Exchanging Information

Writing Technical Correspondence in English
Viết thư kỹ thuật bằng tiếng Anh

Exchanging Information
Trao đổi thông tin

Kha Thi Đc
Đại học Lạc Hồng, Giám đốc Trung tâm viết báo khoa học bằng tiếng anh
柯泰德線上英文論文編修訓練服務

Tiểu sử c nhân
Kha Thi Đc (Ted Knoy) đã dạy viết tiếng Anh kỹ
thuật trong cc trường đại học ở Đài Loan hơn hai
mươi năm. Ông là tc giả của mười bốn cuốn
sch về viết tiếng Anh kỹ thuật và chuyên nghiệp.
Ông đã thành lập một trung tâm viết tiếng Anh tại
trường đại học Y Yuanpei đồng thời cũng là giảng
viên toàn thời gian tại trường. Ông đã chỉnh sửa
trên 55,000 bài viết cho việc đăng bo nghiên cu
khoa học từ năm 1989. Ông là cũng nhà biên tập
tiếng anh cho một số tạp chí về khoa học, kỹ thuật
và y học của Đài Loan.

Trao đổi thông tin
1. Proposing an information exchange relationship
Đề xuất một mối quan hệ trao đổi thông tin
2. Introducing one’s professional experience or that of one’s organization in
relation to the proposed information exchange relation
Giới thiệu kinh nghiệm chuyên môn của một người hoặc của một tổ chc
có liên quan với mối quan hệ trao đổi thông tin đề xuất
3. Commending the organization or individual to exchange information with

Khen ngợi cc tổ chc, c nhân để trao đổi thông tin
4. Outlining details of the information exchange relation
Phc thảo chi tiết về mối quan hệ trao đổi thông tin
5. Expressing optimism in the anticipated information exchange relation
Thể hiện sự lạc quan trong mối quan hệ trao đổi thông tin tương lai
6. Initiating the information exchange relation
Bắt đầu mối quan hệ trao đổi thông tin
1. Proposing an information
exchange relationship
Đề xuất một mối quan hệ trao đổi
thông tin
Đề xuất một mối quan hệ trao đổi
thông tin
• I’d like to propose an academic information exchange
regarding current research trends in civil engineering in
Taiwan and the United States.
• Tôi muốn đề nghị một cuộc trao đổi thông tin học thuật liên
quan đến cc xu hướng nghiên cu hiện tại trong xây dựng
dân dụng tại Đài Loan và Hoa Kỳ.
• Given your laboratory’s innovative research in product
marketing strategies, I would like to propose an information
exchange relationship between our two organizations,
hopefully beginning with my visit to your laboratory this
upcoming July.
• Với nghiên cu thực nghiệm sng tạo của bạn trong chiến
lược tiếp thị sản phẩm, tôi muốn đề nghị một mối quan hệ
trao đổi thông tin giữa hai tổ chc của chúng ta, hy vọng bắt
đầu với chuyến thăm của tôi đến phòng nghiên cu của bạn
Thng Bảy sắp tới.
Đề xuất một mối quan hệ trao đổi

thông tin
• Since our goals closely match those of your organization, we would like to
develop a partner relationship with you, for information exchange and for
possible future collaboration.
• Vì mục tiêu của chúng tôi rất phù hợp mục tiêu của tổ chc bạn, chúng tôi
muốn pht triển một mối quan hệ đối tc, trao đổi thông tin và hợp tc trong
tương lai với bạn.
• Miss Hu recommended that I contact you regarding the possibility of an
information exchange opportunity with your company with respect to potential
technology transfer opportunities between our two organizations.
• Cô Hu đề nghị tôi liên lạc với bạn về khả năng của một cơ hội trao đổi thông tin
với công ty của bạn đối với cơ hội chuyển giao công nghệ tiềm năng giữa hai tổ
chc của chúng ta.
• I look forward to exchanging laboratory data with your laboratory as part of a
collaborative venture on designing long-term residential complexes for the
elderly.
• Tôi mong muốn được trao đổi dữ liệu nghiên cu với phòng nghiên cu của
bạn như là một phần của một liên doanh hợp tc về thiết kế khu dân cư lâu dài
cho người cao tuổi.

