Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

LỜI CẢM ƠN
Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập tại trường Đại Học
Thương Mại, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến
thức thực tế thu được qua quá trình thực tập tạiCông ty Cổ phần Giải pháp Con Đường
Số, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống
quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”.
Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, các thầy cô trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích
trong bốn năm học qua.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của cô: T.S Nguyễn
Thị Thu Thủy – giảng viên thuộc bộ môn Tin học, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã
hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa
luận tốt nghiệp.
Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Công ty Cổ phần Giải pháp
Con Đường Số đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Phùng Văn Định
1
MỤC LỤC
2
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin tổng quát
Hình 2.2
Sơ đồ bộ máy tổ chức tại CTCP Giải pháp Con Đường Số
Hình 2.3 Biểu đồ số lượng các phần mềm được sử dụng tại CTCP Con Đường
Số
Hình 2.4 Biểu đồ mức độ hài lòng (Nguồn: kết quả phiếu điều tra)
Hình 2.5 Biểu đồ đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý khách hàng, nhà
cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số
Bảng 3.1 Các tác nhân và ca sử dụng

Hình 3.2 Sơ đồ Use-case cuả hệ thống
Hình 3.3 Sơ đồ lớp của hệ thống
Hình 3.4 Sơ đồ tuần tự chức năng nhập thông tin nhà cung cấp
Hình 3.5
Sơ đồ tuần tự chức năng nhập thông tin khách hàng
Hình 3.6 Sơ đồ tuần tự chức năng nhập phiếu thanh toán
Hình 3.7 Sơ đồ tuần tự chức năng tra cứu thông tin nhà cung cấp
Hình 3.8 Sơ đồ tuần tự chức năng tra cứu thông tin khách hàng
Hình 3.9 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật thông tin khách hàng
Hình 3.10 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật thông tin nhà cung cấp
Hình 3.11 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Nhận phiếu đặt hàng
Hình 3.12
Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Cập nhật phiếu thanh toán
Hình 3.13
Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Tra cứu thông tin nhà cung cấp
3
Hình 3.14 Sơ đồ hoạt động miêu tả use-case Tra cứu thông tin khách hàng
Hình 3.15 Giao diện Menu chính
Hình 3.16
Giao diện cập nhật thông tin nhà cung cấp
Hình 3 17
Giao diện cập nhật thông tin khách hàng
Hình 3.18 Giao diện cập nhật phiếu thanh toán
Hình 3.19
Giao diện tra cứu thông tin khách hàng
Hình 3.20
Giao diện tra cứu thông tin nhà cung cấp
Hình 3.21
Giao diện tạo báo cáo
Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số

Bảng 1.2 Số liệu thống kê hiện trạng hạ tầng hệ thống thông tin trong công ty
Bảng1.3 Số liệu thống kê các phần mền được sử dụng trong công ty
4
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
5
LỜI MỞ ĐẦU
Công nghệ thông tin (CNTT) là động lực thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và kích
thích tăng lực đổi mới đối với nền kinh tế toàn cầu nói chung và nền kinh tế quốc dân
của mỗi nước nói riêng. Với sự phát triển của đất nước ta hiện nay, cùng với sự bùng
nổ về Công nghệ thông tin, ngành Tin học đã giúp con người quản lý được các thông
tin, dữ liệu một cách dễ dàng, chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian. Chính vì vậy,
Việt Nam đã coi CNTT là mục tiêu, động lực của sự phát triển Kinh tế - Xã hội.
Hiện nay đa số các Công ty đã có ứng dụng tin học vào một số công việc, ví dụ
như quản lý số liệu, xử lý số liệu và văn bản, quản lý nhân sự và tiền lương…, việc tin
học hóa này mang lại lợi ích ngày càng cao cho công ty. Khách hàng và nhà cung cấp
là hai yếu tố quan trọng hàng đầu đối với mỗi công ty. Vì vậy, cần phải quản lý các
thông tin của khách hàng và nhà cung cấp sẽ góp phần giúp công ty chủ động trong
quá trình sản xuất và kinh doanh tạo tiền đề cho doanh nghiệp phát triển. Trong xu thế
thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay thì khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng
nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý khách hàng và nhà cung cấp
trong doanh nghiệp, em đã chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách
hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”.
Với mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp
trong công ty nhằm đạt được hiệu quả quản lý và kinh doanh cao hơn, đề tài đã nghiên
cứu công tác quản lý khách hàng và nhà cung cấp trong điều kiện ứng dụng công nghệ
thông tin. Do năng lực có hạn và thời gian không cho phép, khóa luận do em thực hiện
còn có thiếu sót, em mong được sự góp ý của quý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn!
6
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

