Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch Asia Sun

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 1 -

LỜI GIỚI THIỆU

Trong chiến lược kinh tế - xã hội của đất nước và của nhân loại ở thế
kỷ XXI, du lịch được nhìn nhận như một ngành kinh tế tổng hợp có tính xã
hội sâu sắc. Phát triển du lịch đòi hỏi sự phát triển đồng bộ của nhiều ngành,
nhiều lĩnh vực của nền kinh tế - xã hội. Đến lượt mình, du lịch cũng trở thành
một trong những động lực phát triển của các ngành khác. Để đáp ứng được
điều đó thì vấn đề đào tạo nhân lực cho ngành du lịch là một vấn đề then chốt
để tạo động lực thúc đẩy cho sự phát triển của nó. Cũng như vậy, việc thực
tập đối với những sinh viên học du lịch là một phần không thể thiếu được
trong khối kiến thức mà họ phải tích luỹ. Mục đích của thực tập là giúp sinh
viên có được kỹ năng nghề nghiệp, đối mặt với những tình huống và tìm được
cách giải quyết cụ thể các tình huống đó. Những thủ tục và những bước để
thực hiện một chương trình du lịch cho người Việt Nam đi du lịch ở nước
ngoài là một trong những phần quan trọng đối với bất kỳ một công ty kinh
doanh lữ hành quốc tế nào. Thấy được tầm quan trọng như vậy nên em đã
chọn đề tài "Quá trình thực hiện tour du lịch Outbound tại Công ty Du lịch
Asia Sun." cho báo các thực tập của em.
Với lượng kiến, kinh nghiệm còn hạn chế và khoảng thời gian để tìm
hiểu sâu về những vấn đề còn ít, báo cáo thực tập này của em chắc chắn còn
nhiều thiếu sót. Kính mong sự quan tâm đóng góp của các thầy cô giáo và các
bạn sinh viên về hình thức cũng như nội dung để báo cáo thực tập của em
được hoàn chỉnh hơn.

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 2 -


PHẦN NỘI DUNG

1. VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY DU LỊCH
ASIA SUN TRAVEL:

Công ty Du lịch Mặt Trời Châu Á ( Asia Sun Travel) được thành lập
năm 2001 theo quyết định kinh doanh lữ hành số 0262/GPLHQT, được cấp
bởi Tổng Cục Du Lịch Việt Nam.
Địa chỉ công ty: 52 Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Điện thoại : (84-4) 9362366 Fax : (84-4) 9362388
E-mail : Website:
www.asiasuntravel.com
Số tài khoản tiền VND: 001.100.058.1714
Số tài khoản USD : 001.137.058.1733
1.1.
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY:
1.1.1.

MÔ HÌNH QUẢN LÝ CÔNG TY
:

BẢO VỆ
(TRẦN VĂN HIẾU)
GIÁM ĐỐC
(LÊ THANH THẢO)
PHÓ GIÁM ĐỐC
( TẠ BÍCH HÀ)

BỘ PHẬN KẾ
TOÁN

TỔNG
HỢP
BỘ PHẬN LỮ HÀNH
OUTBOUND
BỘ PHẬN LỮ
HANH
INBOUND

BỘ PHẬN LỮ
HÀNH
NỘI ĐỊA
CH
Ử
VÂN ANH
NGUY
Ễ
N TH
Ị

THANH THU
Ỷ

NGUY
Ễ
N KH
Ắ
C

huy

PH
Ạ
M TH
Ị
HOA ANH
( TR
ƯỞ
NG PHÒNG)

LÊ TH
Ị
M
Ĩ
NG
Ọ
C
PHÙNG KIM

DUNG

Đ
ÀO TUY
Ế
T MAI
NGUY
Ễ
N TH
Ị

HUY
Ề
N

TRANG
( TR
ƯỞ
NG PHÒNG)

TR

Ầ
N VI
Ệ
T TRI
Ề
U

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 3 -




Hình 1: Mô hình quản lý công ty du lịch Asia Sun Travel.
1.1.2.
CHỨC NĂNG CỦA CÁC BỘ PHẬN:
1.1.2.1.
GIÁM ĐỐC:

Giám đốc là người chịu trách nhiệm chính về tình hình kinh doanh của công
ty, trực tiếp lãnh đạo công ty.
Là người quyết định những chiến lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm
kinh doanh.
1.1.2.2.
PHÓ GIÁM ĐỐC:

