SKKN Văn thư lưu trữ với công tác lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng trường THCS Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
ĐỀ TÀI :
“VĂN THƯ LƯU TRỮ VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐỂ GIÚP
HIỆU TRƯỞNG TRONG VIỆC XÂY DỰNG TRƯỜNG THCS
NGUYỄN BÁ PHÁT ĐẠT CHUẨN QUỐC GIA”
I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
1. Lý do chọn đề tài:
Xây dựng trường Trung học cơ sở Nguyễn Bá Phát đạt chuẩn quốc gia theo Thông tư
số 06/2010/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và đào tạo (BGDĐT) là việc làm khó khăn
đối với trường học. Trong những khó khăn đó thì khó khăn lớn nhất, khó thực hiện
nhất là việc thiết lập hồ sơ, phân loại hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Bộ GD-ĐT quy
định. Đây là công việc đòi hỏi người làm công tác lưu trữ phải cẩn thận cụ thể từng
công việc, từng loại hồ sơ cần thiết, thiết lập đầy đủ và sử dụng đạt hiệu quả Hiện
nay, các trường đang còn nhiều khó khăn và lúng túng trong quá trình lập hồ sơ.
Xuất phát từ những vấn đề trên bản thân tôi suy nghĩ không biết làm thế nào để thực
hiện công việc hàng ngày đạt kết quả cao,sắp xếp hồ sơ khoa học, nhanh chóng khi
tìm kiếm và thuận lợi trong việc xây dựng trường chuẩn quốc gia .Đó là lý do tôi chọn
đề tài này
2. Mục đích :
Để góp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩnQuốc gia. Trong thời
đại ngày nay dù công nghệ thông tin phát triển mạnh nhưng không thể thiếu những
hồ sơ minh chứng. Nó đòi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng
công việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ.
Trường học là đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm vụ chính trị của mình là giáo dục toàn
diện học sinh trong độ tuổi đến trường. Đồng thời nhà trường luôn chấp hành chỉ đạo
của phòng Giáo dục Hòa Vang và có mối quan hệ với các cơ quan hữu quan khác
thường xuyên nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hay giải quyết công việc, đòi hỏi
phải có những quy định về thủ tục hành chính văn thư - lưu trữ. Do đó để đảm bảo
thông suốt trong giải quyết công việc cần phải có sự quản lý khoa học, có sự cải cách
thủ tục hành chính, mà trong đó quan trọng nhất là công tác lập hồ sơ, đây là một yêu
cầu tất yếu khách quan mà nhà trường phải thực hiện.

Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn
thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một
cách linh hoạt, theo hoàn cảnh thực tế mỗi công việc. Biến cái khó thành cái dễ, để
thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao.
3-Thực trạng:
Trường THCS Nguyễn Bá Phát là một đơn vị sự nghiệp dưới sự chỉ đạo của Phòng
GD&ĐT Hoà Vang về công tác chuyên môn; đồng thời chịu sự lãnh đạo của các cấp
uỷ Đảng và chính quyền địa phương về các hoạt động khác của nhà trường. Đặc biệt là
việc thực hiện Nghị quyết cuả Đảng ủy xã Hòa Liên về việc phấn đấu xây dựng nhà
trường đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2010-2012. Do vậy với công việc của người làm
công tác văn thư –lưu trữ tuy nhỏ nhưng rất quan trọng trong việc xác lập các loại hồ
sơ giúp cho thủ trưởng đơn vị hình thành bộ hồ sơ phục vụ công tác xây dựng trường
đạt chuẩn.
Trong qúa trình làm công tác văn thư - lưu trữ, tôi mới thấy hết những khó khăn, trở
ngại trong quá trình làm công việc này.
4.Phạm vi nghiên cứu:
Xuất phát từ những vấn đề trên, bản thân tôi đã suy nghĩ không biết Làm thế nào để
thực hiện công việc của mình đạt hiệu quả, lại vừa tìm và tra cứu hồ sơ tài liệu một
cách nhanh chóng khi có người cần. Cuối cùng tôi đã tìm ra cách cải tiến phương pháp
làm việc là Nên lập hồ sơ để giúp hiệu trưởng trong việc quản lý hành chính và xây
dựng trường đạt chuẩn quốc gia.
5. Phương pháp nghiên cứu
Lập hồ sơ là công việc luôn luôn được đi đầu. Mỗi công việc có liên quan với nhau
trong một vấn đề đều phải lập hồ sơ đây là công việc mà nhân viên văn thư phải làm;
đặc biệt là trong việc xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia.Vì vậy tôi cần phải có
phương pháp cải tiến công tác và săp xếp các loại hồ sơ nhằm làm cho công việc thông
suốt, hiệu quả.
6. Kế hoạch thực hiện:
Với nhiệm vụ của một cán bộ văn thư-lưu trữ là giúp cho lãnh đạo nhà trường điều
hành mọi công việc, đồng thời tham mưu cho hiệu trưởng trong công tác chỉ đạo và