KHÁCH HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP
1.1. Tính cấp thiết của đề tài.
Trong kỷ nguyên hiện nay, công nghệ đã và đang khẳng định được tầm quan
trọng của mình. Mọi lĩnh vực đời sống như kinh tế, xã hội, chính trị, giáo dục, y tế
đều có sự giúp sức của công nghệ thông tin, mang lại những hiệu quả rõ rệt. Do đó,
việc áp dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp là điều thiết yếu. Sức mạnh của
công nghệ giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp trở nên nhanh chóng và chính xác
hơn, từ việc sản xuất, giao vận cho tới quản lý, kiểm kê.
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, khách hàng và nhà cung cấp luôn là hai yếu tố
quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp. Dữ liệu về khách hàng và nhà cung cấp luôn
chiếm lượng lớn, đòi hỏi tính bảo mật cao và có thể cung cấp kịp thời cho quá trình
sản xuất và bán hàng. Hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp ra đời
nhằm đáp ứng yêu cầu này. Ứng dụng hệ thống thông tin giúp cho việc quản lý, tìm
kiếm, truy xuất, sử dụng những dữ liệu liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp trở
nên gọn nhẹ, nhanh chóng nhưng vẫn an toàn, hiệu quả.
Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số,
em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý khách
hàng và nhà cung cấp cho công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý dữ
liệu, để tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí tối đa, rút ngắn thời
gian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao, và đang đem lại nhiều lợi ích thiết thực
cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông tin, lập các báo
cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ dàng hơn.
Vì vậy, bài khóa luận của em chọn đề tài là: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản
lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”.
7
1.2. Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Hệ thống thông tin không còn là lĩnh vực xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt
Nam hiện nay. Nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng HTTT và đạt được những thành tựu
rõ rệt do hiệu quả của hệ thống mang lại. Những dự án xây dựng, đồ án nghiên cứu về
hệ thống thông tin cũng xuất hiện ngày một nhiều. Đối với vấn đề quản lý khách hàng,

nhà cung cấp, em đã tìm và tham khảo được một số tài liệu sau đây.
Đồ án tốt nghiệp: “Tìm hiểu và xây dựng hệ thống quản lý mối quan hệ khách
hàng trong thương mại điện tử”, Đặng Thị Xuân Dung, Phạm Thị Thúy Hạnh, Khoa
Công nghệ Thông tin, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh.
Trong đồ án này, người thực hiện đã tìm hiểu và phân tích đầy đủ những yêu cầu,
chức năng cần thiết cho một hệ thống thông tin quản lý khách hàng. Đồ án cũng chỉ ra
những ưu, nhược điểm khi áp dụng hệ thống này, cách khắc phục và phương pháp an
toàn bảo mật cho dữ liệu trong hệ thống.
Nội dung đồ án dừng lại ở một hệ thống chung cho tất cả các doanh nghiệp
thương mại điện tử. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có cơ cấu tổ chức,
quy trình hoạt động giống nhau, một hệ thống chung không thể mang áp dụng tại tất cả
các doanh nghiệp.
Đề án: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng tại ngân hàng
Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Long Biên”, Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín.
Đồ án tốt nghiệp “xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty cổ
phần vật tư vận tải xi măng” của sinh viên Nguyễn Hoàng Vũ lớp K43/41.01 Khoa
Quản trị hệ thống thông tin kinh tế, Học viện Tài chính
Hệ thống này đã được xây dựng và áp dụng thành công trên thực tế nên nội dung
đề án hoàn toàn có tính xác thực, tính ứng dụng và đáng để tham khảo, học hỏi. Quy
trình phân tích, thiết kế được thực hiện đầy đủ, kỹ lưỡng theo từng bước một.
Tuy nhiên, hệ thống này xây dựng theo phương pháp hướng chức năng nên có
một số nhược điểm như mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả
được đầy đủ và trung thực hệ thống trong thực tế, không hỗ trợ việc sử dụng lại, không
phù hợp phát triển các phần mềm lớn, khó kiểm soát và an toàn bảo mật dữ liệu.
Vì vậy, để khác phục các nhược điểm của các đề tài đã nêu cũng như học hỏi các
ưu điểm lợi thế của các đề tài em chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý
8
khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số” để làm đề
tài khóa luận tốt nghiệp.
1.3. Mục tiêu của đề tài.

