Báo cáo kiến tập Quản trị Văn phòng tại Văn phòng hành chính tại Công ty 319.3

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Văn phòng hành chính tại Công ty 319.3 đã tạo
điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành thời gian kiến tập. Trong thời gian qua, tôi đã
nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là chú
Nguyễn Trọng Thời đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện kiến tập ngành
nghề tại quý công ty, giúp đỡ tôi có những kiến thức thực tiễn nhất.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa Quản trị Văn phòng đã
tạo điều kiện cho tôi có thời gian kiến tập ngành nghề để rút ngắn khoảng cách lý
thuyết và thực tiễn. Và đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng
Việt, giảng viên hướng dẫn chúng tôi trong khóa kiến tập ngành nghề này!
Tôi xin trân thành cảm ơn.

Sinh viên

Lâm Thị Mai Phương


MỤC LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................
PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT


Chữ viết tắt
TNHH

Nghĩa
Trách nhiệm hữu hạn

I.PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn ngày càng có vai trò quan trọng trong xã hội, nó được xác
định như một hoạt động nghề nghiệp phổ biến của xã hội. Ở bất kỳ một cơ quan,
một đơn vị nào cũng đều cần đến văn phòng và công tác văn phòng, văn phòng
trong xã hội ngày nay được coi như trung tâm kết nối mọi hoạt động, tương tác,
quản lý điều hành giữa các cấp, bộ phận trong mỗi một tổ chức, đơn vị đó. Để
hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ cũng như đáp ứng được nhu cầu của sự
phát triển xã hội cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy văn phòng một cách khoa học,
gọn nhẹ, và đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ mới với
bản lĩnh, sức khỏe, năng lực, phẩm chất của người làm văn phòng. Và hơn thế,
những nhà quản lý phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén, sáng
tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng. Công việc
này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng.
Để hiểu rõ hơn về ngành ghề tôi đang theo học, và có kiến thức thực tế
hơn, trong học phần khiến tập ngành nghề, tôi xin chọn tìm hiểu, khảo sát về hoạt
động của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3 để vận dụng
những kiến thức đã được học trên giảng đường vào môi trường thực tế, làm quen
với các quy trình xử lý văn bản, phong cách làm việc, củng cố kiến thức chuyên
môn, tìm kiếm và học hỏi nhiều kinh nghiệm.
Sau đây là bài báo cáo của tôi trong quá trình khảo sát, kiến tập ngành
nghề.

4


I.PHẦN NỘI DUNG
1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm
hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty.
1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm

hữu hạn một thành viên 319.3.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên
319.3.
Công ty TNHH một thành viên 319.3 thuộc Tổng công ty 319 là loại hình
doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn Nhà nước, là
doanh nghiệp kinh tế, quốc phòng do Bộ Quốc phòng quyết định thành lập, và giao
Tổng công ty 319 quản lý. Với chủ sở hữu công ty là Tổng công ty 319.
Tên gọi Công ty: Công ty TNHH một thành viên 319.3
Tên viết tắt tiếng Việt: Công ty 319.3
Tên giao dịch bằng tiếng Anh: 319.3 Co., Ltd.
Căn cứ vào quyền của doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp,
đặc thù về mục tiêu hoạt động và ngành nghề kinh doanh, pháp luật hiện hành về
công ty TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, Công ty 319.3 thực
hiện các chức năng và nhiệm vụ kinh doanh sau:
Công ty tổ chức và hoạt động dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên 100% vốn nhà nước, là doanh nghiệp kinh tế, quốc phòng hoạt
động theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan, thuộc sở hữu
của Tổng công ty 319.

