Quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone

LỜI CAM ĐOAN
Họ và tên: Mạc Thành Long
Lớp: CH19A- QTKD
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Tôi xin cam đoan luận văn tốt nghiệp này là duy nhất, là quá trình nghiên cứu và
tìm hiểu của bản thân tôi, không sao chép, copy từ bất kỳ nguồn nào. Các số liệu trong
luận văn là hoàn toàn chính xác, được xử lý theo đúng số liệu thực tế thu thập được.
Nếu có bất kỳ sự không trung thực nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm!
Hà Nội, ngày 21 tháng 08 năm 2014
Cao học viên
Mạc Thành Long
i
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được luận văn văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất tận tình của
các thầy cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp. Tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới
những người đã quan tâm giúp đỡ và động viên tôi rất nhiều trong quá trình thực
hiện luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo - TS. Trần Kiều Trang, đã
nhiệt tình định hướng, dẫn dắt và góp ý cho luận văn này. Tôi cũng gửi lời cảm ơn
các anh chị đang công tác tại công ty cổ phần Vicostone đã cung cấp những nguồn
tài liệu hữu ích giúp tôi có thể hoàn thiện bài luận văn này. Cảm ơn những người
thân, bạn bè và đồng nghiệp đã động viên, ủng hộ, tạo điều kiện để tôi có đủ thời
gian và nghị lực hoàn thành luận văn đúng thời hạn.
Hà Nội, ngày 21 tháng 08 năm 2014
Tác giả luận văn

Mạc Thành Long
ii
MỤC LỤC
60
iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ HÌNH VẼ

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất của công ty CP Vicostone từ
năm 2011-2013 Error: Reference source not found
Bảng 2.2 :Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu tài chính năm 2005 – 2013 Error:
Reference source not found
Bảng 2.3: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chính của năm 2013 so với kế hoạch
Error: Reference source not found
Bảng 2. 4 : Bảng thống kê giá trị mua hàng của công ty CP Vicostone từ năm
2011 đến năm 2014 Error: Reference source not found
Bảng 2. 5 : Mẫu phiếu đề nghị mua vật tư hàng hóa của công ty CP Vicostone
Error: Reference source not found
Bảng 2. 6 : Mẫu đơn đề nghị phê duyệt nhà cung cấp Error: Reference source not
found
Bảng 2. 7 : Mẫu Đơn đặt hàng (PO) của Công ty cổ phần Vicostone trên hệ thống
ERP Error: Reference source not found
Bảng 2. 8 : Biểu mẫu theo dõi thực hiện hợp đồng mua hàng Error: Reference
source not found
Bảng 2. 9 . Điểm đánh giá mức độ hoàn tiện của quy trình mua hàng nội địa
Error: Reference source not found
Bảng 2. 10 . Điểm đánh giá hiệu quả mua hàng của phòng Mua hàng. Error:
Reference source not found
Bảng 2 .11 : Bảng thống kê tình hình đáp ứng yêu cầu mua hàng của phòng Mua
hàng từ năm 2011 đến năm 2014 Error: Reference source not found
Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp . . Error: Reference source not
found
Sơ đồ 1.2: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp Error: Reference source
not found
iv
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản trị doanh nghiệp của công ty cổ phần Vicostone
Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Mua hàng công ty cổ phần Vicostone

Error: Reference source not found
Sơ đồ 2.3: Quy trình mua hàng nội địa của công ty CP Vicostone Error:
Reference source not found
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhân viên mua hàng trình ký đơn phê duyệt NCC Error:
Reference source not found
Sơ đồ 2.5: Các công việc nhân viên mua hàng phải thực hiện cho môt đơn hàng
Error: Reference source not found
v
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
vi
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Quản trị mua hàng là một phần không thể tách rời trong hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp (đối với cả doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại).
Quản trị mua hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh
nhằm tìm kiếm và lựa chọn được những nguồn hàng tốt và ổn định với chi phí thấp
nhất, đáp ứng tốt nhất nhu cầu sản xuất kinh doanh.
Đối với thực tiễn sản xuất kinh doanh thì Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên của
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên nó sẽ ảnh hưởng đến các hoạt
động tiếp theo của cả quá trình. Nếu công tác quản trị mua hàng được tiến hành một
cách khoa học, chính xác và liên tục sẽ giúp chất lượng sản phẩm đảm bảo được
tính ổn định, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng, giảm tối đa việc ứ đọng vốn do
dự trữ tồn kho, giúp tăng khả năng lưu chuyển dòng tiền để phục vụ hoạt động kinh
doanh khác có hiệu quả. Nếu doanh nghiệp không mua được đủ hàng hoặc mua
hàng không đạt chỉ tiêu chất lượng để sản xuất hoặc bán ra sẽ gây thiếu hụt vật tư
đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh, không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng
của khách hàng, làm giảm uy tín, đồng thời ảnh hưởng không tốt đến kết quả kinh
doanh của doanh nghiệp.
Mặc dù có vai trò hết sức quan trọng đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp,
tuy nhiên, về cơ bản hoạt động mua hàng và công tác quản trị mua hàng chưa được

