Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 4

1
CHƯƠNG 4
QUYẾT ĐỊNH QUẢNLÝ
2
4.1. Mt s vn chung v quyt nh QL
-
Khỏi nim: quyt nh l quỏ trỡnh xỏc nh vn v la
chn mt phng ỏn hnh ng trong s nhng phng ỏn
khỏc nhau.
Q QL là hành vi sáng tạo của ngời lãnh đạo nhằm định ra
mục tiêu chơng trình, tính chất hoạt động của các bộ phận
và cá nhân trong tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu đã định.
Trong nhiu trng hp, vn li tr thnh vn hi. Nu
nh QL bit nm ly gii quyt thỡ s thỳc y s phỏt
trin, bin i ca h thng.
-
c im ca quyt nh qun lý:
+ L sn phm trớ tu ca ch th qun lý: Nh QL l ngi
luụn phi t duy tỡm hiu thc t, vn dng cỏc qui lut
khỏch quan, cỏc nguyờn tc qun lý, a ra nhng
quyt nh qun lý.
3
+ Là sản phẩm mang tính chủ quan của chủ thể quản lý:
nhà quản lý bao giờ cũng là người ra quyết định cuối
cùng và chịu trách nhiệm về QĐ QL
+ Chất lượng của QĐQL phụ thuộc nhiều và trình độ, năng
lực, tư cách đạo đức và cá tính của chủ thể quản lý: nhà
QL đưa ra QĐ phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, kiến
thức về quản lý, vào phẩm chất đạo đức, cá tính của
nhà QL.
+ Quyết định quản lý chỉ có tác động trong phạm vi nhất

định: các quyết định của nhà quản lý đưa ra chỉ có tác
dụng trong phạm vi của tổ chức mà nhà quản lý ấy là
chủ thể quản lý
4
* Các chức năng của quyết định quản lý
- Chức năng định hướng: Một QĐQL trước hết phải xác
định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cần đạt được trong quá
trình thực hiện QĐ.
- Chức năng đảm bảo các nguồn lực: Khi đưa ra các
QĐ, các nhà QL cần xác định rõ nguồn lực vật chất để
thực hiện QĐ
- Chức năng phối hợp: Chức năng này xác định vị trí của
các cá nhân và bộ phận khác nhau, phối hợp hoạt động
của các cá nhân và bộ phận đó trong quá trình thực hiện
QĐ
- Chức năng cưỡng bức, động viên: Mỗi QĐ QL cần coi
như một mệnh lệnh hành chính, mang tính bắt buộc phải
thực hiện nghiêm chỉnh
5
- Vai trò của quyết định quản lý
+ Chi phối toàn bộ quá trình quản lý: để thực hiện quá trình
quản lý nhà quản lý phải trả lời rất nhiều các câu hỏi và
đưa ra các quyết định quản lý.
+ QĐQL là thước đo năng lực của chủ thể QL: mỗi QĐ đều
chứa đựng kiến thức, tầm hiểu biết, năng lực quản lý
thậm chí cả tư cách phẩm chất của chủ thể quản lý.
+ QĐQL có tác động mạnh mẽ tới sự phát triển của tổ
chức: việc thực hiện các quyết định quản lý chính là quá
trình đạt được mục tiêu và đó cũng chính là làm cho tổ
chức phát triển.

6
- Phân loại quyết định quản lý
•
Theo tính chất của quyết định quản lý: QĐ chiến lược, QĐ
sách lược, QĐ tác nghiệp
•
Theo cách thức và tốc độ ra quyết định: QĐ theo chuẩn (QĐ
hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại), QĐ
cấp thời (QĐ đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần
phải được thực hiện gần như tức thời), QĐ có chiều sâu (đòi
hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét)
•
Theo chủ thể ra quyết định QL: QĐ của cá nhân, QĐ của tập
thể
•
Theo phạm vi tác động: QĐ ở phạm vi rộng, QĐ ở phạm vi
hẹp; QĐ toàn cục; QĐ bộ phận
•
Theo ngành, lĩnh vực:
•
Theo cách phản ứng của người ra QĐ: QĐ trực giác, QĐ lý
giải
•
Theo thời hạn thực hiện: QĐ dài hạn; trung hạn và ngắn hạn
7
4.2. Quá trình xác định vấn đề và ra
quyết định quản lý
4.2.1.Yêu cầu cơ bản đối với QĐQL:
a) Tính pháp lý:
b) Tính khách quan, khoa học và toàn diện