2. Introducing one’s professional experience or
that of one’s organization in relation to the
proposed information exchange relation
Giới thiệu kinh nghiệm chuyên môn của một
người hoặc của một tổ chức có liên quan với
mối quan hệ trao đổi thông tin đề xuất
Giới thiệu kinh nghiệm chuyên môn của một người
hoặc của một tổ chức có liên quan với mối quan hệ
trao đổi thông tin đề xuất
• I belong to the Institute of Civil Engineering at National

Taiwan University Hospital, a leading research center
in this field in Taiwan.
• Tôi thuộc Viện Kỹ thuật Xây dựng tại Bệnh viện Đại
học Quốc gia Đài Loan, một trung tâm nghiên cu
hàng đầu trong lĩnh vực này tại Đài Loan.
• In line with consumer demand, we continuously
improve upon and streamline civil engineering-related
research methods.
• Để phù hợp với nhu cầu tiêu dùng, chúng tôi liên tục
cải tiến và hợp lý hóa cc phương php nghiên cu kỹ
thuật liên quan đến dân sự.
Giới thiệu kinh nghiệm chuyên môn của một người
hoặc của một tổ chức có liên quan với mối quan hệ
trao đổi thông tin đề xuất
• As a governmental supported research organization, our Center maintains
state-of-the-art instrumentation for clinical use.
• Là một tổ chc nghiên cu được chính phủ tài trợ, Trung tâm của chúng tôi
duy trì các thiết bị tối tân để sử dụng lâm sàng.
• While aspiring to become a globally leading research institute, our Institute
hopes to participate in the activities of universal civil engineering
organizations.
• Tham vọng trở thành một viện nghiên cu hàng đầu trên toàn cầu, Viện
chúng tôi hy vọng sẽ tham gia vào cc hoạt động của các tổ chc công
trình dân dụng toàn cầu.
• I am currently involved in a research effort aimed at developing a process
model by mining text-based information that will optimize management of
customer relations in the civil engineering sector.
• Tôi hiện đang tham gia vào một nỗ lực nghiên cu nhằm pht triển một mô
hình quy trình bằng cch khai thc thông tin văn bản. Mô hình đó sẽ tối ưu
hóa quản lý quan hệ khch hàng trong lĩnh vực xây dựng dân dụng.

3. Commending the organization or
individual to exchange information with
Khen ngợi các tổ chức, cá nhân để trao
đổi thông tin

• The Civil Engineering Center of Stanford University is globally
renowned for its pioneering research for practical applications.
• Trung tâm Kỹ thuật Xây dựng của trường Đại học Stanford
nổi tiếng khắp thế giới với nghiên cu tiên phong cho cc ng
dụng thực tế.
• Given your institution’s state-of-the-art technology and
advanced expertise in neurology,
• Với công nghệ tối tân nhất của học viện và chuyên môn cao
trong ngành thần kinh học,

Khen ngợi các tổ chức, cá nhân để
trao đổi thông tin

• Given your headquarters’ vast knowledge of consumer trends and technological
developments in this area, we would like to exchange product information and
manufacturing technology expertise with your R&D unit.
• Với kiến thc rộng lớn của trụ sở bạn về xu hướng tiêu dùng và pht triển công
nghệ trong lĩnh vực này, chúng tôi muốn trao đổi thông tin sản phẩm và chuyên
môn công nghệ sản xuất với bộ phận Nghiên cu và Pht triển của bạn.
• The achievements that your closely-knit staff has achieved are quite impressive.
• Những thành tựu mà nhân viên bạn đã đạt được kh ấn tượng.
• Your recent research on Internet marketing has been extremely helpful in my
graduate school research in the Institute of Business Management at Yuanpei
University, especially your unique strategies adopted to analyze the market

potential for online commerce.
• Nghiên cu gần đây của bạn về tiếp thị qua Internet rất hữu ích trong nghiên
cu sau đại học của tôi tại Viện Quản trị Kinh doanh tại Đại học Yuanpei, đặc
biệt là chiến lược độc đo của bạn thông qua phân tích thị trường tiềm năng
cho thương mại trực tuyến.