chú trọng đúng mức so với các hoạt động khác của doanh nghiệp như: công tác bán
hàng, kế toán… nên hiệu quả là chưa thực sự tốt tại một số doanh nghiệp.
Thực tiễn, công ty cổ phần Vicostone là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh
trong lĩnh vực đá nhân tạo cao cấp, là sản phẩm thay thế cho đá tự nhiên nên các
yếu tố đầu vào là rất quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và giá bán
sản phẩm. Đặc biệt thị trường chủ yếu mà Vicostone đang cung cấp sản phẩm đều
là các thị trường khó tính như: Australia, Châu Âu, Mỹ, Canada nên ngoài yếu tố
sản phẩm có hàm lượng công nghệ cao thì những yếu tố đầu vào đóng vai trò quyết
định cho sự thành công của sản phẩm. Suy thoái kinh tế từ năm 2008 đến nay khiến
1
cho việc kinh doanh trở lên khó khăn hơn rất nhiều. Để đảm bảo lợi nhuận, doanh
nghiệp phải lựa chọn một trong hai phương án là tăng giá bán sản phẩm hoặc nỗ
lực giữ nguyên (hoặc giảm) giá bán sản phẩm thông qua quản lý tốt các chi phí đầu
vào. Trong bối cảnh trình độ công nghệ sản xuất giữa các quốc gia và khu vực ngày
càng được rút ngắn và ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh trực tiếp thì phương
án thứ hai là phương án tốt hơn do chúng ta có thể đảm bảo lợi nhuận bằng cách
tăng doanh số bán hàng do giá bán sản phẩm cạnh tranh hơn. Để quản lý tốt chi phí
đầu vào, quản trị mua hàng càng có vai trò quan trọng đối với những doanh nghiệp
sản xuất mà chi phí giá vốn hàng bán chủ yếu là do giá trị hàng hoá đầu vào mà
doanh nghiệp phải mua về.
Để đảm bảo quản lý tốt chi phí đầu vào, một trong những điều kiện cần phải
có là doanh nghiệp cần phải đặc biệt chú ý đến việc thiết kế, kiểm soát và cải tiến
liên tục quy trình mua hàng của mình nhằm hạn chế tối đa các thủ tục thừa, không
cần thiết làm giảm hiệu quả mua hàng về tiến độ, chất lượng, giá cả do bỏ lỡ cơ hội
mua hàng với giá tốt nhất, điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với cả
doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại.
Theo các lập luận trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Quản trị mua hàng của
công ty cổ phần Vicostone” làm đề tài luận văn thạc sĩ.
2. Tổng quan nghiên cứu
Với đề tài này, tôi đã tìm hiểu và tổng quát được luận văn của các tác giả khác

trong nước cũng đã có một số đề tài về quản trị mua hàng như:
Đào Lê Minh (2007), đề tài đã được tác giả đưa ra những lý luận và thực tiễn
về mua hàng và quản trị mua hàng trong doanh nghiệp, phân tích thực trạng của
công tác quản trị mua hàng tại doanh nghiệp sản xuất, đồng thời đưa ra những đề
xuất, kiến nghị trong việc xác định nhu cầu mua hàng, tạo lập nguồn hàng, theo dõi
việc thực hiện giao hàng đối với công ty TNHH Volex Việt Nam.
Nguyễn Thị Kiều Loan (2011), tác giả đưa ra những lý luận về quản trị mua
hàng trong doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng trên phương
diện quản trị chức năng, phân tích thực tiễn công tác quản trị mua hàng tại công ty
2
TNHH phát triển công nghệ và hạ tầng kỹ thuật Côn Sơn, từ đó đề xuất những giải
pháp nhằm tăng cường hiệu lực quản trị mua hàng tại công ty
Đinh Thị Hải (2012), tác giả đã hệ thống hóa những lí luận cơ bản về công tác
tổ chức mua hàng trong doanh nghiệp, nghiên cứu cách thức xây dựng quy trình
mua hàng, tổ chức nhân lực phục vụ thực hiện công tác mua hàng tại doanh nghiệp
thương mại. Từ đó đưa ra các giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức
mua hàng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và thương mại Ngọc Lâm.
Nhìn chung, các luận văn trên đều nghiên cứu, phân tích công tác quản trị mua
của mỗi công ty, từ đó đưa ra các đề xuất, giải pháp để hoàn thiện công tác này cho
từng công ty. Nội dung của các bài luận văn trên khá đầy đủ, đưa ra được các lý
thuyết, khái niệm cơ bản, những thực trạng và giải pháp góp phần hoàn thiện công
tác quản trị mua hàng tại mỗi công ty mặc dù phương diện tiếp cận của mỗi luận
văn là khác nhau.
Với đề tài: “Quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone”, tôi sẽ đi
nghiên cứu cụ thể quy trình mua hàng của công ty theo phương diện quản trị tác
nghiệp, từ cơ sở đó sẽ đi sâu phân tích công tác quản trị mua hàng, đồng thời chỉ rõ
những hạn chế, tồn tại và tìm ra nguyên nhân để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn
thiện công tác quản trị mua hàng của công ty. Đề tài tôi lựa chọn không trùng với đề
tài nào của các năm về trước về thời gian nghiên cứu (từ năm 2011 đến năm 2013),
về đối tượng nghiên cứu là công tác quản trị mua hàng và về không gian nghiên cứu

tại công ty cổ phần Vicostone.
3. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động quản trị mua hàng, những ưu điểm,
nhược điểm và nguyên nhân cùng với định hướng phát triển của công ty trong
những năm tới để từ đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản
trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác quản trị mua hàng của công ty
cổ phần Vicostone.
3
Nội dung đề tài: Công tác quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quản trị tác
nghiệp.
Phạm vi của đề tài: Công tác mua hàng nội địa tại công ty cổ phần Vicostone.
Thời gian: Dữ liệu khảo sát từ năm 2011-2013, đề xuất giải pháp cho giai đoạn
từ năm 2014-2019.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Đề tài sử dụng nhiều phương pháp thu thập dữ liệu khác nhau để có được
những dữ liệu phản ánh một cách tổng hợp, khách quan về công tác quản trị mua
hàng của công ty cổ phần Vicostone. Trong đó, nguồn dữ liệu cung cấp cho đề tài
được thu thập và phân tích bao gồm 2 loại: Dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp.
Mục đích thu thập dữ liệu: Thông qua các dữ liệu liên quan đến công tác quản
trị mua hàng của công ty, người viết sẽ tổng hợp và phân tích các dữ liệu để có thể
phản ánh xu hướng quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone, từ đó có thể
đưa ra những nhận xét, đánh giá về hiệu quả, ưu nhược điểm của công tác quản trị
mua hàng một cách khách quan, đồng thời đưa ra những kiến nghị để có thể hoàn
thiện hơn nữa công tác này.
Nội dung và cách thức tiến hành thu thập dữ liệu:
a. Đối với dữ liệu sơ cấp: Là những dữ liệu không có sẵn, người viết cần phải
tự thu thập theo mục đích điều tra cụ thể. Để phục vụ điều tra, dữ liệu sơ cấp được

