đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế
của đơn vị thực tập.
Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2011
Tác giả đồ án
Trần Thùy Anh
Trần Thùy Anh
Page 1
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm quản lý
vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”, em đã nhận được sự giúp đỡ
nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế,
ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên, cô Phạm Thị Huệ – kế toán
trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán tài chính.
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Nguyễn Hữu
Xuân Trường đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ
bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã
có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học
tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt
nghiệp.
Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị,
ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần xây dựng số II
Thái Nguyên đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ em
trong suốt quá trình học tập.
Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong

muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2012
Sinh viên
Trần Thùy Anh
Trần Thùy Anh
Page 2
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN 1
LỜI CẢM ƠN 2
MỤC LỤC 3
KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT 5
PHẦN MỞ ĐẦU 6
Mục đích, phạm vi đề tài 7
Đối tượng nghiên cứu 7
Phương pháp nghiên cứu 8
PHẦN NỘI DUNG 10
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT
TƯ 10
1.1.TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN 10
1.1.1.Sơ lược hệ thống thông tin 10
1.1.2.Chu trình phát triển một HTTT 13
1.2.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT VISUAL FOXPRO (VFP) 16
1.3.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ 17
1.3.1.Nhiệm vụ của kế toán vật tư 17
1.3.2.Phân loại vật tư 17
1.3.3.Nguyên tắc kế toán 21
1.3.4.Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho 24

1.3.5.Kế toán tổng hợp vật tư 25
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31
2.1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI
NGUYÊN 31
2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên 31
Trần Thùy Anh
Page 3
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
2.1.2.Cơ cấu tổ chức công ty 32
2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 35
2.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 35
2.2.2.Đặc điểm hạch toán của Công ty 37
2.2.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán 38
2.2.4.Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo áp dụng tại Công ty 38
2.2.5.Kế toán tổng hợp vật tư tại Công ty Cổ Phần xây dựng số II Thái
Nguyên 52
2.3.NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP CHUNG 57
2.4.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CP XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 58
2.4.1.Mục tiêu của hệ thống 58
2.4.2.Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 59
2.4.3.Mô hình chức năng hệ thống 62
2.4.4.Mô hình dữ liệu hệ thống 69
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 80
3.1.Mô hình logic 80
3.1.1.Chuyển đổi mô hình E-R sang mô hình quan hệ 80

3.1.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 83
3.2.Giới thiệu các chức năng và Module chương trình 89
3.3.Các hạn chế và phương hướng phát triển đề tài 89
PHỤ LỤC 90
KẾT LUẬN 91
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91
Trần Thùy Anh
Page 4
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ Tên viết tắt
VT
HTTT
VFP
CCDC
XDCB
SXKD
TK
NVL
N-X-T
XD
Vật tư
Hệ thống thông tin
Visual Fox Pro
Công cụ dụng cụ
Xây dựng cơ bản
Sản xuất kinh doanh
Tài khoản
Nguyên vật liệu

Nhập-xuất-tồn
Xây dựng
Trần Thùy Anh
Page 5
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
PHẦN MỞ ĐẦU
Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin
- đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp.
Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và
công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một
cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh.
Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước
tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề áp dụng tin
học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh
nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời
gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh
nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các
phần mềm quản lý cho mình.
Vật tư là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh
doanh góp phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, hàng hóa. Chi phí vật tư là phần chí
phí cấu thành nên chi phí sản xuất và là đối tượng chi phí được tập hợp tính giá thành
sản xuất vì vậy đòi hỏi phải có sự quản lý về mặt sô lượng, giá trị vật liệu nhập – xuất
kho. Công tác tổ chức kế toán vật tư rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp để quản lý chặt
chẽ chi phí đầu vào và lập kế hoạch điều tiết hàng tồn kho sao cho hợp lý đảm bảo quá
trình sản xuất diễn ra liên tục, thường xuyên.
Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác kế toán vật tư là quan trọng và
cần thiết, để công việc quản lý vật tư được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ quản lý,
kiểm soát từ đó gián tiếp mang lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp. Đối với công
ty Cổ phần xây dựng số II, phần mềm kế toán giúp cho công ty tiết kiệm được nguồn

