nội
dung mà chuyên gia sẽ
nói trong hội thảo
Chuẩn bị các bài phát
biểu nhiều hơn dự kiến
để có thể thay thế bất cứ

lúc nào.
Trong hội thảo
mà chuyên gia
không thể tiếp tục
trình bày được
Sức khỏe
Bận việc
quan trọng
Cao
 Người điều hành hội
thảo không kiểm
soát được thời gian,
thời gian vượt xa
quy định của
chương trình
 Phần trình bày hội
thảo chưa thực sự đi
vào trọng tâm của
chủ đề hội thảo
 Những ý kiến tranh
luận đi xa quá so với
chủ đề, mục tiêu mà
hội thảo đang hướng
đến
 Các khách mời,
chuyên gia gặp
những không mấy
thiện cảm với họ
Lỗi về chỗ ngồi
cho khách mời,

chuyên gia.
Khách mời
không kiểm
soát được
thời gian
Rất cao Hình thức thảo luận
phải được xác định rõ
ràng ngay từ đầu.
 Trước khi diễn ra hội
thảo nên gửi cho khách
mời một cuốn sổ nhỏ
bao gồm:
+ Nội dung cơ bản của hội
thảo
+ Danh mục các vấn đề
cần được đề cập và
những vấn đề cần tránh.
+ Các lưu ý về trang phục.
+ Một sơ đồ khu vực sân
khấu, bao gồm cả nơi
quan chức ngồi và đứng,
và ai ngồi bên cạnh
Cơ sở Lỗi về cơ sở vật Nhà tổ Cao + Kiểm tra kỹ
vật chất
trang thiết bị
và tài liệu
chất (máy tính, máy
chiếu, màn chiếu,
âm thanh, ánh
sáng…) trong hội

thảo
chức không
hoàn thành
tốt công tác
chuẩn bị của
hội thảo.
lưỡng hệ thống trước
khi diễn ra hội thảo
trước 1 tuần và kiểm tra
lại trước khi hội thảo
diễn ra 1 ngày . luôn có
nhân viên kỹ thuật để có
thể sửa chữa kịp thời
khi có sự cố xảy ra
+ Thay mới hệ
thống trang thiết bị
Lỗi về tài liệu,
hình ảnh trực quan
hóa, các phụ liệu
khác
Bình
thường
+ Kiểm tra kỹ
lưỡng các tài liệu trước
khi diễn ra hội thảo ít
nhất 2 ngày.
+ Chuẩn bị tài liệu
dự phòng
Lỗi về các dịch
vụ cơ bản (phòng

nghỉ qua đêm, đưa
đón, ăn trưa, giải
khát, in sao tài liệu,
công tác an ninh,
các dịch vụ bổ trợ
khác)
Cao + Sắp xếp chỗ nghỉ
lại cho khách mời gần
nơi diễn ra hội thảo, an
ninh ổn định. Chuẩn bị
xe đưa đón khách mời,
chuyên gia. Chuẩn bị
đầy đủ nước uống cho
khách mời trong khi hội
thảo diễn ra.