Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

Đề tài: Tìm hiểu về cơng tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân
tộc.

LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong thời gian thực tập (từ 2/3/2009 đến 3/5/2009) ở UBDT được tiếp xúc
với công việc như một cơng chức em đã có điều kiện để tìm hiểu hoạt động của
UBDT, với sự hướng dẫn của các thầy, cô cùng với sự nghiên cứu và thu thập tài
liệu em đã quyết định chọn đề tài: “Tìm hiểu về cơng tác văn thư lưu trữ ở văn
phịng Uỷ ban dân tộc”.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động
quản lý của Nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy cần
phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Mặt khác, công việc của một
cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu do công
văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay
khơng, điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý và
lãnh đạo. Mặt khác những thơng tin tài liệu chứa đựng những thơng tin bí mật về
chính trị, quốc phịng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ
chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà cịn phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc
đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Đây là nhiệm vụ rất
quan trọng của các cơ quan tổ chức. Đó cũng là những lý do để em chọn đề tài này.
Mặc dù cố gắng hết sức và được sự giúp đỡ tận tình của cơ hướng dẫn song
do điều kiện về thời gian, trình độ của người viết còn hạn chế, đề tài nghiên cứu
rộng nên bài viết của em không tránh khỏi những hạn chế. Rất mong sự đóng góp ý
kiến của các thầy, cơ nhằm cho bài viết của em được hồn thiện hơn.
Thông qua đợt thực tập em xin chân thành cảm ơn văn phòng Uỷ ban dân
tộc, phòng tổng hợp cùng các thầy, cô và bè bạn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng04 năm 2009
Sinh viên
AnouKeo Phouthakayalath

1


2


Chương I: Giới thiệu chung về Văn phòng Uỷ ban dân tộc
1. Giới thiệu khái quát về Uỷ ban dân tộc.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ
Uỷ ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của chính phủ, thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước, quản lý nhà nước các dịch
vụ công thuộc phạm vi quản lý của Uỷ ban Dân tộc theo quy định của pháp luật.
Uỷ ban dân tộc thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn quy định tại Nghị định số
178/2007/NĐ – CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp
lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị quyết, nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của
Uỷ ban dân tộc đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân cơng của Chính
phủ, Thủ tướng chính phủ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình,
dự án, đề án và cơng tác dân tộc, các dự thảo quyết định, chỉ thị và công tác dân tộc
thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ.
3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Uỷ ban dân tộc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
4. Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng chiến lược, chính sách, đề án, dự
án, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hành động, quy hoạch, kế hoạch
tổng thể, kế hoạch vùng về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh quốc phịng

vùng dân tộc để trình Chính phủ, thủ tướng Chính phủ phê duyệt hoặc ban hành,

3


chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện chiến lược, chính sách, đề án, chương
trình, quy hoạch, kế hoạch đó.
5. Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và các tổ chức chính trị - xã hội sơ kết, tổng kết, đánh giá việc tổ chức thực
hiện chủ trương đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan
đến cơng tác dân tộc, báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ định kỳ và đột xuất
theo quy định.
6. Chủ trì xây dựng ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề
án phát triển vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn, chính sách đối
với đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống ở vùng biên giới, vùng sâu, vùng xa, vùng
núi cao, vùng đầu nguồn các sông, suối thường xuyên phải chịu ảnh hưởng của
thiên tai.
7. Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành tiêu chí xác định thành phần các dân tộc thiểu số, tiêu chí phân định các
khu vực vùng dân tộc theo trình độ phát triển, quy định việc xác định lại thành
phần dân tộc theo yêu cầu của công dân và theo quy định của pháp luật.
8. Điều tra, nghiên cứu, xây dựng bộ dữ liệu về các dân tộc thiểu số Việt Nam.
9. Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền
ban hành các chính sách đặc thù đối với cán bộ, công chức trong hệ thống cơ quan
làm cơng tác dân tộc, chính sách thu hút, tăng cường cán bộ, công chức, viên chức
công tác tại vùng dân tộc.
10. Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngagn Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ
quan, tổ chức có liên quan xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có
thẩm quyền ban hành chính sách đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo nghề, nâng cao

dân trí ở vùng dân tộc, tiêu chí đói, nghèo vùng đồng bào dân tộc, chính sách về
bảo tồn và phát huy bản sắc, văn hoá truyền thống của các dân tộc, đảm bảo việc
thực hiện quyền dùng tiếng nói, chữ viết của đồng bào các dân tộc.
4