Khen ngợi các tổ chức, cá nhân để
trao đổi thông tin

4. Outlining details of the
information exchange relation
Phác thảo chi tiết về mối quan
hệ trao đổi thông tin

Phác thảo chi tiết về mối quan hệ
trao đổi thông tin
• Through this relationship, we could freely exchange our views
and approaches towards achieving the best available options
for our customers.
• Thông qua mối quan hệ này, chúng ta có thể tự do trao đổi
quan điểm và phương php của chúng ta để có được những
lựa chọn tốt nhất cho khch hàng.
• As for the intern position offered at your organization on an
annual basis, I could offer relevant data from Taiwan and the
Pacific Asian region.
• Đối với cc vị trí thực tập hàng năm tại tổ chc của bạn, tôi
có thể cung cấp dữ liệu liên quan từ Đài Loan và khu vực
châu Á Thi Bình Dương.

• We are interested in what opportunities for technological cooperation are available

between our two organizations in the area of developing forecasting models for the
civil engineering sector.
• Chúng tôi quan tâm đến những cơ hội hợp tc công nghệ sẵn có giữa hai tổ chc
của chúng ta trong lĩnh vực pht triển cc mô hình dự bo cho ngành xây dựng dân
dụng.
• During our information exchange, we hope to collaborate with your laboratory in
exploring current trends in the civil engineering sector, hopefully enabling us to
identify areas of mutual interest that would lead to a technology transfer or joint
venture.
• Trong qu trình trao đổi thông tin của chúng tôi, chúng tôi hy vọng hợp tc với cc
phòng nghiên cu của bạn trong việc tìm kiếm xu hướng hiện nay trong lĩnh vực xây
dựng dân dụng, hy vọng cho phép chúng tôi xc định những mối quan tâm chung có
thể sẽ dẫn đến chuyển giao công nghệ hoặc liên doanh.
• Our collaborative relation would hopefully allow us to share information on the latest
advances in online auctioning for marketing segmentation purposes.
• Mối quan hệ hợp tc của chúng tôi hy vọng sẽ cho phép chúng ta chia sẻ thông tin
về những tiến bộ mới nhất trong bn đấu gi trực tuyến với mục đích tiếp thị từng
phần.

Phác thảo chi tiết về mối quan hệ
trao đổi thông tin
5. Expressing optimism in the anticipated
information exchange relation
Thể hiện sự lạc quan trong mối quan hệ
trao đổi thông tin tương lai

Thể hiện sự lạc quan trong mối quan
hệ trao đổi thông tin tương lai
• Familiar with the scope of activities in your marketing department, I
am confident that our organization’s similar methodologies and

strategies will enable us to easily engage in a collaborative effort in
the near future.
• Quen thuộc với phạm vi hoạt động trong bộ phận tiếp thị của bạn,
tôi tin tưởng rằng những phương php và chiến lược tương tự
của chúng tôi sẽ cho phép chúng ta dễ dàng tham gia vào cc nỗ
lực hợp tc trong tương lai gần.
• We believe that such a relation would be a mutually beneficial one.
• Chúng tôi tin rằng một mối quan hệ như vậy sẽ là một cùng có lợi.


• We are anxious to develop long-lasting cooperative
relationships with an institution such as yours.
• Chúng tôi đang nóng lòng muốn pht triển quan hệ hợp
tc lâu dài với tổ chc như bạn.
• I look forward to your thoughts regarding the possibility
of such collaboration.
• Tôi mong muốn được biết suy nghĩ của bạn về khả năng
hợp tc như vậy.
• Such an exchange would enable us to acquire new
perspectives towards the experimental process.
• Một cuộc trao đổi như vậy sẽ cho phép chúng tôi có
được ci nhìn mới đối với qu trình thực nghiệm.

Thể hiện sự lạc quan trong mối quan
hệ trao đổi thông tin tương lai
6. Initiating the information exchange relation
Bắt đầu mối quan hệ trao đổi thông tin
Bắt đầu mối quan hệ trao đổi thông tin
• Would you please send me introductory information as well as other
pertinent literature that analyzes consumer behavior in the above

areas?
• Bạn vui lòng gửi cho tôi thông tin giới thiệu cũng như tài liệu cần
thiết khc để phân tích thi độ của người tiêu dùng trong cc lĩnh
vực trên.
• Exchanging related information, e.g., methodologies, strategies,
corporate missions and objectives, would appear to be the starting
point for such cooperation, followed by visits to each other’ s
marketing departments and, eventually, collaboration on a joint
venture.
• Trao đổi thông tin liên quan, ví dụ như phương php, chiến lược,
nhiệm vụ của công ty và mục tiêu, có thể là điểm khởi đầu cho sự
hợp tc này, tiếp theo là chuyến thăm bộ phận tiếp thị của nhau và
cuối cùng là sự hợp tc liên doanh.