Cùng với giám đốc chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh và đưa ra những

chiến lược kinh doanh của công ty.
1.1.2.3.
BỘ PHẬN KẾ TOÁN TỔNG HỢP:

- Kế toán hách toán các khoản thu, chi của doanh nghiệp, lập hoá đơn chứng
từ, sổ sách về thu, chi, nộp thuế cho nhà nước...
1.1.2.4.
BỘ PHẬN LỮ HÀNH OUTBOUND:

Xây dựng, tổ chức các Tour du lịch ra nước ngoài cho khách du lịch là người
Việt Nam và người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam.
1.1.2.5.
BỘ PHẬN LỮ HÀNH INBOUND:

Xây dựng, tổ chức các Tour du lịch Việt Nam cho khách du lịch là người
nước ngoài du lịch vào Việt Nam.
1.1.2.6.
BỘ PHẬN LỮ HÀNH NỘI ĐỊA

Xây dựng, tổ chức các Tour du lịch Việt Nam cho khách là người Việt Nam.
1.2.
HỆ THỐNG CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT
:
Cơ sở vật chất của công ty du lịch Asia Sun Travel khá đầy đủ, đáp ứng được
yêu cầu làm việc của nhân viên.
Cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm:
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 4 -
+ Văn phòng có diện tích rộng. + Máy in Laser.
+ Phòng làm việc có điều hoà. + Điện Thoại.
+ Máy vi tính nối mạng Internet. + Máy fax.
• Bàn làm việc và tủ đựng tài liệu riêng của từng bộ phận.
2. QUY TRÌNH TIẾN HÀNH TOUR OUTBOUND
2.1
.
LÀM CHƯƠNG TRÌNH, TÍNH GIÁ TOUR
:

* Làm chương trình:
Quá trình làm chương trình du lịch Outbound chủ yếu là làm chương
trình du lịch kết hợp, công ty chủ động nghiên cứu thị trường, xây dựng các
chương trình du lịch nhưng không ấn định ngày thực hiện trước. Thông qua
các hoạt động quảng bá mà khách du lịch hoặc các công ty gửi khách sẽ tìm
đến công ty trên cơ sở các chương trình sẵn có. Công ty và khách sẽ tiến hành
thoả thuận và sau đó thực hiện chương trình .
Ngoài ra, công ty còn tổ chức các tour du lịch công vụ, chương trình
được làm chủ yếu là do đơn vị tổ chức các cuộc hội thảo, gặp gỡ.....công ty
chỉ đản nhịêm phần dịch vụ như lo ăn, nghỉ, thủ tục xuất nhập cảnh, vé máy
bay.....
*. Quá trình xây dựng chương trình du lịch cũng tuân thủ theo các bước
như:
B1: Nghiên cứu nhu cầu thị trường
B2: Nghiên cứu khả năng đáp ứng: Nghiên cứu tài nguyên du lịch, các nhà
cung cấp du lịch, mức độ cạnh tranh trên thị trường.......
B3: Xác định khả năng và vị trí của chương trình: Chương trình có phù hợp
với nhu cầu của người Việt Nam hay không, có phù hợp với lối sống, tập
quán của người Việt Nam hay không?

B4: Xây dựng mục đích, ý tưởng của chương trình
B5: Quỹ thời gian và mức giá tối đa
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 5 -
B6: Xây dựng chuyến hành trình cơ bản: bao gồm những tuyến điểm chủ yếu,
bắt buộc của chương trình
B7: Xây dựng phương án vận chuyển: các phương tiện và loại phương tiện
thích hợp với số lượng khách, thích hợp với điểm tham quan, thời gian, tâm lý
của khách .......
B8: Xây dựng phương án lưu trú
B9: Chi tiết hoá chương trình
B10: Xây dựng phương án dự phòng ứng cứu
B11: Xác định giá thành ( giá nét), giá bán của chương trình
B12: Xác định những quy định của chương trình .

