Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT nội trú krông bông

Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bất kì một cơ quan nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì
văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính
sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ
quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu
cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư, để
quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư cánh tay
đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của
cơ quan. Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,
nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên
quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt
công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết
định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi
hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ
quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm
vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là không thể thiếu
trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Vì vậy, được sự đồng ý của Ban giám hiệu Trường PTDT Nội trú Krông
Bông và được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy Nguyễn Tiến Dũng, em đã chọn
đề án “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường PTDT Nội
trú Krông Bông”.
Trong quá trình xây dựng đề án, bản thân em đã có nhiều cố gắng song đề án
cũng không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong thầy giáo hướng dẫn cùng Ban
giám hiệu Trường PTDT Nội trú Krông Bông giúp cho em hoàn thành đề án này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
1
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1

MỤC LỤC 2
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮC 4
LỜI CAM ĐOAN 5
TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN 6
PHẦN 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7
I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7
II. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7
1. Văn bản chỉ đạo của Nhà nước 7
2. Căn cứ thực tế: 8
III. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA ĐỀ ÁN 8
1. Thời gian thực hiện đề án 8
2. Phạm vi, đối tượng 8
PHẦN 2: NỘI DUNG ĐỀ ÁN 9
I. GIỚI THIỆU CHUNG TẠI ĐƠN VỊ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 9
1. Tình hình kinh tế văn hóa xã hội của huyện 9
1.1 Tình hình kinh 9
1.2 Tình hình văn hóa xã hội 9
2. Đặc điểm của cơ quan xây dựng đề án

10
2.1 Tên cơ quan

10
2.2 Lịch sử thành lập và phát triển

10
2.3 Lịch sử tổ văn phòng

11
2.4 Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất

11
II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QTVP TẠI TRƯỜNG PTDT NỘI
TRÚ KRÔNG BÔNG

12
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
2
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
1. Các nghiệp vụ VP

12
1.1 Nghiệp vụ soạn thảo

12
1.2 Công tác luuw trữ, quản lí tài liệu

12
2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng

12
3. Một số vấn đề khác

12
3.1 Việc thực hiện thủ tục hành chính

12
3.2 Văn hóa ứng xử

13

3.3 Mua sắm trang thiết bị văn phòng

13
III. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG CỦA VĂN PHÒNG TRƯỜNG
PTDT NỘI TRÚ KRÔNG BÔNG

13
1. Công tác quản lý văn bản đi

13
2. Công tác giải quyết VB đến

14
2.1 Ký nhận văn bản

14
2.2 Văn thư tiếp nhận VB đến

15
2.3 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

15
2.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
3
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông

15
2.5 Đăng ký văn bản đến:

16
2.6 Nhân bản, trình, chuyển giao VB đến

17
2.7 Theo dõi, đôn đốc giải quyết VB đến

17
3. Nghiệp vụ soạn thảo VB

17
3.1 Quy trình xây dựng và ban hành VB

17
3.2 Nội dung VB ban hành

17
3.3 Thể thức VB ban hành

17
4. Một số kỹ năng nghề:

19
4.1 Kỹ năng giao tiếp

19
4.2 Kỹ năng tổ chức các cuộc họp

19
4.3 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

20
4.4 Chức năng tham mưu

20
IV. NHẬN XÉT CHUNG

21
PHẦN III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
VĂN THƯ
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
4
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông

22
I. MỤC TIÊU

22
II. QUAN ĐIỂM

22
III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP

22
1. Nhiệm vụ

22
2. Giải pháp

22
2.1 Bố trí phòng làm việc của văn thư

22
2.2 Công tác quản lí VB đi

22
2.3 Nghiệp vụ soạn thảo VB

24
2.4 Thể thức VB

25
IV. KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT

32
1. Kiến nghị

32
2. Đề xuất:

32
V. KẾT LUẬN

32
1. Thuận lợi
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
5
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông

32
2. Khó khăn

33
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
6
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ
1. PTDT Phổ thông dân tộc
2. QTVP Quảng trị văn phòng
3. GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo
4. VT Văn thư
5. CNTT Công nghệ thông tin
6. ĐH Đại học
7. CĐ Cao đẳng
8. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp
9. GV Giáo viên
10. HS Học sinh
11. SGK Sách giáo khoa
12. STK Sách thiết kế
13. TNCS Thanh niên cộng sản
14. HĐSP Hội đồng sư phạm
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
7
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề án này là do tôi tự xây dựng thông qua quá trình tự tìm
hiểu, thu thập thông tin tại trường PTDT Nội trú Krông Bông, căn cứ vào các văn
bản qui định về công tác văn thư hiện hành và dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ
Nguyễn Tiến Dũng để xây dựng và không sao chép dưới bất kỳ hình thức nào.
Nếu có gì sai trái tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung của đề án.