Mục tiêu chung: nhận thức được tầm quan trọng và ý nghĩa cả việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác quản lý doanh nghiệp, đề tài “Phân tích và thiết kế
hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con
Đường Số” được đề xuất cho doanh nghiệp với mục tiêu khảo sát và đánh giá thực
trạng của công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại công ty và đưa ra giải pháp
thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp phù hợp
với công ty, giải quyết được bài toán về quản lý khách hàng và nhà cung cấp của công
ty, giúp công ty đạt được hiệu quả cao hơn trong kinh doanh, cũng như các công tác
khác như chăm sóc khách hàng, marketing,…
Mục tiêu cụ thể:Hệ thống hóa cơ sở lý luận, tìm hiểu thực trạng về phân tích thiết
kế hệ thống quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số và
đưa ra giải pháp cho phân tích thiết kế hệ thống tại CTCP Giải pháp Con Đường Số.
Đề tài khóa luận sẽ đưa ra một bản phân tích theo hướng đối tượng cho hệ thống quản
lý khách hàng, nhà cung cấp sao cho hệ thống này phù hợp với quy trình hoạt động,
nguồn lực tại CTCP Giải pháp Con Đường Số, có thể ứng dụng và mang lại hiệu quả
tốt cho công ty.
1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: quy trình quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp, những
yêu cầu mà hệ thống phải đáp ứng, những vấn đề có khả năng phát sinh trong thực tế
sử dụng.
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số. Công ty cổ phần Giải
pháp Con Đường Số là nhà phân phối chính thức của công ty phần mềm Sage tại Việt
Nam. CDS chủ yếu cung cấp hai sản phẩm là hệ thống Sage Accpac ERP và hệ thống
Sage Accpac Project and Job Costing.
- Thời gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số từ năm 2007 đến
nay.
9
1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài.
Để thực hiện được đề tài khóa luận này, em đã áp dụng một số phương pháp như
sau:

1.1.5.Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp phỏng vấn
- Nội dung:
Tìm hiểu những vấn đề mang tính chuyên sâu về các vấn đề có liên quan đến
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý khách hàng và nhà cung cấp tại
công ty, mức độ đầu tư và mong muốn của công ty đối với hệ thống mới.
- Cách thức tiến hành:
Phỏng vấn những người có tương tác với hệ thống đó là trưởng phòng kinh
doanh, các nhân viên IT, nhân viên kế toán, nhân viên kho và ban giám đốc để thu
được những thông tin xác thực nhất về vấn đề đang nghiên cứu.
Phương pháp quan sát hệ thống
Phương pháp quan sát giúp các phân tích viên thu thập được những thông tin
không có trong tài liệu và không thu thập được qua quá trình phỏng vấn, có được một
bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hoạt động của tổ chức. Phương
pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian. Phương pháp quan sát có một số hạn chế như
một hệ thống mới thường làm thay đổi phương pháp và các chi tiết thao tác của hệ
thống cũ làm cho các quan sát này không còn ý nghĩa, đồng thời quan sát cũng làm
cho người bị quan sát cảm thấy khó chịu và có xu hướng thay đổi cách hành động.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Các dữ liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo
tài chính của Công ty và một số nguồn tài liệu từ Internet.
1.5.2.Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Phương pháp định lượng
Dữ liệu sau khi thu thập sẽ được đưa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần
mềm excel để xử lý thông tin sơ cấp thông qua bảng câu hỏi được thiết kế sẵn, đánh
giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản
lý khách hàng, nhà cung cấp và tình hình hệ thống thông tin quản lý tại công ty.
Phương pháp định tính
10
Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập được thông qua các

câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, thông tin được thu thập từ các nguồn
khác (như Internet ) nhằm chọn được thông tin phù hợp với mục đích sử dụng và nội
dung nghiên cứu.
1.5.3.Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Microsoft Access: sử dụng để tổ chức cở sở dữ liệu cho đề tài
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: sử dụng để lập trình một số modul cho phần
mềm này
Visual Paradigm: sử dụng để mô hình hóa hướng đối tượng cho hệ thống.
1.6. Kết cấu của đề tài.
Với đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp
tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số”, bài khóa luận sẽ bao gồm ba phần sau
đây:
- Chương I: Tổng quan về xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung
cấp.
Trong chương I em sẽ nêu ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của
đề tài. Bên cạnh đó em sẽ đưa ra những phương pháp nghiên cứu và các công cụ để
thực hiện đề tài.
- Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý khách hàng, nhà cung cấp tại Công ty
Cổ phần Giải pháp Con Đường Số.
Trong chương II sẽ đưa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệ thống thông tin.
Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hướng đối tượng và sơ lược về
UML. Nêu ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại công ty Cổ phần Giải
pháp Con Đường Số từ đó đề ra phương án giải quyết.
- Chương III: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà cung cấp
theo hướng đối tượng tại Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số.
11
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ KHÁCH
HÀNG VÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CON
ĐƯỜNG SỐ
2.1. Cơ sở lý luận

2.1.1. Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin
Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông
tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.
Khái niệm thông tin (information) được sử dụng thường ngày. Con người có nhu
cầu đọc báo, nghe đài, xem phim, video, đi tham quan, du lịch, tham khảo ý kiến
người khác, để nhận được thêm thông tin mới. Thông tin mang lại cho con người sự
hiểu biết, nhận thức tốt hơn về những đối tượng trong đời sống xã hội, trong thiên
nhiên, giúp cho họ thực hiện hợp lý công việc cần làm để đạt tới mục đích một cách
tốt nhất.
Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản
lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các
chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối
với các doanh nghiệp.
Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin (HTTT): Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu
thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh
doanh.
Hệ thông tin phát triển qua bốn loại hình:
- Hệ xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ (ví
dụ: Các hệ thống tính lương).
- Hệ thông tin quản lý (Management Information System - MIS): Một hệ thông tin gồm
cơ sở dữ liệu hợp nhất và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và
ra quyết định.
- Hệ trợ giúp quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định (cho phép nhà phân tích ra quyết
định chọn các phương án mà không phải thu thập và phân tích dữ liệu).
- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách
thông minh.
Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần chính:
12
- Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ

thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT
- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ
lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hoặc giải
quyết một bài toán nào đó.
- Hệ thống mạng máy tính: là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông
qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó.
- Dữ liệu:
+ Cơ sở dữ liệu (CSDL): là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được
lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thể thoả
mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều
chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau.
+ Hệ quản trị CSDL: là hệ thống phần mềm máy tính được thiết kế chuyên biệt
cho các bài toán quản lý, cung cấp hai tính năng chính là lưu trữ, quản lý dữ
liệu và khai thác, truy cập dữ liệu.
- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT, gồm 2 nhóm chính: những người
sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT.
Hình 2.1. Mô hình hệ thống thông tin tổng quát
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:
13
- Về đối ngoại: Hệ thống thông tin thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa
thông tin ra môi trường bên ngoài. VD: thông tin về giá cả, thị trường, sức lao động,
nhu cầu hàng hoá v.v.
- Về đối nội: Hệ thống thông tin là cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ nghiệp vụ.
Nó cung cấp cho hệ tác nghiệp, hệ quyết định các thông tin gồm hai loại tự nhiên và
cấu trúc nhằm phản ánh cơ cấu tổ chức nội bộ và tình trạng hoạt động nghiệp vụ của
hệ thống.
Vai trò của hệ thống thông tin: hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ
thống nghiệp vụ và môi trường, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác
nghiệp. Ngoài ra, HTTT cung cấp các thông tin cho các hệ quyết định và tác
nghiệp.Các thông tin xuất phát từ hệ tác nghiệp và hệ quyết định sẽ được HTTT xử lý,