*) Tính giá tour:
Để tính giá chương trình du lịch Outbound thì trước hết ta cũng chia khách du
lịch ra thành những nhóm như:
+ Đoàn dưới 10 người
+ Đoàn từ 10 đến 15 người
+ Đoàn trên 15 người
+ Và áp dụng vé, dịch vụ với trẻ em.
Những yếu tố cần lưu ý trong quá trình tính giá như:
+ Land fee + Vé máy bay
+ Ôtô +Thuế sân bay
+ An ninh + Visa
+ Giấy thông hành + Bảo hiểm

+ Hướng dẫn + Chi phí khác
+ Phí dịch vụ

2.2.
TÌM HIỂU KỸ VỀ ĐIỂM THĂM QUAN TRONG CHƯƠNG TRÌNH:

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 6 -
Bất cứ một người làm chương trình du lịch hay một người làm
Marketing du lịch nào cũng vậy, du lich Outbound, Inbound hay nội địa, họ
đều phải tìm hiểu kỹ về điểm tham quan trong chương trình để có thể chào
bán và trả lời khách. Những hình thức mà công ty áp dụng để tìm hiểu về
điểm tham quan du lịch, nơi ăn, nơi nghỉ là sử dụng bản đồ, những thông tin
trong sách, báo, tạp chí, phát thanh truyền hình, Internet và qua những người
mà họ đã đi rồi.

2.3.
QUẢNG CÁO VÀ BÁN CHƯƠNG TRÌNH CHO KHÁCH

Hình thức quảng cáo mà được công ty sử dụng nhiều nhất đó là quảng
cáo trên cáo báo, các tạp chí.
Ngoài ra hình thức nữa mang lại hiệu quả rất lớn đối với công ty là sự quảng
cáo và sự giới thiệu của những người quen biết.
* Với hình thức quảng cáo trên báo thì tờ báo được công ty lựa chọn đó là
những tờ báo như: Báo lao động, Báo tuổi trẻ. Kích thước quảng cáo đó là
20x15 và hình ảnh là trắng đen. Mức độ quảng cáo vừa phải, mỗi tuần từ 1
đến 2 số.

Với loại hình quảng cáo này, những thông tin cần quảng cáo được đầy
đủ như: tên công ty, địa chỉ, lôgô, slôgan, thông điệp, nội dung và hình
ảnh....... Mức độ thâm nhập thị trường được cao hơn, có tính chọn lọc về địa
lý, thời gian phản hồi nhanh, tính năng động sáng tạo hơn trên radio, thu hút
tầng lớp bạn đọc bao gồm cả nam và nữ, chi phí vừa phải. Bên cạnh những ưu
điểm mà quảng cáo trên báo đem lại thì quảng cáo trên báo cũng còn có
những nhược điểm mà công ty cần khắc phục như: thời gian tồn tại của quảng
cáo ngăn ngủi, không nổi bật hơn so với các mẫu quảng cáo khác, khả năng
tiếp cận thị trường yếu.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 7 -
* Với tạp chí thì công ty thường quảng cáo trên tạp chí "PC World" nhằm vào
đối tượng là những công ty, doanh nghiệp và những người hoạt động trong
lĩnh vực máy tính. Với ưu điểm là thời gian tồn tại lâu, có tính chọn lọc địa lý,
chọn lọc đối tượng, tính năng động sáng tạo cao ( màu sắc hấp dẫn, chất
lượng giấy tốt), thu hút sự quan tâm của độc giả cả nam và nữ. Để đỡ quá tốn
kém, công ty đã quảng cáo với kích thước là 20x15 với hình ảnh trắng đen và
vị trí là ở giữa quyển tạp chí. Những nhược điểm khi quảng cáo trên tạp chí
mà công ty gặp phải đó là tần suất quảng cáo thấp ( 1 tháng 1 số ), thời gian
chuẩn bị và đăng kí lâu.
Ngoài hai hình thức quảng cáo trên, công ty còn sử dụng một hình thức
quảng cáo nữa mà đạt hiệu quả đó là những mỗi quan hệ thân quen giới thiệu
đến cho công ty.

2.4.
THUYẾT PHỤC KHÁCH HÀNG ĐI THEO CHƯƠNG TRÌNH VÀ THAY
ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH CHO PHÙ HỢP VỚI YÊU CẦU CỦA KHÁCH.

Trong quá trình bán chương trình thì nên thuyết phục khách đi theo
chương trình mà mình đã xây dựng bởi vì điều đó sẽ tạo thuận lợi rất nhiều
cho mình trong quá trình thực hiện tour. Mình đã nắm bắt rõ các điển tham
quan du lịch, các dịch vụ, giá cả, chất lượng ... của khách sạn, nhà hàng do
vậy chất lượng tour du lịch sẽ cao hơn.
Nếu khách không đồng ý với chương trình như vậy thì ta cũng có thể
thay đổi chương trình cho phù hợp với yêu cầu của khách. Những thay đổi đó
có thể là thời gian, điển tham quan, khách sạn, nhà hàng..... Tuy nhiên, sự
thay đổi đó phải nằm trong khả năng đáp ứng của công ty và không được là
giảm chất lượng phục vụ, chất lượng tour tuyến của chương trình.