Buôn Ma Thuột, ngày 04 tháng 01 năm
2015
Người thực hiện
Nguyễn Thị Ngọc Điền
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
8
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
TRANG THÔNG TIN
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Điền
2. Ngày tháng năm sinh: 06/12/1981
3. Quê Quán: Phú Vang, Thừa Thiên Huế
4. Số CMND: 240668269
5. Số ĐT: 0121.363.3577
6. ĐC: TDP 5, TT Krông Kmar, Krông Bông
II. THÔNG TIN KHÁC
1. Mã số sinh viên: 325
2. Lớp: 14VB5B
3. Ngành học: Quản trị Văn phòng
4. Khóa học: 2014 - 2016
THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
1.
Họ và tên giáo viên: Nguyễn Tiến Dũng
2.
Chức vụ: Giáo viên
3.
Nơi công tác: Văn phòng UBND tỉnh ĐăkLăk
4.
ĐC nơi công tác: Văn phòng UBND tỉnh ĐăkLăk

5.
Số ĐT liên hệ: 0905.096.888
THÔNG TIN CƠ QUAN XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
1.
Tên đơn vị: Văn phòng – Trường PTDT Nội trú Krông Bông
2.
ĐT: 0500.3732.366
3.
Website:
4.
Email:
5.
ĐC: TDP 1, TT Krông Kmar, Krông Bông
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
9
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
Phần I
SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I. Sự cần thiết phải xây dựng đề án:
Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức được cập nhật
tính theo từng giây. Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ
sống còn đối với một tổ chức, như LêNin đă khẳng định “ Không có thông tin thì
không có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất”.
Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng mà cụ thể hơn là công
tác văn thư vì vậy văn thư có một vị trí hết sức đặc biệt quan trọng trong mỗi tổ
chức, đơn vị.
Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị, giúp
cho hoạt động trong cơ quan được duy trì liên tục và kiểm soát chặt chẽ. Đồng thời
góp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị.
Hàng ngày tại nhà trường thường xuyên có các văn bản đi, văn bản đến. Nếu

không có phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi
hoạt động của nhà trường sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm
trọng. Trong quá trình công tác tại nhà trường em nhận thấy công tác văn thư ở nhà
trường thực sự là một hoạt động hết sức cần thiết. Mặc dù nhà trường đã có nhiều
cố gắng để hoàn thiện công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cần
được bổ sung và đổi mới. Là một người đã và đang làm việc tại nhà trường em
mong muốn bằng sự am hiểu của mình sẽ cố gắng xây dựng đề án nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư của nhà trường.
II. Căn cứ để xây dựng đề án:
1. Văn bản chỉ đạo của Nhà nước.
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định
công tác văn thư.
- Nghị quyết số: 58/2001/ NĐ-CP, ngày 28/4/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị quyết số: 111/2004/ NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. Pháp lệnh lưu trữ
quốc gia, ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số: 30/2000/PL-UBTVQH10, 08/12/200
của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
- Thông tư số: 21/2005/TT- BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân.
- Thông tư : 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
10
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
- Công văn số: 425/VTLTNN – NVTW, ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và
lưu trữ nhà nước về việc giải quyết văn bản đi – đến.
2. Căn cứ thực tế để xây dựng đề án:

- Hướng dẫn quản lý văn bản nhà nước công tác văn thư – lưu trữ các mẫu
soạn thảo thông dụng của Ngô Quang Vũ – Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội năm
2004.
- Giáo trình nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức - Học viện Hành chính
Quốc gia Hà Nội năm 2002.
- Giáo trình Quản trị văn phòng 2 của Thầy Nguyễn Tiến Dũng.
III. Phạm vi đối tượng của đề án:
1. Thời gian thực hiện đề án:
Từ ngày 28 tháng 12 năm 2014 đến ngày 11 tháng 01 năm 2015.
2. Đối tượng:
Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của Trường PTDT Nội trú Krông
Bông.
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
11
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
Phần II
NỘI DUNG ĐỀ ÁN
I. Giới thiệu chung tại đơn vị thực hiện đề án:
1. Tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương:
1.1. Tình hình kinh tế:
Huyện Krông Bông – Tỉnh Đăk Lăk được thành lập vào năm 1981, nằm về
phía Đông Nam của tỉnh Đăk Lăk. Có chiều dài khoảng 60 km đường chim bay
theo hướng Đông sang Tây, phía Đông vùng núi hiểm trở ngăn cách giáp Huyện
Khánh Vĩnh, Tỉnh Khánh Hòa; phía tây giáp huyện Krông Ana; phía Nam giáp
tỉnh Lâm Đồng và Huyện Lăk; phía Bắc giáp Huyện M
’
Drăk, Huyện Ea Kar,
Huyện Krông Păc.
Địa hình của huyện nhìn chung mang tính đặc trưng của địa hình vùng cao
nguyên nằm ở vị trí tiếp giáp giữa cao nguyên Buôn Ma Thuột với Nam Trường

