Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ potx

CHƯƠNG II.
YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây:
1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức
hình thành hồ sơ
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động
của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định
do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trình
hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn
vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và
nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của cơ quan, đơn vị.
Ví dụ: Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ, Ủy
ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Ủy ban nhân dân các
huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra Còn
hồ sơ về cơn bão số 3 do Ủy ban nhân dân các huyện của Thanh Hóa lập thì lại gồm
những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBND huyện và
huyện ủy của huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do cơn bão
số 3 gây ra của UBND huyện, các ngành, các địa phương trong huyện
Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa phản
ánh chức năng nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chống bão.
Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Ủy ban nhân dân các huyện lập thì phản ánh
chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này.
Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản
ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiện
được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc
được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không lập hồ sơ (hoặc
không đưa vào hồ sơ).

2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt
chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự
diễn biến của sự việc
Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một
quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản
hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau,
đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ
lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề,
sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ
cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu
cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những
văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau.
Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình
thức của văn bản.
Ví dụ: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995”
1
(Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, không liên
quan hoặc ít liên quan với nhau).
3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều
Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề,
sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử,
ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian
ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải quyết. Các loại
văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống
nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý
nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữ
quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan,
còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị
tổ chức trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu hủy theo sự hướng dẫn của

lưu trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại hủy. Do đó,
khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong
một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm
chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc
lập lại hồ sơ.
Ví dụ 1:
Ở Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng, các văn bản phản ánh tình hình
thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành những hồ sơ
sau:
- Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch
Nhà nước năm 2000.
- Báo cáo của Ủy ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch
Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000.
Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai
chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ không
chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai
hồ sơ trên có thể nhập làm một.
Ví dụ 2: Các quyết định và công văn của cơ quan thì không thể sưu tầm để
đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác nhau.
Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại kế hoạch,
báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Khi lập hồ sơ ta không thể đưa
báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào một hồ sơ. Vì báo cáo
tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn báo cáo của các đơn vị trực
thuộc.
Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng
tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực tế, có những
hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản hợp thành
mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị của
chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một

vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ.
4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản
2
Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng
pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước
quy định, nghĩa là phải có quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng
năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan Nếu
văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có
giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu
đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu
thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ.
5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác
Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa
hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên
cứu được nhanh chóng và thuận lợi
3