nhân lực, quá trình hoạch toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm đươc thời gian và chi phí
quản lý doanh nghiệp. Phần mềm kế toán vật tư sẽ kiểm tra khả năng cung ứng vật tư
cho quá trình sản xuất kinh doanh, in phiếu nhập, phiếu xuất kho và từ đó in ra các báo
Trần Thùy Anh
Page 6
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
cáo như: bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa… khi cần thiết.
Do đó việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là vô cùng cần thiết và có ý nghĩa.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán vật tư và qua việc khảo sát
hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng số II, em đã chọn đề tài: “Thiết kế hệ thống
thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”.
 Mục đích, phạm vi đề tài
Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là một công ty xây lắp, hoạt động
trong lĩnh vực xây dựng và thi công các công trình. Vì vậy công tác kế toán vật tư là
một công tác đóng vai trò rất quan trọng. Yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thông
tin về nguyên vật tư một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời.
Em đã chọn đề tài trên với mong muốn xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật
tư trong công ty phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức kế toán vật tư của chính công
ty, tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin có hiệu quả. Với chúng
em, thực hành thực tế còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó việc thực hiện
đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn mà đồng thời nó còn
có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế. Đó là
điều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên năm cuối khi ra trường.
Vì thời gian có hạn cũng như độ phức tạp của công ty xây dựng với đặc thù có
nhiều đội xây dựng và nghiệp vụ xuất nhập vật tư chủ yếu cho nhu cầu xây dựng và
quản lý của các đội xây dựng; nghiệp vụ xuất vật tư sử dụng cho công tác quản lý công
ty khá ít. Bởi vậy, trong phạm vi đề tài của em em xin phép tập trung chủ yếu vào
nghiệp vụ xuất nhập phục vụ cho nhu cầu xây dựng của các đội xây dựng. Mong các
thầy cô và các bạn thông cảm.

 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật tư hiện
tại của Công ty cổ phần số II Thái Nguyên.
Trần Thùy Anh
Page 7
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện
chứng kết hợp với các phương pháp:
- Thu thập thông tin.
- Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý.
- Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý.
Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã
nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn
chuyên sâu để thực hiện đề tài.
Kết cấu đề tài
Đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây
dựng số II Thái Nguyên”.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài của chúng
tôi gồm có 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán và công tác kế toán vật tư
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II
Thái Nguyên
Chương 3: Giải pháp đề xuất cho hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty
CP xây dựng số II Thái Nguyên
Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý thông tin kế toán vật tư trong công ty
nhằm đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác kế toán vật tư trong điều kiện
ứng dụng công nghệ tin học. Do thời gian không cho phép, em chỉ tập trung vào phân
tích, thiết kế hệ thống thông tin cho công tác kế toán vật tư và thực hiện một số chức

năng của chương trình, sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual
Foxpro.
Trần Thùy Anh
Page 8
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và kinh
nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận
được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trần Thùy Anh
Page 9
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT
TƯ
1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1. Sơ lược hệ thống thông tin
1.1.1.1. Thông tin và hệ thống thông tin
* Thông tin
Thông tin có thể hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có
ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định.
Với mục đích quản lý, trong doanh nghiệp, thông tin thường được phân theo hai
loại chính:
Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người
trực tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người. Cụ thể:
Thông tin viết (văn bản)
Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …)
Thông tin miệng (lời nói)

Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, …
Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên,
bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn.
Việc sử dụng thông tin có cấu trúc mang lại lợi ích hơn so với thông tin tự nhiên
vì:
- Nhờ tính cô đọng, ngắn gọn mà thông tin cấu trúc được truyền đạt
nhanh hơn, với độ tin cậy cao và không gian để lưu trữ nhỏ hơn.
Trần Thùy Anh
Page 10
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Nhờ có cú pháp chặt chẽ, thông tin có cấu trúc cho phép thực hiện các
tính toán, các xử lý theo giải thuật: từ một tập hợp các thông tin có thể nhận được một
cách tự động những thông tin mới ( thông tin kết xuất).
Thông tin có các tính chất sau:
- Tính tương đối.
- Tính định hướng.
- Tính thời điểm.
- Tính cục bộ.
* Hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin (Information System - IS) trong một tổ chức có chức năng
thu nhận và quản lý dữ liệu để cung cấp những thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ cho tổ
chức đó và các nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp hay đối tác của nó.
Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,
phân phối,…số liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định, cho
quá trình hoạt động tác nghiệp để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, xí nghiệp,
doanh nghiệp,….
Hệ thống thông tin phát triển qua 4 loại hình:
Hệ thống xử lý dữ liệu: lưu trữ và cập nhập dữ liệu hàng ngày, ra bào cáo
theo định kỳ.