kiểm tra mọi hoạt động của các tổ chuyên môn, các đoàn thể; xử lý và báo cáo thông
tin cho các cấp lãnh đạo Đảng, chính quyền địa phương và lãnh đạo ngành…giải quyết
các thủ tục giấy tờ hành chính với cơ quan cấp trên, với các cấp uỷ Đảng và Nhà
nước, với các cá nhân, với cha mẹ học sinh, học sinh vv…
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
1- Cơ sở lý luận:
Hồ sơ là một tập văn kiện hay công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc,
một vấn đề, hoặc một con người và được hình thành trong quá trình giải quyết công
việc đó.
Lập hồ sơ là chương trình công tác, là kế hoạch làm việc, là cơ sở để giúp cho Lãnh
đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian được chủ động và
quán xuyến toàn bộ các mặt công tác, vừa thực hiện được công việc trọng tâm vừa bảo
quản tài liệu lưu trữ một cách tối ưu nhất.
Mọi người ai cũng nhận thấy rằng mọi hoạt động quản lý nhà nước đều phải được trật
tự hoá, tiến hành theo những thủ tục khoa học, những loại thủ tục quan trọng đều được
quy định bằng pháp luật để bảo đảm sự tuân thủ chặt chẽ. Quản lý hành chính được
đổi mới bởi những thao tác liên tiếp nhau theo trình tự nhất định, như thế nó đảm bảo
cho tiến trình hình thành công việc không bị lãng quên, giảm bớt phiền hà cho người
thực hiện công việc.
2- Thời gian nghiên cứu :
- Từ những thực trạng vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy: Để làm tốt
nhiệm vụ công tác văn thư trong việc xây dựng trường chuẩn đòi hỏi người làm công
tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về xác lập hồ sơ tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của mình. Muốn
vậy bản thân tôi phải luôn năng động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn
thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng,
chính xác. Đồng thời giúp cho lãnh đạo quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ
quan được chặt chẽ. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian giải quyết công việc
trước mắt và đưa vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Như vậy người làm nhiệm vụ công tác văn thư trong trường học cần nắm vững một

số nội dung sau để xử lý có hiệu quả:
+ Nhận và vào sổ công văn đến.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Lập hồ sơ; phân loại và lưu trữ hồ sơ .
Trường học là đơn vị sự nghiệp, không giống như các đơn vị hành chính khác; tất cả
các phòng ban đều lập hồ sơ theo công việc mình làm, cuối năm lại nộp cho bộ phận
văn thư lưu trữ. Còn ở trường học tất cả công văn giấy tờ hằng ngày đến trường đều
phải qua bộ phận văn thư xử lý vào sổ và trình hiệu trưởng sau khi được hiệu trưởng
phê duyệt thì sao lưu, chuyển giao cho các bộ phận có liên quan để thực hiện. Như
vậy, việc lập hồ sơ được tiến hành theo từng thời gian, từng công việc. Khi công việc
kết thúc thì hồ sơ đó kết thúc, đồng thời hồ sơ của việc đó phải được lập xong để lưu
trữ, khi cần thiết thì đem ra tra cứu.
Việc lập hồ sơ do nhân viên văn thư sắp xếp một cách có hệ thống, có khoa học tạo
điều kiện cho việc giải quyết các nhiệm vụ một cách nhanh chóng, chính xác và đạt
hiệu quả cao, giúp cho công việc quản lý tài liệu trong trường học một cách chặt chẽ,
tránh tình trạng thất thoát tài liệu. Do đó, những năm gần đây bộ máy hành chính của
trường từ hiệu trưởng đến các tổ công tác được thông suốt đảm bảo thông tin hai
chiều, đã giúp cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời góp phần vào thắng lợi nhiệm vụ
của nhà trường và của ngành trong thời gian qua.
3- Giải pháp thực hiện :
a- Lập hồ sơ theo quy định :
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết
31/12/cuối năm. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01/năm
sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định … theo thứ
tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía
trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
Ví dụ: Trình tự lập hồ sơ theo quy định để theo dõi:

Theo Thông tư 06/2010 của Bộ GD&ĐT về tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường quy định
các loại hồ sơ trương chuẩn thì trong đó văn thư phải thiết lập một số loại hồ sơ như
sau
Hồ sơ học sinh,
Sổ đăng bộ,
Hồ sơ chuyển đi - đến,
Sổ gọi tên chi điểm,
Sổ ghi đầu bài
Sở quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS
Sổ lưu công văn đi –đến, …vv
Tất cả phải lưu cẩn thận.
Hồ sơ lưu công văn đi, công văn đến
a/ Học bạ:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng.
Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải làm:
- Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm
tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi
các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý.
Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra
đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
- Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong
học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), phiếu đăng
ký nhập học lớp 6, Học bạ lớp 5 có xác nhận học xong chương trình tiểu học, đơn xin
nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối
với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
- Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết trong học bạ,
phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu sót mà
thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý.
- Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng kẹp đựng theo từng lớp, bỏ vào một tủ
riêng để lưu giữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi

lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin. Cuối học
kỳ giao cho giáo viên ghi kết quả học tập của học sinh và thu lại gìn giữ cẩn thận,
kiểm tra trước khi trình hiệu trưởng ký duyệt cuối năm.
Lưu hồ sơ học sinh
b/ Sổ đăng bộ:
Đây là công việc quan trọng trong công tác xây dựng trường chuẩn, nó đánh giá
quá trình đào tạo trong một cấp học tại tiêu chuẩn 1 quản lý nhà trường sổ đăng bộ
chỉ là một loại sổ sách có trong tiêu chuẩn 1 mà thôi nhưng trong tiêu chuẩn 4.Sổ đăng
bộ mới là một phần quan trong trong quá trình đào tạo ,chất lượng giáo dục của nhà
trường trong một khóa học .
- Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập hợp danh
sách của các lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau đó mở một
trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ
thông tin (theo mẫu quy định).
- Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như:lên lớp,ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.cuối cấp học, được thống kê đầu kỳ là bao nhiêu, cuối kỳ còn lại
bao nhiêu; học sinh ra trường là bao nhiêu…Đây là kết quả của quá trình đào tạo để
làm công tác phổ cập giáo dục và xây dựng trường đạt chuẩn.
- Sổ đăng bộ ghi đầy đủ thông tin các cột mục quy định, cập nhật kịp thời cuối
năm trình hiệu trưởng ký duyệt.
+ Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
+ Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học).
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ
học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
+ Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học (sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm
của các lớp trong mỗi năm học).
+ Sổ ký mượn – trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
c/ Sổ quản lý việc cấp phát bằng.
- Văn bằng chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THCS từng khóa học được lưu giữ cẩn
thận bảo quản tránh thất lạc, học sinh nhận bằng phải ký nhận, ghi tên rõ ràng trường