Sơn, nên địa hình của huyện bị chia cắt rất lớn, thấp dần theo hướng Đông – Nam
xuống Tây – Bắc, về đại thể có thể chia thành 3 dạng địa hình chính: Núi cao, núi
thấp và thung lũng. Huyện Krông Bông có thượng nguồn con nước Krông Bông
chảy từ Đông sang Tây giáp với sông Krông Pach tại xã Hòa Lễ tạo thành dòng
sông Krông Ana chảy dài giáp với Huyện Krông Ana và Huyện Lăk.
Địa hình đồi núi có độ dốc lớn, sông suối dòng chảy hẹp, về mùa mưa
thường xảy ra lũ lụt, nhất là những năm gần đây môi trường thiên nhiên bị xâm
hại, thời tiết thay đổi thất thường, mưa lũ hạn hán xảy ra thường xuyên gây thiệt
hại rất lớn về hoa màu và tài sản của người dân.
Tổng diện tích tự nhiên của Huyện Krông Bông là 125.749 ha;
Tổng diện tích gieo trồng năm 2014 là 27.009 ha/26.870 ha, đạt 101.61% so
với cùng kỳ tăng 735 ha so với năm 2013, trong đó: cây hàng năm 24.033 ha, đạt
101,04% KH; cây lâu năm 2.976 ha, đạt 96,5% KH. Tổng sản lượng lương thực
ước đạt 80.680 tấn/82.440 tấn, đạt 97,9% NQ, tăng 4.200 tấn so với năm 2010,
trong đó sản lượng thóc là 31.232 tấn.
Tổng giá trị sản xuất: (theo giá so sáng 1994): 617,98 tỷ đồng, đạt 100,6%
NQ, tăng 14% so với năm 2013, trong đó: nông, lâm, ngư nghiệp: 280,18 tỷ đồng,
ddatj99,5 % NQ; Công nghiệp, xây dựng: 174,10 tỷ đồng, đạt 102,5% NQ;
Thương mại, dịch vụ: 163,7 tỷ đồng, đạt 1005% NQ.
Cơ cấu giá trị sản xuất theo ngành: nông, lâm, ngư nghiệp: 54,9%; công
nghiệp – xây dựng: 21,1%; Thương mại dịch vụ 24,1%.
Thu nhập bình quân đầu người 8.930.000 đồng/ người/ năm đạt 109,4% NQ.
1.2. Tình hình văn hóa xã hội
Dân số của huyện đến thời điểm này, khoản 95.000 người, gồm 13 xã và 01
Thị trấn, toàn huyện có 25 dân tộc sinh sống. Lịch sử hình thành và phát triển của
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
12
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
con người huyện Krông Bông với lịch sử hình thành và phát triển của Đăk Lăk,
của dân tộc Việt Nam. Các dân tộc tuy không hình thành nên những lãnh thổ tộc

người riêng biệt nhưng mỗi dân tộc đều tập trung ở một số vùng nhất định, đại bộ
phận các xã trung tâm là địa bàn cư trú của người Kinh, Mường, Tày; 5 xã cánh
đông tập trung đồng bào Ba Na, H mông, Êđê….các xã cánh Bắc là đồng bào
Quảng Nam đi xây dựng kinh tế mới; đồng bào di cư tự do H
’
Mông với khoảng
trên 10 ngàn người sống rải rác ở vùng giáp ranh với huyện Ea Ka và huyện M
’
Đrăk.
Cộng đồng các dân tộc với những truyền thống riêng đã hình thành nên nền
văn hóa đa dạng, phong phú, có những nét độc đáo riêng: trong đó nổi bật là truyền
thống của người M
’
Nông, Ê Đê.
2. Đặc điểm tình hình của cơ quan xây dựng đề án:
2.1. Tên cơ quan: Trường PTDT Nội trú Krông Bông.
2.2. Lịch sử thành lập và phát triển:
Trường PTDT Nội Trú Krông Bông được thành lập ngày 28 tháng 02 năm
1976 tại xã Kông Bông huyện Krông Păk, tỉnh Đắk Lắk, nay là xã Cư Pui, Huyện
Krông Bông tỉnh Đắk Lắk. Năm 1976 đến 1979 Trường làm nhiệm vụ giáo dục
Mầm Non, giáo dục Trung Học Cơ Sở, giáo dục Thường Xuyên.
Từ năm 1980 đến 1996 Trường đóng tại xã Cư Drăm huyện Krông Bông
thời kỳ này chỉ thực hiện giáo dục Nội Trú.
Từ năm 1996 đến nay được sự quan tâm của Đảng nhà Nước Trường PTDT
Nội Trú được chuyển về Trung tâm Huyện Thị trấn Krông Kmar Huyện Krông
Bông. Trường được đầu tư xây dựng khá khang trang và được trang bị đầy đủ
trang thiết bị dạy học. Trường thực hiện dạy con em đồng bào tiểu số tạo nguồn
cán bộ cho địa phương. Đến nay đã có rất nhiều em làm cán bộ xã, huyện, có em
làm bí thư xã, chủ tịch xã, bí thư xã của huyện, rất nhiều em trở thành Công an, Bộ
đội chủ chốt như Y’ Vương, H’ Quý, H’ Ngọc, H’ Sinh …

