Khóa luận tốt nghiệp Quản lý các hồ sơ tham dự đấu thầu Công ty Cổ phần 3T

1


NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

















TpHCM, ngày……tháng……năm……
Giáo viên hướng dẫn
[Ký tên và ghi rõ họ tên]




2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN

















TpHCM, ngày……tháng……năm……
Giáo viên phản biện
[Ký tên và ghi rõ họ tên]



3
Lời Cảm Ơn



Chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Đinh Thanh Hồng đã tận tình giúp đỡ ,
hướng dẫn và cung cấp tài liệu liên quan đến đồ án này trong suốt thời gian qua.
Chúng em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin cùng các thầy cô của
trường Cao Đẳng Nguyễn Tất Thành đã tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình học
tập của chúng em.
Chúng em cảm ơn các thầy cô trong khoa đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng
em những kinh nghiệm, những kiến thức quý báu trong những năm học vừa qua.
Cảm ơn tất cả các bạn bè đã giúp đỡ đóng góp ý kiến để xây dựng đề án này được
thành công.
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Quyết Cường Nguyễn Minh Đức








4
Khoa Công Nghệ Thông Tin

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

Tên Đề Tài : Quản Lý Các Hồ Sơ Tham Dự Thầu Cty Cổ Phần 3T.
Giáo Viên Hướng Dẫn : Thầy Đinh Thanh Hồng.
Thời Gian Thực Hiện : 4/2008 -8/2008
Sinh Viên Thực Hiện : -Nguyễn Minh Đức - MSSV : 306305018

-Nguyễn Quyết Cường - MSSV : 306305010
Loại Đề Tài : Xây Dựng Ứng Dụng.
Nội Dung Đề Tài : Xây Dựng Chương Trình Quản Lý , Theo Dõi Quá Trình
Các Hồ Sơ Tham Dự Đấu Thầu Các Dự Án Viễn Thông Và Kết Quả Đạt
Được.
5
Kế Hoạch Thực Hiện:
1. Giai đoạn 1(từ ngày 20/4 đến ngày 30/4): Phân tích và tìm hiểu nội dung chi tiết
của đề tài Quản Lý Các Hồ Sơ Tham Dự Thầu Cty Cổ Phần 3T.
2. Giai đoạn 2(từ ngày 1/5 đến ngày 15/5): Xây dựng cơ sở dữ liệu Access.
3. Giai đoạn 3(từ ngày 16/5 đến ngày 1/6): Phác thảo thiết kế mô hình giao diện
cho chương trình.
3.1.1. Thiết kế các chức năng của Form.
3.1.2. Thiết kế sơ đồ màn hình của từng Form.
3.1.2.1.1. Giao diện màn hình của từng Form.
4. Giai đoạn 4(từ tháng 6 đến ngày 23/7):
4.1.1. Hiện thực hóa chương trình .
4.1.2. Viết báo cáo.
4.1.2.1.1. Báo cáo lần 1 vào tháng 6 hoàn thành xong giai đoạn1, giai
đoạn2 và giai đoạn 3.
4.1.2.1.2. Báo cáo lần 2 vào tháng 8 hoàn tất và hiện thực chương
trình.
5. Giai đoạn 5(từ 24/7 đến đầu tháng 8): Hướng dẫn.
5.1.1. Cách sử dụng chương trình.
5.1.2. Cách cài đặt chương trình.