11. Tham gia ý kiến đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Bộ
trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương liên quan đến công tác dân tộc, kiểm tra việc thực
hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liên
quan đến công tác dân tộc ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ và
ở các địa phương.
12. Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc tổ chức thực hiện các chương trình,
chính sách phát triển kinh tế - xã hội vùng dân tộc, các chính sách đầu tư, hỗ trợ ổn
định cuộc sống cho đồng bào dân tộc thiểu số, các chính sách, dự án bảo tồn và
phát triển các dân tộc ít người.
13. Chủ trì, phối hợp với Bộ tư pháp, các cơ quan thông tin đại chúng và các địa
phương tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Uỷ ban dân tộc cho đồng bào dân tộc thiểu số, vận động đồng bào dân tộc thiểu
số thực hiện chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
14. Tham gia thẩm định các dự án, đề án, chương trình do các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan, tổ chức có liên quan chủ trì xây
dựng liên quan đến đồng bào dân tộc thiểu số; tham gia quản lý, chỉ đạo việc thực
hiện các chương trình, dự án do nước ngồi, tổ chức quốc tế tài trợ, đầu tư vào
vùng dân tộc thiểu số theo quy định của pháp luật.
15. Tiếp đón, thăm hỏi và phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương giải quyết
các nguyện vọng của đồng bào dân tộc thiểu số theo chế độ, chính sách và quy định
của pháp luật.
16. Định kỳ tổ chức các hội nghị, đại hội đại biểu tồn quốc các dân tộc thiểu số
Việt Nam có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương, tổ chức

cáchoạt động giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa đại biểu dân tộc thiểu số các
vùng nhằm tăng cường khối đại đoàn kết các dân tộc Việt Nam.
17. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ
trong việc xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền ban
5


hành và tổ chức thực hiện các chính sách đối với người có uy tín trong đồng bào
dân tộc thiểu số, khen thưởng theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền
khen thưởng các tập thể và cá nhân tiêu biểu người dân tộc thiểu số có thành tích
xuất sắc trong lao động, sản xuất và xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, giữ gìn an
ninh, trật tự và gương mẫu thực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật
của Nhà nước.
18. Chỉ đạo và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của uỷ ban dân
tộc theo chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng chính phủ
phê duyệt.
19. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ,
môi trường trong lĩnh vực công tác dân tộc và địa bàn vùng dân tộc.
20. Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Uỷ
ban dân tộc theo quy định của pháp luật.
21. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, giải quyết khiếu nại,
tố cáo, kiến nghị của cơng dân,thực hiện phịng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu
cực và xử lý các vi phạm pháp luật theo thẩm quyền của Uỷ ban dân tộc.
22. Quản lý và tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế
độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước thuộc phạm vi quản lý của uỷ ban dân tộc, đào tạo bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và những người làm công tác
dân tộc, xây dựng tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của ngạch công chức thuộc
ngành, lĩnh vực do Uỷ ban dân tộc được phân công phân cấp quản lý để Bộ Nội vụ
ban hành; ban hành tiêu chuẩn chức danh của người đứng đầu cơ quan làm công tác

dân tộc thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
23. Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm, phối hợp với Bộ tài chính lập, tổng
hợp dự tốn thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi để trình Chính
phủ, quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách nhà nước thực hiện các
nhiệm vụ về ngân sách nhà nước, tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.
6


24. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy
CHỦ NHIỆM
UBDT

Vụ kế
hoạch
tài
chính

Vụ
tun
truyền

Vụ tổ
chức
cán bộ

Vụ địa
phương
I

Vụ
pháp
chế

Vụ địa
phương
II

Vụ
hợp
tác
quốc
tế

Vụ địa
phương
III

Thanh
tra

Viện
dân
tộc

Trường
cán bộ
dân tộc

Văn
phịng

Trung
tâm
thơng
tin

Vụ
tổng
hợp.

Tạp
chí
dân
tộc

Vụ
chính
sách
dân
tộc

Báo
dân
tộc và
phát
triển

2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban dân tộc.

