NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CỦA MỘT TỔ CHỨC

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÁN BỘ
CÔNG NHÂN VIÊN CỦA MỘT TỔ CHỨC.
I. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN
1. Khái niệm cơ cấu tổ chức.
1.1. Khái niệm.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của một đơn vị (cơ cấu tổ chức quản trị) là tổng
hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ và phụ thuộc
lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất
định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực
hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức cho phép chúng ta tổ chức và sử dụng hợp lý các nguồn
nhân lực – phân bổ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác cho từng bộ phận và
công việc cụ thể. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa
các hoạt động cụ thể và trách nhiệm quyền hạn gắn liền với mỗi cá nhân, phân
hệ của cơ cấu – xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗ
thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, xơ đồ tổ chức và hệ thống
phân cấp quyền hạn trong tổ chức. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định bởi các
luồng thông tin rõ ràng. Nó giúp xác định cơ cấu quyền lực cho tổ chức.
1.2. Những thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức .
Cơ cấu của một tổ chức gồm có bốn yếu tố cơ bản :
1.2.1. Chuyên môn hoá
Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện những công việc cụ thể và phân
công các cá nhân hay nhóm làm việc đã được huấn luyện thích hợp đảm nhiệm
chúng. Do đó trong tổ chức, một cá nhân hay nhóm làm việc có thể chuyên sâu
vào một công việc hay một công đoạn nào đó trong quá trình sản xuất.
1.2.2. Tiêu chuẩn hoá
Tiêu chuẩn hoá là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo
đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống
nhất và
thích hợp. Quy trình này là tác động vào mỗi nhân viên như một cơ chế mà các
công việc không được tiêu chuẩn hoá thì tổ chức không thể đạt được các mục

tiêu của nó.
Các tiêu chuẩn cho phép các nhà quản trị đo lường các thành tích của
nhân viên. Đồng thời cùng với bản mô tả công việc, các tiêu chuẩn công việc là
cơ sở để tuyển chọn nhân viên cho tổ chức.
1.2.3. Sự phối hợp.
Phối hợp là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết các
hoạt động do các nhóm riêng rẽ trong tổ chức đảm nhiệm. Trong các tổ chức
quan liêu, các quy định, quy chế của nó đã đủ để liên kết những hoạt động này.
Còn trong các tổ chức có cấu trúc lỏng lẻo đòi hỏi có sự phối hợp một cách linh
hoạt trong việc giải quyết những vấn đề của toàn đơn vị, đòi hỏi sự sẵn lòng
chia sẻ trách nhiệm và sự truyền thống một cách có hiệu quả giữa các thành
viên của tổ chức.
1.2.4. Quyền lực.
Quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hoạt động của người
khác.
Mỗi tổ chức thường có những cách thức phân bố quyền lực khác nhau.
Trong những tổ chức phi tập chung, một số quyền ra quyết định được uỷ quyền
cho cấp dưới và ngược lại, trong các tổ chức tập quyền thì quyền ra quyết định
được tập trung vào các nhà quản trị cao cấp.
Ngày nay các tổ chức thường kết hợp hai khuynh hướng này bằng cách
tập trung một số chức năng nào đó, đồng thời cũng tiến hành phân tán một số
chức năng khác.
2. Phân loại cơ cấu tổ chức.
Có bốn hình thức cơ bản của cơ cấu tổ chức.
- Cơ cấu theo chức năng
- Cơ cấu theo sản phẩm, dịch vụ
- Cơ cấu theo phạm vị, địa lý
- Cơ cấu ma trận
2.1. Cơ cấu theo chức năng.
Các chức năng là các phần việc được tiến hành trong một tổ chức như

chức năng tài chính, chức năng tổ chức, chức năng kế hoạch, chức năng sản
Lãnh đạo
Bộ phận chức năng I Bộ phận chức năng II
1 2 3 4
Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng.1,2,3,4 là các bộ phận thực hiện theo chức năng nhỏ hơn
xuất. Cơ cấu chức năng phân công các thành viên theo những lĩnh vực chuyên
môn mà họ
tinh thông, cùng những nguồn lực giúp họ hoàn thành các công việc của tổ
chức.
Các bộ phận chức năng được phân chia tuỳ theo tính chất của từng tổ
chức. Chẳng hạn các bộ phận chức năng trong cơ quan hành chính sự nghiệp
nhà nước thì được phân chia khác hẳn so với một doanh nghiệp sản xuất vật
chất.
* Những ưu, nhược điểm của cơ cấu theo chức năng.
Ưu điểm :
- Cơ cấu phân chia các nhiệm vụ rất rõ ràng thích hợp với những lĩnh
vực cá nhân được đào tạo.
- Tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cao
cấp. Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp
trên của họ. Do đó họ có thể ra quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời.
- Cơ cấu chức năng cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bởi nó là một cấu
trúc đơn giản, mặt khác các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng
tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động
thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng một bộ phận.
- Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho các nhà phụ trách mới chuyển
dịch từ cái họ học vào hành động của tổ chức.
Nhược điểm :
- Cơ cấp có thể thúc đẩy sự đào tạo hẹp cho các cá nhân và dẫn tới các
công việc nhàm chán và một tuyến.
- Khi tổ chức phát triển với quy mô lớn thì việc ra quyết định trở nên khó