c) Tính định hướng
d) Tính hệ thống thống nhất
e) Tính tối ưu và khả thi
g) Tính kịp thời, chính xác và dễ hiểu
h) Tính kinh tế và hiệu quả
i) Tính bảo mật
8
4.2.2.Cơ sở để ra quyết định quản lý
•
Theo yêu cầu của các quy luật khách quan
•
Tuân thủ luật pháp và mọi qui định của xã hội
•
Tuân thủ các nguyên tắc quản lý
•
Thu thập và xử lý thông tin
•
Dựa trên cơ sở phân tích thực trạng của tổ chức, bám sát
thực tế
•
Sự đảm bảo của các nguồn lực cần thiết
•
Bám sát mục tiêu chung của đơn vị
•
Dựa trên yếu tố thời cơ và thời gian
9
4.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến
quá trình ra quyết định
•
Động cơ của người ra quyết định:

•
Bản lĩnh của nhà quản lý
•
Trình độ nhà quản lý
•
Sự thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ của hệ thống văn bản
•
Mẫu thuẫn giữa kỳ vọng và khả năng có hạn
•
Các định kiến
•
Tính bảo thủ
•
Sự biến động của môi trường
10
Những khó khăn thờng gặp khi ra quyết định
+ Thiếu những kinh nghiệm phù hợp
+ Không thấy rõ các chọn lựa
+ Liên quan tới nhiều ng#ời khác
+ Nhiều khía cạnh phải l#u tâm xem xét
+ Thời gian gấp rút
+ Có quá nhiều thứ phụ thuộc vào quyết định này
+ Tình huống bất th#ờng .
11
4.2.4. Hình thức của các quyết định
•
Những hình thức ra quyết định chủ yếu: Bằng
miệng, bằng văn bản, thông báo, nghị quyết,
quyết định chính thức
•

Cùng một nội dung người ta có thể ra quyết định
bằng nhiều hình thức khác nhau, do đó cần lựa
chọn hình thức phù hợp và hiệu quả nhất.
12
4.2.5. Qui trình ra quyết định
1. Xác định vấn đề cần ra quyết định:
* 4 tình huống cảnh báo về sự xuất hiện, nảy sinh vấn đề:
- Những sai lệch so với thành tích cũ đã đạt được
- Sự sai lệch so với kế hoạch đã đề ra
- Những vấn đề do các thành viên của tổ chức hay bên ngoài tổ chức
gây ra
- Sự thành đạt của tổ chức cạnh tranh
* Những câu hỏi người QL phải trả lời khi xác định vấn đề:
- Khoảng cách giữa thực trạng và trạng thái mong muốn thế nào?
- Khoảng cách này ảnh hưởng thế nào đến việc đạt được mục tiêu của
tổ chức? Nếu khoảng cách này trở nên một vấn đề thì cần tốn bao
nhiêu công sức để giải quyết vấn đề đó?
- Người chịu trách nhiệm có được huy động vào việc giải quyết sự khác
biệt này không?
- Người chịu trách nhiệm có đủ nguồn lực để giải quyết sự khác biệt này
không?
13
* Xác định ưu tiên: Người QL phải học cách xác định ưu
tiên và phân cấp cho cấp dưới giải quyết những vấn đề
nhỏ.
Khi đối diện với một vấn đề, người QL cần tự trả lời các
câu hỏi:
- Vấn đề có dễ giải quyết không? Người QL có hiệu quả
chỉ để tâm tới những vấn đề đòi hỏi họ phải đích thân
giải quyết, ra QĐ