2.1. Chức năng, nhiệm vụ
Văn phòng là đơn vị của Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là uỷ ban) có chức năng
giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban dân tộc (sau đây gọi tắt là Bộ trưởng, chủ
nhiệm) theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình, kế
hoạch cơng tác của Uỷ ban. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ; quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương
tiện làm việc, điều kiện làm việc, phục vụ chung cho các hoạt động của Uỷ ban.
Văn phịng có con dấu riêng để giao dịch và được mở tài khoản theo quy định của
pháp luật.
7


1. Tổng hợp, tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng của
lãnh đạo Uỷ ban; đôn đốc, theo dõi, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện chương
trình, kế hoạch cơng tác đã được lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt.
2. Thực hiện công tác thư ký, giúp việc lãnh đạo Uỷ ban, kiểm tra thể thức và thủ
tục trong việc trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính theo quy định. Ban hành các thông báo, ghi chép biên bản
các hội nghị, cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các
quyết định, ý kiến kết luận và các nhiệm vụ được lãnh đạo Uỷ ban giao cho các Vụ,
đơn vị trực thuộc Uỷ ban.
Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc, Uỷ ban chuẩn bị nội dung các cuộc
họp của lãnh đạo, Ban cán sự Đảng và của các thành viên Uỷ ban.
3. Là đầu mối giúp lãnh đạo Uỷ ban quan hệ công tác và thực hiện các quy c hế
phối hợp với văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ
tịch nước, Văn phịng chính phủ, các Bộ, ban ngành Trung ương, các đồn thể, tỏo
chức chính trị - xã hội và địa phương.
4. Là đầu mối cung cấp thông tin và thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Uỷ
ban theo quy định.
5. Xây dựng báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành định kỳ tháng, quý, năm của lãnh

đạo Uỷ ban theo quy định, là đầu mối tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và đại
biểu Quốc hội đối với Uỷ ban.
6. Tổ chức thực hiện cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ và cung cấp thông tin,
tài liệu của Uỷ ban, thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ
quan Uỷ ban.
Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển phát các văn bản đến, đi của Uỷ
ban, thực hiện in ấn, sao chụp, đánh máy tài liệu và phát hành các văn bản của Uỷ
ban, quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban và văn phòng theo quy định.
7. Thường trực tham gia giúp lãnh đạo Uỷ ban về thực hiện nhiệm vụ cải cách thủ
tục hành chính, chủ trì việc rà sốt, đơn giản hóa thủ tục hành chính, theo dõi việc
8


chấp hành của cán bộ, công chức, viên chức các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban đối
với nội quy, quy chế làm việc, quy chế văn thư và các quy chế khác của Uỷ ban;
chủ trì nghiên cứu xây dựng và tổ chức thực hiện việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn
ISO trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban.
8. Quản lý các nguồn kinh phí hành chính, sự nghiệp được phân bổ cho văn phòng
và các nguồn kinh phí khác do lãnh đạo Uỷ ban giao, lập dự toán và tổ chức thực
hiện dự toán, quyết toán thu chi ngân sách được giao; giải quyết các thủ tục cấp
phát kinh phí phục vụ cho các hoạt động thường xuyên, đột xuất của Uỷ ban theo
quy định.
Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban xây dựng quy định, quy chế
quản lý tài chính theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo phân công của lãnh
đạo Uỷ ban.
9. Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện đi lại, trang thiết bị và
điều kiện làm việc của cơ quan Uỷ ban. Lập kế hoạch hằng năm và tổ chức thực
hiện việc mua sắm, sửa chữa các phương tiện, vật tư kỹ thuật và các trang thiết bị
khác phục vụ cho hoạt động của Uỷ ban.
10. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng cơ bản và sửa chữa, tu bổ trụ sở làm việc của Uỷ

ban theo chủ trương hiện đại hoá cơng sở cơ quan hành chính.
11. Tổ chức thực hiện cơng tác thường trực, bảo vệ, phịng cháy và chữa cháy, công
tác quân sự địa phương dân quân tự vệ, thực hiện nhiệm vụ chỉ huy trưởng ban chỉ
huy quân sự cơ quan uỷ ban Uỷ ban theo quy định, công tác y tế, vệ sinh môi
trường và bảo đảm cảnh quan trong cơ quan ủy ban.
12. Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của uỷ ban.
Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban, cơ quan làm công tác dân
tộc địa phương và các cơ quan có liên quan tổ chức thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng theo quy chế thi đua, khen thưởng của Uỷ ban và quy định của pháp
luật.
13. Chủ trì, phối hợp với các Vụ, đơn vị tổ chức, phục vụ:
9