Năm 1996 chỉ có 04 thầy cô, 01 Hiệu Trưởng, 01 Hiệu Phó, 01 Kế Toán, 01
cấp dưỡng. Đến nay đã có 24 cán bộ, giáo viên nhân viên. Tổ chuyên môn: 02 (Tổ
Tự nhiên và tổ Xã hội), tổ Văn phòng: 01, tổ Quản lí nội trú: 01.
Có 04 giáo viên dạy giỏi cấp Tỉnh và 03 giáo viên dạy giỏi cấp huyện, có 05
chiến sĩ thi đua cơ sở, trường nhiều năm liền đạt danh hiệu Trường tiên tiến.
Trường có 01 chi bộ Đảng trực thuộc Huyện ủy, 01 tổ chức Công đoàn, 01
chi đoàn TNCS Hồ Chí Minh trực thuộc Huyện Đoàn.
Trường có tổng số học sinh 157 em, được chia thành 04, 100% học sinh là
người đồng bào dân tộc.
Trường tích cực xây dựng đội ngũ ngày càng vững mạnh về trình độ chuyên
môn, trong sạch về đạo đức, lối sống, có tinh thần đoàn kết tốt. Luôn tạo điều kiện
tốt nhất cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên nghiên cứu, học tập để không
ngừng nâng cao trình độ, cải tiến phương pháp giảng dạy sát và phù hợp với đối
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
13
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
tượng, phát huy tốt năng lực chuyên môn. Tháng 12 năm 2014 Trường đã được
UBND tỉnh trao Bằng công nhận Trường đạt chuẩn quốc gia.
2.3. Lịch sử tổ Văn phòng:
Song song cùng với ngày thành lập trường thì tổ Hành chính (nay là tổ Văn
phòng) nhà truờng cũng được thành lập.
Ngày mới thành lập tổ chỉ có 3 nhân viên, đến nay tổ đã có 11 nhân viên.
Gồm đầy đủ các bộ phận: Văn thư, kế toán, thư viện, thiết bị, quản sinh, cấp
dưỡng, y tế và bảo vệ.
Trình độ chuyên môn của các thành viên tổ: 01 ĐH , 02 CĐ, 04 TCCN và 04
sơ cấp Tổ có nhiệm vụ tham mưu và phục vụ tất cả mọi công việc chuyên môn để
phục vụ tốt cho công tác quản lý, công tác dạy và học. Cụ thể là :
+ Văn thư : Phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ – Tổng hợp của nhà
trường, quản lý con dấu. Theo dõi và quản lý các loại hồ sơ của giáo viên.
+ Kế toán : Quản lý tất cả các nguồn tài chính của nhà trường. Theo dõi,

quản lý cơ sở vật chất, tài sản của nhà trường.
+ Thư viện : Cung cấp cho GV và HS đầy đủ các loại SGK, STK, Sách
nghiệp vụ, sách tra cứu góp phần nâng cao chất lượng dạy và học trong nhà trường.
+ Thiết bị : Thực hiện theo dõi quản lý trang thiết bị dạy học. Thực hiện các
yêu cầu phòng thí nghiệm – thực hành.
+ Quản sinh: Quản lí việc ăn, ở sinh hoạt của học sinh tại khu nội trú.
+ Cấp dưỡng: Phục vụ việc ăn, uống cho học sinh nội trú.
+ Y tế: Chăm sóc sức khỏe cho học sinh và cán bộ giáo viên.
+ Bảo vệ : Bảo vệ toàn bộ tài sản, cơ sở vật chất của nhà trường, sữa chữa
khắc phục những hư hỏng nhỏ,chăm sóc cây cảnh.
Từ khi thành lập đến nay tổ Văn phòng với khối lượng công việc nhiều
nhưng tất cả các thành viên trong tổ luôn nỗ lực trong mọi lĩnh vực, trong mọi
công tác nên hàng năm các thành viên trong tổ cũng như tập thể tổ luôn hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Xếp loại thi đua cuối học kỳ I năm học 2014 -
2015, 100% các thành viên trong tổ đều đạt danh hiệu Lao động tiên tiến.
2.4. Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất:
Văn phòng cụ thể là phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai của
khu nhà hiệu bộ. Các bộ phận như kế toán, thư viện, y tế,… đều có phòng làm việc
riêng.
Ưu điểm:
+ Đảm bảo tính riêng tư của các nhân viên văn phòng.
+ Không gây ồn ào, không gian rộng.
Nhược điểm:
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
14
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
+ Trao đổi công việc giữa các phòng không kịp thời.
+ Đi lại chậm.
Được sự quan tâm đầu tư của Sở GD&ĐT nên trang thiết bị của nhà trường
tương đối đầy đủ và hiện đại.