5


Công ty có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và được mở tài khoản tiền
Đồng Việt Nam và ngoại tệ tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trong nước và
nước ngoài theo các quy định của pháp luật có liên quan.
Công ty có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và
các nghĩa vụ tài chính khác bằng toàn bộ tài sản của mình.
Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản
khác của Công ty trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty.
Công ty là pháp nhân được tổ chức và hoạt động kinh doanh độc lập; tự

chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu;
Công ty có Điều lệ tổ chức và hoạt động riêng, được phê duyệt theo trình tự
và thủ tục của pháp luật có liên quan về hình thức tổ chức quản lý và hoạt động của
doanh nghiệp.
Ngành nghề kinh doanh
1. Khai thác quặng sắt;
2. Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt;
3. Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
4. Khai thác và thu gom than bùn;
5. Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ;
6. Sản xuất đồ gỗ xây dựng;
7. Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng gỗ;
8. Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng vật liệu bằng mọi chất liệu;
9. Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét;
10. Sản xuất vôi;
6


11. Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao;
12. Sản xuất các cấu kiện kim loại;
13. Phá dỡ công trình;
14. Chuẩn bị mặt bằng;
15. Thoát nước;
16. Xây dựng nhà các loại;
17. Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ;
18. Xây dựng công trình công ích;
19. Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng;
20. Lắp đặt hệ thống điện;
21. Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí;
22. Hoàn thiện công trình xây dựng;

23. Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác;
24. Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng;
25. Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan;
26. Bán buôn kim loại và quặng kim loại;
27. Bán buôn tre, nứa, gỗ cây và gỗ chế biến;
28. Bán buôn xi măng;
29. Bán buôn gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi;
30. Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
31. Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa bằng phương tiện cơ giới;

7


32. Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng
hoặc đi thuê.

Công ty được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp,
Bộ Quốc phòng và các quy định pháp luật có liên quan.
Tổng công ty 319 là chủ sở hữu đối với Công ty, Tổng công ty 319 thực
hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với Công ty theo quy định của pháp
luật, Bộ Quốc phòng và Điều lệ Tổng công ty 319.
Công ty chịu sự ràng buộc về quyền và nghĩa vụ đối với Tổng công ty 319
theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Điều lệ này, bao gồm các quyền và nghĩa vụ
như sau:
a) Về quản lý sản xuất, kinh doanh:
- Quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai và các nguồn lực khác được Tổng
công ty 319 đầu tư để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh, phát triển của
Công ty;
- Chủ động lựa chọn ngành nghề kinh doanh, địa bàn đầu tư, hình thức đầu
tư, mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh theo định hướng của Tổng công ty

319; quyết định những dự án đầu tư (tổng các dự án đang thực hiện) có giá trị nhỏ
hơn 20% vốn điều lệ; xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất, kinh
doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty, kế hoạch phối hợp của Tổng
công ty 319 và nhu cầu thị trường;
- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã đăng ký; chịu trách
nhiệm trước Tổng công ty 319 về kết quả kinh doanh; chịu trách nhiệm về chất
lượng sản phẩm và dịch vụ theo quy định của pháp luật;

8


- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hang và ký kết hợp đồng; nhân danh
Tổng công ty 319 ký kết và thực hiện hợp đồng với khách hang trong và ngoài
nước khi được Tổng công ty 319 ủy quyền;
- Tuyển, thuê, đào tạo và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh; lựa
chọn các hình thức trả lương; mức lương, thưởng trên cơ sở cống hiến và hiệu quả
sản xuất, kinh doanh; thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theo
quy định của Bộ luật Lao động và các quy định khác của pháp luật, Bộ Quốc
phòng; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong bộ máy quản lý Công ty theo
phân cấp của Tổng công ty 319 và của Bộ Quốc phòng; bảo đảm quyền và lợi ích
cho người lao động theo quy định của pháp luật về lao động;
- Chủ động áp dụng hình thức quản lý khoa học, hiện đại; tổ chức bộ máy
quản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ
của Công ty; chủ động đổi mới công nghệ, trang thiết bị để nâng cao hiệu quả kinh
doanh và khả năng cạnh tranh phù hợp với nhiệm vụ được giao và kế hoạch phát
triển của Tổng công ty 319;
- Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ chủ
yếu trừ những sản phẩm, dịch vụ do Tổng công ty 319 hoặc Nhà nước định giá;
- Tuân thủ và thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục
tiêu, chiến lước phát triển chung của Tổng công ty 319.

b) Về quản lý tài chính và hạch toán kinh tế:
- Được thành lập, quản lý và sử dụng các quỹ theo quy định của Công ty và
theo Quy chế quản lý tài chính của Công ty;
- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ,
hạch toán, kế toán thống kê, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do pháp luật quy
định; chịu trách nhiệm về tính xác thực các báo cáo tài chính;
9