a) Các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc thiểu số Việt Nam có thành
tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương;
b) Đón tiếp các đoàn đại biểu đồng bào dân tộc thiểu số đến thăm và làm việc với
Ủy ban.
c) Các hội nghị, cuộc họp, lễ kỷ niệm của Uỷ ban theo quy định. Thưc hiện nhiệm
vụ hậu cần, đón, đưa các đồn khách trong nước và ngồi nước, các đồn cơng tác
của lãnh đạo Uỷ ban;
d) Lễ tang của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Ủy ban; tổ chức
thăm viếng gia đình thân nhân cán bộ, cơng chức, viên chức, người lao động của
Uỷ ban khi từ trần theo quy định của Nhà nước và Quy chế của Uỷ ban.
14. Phối hợp với cơng đồn Uỷ ban chăm lo đời sống, vật chất, tinh thần cho cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động của Uỷ ban theo chế độ, chính sách của
nhà nước và của Uỷ ban.
15. Quản lý, phân công, nhận xét, đánh giá, theo dõi việc chấp hành nội quy, quy
chế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, người lao động thuộc văn phòng.
Đề xuất việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, cơng chức thuộc biên

chế của văn phịng trình Bộ trưởng, chủ nhiệm quyết định; ký kết các hợp đồng lao
động thuộc văn phòng theo quy định.
16. Quản lý nhà khách dân tộc cho đến khi Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt Đề án
tổ chức và hoạt động của nhà khách theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công
lập.
17. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng, chủ nhiệm giao.

10


2.2. Cơ cấu, tổ chức bộ máy
1. Văn phịng có Chánh văn phịng, các phó chánh văn phịng và cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động, làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với chế độ trực
tuyến.
Chánh văn phòng là chủ tài khoản của văn phòng, do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ
nhiệm và miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, chủ nhiệm về toàn bộ
hoạt động của Văn phịng.
Các Phó chánh văn phịng do Bộ trưởng, chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo
đề nghị của Chánh văn phịng. Phó chánh văn phịng giúp chánh văn phịng phụ
trách một số mặt cơng tác của văn phịng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về nhiệm vụ được phân cơng.
2. Các phịng chức năng:

CHÁNH VĂN PHỊNG

Phịng
thư ký
tổng
hợp

Phịng
hành
chính

Phịng
quản
trị

Phịng
kế
tốn
tài vụ

Phịng
thi đua
khen

Đơi xe

thưởng

Lãnh đạo phịng gồm có Trưởng phịng và các phó trưởng phịng (đối với Đội xe là
đội trưởng, đội phó), do Bộ trưởng Chủ nhiệm bổ nhiệm và miễn nhiệm theo đề
nghị của Chánh văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ của phòng theo quy định và theo phân cơng của lãnh đạo
văn phịng.

11

3. Chánh văn phịng có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng,
đơn vị trực thuộc, xây dựng quy chế làm việc của văn phòng, đề án về tổ chức và
hoạt động của nhà khách dân tộc theo quy định đối với tổ chức sự nghiệp công lập,
trình Bộ trưởng, chủ nhiệm phê duyệt.
3. Tổ chức cơ cấu, nhân sự về công tác văn thư
Tổ chức cơ cấu, nhân sự về cơng tác văn thư gồm có:
- Phó chủ nhiệm TT, Chánh văn phịng, phó chánh văn phịng, Trưởng phịng hành
chính - Quản trị chỉ đạo chung.
- Bộ phận văn thư nằm trong Phịng hành chính - Quản trị văn phòng Uỷ ban dân
tộc.
- Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lý con
dấu, chuyển giao văn bản đi và vừa làm cơng tác phó phịng Hành chính - Quản trị,
01 cán bộ chuyên viên, quản lý văn bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan.
+ Trình độ chun mơn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán bộ học đại
học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 01 cán bộ học đại học chuyên ngành khác
(được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư, lưu trữ). Độ tuổi: Từ 46 đến 55, là
02 cán bộ nữ.
- Ngoài ra các Vụ, đơn vị của Uỷ ban có một số cán bộ làm việc văn thư và một số
chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý các văn bản đi đến của đơn
vị mình.
- Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn bản hoàn thống nhất theo quy
trình, quy định của Uỷ ban Dân tộc và tương đối ổn định.
- Hình thức tổ chức quản lý văn bản đi và đến bằng số đăng ký văn bản và hệ
thống nối mạng máy tính nội bộ của Uỷ ban.