Trang thiết bị của các bộ phận văn phòng nhà trường gồm:
- Mỗi một bộ phận đều được trang bị 02 bàn làm việc, 01 máy tính được nối
mạng internet, 01 máy in, 01 tủ đựng tài liệu và mỗi phòng làm việc đều được
trang bị máy quạt treo tường. Riêng phòng làm việc của văn thư có 02 máy
photocoppy và được trang bị điện thoại để bàn.
II. Thực trạng hoạt động, công tác QTVP tại nhà trường:
1. Các nghiệp vụ văn phòng:
1.1. Nghiệp vụ sạn thảo văn bản:
Việc soạn thảo, ban hành văn bản, nhà trường tuân thủ chặt chẽ các quy định
tại Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
1.1.2. Các loại văn bản do nhà trường ban hành:
Nhóm văn bản hành chính thông thường gồm có: Quyết định cá biệt, biên
bản, kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu,
giấy đi đường, hợp đồng.
Trong tất cả các văn bản trên thì quyết định các biệt, báo cáo, kế hoạch, giấy
đi đường là ba loại văn bản được sử dụng nhiều nhất.
1.2. Công tác lưu trữ, quản lý tài liệu:
Hiện nay nhà trường chưa có kho lưu trữ. Tài liệu chủ yếu được lưu trữ
trong tủ đựng hồ sơ của mỗi bộ phận.
2. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng:
Hiện nay nhà trường sử dụng rất nhiều phần mềm như: misa, pmits, phần
mềm QLHS2 để quản lí điểm.
Trước đây thay vì phải gửi báo cáo cho Sở GD & ĐT bằng văn bản thì
khoảng 3 - 4 ngày Sở mới nhận được thì hiện nay nhà trường đã có hệ thống emai
nội bộ chỉ cần gửi báo cáo bằng email nội bộ thì chỉ cần 2 phút sau thì Sở đã nhận
được báo cáo của nhà trường.
3. Một số vấn đề khác:
3.1. Việc thực hiện thủ tục hành chính:

Thủ tục hành chính của nhà trường còn chồng chéo, thiếu thống nhất, thủ tục
hành chính ở một số lĩnh vực còn rườm rà, phức tạp. Trật tự, kỷ cương chưa
nghiêm, đội ngũ cán bộ còn yếu về chuyên môn, kỹ năng hành chính, phong cách
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
15
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
làm việc chậm đổi mới,…vì vậy phần nào làm giảm hiệu quả phục vụ học sinh và
phụ huynh.
3.2. Văn hóa ứng xử:
Văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp, giữa các thầy cô giáo với học sinh,
giữa cấp trên với nhân viên rất mẫu mực. Nhà trường thường xuyên tổ chức các
buổi nói chuyện chuyên đề nhằm giúp học sinh cũng như CBGVNV thực hiện tốt
nội quy của nhà trường. Không có bất cứ hành động bạo lực nào xảy ra trong nhà
trường.
3.2.1. Giao tiếp:
Các CBGVNV và học sinh trong nhà trường giao tiếp với nhau bằng lối nói
rất lịch sự, ân cần. Không bao giờ họ dùng lối nói mỉa mai châm chọc. Ví dụ như
khi hiệu trưởng bắt gặp nhân viên chơi game trong giờ làm việc thì hiệu trưởng chỉ
nhăc nhở nhẹ nhàng, hoặc khi nhân viên đi làm trễ giờ thì hiệu trưởng chỉ nói lần
sau nhớ đi làm đúng giờ.
Quan hệ đồng chí, đồng nghiệp rất trọng tình nghĩa. Khi trong trường có
CBGVNV nào bị ốm đều được tổ chức công đoàn đến thăm hỏi động viên.
3.2.2. Trang phục:
Trang phục của CBGVNV và học sinh rất lịch sự, phù hợp với môi trường
sư phạm. Giáo viên nữ lên lớp thì trang phục áo dài, nam thì quần âu áo sơ mi
sơvin, các nhân viên văn phòng thì chủ yếu là trang phục vest công sở, còn học
sinh thì trang phục chủ đạo là trang phục truyền thống của người đồng bào.
3.3. Mua sắm trang thiết bị VP nhà trường:
Trang thiết bị văn phòng nhà trường rất được quan tâm đầu tư đáp ứng nhu
cầu công việc của văn phòng. Hàng năm đều có kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang

thiết bị.
III. Kết quả thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
trường PTDT Nội trú Krông Bông.
1. Công tác quản lí văn bản đi:
Văn bản của nhà trường do nhiều bộ phận khác nhau soạn thảo, nên ít khi
được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thúc và kỹ thuật trình bày.
Các văn bản đi sau khi đã được soạn thảo thì có một số văn bản sẽ được
đánh số theo hệ thống tại văn thư, còn một số văn bản thì bộ phận soạn thảo tự
đánh số vào văn bản, chứ không theo sổ tại văn thư.
Có khi văn bản ban hành đã có hiệu lực mà vẫn không được đánh số, sau đó
mới qua văn thư lấy số văn bản, điều này gây khó khăn trong công tác đánh số văn
bản của văn thư.
Sau khi văn bản đã được lãnh đạo ký chính thức thì văn thư sẽ đóng dấu vào
văn bàn và làm thủ tục gửi đi.
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
16
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA NHÀ TRƯỜNG
Tờ bìa được trình bày
Phần đăng ký bên
trong:
Số ký
hiệu
văn
bản
Ngày,
tháng,
năm văn
bản
Tên