- Định kỳ báo cáo các thông tin về hoạt động của Công ty, tình hình tài
chính của Công ty theo các quy định của Nhà nước, của Bộ Quốc phòng và báo
cáo bất thường theo yêu cầu của Tổng công ty 319 để đánh giá khách quan và đúng
đắn về hoạt động của công ty;
- Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính
theo quy định của pháp luật và của Bộ Quốc phòng.
Tổng công ty 319 thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với Công ty TNHH
319.3 theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Điều lệ này và Điều lệ Tổng công ty 319,
bao gồm các quyền và nghĩa vụ sau:
- Đầu tư vốn đúng cam kết; chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa
vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn điều lệ; trường hợp không đầu tư
đủ số vốn đã cam kết thì phải liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các
nghĩa vụ tài sản khác của Công ty;
- Tuân thủ Điều lệ Công ty;
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên qua
trong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa Công
ty và Tổng công ty;
- Quyết định chiến lước phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của
Công ty;
- Quyết định nội dung Điều lệ và quy chế quản lý tài chính của Công ty
theo đề nghị của Chủ tịch công ty;

- Quyết định tăng vốn điều lệ của Công ty theo đề nghị của Chủ tịch công ty;

10


- Quyết định chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của Công
ty cho tổ chức, cá nhân khác. Việc chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều
lệ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật;
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý Công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách
chức, quyết định mức tiền lương, tiền thưởng và các lợi ích khác của Chủ tịch công
ty, Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên của Công ty; phân
cấp cho Chủ tịch công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức một số chức danh trong
Công ty;
- Quyết định các dự án đầu tư (tổng các dự án đang thực hiện) có giá trị
bằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Thông qua các phương án huy đọng vốn, các hợp đồng vay, cho vay,
mua, bán và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Quyết định bán tài sản có giá trị còn lại bằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Tổ chức giám sát, theo dõi và đánh giá hoạt động kinh doanh, hoạt động
quản lý của Công ty theo Điều lệ Công ty;
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm và quyết định việc sử dụng lợi
nhuận sau khi đã hoàn thành các nghĩa vụ về thuế và các nghĩa vụ tài chính khác
của Công ty;
- Xác định và tách bạch tài sản của Công ty với tài sản của Tổng công ty 319;
- Quyết định các hình thức và biện pháp tổ chức lại và yêu cầu phá sản Công ty;
- Thu hồi toàn bộ tài sản của Tổng công ty 319 sau khi Công ty hoàn thành
việc giải thể, phá sản;

11

- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Bộ Quốc phòng
và Điều lệ Tổng công ty 319.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên 319.3
Căn cứ theo Luật doanh nghiệp quy định về cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH một thành viên, cơ cấu tổ chức công ty như sau:
Giám đốc: 1
Phó giám đốc: 2
Kế toán trưởng: 1
Bộ máy giúp việc: Văn phòng, các phòng ban chuyên môn.
Giám đốc do Chủ sở hữu công tyđề nghị cấp có thẩm quyền bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng, kỷ luật theo Quy chế về công tác
cán bộ trong Quân đội Nhân dân Việt Nam và các quy định hiện hành của pháp
luật.
Giám đốc được bổ nhiệm với nhiệm kỳ năm (05) năm và có thể bổ nhiệm lại.
Giám đốc có thể do Chủ tịch công ty kiêm nhiệm.
Giám đốc có các quyền sau đây:
Tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch công ty;
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của
Công ty;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;

12


Nhân danh Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, liên danh, liên kết theo
Điều lệ công ty và các hợp đồng khác được Chủ sở hữu ủy quyền, trừ trường hợp
thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty;
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty;
Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Chủ tịch công ty;

Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
Tuyển dụng lao động;
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ và quyết định bổ nhiệm;
Giám đốc có các nghĩa vụ sau:
Tuân thủ pháp luật, Điều lệ, quyết định của Chủ tịch công ty, Chủ sở hữu
công ty trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng,
tốt nhất nhằm bảo đảm tối đa lợi ích hợp pháp của Công ty và Tổng công ty 319;
Trung thành với lợi ích của Công ty và Tổng công ty 319. Không sử dụng
thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sản
của Công ty để tư lợi hoặc phục vụ cho lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
Thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho Công ty về các doanh nghiệp
mà Giám đốc và người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp.
Thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của Công ty;
Chịu trách nhiệm cá nhân khi nhân danh Công ty thực hiện các hành vi vi
phạm pháp luật; tiến hành kinh doanh hoặc giao dịch khác không nhằm phục vụ lợi

13


ích của Công ty và gây thiệt hại cho người khác; thanh toán các khoản nợ chưa đến
hạn trước nguy cơ tài chính có thể xảy ra đối với Công ty;
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và pháp
luật về công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu,
quy định của Bộ Quốc phòng và Điều lệ Tổng công ty 319.
1. Phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủy
quyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công và ủy quyền.
2. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của Công
ty; giúp Giám đốc giám sát tài chính và phát huy các nguồn lực tài chính tại Công

ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; có quyền hạn, nghĩa vụ theo phân công và
ủy quyền của Giám đốc phù hợp với quy định của pháp luật về tài chính, kế toán;
chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công
và ủy quyền. Tiêu chuẩn đối với Kế toán trưởng theo quy định của Luật Kế toán và
các quy định của pháp luật.
Phó Giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức,
hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Chủ
tịch công ty. Thời hạn bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng với Phó Giám đốc, Kế toán
trưởng không quá năm (05) năm và có thể được xem xét bổ nhiệm lại hoặc ký tiếp
hợp đồng.
Bộ máy giúp việc gồm văn phòng, các phòng, ban chuyên môn, nghiệp vụ có chức
năng tham mưu, kiểm tra, giúp việc Giám đốc quản lý, điều hành Công ty, thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu đối với các doanh nghiệp
khác.

14


1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng hành chính Công
ty TNHH một thành viên 319.3.
1.2.1 Chức năng của văn phòng hành chính
Văn phòng hành chính có chức năng tham mưu, tổng hợp:
Văn phòng thống kê, tổng hợp toàn bộ hoạt động của công ty, đánh giá,
nhận định tình hình của công ty, nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện
các nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Văn phòng hành chính công ty có chức năng tham mưu, giúp việc cho giám
đốc công ty và tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực tổ chức lao động,
quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe
cho người lao động, bảo về quân sự theo luật và quy chế công ty.
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội

quym quy chế công ty.
Văn phòng hành chính có chức năng hậu cần, thực hiện và đảm bảo các thủ
tục pháp lý, đảm bảo cơ sở bật chất, hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo về công tác an ninh,
an toàn, thực hiện lễ tân, khách tiết…của công ty. Làm đầu mối liên lạc cho mọi
thông tin của giám đốc công ty. Đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ trong công
tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng hành chính Công ty TNHH một
thành viên 319.3.
a) Tham mưu tổng hợp
Văn phòng xây dựng, quản lý chương trình công tác của công ty theo quy
định của pháp luật.

15


Theo dõi, đôn đốc các phòng ban chuyên môn thực hiện nhiệm vụ công tác.
Phối hợp thường xuyên với cơ quan chuyên môn, tổ chức liên quan trong quá trình
chuyển giao và hoàn chỉnh về các đề án, dự án của công ty.
Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập về các
dự án, kế hoạch của công ty; xây dựng các đề án, dự thảo, văn bản ban hành theo
sự phân công của cấp trên.
Kiểm soát các văn bản của công ty, đảm bảo thể thức
Tham mưu là hoạt động trợ giúp góp phần nhằm tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hoặc tập thể tồn tại độc lập tương
đối với chủ thể quản lý
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận
chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống nhất, trình hoặc đề xuất với lãnh
đạo những phương án, hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của
các bộ phận nghiệp vụ.

Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, tiếp nhận thu thập, tổng
hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan.
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban
lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương
trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các
kế hoạch đó.
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi
công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
16


Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất
như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… văn phòng là bộ phận cung cấp, bố
trí, quản lý các phương tiện, dụng cụ, thiết bị đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả,
đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Công tác đả bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn
phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực
tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua
sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của
cơ quan.
2.Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.1 Các loại văn bản do Công ty TNHH một thành viên ban hành
Một số văn bản Công ty đã ban hành: đề án, hợp đồng, báo cáo, quyết định, kế
hoạch,…
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.1. Thẩm quyền thể thức
Thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản được thực hiện đúng theo Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn

phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính;
Giám đốc công ty được ký các văn bản mà công ty ban hành được quy định
trong Luật doan nghiệp) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh
doanh hàng ngày của Công ty.

17


Nhân danh Công ty, giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, liên danh, liên
kết theo Điều lệ công ty và các hợp đồng khác được Chủ sở hữu ủy quyền, trừ
trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty;
Ký các quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng
ngày của Công ty.
2.2.2 Thẩm quyền về nội dung
Công ty 319.3 banh hành văn bản có nội dung sau:
 Ban hành các quyết định về nội quy, quy chế làm việc công sở, các

công văn, điều lệ, quy định, chỉ đạo hoạt động của công ty trong việc
thực hiện văn bản của Tổng công ty 319.
 Quyết định vốn điều lệ khi thành lập và điểu chỉnh vốn điều lệ trong

quá trình hoạt động của công ty.
 Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức khen thưởng,

kỷ luật đối với các thành viên trong công ty.
 Các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư phát

triển, danh mục các dự án kinh doanh.

 Thực hiện chủ trương, đường lối phát triển của Tổng công ty 319, các

chủ trương biện pháp trong các lĩnh vực kinh doan đã đề ra.
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định rõ tại thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư liên tịch số

18


55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Quản lý văn bản đi
3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
Trước khi thực hiện công việc phát hành văn bản, cán bộ văn phòng của
công ty cần kiểm tra văn bản lại một lần nữa về thể thức (đã đầy đủ các thể thức
của văn bản yên cầu chưa, như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,
số ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại,
trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu; nơi nhận; và một số thành phần khác..) và
kiểm tra hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiêm
xem xét, giải quyết cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Ghi số và ngày tháng văn bản:
- Ghi số văn bản:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của công ty, số của
văn bản được ghi bằng chữ số ả-rập, ngày đầu năm và ngày kết thúc năm vào ngày
31 tháng 12 hằng năm.

Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư liên tich
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm năm 2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Công ty ban hành các văn bản và đánh số văn bản và đăng ký theo từng
loại hình văn bản riêng, và tùy theo mức độ mật khẩn sẽ được đánh số và đăng ký
riêng.
19


-Ghi ngày, tháng văn bản:
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại thông tư số
01/2001/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Ngày, tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành. Phải được viết đầy đủ, các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập, đối
với những số chỉ ngày tháng năm chữ số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ở
trước.
3.2 Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơ
quan gửi đi hoặc nhận được( Số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn
bản…) vào những phương tiện như sổ đăng ký văn bản, máy vi tính.

20


Số ký
hiệu

Ngày
tháng

văn

văn bản

bản
(1)

(2)

Tên loại và
trích yếu nội Ngươ
dung

văn i ký

bản
(3)

(4)

Nơi

Đơn vị và Số

nhận

ngươi nhận lượng

văn bản

văn bản

văn bản

(5)

(6)

(7)

Ghi
chu

(8)

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và scan vào phần mềm
quản lý các văn bản và hồ sơ công việc.
Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại
Điểm a, khoản 2, điều 8 Thông tư 07/2012 của Bộ Nội vụ, mẫu sổ đăng ký văn bản
đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật.
3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
a) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định, việc
nhân văn bản mật được thực hiện quy định tại khoản 1, điều 8 của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành pháp lệnh bảo vệ bó mật nhà nước.
b) Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
Việc đóng dấu cần phải đảm báo các yêu cầu rõ ràng, ngay ngắn,, đúng
chiều, đúng mực dấu theo quy định. Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái.

Việc đóng dấu giáp lai, được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang
văn bản.

