đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9

Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế nơi đơn
vị tôi thực tập.
Tác giả đồ án
Nguyễn Thị Hải
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
vii
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
LỜI CẢM ƠN
Sau bốn năm học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã được tiếp thu
những kiến thức hết sức bổ ích từ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo
trong trường. Những kiến thức đó sẽ là những hành trang quý báu cho em sau khi ra
trường. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của các thầy, các cô.
Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô trong khoa Hệ
thống thông tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến thức
chuyên nghành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tâp tại Công ty cổ
phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9.
Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Th.sĩ
Phan Phước Long, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong suốt thời gian
thực hiện đề tài. Những kiến thức bổ ích mà thầy cung cấp đã giúp em hoàn thành
đề tài một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các nhân viên ban kế toán
nói riêng và tất cả các nhân viên trong Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại
Bắc 9 nói đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em tiếp cận được với những công việc
thực tế của công ty qua đó hoàn thành tốt những yêu cầu của khóa luận đặt ra.
Mặc dù em đã cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nổ lực của bản thân,
nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý Thầy Cô tận
tình chỉ bảo.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2013
Sinh viên
Nguyễn Thị Hải
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
viii
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ Tên đầy đủ
BTC Bộ tài chính
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
HTTT Hệ thống thông tin
HTTTQL Hệ thống thông tin quản lí
NKC Nhật ký chung
TSCĐ Tài sản cố định
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
ix
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, không chỉ những nước phương Tây mà ngay cả
những nước phương Đông chúng ta cũng phải công nhận một thực tế rằng, số lượng
người thu nhập và xử lý thông tin ngày càng tăng. Mỗi năm ước tính có khoảng
hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã kết nối chúng ta lại với
nhau, và có thể nói rằng thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông
tin (CNTT). Như chúng ta đã biết, trong những năm đầu của thế kỷ, các doanh
nghiệp thường tập trung tiềm lực của họ vào những vấn đề như tự động hóa các
công việc thủ công để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây, thực
tế đã chứng minh rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao, nền
kinh tế thế giới mới phát triển nhanh hơn. Nếu ở nước ta ngày càng phát triển nhiều
sản phẩm kĩ thuật cao, nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Một

trong những nhân tố thúc đẩy nền kinh tế phát triển như vậy chính là sự tác động
của CNTT. CNTT đóng vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác
cho nền kinh tế phát triển. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ
tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và tin học là những công cụ quản lý vô cùng
tốt cho các doanh nghiệp. Sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thực
hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết.
CNTT đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá
trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp.
Sự phát triển và ứng dụng CNTT đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và ứng dụng của doanh
nghiệp. Việc tin học hóa các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việc
ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi phải có những thay đổi phù hợp.
Đứng trước thực tế như vậy, một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều này nên
đang và sẽ áp dụng CNTT vào trong lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp mình.
Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9,
em nhận thấy hệ thống tin học ở đây còn sơ sài, một số khâu, một số phòng còn
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
1
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
chưa áp dụng công nghệ thông tin rộng rãi. Đặc biệt, em thấy vẫn chưa có một hệ
thống thông tin nào đặc thù cho công tác quản lý tài sản cố định tại công ty. Do vậy,
em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại Công ty
cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9” làm công trình nghiên cứu của mình.
Với công trình nghiên cứu này, em tin nó sẽ phần nào giúp công ty khắc phục được
những hạn chế, khó khăn trong công tác quản lý TSCĐ nói riêng, để từ đó thúc đẩy
sự phát triển nhanh và ổn định cho công ty trong tương lai.
- Mục đích, phạm vi đề tài
Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 là công ty chuyên về xây
dựng. Công ty được chia làm nhiều phòng ban. Mỗi phòng ban đảm nhiệm một
công việc nhất định. Trong đó, công tác quản lý TSCĐ cũng là một khâu quan

trọng. Do vậy, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thông tin về TSCĐ phải được
thực hiện một cách chính xác, kịp thời.
Em chọn đề tài trên vì em mong muốn xây dựng được một HTTT kế toán
TSCĐ trong công ty sao cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của công ty,
đảm bảo tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin được hiệu quả
nhất.
- Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định
tại công ty Cổ phần xây Dựng và Thương mại Bắc 9.
- Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện
chứng kết hợp với các phương pháp: Thu thập thông tin, phương pháp phát triển hệ
thống thông tin quản lý, phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu để
nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn
chuyên sâu để thực hiện đề tài.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
2
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
Kết cấu của đề tài:
Tên đề tài:”Xây dựng HTTT kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần
Xây dựng và Thương mại Bắc 9”.
Đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về HTTT kế toán và tổ chức kế toán TSCĐ trong
doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về HTTT kế toán TSCĐ tại công ty Cổ phần Xây
dựng và Thương mại Bắc 9.
Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán TSCĐ tại công ty Cổ phần Xây
dựng và Thương mại Bắc 9.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03