loại,
trích
yếu nội
dụng
văn bản
Nơi
nhận
văn bản
Người
ký
Số
lượng
văn bản
Nơi nhận
lưu văn
bản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8
2. Công tác giải quyết văn bản đến:
Tất cả văn bản đến đều phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí
thống nhất.
Quy trình diễn ra như sau:
2.1. Ký nhận văn bản
Văn bản từ các đơn vị khác chuyển tới trường, nếu tên và địa chỉ nơi nhận
đúng với tên và địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau đó chuyển giao
lại cho Văn thư.
2.2. Văn thư tiếp nhận văn bản
Văn thư tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra số lượng, tính trạng bì, dấu niêm
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B

17
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂKLĂK
TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:
Từ ngày:………… đến ngày:…………
Từ ngày:………… đến số:…………….
Quyển số:………………
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
phong (nếu có). Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn,
văn thư báo cáo với Lãnh đạo để kịp thời giải quyết.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, văn thư kiểm tra số lượng
văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời
thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải quyết.
2.3. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Khi bóc bì lưu
ý không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất
số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc
gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong trường, tổ chức, Văn thư
chuyển tiếp cho nơi nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản
liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có
trách nhiệm chuyển lại cho CB Văn thư để đăng ký.
Đối với những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để
giải quyết kịp thời. Trong trường hợp văn bản khẩn được chuyển đến muộn hơn
thời gian thời hạn giải quyết công việc thì CB văn thư có trách nhiệm báo cáo ngay
với Lãnh đạo để xem xét, giải quyết.
2.4. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).

Đối với văn bản đến được chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao
chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”.
Mẫu dấu “Đến” của nhà trường như sau:
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Vị trí của dấu “Đến” thông thường
ở các vị trí như khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên
loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống
dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
ĐẾN
TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ KRÔNG BÔNG
Số: …………………………………………
Ngày: ……………………………………….
Chuyển:………………………………………
18
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “Đến” bằng viết bi vào văn bản đến.
Nhập số văn bản đến, ngày văn bản đến; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vào
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn bản đươc chuyển tới để giải
quyết. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, tại mục
“Chuyển” phải liệt kê đầy đủ tên các đơn vị, cá nhân đó.
2.5. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến.
Số lượng văn bản đến hằng năm của nhà trường không nhiều (dưới 500 văn
bản đến) nên các loại văn bản đến được đăng ký hỗn hợp vào một sổ duy nhất (trừ
văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về
văn bản.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA NHÀ TRƯỜNG
Tờ bìa:
Mặt trong:

Ngày
đến
Số đến Tác giả Số ký
hiệu
Ngày,
tháng,
Tên
loại và
Nơi
nhận
Ký
nhận
Ghi chú
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
19
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂKLĂK
TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày:………… đến ngày:…………
Từ ngày:………… đến số:…………….

Quyển số:………………
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
văn bản
năm
văn bản
trích
yếu nội
dung

văn bản
1 2 3 4 5 6 7 8 9
2.6. Nhân bản, trình, chuyển giao văn bản đến
Sau khi đóng dấu đến, điền thông tin vào mẫu dấu đến và đăng ký vào sổ
đến, tiến hành photo nhân bản văn bản. Số lượng bản sao cần photo phụ thuộc
vào số lượng đơn vị nhận văn bản. Riêng đối với văn bản đến có dấu chỉ các mức
độ khẩn phải được xử lý và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn thư lưu bản sao, bản chính và các bản sao còn lại chuyển tới các đơn vị
để trực tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính
xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
2.7. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
3. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản:
3.1. Qui trình xây dựng và ban hành văn bản:
Qui trình soạn thảo văn bản của nhà trường không theo qui trình.
Các văn bản hành chính đơn giản của trường được văn thư soạn thảo còn
các văn bản có giá trị pháp lý cao chẳng hạn như nội qui, quy chế, kế hoạch,…
thì do hiệu trưởng soạn bằng tay sau đó giao nhân viên văn thư đánh máy. Sau
khi nhân viên văn thư đánh máy xong thì trình hiệu trưởng xem xét lại nếu hiệu
trưởng không có ý kiến gì thì ký chính thức vào văn bản và văn bản được công
bố, gửi đi kịp thời.
3.2. Nội dung văn bản ban hành:
Nội dung văn bản do nhà trường ban hành phù hợp với pháp luật hiện hành,
mục tiêu đường lối của Đảng; phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi hoạt động của nhà trường;
3.3. Thể thức văn bản:
Hiện nay văn bản do nhà trường ban hành thể thức chưa tuân theo qui định tại

thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011.
Cụ thể:
- Cách chừa lề văn bản của nhà trường:
+ Mặt trước: + Mặt sau:
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
20
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
Lề trên: 10 – 15mm Lề trên: 10 – 15mm
Lề dưới: 10 – 15mm Lề dưới: 10 – 15mm
Lề trái: 20 – 25mm Lề trái: 10 – 15mm
Lề phải: 10 – 15mm Lề phải: 20 – 25mm
Các thể thức bắt buộc
+ Quốc hiệu: Được trình bày ở gốc trên, bên phải đầu trang của văn bản.
Dòng trên: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, nhạt.
Dòng dưới: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc, được viết bằng chữ thường, cỡ
chữ 12, viết hoa các chữ cái đầu: “Đ” “T” “H”, kiểu chữ đứng, nhạt, có dấu gạch
nối, dưới dòng chữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc có khi là đường kẻ liền nét có độ
dài bằng với độ dài của dòng chữ, có khi là dấu gạch ngang và có ngôi sao chính
giữa.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: tác giả văn bản được trình bày ở
góc bên trái trang đầu của văn bản.
Dòng trên : SỞ GD & ĐT ĐĂKLĂK được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng dưới: Trường PTDT Nội trú Krông Bông được trình bày bằng chữ in

thường, cỡ chữ 12 kiểu chữ đứng, đậm. không có đường gạch ngang.
Ví dụ:
SỞ GD & ĐT ĐĂK LĂK CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
Trường PTDT Nội trú K rông Bông Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
***
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở vị trí dưới
dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày kiểu chữ thường, cỡ chữ 14,
kiểu nghiêng,
Krông Bông, ngày… tháng …. năm 2014
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
21
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
+ Nơi nhận văn bản: được trình bày ở cuối cùng văn bản phía bên trái. Dòng
chữ: “Nơi nhận” kiểu thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13, nội dung nơi nhận kiểu chữ
thường, đứng, nhạt, cỡ 12, mỗi nơi nhận văn bản (tổ chức, cá nhân) được trình bày
thành dòng riêng, dầu dòng có gạch nối (-), cuối dòng không có dấu (;), cuối dòng
không có lưu văn thư (VT).
Nơi nhận:
- Chuyên môn
- Công đoàn
4. Một số kỹ năng nghề khác:
Ngoài các kỹ năng cơ bản thì văn thư còn cần có những kỹ năng sau:
4.1. Kỹ năng giao tiếp văn phòng:
Nhân viên văn thư giao tiếp phải lịch sự, hòa nhã gần gửi với đồng nghiệp
trong nhà trường và tất cả mọi người đến liên hệ công việc.
4.2. Kỹ năng tổ chức cuộc họp:
Hàng năm, văn phòng thường xuyên tổ chức các cuộc họp, nhằm đánh giá
lai công việc đã thực hiện và triển khai những công việc cần thực hiện trong thời
gian tới. Nhà trường có các cuộc họp mang tính chất định kỳ như: họp HĐSP hàng

tháng, giao ban đầu tuần, sơ kết công tác học kỳ I và tổng kết công tác cuối năm
học.
Quy trình tổ chức một cuộc họp được tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định mục đích, yêu cầu của cuộc họp: các cuộc họp được tổ chức
nhằm nhiều mục đích khác nhau, việc xác định mục tiêu cuộc họp góp phần quan
trọng trong việc chuẩn bị nội dung cũng như thành phần tham dự cuộc họp, mục
đích của cuộc họp luôn được văn phòng phổ biến công khai.
+ Xác định địa điểm, thời gian: Việc xác định thời gian giúp cho nhân viên
trong văn phòng chủ động trong việc mời khách tham dự, chuẩn bị nội dung và các
công việc có liên quan.
+ Xác định thành phần tham dự và thông báo cho người tham dự: nếu là lãnh
đạo của nhà trường và nhân viên trong trường thì văn phòng sẽ thông báo qua mail
hoặc thông báo trực tiếp bằng hệ thống điện thoại bàn trong văn phòng.
Nếu người tham dự là khách mời thì gửi thư mời.
+ Xác định cơ sở vật chất, trang thiết bị cho cuộc họp: các cuộc họp của nhà
trường được tổ chức tại các phòng họp chung của văn phòng, trước mỗi cuộc họp
văn phòng chuẩn bị phòng họp sạch sẽ.
Chuẩn bị trang thiết bị cho cuộc họp như: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, và
một số dụng cụ khác cần thiết cho cuộc họp.
+ Xác định tài liệu: chuẩn bị tất cả tài liệu cần thiết cho cuộc họp.
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
22
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
+ Xác định kinh phí: để thực hiện cuộc họp cần xác định kinh phí là bao
nhiêu và chi vào những công viêc gì.
4.3 Tổ chức các chuyến đi công tác
Hàng năm, nhà trường thường xuyên tổ chức các chuyến đi công tác cho
lãnh đạo như:
+ Đi tham dự hội nghị, hội thảo do Sở GD & ĐT triệu tập.
+ Tham quan học tập các đơn vị trường bạn

Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo nhà trường đều có tác dụng trên nhiều
phương diện. Chính vì vậy, các chuyến đi công tác được tổ chức rất chu đáo.
Để chuẩn bị cho một chuyển đi công tác của lãnh đạo nhà trường văn phòng
thường chuẩn bị các công việc sau:
Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc chuyến đi công tác.
Xác định phương tiện đi, đi tự túc hay do cơ quan chuẩn bị phương tiện đi.
Liên hệ với nơi lãnh đạo đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ cho lãnh đạo.
Chuẩn bị tài liệu chuyên môn cho lãnh đạo đi công tác.
Chuẩn bị kính phí cho lãnh đạo đi công tác.
+ Những công việc trong thời gian lãnh đạo đi công tác:
Sắp xếp cẩn thận các công văn giấy tờ. Nếu thấy vấn đề cần có ý kiến gấp
của người lãnh đạo thì liên hệ để xin ý kiến.
Thường xuyên giữ liên lạc với lãnh đạo đi công tác qua điện thoại, mail.
+ Những công việc sau khi lãnh đạo công tác trở về.
Chủ động báo cáo với lãnh đạo về những vấn đề xảy ra trong thời gian lãnh
đạo đi công tác, chuyển những văn bản giấy tờ và tài liệu nhận được trong thời
gian lãnh đạo chi công tác mà văn thư nhận được cho lãnh đao.
4.4. Chức năng tham mưu:
Nhân viên văn thư cần thực hiện tốt chức năng này. Ví dụ để chuẩn bị cho
công tác đánh giá CBGVNV cuối học kỳ I năm học 2014 2015 thì văn thư cần có
những tham mưu cho hiệu trưởng như sau:
Đề xuất khen, biểu dương những CBGVNV hoàn thành tốt công việc, đồng
thời đồng thời khiển trách các CBGVNV không thực hiện tốt nội quy của nhà
trường.
Đề xuất mức khen thưởng bằng tiền (nếu có).
IV. Nhận xét chung:
Qua thực trạng công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông em có
những nhận xét như sau:
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
23

Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
Mặc dù đã có nhiều cố găng nhưng công tác văn thư của trường hiện nay
vẫn còn nhiều bất cập. cụ thể:
1. Cách bố trí phòng làm việc chưa phù hợp : Phòng văn thư được bố trí lầu
hai.
2. Nghiệp vụ soạn thảo chưa theo qui trình
3. Công quản lí văn bản đi chưa đúng: cụ thể là công tác đáng số văn bản.
4. Thể thức trình bày văn bản còn chưa đúng.
Nhằm khắc phục những vấn đề tồn tại nêu trên en xin đưa ra một số biện
pháp khắc phục như sau:
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
24
Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông
Phần III
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
I. Mục tiêu:
Nhằm đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính của nhà
trường, góp phần tích cực vào việc hoàn thành tốt công việc của nhà trường.
II. Quan điểm:
Phải được sự nhất trí của BGH Trường PTDT Nội trú Krông Bông và phải
tuân thủ các qui định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
III. Nhiệm vụ và các giải pháp:
1. Nhiệm vụ:
- Bố trí lại phòng làm việc của văn thư
- Công tác quản lí văn bản đi .
- Nghiệp vụ soạn thảo.
- Chỉnh lại Thể thức trình bày văn bản sai của nhà trường.
2. Giải pháp thực hiện:
2.1. Bố trí phòng làm việc của văn thư:

Nhà trường cần hoán đổi phòng làm việc của Công đoàn ở tầng trệt với
phòng làm việc của văn thư ở tầng hai cho nhau. Đặt phòng làm việc của văn thư ở
tầng trệt sẽ tiện cho khách đến liên hệ công việc hơn, và tạo điều kiện thuận lợi
hơn trong việc trao đổi giữa với các nhân viên văn phòng khác vì tất cả các phòng
làm việc của nhân viên văn phòng khác đều ở tầng trệt.
2.2. Công tác quản lí văn bản đi:
Văn bản do nhà trường ban hành phải tuân thủ các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Tất cả các văn bản kể văn bản của các bộ phận như Đoàn, Đội, Công đoàn,
Chuyên môn,…trước khi ban hành đều phải qua bộ phận văn thư kiểm tra thể thức
và kỹ thuật trình bày.
Bước 2: Ghi số của văn bản và số và ngày, tháng văn bản
Các văn bản đi sau khi đã đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật trình bày (có chữ
ký chính thức của Lãnh đạo) sẽ được đánh số theo hệ thống số chung của Nhà
trường.
Đối với những văn bản đăng ký muộn so với ngày hiện tại, số của văn bản
Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B
25