Xác Nhận Của GVHD : Ngày 17 Tháng 04 Năm 2008
SV Thực Hiện

Đinh Thanh Hồng Nguyễn Minh Đức Nguyễn Quyết Cường




6
MỤC LỤC
Phần Tóm Tắt 7
Chương 1: Khảo Sát Hiện Trạng 8
1.1 Hiện Trạng Tổ Chức ….8
1.2 Hiện trạng tin học 8
1.3 Quy Trình nghiệp vụ 8
Chương 2: Hệ thống chương trình 10
2.1 Yêu cầu và các chức năng 10
2.1.1 Danh sách các yêu cầu nghiệp vụ 10
2.1.2 Danh sách các bảng 11
2.1.3 Sơ đồ mối quan hệ giữa các bảng 16
2.1.4 Giải thích mối quan hệ giữa các bảng 17
2.1.5 Sơ đồ trong cơ sở dữ liệu 17
2.1.6 Sơ đồ cơ sở dữ liệu trên thực tế 18
Chương 3: Thiết kế và phân tích chương trình 19
3.1 Phân tích chương trình 19
3.2 Sơ đồ màn hình 21
3.3 Thiết kế 21
Chương 4: Đánh giá kết quả đạt được và hướng nghiên cứu phát triển
4.1 Đánh giá kết quả đạt được 58
4.2 Hướng nghiên cứu phát triển 58
4.3 Kết luận 58

7




Phần Tóm Tắt


Công ty cổ phần 3T là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp
các giải pháp và thiết bị viễn thông. Do số lượng hồ sơ dự thầu nhiều và thời
gian một hồ sơ dự thầu từ lúc đăng ký dự thầu cho đến khi có kết quả mở thầu
khá dài. Mặt khác thông tin này cũng cần được chia sẻ với các bộ phận kinh
doanh, nghiệp vụ nên công ty định ứng dụng tin học vào công việc quản lý và
theo dõi các hồ sơ dự thầu từ khi bắt đầu đăng ký dự thầu cho đến khi có kết quả
mở thầu, công ty sẽ ký hợp đồng với chủ đầu tư. Chương trình này hổ trợ các
chức năng thông dụng về việc quản lý các hồ sơ sẽ thực hiện nhẹ nhàng nhanh
chóng và chính xác hơn, cũng như hổ trợ việc lưu trữ nguồn dữ liệu của công ty.
Để tìm hiểu sâu sắc hơn về chương trình này , mời các thầy cô và các bạn
cùng chúng em đến với trang kế tiếp.

8
Chương 1:
Khảo Sát Hiện Trạng:
1.1 Hiện Trạng Tổ Chức:
Trãi qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu chúng em đã biết được rằng:
Công ty cổ phần 3T là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp
các giải pháp và thiết bị viễn thông. Do đó số lượng hồ sơ dự thầu nhiều và
thời gian hồ sơ dự thầu từ lúc đăng kí dự thầu cho đến khi có kết quả mở
thầu khá dài. Mặt khác thông tin này cũng cần được chia sẻ cho các bộ phận
kinh doanh, nghiệp vụ nên công ty dự định ứng dụng tin học vào công việc
quản lý và theo dõi các hồ sơ tham dự thầu từ khi bắt đầu đăng ký dự thầu
cho đến khi có kết quả mở thầu. Nếu trúng thầu công ty sẽ ký hợp đồng với
chủ đầu tư.
1.2 Hiện Trạng Tin Học
Việc dùng tin hoc để quản lý giúp cho công ty 3T rất nhiều trong việc quàn
lý đấu thầu, từ lúc nộp hồ hồ sơ đến lúc đóng thầu và ký hợp đồng tất cả đều
được tin học hóa
1.3 Quy Trình Nghiệp Vụ
Quá trình dự thầu bao gồm các bước:
 Mua hồ sơ dự thầu và đăng ký dự thầu (tên dự án, gói thầu, đơn vị chủ
đầu tư, thời gian đóng thầu, thời gian mở thầu, trị giá gói thầu, mô tả nội
dung thầu, yêu cầu kỹ thuật, nhân viên mua hồ sơ, ngày mua hồ sơ, chi
phí mua hồ sơ, tỷ lệ phần trăm bảo lãnh thực hiện hợp đồng nên giá chào
thầu, tỷ lệ phần trăm bảo lãnh bảo hành trên giá chào thầu).
 điền thông tin vào hồ sơ dự thầu và nộp hồ sơ dự thầu (ngày nộp hồ sơ
thầu, giá chào thầu, trị giá bảo lãnh thực hiện hợp đồng, trị giá bảo lãnh
bảo hành, thời gian giao hàng và quy cách, chủng loại, số lượng, hãng sản
xuất, nước sản xuất, chi tiết thông số kỹ thuật của mặt hàngcung cấp).
 khi có kết quả mở thầu:
9