thu thập thông qua một số phương pháp định tính và định lượng khác nhau, cụ thể
như sau:
- Phương pháp định lượng được áp dụng thông qua điều tra, khảo sát ý kiến
của cán bộ công nhân viên đang làm việc tại các phòng, ban tại công ty cổ phần
Vicostone nhằm thu thập thông tin phản hồi, đánh giá về hiệu quả của công tác mua
hàng được thực hiện bởi phòng Mua hàng. Mẫu phiếu khảo sát được trình bày ở
Phụ lục số 1 của luận văn để làm cơ sở phân tích thực trạng công tác quản trị mua
hàng của công ty cổ phần Vicostone. Để phục vụ công tác điều tra, người viết sẽ
phát ra một lượng phiếu là 100 phiếu. Hình thức điều tra: Phát trực tiếp đến một số
4
nhân viên đang làm việc tại tất cả các phòng, ban trong công ty cổ phần Vicostone,
sau đó thu lại số phiếu trên để tổng hợp dữ liệu. Phiếu khảo sát hợp lệ là những
phiếu được điền đầy đủ các thông tin trả lời câu hỏi. Số phiếu hợp lệ kỳ vọng thu về
là trên 80% số phiếu đã phát.
- Phương pháp định tính: Các phương pháp được áp dụng bao gồm quan sát và
phỏng vấn chuyên gia có chuyên môn và uy tín trong công tác mua hàng của công
ty (cá nhân), đó là:
Phương pháp quan sát: Người viết tiến hành quan sát trực tiếp các hoạt động
mua hàng, cách thức tổ chức điều hành và quản lý hoạt động mua hàng đang diễn
ra, qua đó có thể nắm được quy trình trong các khâu trong quy trình mua hàng, đưa
ra các nhận xét chủ quan về công tác quản trị mua hàng đang thực hiện tại công ty.
Phương pháp phỏng vấn: Tác giả tiến hành phỏng vấn cá nhân đối với anh
Nguyễn Thế Thái - Trưởng phòng Mua hàng của công ty về các nội dung liên quan
đến các hoạt động mua hàng đang diễn ra tại công ty tại Phụ lục số 2 thể hiện chi
tiết bút ký phỏng vấn nhằm làm rõ hơn một số nội dung liên quan đến chính sách
mua hàng, định hướng chiến lược mua hàng, đánh giá của chuyên gia có uy tín
trong lĩnh vực mua hàng của công ty trong giai đoạn từ năm 2014-2019.
b. Đối với dữ liệu thứ cấp
Nguồn bên ngoài: thu thập dữ liệu thứ cấp trên các website, sách, giáo trình,
đề tài, liên quan đến công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp nói chung và

của công ty cổ phần Vicostone nói riêng.
Nguồn bên trong: Thu thập dữ liệu từ phòng tài chính - kế toán các tài liệu,
báo cáo tài chính, báo cáo thường niên, báo cáo nhân lực từ ban Nhân lực, các bản
tin nội bộ, báo chí, kỉ yếu; số liệu trích lọc từ hệ thống quản trị ERP, có liên quan
đến công tác quản trị mua hàng của công ty cổ phần Vicostone.
Quy trình thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp như sau:
- Liên hệ với các phòng ban của công ty cổ phần Vicostone và tiến hành sao
chép tài liệu từ các phòng, ban, đơn vị chức năng.
5
- Rà soát các nguồn thông tin và tiến hành thu thập dữ liệu: Tìm kiếm dữ liệu
mới nhất và những dữ liệu có liên quan đến đề tài trên các nguồn dễ tiếp cận như
sách, tạp chí, các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học có trước, các website,
- Kiểm tra dữ liệu: Dữ liệu thu thập từ nhiêu nguồn khác nhau được kiểm tra
theo các tiêu thức về tính chính xác, tính thích hợp và tính thời sự. Các dữ liệu được
đối chiếu và so sánh để có được sự nhất quán và thống nhất, đảm bảo nội dung phân
tích có được độ tin cậy cao.
- Tập hợp và phân tích dữ liệu theo mục tiêu đã xác định: Sau khi đã tập hợp
và sàng lọc dữ liệu thứ cấp chủ yếu được sử dụng để hình thành cơ sở lý luận của đề
tài cũng như để phân tích các nội dung liên đến phân tích thực trạng công tác quản
trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone.
5.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp so sánh để so sánh kết quả hoạt động mua hàng nội địa của công
ty trong 3 năm: 2011, 2012 và năm 2013 trên một số chỉ tiêu: tỉ lệ nội địa hoá hàng
hoá, tỉ trọng chi phí mua hàng nội địa/tổng chi phí mua hàng, để thấy được sự
thay đổi trong công tác mua hàng qua từng năm, qua đó nhận định xu hướng mua
hàng và quản trị mua hàng của công ty trong những năm tới.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: từ những số liệu đã thu thập và phân tích
đưa ra những nhận xét, đánh giá, kết luận liên quan đến công tác quản trị mua hàng
của công ty cổ phần Vicostone.
6. Kết cấu luận văn

Ngoài phần lời cam đoan, danh mục các chữ viết tắt, danh mục bảng biểu,
hình vẽ, Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, kết cấu luận văn gồm có 3
chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị mua hàng của doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác quản trị mua hàng tại công ty cổ phần Vicostone
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị
mua hàng của công ty cổ phần Vicostone.
6
CHƯƠNG I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ MUA HÀNG CỦA
DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm, mục tiêu của quản trị mua hàng
1.1.1. Khái niệm
Quản trị mua hàng một quá trình từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát các hoạt động mua hàng của một doanh nhiệp, tổ chức nhằm mục tiêu tạo
nguồn hàng, thực thi các nhiệm vụ mua hàng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Hiện nay, có hai phương diện tiếp cận Quản trị mua hàng đó là phương diện quản
trị theo chức năng và phương diện quản trị tác nghiệp.
Theo cách tiếp cận quản trị chức năng, quản trị mua hàng là tổng hợp các hoạt
động bao gồm hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng nhằm
đặt được mục tiêu mua hàng và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các hoạt
động trên chính là bốn chức năng quản trị dùng để chỉ những nhiệm vụ lớn nhất và
bao trùm nhất trong hoạt động mua hàng. Đây cũng chính là cách tiếp cận phổ biến
đối với quản trị mua hàng.
Theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp, quản trị mua hàng là việc triển khai qui
trình mua hàng bắt đầu từ việc xác định nhu cầu mua hàng, lựa chọn Nhà cung cấp
(NCC), xác nhận đặt hàng và đàm phán nội dung, theo dõi tiến độ mua hàng và
đánh giá kết quả mua hàng. Trên thực tế, đây chính là quá trình người mua hàng cần
đánh giá, phân tích, chọn lựa để đưa ra được quyết định mua cái gì? Mua của ai?
Mua như thế nào? Mua có tốt không? Đây là quá trình lặp đi lặp lại nhiều lần và