tổng hợp trước khi đưa ra môi trường bên ngoài.
2.1.2. Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức
- Chức năng thu thập thông tin: liên kết với nguồn phát sinh dữ liệu như khách hàng,
nhà cung cấp (đơn đặt hàng, tiền thanh toán cho hóa đơn)
- Chức năng kết xuất thông tin: liên kết nơi sử dụng thông tin như người quản lý (nhận
các báo cáo thống kê doanh thu, báo cáo tiến độ thực hiện), các hệ thống khác (hệ
thống quản lý đơn đặt hàng cung cấp các đơn đặt hàng hợp lệ cho hệ thống quản lý
kho để lập phiếu xuất kho).
- Chức năng xử lý dữ liệu: các hoạt động xử lý dữ liệu đều dựa trên chuẩn, quy trình,
quy tắc quản lý của tổ chức.
- Chức năng lưu trữ: lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẻ hoặc sử dụng lại sau này vào cơ sở
dữ liệu trên máy tính.
- Chức năng truyền nhận tin giữa các thành phần trong hệ thống.
2.1.3. Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin
Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn
bao gồm nhiều công đoạn khác nhau.
Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng
giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi
của một sự án xây dựng hệ thống thông tin quản lý.Giai đoạn này gồm các công đoạn
sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
- Làm rõ yêu cầu.
- Đánh giá khả năng thực thi.
14
- Báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn phân tích chi tiết
Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực
của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác
định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung

báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ
thống mới.Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại
- Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại tính khả thi
- Thay đổi đề xuất dự án
- Báo cáo phân tích chi tiết
Giai đoạn thiết kế logic
Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin,
cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu
đã đặt ra ở giai đoạn trước.
Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản
sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các
dữ liệu sẽ được nhập vào. Gồm các công đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hóa cho mô hình logic
Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp
Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa mô
hình logic đó. Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với mỗi
phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích.
Các công đoạn của giai đoạn này gồm:
- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Báo cáo các giai đoạn đó

15
Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu
dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với
những phần tin học hóa. Gồm những công đoạn chính sau:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện
- Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống
Tin học hóa hệ thống thông tin. Các công đoạn chính ở giai đoạn này:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thử nghiệm hệ thống
- Chuẩn bị tài liệu
Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống
Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm
các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch cài đặt
- Chuyển đổi
- Khai thác và bảo trì
- Đánh giá
Các phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống
Phương pháp hướng cấu trúc:
Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công
việc xác định.
Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trên

xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ
hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt
được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.
Đặc điểm:
- Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)
- Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn.
- Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung
16
- Các hàm (thủ tục) truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số.
- Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác.
- Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể)
- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top - down)
Phương pháp hướng đối tượng:
Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vào
hành động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống
là dữ liệu và hành động.
Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần
trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Với cách tiếp cận này, một hệ thống
được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao
gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong
một hệ thống tương đối độc lập với nhau và phần mềm sẽ được xây dựng bằng cách
kết hợp các đối tượng đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa
chúng.
Đặc điểm:
- Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào dữ liệu thay vì hàm
- Chương trình được chia thành các đối tượng
- Các đối tượng tác động và trao đổi thông tin cho nhau thông qua các hàm với cơ chế
thông báo.
- Đóng gói chức năng và dữ liệu (với mỗi đối tượng ta không thể truy cập trực tiếp vào
các thành phần dữ liệu của nó mà phải thông qua các thành phần chức năng- phương

thức)
- Các cấu trúc dữ liệu được thiết kế để đặc tả được các đối tượng
- Các hàm xác định trên các vùng dữ liệu của đối tượng được gắn với nhau trên cấu trúc
dữ liệu đó.
- Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ dưới lên
Một số khái niệm cơ bản trong hướng đối tượng bao gồm:
- Đối tượng (object): một đối tượng biểu diễn một thực thể vật lý, một thực thể khái
niệm hoặc một thực thể phần mềm.
- Lớp (class): là mô tả một nhóm đối tượng có chung các thuộc tính, hành vi và các mối
quan hệ. Như vậy, một đối tượng là thể hiện của một lớp và một lớp là một định nghĩa
trừu tượng của đối tượng.
- Thành phần (component): là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữ một chức
năng nhất định trong hệ thống.
17
- Gói (package): là một cách tổ chức các thành phần, phần tử trong hệ thống thành các
nhóm. Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con
(subsystem).
- Kế thừa: trong phương pháp hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộc
tính và phương thức của một hay nhiều lớp khác. Kiểu quan hệ này gọi là quan hệ kế
thừa, và được xây dựng dựa trên mối quan hệ kế thừa trong bài toán thực tế.
Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với phương pháp hướng cấu
trúc
Phương pháp hướng cấu trúc
Phương pháp hướng cấu trúc có ưu điểm là tư duy phân tích thiết kế rõ ràng,
chương trình sáng sủa, dễ hiểu. Tuy nhiên, phương pháp này có một số nhược điểm
sau:
- Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ
vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại một modul nào đó
trong phần mềm này cho phần mềm mới với các yêu cầu về dữ liệu khác.
- Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn. Nếu hệ thống thông tin lớn, việc