• Please carefully consider my request and inform me of your decision at your
earliest convenience.
• Vui lòng xem xét cẩn thận yêu cầu của tôi và cho tôi biết quyết định của bạn
sớm nhất có thể.
• I look forward to hearing your suggestions on how to initiate this information
exchange relation, perhaps a visit to your marketing department to discuss
relevant strategies and areas of mutual interest.
• Tôi mong muốn được nghe đề xuất của bạn về cách bắt đầu mối quan hệ trao
đổi thông tin này, có đó sẽ một chuyến thăm tới bộ phận tiếp thị của bạn để
thảo luận về chiến lược và cc mối quan tâm chung.

• If you find such an arrangement agreeable, please notify me as to which dates
are most convenient for you.
• Nếu bạn cảm thấy sắp xếp như vậy là ổn, xin vui lòng thông bo cho tôi sớm
nhất có thể.

Bắt đầu mối quan hệ trao đổi thông tin
Trao đổi thông tin: Ví dụ 1
Thank you for your message sent via e-mail and dated December 31, 2009, inviting our Taiwanese branch office to
exhibit its innovative bedding and pillow products in Cologne, Germany on May 2010. Before participating in the
exhibition, I would like to propose an information exchange relationship between our two organizations regarding the
sleeping needs of elderly individuals, hopefully leading to a technology transfer or joint venture opportunity in the near
future.

The Taiwanese branch of this bedding company has increased its number of business units by pursuing an aggressive
marketing strategy since 2000. It has more than 20 units across the island and has seen a dramatic increase in sales
volume. The branch office tentatively plans to construct a new factory next year and broaden its organizational
scope. Franchises are helped to outperform the competition, as evidenced by our development of several bedding and
pillow types and emphasis on electrically heated bedding and customized pillows.
Taiwan’s elderly population has grown rapidly in recent years, and the bedding market has generated considerable
revenues. Given this trend, the R&D Division of the Taiwanese branch has committed significant resources to
designing bedding customized for elderly individuals. The Intellectual Property Office of the Ministry of Economic Affairs
has already granted the relevant patents. Given our headquarters’ vast knowledge of consumer trends and
technological developments in this area, we would like to exchange product information and manufacturing technology
expertise with your R&D unit. Germany has distinguished itself in the latest technological developments in bedding
comfort, the marketing of these products, and consumer relations in this niche.
To initiate this collaborative relationship, five colleagues from the Taiwan branch (including myself) would like to visit
your R&D unit, this upcoming January, hopefully to meet with your departmental managers and research personnel. Let
me know which dates would be the most convenient for such a visit. Prior to our visit, we would appreciate your
forwarding to us any materials regarding your company’s technological developments and marketing strategies in this
area. I look forward to hearing your ideas or suggestions regarding this information exchange opportunity. Thank you in
advance for your careful consideration. I look forward to this mutually beneficial, cooperative effort.

Trao đổi thông tin: Ví dụ 1
Cảm ơn bạn tin nhắn qua e-mail gửi ngày 31 thng 12 2009, mời văn phòng chi nhnh của chúng tôi tại Đài Loan tham
dự triển lãm bộ sản phẩm giường gối tại Cologne, Đc vào thng năm 2010. Trước khi tham gia triển lãm, tôi muốn đề