2.5.
SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 8 -
Khi đã thoả thuận được chương trình về thời gian, điểm tham quan, các
dịch vụ .... thì bước tiếp theo phải làm đó là soạn thảo hợp đồng lịch.
Mẫu hợp đồng du lịch có thể được làm như sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
-----------***------------
HỢP ĐỒNG DU LỊCH
SỐ: /
HĐKT

- Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban ngày 25 tháng 9 năm1989 của hội

đồng nhà nước và nghị định số 17/HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Chính Phủ) quy định chi tiết về việc thi hành pháp lệnh hợp
đồng kinh tế.
- Căn cứ quy chế du lịch hiện hành của Tổng cục du lịch.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao cũng như những nhu
cầu và khả năng đáp ứng của từng bên.
Hôm nay, ngày tháng năm , tại phòng Công ty Du lịch và
Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL) -52 Lý Thường Kiệt,
chúng tôi gồm:
bên a: công ty
Đại diện bởi : Chức vụ:
Địa chỉ :
Điện thoại : Fax :
Tài khoản số:
Mã số thuế :
Sau đây gọi tắt là bên A
bên b: công ty asia sun travel
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 9 -
- Đại diện : Bà Lê Thanh Thảo Chức vụ: Giám Đốc
- Địa chỉ : 52 Lý Thường Kiệt - Hà Nội
- Điện thoại: 04.9362366 Fax: 04.9362388
- Tài khoản số: 00 11 000 581714 - VNĐ 00 11 370 581733 - USD
tại ngân hàng Ngoại thương Trung ương Việt Nam
Sau đây gọi tắt là bên B
Hai bên thống nhất ký hợp đồng về việc bên B nhận tổ chức thực hiện
chương trình tham quan tại ...............trong thời gian ....... ngày.......đêm cho

..........khách của bên A với các điều khoản sau:
Điều 1: Số lượng khách
Số lượng khách đi du lịch là: ........người ( có danh sách kèm theo)
Điều 2: Hành trình : ( có lịch trình chi tiết kèm theo )
Điều 3: Thời gian thực hiện chương trình:
- Thời gian bắt đầu : ............ Thời gian kết thúc.............
Điều 4: Địa điểm xuất phát và kết thúc hành trình :..........
Điều 5: Giá cả và tổng giá trị hợp đồng:
- Giá trọn gói là: .........USD/ người
- Tổng giá trị hợp đồng: giá trọn gói x số lượng khách = .......USD
Số tiền viết bằng chữ:
- Hoa hồng gửi khách : .........................( % hoa hồng tuy theo tour)
Tổng số tiền bên A phải thanh toán: .......................
Bằng chữ:
Điều 6: Thể thức thanh toán :
- Hình thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản bằng đồng Việt
Nam theo tỉ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương WT của ngày thanh toán.
- Phương thức thanh toán:
+ Đợt 1: 1000 USD khi hai bên kí hợp đồng.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 10 -
+ Đợt 2: Giá trị hợp đồng còn lại sau khi lấy được thị thực nhập cảnh.
Điều 7: Trách nhiệm của bên A
- Gửi danh sách chính xác và các giấy tờ theo quy định của sứ quán để bên B
làm thủ tục xuất nhập cảnh theo đúng thời hạn quy định của bên A. Có mặt để
dự phỏng vấn và trình diện sau khi kết thúc chương trình nếu có của Đại sứ
quán.