12


Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ
ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc

1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ.
1.1 Công tác văn thư, ý nghĩa của công tác văn thư
Quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư:
- Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về
soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá
trình hoạt động của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác
văn thư.
Công tác văn thư hay cịn gọi là cơng tác văn thư giấy tờ là một trong những
phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các đoàn thể, tổ chức
xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức
năng nhiệm vụ của mình. (giáo trình cơng tác hành chính văn phịng trong cơ quan
Nhà nước).
Cơng văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà nước
dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật
của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp để ghi chép kinh
nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ cho
lãnh đạo vì cơng văn, giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổ
chức, nhiệm vụ và ưu điểm, khuyết điểm của cơ quan đó.
Việc tổ chức cơng tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ quan, tổ
chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ trưởng cơ quan quy
định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên cứu có trách nhiệm xem xét,
nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần thiết và lập hồ sơ cơng việc của mình
để cuối năm nộp cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm
sửa chữa công văn, duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận
13


công văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối cơng văn đến người có
trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân bản và gửi công
văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu, lưu trữ văn bản, để nộp cho

lưu trữ cơ quan.
Ý nghĩa công tác văn thư
Làm tốt cơng tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một
cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội.
Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa
các cơ quan tổ chức với nhau. Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và
hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng
và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an tồn tài liệu và bảo vệ bí mật quốc gia nguồn
bổ sung chủ yếu vơ tận những tài liệu có ý nghĩa trong cơng tác quản lý nhà nước.
Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác
dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo.
1.2 Công tác lưu trữ, ý nghĩa của công tác lưu trữ
Quy định tại Điều 1 pháp lệnh lưu trữ quốc gia 4/4/2001.
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng,
an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục – khoa học và cơng nghệ được hình thành
trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam trong quá trình hoạt động của các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là
cơ quan), tổ chức và các nhân vật lịch sử tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử
khoa học và hoạt động thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên
giấy phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, các vật mang tin
khác trong trường hợp khơng cịn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản
sao cho hợp pháp.

14


“ Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam” là tồn bộ tài liệu lưu trữ của nước Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội,

nơi bảo quản, kỹ thuật làm ra tài liệu đó.
Phơng lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm phông lưu trữ Đảng Cộng sản
Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
“Phông lữu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam”: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức của Đảng Cộng sản
Việt Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội, tài liệu về thân thế,
sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, của các nhân vật lịch sử tiêu
biểu của Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức
chính trị xã hội.
“Phơng lưu trữ nhà nước Việt Nam” là tồn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức
xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân, các nhân vật lịch sử
tiêu biểu và tài liệu khác có giá trị.
“ Lưu trữ hiện hành”: Là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ
thu thập bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ đựơc tiếp nhận từ các đơn vị
thuộc cơ quan tổ chức.
“Lưu trữ lịch sử”: là cơ quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài
và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các
nguồn tài liệu khác.
“Bảo hiểm tài liệu lưu trữ”: là việc thực hiện các biện pháp sao chụp, bảo
quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ chuyên dụng riêng biệt tách rời bản chính, bản
gốc đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt q, hiếm nhằm bảo vệ an tồn tài liệu đó.
Cơng tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản
an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. (Theo cuốn Công tác Hành chính
văn phịng trong cơ quan nhà nước).

15


Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu đã giải

quyết xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ
hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan là
nguồn nộp lưu vào các lưu trữ. Ngoài ra n gười ta còn chú ý sưu tâm những tài liệu
có xuất xứ cá nhân, tài liệu cịn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân
dân, vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu giữ được trong các
tổ chức lưu trữ của nhà nước.
Bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ: là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ
thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài
liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ
quan - tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ khơng phải chỉ bảo quản đóng
kín mà chúng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa đươc khai thác phục
vụ cho toàn xã hội, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phịng đọc phục vụ
độc giả, làm cơng tác tra cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu
trữ.
Ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách
trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch
sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương, chính
sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hố, xã hội, phục vụ cơng tác nghiên cứu và
giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, cơng chức nói riêng và tồn cơ
quan nói chung.
Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động
sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi
lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các
16