phân ra thành các bài toán con cũng như phân các bài toán con thành các modul và
quản lý mối quan hệ giữa các modul đó sẽ là không phải dễ dàng và dễ gây ra các lỗi
trong phân tích và thiết kế hệ thống, cũng như khó kiểm thử và bảo trì.
- Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát (nhất là đối
với chương trình lớn, phức tạp).
- Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàm
liên quan dữ liệu đó.
- Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ và trung thực
hệ thống trong thực tế (phân tích, thiết kế) dẫn đến không thích hợp để xây dựng
những phần mềm rất lớn.
- Khác với phương pháp hướng cấu trúc chỉ tập trung hoặc vào dữ liệu hoặc vào hành
động, phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ
liệu và hành động.
Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng:
- Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khi cần thiết à
dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn.
18
- Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truy cập tự do mà
dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàm xác định trong
đối tượng đó à chương trình an toàn.
- Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế .
- Thông qua nguyên lý kế thừa à loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khai báo lớp và
mở rộng khả năng sử dụng các lớp à ngắn gọn, tiết kiệm thời gian.
- Cách thiết kế đặt trọng tâm vào dữ liệuàxây dựng mô hình chi tiết và cài đặt dễ hơn.
Phân tích thiết kế hệ thống bằng UML
Khái niệm
UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát được
xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triển phần mềm
hướng đối tượng. UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết định lien quan đến
phần mềm cần xây dựng. UML bao gồm một tập các khái niệm, các ký hiệu, các biểu

đồ và hướng dẫn.
Một số khái niệm cơ bản trong UML
- Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sự vật trong
một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác. Mô hình nhằm nắm bắt các khía
cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểu diễn theo
một tập ký hiệu và quy tắc nào đó.
- Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tập con các
biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệ thống. Sự phân
biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt. Có những biểu đồ UML có mặt trong cả hai
hướng nhìn.
Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML
Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các kí
hiệu UML chia làm hai pha:
Pha phân tích:
- Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành
xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức
năng của hệ thống. Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản
mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể.
- Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương
thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp.
19
- Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt
động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.
Pha thiết kế:
- Xây dựng các biểu đồ tương tác (biểu đồ cộng tác và biểu đồ tuần tự): mô tả chi tiết
hoạt động của các use case dựa trên các scenario đã có và các lớp đã xác định trong
pha phân tích.
- Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết: tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các lớp
còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ tương
tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.

- Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạp trong
mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.
- Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chức phần mềm
theo các thành phần đó.
- Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết bị cần thiết
để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ.
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách hàng
và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số
2.2.1. Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Giải pháp Con Đường Số.
- Tên giao dịch: CDS Solution Corporation.
- Trụ sở chính: tầng 1, tòa nhà Yban, 69 Thạch Thị Thanh, Quận 1, thành phố Hồ Chí
Minh.
- Điện thoại: 08.38203938 – Fax: 08.38203930.
- Loại hình công ty: Công ty Cổ phần.
- Giám đốc/Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Thanh Sơn.
- Ngày thành lập: 12/04/2006.
- Số ĐKKD: 4103004616.
- Website: www.cds-solution.com
Công ty cổ phần Giải pháp Con Đường Số là nhà phân phối chính thức của công
ty phần mềm Sage tại Việt Nam. CDS chủ yếu cung cấp hai sản phẩm là hệ thống
Sage Accpac ERP và hệ thống Sage Accpac Project and Job Costing.
Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự:
20
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức tại CTCP Giải pháp Con Đường Số
2.2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý khách
hàng và nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Con Đường Số.
 Thực trạng hệ thống và công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp
Qua khảo sát, tại đơn vị chưa có hệ thống thông tin quản lý khách hàng và nhà
cung cấp chuyên nghiệp, các nghiệp vụ vẫn xử lý thủ công. Tại công ty mới chỉ sử