nghị một mối quan hệ trao đổi thông tin giữa hai tổ chc của chúng ta liên quan đến nhu cầu về giấc ngủ của người
cao tuổi. Hy vọng việc này sẽ dẫn đến kéo theo việc chuyển giao công nghệ hoặc cơ hội liên doanh giữa chúng ta
trong tương lai gần.
Chi nhnh Đài Loan của công ty sản xuất giường ngủ này đã tăng số lượng cc đơn vị kinh doanh bằng cch theo đuổi
một chiến lược tiếp thị năng động kể từ năm 2000. Có hơn 20 đơn vị trên đảo gia tăng đng kể trong khối lượng bn
hàng. Cc văn phòng chi nhnh dự kiến ​​kế hoạch xây dựng một nhà my mới vào năm tới và mở rộng phạm vi tổ
chc. Các chi nhánh được giúp đỡ để làm tốt hơn cc đối thủ, bằng chng là sự pht triển của chúng tôi trong nhiều
bộ đồ giường và cc loại gối và nhấn mạnh vào bộ đồ giường sưởi ấm bằng điện và gối tùy chỉnh.
Số lượng người cao tuổi của Đài Loan đã tang lên nhanh chóng trong những năm gần đây, và thị trường bộ đồ giường
đã tạo ra doanh thu đng kể. Với xu hướng này, bộ phận Nghiên cu và Pht triển của chi nhnh Đài Loan đã cam kết
nguồn lực đng kể để thiết kế bộ đồ giường tùy chỉnh cho người cao tuổi. Văn phòng sở hữu trí tuệ của Bộ Kinh tế đã
được cấp bằng sng chế có liên quan. Với kiến thc rộng lớn của trụ sở chính của chúng tôi về xu hướng tiêu dùng và
pht triển công nghệ trong lĩnh vực này, chúng tôi muốn trao đổi thông tin sản phẩm và sản xuất chuyên môn công
nghệ với đơn vị Nghiên cu và Pht triển của bạn. Đc đã rất nổi tiếng trong cc pht triển mới nhất trong công nghệ
giường ngủ thoải mi, tiếp thị cc sản phẩm này, và mối quan hệ của người tiêu dùng trong lĩnh vực này.
Để bắt đầu mối quan hệ hợp tc này, năm đồng nghiệp từ Đài Loan chi nhnh (bao gồm cả tôi) muốn đến thăm đơn vị
Nghiên cu và Pht triển vào tháng Giêng sắp tới, hy vọng gặp gỡ với cc nhà quản lý phòng ban và nhân viên nghiên
cu. Hãy cho tôi biết ngày nào sẽ là thuận tiện nhất cho một chuyến thăm như vậy. Trước chuyến thăm của chúng tôi,
chúng tôi sẽ đnh gi cao việc gửi đến mọi tài liệu liên quan đến pht triển công nghệ của công ty và chiến lược tiếp thị
trong lĩnh vực này. Tôi mong muốn được nghe ý tưởng hoặc đề xuất của bạn về cơ hội trao đổi thông tin này. Cảm ơn
vì đã xem xét. Tôi mong muốn được hợp tc để đôi bên cùng có lợi.

Trao đổi thông tin: Ví dụ 2
As a member of the technical staff of the Nuclear Medicine Department at S.W.M Memorial Hospital, I am involved in
various stages of the therapeutic treatment of acute stroke patients. Given your institution’s state-of-the-art technology
and advanced expertise in neurology, I would like to propose a technological information exchange between our two
hospital departments on the subject of treating patients with brain ischemia and acute brain stroke. Medical research in
Taiwan heavily emphasizes stroke-related factors leading to mortality.
We are anxious to develop long-lasting cooperative relationships with an institution such as yours. Neurological
departments in Taiwan admit weekly nearly 100 stroke patients for clinical treatment. Our hospital has spent

considerable resources to reduce the risk of stroke and solve problems that involve blood flow in the brain. As growth in
the medical technology sector appears to be unlimited, the neurological department of our hospital is committed to
overcoming stroke-related illnesses and reducing the incidence rate of strokes in Taiwan. Progress in this area
depends on the ability of medical institutions to share and exchange relevant experiences – and we look forward to an
opportunity to do the same with you. Reading the January 2003 issue of Nuclear Medicine Journal, I learned how your
laboratory has reduced semihemisphere bleeding using coregisteration technology. Your ability to differentiate the
infarction area in irreversibly damaged tissue is a respectable achievement. HMPAO SPECT can be used to determine
the extent to which tracer uptake reduction can accurately predict neurological recovery and various programming
languages can be used to write software to identify abnormal sites in the infarct area. I hope that our staff will have the
opportunity to exchange data and experiences in the field of brain stroke patients. Given our hospital’s advanced PET
technological capacity to reduce the incidence of stroke, such collaboration would be mutually beneficial, allowing both
of our organizations to improve continuously expertise in medical diagnosis.
We look forward to hearing your ideas or suggestions regarding this technological information exchange, covering your
work in voxel-based correlations in stroke patients and our research on advanced ischemic damaged tissue. If you
agree, I would like to arrange a 14-day technical visit to your department this upcoming October as the first step of our
cooperation. Please let me know if you would like to discuss any areas of common knowledge.