- Vấn đề có thể tự nó giải quyết được không? Người QL
phải biết phân loại vấn đề theo tầm quan trọng. Những
vấn đề có tầm quan trọng thấp nhất có thể “tự hóa giải”
hoặc do người khác xử lý
- Tôi phải quyết định vấn đề này? Người QL cần xác định
xem họ thực sự có trách nhiệm ra QĐ không; Cần theo
qui tắc: người nào gần nhất với vấn đề, người đó ra QĐ
là tốt nhất
14
•
Muốn xác định đúng vấn đề, người QL cần so sánh đối
chiếu sự vật với mục tiêu của tổ chức
•
Với những vấn đề đơn giản nhà quản lý có thể nhanh
chóng xác định được vấn đề để ra quyết định; Có thể xác
định vấn đề, ra QĐ căn cứ vào: kế hoạch chiến lược và
kế hoạch tác nghiệp, phân tích các dữ liệu thống kê có
sẵn.
•
Với những vấn đề mới, phức tạp phụ thuộc vào những
yếu tố ngẫu nhiên hoặc những sự kiện không thể đoán
trước trong quá trình lập kế hoạch thì người QL phải dựa
vào phán đoán, tri thức, kinh nghiệm của mình; qua phân
tích của các bộ phận chức năng, chuyên gia; căn cứ vào
những thông tin để xác định vấn đề và ra QĐ
15
2. Xác định các mục tiêu của QĐ, tiêu chuẩn để
đánh giá các phương án
-
Nhà quản lý cần nhân rõ phần nào của vấn đề họ phải

giải quyết, phần nào nên giải quyết và phần nào thích
giải quyết;
-
Cần phân biệt "cái bắt buộc phải làm" và những "cái nên
làm" trong giải quyết vấn đề.
•
Yêu cầu của các tiêu chuẩn đánh giá phương án:
-
Các phương án đưa ra phải bám sát vấn đề và phải góp
phần giải quyết vấn đề với hiệu quả cao.
-
Lượng hoá được
-
Phù hợp với thực tế
-
Không quá nhiều
16
3.Đề xuất các phương án để giải quyết vấn đề
-
Có nhiều phương án khác nhau để giải quyết một vấn
đề; Cần đưa ra mọi phương án có thể có
-
Có thể dùng nhiều phương pháp để lựa chọn phương án
17
4. Đánh giá, rà soát các phương án đã nêu
-
Là quá trình xác định giá trị của các phương án theo tiêu
chuẩn đã chọn để khi ra quyết định sẽ có hiệu quả nhất
-
Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được

thực hiện theo cả hai hướng: phân tích định tính và
phân tích định lượng.
-
Đánh giá các phương án chính là sự chỉ ra ưu điểm và
hạn chế của từng phương án
- Khi đánh giá phương án cần phân tích cụ thể từng
phương án trên quan điểm hết sức khách quan và cần
thiết có thể áp dụng kỹ thuật công nghệ để tính toán hiệu
quả của các phương án
18
5. Lựa chọn phương án tốt nhất để quyết định
Để đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất người QL thường dựa
vào việc trả lời 3 câu hỏi:
- Phương án có tính khả thi không? xem xét nguồn lực của tổ chức,
các ràng buộc pháp lý và đạo đức xã hội; phương án có hợp lý với
chiến lược và khía cạnh tâm lý- chính trị của tổ chức hay không
-
Phương án có phải là một giải pháp thỏa đáng không? Phương án
này có đáp ứng được mục tiêu của quyết định hay không? Phương
án này có cơ hội chấp nhận được về sự thành công hay không?
trong điều kiện bất định, việc xác định cơ may thành công là vô
cùng khó khăn
-
Những hậu quả có thể xảy ra đối với phần còn lại của tổ chức là gì?
người QL phải tiên liệu những biến đổi trong một lĩnh vực có thể
ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác thế nào - cả hiện tại lẫn tương lai.
Những phương án có hậu quả tiêu cực sẽ bị loại bỏ, những
phương án có hậu quả tích cực tất nhiên sẽ có ưu thế hơn.
Khi không đủ thông tin và thời gian cần thiết để lựa chọn phương
án thì phương án được lựa chọn là một phương án có tính "dung