dụng phầm mềm kế toán để thực hiện công tác kế toán tại đơn vị. Hiện tại công ty
chưa có chính sách cụ thể về đầu tư CNTT, nhưng cũng đã có định hướng sẽ đầu tư
thêm cho cơ sở hạ tầng CNTT về cả phần cứng và phần mềm để hỗ trợ hoạt động kinh
doanh. Tại công ty có bộ phận chuyên trách về HTTT (có phòng CNTT) nhưng các
nhân viên ở đây đảm nhiệm vai trò hỗ trợ IT cho các khách hàng có nhu cầu mà chưa
có nhân viên chuyên đảm nhiệm website và các thiết bị của công ty.
Theo kết quả điều tra về các phần mềm được sử dụng trong công ty ta có kết quả:
Hình 2.3. Biểu đồ số lượng các phần mềm được sử dụng tại CTCP Con Đường Số
(Nguồn: kết quả phiếu điều tra)
Nhìn chung tại công ty mới chỉ sử dụng những phần mềm cơ bản, chưa có đầu tư
nhiều về phần mềm phục vụ quá trình kinh doanh.
21
Hình 2.4. Biểu đồ mức độ hài lòng (Nguồn: kết quả phiếu điều tra)
Công tác quản lý được thực hiện theo phương pháp thủ công, ghi trên sổ sách
gây nhiều bất tiện cho nhân viên như việc lập hợp đồng bằng tay, lập hóa đơn bằng tay
có thể gây nhầm lẫn mã khách hàng, mặt hàng hay nhà cung cấp, thông số hàng hóa,
ảnh hưởng đến công tác quản lý, đối với nhà quản lý chung thì việc phải đối mặt với
khối lượng giấy tờ lớn đã gây ra khó khăn trong quản lý, nắm bắt tình hình chung của
công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp gây áp lực công việc và lãng phí thời gian,
không gian, công sức. Do vậy mức độ hài lòng chủ yếu là không hài lòng, chiếm đến
70%. Một số nhân viên cảm thấy hài lòng chủ yếu là do họ đang quen với việc xử lý thủ
công chiếm 10%, về lâu ngại thay đổi môi trường làm việc, những nhân viên cảm thấy
bình thường vì công việc của họ không quá tải chiếm 20%, họ vẫn có thể xử lí được
theo phương pháp thủ công, tuy nhiên tính dài, khi công ty đã hoạt động lớn mạnh hơn
thì khối lượng công việc sẽ tăng lên, việc quản lý thủ công chắc chắn sẽ không còn phù
hợp nữa.
Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xây dựng hệ
thống quản lý khách hàng và nhà cung cấp ứng dụng CNTT trong để có được hiệu quả
quản lý cao hơn.
Qua khảo sát tình hình thực tiễn và qua những kết quả thu được từ phiếu điều tra