3
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HTTT KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 TỔNG QUAN VỀ HTTT KẾ TOÁN
1.1.1. Một số khái niệm
Thông tin : có thể hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện
dụng, có ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định.
Với mục đích quản lý, trong doanh nghiệp, thông tin thường được phân theo
hai loại chính:
Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực
tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người. Cụ thể:
Thông tin viết (văn bản)
Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …)
Thông tin miệng (lời nói)
Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, …
Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên,
bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn.
Hệ thống : là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau
có mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một số vấn đề
nào đó.
Hệ thống thông tin : là một hệ thống được tổ chức để thu nhập, xử lý, lưu trữ,
phân phối,… dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quyết định để
quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp.
1.1.2. Phân loại HTTT
HTTT phát triển qua các loại hình sau:
- Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems)
Là hệ thống hỗ trợ cho việc lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày nhờ việc
duy trì những bản ghi thông tin chi tiết. Chúng trợ giúp cho các hoạt động ở mức tác

SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
4
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
nghiệp vì vậy sẽ giúp công ty giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ gữa
những hoạt động trong kinh doanh.
- HTTT quản lý (Management IS)
Là hệ thống thông tin gồm CSDL hợp nhất và các dòng thông tin trợ giúp các
hoạt động tổ chức, quản lý, quyết định, sản xuất. Chúng làm giảm nhẹ công việc
quản lý bằng cách đưa ra những báo cáo có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động có
tính lặp đi lặp lại và qui chuẩn.
Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý
- Hệ thống trợ giúp quyết định (Decision Support Systems)
Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra
quyết định của các cấp quản lý.
- Hệ thống chuyên gia (ES)
Là các HTTT đặc biệt, hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các công việc và đưa
ra các quyết định thông minh.
- Hệ tự động văn phòng (Office Automation Systems)
Là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử lý những thông tin liên lạc
giữa các cá nhân dưới dạng chữ viết, lời nói hay hình ảnh.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
5
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS)
Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cao cấp bằng
cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập trung cao nhất.
1.1.3. Thành phần của một HTTTQL trong doang nghiệp
Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ
tục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình.
(1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các

thủ tục để tạo ra thông tin.
(2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ
chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ
nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
(4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử
lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý.
(4) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mag
máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo
các thuật toán đã chỉ ra.
Hình 1.2 - Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
6
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
1.1.4. Tầm quan trọng của một HTTTQL
Để công tác quản lý tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả thì yếu tố
hết sức quan trọng không thể thiếu được chính là chất lượng thông tin do các HTTT
chính thức sản sinh ra. Chính vì thế, sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồn
gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng.
Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của
thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của tín hiệu như sau:
- Tin cậy.
- Đầy đủ.
- Thích hợp.
- Dễ hiểu.
- Được bảo vệ.
- Đúng thời điểm
(1) Độ tin cậy:
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin
cậy để gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trình phân tích, xử lý

để đưa ra những quyết định đối với một tổ chức.
(2) Tính đầy đủ:
Tính đầy đủ thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết
định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế.
(3) Tính thích hợp và dễ hiểu:
Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thôn g tin không
thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa,
do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc
làm hoa tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết
định sai do thiếu sót thông tin cần thiết.
(4) Tính được bảo vệ:
Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn nguồn vốn
và nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận
được nguồn thông tin. Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
7
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
quyền mới được phép tiếp cận với thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có
thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức.
(5) Tính kịp thời:
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng, và được bảo vệ an toàn nhưng
vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết.
Chính vì vậy, làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là
một trong những công việc của bất kì một nhà quản lý nào. Để giải quyết vấn đề đó
cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phương pháp phân tích thiết kế
và cài đặt HTTT.
1.1.5. Phương pháp phát triển HTTTQL
1.1.5.1. Nguyên nhân dẫn đến việc phải phát triển HTTTQL
Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTTQL là cung cấp cho