hợp có phụ huynh nhận thế phải có giấy ủy quyền. Nhờ vậy đã giúp cho lãnh đạo nhà
trường quản lý tốt, cuối mỗi năm học thành lập đoàn kiểm tra, kiểm kê lập biên bản số
bằng học sinh chưa nhận đóng gói cẩn thận để lưu giữ.
d/ Hồ sơ Cán bộ công chức.
Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của
CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất
đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội….Được sự ủy nhiệm
của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất ,khoa học
mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản
theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định.
Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
- Tập lí lịch- Sơ yếu lí lịch- Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp
bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có)- Phiếu đánh giá công chức
hàng năm- các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn
thư- bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ).
Quá trình lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ.
- Khi chuyển giao hồ sơ CBCC hoặc tiếp nhận Hồ sơ CBCC cần phải thực hiện
theo quyết định 14/2006/QĐBNV ngày 06/11/2006 ban hành quy chế quản lý hồ sơ
CBCC.
- Sắp xếp hồ sơ theo tổ công tác để đảm bảo nguyên tắc dễ nhìn thấy; không thất
lạc hồ sơ khi quản lí.
Ngoài việc lưu trữ hồ sơ trên tủ tôi còn lưu trữ ở phần mềm dữ liệu PMIS trên máy vi
tính,dựa vào chương trình này tôi cập nhật thường xuyên những thay đổi của mỗi
giáoviên, nhân viên như thay đổi hệ số lương, hoàn cảnh gia đình,quá trình đào
tạo.Toàn bộ hồ sơ trên được lưu giữ cẩn thận khi cần dễ tra cứu.
Tử quản lí hồ sơ cán bộ công chức
b/ Hồ sơ theo công việc:
Hằng ngày nhà trường luôn hình thành các loại giấy tờ, tài liệu; đồng thời cũng thường
xuyên nhận được các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của cơ quan chủ quản, hoặc chính

quyền các cấp vv…Nên hình thành thêm các hồ sơ mang tính công vụ( Hồ Sơ công
việc) để dẽ quản lý công việc đây là hồ sơ minh chứng để xây dựng trường chuẩn
Quốc gia.
Có thể đơn cử một số hồ sơ công việc như sau:
+ Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn công tác tổng kết thực hiện dạy thêm –học
thêmcủa Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Hoà Vang. Nhân viên văn thư hình thành
hồ sơ công việc như sau:
- Quyết định của UBNDThành phố Đà Nẵng ban hành quy định quản lý dạy thêm -
học thêm.
- Công văn của Sở Giáo dục- Đào tạo về Hướng dẫn thực hiện quyết định quản lý dạy
thêm - học thêm của UBND Thành phố Đà Nẵng
- Công văn của Sở GD-ĐT V/v Tổ chức quản lý dạy thêm –học thêm Trên địa bàn
thành phố Đà Nẵng.
- Công văn của Hướng dẫn công tác quản lý dạy thêm - học thêm năm học 2011-2012
của phòng Giáo dục & Đào tạo Hòa Vang.
- Đơn đề nghị cấp giấy phép dạy thêm của Giáo viên .
- Biên bản xét duyệt hồ sơ và đề nghị cấp giấy phép dạy thêm -học thêm năm 2011-
2012.
- Quyết định phân công cán bộ phụ trách theo dõi việc dạy thêm học thêm của hiệu
trưởng.
-Quyết định thành lập tổ kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Kế hoạch kiểm tra dạy thêm - học thêm.
- Biên bản kiểm tra dạy thêm - Học thêm (nếu có)
- Danh sách giáo viên được cấp giấy phép dạy them.
- Báo cáo tình hình dạy thêm - học thêm của Hiệu trưởng.
4. Kết quả thực hiện :
Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem xét
chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có, hoặc
cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng trong
việc xây dựng trường chuẩn Quốc gia. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu

trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết.
Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỷ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn sắp
có khoa học nên từ năm 2010 đến nay trường THCS Nguyễn Bá Phát luôn hoàn thành
tốt nhiệm vụ. Riêng bản thân tôi cũng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
5. Bài học kinh nghiệm
Hiện nay nhiều tổ chuyên môn, tổ công tác của trường đã và đang học hỏi cách làm
này và áp dụng cho tổ mình lập được nhiều loại hồ sơ liên quan đến công việc làm của
tổ để tập hợp và hình thành hồ sơ “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
(nêu cụ thể dựa trên các giải pháp)
III- KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
1.Kết luận:
Qua việc lập hồ sơ theo quy định và lập hồ sơ theo công việc của bản thân tôi, ngoài
việc giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất, mà còn giúp cho cán bộ quản
lý sắp xếp công việc mình làm một cách khoa học, thuận tiện, tra cứu dễ dàng; không
bỏ quên, bỏ sót công việc, nâng cao chất lượng trong công tác dạy và học. Nó còn
giúp cho đơn vị hệ thống được toàn bộ công việc đã thực hiện trong thời gian qua.
Tôi cho rằng hằng ngày thi đua làm việc mang lại hiệu quả cao và thiết thực thì đó là
thành quả xứng đáng nhất. Bởi vậy trong những năm công tác tôi đã xây dựng cho
mình kế hoạch thực hiện công việc một cách chính xác, theo dõi công việc được toàn
diện, bảo đảm được công việc chung của trường; Đồng thời tôi đã phổ biến hướng dẫn
cho một số thầy cô giáo có liên quan đến hồ sơ như tổ trưởng chuyên môn, trưởng các
đoàn thể cách hình thành hồ sơ công việc. Chính vì vậy mà ở các tổ chuyên môn hoặc
tổ công đoàn lập được nhiều loại hồ sơ: như hồ sơ tổ chức kiểm tra nội bộ, hồ sơ xây
dựng trường học thân thiện. Qua quá trình thực hiện công việc lập hồ sơ cho từng
công việc như thế đã giúp cho lãnh đạo nhà trường lập được nhiều loại hồ sơ và lưu
giữ cẩn thận. Và quan trọng nhất là công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”
Công tác văn thư –lưu trữ đóng góp một vai trò quan trọng là nguồn cung cấp thông
tin chính xác và có giá trị pháp lí nhất trong việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo
một quá trình đó là căn cứ thực tiển nhất trong việc lập hồ sơ “xây dựng trường đạt
chuẩn quốc gia”.

-Nhờ có biện pháp cải tiến , đảm bảo tính khoa học , chính xác nên trong thời gian qua
công tác văn thư hành chính nhà trường đã đảm bảo thực hiện đầy đủ được các nguồn
thông tin đi –đến một cách đầy đủ chính xác kịp thời đáp ứng được nhu cầu quản lý
của nhà trường đạt hiệu quả cao ,Thực hiên Thắng lợi các nhiệm vụ năm học của
ngành giáo dục đã đề ra.
Trong thời kỳ đất nước đổi mới theo hướng công nghiệp hoá - hiện đại hoá, thời kỳ
Công nghệ thông tin, máy tính đã thay thế con người làm nhiều việc trong đó có lĩnh
vực hành chính. Tuy nhiên máy tính không thể chủ động thay thế con người sắp xếp
thời gian, công việc một cách cụ thể. Mà phải do con người quyết định thời gian tổ
chức sắp xếp công việc cho mình.Trong quá trình công tác, bản thân tôi đã rút ra kinh
nghiệm: Nếu muốn xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia thì trước hết phải chú trọng là
khâu hình thành hồ sơ ban đầu. Vậy nếu tất cả hồ sơ công việc, công văn giấy tờ được
sắp xếp trật tự đúng quy trình như bản thân nêu ở trên, tất yếu sẽ đảm bảo công việc
thực hiện đầy đủ, hiệu quả, đúng thời gian.
Vì vây, trong những năm làm công tác này tôi đã đúc kết được một kinh nghiệm là
phải lập hồ sơ công việc để quản lý tốt việc thực hiện nhiệm vụ chính của mình và
giúp hiệu trưởng quản lý công việc được chặt chẽ, sâu sát hơn. Đặc biệt là trong việc
phục vụ công tác “Xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia”.
2. Kiến nghị:
Để xây dựng trường đạt chuẩn quốc gia trước hết người làm công tác văn thư phải
thiết lập các loại hồ sơ theo quy định rõ ràng đúng quy chế chuyên môn. Nên thành lập
các loại hồ sơ hiện hành theo trong thời gian hình thành công việc đó.
Các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất như tủ - kệ nhằm phục vụ tốt cho công tác
lưu trữ .
Trên đây là những kinh nghiện mà tôi đã thực hiện được trong quá trình công tác trên
thực tế tại trường THCS Nguyễn Bá Phát trong việc “xây dựng trường THCS Nguyễn
Bá Phát đạt chuẩn quốc gia”.

Người viết

Lê Thị Lan