Trao đổi thông tin: Ví dụ 2
Là một thành viên của đội ngũ kỹ thuật Cục Y học hạt nhân tại bệnh viện SWM Memorial, tôi tham gia vào cc giai
đoạn khc nhau của việc điều trị bệnh nhân đột quỵ cấp. Với công nghệ của tổ chc và chuyên môn tiên tiến trong
thần kinh học, tôi muốn đề nghị một trao đổi thông tin về công nghệ giữa hai bộ phận bệnh viện của chúng ta về vấn đề
điều trị bệnh nhân thiếu mu não cục bộ và đột quỵ não cấp tính. Nghiên cu y học ở Đài Loan chủ yếu nhấn mạnh
đến cc yếu tố liên quan đến đột quỵ dẫn đến tử vong.
Chúng tôi đang nóng lòng muốn pht triển quan hệ hợp tc lâu dài với một tổ chc như bạn. Khoa thần kinh ở Đài
Loan thừa nhận hàng tuần có gần 100 ca điều trị lâm sàng cho bệnh nhân đột quỵ. Bệnh viện chúng tôi đã dành nguồn
lực đng kể để giảm nguy cơ đột quỵ và giải quyết cc vấn đề có liên quan đến lưu lượng mu trong não. Bởi vì sự
pht triển trong lĩnh vực công nghệ y tế dường như là không giới hạn, Khoa thần kinh của bệnh viện chúng tôi cam kết
khắc phục bệnh đột quỵ và giảm tỷ lệ mắc đột quỵ tại Đài Loan. Tiến bộ trong lĩnh vực này phụ thuộc vào khả năng của
cc cơ sở y tế để chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm có liên quan - và chúng tôi mong muốn một cơ hội để làm điều tương
tự như vậy. Đọc cc bài báo thng 1 năm 2003 của Tạp chí Y học hạt nhân, tôi đã nhận ra phòng nghiên cu của bạn

đã giảm được nguy cơ xuất huyết bn cầu não sử dụng công nghệ coregisteration. Khả năng phân biệt cc khu vực
nhồi mu trong cc mô bị hư hỏng không thể phục hồi là một thành tích đng nể. Công nghệ HMPAO SPECT có thể
được sử dụng để xc định mc độ giảm thiểu và có thể dự đon chính xc khả năng phục hồi thần kinh; ngoài ra các
ngôn ngữ lập trình khc có thể được sử dụng để viết phần mềm để xc định cc khu vực bất thường tại vùng nhồi
mu. Tôi hy vọng rằng nhân viên của chúng tôi sẽ có cơ hội trao đổi dữ liệu và kinh nghiệm trong lĩnh vực bệnh nhân
đột quỵ não. Với khả năng giảm thiểu tỷ lệ đột quỵ của công nghệ tiên tiến PET, sự hợp tc của chúng ta sẽ khiến đôi
bên cùng có lợi, cho phép cả hai tổ chc của chúng ta để cải thiện liên tục chuyên môn trong chẩn đon y khoa.
Chúng tôi mong muốn được nghe ý tưởng hoặc đề xuất của bạn liên quan đến trao đổi thông tin về công nghệ này, bao
gồm công trình nghiên cu của bạn ở bệnh nhân đột quỵ và nghiên cu của chúng tôi về thiếu mu cục bộ ở cc mô bị
tổn thương. Nếu bạn đồng ý, tôi muốn sắp xếp một chuyến thăm quan thuật 14 ngày vào Thng Mười sắp tới đây và
xem đó là bước đầu tiên trong sự hợp tc của chúng ta. Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn muốn thảo luận thêm về bất
kỳ lĩnh vực nào.