các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT
bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện
và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và
chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm
xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại
và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực
hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển
mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt
động của tổ chức.
Nguyên nhân dẫn đến việc phải phát triển HTTT là: những vấn đề về quản
lý, những yêu cầu mới của nhà quản lý, sự thay đổi của công nghệ, thay đổi sách
lược chính trị.
- Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một
dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành (luật
về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
8
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hoạt động mới của doanh
nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải
có những hành động đáp ứng.
- Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức
phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các hệ quản trị
CSDL ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để
quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.
- Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua.
Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn,
không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý
muốn mở rộng quyền lực của mình và khi họ biết rằng thông tin là một phương tiện
thực hiện điều đó.

1.1.5.2. Phương pháp phát triển HTTTQL
Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động
của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời
gian định trước.
Một phương pháp được định nghĩa như là một tập hợp các bước và các công
cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý
hơn. Phương pháp phát triển một HTTT được đề nghị ở đây dựa vào nguyên tắc cơ
bản chung của nhiều phương pháp hiện dại có cấu trúc để phát triển HTTT. Có 3
nguyên tắc như sau:
Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Đó là sử dụng các mô hình logic, mô
hình vật lý và mô hình vật lý ngoài.
Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là nguyên tắc của sự
đơn giản hóa. Thực tế chứng minh rằng để hiện tốt một hệ thống trước hết phải hiểu
các mặt chung sau đó mới xem xét các chi tiết.
Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế,
chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
9
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
1.1.5.3. Các giai đoạn phát triển HTTTQL
Có rất nhiều phương pháp khác nhau để phát triển một hệ thống thông tin
nhưng sử dụng phương pháp nào chăng nữa thì nó cũng bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi
giai đoạn gồm một dãy các giai đoạn và cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra
quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển của hệ thống đó. Tùy theo kết
quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước
khi khắc phục những sai sót.
Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả thi
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
- Lập kế hoạch phân tích cchi tiết
- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại
- Nghiên cứu hệ thống thực tại
- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
- Đánh giá lại tính khả thi
- Sửa đổi đề xuất của dự án
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân thích chi tiết
Giai đoạn 3: Thiết kế logic
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế xử lý
- Thiết kế các luồng dữ liệu vào
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
10
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic
- Hợp thức hóa mô hình logic
Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp
- Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học
- Xây dựng các phương án của giải pháp
- Đánh giá các phương án của giải pháp
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giải pháp
Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
- Lập kế hoạch thiết kế vạt lý ngoài
- Thiết lập chi tiết các giao diện vào/ra
- Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật và hệ thống
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
- Thiết kế vật lý trong
- Lập trình
- Thủ nghiệm hệ thống
- Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
- Lập kế hoạch cài đặt
- Chuyển đổi
- Khai thác và bảo trì
- Đánh giá
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
11
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
1.2 CHU TRÌNH PHÁT TRIỂN MỘT HTTT KẾ TOÁN TRONG DOANH
NGHIỆP
1.2.1. Hệ thống thông tin kế toán
Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán
phân tích, ghi chép và lưu trữ ở các chứng từ, sổ, bảng,…. Khi người sử dụng có
yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng
hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:
- Người quản lý doanh nghiệp
- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm các chủ
sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai).
- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cơ quan
thuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác.
Mục tiêu phát triển HTTT kế toán.
- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển

hợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng.
- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí bỏ
ra tương xứng với hiệu quả mang lại.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
12
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
13
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
1.2.2. Chu trình phát triển một HTTT kế toán trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Việc hình thành dự án là một yêu cầu bắt buộc, không thể thiếu trong công
tác xây dựng một HTTT: không có dự án thì cũng không có việc xây dựng HTTT.
Nhằm đảm bảo cho việc xác lập và khởi đầu dự án đúng đắn, phù hợp với
yêu cầu xây dựng hệ thống trong tương lai, công việc khảo sát và đánh giá hiện
trạng cần được làm trước tiên. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống
hiện tại ta phải có được thông tin về hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án
tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.
Khảo sát là tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động
của hệ thống, tìm hiểu môi trường kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, tìm hiểu cơ cấu tổ
chức của cơ quan chủ quản, thu thập các chứng từ, sổ sách và mô tả quy trình luân
chuyển, xử lý, lưu trữ các thông tin, tài liệu giao dịch.
Thông qua khảo sát để xác định cái gì cần thiết cho hệ thống, lĩnh vực nào,
công việc nào cần tin học hóa, lĩnh vực nào tin học hóa sẽ không có tác dụng. Đồng
thời, cần phân tích, thiết lập thứ tự ưu tiên cho chúng, từ đó xác định phạm vi thực
hiện hệ thống. Đây chính là công tác nghiên cứu hệ thống.
Sau khi khảo sát và nghiên cứu hệ thống, phải đưa ra được một kế hoạch dự
án cơ sở. Kế hoach này cần được phân tích, đảm bảo một số nội dung sau:
- Dựa trên khả năng kỹ thuật hiện có (thiết bị, công nghệ và khả năng làm
chủ công nghệ) để thực hiện các giải pháp công nghệ thồng tin được áp dụng để xây

dựng hệ thống.
- Dựa vào năng lực tài chính của tổ chức cho phép xây dựng hệ thống, chi phí
vận hành hệ thống, đảm bảo lợi ích mà hệ thống được xây dựng mang lại tối thiểu
phải đủ bù đắp chi phí bỏ ra để xây dựng nó.
- Dự án phải triển khai, xây dựng trong giới hạn thời gian cho phép, đảm bảo
hoàn thành đúng hạn.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
14
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- Hệ thống xây dựng nên phải được vận hành trôi chảy trong khuôn khổ pháp
lý hiện hành, phù hợp với điều kiện hoạt động của tổ chức
1.2.2.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm xác đinh các thành phần của hệ thống phức hợp và
chỉ ra mối liên quan giữa chúng. Phân tích hệ thống là việc thực hiện phân tích về
chức năng của hệ thống, phân tích về dữ liệu của hệ thống.
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để
phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những
nhiệm vụ, chức năng gì? Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo
ra trong các chức năng, đồng thời phải tìm ra những hạn chế, những ràng buộc đặt
lên các chức năng đó.
Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và phân theo nhiều mức từ tổng
hợp đến chi tiết. Vì vậy, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ
và bổ ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể
dữ liệu trong miền nghiên cứu. Tên chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩa
của chức năng và sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ.
Nhằm đưa ra cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, công
việc tiếp theo là bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng.
Đó là các luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng. Nó được biểu diễn là mũi tên
trên đó ghi thông tin di chuyển. Tuy nhiên, các luồng dữ liệu ra khỏi chức năng sẽ
tới đâu và từ đâu dữ liệu đi vào chức năng? Thực tế, các dữ liệu sẽ được lấy ra từ

kho dữ liệu và đi vào cất trữ ở đó. Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất trữ.
Cơ sở dữ liệu là một nơi lưu trữ thông tin. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử
dụng cơ sở dữ liệu của mình. Việc phân tích hệ thống về dữ liệu đóng góp quan
trọng trong việc xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu và
đảm bảo hệ thống dễ khôi phục và bảo trì. Phân tích về dữ liệu của hệ thống được
tiến hành qua 2 bước:
- Xác định và phân tích các yêu cầu về dữ liệu.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
15
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêu
cầu về dữ liệu.
1.2.2.3. Thiết kế hệ thống
Thiết kế là tìm ra giải pháp công nhệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên.
Thiết kế hệ thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệ
thống, thiết kế giao diện hệ thống. Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau.
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ
liệu vật lý để lưu dữ liệu. Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển
mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ về
dạng chuẩn 3NF. Thiết kế vật lý CSDL là việc xây dựng các bảng trong CSDL quan
hệ, quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ.
1.2.2.4. Thực hiện và kiểm thử hệ thống
Công việc này cần lựa chọn môi trường cài đặt, lựa chọn công cụ cài đặt dữ
liệu và chức năng hệ thống, lựa chọn công cụ tạo giao diện và lập báo cáo. Tiếp đến
là xây dựng hệ thống và viết tài liệu sử dụng, đồng thời thử nghiệm HTTT và khắc
phục lỗi nếu có.
1.2.2.5. Vận hành và bảo trì hệ thống
Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật vận hành
cần đánh giá xem hệ thống có đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không? Từ
đó đề xuất những sửa đổi, cải tiến.