lĩnh vực. Nó khơng chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ
cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc
nghiên cứu hiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận
động của tự nhiên – xã hội để dự báo dự đốn chính xác thúc đẩy tiến trình phát
triển của xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho con người, cho quốc gia.
2. Cơ sở pháp lý của công tác văn thư lưu trữ
* Quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ
Có thể áp dụng các văn bản sau:
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 4/4/2001 của
UBTVQH khố X.
Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 về công tác
văn thư.
Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định chi
tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư số 21/2005/TT – BNV ngày (01/2/2005) hướng dẫn chức năng
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ.
3. Thực trạng cơng tác văn thư lưu trữ của Văn phịng Uỷ ban dân tộc
3.1. Công tác văn thư
Công tác văn thư của Uỷ ban dân tộc là: ban hành văn bản, quản lý văn bản
và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ ban Dân tộc; quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác lưu trữ.
3.1.1 Các nghiệp vụ công tác văn thư của Văn phịng Uỷ ban dân tộc
* Trách nhiệm đối với cơng tác văn thư:
- Lãnh đạo Uỷ ban, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Uỷ ban trong phạm
vi quyền hạn được giao, có trách nhiệm chỉ đạo cơng tác văn thư, chỉ đạo việc
nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

17

- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết cơng việc có liên quan
đến cơng tác văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về công tác văn
thư.
* Hình thức văn bản.
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Uỷ ban
dân tộc bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Quy chế soạn
thảo, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Uỷ ban dân tộc.
- Văn bản hành chính gồm có:
Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thơng báo, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,cơng văn, cơng điện,
giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy
đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;
- Các hình thức văn bản khác như: Văn bản chuyên ngành, Văn bản của
tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể
của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
* Thể thức văn bản:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thơng tư Liên tịch số 55/2005/TTLT –
BNV – VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể
của các ngành, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân nước ngồi được thực hiện theo thơng lệ quốc tế.
18

* Soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12/11/1996; Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều lệ của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 16/12/2002, Nghị định số 161/2003/NĐ – CP ngày 27/12/2005 của Chính
phủ quy định chi tiết về hướng dẫn thi hành một số điều của Luật ban hành văn
bản quy phạm pháp luật và Luật sửa đổi, bổ sung, một số điều của Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật; Quy chế thẩm định dự án, dự thảo văn bản
quy phạm pháp luật ban hành kèm theo Quyết định số 05/2007/QĐ – TTg ngày
10/1/2007 của Thủ tướng Chính phủ và Quy chế soạn thảo, ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Uỷ ban dân tộc.
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Uỷ ban
giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các cơng việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cấnoạn
thảo;
- Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban việc tham
khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên
cứu tiếp thu ý kiến để hồn thành bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan (hồ sơ
trình).
* Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
19

* Đánh máy, nhân bản văn bản.
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc khơng rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người
duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
- Đối với các văn bản trình lãnh đạo Uỷ ban ký, thì Thủ trưởng đơn vị
chủ trì soạn thảo văn bản ký tắt vào cuối dòng cuối cùng của văn bản, sau đó
chuyển tồn bộ hồ sơ trình đến phịng Tổng hợp, Văn phịng Uỷ ban, Phịng
tổng hợp giúp Chánh văn phòng Uỷ ban thực hiện trách nhiệm được giao.
* Ký văn bản
- Đối với các văn bản do Thủ trưởng các đơn vị thuộc Uỷ ban ký thừa
lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban thì Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm
trình lãnh đạo Uỷ ban duyệt nội dung và có ý kiến đồng ý cho phép ký.
- Khi ký văn bản không dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ hoặc các loại
mực dễ phai.
- Văn bản sau khi lãnh đạo Uỷ ban đã ký, sẽ được phòng Tổng hợp tiếp
nhận, vào sổ theo dõi và chuyển đến phịng hành chính - quản trị để làm thủ tục
phát hành văn bản đi. Không trả văn bản lãnh đạo Uỷ ban ký cho các đơn vị
chủ trì soạn thảo tự phát hành.
Tồn bộ hồ sơ trình lãnh đạo Uỷ ban ký (trừ những hồ sơ liên quan đến
tổ chức cán bộ), sau khi phát hành văn bản Phịng Hành chính - Qủan trị có

20