hòa".
19
6. Ra quyết định
Phần lớn các quyết định được thể hiện dưới dạng văn
bản, tuân thủ quy định thể thức văn bản theo đúng pháp
luật.
20
4.2.6.Các phương pháp ra quyết định
•
1. Phương pháp độc đoán
•
2. Phương pháp phát biểu cuối cùng
•
3. Phương pháp nhóm tinh hoa
•
4. Phương pháp cố vấn
•
5. Phương pháp luật đa số
•
6. Phương pháp nhất trí
•
7. Phương pháp kinh nghiệm
•
8. Phương pháp thực nghiệm
•
9. Phương pháp phân tích
•
10. Phương pháp kết hợp
21
4.2.7. Quá trình tổ chức thực hiện quyết định

-
Bước 1. Xây dựng kế hoạch hành động: nhà QL phải lôi
kéo được mọi người cùng tham gia xây dựng kế hoạch
thực hiện QĐ; phân tích toàn bộ công việc, xác định
công việc theo mức độ khác nhau, phân công nhiệm vụ
cụ thể ; Mọi công việc khi đưa ra phải được giới hạn về
thời gian, với kết quả cụ thể và tiến hành thực hiện ngay
sau khi kế hoạch được hoàn thành
-
Bước 2. Thông báo nội dung và kế hoạch thực hiện QĐ:
nhà QL phải thông báo kế hoạch đó đến cấp dưới;
Những người thực hiện quyết định phải được lắng nghe,
giải đáp về những vấn đề chưa hiểu; Sau đó phân công
trách nhiệm cụ thể đối với từng đầu việc, mỗi công việc
lại gắn với kết quả và thời hạn cụ thể
22
-
Bước 3. Giám sát tiến độ thực hiện quyết định: Tiến độ
của một kế hoạch thực hiện QĐ được đánh giá bằng thời
gian, chi phí hoặc sự tiến bộ; Cần có sự dự báo, dự toán,
theo dõi, ghi chép cẩn thận tiến độ;
Có thể có sự điều chỉnh QĐ hoặc thậm chí hủy bỏ những
QĐ không phù hợp
-
Bước 4. Xử lý sự cố khi thực hiện quyết định: khi có vấn
đề nảy sinh do tổ chức không tốt việc thực hiện QĐ, có
sự thay đổi đột ngột các điều kiện thực hiện QĐ do
những yếu tố khách quan,QĐ sai lầm Nhà QL phải là
người chịu trách nhiệm giải quyết mọi sự cố đó.
Khi giải quyết các sự cố nhà quản lý cần có sự bình tĩnh

tỉnh táo để xử lý công việc. Cần lắng nghe cấp dưới và
làm rõ những vấn đề cấp dưới thắc mắc, luôn nhận
thông tin phản hồi. Cần thuyết phục cấp trên để họ ủng
hộ, tránh sự nhượng bộ quá dễ dàng hay chấp nhận
ngay mọi yêu cầu của cấp trên.
23
-
Bước 5. Đánh giá kết quả của quyết định: Sau khi thực
hiện quyết định cần phải tổ chức tổng kết, đánh giá kết
quả của quyết định để rút kinh nghiệm.
Nội dung tổng kết bao gồm những vấn đề:
+ Đánh giá lại chất lượng của QĐ và quá trình thực hiện
QĐ
+ Phân tích rõ những thành công cũng như những sai
lầm, thiếu sót
+ Phát hiện những tiềm năng chưa được khai thác, sử
dụng trong quá trình thực hiện QĐ
+ Đưa ra những kết luận và kiến nghị để cải tiến, đổi mới
cơ chế QL.
-
Trên cơ sở đó nhà quản lý tích luỹ kinh nghiệm, thấy
được những điều phải tránh, những điều cần được phát
huy.