- Nếu trúng thầu: nhân viên phụ trách ghi nhận tình trạng của hồ sơ
dự thầu là trúng thầu, số và ngày của thông báo trúng thầu.
- Nếu trật thầu: nhân viên phụ trách ghi nhận tình trạng của hồ sơ.
 Nếu trúng thầu, công ty tiến hành ký hợp đồng với chủ đầu tư, nhân viên
phụ trách ghi nhận lại tình trạng của hồ sơ thầu là đã ký hợp đồng. Đồng
thời ghi nhận lại số, ngày của hợp đồng được ký kết, tên đơn vị hợp đồng,
trị giá của hợp đồng bằng VND và USD, thời gian giao hàng theo hợp
đồng.
 Sau khi ký hợp đồng, công ty có trách nhiệm ký quỹ để thực hiện các bảo
lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh bảo hành. Nhân viên phụ trách sẽ ghi
lại tình trạng của hồ sơ thầu là đã ký quỹ bảo lãnh thực hiện hợp đồng
bảo lãnh bảo hành.
 Hàng tuần, tháng, nhân viên phụ trách phải lập báo cáo gửi cho ban giám
đốc, các bộ phận liên quan về tình hình các hồ sơ dự thầu.
- Báo cáo tổng hợp về các hồ sơ dự thầu trong kỳ theo thứ tự thời
gian và tình trạng của hồ sơ dự thầu.
- Danh sách hồ sơ trúng thầu và chưa thực hiện ký quỹ đến thời
điểm hiện tại.
- Danh sách hồ sơ dự thầu phát sinh trong kỳ.
- Danh sách hồ sơ trúng thầu trong kỳ .
- Danh sách hồ sơ trật thầu trong kỳ.
- Danh sách hồ sơ trúng thầu đã ký hợp đồng trong kỳ.
- Danh sách hồ sơ trúng thầu đã ký hợp đồng trong kỳ và hoàn
thành ký quỹ.


10

Chương 2:
Hệ Thống Chương Trình:

2.1. Yêu Cầu Và Các Chức Năng:
21.1. Danh Sách Và Các Yêu Cầu Nghiệp Vụ:
STT TÊN YÊU CẦU BẢNG GHI CHÚ
1 Chi Tiết Hợp Đồng BM1 Thêm,Xóa,Sửa,Tìm Kiếm,In
2 Đối Tác BM2 Thêm,Xóa,Sửa,Tìm Kiếm,In
3 Dự Án BM3 Thêm,Xóa,Sửa,Tìm Kiếm,In
4 Hợp Đồng BM4 Thêm,Xóa,Sửa,Tìm Kiếm, In
5 Hồ Sơ Thầu BM5 Thêm,Xóa,Sửa,Tìm Kiếm, In
6 Mặt Hàng BM6 Thêm,Xóa,Sửa,Tìm Kiếm,In

2.1.2. Danh Sách Các Bảng:















11
Bảng1: Chi Tiết Hợp Đồng
STT TÊN DỮ LIỆU KIỂU DỮ LIỆU

MIỀN GIÁ
TRỊ
GHI CHÚ
1 IDHợp Đồng Number Làm Khóa
2 IDChi Tiết Number Làm Khóa
3 Mã Số Mặt Hàng Text 10
4 Mặt Hàng Text 60
5 Đơn Vị Tính Text 10
6 Số Lượng Number
7 Thời Hạng Giao Date/Time
8 Quy Cách Text 30
9 Mô Tả Quy Cách Text 50
10 Chủng Loại Text 20
11 Hãng Sản Xuất Text 20
12 Nước Sản Xuất Text 10
13 Thông Số Kĩ Thuật Text 20
14 Đơn Giá Ngoại Tệ Number
15 Đơn Giá Number
16 Thành Tiền Ngoại Tệ Number
17 Thành Tiền Number







