Một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đông – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu

Trang
I- Lí DO CHN TI: 3
II- MC CH NGHIấN CU: 3
III- NHIM V CA TI: 3
IV- GI THUYT KHOA HC: 4
V- KHCH TH V I TNG NGHIấN CU: 4
VI- PHM VI NGHIấN CU CA TI: 4
VII- PHNG PHP NGHIấN CU: 4

:
.5
1. Khỏi nim v lu tr vn bn in t.5
2. Mc tiờu s dng vn bn in t 5
3. Cỏc ch trng v ng dng cụng ngh thụng tin.5
!" #$%&!'((((((()*
1. Lu tr vn bn i 6
2. Lu tr vn bn n6
!+!",-!.!" #$%
&!'!"/!012!,-3
4&."3!5$,((((((((((())*
1. Mc ớch, i tng, ni dung v phng phỏp kho sỏt 6
1.1. Mc ớch kho sỏt6
1.2. i tng kho sỏt 7
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai
1
1.3. Ni dung kho sỏt7
1.4. Phng phỏp kho sỏt 7
2. Kt qu kho sỏt 7
!6$&.7!+&
!6!&!" #$%&!'!"/!0

12!,-34&."3!5$,
((((((((((((((((((((((((())8
1. Phõn loi vn bn in t theo tng ni dung cụng vic 8
2. Lu tr vn bn in t 9
9:!;9:<,((()))=>
I. KT LUN: .10
II. KIN NGH S PHM: 11
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai
2

)21!;
Năm học 2008-2009 được Bộ GD&ĐT chọn là “Năm học đẩy mạnh Cơng
nghệ thơng tin”. Chỉ thị số 55/2008/CT-BGD&ĐT của Bộ GD&ĐT về tăng cường
giảng dạy, đào tạo và ứng dụng Cơng nghệ thơng tin trong ngành giáo dục nêu rõ:
“Cơng nghệ thơng tin là cơng cụ đắc lực hỗ trợ đổi mới phương pháp giảng
dạy, học tập và hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục góp phần nâng cao hiệu quả và
chất lượng giáo dục.”
Hiện nay, đa số các trường học đều đã kết nối mạng nên việc ứng dụng cơng
nghệ thơng tin vào q trình quản lý và giảng dạy đang được nhiều trường học áp
dụng rộng rãi.
Thơng tin, tài liệu của nhà trường được in ra giấy để lưu trữ đồng thời được
lưu trữ tất cả trên máy vi tính để tiện theo dõi, truy suất số liệu khi cần thiết và đỡ
tốn kém thời gian khi phải nhập lại các văn bản dày nhiều trang.
Song thực tế hiện nay, việc lưu trữ văn bản điện tử ở các trường chưa thực
sự được quan tâm đúng mức nên chưa tiết kiệm được thời gian và bị mất dữ liệu do
sắp xếp, phân loại và lưu trữ chưa khoa học.
Với những lý do nêu trên, tơi thấy rằng việc nghiên cứu đề tài “?@ABCDEF
GHIGJKGGHLF@HMNHDEF@B@ODENPQR@STOUFCVFWDEF@XY!SQZFJ!D[RH\N
H]FJ!H^FH_FJ3HR`EFDI"aD3@bFH$^NDcR” là rất cần thiết.
)d

Tìm hiểu thực trạng và đề xuất một số biện pháp góp phần thực hiện tốt việc
lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng – huyện Giá Rai –
tỉnh Bạc Liêu.
)&!;
1. Làm sáng tỏ cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu.
Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai
3
2. Tỡm hiu hin trng vic lu tr vn bn in t Trng Tiu hc
Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu v nguyờn nhõn ca hin
trng.
3. xut mt s bin phỏp nhm gúp phn lu tr tt vn bn in t
Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu.
)%!4:!921
Vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai
Tnh Bc Liờu s c lu tr tt hn nu nh cú nhng cỏch qun lý, lu tr phự
hp v khoa hc.
)9.!0;6!e
1. Khỏch th nghiờn cu: Cụng tỏc lu tr ti liu in t ca Trng Tiu
hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu.
2. i tng nghiờn cu: Mt s bin phỏp nhm gúp phn lu tr tt ti
liu in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc
Liờu.
),!;
Kho sỏt cụng tỏc lu tr ti liu in t Trng Tiu hc Phong Thnh
ụng huyn Giỏ Rai Tnh Bc Liờu.
).
- Phng phỏp nghiờn cu lý lun.
- Phng phỏp quan sỏt.
- Phng phỏp x lý thụng tin.
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai

4


) 
=)9HIDFDEfOgPQR@STOUFCVFWDEF@X
Lưu trữ văn bản điện tử là những văn bản được tạo ra để lưu giữ bằng phương
tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học ), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội
dung và thể thức của văn bản.
h)iN@DcRAXjiFJOUFCVFWDEF@X)
Sử dụng văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào
quản lý giáo dục, tiết kiệm thời gian nhập liệu, góp phần thực hiện cải cách hành chính,
nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của đơn vị.
k)INNHl@SQmFJOgnFJjiFJN_FJFJHE@H_FJ@DF)
Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong ngành giáo dục và đào tạo được
Đảng và Nhà nước rất quan tâm thể hiện qua các văn bản sau:
Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Ban Chấp hành Trung
ương Đảng về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển cơng nghệ thơng tin phục vụ sự
nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hố.
Cơng văn số 11224/BGDĐT-CNTT ngày 23 tháng 10 năm 2007 của Bộ
GD&ĐT về việc triển khai email quản lý giáo dục.
Cơng văn số 12966/BGDĐT-CNTT ngày 10 tháng 12 năm 2007 của Bộ
GD&ĐT về việc đơn đốc triển khai CNTT.
Chỉ thị số 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30 tháng 9 năm 2008 của Bộ GD&ĐT
về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong ngành
giáo dục giai đoạn 2008-2012.
Hướng dẫn số 4960/BGDĐT-CNTT ngày 27 tháng 7 năm 2011 của Bộ
GD&ĐT hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2011-2012.
Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai
5
K hoch s 638/KH-PGD&T ngy 05/12/2011 ca Phũng GD&T Giỏ

Rai v vic thc hin nhim v ng dng cụng ngh thụng tin nm hc 2011-2012.
Cú th núi, ng v Nh nc ta cú rt nhiu ch trng, chớnh sỏch quan
tõm n vic ng dng cụng ngh thụng tin trong ngnh giỏo dc. õy l iu kin
ht sc thun li cho cỏc c s giỏo dc ng dng cụng ngh thụng tin trong cỏc
hot ng ca n v.
)!" #$%&!')
=)QR@STOUFCVFWD)
Tt c vn bn in t gi i c lu tr y song song vi vn bn
giy ó c th trng n v ký.
h)QR@STOUFCVFWoF)
Tt c vn bn n c lu tr song song vi vn bn giy tin tra cu
khi cn thit.
Túm li, vic giao dch v lu tr vn bn in t l cụng vic cn thit gúp
phn nõng cao hiu qu trao i, x lý v qun lý thụng tin.


!+!",-!.!" #$%&!'
!"/!012!,-34&."3
!5$,)
=)iNWpNHqWBD@QrFJqF?DjRFJOsGHQmFJGHIGtHV]AI@
1.1 Mc ớch kho sỏt:
Tỡm hiu thc trng lu tr vn bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh
ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc Liờu v nguyờn nhõn ca thc trng cú c s
thc tin xut nhng bin phỏp gúp phn lu tr tt vn bn in t Trng
Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc Liờu.
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai
6
1.2. Đối tượng khảo sát:
Tơi đã tiến hành khảo sát các bộ phận như: văn thư, kế tốn, Cơng đồn
Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng – huyện Giá Rai – tỉnh Bạc Liêu.

1.3. Nội dung khảo sát:
Tập trung vào các vấn đề sau:
- Thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở các bộ phận của Trường Tiểu học
Phong Thạnh Đơng.
1.4. Phương pháp khảo sát.
Quan sát hoạt động lưu trữ văn bản điện tử của các bộ phận chức năng ở
Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng.
h)9o@uRVtHV]AI@)
Tình hình lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học Phong Thạnh Đơng.
Văn bản điện tử ở trường được lưu trữ chủ yếu ở ổ cứng máy vi tính và USB
(Univeral Serial Bus) và giao cho các cá nhân có trách nhiệm quản lý.
Hàng năm, có một số văn bản điện tử bị thất lạc hoặc bị mất, ngun nhân là
do khơng tổ chức phân loại khi lưu trữ dữ liệu, do ổ cứng máy vi tính và USB bị
hư hỏng. Do đó, để đáp ứng u cầu cơng việc, nhà trường phải soạn lại tồn bộ
văn bản bị mất, trong đó có cả những văn bản nhiều trang.
9o@PRvF
Qua kết quả khảo sát thực trạng lưu trữ văn bản điện tử ở Trường Tiểu học
Phong Thạnh Đơng, tơi nhận thấy:
Nhà trường thực hiện thường xun việc lưu trữ văn bản điện tử để sử dụng
lâu dài.
Tuy nhiên, việc lưu trữ văn bản điện tử vẫn còn một số mặt hạn chế do
nhiều ngun nhân khác nhau (trình độ tin học, thói quen của cán bộ, nhân viên, …
Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai
7
Mt trong nhng nguyờn nhõn chớnh l do nh trng cha cú bin phỏp t
chc mt cỏch khoa hc trong vic lu tr vn bn in t. ú cng chớnh l c s
thc tin ca ti ny.