thành một chu kỳ đối với từng đối tượng hàng hóa khác nhau.
1.1.2. Mục tiêu của công tác quản trị mua hàng
Trong tình hình hội nhập, xu hướng toàn cầu hóa và cạnh tranh gay gắt như
hiện nay, quản trị mua hàng không chỉ đơn thuần là tìm đến một NCC và đặt mua
một sản phẩm mà yêu cầu công việc phải đạt chiều sâu và chuyên nghiệp bao gồm
việc hoạch định, đánh giá nhu cầu, xác định nguồn hàng chiến lược, lập kế hoạch,
lựa chọn NCC, lựa chọn loại hình thương mại, cũng như vận dụng linh hoạt các loại
7
hình vận chuyển, dịch vụ logistics, dịch vụ thuê ngoài… Đặc biệt ở các doanh
nghiệp sản xuất, thương mại khi mà giá vốn hàng bán, sản phẩm đầu vào chiếm tỷ
trọng từ 55-70% doanh thu.
Đối với doanh nghiêp, kể cả là doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp
thương mại thì quản trị mua hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động
sản xuất kinh doanh nhằm tìm kiếm và lựa chọn những người bán hàng tốt nhất có
thể cung cấp nguồn hàng chất lượng tốt và ổn định đáp ứng nhu cầu sản xuất hoặc
thương mại với chi phí thập nhất. Công tác quản trị mua hàng cần phải hướng đến
mục tiêu giúp công tác mua hàng được tiến hành một cách nhịp nhàng, liên tục,
khoa học để nâng cao chất lượng hàng hóa và hạ giá thành sản phẩm. Từ đó, giúp
cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đảm bảo được tính ổn
định, hạn chế tình trạng thừa - thiếu vật tư dự trữ, ứ đọng vốn, gây ảnh hưởng đến
hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị mua hàng
Trên thực tế có rất nhiều tiêu chí để đánh giá hiệu quả của công tác quản trị mua
hàng tại một doanh nghiệp. Mục tiêu chung của mọi hoạt động quản trị mua hàng là
đáp ứng được nhu cầu hàng hóa một cách thường xuyên, đầy đủ về mặt số lượng, chất
lượng, chủng loại với chi phí thấp nhất. Để đạt được mục tiêu chung đó, hoạt động
quản trị mua hàng cần phải hướng đến việc thực hiện được ba chỉ tiêu sau:
Thứ nhất, chỉ tiêu về chất lượng: hàng hóa được mua về cần đảm bảo có chất
lượng tốt nhất và tối ưu nhất nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Người mua cần lưu ý hàng hóa mua về phải phù hợp nhất với các

yếu tố công nghệ, kỹ thuật riêng biệt trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiêp. Khi kiểm soát được chất lượng đầu vào ngay từ khâu mua hàng sẽ giúp
doanh nghiệp ổn định và nâng cao được chất lượng hàng hóa đầu ra, qua đó đảm
bảo khả năng tiêu thụ hàng hóa và khả năng cạnh tranh của mình. Có thể nói, chi
tiêu chất lượng hàng hóa là chỉ tiêu quan trọng nhất trong quá trình đánh giá hiệu
quả mua hàng.
8
Thứ hai, chỉ tiêu về chi phí: Đặt giả thiết trong một thị trường bán hàng, những
hàng hóa có chất lượng là như nhau nhưng nếu doanh nghiệp nào có giá bán hàng
hóa thấp hơn thì sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Trong một thị trường cạnh tranh đầy
khốc liệt, doanh nghiệp nào giảm được giá thành sản phẩm do giảm được chi phí
đầu vào, đồng thời vẫn có thể giữ nguyên hoặc nâng cao chất lượng hàng hóa bán ra
thì doanh nghiệp đó sẽ thành công. Muốn đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần
phải nỗ lực để mua được hàng hóa đầu vào với chi phí mua rẻ nhất. Do đó, doanh
nghiệp phải vận dụng nhiều phương thức và chính sách mua hàng khác nhau để đạt
được mục tiêu của mình.
Chỉ tiêu tiến độ bàn giao hàng hoá: Nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thông thường là diễn ra liên tục và theo chu kỳ, do đó trên phương diện của
người mua hàng cần phải đảm bảo tiến độ hàng về đảm bảo doanh nghiệp luôn có
đủ hàng để dự trữ phục vụ nhu cầu sản xuất. Người mua hàng phải luôn theo sát
tiến độ giao hàng và các yếu tố liên quan khác để đảm bảo NCC phải luôn luôn tuân
thủ đúng theo thời gian giao hàng đã quy định trên hợp đồng mua bán hàng hóa đã
ký kết.
Để đánh giá hiệu quả của công tác quản trị mua hàng, thông thường ba chỉ tiêu
trên sẽ được đưa ra sau đó tổng hợp, phân tích và đưa ra đánh giá. Xét trên góc độ
mua hàng là có nhiều NCC khác nhau cho cùng một mặt hàng thì có thể kết hợp
đồng thời ba chi tiêu trên để đánh giá, NCC nào đưa ra các chỉ tiêu mua hàng tốt
hơn sẽ được lựa chọn. Tuy nhiên, có thể sẽ xảy ra mâu thuẫn giữa chỉ tiêu chất
lượng và chi phí do thông thường người bán muốn bán hàng tốt với giá cao nhất còn
người mua lại muốn mua hàng tốt với giá thấp nhất. Hoặc, ví dụ như mâu thuẫn