khăn, phức tạp hơn, bởi quá trình này phải qua nhiều tầng nấc, nhất là khi có
sự mâu thuẫn giữa các bộ phận thì quá trình này càng phức tạp, tốn kém thời
gian hơn.
- Các nhà quản trị gia có thể mất khá nhiều thời gian, sức lực để phối
hợp hoạt động của các thành viên thuộc những bộ phận khác nhau. Đồng thời
các nhà quản trị và nhân viên của mỗi bộ phận thường trú trọng vào những
mục tiêu của bộ phận mà họ đang làm hơn là mục tiêu chung của tổ chức. Do
đó lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất kho đồng tình với
quan điểm của các nhà quản trị khác. Trong khi đó, do trung thành với bộ
phận của họ nên các nhân viên cũng rất khó hợp tác với nhân viên ở bộ phận
khác.
2.2. Cơ cấu theo khu vực địa lý
Cơ cấu chức năng theo khu vực địa lý thường được các đơn vị lớn áp
dụng, hoạt động kinh doanh dịch vụ theo nhiều vùng địa lý khác nhau. Tại mỗi
khu vục địa lý có một đơn vị nhỏ, Người lãnh đạo đơn vị nhỏ được giao quyền
đảm nhiệm thực hiện tất cả các chức năng như đơn vị lớn nhưng với quy mô
nhỏ hơn.
Mỗi đơn vị của tổ chức hoạt động tại một khu vực địa lý có thể trực tiếp
theo sát mọi biến động và đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu của khách hàng. Về
mặt sản xuất, nhà máy đặt tại các khu vực gần nơi cung cấp nguyên liệu do đó
có thể tiết kiệm được chi phí do giá cả nguyên liệu, chi phí vận chuyển và sử
dụng được lao động tại chỗ. Đồng thời các dịch vụ khách hàng, dịch vụ hậu
mãi được tiến hành phù hợp với khách hàng sở tại.
Văn phòng trung tâm
1 2 3 4
Lãnh đạo
Sản phẩn dịch vụ X Sản phẩn dịch vụ Y
1 12 3 32
Sơ đồ 3. Cơ cấu theo sản phẩn hay dịch vụ. 1,2,3 là các bọ phận chức năng
Cơ cấu theo khu vực địa lý thường được áp dụng trong việc tổ chức bộ

máy chính quyền ở các nước, áp dụng đối với các công ty lớn, các tập đoàn, các
ngành kinh tế – xã hội.
* Ưu nhược điểm của cơ cấu theo vùng địa lý :
Ưu điểm :
- Cơ cấu theo khu vực địa lý cho phép nắm bắt được mọi biến động một
cách nhanh nhất để có quyết định hợp thời đáp ứng được nhu cầu của từng
khu vực.
- Tại các vùng thường có nguồn nguyên liệu và nhân lực dồi dào có thể
sử dụng tại chỗ vừa tiết kiệm được kinh phí, vừa hạn chế được việc điều động
nhân lực.
- Các nhà quản trị có thể phát triển được các kỹ năng, chuyên môn, kỹ
thuật để giải quyết các vấn đề chuyên môn phù hợp với thực tế.
Nhược điểm :
- Tất cả các bộ phận chức năng đều được thiết lập tại mỗi văn phòng
khu vực do đó cơ cấu tổ chức khá cồng kềnh.
- Rất dễ xảy ra những xung đột giữa các mục tiêu của mỗi văn phòng
khu vực với các mục tiêu chung của tổ chức.
- Tổ chức phải đề ra nhiều quy chế và quy định để phối hợp và đảm bảo
sự thống nhất giữa các bộ phận khu vực.
- Cơ cấu này không khuyến khích nhân viên phát triển những kiến thức
giải quyết các vấn đề tại các khu vực khác.
2.3. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩn hay dịch vụ