Bảo trì nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng một cách tốt nhất
cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh.
1.3. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.3.1. Những khái niệm cơ bản về TSCĐ
Tài sản cố định: Là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản khác có
giá trị lớn, tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
16
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
chuyển dịch dần dần, từng phần vào giá trị sản phẩm, dịch vụ được sản xuất ra
trong các chu kỳ sản xuất.
Tài sản cố định hữu hình: Là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do
doanh nghiệp nắm giữ để sử dụng cho sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn
ghi nhận TSCĐ.
Tài sản cố định vô hình: Là những tài sản không có hình thái vật chất
nhưng xác định được giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất
kinh doanh, cung cấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu
chuẩn ghi nhận TSCĐ.
Nguyên giá: Là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để được
TSCĐ tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng để sử dụng.
Khấu hao: Là sự phân bố một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của
TSCĐ trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó.
Giá trị phải khấu hao: Là nguyên giá của TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính,
trừ (-) giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó.
Thời gian sử dụng hữu ích: Là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng
cho sản xuất, kinh doanh được tính bằng:
- Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ
- Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tính
thu được từ việc sử dụng TSCĐ.

Giá trị thanh lý: Là giá tri ước tính thu được khi hết thời gian sử dụng hữu
ích của tài sản, sau khi trừ (-) chi phí thanh lý ước tính.
Giá trị hợp lý: Là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ
sự hiểu biết trong trao đổi ngang giá.
Giá trị còn lại: Là nguyên giá TSCĐ sau khi trừ (-) số khấu hao lũy kế của
tài sản đó.
Giá trị có thể thu hồi: Là giá trị ước tính thu được trong tương lai từ việc sử
dụng tài sản, bao gồm cả giá trị thanh lý của chúng.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
17
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
1.3.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ
Yêu cầu chung quản lý TSCĐ ở các doanh nghiệp cần phản ánh kịp thời số
hiện có, tình hình biến động của từng thứ loại, nhóm TSCĐ trong toàn doanh
nghiệp cũng như trong từng đơn vị sử dụng; đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác
sử dụng đảm bảo khai thác hết công suất có hiệu quả. Quản lý TSCĐ phải theo
những nguyên tắc nhất định. Theo QĐ 206-BTC quy định một số nguyên tắc cơ bản
sau:
- Phải lập bộ hồ sơ cho mọi TSCĐ có trong doanh nghiệp. hồ sơ bao gồm:
Biên bản bàn giao nhận TSCĐ, hợp đồng , hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ có
liên quan khác.
- Tổ chức phân loại, thống kê, đánh số, lập thẻ riêng và theo dõi chi tiết từng
đối tượng ghi TSCĐ trong sổ theo dõi TSCĐ ở phòng kế toán và đơn vị sử dụng.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn
lại trên sổ kế toán.
- Định kỳ vào cuối năm tài chính doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê TSCĐ.
Mọi trường hợp thiếu, thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có
biện pháp xử lý.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý TSCĐ trong doanh nghiệp, kế toán là một công
cụ quản lý kinh tế có hiệu quả cần thực hiện các nhiệm vụ:

- Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời về
số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng, giảm và di chuyển
TSCĐ trong nội bộ doanh nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua sắm, đầu tư, bảo
quản và sử dụng TSCĐ.
- Phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính
toán, phản ánh chính xác số khấu hao vào chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị có
liên quan.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
18
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
- Tham gia các công tác kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường, đánh giá lại
TSCĐ trong trường hợp cần thiết. Tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng
TSCĐ ở doanh nghiệp
1.3.3. Phân loại TSCĐ
Phân loại TSCĐ trong doanh nghiệp là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh
nghiệp thành các loại, các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo những tiêu
thức nhất định. Trong doanh nghiệp thường phân loại TSCĐ theo một số tiêu thức:
• Phân loại TSCĐ theo hình thái biểu hiện
Theo tiêu thức này, TSCĐ được chia thành hai loại là: TSCĐ hữu hình và TSCĐ
vô hình.
TSCĐ hữu hình gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc thiết bị; phương tiện
vận tải, truyền dẫn; thiết bị, dụng cụ quản lý; cây lâu năm, súc vật cho sản phẩm; tài
sản hữu hình khác.
TSCĐ vô hình gồm: quyền sử dụng đất; nhãn hiệu hàng hóa; bản quyền,
bằng sáng chế; phần mềm máy vi tính; giấy phép và giấy phép nhượng quyền;
quyền phát hành.
• Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu
Căn cứ vào quyền sở hữu, TSCĐ của doanh nghiệp được chia làm 2 loại: TSCĐ
tự có và TSCĐ thuê ngoài.