- Đảm bảo khách đi và về theo đúng chương trình của đoàn thực hiện theo
quy định của pháp luật Việt Nam và các nước sở tại
- Lưu ý khách tự chịu trách nhiệm bảo quản tư trang cá nhân trong suốt
chuyến đi.
- Thanh toán đúng hạn cho bên B theo số lượng khách thực tế.
Điều 8: Trách nhiện bên B
- Chịu trách nhiệm xin thị thực nhập cảnh vào nước:...........(tuỳ vào nước đến
tham quan du lịch) cho đoàn khách theo đúng quy định.
- Tổ chức chương trình, bố trí dịch vụ theo đúng điều kiện đã thống nhất giữa
các bên ( có ghi trong phụ lục chương trình đính kèm), bố trí hướng dẫn viên
theo suốt chương trình từ Việt Nam.
- Tổ chức thực hiện đúng lịch trình tour. Nếu có thay đổi phải báo lại cho bên
A trước ngày khởi hành tối thiểu là 7 ngày.
- Mua bảo hiểm cho đoàn khách.
Điều 9: Điều khoản hoàn huỷ:
- Nếu chuyến đi bị hoãn, huỷ do lỗi của bên B và bên A không thể tiếp tục
tham gia chuyến đi thì bên B có trách nhiện hoàn trả lại toàn bộ số tiền đã nộp
của bên A.
- Sau khi bên B đã nộp đơn xin cấp thị thực vào Đại sứ quán , nếu vì bất cứ lý
do nào có khách của bên A không tham gia được chuyến đi thì bên A sẽ chịu
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 11 -
phạt 50 USD/người - lệ phí visa và các chi phí thực tế khác như phạt huỷ vé
đặt máy bay...
- Sau khi được cấp thị thực, nếu có khách nào của bên A huỷ bỏ chuyến đi thì
phải chịu phí : phạt huỷ vé máy bay theo quy định, chi phí làm thủ tục xuất
nhập cảnh, đêm đầu khách sạn và các chi phí thực tế khác mà bên B đã chi

trả.
- Bên B không chịu trách nhiệm hoàn lại các phần dịch vụ do bên A tự ý
không sử dụng trong quá trình di tour.
Điều 10: Điều khoản chung:
Hai bên nghiêm túc thực hịên đầy đủ và chính xác các điều khoản đã cam
kết, không bên nào được tự ý thay đổi các công việc đã cam kết và hợp tác
chặt chẽ để phối hợp giải quyết các công việc bất khả kháng có thể sảy ra.
Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01
bản để tổ chức thực hiện. Hợp đồng hết hiệu lực khi kết thúc chương trình
tour.

ĐẠI DIỆN BÊN A

ĐẠI DIỆN BÊN B


2.6.
KÝ HỢP ĐỒNG, THU ĐẶT CỌC HOẶC KÝ BIÊN BẢN GHI NHỚ
Sau khi soạn thảo xong hợp đồng thì bước tiếp theo phải làm đó là ký
hợp đồng. Đại diện của mỗi bên gặp trực tiếp để giao kèo, thoả thuận.
Cùng với việc ký hợp đồng là việc thu tiền đặt cọc của khách. Trong
trường hợp vì lý do nào đó chính đáng mà bên khách du lịch chưa có tiền đặt
cọc ngay thì có thể làm bản giao kèo và xác nhận chắc chắn mua tour của
công ty.
Khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng thì công ty du lịch sẽ gửi cho
khách tờ chương trình chuyến đi.
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 12 -

2.7.
ĐẶT DỊCH VỤ
:
Những dịch vụ cần đặt đó là :
* Vé máy bay:
Khi đã có chính xác số lượng khách, ngày khởi hành thì ta tiến hành
đặt chỗ máy bay. Hình thức đặt chỗ có thể đến tận nơi đặt chỗ hay có thể
dùng fax, dùng E-mail. Mẫu đặt chỗ có thể được làm như sau:

PHIẾU ĐẶT CHỖ CHO ĐOÀN KHÁCH

Kính gửi : phòng bán vé và đặt chỗ
.............................................................................................................................
Địa chỉ: ...............................................................................................................
Số điện thoại:......................................................................................................
Số fax:.................................................................................................................
Họ và tên người đặt chỗ:.....................................................................................
Công ty Du lịch và Thương mại Mặt trời Châu á (ASIA SUN TRAVEL)
Địa chỉ: 52 Lý Thường Kiệt, Hà Nội
Điện thoại: 04.9362366
Fax:04.9362388

Đề nghị phòng vé đặt chỗ cho asia sun travel với các thông tin như sau:

Đoàn S.Lượng
(paxs)
Từ Đến Ngày bay Số hiệu
chuyến

bay
Giá áp
dụng
Hạng
đặt chỗ
1
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 13 -

2


Ghi chú:...............................................................................................................
Hà Nội, ngày ..........tháng ...........năm............
T/M phòng bán vé & đặt chỗ T/M công ty




Phần giành cho nhân viên đặt chỗ xác nhận :
Code đặt chỗ Thời hạn đặt cọc
Thời hạn cho tên Thời hạn xuất vé

* Khách sạn:
Hình thức đặt chỗ tại khách sạn, nhà hàng hay đặt tour du lịch trọn gói
ở nước ngoài thì cách tốt nhất đó là đặt chỗ qua E-mail hoặc fax.