!6$&.7!+&!6!&!"
#$%&!'!"/!012!,-3

4&."3!5$,
Da trờn nhng c s lý lun v thc tin ó trỡnh by Chng I v
Chng II, tụi xin xut mt s bin phỏp gúp phn thc hin tt vic lu tr vn
bn in t Trng Tiu hc Phong Thnh ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc
Liờu nh sau:
=)HwFP]^DOUFCVFWDEF@X@Hx]@yFJF?DjRFJN_FJODEN)
Phõn loi vn bn theo tng ni dung cụng vic giỳp cho ngi qun lý vn
bn d dng tra cu, tỡm li nhng vn bn ó lu tr mt cỏch nhanh chúng.
Nhng vn bn, biu mu phc v cho mt cụng vic no ú phi c lu tr
chung vo mt folder (th mc). Vớ d: Folder zDI]ODcFNHlFHDEfJD{D| s
cha nhng tp (file) cựng loi nh: Quyt nh thnh lp Ban ch o, k hoch,
biờn bn kim tra phong tro gio viờn ch! nhi"m gi#i,
phõn loi c nh trờn ũi hi ngi qun lý vn bn phi to c thúi
quen lu tr vn bn vo ỳng folder cụng vic m mỡnh ó t tờn sn; nu nh
cụng vic mi phỏt sinh thỡ phi to mi mt folder lu file vo ú.
Nghe qua thỡ vic phõn loi vn bn in t nh trờn rt bỡnh thng, nhng
ụi khi do cụng vic quỏ nhiu chỳng ta li quờn lu vn bn vo ỳng ni (folder)
v sau mt thi gian khi mun tỡm li vn bn ú, ta khụng th no nh ni l ó
lu õu (thm chớ l khụng th nh lu vn bn cng mỏy vi tớnh hay l
USB). Lỳc ú s mt rt nhiu thi gian v cụng sc tỡm ra vn bn cn s dng
trong kho d liu lu tr ln xn. phõn loi vn bn in t cú nn np v khoa
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai
8
học đòi hỏi người lưu trữ văn bản phải kiên trì nhiều lần thì mới tạo được thói quen
khi lưu trữ, khi đó sẽ phục vụ nhanh chóng cho việc tra cứu văn bản khi cấp thiết.
h)QR@STOUFCVFWDEF@X)
Văn bản điện tử sau khi soạn thảo xong phải được lưu lại để thuận tiện khi
muốn chỉnh sửa nội dung văn bản mà khơng phải soạn lại từ đầu. Có nhiều nơi để
lưu trữ văn bản điện tử, thơng thường thì mọi người hay lưu ở ổ cứng máy vi tính,
USB, … nhưng theo tơi thì ngồi hai nơi lưu trữ nêu trên, cần phải lưu văn bản

điện tử ở hộp thư điện tử (Gmail) trên mạng Internet để khơng phải sợ bị mất dữ
liệu và rất thuận tiện khi tra cứu dữ liệu mà khơng có máy vi tính hoặc USB lưu dữ
liệu bên cạnh.
Nhưng nếu lưu văn bản điện tử ở hộp thư điện tử một cách tràn lan, tự phát
khơng có sự quản lý chặt chẽ thì cũng khơng mang lại hiệu quả cao khi áp dụng
cách này.
Vì vậy, việc lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử cần được tổ chức như
sau:
- Mỗi bộ phận của nhà trường tạo một tài khoản Gmail riêng tương ứng với
tên các bộ phận như: Văn thư, Kế tốn, Phổ cập – chống mù chữ, Thư viện – Thiết
bị, Liên Đội, Cơng Đồn, …
Văn bản của bộ phận nào thì phải được bộ phận đó đưa lên lưu trữ ở hộp thư
điện tử của mình.
Để biết các bộ phận có lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử thường
xun hay khơng, trường cần giao trách nhiệm cho nhân viên văn thư đăng nhập
vào tất cả hộp thư của các bộ phận để theo dõi, kiểm tra và đơn đốc hàng tuần.
Muốn nắm chắc các văn bản điện tử phải được đưa lên lưu trữ ở thư điện tử thì
nhân viên văn thư phải theo dõi sổ ghi cơng văn đi trong tuần của từng bộ phận để
đối chiếu với văn bản điện tử được đưa vào lưu trữ ở hộp thư điện tử.
Định kỳ hàng tuần, văn thư báo cáo tình hình lưu trữ văn bản điện tử của các
bộ phận với thủ trưởng đơn vị để đánh giá, phê bình hoặc khen thưởng.
Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai
9
Nếu làm tốt như thế hàng tuần thì sẽ tạo được thói quen lưu trữ văn bản, dữ
liệu một cách có hệ thống, khi tra cứu sẽ rất thuận lợi và sẽ khơng sợ bị mất dữ liệu
khi ổ cứng máy tính, USB bị hư hay văn bản in ra giấy bị mất vì tất cả văn bản
điện tử đều được lưu trữ ở hộp thư điện tử.
Tóm lại, việc lưu trữ văn bản điện tử là cơng việc khơng kém phần quan
trọng, nó giúp cho cơng tác quản lý, điều hành được nhanh chóng vì được cung cấp
thơng tin kịp thời. Do đó, việc đề ra những biện pháp góp phần thực hiện tốt việc

lưu trữ văn bản điện tử là việc làm rất thiết thực.