trắc nghiệm, nhìn chung công ty đã có ứng dụng CNTT vào các hoạt động nghiệp vụ
kinh doanh của mình, điều này là hợp lý vì trong bối cảnh toàn cầu hóa, hiện đại hóa,
khi mà CNTT và tri thức phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thì CNTT trở thành một
phương tiện đắc lực giúp tăng hiệu quả kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh
của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo công ty đã có sự quan tâm đến việc đầu tư cho HTTT
cũng như nhân sự CNTT ngay từ khi thành lập công ty, đầu tư cơ sở vật chất cho
HTTT , tuy nhiên cơ sở vật chất hiện tại vẫn phù hợp với qui mô, cơ cấu tổ chức của
doanh nghiệp. Công ty đã nắm bắt được xu thế phát triển của xã hội, cùng với sự bùng
nổ của CNTT, nhận biết được những lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào sản xuất
kinh doanh, từ đó công ty đã có những kế hoạch, chính sách ứng dụng CNTT phù hợp.
Hình 2.5.Biểu đồ đánh giá nhu cầu xây dựng HTTT quản lý khách hàng, nhà
cung cấp tại CTCP Giải pháp Con Đường Số (Nguồn: kết quả phiếu điều tra)
22
Qua phiếu điều tra thu thập được có 80% số phiếu đánh giá việc xây dựng HTTT
quản lý khách hàng, nhà cung cấp là yêu cầu cấp bách, 10% đánh giá yêu cầu là bình
thường bởi hiện tại quy mô hoạt động của công ty vẫn có thể quản lý thủ công, và 10%
đánh giá là không cấp bách.
 Đánh giá nhu cầu quản lý hệ thống của công ty
a. Hoạt động quản lý thông tin
Thông tin cần quản lý của hệ thống bao gồm các thông tin:
- Thông tin về khách hàng: thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như khách mua
hàng. Thông tin về mỗi đối tượng bao gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chủ,
điện thoại, mã thuế,…
- Thông tin về nhà cung cấp: thông tin liên quan tới nhà cung cấp các mặt hàng cho
công ty. Thông tin về mỗi đối tượng bao gồm: mã nhà cung cấp, tên tên nhà cung cấp,
địa chỉ, điện thoại, mã thuế,
- Thông tin về mặt hàng: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu
thụ đặc biệt…
- Thông tin về hoạt động quản lý tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động
tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: mã số phiếu (phiếu thu,

phiếu chi…) số tiền, ngày xảy ra nghiệp vụ.
Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập
các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế
hoạch. Những thông tin này được quản lý chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối
tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực
chất là cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tượng sử dụng dưới hình thức
cung cấp tài khoản sử dụng.
b. Hoạt động quản lý kinh doanh
Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng
trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin
về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế
hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị.
Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập số liệu về tình hình thị trường
kinh doanh: tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các
nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng
kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng.
23
Từ đó ta có thể thấy nhu cầu quản lý hệ thống thông tin của công ty là rất lớn.
Hầu hết các hoạt động của công ty đều phát sinh các thông tin cẩn lưu trữ và xử lý. Vì
vậy việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin khách hàng và nhà cung cấp cho công ty
là việc làm rất cấp bách đáp ứng nhu cầu của công ty.
Phương án giải quyết vấn đề quản lý khách hàng, nhà cung cấp
Trong nền kinh tế nhiều thành phần như ngày nay thì quản lý khách hàng, nhà
cung cấp càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh. Vì vậy việc ra
đời những bài toán quản lý chung và quản lý khách hàng, nhà cung cấp riêng là một
điều tất yếu khách quan.
Với thực trạng hệ thống thông tin và công tác quản lý khách hàng và nhà cung
cấp, các yêu cầu về quản lý đã nêu ra, đề tài sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng
như các hoạt động chính của đơn vị, có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện
tốt công tác quản lý khách hàng, nhà cung cấp:

Thứ nhất: tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc
cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý khách hàng,
nhà cung cấp đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao
hiệu quả và chất lượng công việc.
Thứ hai: công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng cho công
nghệ tin học, mua sắm các máy tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng và khai thác
chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả
hoạt động. Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảm thiểu các sai sót thủ công
trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các báo cáo, mặt khác giúp cho giám đốc
có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kế
hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạt động.
Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủ
công không còn phù hợp nữa. Hệ thống quản lý thủ công tồn tại rất nhiều yếu kém như
thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật. Việc
lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng
lặp giữa các bộ phận. Đặc biệt mất nhiều thời gian, công sức để thống kê, phân tích,
đưa ra các thông tin phục vụ ra quyết định. Do đó, việc sử dụng các thành tựu của
CNTT trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục những
nhược điểm của hệ thống cũ. Các bài toán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng
24
được tối ưu hóa, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại
hiệu quả lớn hơn cho kinh doanh.
Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lý khách hàng, nhà
cung cấp tại các đơn vị kinh doanh là quản lý thông tin liên quan tới hoạt động bán
hàng, ví dụ như thông tin về hàng hóa, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,…
Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hóa, khách hàng, nhà cung
cấp, các hoạt động mua bán, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về
tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các
phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù
hợp.

Từ các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý khách hàng và nhà cung cấp,
đề tài sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có
thể thực hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho
quá trình thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua hàng,
xuất bán hàng hóa, lập các báo cáo định kỳ.
25