giữa chi phí và tiến độ giao hàng, trong điều kiện bình thường có thể chi phí mua
hàng hóa giữ nguyên, nhưng đặt trong bối cảnh nếu doanh nghiệp cần cần gấp hàng
hóa để phục vụ sản xuất và phải thay đổi phương thức vận chuyển thì chi phí để
mua hàng hóa đó sẽ tăng lên, như vậy cùng một mặt hàng, cùng một chất lượng
hàng hóa nhưng giá mua tại hai thời điểm là khác nhau sẽ gây khó khăn trong việc
đánh giá hiệu quả mua hàng. Do đó, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà người mua
9
hàng đưa ra các chỉ tiêu cần được ưu tiên hơn so với chỉ tiêu còn lại nhằm đạt được
mục tiêu mua hàng của doanh nghiệp.
1.2. Nội dung quản trị mua hàng
Quản trị mua hàng theo cách tiếp cận quản trị tác nghiệp thực chất là hoạt
động nhằm triển khai một cách có hiệu quả quy trình mua hàng. Nó liên quan đến
việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố như đánh gía môi trường hiện tại và
triển vọng, thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trường, cơ cấu thị trường
sản phẩm, giá cả và dự báo, thời hạn giao hàng, khả năng tài chính, giao nhận hàng
hoá, đánh giá hiệu quả mua hàng, Về cơ bản quy trình triển khai mua hàng trong
doanh nghiệp bao gồm 5 bước theo sơ đồ dưới đây:
Xác định
nhu cầu mua
hàng
Lựa chọn
NCC
Đàm phán các
nội dung và đặt
hàng
Theo dõi tiến
độ mua hàng và
bàn giao hàng
hoá về kho
công ty

Đạt yêu cầu
Không đạt yêu cầu
Sơ đồ 1.1: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp
(Nguồn: Nguyễn Minh Thức (2007), giáo trình quản trị kinh doanh, Nhà xuất bản
tài chính )
Đánh giá kết quả Mua hàng
10
1.2.1. Xác định nhu cầu mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng là việc làm cụ thể hoá chính sách mua hàng của
doanh nghiệp. Có ba quy trình cơ bản để xác định nhu cầu mua hàng của doanh
nghiệp:
Dưới – Trên (Down-Top): Các đơn vị hoặc bộ phận kinh doanh chủ động đề
xuất danh mục hàng hoá hoặc dịch vụ cần mua. Dựa trên các nhu cầu đó, doanh
nghiệp tổng hợp lại và lên danh mục hàng hoá và dịch vụ cần mua cho toàn doanh
nghiệp trong từng thời kỳ.
Trên - Dưới – Trên (Top – Down - Top): Cấp trên đưa ra gợi ý về các loại
hàng hoá và dịch vụ cần mua, chuyển xuống bộ phận tham khảo ý kiến rồi cấp trên
là người đưa ra quyết định cuối cùng.
Trên – Dưới (Top- Down): cấp trên đưa ra gợi ý về các loại hàng hoá và dịch vụ
cần mua, sau đó cấp dưới sẽ quyết định cần mua những gì tuỳ theo nhu cầu thực tế.
Một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của việc xác định
nhu cầu mua hàng đó là mua hàng có hiệu quả. Mua hàng có hiệu quả được hiểu
như là đạt được mục tiêu mua hàng với chi phí thấp nhất, là tiền đề cho việc nâng
cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Nếu chi phí đầu vào được quản lý tốt thì lợi
nhuận từ kinh doanh sẽ tăng. Do đó, doanh nghiệp cần tập trung sự chú ý của mình
ngay từ khâu mua hàng, để đàm bảo được hiệu quả cao trong hoạt động mua hàng,
cần tuân thủ những nguyên tắc sau:
Thứ nhất, luôn giữ thế chủ động với NCC, trước khi người mua quyết định
mua hàng, người bán luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả,
chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng, Tuy

người mua hàng cần tỉnh táo đề giữ quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách
là người mua không bị mất dần và không quên đi những nguyên tắc không thể nhân
nhượng khi đàm phán nhằm đặt được những điều kiện mua hàng tốt nhất và không
phải lo đối phó với các rủi ro có thể xảy ra. Cũng theo như Mark Mc Cormack viết
“Trong khi nghệ thuật bán hàng là nói với khách hàng những gì họ muốn nghe thì
nghệ thuật mua hàng là nghe lời rao bán của người bán hàng và viết nó ra trên giấy.
Cách đơn giản nhất là ghi chú đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, tổng
11
hợp chúng vào một hợp đồng và bắt người bán ký vào. Lúc này ta sẽ buộc người
bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi”
(Mark H.Mccormack (1990), Bí quyết thành công trên thương trường, nhà xuất bản
Thành phố Hồ Chí Minh).
Thứ hai, Mua hàng từ nhiều NCC cho cùng một mặt hàng, việc tìm kiếm và
lựa chọn NCC phù hợp với nhu cầu mua hàng và đảm bảo các mục tiêu mua hàng là
việc không đơn giản. Doanh nghiệp thường có nhu cầu với rất nhiều các chủng loại
hàng hoá mà mỗi loại hàng hoá lại được cung cấp từ một đến nhiều doanh nghiệp
khác nhau, do đó sẽ tạo ra sự cạnh tranh giữa những NCC.
Việc lựa chọn một hay nhiều NCC đều sẽ có ưu nhược điểm riêng. Nếu chỉ lựa
chọn mua một hay nhiều mặt hàng nhất định từ một NCC thì doanh nghiệp sẽ dễ
dàng theo dõi chất lượng hàng hoá, đàm phán giá, giảm được chi phí vận chuyển,
đảm bảo tiến độ đặt hàng, ưu đãi về điều kiện thanh toán Tuy nhiên, doanh nghiệp
sẽ lâm vào tình cảnh không thể chủ động được nguồn hàng để đảm bảo cho hoạt
động sản xuất kinh doanh liên tục do phụ thuộc hoàn toàn vào NCC. Điều này gây
rủi ro vô cùng lớn cho doanh nghiệp mua nếu NCC không đủ dự trữ hàng để cung
cấp theo tiến độ hoặc NCC cố tình đẩy giá bán lên cao hơn mức bình thường.
Việc lựa chọn phương án mua hàng từ một số NCC mặc dù sẽ làm cho doanh
nghiệp mua không chắc chắn sẽ nhận ưu đãi về điều kiện thanh toán, chiết khấu giá
mua với số lượng lớn, mất nhiều thời gian hơn để đánh giá khả năng cung ứng của
NCC gây ảnh hưởng đến tiến độ mua hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp mua lại có
nhiều sự lựa chọn do sự cạnh tranh về giá cả, chất lượng và nguồn hàng. Điều này