2.8.
THU HỒ SƠ CỦA KHÁCH:

Bước tiếp theo là thu hồ sơ của khách. Những hồ sơ cần thiết cho
chuyến du lịch như :
+ Hộ chiếu, ảnh, chứng minh thư nhân dân, các quyết định cần thiết, sổ tiết
kiệm......Đó là những giấy tờ cần thiết để làm visa cho khách.

2.9.
LẬP DANH SÁCH KHÁCH VỚI ĐẦY ĐỦ THÔNG TIN
Cần lập một danh sách khách du lịch với đầy đủ những thông tin như:
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 14 -
+ Họ tên đầy đủ
+ Ngày, tháng, năm sinh
+ Nơi sinh
+ Địa chỉ thường trú
+ Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn

2.10.
KHAI CÁC FORM LIÊN QUAN:
Công ty du lịch sẽ phải khai các form cần thiết cho chuyến đi như form
xuất nhập cảnh, form visa, form hộ chiếu......

2.11.
LÀM VISA, GIẤY THÔNG HÀNH

Để làm được visa thì trước hết phải có hộ chiếu. Công ty du lịch không
làm thay khách hộ chiếu được mà khách phải tự mình đi làm lấy. Công ty du
lịch chỉ có thể làm giúp khách khai những tờ khai và đưa khách đến nơi làm
hộ chiếu. Thời gian còn hiệu lực của hộ chiếu hay để làm visa hay thời gian
chờ lấy visa là tuỳ thuộc vào quy định của từng nước. Thủ tục làm visa của
mỗi nước có sự khác nhau.
Hiện nay, do cơ chế mở cửa và xu thế phát triển hội nhập, một số nước đã
có những chính sách miễn thị thực đối với khách du lịch vào nước mình. Việt
Nam cũng vậy, một số nước trong khu vực Đông Nam Á đã ký với Việt Nam
hiệp định song phương miễn thị thực đó là: Thái Lan, Philippin, Malaysia,
Xingapore, Inđônêxia và Lào. Do vậy, khách du lịch của hai nước ký với
nhau khi có hộ chiếu sẽ không phải xin visa nhập cảnh mà chỉ phải khai tờ
khai hải quan. Còn đối với hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc thì Việt Nam đơn
phương ký hiệp định miễn thị thực, nghĩa là chỉ những khách du lịch là người
Việt Nam khi đi du lịch vào hai nước Nhật Bản và Hàn Quốc mới phải làm
visa nhập cảnh còn những khách du lịch là người của hai nước Nhật Bản và
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN

- 15 -
Hàn Quốc khi đi du lịch vào Việt Nam nếu có hộ chiếu thì không phải làm
visa.
 Những thủ tục làm visa nhập cảnh cho người Việt Nam khi đi du lịch ở
một số nước:
* Hướng dẫn thủ tục xin cấp visa nhập cảnh Nhật Bản cho người Việt Nam:
+ Cách xin cấp visa:
- Người Việt Nam để nhập cảnh Nhật Bản cần thiết phải xin cấp visa nhập
cảnh. Khi tiến hành thủ tục xin cấp visa, nhất thiết bạn phải có người bảo lãnh
ở Nhật Bản.

- Giấy tờ cần thiết để xin cấp visa bao gồm các giấy tờ người bảo lãnh phải
chuẩn bị và các giấy tờ bạn ( người Việt Nam xin cấp visa) phải chuẩn bị. Các
giấy tờ người bảo lãnh đã chuẩn bị phải gửi bằng bưi điện sang cho bạn. Bạn (
người xin cấp visa ) phải mang đến Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam xin
cấp visa cùng với các giấy tờ mà bạn phải chuẩn bị.
Vì vậy, trường hợp bạn muốn nhập cảnh Nhật Bản thì bước đầu tiên mà
bạn phải làm là yêu cầu người bảo lãnh của bạn ở Nhật Bản gửi các giấy tờ
cần thiết xin cấp visa sang cho bạn.
Ở khâu thủ tục này, công ty du lịch có thể giúp bạn xin được thư mời từ
bên Nhật Bản nếu bạn đi với mục đích du lịch.
+ Các giấy tờ người xin cấp visa phải chuẩn bị:
- Hộ chiếu
- Tờ khai cấp visa ( dán ảnh cỡ 45mmx45mm), (tờ khai có sẵn ở Đại Sứ
Quán)
Giấy chứng minh nghề nghiệp như : giấy chứng nhận chức nghiệp hoặc bản
sao giấy phép kinh doanh. Nếu bạn là công chức nhà nước thì bạn phải xin
giấy chứng nhận nghỉ phép.