Hệ thống thông tin quản lý: một hệ thông tin gồm cơ sở dữ liệu hợp nhất
và các dòng thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý, quyết định.
Hệ thống trợ giúp quyết định: hỗ trợ cho việc ra quyết định.
Hệ chuyên gia: hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết
định một cách thông minh.
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp gồm nhiều thành phần như các dữ liệu,
các xử lý, con người, thiết bị, các quy trình và công nghệ thông tin tương tác với nhau
để thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra nhằm hỗ trợ cho một
hệ thống.… Trong đó, các dữ liệu và các xử lý là hai thành phần cơ bản:
Trần Thùy Anh
Page 11
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Các dữ liệu:
Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay
quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản
ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các
dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản
xuất, mua bán, giao dịch,….
Các xử lý:
Đó là những quá trình biến đổi thông tin nhằm sản sinh các thông tin theo thể
thức quy định như các chứng từ giao dịch, các báo cáo, các bảng thống kê,… và trợ
giúp cho các quyết định như cung cấp các thông tin cần thiết cho việc lựa chọn một
quyết định của lãnh đạo,…
Hệ thống thông tin có nhiệm vụ trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực
hiện liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và hệ quyết
định.
1.1.1.2. Hệ thống thông tin kế toán
Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi

chép và lưu trữ ở các chứng từ, sổ, bảng,…. Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống
thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo
cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.
Người sử dụng thông tin kế toán có thể chia thành ba nhóm:
- Người quản lý doanh nghiệp
- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm các
chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp (ở hiện tại và trong tương lai).
- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: bao gồm cơ
quan thuế, cơ quan chức năng của nhà nước và đối tượng sử dụng khác.
* Mục tiêu phát triển HTTT kế toán.
Trần Thùy Anh
Page 12
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển
hợp lý, đáp ứng được yêu cầu thông tin của doanh nghiệp, của người dùng.
- Phát triển hệ thống nhằm đạt được HTTT kế toán hoàn hảo, với chi phí
bỏ ra tương xứng với hiệu quả mang lại.
1.1.2. Chu trình phát triển một HTTT
1.1.2.1. Khảo sát và lập kế hoạch dự án
Việc hình thành dự án là một yêu cầu bắt buộc, không thể thiếu trong công tác
xây dựng một HTTT: không có dự án thì cũng không có việc xây dựng HTTT.
Nhằm đảm bảo cho việc xác lập và khởi đầu dự án đúng đắn, phù hợp với yêu
cầu xây dựng hệ thống trong tương lai, công việc khảo sát và đánh giá hiện trạng cần
được làm trước tiên. Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta
phải có được thông tin về hệ thống, qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án
mang tính khả thi cao nhất.
Trần Thùy Anh
Page 13
Lớp CQ46/41.01

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Khảo sát là tiếp cận với các nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của
hệ thống, tìm hiểu môi trường kinh tế, kỹ thuật của hệ thống, tìm hiểu cơ cấu tổ chức
của cơ quan chủ quản, thu thập các chứng từ, sổ sách và mô tả quy trình luân chuyển,
xử lý, lưu trữ các thông tin, tài liệu giao dịch.
Thông qua khảo sát để xác định cái gì cần thiết cho hệ thống, lĩnh vực nào, công
việc nào cần tin học hóa, lĩnh vực nào tin học hóa sẽ không có tác dụng. Đồng thời, cần
phân tích, thiết lập thứ tự ưu tiên cho chúng, từ đó xác định phạm vi thực hiện hệ
thống. Đây chính là công tác nghiên cứu hệ thống.
Sau khi khảo sát và nghiên cứu hệ thống, phải đưa ra được một kế hoạch dự án
cơ sở. Kế hoach này cần được phân tích, đảm bảo một số nội dung sau:
- Dựa trên khả năng kỹ thuật hiện có (thiết bị, công nghệ và khả năng làm chủ
công nghệ) để thực hiện các giải pháp công nghệ thồng tin được áp dụng để xây dựng
hệ thống.
- Dựa vào năng lực tài chính của tổ chức cho phép xây dựng hệ thống, chi phí
vận hành hệ thống, đảm bảo lợi ích mà hệ thống được xây dựng mang lại tối thiểu phải
đủ bù đắp chi phí bỏ ra để xây dựng nó.
- Dự án phải triển khai, xây dựng trong giới hạn thời gian cho phép, đảm bảo
hoàn thành đúng hạn.
- Hệ thống xây dựng nên phải được vận hành trôi chảy trong khuôn khổ pháp lý
hiện hành, phù hợp với điều kiện hoạt động của tổ chức.
1.1.2.2. Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm xác đinh các thành phần của hệ thống phức hợp và chỉ
ra mối liên quan giữa chúng. Phân tích hệ thống là việc thực hiện phân tích về chức
năng của hệ thống, phân tích về dữ liệu của hệ thống.
Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân
tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ,
chức năng gì? Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các
Trần Thùy Anh
Page 14

Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
chức năng, đồng thời phải tìm ra những hạn chế, những ràng buộc đặt lên các chức
năng đó.
Chức năng là công việc mà tổ chức cần làm và phân theo nhiều mức từ tổng hợp
đến chi tiết. Vì vậy, tên chức năng phải là một mệnh đề động từ, gồm động từ và bổ
ngữ. Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thường liên quan đến các thực thể dữ liệu
trong miền nghiên cứu. Tên chức năng là một câu ngắn giải thích đủ nghĩa của chức
năng và sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ.
Nhằm đưa ra cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, công việc
tiếp theo là bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. Đó là
các luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng. Nó được biểu diễn là mũi tên trên đó
ghi thông tin di chuyển. Tuy nhiên, các luồng dữ liệu ra khỏi chức năng sẽ tới đâu và từ
đâu dữ liệu đi vào chức năng? Thực tế, các dữ liệu sẽ được lấy ra từ kho dữ liệu và đi
vào cất trữ ở đó. Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất trữ.
Cơ sở dữ liệu là một nơi lưu trữ thông tin. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng
cơ sở dữ liệu của mình. Việc phân tích hệ thống về dữ liệu đóng góp quan trọng trong
việc xây dựng một cơ sở dữ liệu giảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu và đảm bảo hệ
thống dễ khôi phục và bảo trì. Phân tích về dữ liệu của hệ thống được tiến hành qua 2
bước:
- Xác định và phân tích các yêu cầu về dữ liệu.
- Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêu
cầu về dữ liệu.
1.1.2.3. Thiết kế hệ thống
Thiết kế là tìm ra giải pháp công nhệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên.
Thiết kế hệ thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệ
thống, thiết kế giao diện hệ thống. Các pha này có mối quan hệ mặt thiết với nhau.
Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ liệu
vật lý để lưu dữ liệu. Thiết kế logic CSDL là việc xác định các quan hệ, chuyển mô
Trần Thùy Anh

Page 15
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ, sau đó chuẩn hóa các quan hệ về dạng
chuẩn 3NF. Thiết kế vật lý CSDL là việc xây dựng các bảng trong CSDL quan hệ,
quyết định cấu trúc thực tế của các bảng lưu trữ trong mô hình quan hệ.
1.1.2.4. Thực hiện và kiểm thử hệ thống
Công việc này cần lựa chọn môi trường cài đặt, lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu
và chức năng hệ thống, lựa chọn công cụ tạo giao diện và lập báo cáo. Tiếp đến là xây
dựng hệ thống và viết tài liệu sử dụng, đồng thời thử nghiệm HTTT và khắc phục lỗi
nếu có.
1.1.2.5. Vận hành và bảo trì hệ thống
Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và chuyên viên kỹ thuật vận hành cần
đánh giá xem hệ thống có đáp ứng các mục tiêu đặt ra ban đầu hay không? Từ đó đề
xuất những sửa đổi, cải tiến.
Bảo trì nhằm đảm bảo cho hệ thống vận hành ổn định, đáp ứng một cách tốt
nhất cho công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất, kinh doanh.
1.2. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT VISUAL FOXPRO (VFP)
VFP là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, được ra đời vào những năm 1980 với tiền
thân là ngôn ngữ lập trình Foxbase. Trải qua các phiên bản Foxpro 1.0 tới nay là
Foxpro 9 với nhiều tính năng được nâng cấp và cải thiện.
Đây là một chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Windows
đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam và nhiều nước khác để phát triển các ứng
dụng quản lý như quản lý Tài chính, kế toán, tài sản cố định…
Em đã chọn VFP làm ngôn ngữ lập trình để xây dựng Phần mềm quản lý VT vì
những ưu điểm sau:
- VFP hổ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế giao diện trực
quan.
Trần Thùy Anh
Page 16

Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Giúp triển khai các ứng dụng một cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lập
trình phức tạp.
- Là ngôn ngữ hỗ trợ mạnh cho bộ xử lý Cơ sở dữ liệu.
Tuy nhiên VFP cũng còn những hạn chế nhu khả năng bảo mật kém, không an
toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng.
1.3. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ
1.3.1. Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Kế toán vật tư trong doanh nghiệp nói chung cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ
yếu sau:
- Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư
về cả giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thực tế của từng loại, từng
thứ vật tư nhập, xuất tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ
cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp
- Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng
loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3.2. Phân loại vật tư
1.3.2.1. Nguyên liệu, vật liệu
a. Khái niệm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho
mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
b. Đặc điểm nguyên vật liệu
Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu trực tiếp cấu thành lên thực thể sản
phẩm, hàng hóa. Dưới tác động của lao động làm biến đổi một phần hoặc toàn bộ
nguyên vật liệu để trở thành sản phẩm, hàng hóa. Chính vì vậy nguyên vật liệu không
Trần Thùy Anh
Page 17
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

giữ được hình thái ban đầu và chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất. Sản phẩm, hàng
hóa tạo ra có tính chất công dụng khác với nguyên vật liệu ban đầu.
Về mặt giá trị: trong quá trình sản xuất giá trị nguyên vật liệu được chuyển toàn
bộ một lần vào giá trị sản phẩm, hàng hóa.
c. Phân loại nguyên liệu, vật liệu
Phân loại nguyên vật liệu là cách sắp xếp vật liệu thành từng nhóm theo một
tiêu thức nhất định
 Phân loại căn cứ vào nội dung kinh kế và yêu cầu của kế toán quản trị
trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu gồm có:
- Nguyên vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá
trình sản xuất trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, hàng hóa. Toàn bộ
giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
- Vật liệu phụ: là các vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩmhoặc phục vụ cho công việc
quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu
thành nên thực thể sản phẩm.
- Nhiên liệu: có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất
kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải,
công tác quản lý Nhiên liệu tồn dưới ba dạng rắn, lỏng, khí như:
than, dầu, khí đốt, củi…
- Phụ tùng thay thế: Là vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết
bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp đặt, không cần
lắp đặt, các vật kết cấu lắp đặt vào công trình cơ bản.
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên, phế
liệu thu hồi do quá trình sản xuất loại ra như: gỗ, sắt, vải… phế liệu
thu hồi từ thanh lý tài sản cố định.
Trần Thùy Anh
Page 18

Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
 Phân loại căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên liệu, vật liệu được
chia thành:
Nguyên liệu, vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất kinh doanh bao gồm:
- Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho quản lí ở các phân xưởng, bộ phận bán hàng,
quản lí doanh nghiệp.
Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lí
Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
- Nguyên vật liệu đem nhượng bán
- Nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư bên ngoài.
- Nguyên vật liệu dùng để biếu tặng
 Phân loại căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu gồm có:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: là nguyên vật liệu được doanh
nghiệp mua ngoài.
- Nguyên vật liệu tự chế biến gia công: là loại nguyên vật liệu doanh
nghiệp tự chế đưa vào sản xuất.
1.4.2.2. Công cụ, dụng cụ
a. Khái niệm CCDC
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ
về giá trị và thời gian sử dụng. Vì vậy, CCDC được quản lý và hạch toán như NVL
b. Đặc điểm CCDC
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, CCDC không trực tiếp cấu thành nên thực
thể sản phẩm hàng hóa. CCDC tham gia vào nhiều chu kì kinh doanh và không bị thay
đổi về hình thái ban đầu.
Về mặt giá trị: giá trị của CCDC được chuyển dần dần từng phần vào giá trị của
sản phẩm hàng hóa.
c. Phân loại CCDC
Trần Thùy Anh

Page 19
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây không phân biệt giá trị
và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán là công cụ dụng cụ:
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ vá lắp chuyên dùng cho
công tác xây lắp.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có giá riêng và có trừ dần giá
trị trong quá trình dự trữ, bảo quản: dụng cụ, đồ nghề thủy tinh, sành
sứ, phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng, quần áo, giày dép
chuyên dùng để làm việc.
Công cụ, dụng cụ có nhiều tiêu chuẩn phân loại. Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác
dụng riêng trong quản lý.
Căn cứ vào phương pháp phân bổ, CCDC được chia thành: loại phân bổ 1 lần và
loại phân bổ nhiều lần. Loại phân bổ 1 lần là những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian
sử dụng ngắn. Loại phân bổ từ 2 lần trở lên là những CCDC có giá trị lớn hơn, thời
gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng.
Căn cứ vào nội dung CCDC được chia thành:
- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp
chuyên dụng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa.
- Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ
- Quần áo bảo hộ lao động
- Công cụ, dụng cụ khác.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý và công việc ghi chép kế toán CCDC được chia
thành:
- Công cụ, dụng cụ
- Bao bì luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
Căn cứ vào mục đích sử dụng, CCDC được chia thành:
- CCDC dùng cho SXKD