giúp doanh nghiệp có thể chủ động các nguồn cung ứng hàng hoá để đảm bảo hoạt
động sản xuất kinh doanh, qua đó hạn chế các rủi ro đến từ NCC, kể cả trong các
trường hợp bất khả kháng như thiên tai, địch hoạ,
Tuỳ thuộc vào tính chất, đặc thù riêng của mỗi chủng loại hàng hoá mà doanh
nghiệp cần có lựa chọn mua hàng từ một hoặc nhiều NCC một cách phù hợp. Có thể
lựa chọn phương án mua hàng phần lớn từ một NCC có các điều kiện bán hàng ưu
đãi nhất, một số lượng hàng còn lại sẽ được chia cho các NCC khác. Tuy nhiên, về
12
cơ bản doanh nghiệp nên chọn phương án mua hàng từ nhiều NCC cho một mặt
hàng vì những lý do sau:
Lý do thứ nhất, đảm bảo lợi ích tốt nhất cho doanh nghiệp mua: Cạnh tranh
giữa các NCC sẽ tạo ra những điều kiện mua hàng tốt nhất trong khả năng cho
doanh nghiệp mua về giá cả, chất lượng hàng, điều kiện thanh toán để NCC có thể
nhận được đơn hàng. Điều này tạo ra lợi ích mua hàng cho, doanh nghiệp có thể áp
đặt gía và các điều khoản mua hàng có lợi cho mình. Tuy nhiên khi thực hiện
nguyên tắc này doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các NCC của mình nên lựa chọn
một NCC chính để xây dựng quan hệ làm ăn bền vững trên cơ sở tin tưởng và giúp
đỡ lẫn nhau. Vì vậy, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều ưu đãi hơn, đồng thời
vẫn chia một số đơn hàng nhỏ hơn để tạo lập mói quan hệ với các NCC phụ, nâng
cao tính cạnh tranh trong mua hàng.
Lý do thứ hai, phân tán rủi ro: trên nguyên tắc “Không bỏ tất cả các quả trứng
vào trong cùng một giỏ” doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa thiệt hại có thể xảy ra
trong nhiều trường hợp NCC không thể đáp ứng được nhu cầu mua hàng của doanh
nghiệp về tiến độ, chất lượng, gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Việc hợp tác với nhiều NCC cho một chủng loại hàng hoá sẽ giúp doanh nghiệp
giảm thiểu nguy cơ này.
Nguyên tắc thứ ba, đảm bảo hài hoà lợi ích giữa người mua và người bán,
trong mối quan hệ mua – bán đương nhiên người mua và người bán đều muốn đảm
bảo lợi ích tốt nhất cho mình. Người mua luôn muốn được mua hàng với chất lượng
tốt nhất, giá cả rẻ nhất, điều kiện thanh toán ưu đãi nhất, người bán thì luôn mong

muốn đạt được lợi nhuận tốt nhất từ việc bán hàng. Nếu doanh nghiệp khi mua hàng
không tỉnh táo và chấp nhận những điều khoản bất lợi sẽ gây ảnh hưởng xấu đến
hiệu quả mua hàng. Ngược lại, nếu doanh nghiệp dựa vào lợi thế của mình để chèn
ép NCC, bắt ép họ nhân nhượng những điều khoản gây bất lợi thì có thể sẽ không
nhận được sự hợp tác và có thể dẫn đến không ký kết được hợp đồng, gây ảnh
hưởng đến tiến độ mua hàng. Việc tôn trọng và đảm bảo lợi ích giữa người mua và
người bán sẽ giúp duy trình quan hệ làm ăn lâu dài, hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau đồng
13
thời có thể tránh được những rủi ro do NCC không có thái độ hợp tác trong quá
trình thực hiện hợp đồng.
Xác định nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp là nội dung quan trọng nhất
trong quy trình mua hàng của một doang nghiệp. Xác định nhu cầu mua hàng tốt sẽ
đảm bảo cho công tác mua hàng có hiệu quả cao, ngược lại, nếu không có một kế
hoạch mua hàng tốt sẽ làm hiệu quả mua hàng không cao, ảnh hưởng đến các mục
tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp hướng tới. Nhu cầu mua hàng của một doanh
nghiêp thường được xác định dựa một loạt các căn cứ và một số yếu tố khác sẽ
được đề cập chi tiết tại mục 1.4. “các nhân tốt ảnh hưởng đến quản trị mua hàng”.
1.2.2. Lựa chọn Nhà cung cấp
Sau khi đã xác định được nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp cần phải tìm và lựa
chọn NCC. Thực chất việc tìm kiếm và lựa chọn NCC chính là việc tìm hiểu và
phân tích thị trưởng cung ứng, đánh giá thị trường rồi đưa ra lựa chọn.
Thị trường cung ứng hàng hoá của doanh nghiệp là do các doanh nghiệp sản
xuất các mặt hàng cụ thể tạo lên. Tùy theo từng mặt hàng mà doanh nghiệp kinh
doanh mà doanh nghiệp phải tìm các nguồn hàng phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh
doanh của mình. Phân tích thị trường cung ứng thực chất là nghiên cứu và tìm hiểu
khả năng của các nhà sản xuất và cung ứng hàng hoá trên các mặt: khối lượng, chất
lượng, chủng loại, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng bên cạnh đó doanh
nghiệp cũng cần phải nghiên cứu và nắm bắt được khả năng tài chính, các chính
sách tiêu thụ, phương thức thanh toán, uy tín và thương hiệu của họ. Để tiến hành
phân tích thị trường doanh nghiệp có thể dụng các phương pháp thu thập và xử lý