9:!;9:<,
)9:!)
Qua q trình nghiên cứu đề tài, tơi rút ra một số kết luận sau:
=) Cơng tác lưu trữ văn bản điện tử là cơng việc mới nhưng rất quan trọng.
Nếu cơng tác lưu trữ tốt thì các số liệu trong q trình hoạt động của đơn vị sẽ
được tra cứu một cách dễ dàng và đem lại độ tin cậy rất cao.
h) Kết quả điều tra thực trạng cho thấy: đa số các bộ phận của nhà trường có
quan tâm đến việc lưu trữ văn bản điện tử.
Tuy nhiên, việc lưu trữ đó chưa có tính khoa học, mỗi người làm một cách
theo trình độ, năng lực của mình. Điều đó đã dẫn đến việc bị mất dữ liệu buộc phải
soạn lại tồn bộ văn bản từ đầu hoặc là tìm kiếm dữ liệu mất rất nhiều thời gian và
cơng sức do khơng phân loại cụ thể.
k. Sau khi áp dụng những biện pháp nêu trên như: phân loại văn bản khi lưu
trữ, tổ chức lưu trữ văn bản điện tử ở hộp thư điện tử ở bộ phận phổ cập – chống
mù chữ của trường, tơi thấy việc tìm những văn bản đã lưu trữ thật dễ dàng vì đã
được sắp xếp, phân loại cụ thể, đồng thời văn bản khơng còn bị mất do hư hỏng ổ
cứng máy vi tính hay USB vì đã được lưu trữ ở hộp thư điện tử.
Nguyễn Hoàng Long – TH Phong Thạnh Đông – Giá Rai
10
}) thc hin tt vic lu tr vn bn in t Trng Tiu hc Phong
Thnh ụng huyn Giỏ Rai tnh Bc Liờu, nh trng cn t chc mt s cụng
vic sau:
- Hng dn cỏc b phn chc nng cỏch phõn loi vn bn in t theo ni
dung cụng vic d tra cu, qun lý.
- Ch o cỏc b phn to cỏc ti khon Gmail lu tr vn bn in t ca
b phn mỡnh ph trỏch.
- Phõn cụng vn th theo dừi, ụn c cỏc b phn thc hin.
- nh k cú ỏnh giỏ, ch o rỳt kinh nghim.

) Cỏc bin phỏp trờn cú th ỏp dng cỏc trng trong a bn huyn Giỏ
Rai vỡ a s cỏc trng u bit to ti khon th in t (Gmail). Cũn ỏp dng
thnh cụng hay khụng l do cụng tỏc ch o ca lónh o cỏc trng.
)9:<,
=)BDO~DFJsFHJDI]jiN
Cn cú tiờu chớ khen thng cho nhng tp th v cỏ nhõn cú nhiu úng
gúp v lnh vc ng dng cụng ngh thụng tin trong ngnh giỏo dc.
h)BDO~DNIFC?qFHwFODcFOsJDI]ODcF!SQZFJ!D[RH\NH]FJ!H^FH
_FJ
Tng cng hc tp tin hc, mnh dn v nhit tỡnh ng dng cụng ngh
thụng tin trong cụng tỏc v ging dy. Thc hin tt vic lu tr vn bn in t
theo ni dung ca ti ny.
Phong Thnh ụng, ngy thỏng 01 nm 2012
JQZDODo@
JR`F]sFJ]FJ
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai
11
PHềNG GD&T GI RAI 2;&!
!"/!01 ?NPvG!Mj]^FHGHN
2!,-
:!q:2,.9:9&
Tờn ti:
Mó s:
Tỏc gi:
Chc v:
B phn cụng tỏc:
!4-
Nhn xột:
.
.

.
.
.
.
.
.
.
Xp loi:
Ngy. thỏng nm
!@SQYFJ
9!"/
Nhn xột:
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Xp loi:
Ngy. thỏng nm
DER@SQYFJ
!."
Nhn xột:

Xp loi:
Ngy. thỏng nm
!SQYFJGHFJ
Nguyeón Hoaứng Long TH Phong Thaùnh ẹoõng Giaự Rai
12
Mu 2b