- CCDC dùng cho quản lý
Trần Thùy Anh
Page 20
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- CCDC dùng cho các mục đích khác
1.3.3. Nguyên tắc kế toán
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho trong doanh nghiệp, nên về nguyên tắc đánh
giá cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho. Theo Chuẩn mực kế toán
Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp được dánh giá theo giá
gốc (trị giá vốn thực tế) và trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp
hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trong kỳ
sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm và chi
phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc của vật tư được xác định cụ thể cho từng loại, bao gồm: Chi phí mua;
chi phí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó.
o Nguyên tắc đánh giá vật tư nhập kho
Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc (hay còn gọi
là giá vốn thực tế) và giá hạch toán. Tuy nhiên, ở đây chúng tôi chỉ xin trình bày về
cách đánh giá theo trị giá gốc.
Tùy vào từng nguồn nhập mà trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định:
- Vật tư mua ngoài
Trong đó:
Chi phí mua là chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản từ nơi mua về kho của
doanh nghiệp, hao hụt tự nhiên, chi phí cho cán bộ thu mua…
Thuế không được hoàn lại: là khoản thuế mà doanh nghiệp không được khấu trừ
trong trường hợp doanh nghiệp tính và nộp thuế theo phương pháp trực tiếp.
Trần Thùy Anh
Page 21

Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Trong trường hợp doanh nghiệp tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì
trị giá vốn nguyên vật liệu mua vào sẽ phản ảnh theo giá mua chưa thuế.
Vật liệu mua bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế
hoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh.
- Tự chế biến
Giá nhập kho = Giá thực tế VT xuất chế biến + Chi phí chế biến
- Thuê ngoài gia công chế biến
- Nhận vốn góp liên doanh
- Trị giá vốn thực tế của vật tư thu nhặt, phế liệu thu hồi là trị giá thực
tế ước tính giá trị sử dụng được hoặc giá bán trên thị trường.
o Nguyên tắc tính trị giá vật tư xuất kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được
thực hiện theo các phương pháp sau:
- Phương pháp bình quân gia quyền
Nội dung: theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền
tại thời điểm xuất kho hoặc thời điểm cuối kì, sau đó lấy lượng vật tư xuất nhân với
đơn giá bình quân đã tính. Các phương pháp tính bình quân:
Trần Thùy Anh
Page 22
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Phương pháp bình quân cả kì dự trữ:
Phương pháp bình quân liên hoàn:
Phương pháp bình quân cuối kì trước
- Phương pháp nhập trước xuất trước
Nội dung: Phương pháp này dựa trên giả định số vật tư nào nhập trước thì xuất
trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tư xuất kho. Do đó vật tư tồn cuối kỳ
được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng.

- Phương pháp nhập sau xuất trước
Nội dung: Theo phương pháp này, giả thiết số vật tư nào nhập vào sau thì xuất
trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Do đó, trị giá vật tư cuối kỳ tính theo đơn
giá của những lần nhập đầu tiên.
- Phương pháp tính theo giá đích danh
Nội dung: Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản lý vật tư theo từng
lô. Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó.
Trần Thùy Anh
Page 23
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
- Phương pháp tính theo giá hạch toán
Nội dung: giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tự xây dựng phục vụ
cho công tác hạch toán chi tiết vật tư. Giá này không có tác dụng giao dịch với bên
ngoài. Sử dụng giá hạch toán, việc xuất kho hàng ngày được thực hiện theo giá hạch
toán đến cuối kì kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Để tính
được giá thực tế, trước hết phải tính ra hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật
tư luân chuyển trong kỳ
Công thức tính:
1.3.4. Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho
a. Mô hình hóa hoạt động nhập kho
Trần Thùy Anh
Page 24
Lớp CQ46/41.01
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
b. Mô hình hóa hoạt động xuất kho
1.3.5. Kế toán tổng hợp vật tư
1.3.5.1. Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai
thường xuyên
 Tài khoản sử dụng

TK 151- Hàng mua đang đi đường
Trần Thùy Anh
Page 25
Lớp CQ46/41.01