thông tin về những vấn đề nêu trên qua hoạt động bán hàng, hoạt động marketing,
các hoạt động xúc tiến bán hàng của các NCC và từ các nguồn thông tin khác có
liên quan.
Khi phân tích thị trường cung ứng, doanh nghiệp nên bắt đầu từ phân tích theo
nhóm sản phẩm để từ đó tiến hành nhận biết được những hạn chế, những chính sách
mua hàng có thế áp dụng với doanh nghiệp. Để tiến hành phân tích thị trường,
doanh nghiệp cần thu thập các thông tin liên quan đến cung cầu hàng hoá trên thị
trường, xu hướng biến động của nó, các yếu tố pháp lý, các quy trình, các hệ tiêu
14
chuẩn hiện hành. Doanh nghiệp cần chú ý đến yếu tố cạnh tranh trong hoạt động
mua và hoạt động bán hàng. Đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt
giữa các doanh nghiệp tập đoàn phân phối có ảnh hưởng mạnh đến các nhà cung
ứng trên thị trường, từ đó gây sức ép buộc các NCC áp dụng chính sách phân biệt
trong cung ứng hàng hoá đối với các doanh nghiệp phân phối có quy mô nhỏ hơn.
Trong xu thế đó, NCC phải đưa ra các ưu đãi và các điều kiện cung ứng thuận lợi
cho doanh nghiệp mua.
Khi nghiên cứu thị trường cung ứng, doanh nghiệp phải tính toán được vị thế của
doanh nghiệp trên thị trường cung ứng. Vị thế này được thể hiện tại những điểm sau:
•Doanh số mua hàng của doanh nghiệp: Thông thường doanh nghiệp sẽ có
tiếng nói qua trọng hơn khi mua nhiều hàng hơn. Do vậy doanh nghiệp có thể mua
theo lô lớn, tăng cường khả năng dự trữ hoặc tập trung toàn bộ nhu cầu hàng hoá để
mua tại một đầu mối hoặc liên kết với doanh nghiệp khác để triển khai mua hàng.
•Vị thế của NCC trên thị trường: thị trường cạnh tranh hoàn hảo hay độc
quyền phân phối.
•Động cơ của NCC: NCC có những động cơ gì khi tham gia thị trường. Họ
cần phát triển khách hàng mới, cần gia tăng doanh số, cần khuyếch trương thương
hiệu, cần tìm đối tác lâu dài
Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế và Việt Nam tham gia vào các tổ
chức và hiệp hội kinh tế-thương mại quốc tế như WTO, APEC,AFTA, cũng như
đang đàm phán để tham gia vào hiệp định TTP thì các doanh nghiệp Việt Nam cần

có các biện pháp hữu hiệu để tìm hiểu thị trường nước ngoài, vì mỗi loại sản phẩm
có rất nhiều nước sản xuất, mỗi nước lại có nhiều hãng sản xuất khác nhau, mỗi
hãng lại có nhiều loại sản phẩm có thể xuất khẩu khác nhau đây là một việc làm
gặp nhiều khó khăn nhưng lại có tầm quan trọng rất lớn trong tìm hiểu, nghiên cứu
thị trường nguồn hàng của các doanh nghiệp.
Để lựa chọn NCC tốt nhất và phù hợp với chính sách mua hàng, doanh nghiệp
cần xây dựng được các tiêu chuẩn đánh giá và lựa chọn NCC.
•Chất lượng của NCC: nhãn hiệu hàng hoá, chất lượng hàng hoá điều này
thường được thể hiện qua tiêu chuẩn chất lượng mà họ đạt được qua các kỳ kiểm tra
15
và đánh giá chất lượng như các tiêu chuẩn của hệ thống ISO đang áp dụng, huy
chương tại các hội chợ thương mại,
•Thời hạn giao hàng: Thời hạn giao hàng có được đảm bảo không? NCC
thường xuyên giao hàng đúng hẹn hay sai hẹn và lý do tại sao sai hẹn
•Giá thành hàng mua bao gồm giá mua và chi phí mua hàng, điều kiện thanh
toán để đánh giá giá thành mua hàng cần căn cứ vào giá trị trường, chi phí vận
chuyển, thuế, các ưu đãi trong thanh toán và mua hàng,
•Khả năng kỹ thuật của NCC: khả năng trong đổi mới sản phầm, trong đảm
bảo giải quyết tốt các vấn đề kỹ thuật và công nghệ trong các hoàn cảnh đặc biệt
hoặc trong các đơn hàng đặc thù, khả năng kỹ thuật của NCC có khả năng thích ứng
với các đòi hỏi của thị trường.
•Dịch vụ sau bán và dịch vụ bảo trì cũng là tiêu chí quan trọng thể hiện trách
nhiệm và mức độ cam kết trách nhiệm của NCC.
•Khả năng sản xuất của NCC: khả năng sản xuất của NCC đảm bảo tính liên
tục cũng như chất lượng của hàng hoá.
•Khả năng tài chính của NCC: cần tìm hiểu đang ở giai đoạn ổn định và phát
triern với tình hình tài chính lành mạnh hay đang ở thời kỳ thua lỗ và khó khăn về
tài chính.
Khi lựa chọn NCC, cần vận dụng sáng tạo nguyên tắc “không nên chỉ có một
NCC” như đã đề cập tại phần trên, việc doanh nghiệp liên kết với nhiều nhà cung