21


Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, Thượng
khẩn, Khẩn) được thực hiện theo Quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật ( Tuyệt mật, Tối mật, và Mật), dấu “Tài
liệu thu hổi” trên văn bản được thực hiện theo thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày
13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ- CP của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi.
-Thủ tục phát hành văn bản:
Văn phòng hành chính cần thực hiện công việc sau:
- Lựa chọn bì;
- Viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi
Tất cả các văn bản sau khi được đăng ký, cần phải được trình lên giám đốc
công ty để xin ý kiến phân phối và giải quyết. Giám đốc cơ quan, hoặc người được
ủy quyền xem văn bản, ghi ý kiến phân phối cho đơn bị hoặc người giải quyết (Ghi
vào giấy đính kèm riêng) rồi trả lại cho văn phòng.
Nhân viên trong văn phòng hành chính có trách nhiệm hoàn thành thủ tục
phst hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là sau ba
ngày. Phải có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể là:
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
người ký văn bản.

22


Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng hạn, khi nhận lại phải kiểm tra đõi chiếu để đảm bảo văn bản không bị
thất lạc.
Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Đối với văn bản đi, phải có phong bì và cho văn bản vào phong bì. Phong
bì phải làm bằng giấy tốt, không nhìn thấy chữ của văn bản bên tròng. Tùy theo số
lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn
phong bì cho thích hợp.
3.5 Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện qua như sau:
Mỗi văn bản đi phải lưu lại hai bản (Bản gốc giữ lại văn phòng và bản
chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc)
Bản gốc lưu lại văn phòng phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký
Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hay tiếng khác, ngoài
văn bản lưu bằng tiếng việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng
tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo về bí mật nhà nước.
Lập hồ sơ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn
phòng theo quy định của pháp luật.
3.6 Nhận xét
Ưu điểm:

23

 Văn bản đi được tuân thủ chặt chẽ về thể thức, trình tự, kỹ thuật trình bày

văn bản.
 Lưu văn bản đi theo từng tên loại riêng, thuận tiện trong việc theo dõi, sắp
xếp và nhanh chóng khi cần đến.
 Đều được đăng ký vào sổ và phần mềm máy tính, độ an toàn cao.
Nhược điểm:
 Còn gặp một số sai sót về lỗi thể thức, nội dung.

4. Quản lý và giải quyết văn bản đến
4.1 Tiếp nhận văn bản đến
Các văn bản được tiếp nhận tại công ty được quản lý theo trình tự:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Văn bản đến bất kỳ nguồn nào đều được phải tập trung tại trung tâm văn
thư cơ quan, đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Tất cả các loại văn bản tay,
fax, mail, đơn, thư gửi…đều được gọi chung là văn bản đến và được đóng dấu
“Đến”.
Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn phòng phải đối chiều với sổ chuyển
giao của bưu điện xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan mình có đầy đủ hay
không, nếu thấy có sai lệch cần có sự thắc mắc.
Những văn bản do cán bộ, chuyên môn đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp
phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý theo quy định.
Những bì thư có đóng dấu hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn thì cần được bóc bì
trước để giải quyết kịp thời; đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo hoặc những văn bản

24

mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm
với văn bản để làm bằng chứng.
Trường hợp phát hiện phong bì rách, có dấu hiệu bị bóc cần báo cho người
phụ trách để xử lý.
Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax, hoặc qua mạng, văn
phòng phải kiểm tra số lượng văn bản, số trang, nếu có phát hiện sai sót phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
4.2 Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng trong quá trình xử lý công
văn đến. Văn bản đến được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đến và scan vào phần
mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.
Ngày,
tháng
đến

(1)

Ngày,
Số
đến

Nơi gửi

Số, ký

tháng

hiệu

của văn
bản

(2)

(3)

(4)

(5)

Tên loại và
trích yếu nội
dung

(6)

Đơn vị
hoặc

Ký

Ghi

ngươi

hiệu

chu

(8)

(9)

nhận

(7)

Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải được đăng ký, chuyển giao
trong ngày đó, đặc biệt công văn khẩn thì khi nhận được phải đăng ký ngay và
chuyển giao kịp thời.
4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi làm thủ tục đăng ký văn bản đến, văn phòng phải trình kịp thời cho
Giám đốc công ty hoặc người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ

25