12

Bàng2: Đối Tác

STT

TÊN DỮ LIỆU KIỂU DỮ LIỆU

MIỀN GIÁ TRỊ GHI CHÚ
1 Mã Số Đối Tác Text 20 Làm Khóa
2 Mã Số Thuế Text 30
3 Số Tài Khoản Text 30
4 Tên Đối Tác Text 50
5 Loại Hình Text 50
6 Ngành Nghề Text 50
7 Tên Đơn Vị Text 50
8 Người Liên Lạc Text 50
9 DanhXungNLL Text 50
10 Địa Chỉ Text 50
11 Điện Thoại Text 50

12 Fax Text 50
13 Email Text 50
14 Tên Nước Text 50
15 Ngân Hàng Text 50
16 Tên Thành Phố Text 50
13

Bảng3: Dự Án













STT

TÊN DỮ LIỆU KIỂU DỮ LIỆU MIỀN GIÁ TRỊ GHI CHÚ
1 IDDự Án Number Làm Khóa
2 Mã Số Dự Án Text 50
3 Tên Dự Án Text 50
4 Chủ Đầu Tư Number
5 Nội Dung Dự Án Text 50
6 Yêu Cầu Kĩ Thuật Text 50

7 Trị Giá Mời Thầu Number
8 Ngày Đóng Thầu Date/Time
9 Ngày Mở Thầu Date/Time
10 Nhân Viên Mua Hồ Sơ Text 50
11 Ngày Mua Hồ Sơ Date/Time
12 Chi Phí Mua Hồ Sơ Number
13 Loại Ngoại Tệ Number
14 Thành Tiền Number
15 Thành Tiền Ngoại Tệ Number
16 Tỷ Giá Number
17 Tình Trạng Number
14

Bảng4: Hợp Đồng

STT

TÊN DỮ LIỆU KIỂU DỮ LIỆU

MIỀN GIÁ TRỊ GHI CHÚ
1 ID Hợp Đồng Number Làm Khóa
2 Sổ Hợp Đồng Text 20
3 Ngày Hợp Đồng Date/Time
4 Mã Số Đối Tác Text 10
5 Đại Diện Text 50
6 Điều Khoản Hợp Đồng Text 50
7 Loại Ngoại Tệ Number
8 Thành Tiền Number
9 Thành Tiền Ngoại Tệ Number
10 Tỷ Giá Number

11 Thuế Suất VAT Number
12 Giá Trị VAT Number
13 Trị Giá Hợp Đồng Number
14 Ngày Bắt Đầu Hợp Đồng

Date/Time
15 Ngày Kết Thúc Hợp
Đồng
Date/Time
16 Tình Trạng Number
17 Trạng Thái Number
18 ID Hồ Sơ Thầu Number








15
Bảng5: Hồ Sơ Thầu

STT

TÊN DỮ LIỆU KIỂU DỮ LIỆU MIỀN GIÁ TRỊ GHI CHÚ
1 ID Hồ Sơ Thầu Number Làm Khóa
2 Tỷ Lệ Bảo Lãnh Number
3 Tỷ Lệ Bảo Hành Number
4 Ngày Nộp Hồ Sơ Date/Time
5 Trị Giá Chào Thầu Number
6 Trị Giá Bảo Lãnh Number
7 Trị Giá Bảo Hành Number
8 Sổ Thông Báo Trúng Thầu Text 20
9 Ngày Thông Báo Trúng Thầu Date/Time
10 Chứng Từ Bảo Lãnh Text 20
11 Ngày Bắt Đầu Bảo Lãnh Date/Time
12 Ngày Kết Thúc Bảo Lãnh Date/Time
13 Chứng Từ Bảo Hành Text 20
14 Ngày Bắt Đầu Bảo Hành Date/Time
15 Ngày Kết Thúc Bảo Hành Date/Time
16 Loại Ngoại Tệ Number
17 Thành Tiền Number
18 Thành Tiền Ngoại Tệ Number
19 Tỷ Giá Number
20 Tình Trạng Number
21 Trạng Thái Number
22 ID Dự Án Number
16
Bảng6: Mặt Hàng