cấp cho một mặt hàng hoặc chỉ một nhà cung cấp duy nhất đều có những mặt lợi ích
và hạn chế riêng. Việc đưa ra quyết định lựa chọn NCC không nên đưa ý kiến chủ
quan của cá nhân mà cần có một đánh giá và phân tích một cách kỹ lưỡng và khách
quan trước khi ra quyết định. Việc lựa chọn NCC cần được xem xét trên hai loại
mặt hàng:
Thứ nhất, đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang có sẵn NCC (tức là
mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh) thì doanh nghiệp nên tiếp tục mua hàng
của những NCC hiện thời nếu họ đáp ứng được nhu cầu và kế hoạch mua hàng của
doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần phải có sự kiểm tra, đánh giá khách quan quá
trình cung cấp hàng hoá của họ cho doanh nghiệp để việc mua hàng được tốt hơn.
16
Thứ hai, đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh
doanh hoặc những mặt hàng mà các NCC đang có không đáp ứng được nhu cầu
mua hàng của doanh nghiệp thì phải tìm NCC mới.
Để lựa chọn được các NCC tốt nhất, người mua hàng có thể sử dụng hai phương
pháp cơ bản sau:
Phương pháp thứ nhất, dựa vào kinh nghiệm: Người mua hàng có thể bằng
kinh nghiệm, sự từng trải và vốn sống của bản thân trong suốt quá trình hoạt động
của mình để lựa chọn NCC. Phương pháp này đơn giản, các quyết định được đưa ra
nhanh chóng, song mang tính chủ quan, định kiến hoặc có thiên kiến, có thể mắc sai
lầm trong việc đánh giá và lựa chọn.
Phương pháp thang điểm: Nhà quản trị sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối
với NCC, kết hợp với các phương pháp cho điểm theo các tiêu chuẩn, sắp xếp thứ
tự ưu tiên dựa trên tổng số điểm của các tiêu chuẩn đối với từng NCC từ đó đưa ra
các quyết định lựa chọn mang tính khách quan.
Để đảm bảo việc lựa chọn NCC được khách quan, chính xác doanh nghiệp
thường tuân thủ quy trình lựa chọn NCC. Quy trình này nhằm mục đích đánh giá và
lựa chọn được NCC phù hợp với yêu cầu của công ty và thoả mãn nhu cầu vật tư từ
các bộ phận có nhu cầu. Quy trình này cần được vận dụng sao cho phù hợp nhất với
cơ cấu tổ chức, năng lực mua hàng và các nguồn lực đang có của từng doanh nghiệp,

về cơ bản quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường được xây dựng như sau:
17
Yêu cầu đánh giá NCC
Thu thập thông tin
Lựa chọn NCC chính thức
Lập tiêu chí đánh giá
Tiến hành đánh giá
Danh sách NCC ban đầu
đ
Có/Không
Trình giám đốc phê duyệt
Người thực hiện Quy Trình Tài liệu
Nhân viên
Nhân viên
Trưởng phòng
Trưởng phòng,
nhân viên
Trường phòng,
nhân viên
Trưởng phòng
Tổng Giám đốc
Biểu mẫu
danh sách
NCC ban đầu
Tiêu chuẩn
đánh giá nhà
NCC
Danh sách
NCC chính
thức

Làm lại quy
trình
Sơ đồ 1.2: Quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
(Nguồn: Lê Quân (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại,
Nhà xuất bản Thống kê)
1.2.3. Đàm phán các nội dung và đặt hàng
Sau khi đã xác định được NCC có thể đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu mua hàng
của doanh nghiệp, cần phải tiến hành đàm phán các nội dung cụ thể liên quan đến
đơn hàng, thống nhất các nội dung và đặt hàng với NCC.
Đàm phán, thương lượng với NCC được hiểu là quá trình giao dịch, đàm phán
với NCC để đi đến những thoả thuận giữa hai bên (Người mua và người bán) nhằm
mục đích đôi bên cùng có lợi. Đó là một giai đoạn rất quan trọng trong quá trình
18
mua hàng, quyết định đến chất lượng và hiệu quả của công tác mua hàng. Như Herb
Cohen đã viết “Đàm phán là một lĩnh vực kiến thức và sự nỗ lực chú trọng vào việc
làm hài lòng những người mà bạn muốn nhận từ họ (một hoặc nhiều) thứ gì đó”
(Herb Cohen (2011), Bạn có thể đàm phán bất cứ điều gì, Nhà xuất bản Lao động-
Xã hội).
Trong giao dịch đàm phán, nhà quản trị phải quan tâm đến các vấn đề thương
lượng như sau:
- Mẫu mã, chất lượng, các phương tiện và phương pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự dao động giá cả thị trường lúc giao hàng có biến động
- Phương thức và hình thức thanh toán tiền mua hàng (trả bằng tiền mặt hoặc
chuyển khoản, trả ngay hoặc trả chậm, )
- Hình thức, thời gian địa điểm giao hàng (giao tại kho người cung cấp hay
giao tại kho của doanh nghiệp mua )
Giao dịch đàm phán luôn được coi là hoạt động vừa mang tính khoa học, vừa
mang tính nghệ thuật. Bằng nhận thức và tư duy khoa học, nhà quản trị luôn phải có
sự chuẩn bị kỹ càng để không bị động hay làm mất thế chủ động trước NCC, đó
chính là bài toán mua hàng với các mục tiêu và các ràng buộc khác nhau. Mặt khác,

như một nghệ thuật, nhà quản trị cần biết sử dụng khéo léo, linh hoạt các hình thức
giao dịch, đàm phán, các công cụ giao tiếp khác nhau (như giao dịch, giao tiếp
thông qua thư từ, điện thoại, điện báo, internet, gặp gỡ trực tiếp, ) tùy theo từng
thương vụ kinh doanh, như mục tiêu của việc mua hàng, số lượng hàng hoá mua
bán, độ phức tạp của các giao dịch, khả năng tài chính, mối quan hệ với NCC để
lựa chọn các phương pháp thích hợp.
Kết quả của quá trình đàm phán là việc doanh nghiệp đặt hàng với NCC theo
các hình thức chủ yếu như ký kết hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, thư xác
nhận đặt hàng. Trong đó hình thức hợp đồng mua bán là quan trọng và có tính pháp
lý cao nhất.
Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên ký kết làm tốt nghĩa vụ của mình, là
căn cứ pháp lý để phân xử trách nhiệm mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm
19