TSCĐ tự có: là các TSCĐ được xây dựng, mua sắm và hình thành từ nguồn
vốn ngân sách cấp, cấp trên cấp, nguồn vốn vay, nguồn vốn liên doanh, các quỹ của
doanh nghiệp và các TSCĐ được biếu tặng. Đây là những TSCĐ thuộc sở hữu của
doanh nghiệp.
TSCĐ thuê ngoài: là những TSCĐ đi thuê để sử dụng trong thời gian nhất
định theo hợp đồng thuê tài sản.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
19
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
1.3.4. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ
Đánh giá TSCĐ phải đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế hình thành TSCĐ
và giá trị còn lại của TSCĐ.
Kế toán TSCĐ phải phản ánh được ba chỉ tiêu giá trị của TSCĐ: nguyên giá,
giá trị khấu hao lũy kế và giá trị còn lại của TSCĐ.
Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị khấu hao lũy kế
TSCĐ phải được phân loại theo các phương pháp được quy định trong hệ
thống báo cáo tài chính và hướng dẫn của cơ quan thống kê, phục vụ cho yêu cầu
quản lý nhà nước.
1.3.5. Các phương pháp tính khấu hao TSCĐ
Việc lựa chọn các phương pháp tính khấu hao thích hợp là biện pháp quan
trọng để bảo toàn vốn cố định và cũng là một căn cứ quan trọng để xác định thời
gian hoàn vốn đầu tư vào TSCĐ từ các nguồn tài trợ dài hạn.
Căn cứ khả năng đáp ứng các điều kiện áp dụng quy định cho từng phương
pháp trích khấu hao TSCĐ, doanh nghiệp được lựa chọn các phương pháp trích
khấu hao phù hợp với từng loại TSCĐ của doanh nghiệp:
(1) Phương pháp khấu hao đường thẳng (phương pháp khấu hao tuyến
tính)
Đây là phương pháp khấu hao bình quân theo thời gian sử dụng, sử dụng phổ
biến để tính khấu hao cho các loại TSCĐ hữu hình có mức độ hao mòn đều qua các
năm.

- Mức khấu hao:
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
20
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
Giá trị phải khấu hao TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị thanh lý ước
tính
- Tỷ lệ khấu hao TSCĐ:
Công thức tính:
Hình 1.3 - Mô hình khấu hao đường thẳng
(2) Phương pháp khấu hao nhanh
Để khắc phục những nhược điểm của phương pháp khấu hao đường thẳng và
thúc đẩy việc thu hồi nhanh hơn vốn cố định, người ta sử dụng phương pháp khấu
hao nhanh. Hai phương pháp khấu hao nhanh thường được đề cập là: Phương pháp
khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và phương pháp khấu hao theo tổng số.
- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
21
Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính
Hình 1.4 – Mô hình khấu hao giảm dần
Công thức tính:
M
ki
= G
di
× T
KD
Trong đó, M
ki
là số khấu hao TSCĐ năm thứ i.
G

di
là giá trị còn lại của TSCĐ đầu năm thứ i.
T
KD
là tỷ lệ khấu hao cố định hàng năm của TSCĐ.
i là thứ tự các năm sử dụng TSCĐ (i = ).
Theo kinh nghiệm, các nhà kinh tế ở các nước thường sử dụng hệ số như sau:
• TSCĐ có thời hạn sử dụng 3-4 năm thì hệ số là 1.5.
• TSCĐ có thời hạn sử dụng từ 5-6 năm thì hệ số là 2.
• TSCĐ có thời hạn sử dụng trên 6 năm thì hệ số là 2.5.
- Phương pháp khấu hao theo tổng số
M
Kt
= NG × T
Kt
Trong đó: M
Kt
là số khấu hao TSCĐ năm thứ t (t = ).
NG là nguyên giá TSCĐ.
T
Kt
là tỷ lệ khấu hao cố định ở năm thứ t.
SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03
22