STT

TÊN DỮ LIỆU KIỂU DỮ LIỆU MIỀN GIÁ TRỊ GHI CHÚ
1 Mã Số Mặt Hàng Text 10 Làm Khóa
2 Tên Mặt Hàng Text 255
3 Mô Tả Text 255
4 Quy Cách Text 100
5 Đơn Vị Tính Text 50
6 Nhãn Hiệu Text 100
7 Nhãn Sản Xuất Text 100
8 Nước Sản Xuất Text 50

2.1.3. Sơ Đồ Mối Quan Hệ Giữa Các Bảng:







17


2.1.4. Giải Thích Mối Quan Hệ Giữa Các Bảng:
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy bảng Hợp Đồng có mối quan hệ một nhiều với bảng Chi
Tiết Hợp Đồng vì một Hợp Đồng thì có nhiều Chi Tiết Hợp Đồng và tương tự như
vậy bảng Mặt Hàng có mối quan hệ một nhiều với bảng Chi Tiết Hợp Đồng.
Bảng Đối Tác có quan hệ một nhiều với bảng Hợp Đồng vì một Đối Tác có thể có
nhiều Hợp Đồng cũng giống như trên bảng Hồ Sơ Thầu có mối quan hệ với bảng
Hợp Đồng nhưng chỉ là mối quan hệ một một mà thôi vì một Hồ Sơ Thầu thì chỉ có
một Hợp Đồng và cũng như vậy bảng Dự Án cũng có mối quan hệ một một với

bảng Hồ Sơ Thầu.
2.1.5.Sơ Đồ Trong Cơ Sở Dữ Liệu








18
2.1.5. Sơ đồ cơ sở dữ liệu trên thực tế










19
Chương 3:
Thiết Kế Và Phân Tích Chương Trình
3.1. Phân Tích Chương Trình
Khi chương trình chạy thì chúng ta sẽ đăng nhập vào chương trình
bằng UserName và Password

3.2. Sơ Đồ màn hình

UserName cuongduc
Password cuongduc
20
CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ HỒ SƠ
DỰ THẦU CỦA
CÔNG TY 3T
HỆ THỐNG
ĐĂNG
NHẬP
ĐĂNG
XUẤT
THOÁT
DANH MỤC
HỒ SƠ
THẦU
HỢP
ĐỒNG
MẶT
HÀNG
NGHIỆP VỤ
ĐỐI TÁC
DỰ ÁN
TIỆN ÍCH
CACULA
TOR
EXCEL

WORD
CHI TIẾT
HỢP
ĐỒNG

21


3.3 Thiết kế
3.3.1.MainForm














Khi chạy chương trình chúng ta nhập vào UserName và Password và sau đó click
vào nút Đăng Nhập nếu bạn nuốn vào chương trình và click nút Thoát nếu bạn
không muốn vào.

22







Trong MainForm có thề vào các ứng dụng bằng nhiều cách : vào bằng Menu











23

Có thể vào ứng dụng bằng cách click vào các biểu tượng hình trên thanh ToolStrip
ở phía dưới thanh Menu





24





Hoặc cách thứ ba để vào các ứng dụng là Click phải chuột để chọn







25

3.3.2. Form thông tin đối tác




STT
Biến cố Xử lý
1
Load form
- Lấy danh sách các đối tác đưa vào ListView
2
Nhấn vào nút Thêm Mới - Hiện lên các TextBox để nhập dữ liệu và nhấn
nút ghi nhận sẽ lưu xuống bảng Đối Tác.
3
Nhấn vào nút Danh Sách
- Lấy danh sách các đối tác đưa vào ListView
4
Nhấn nút Xóa - Xóa thông tin về đối tác
5
Nhấn nút Sửa - Sửa thông tin về đối tác và nhấn nút đồng ý
6
Nhấn nút Tìm Kiếm - Xuất hiện ComboBox để chọn kiểu tìm kiếm
7
Nhấn nút In - In thông tin về đối tác
8
Nhấn nút Đóng Form - Đóng Form Đối Tác lại

Trên màn hình Form hiển thị thông tin đối tác bao gồm có các chức năng thêm, xóa,
sửa, tìm kiếm và nút thoát.