Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại văn phòng UBND xã hiệp sơn, huyện kinh môn, tỉnh hải dương

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Mục lục
Đề mục Nội dung Trang
A Lời nói đầu 3
B Nội dung 5
PHẦN I Khảo sát công tác văn phũng của Trường Tiểu học An
Hoà.
I Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Trường Tiểu học An Hoà
2 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
II Khảo sát công tác hành chính văn phòng của UBND xã
Hiệp Sơn
8
1 Tình hình tổ chức hoạt động quản lý hoạt động công tác
hành chính văn phòng
8
1.1 Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.1.1 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2 Nhiệm vụ của VP HĐND và UBND
1.2 Quy trình quản lý và phân công nhiệm vụ các phân sự
thuộc văn phòng
1.3 Bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng
1.4 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ 12
1.5 Quy trình tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, hội họp của
UBND xã)
1.6 Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi
công tác cho lãnh đạo Văn phòng
1.7 Quy trình tổ chức thông tin của VP cho lãnh đạo
1.8 Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng
2 Khảo sát về công tác văn thư 15
2.1 Mô hình tổ chức văn thư cơ quan

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1 Quy định về ban hành và soạn thảo văn bản
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.3 Quy trình soạn thảo văn bản
2.2.4 Tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản
2.2.5 Thể thức văn bản
2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
2.3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
2.3.2 Quy trình tổ chức giải quyết văn bản đến
2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp cơ quan
2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
3 Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của UBND
xã
21
3.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ
1
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
3.3 Công tác bảo quản tài liệu
3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu
3.5 Đánh giá những ưu, nhược điểm
III Chuyên đề thực tập soạn thảo văn bản quản lý 23
IV Nhận xét đánh giá, đề xuất ý kiến về công tác hành chính
văn phòng
23
1 Nhận xét những ưu, nhược điểm trong công tác hành
chính văn phòng
2 Đề xuất giải quyết nhằm phát huy ưư điểm, khắc phục
tồn tại
C Kết luận 28

Dang mục các từ viết tắt
STT Tên viết tắt Nội dung
1 VP Văn phòng
2 HĐND & UBND Hội đồng nhân dân và uỷ ban nhân dân
3 TW Trung ương
4 CN – TTCN Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp
5 HN Hội nghị
6 VT Văn thư
7 UBND Uỷ ban nhân dân
2
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Phần A: lời nói đầu
Trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, công tác công văn giấy tờ
ngày càng được chú trọng, được biết tình hình đổi mới của đất nước thì sự nghiệp
cải cách nền hành chính đối với tất cả các cơ quan trong bộ máy quản lý Nhà nước,
và đặc biệt đối với UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương nói
chung ngày càng được quan tâm và luôn có sự thay đổi có những tiến bộ rõ rệt.
Song trên con đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công
nghệ và thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội về văn phòng được
hiểu là loại hình giấy tờ, hành chính sự vụ đơn giản thì ngày nay trong điều kiện
của nền kinh tế thị trường bùng nổ thông tin một cuộc cải cách mạnh mẽ văn
phòng được coi là loại hình lao động sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Chính vì
vậy cần phải có một đội ngũ văn phòng được đào tạo với trình độ cao, theo hướng
đa năng về nghiệp vụ kỹ năng để kịp thời đưa đất nước bắt kịp với thời đại và thế
giới.
Xuất phát từ những yêu cầu này trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (tiền nhân
là trường Cao đẳng Văn Thư Lưu Trữ TW1) sau khi đã nâng cấp lên thành trường
Cao đẳng đã nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo những cử nhân quản trị văn
phòng đầu tiên cho đất nước. Được tuyển sinh và đào tạo liên thông từ năm 2007
cho đến nay lớp QTVP KIIB đã hoàn thành xong chương trình đào tạo tại trường.

Đây là lúc quy trình đào tạo ngành nghề được khép lại để đưa kiến thức vào thực
tiễn khoảng thời gian này sẽ rèn luyện cho các học viên có được phong cách làm
việc, tác phong nhanh nhẹn trong công việc và được giao tiếp có khả năng độc lập
để giải quyết công việc của một người làm công tác văn phòng.
Thực tập tốt nghiệp là thời gian rất cần thiết đối với mỗi học viên khi sắp
sửa ra trường đồng thời khép lại quy trình đào tạo của nhà trường nhằm mục đích
“học đi đôi với hành” gắn lý thuyết với thực tiễn công vệc từ đây giúp học viên áp
dụng vào kiến thức được học sau 36 tháng, đến cơ quan trực tiếp làm việc cụ thể
rèn luyện cho học viên những kỹ năng nghề nghiệp, hiểu rõ được vai trò và tầm
3
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
quan trọng của văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng. Rèn luyện
phong cách làm việc và khả năng độc lập giải quyết công việc của người cán bộ
văn phòng.
Với suy nghĩ và mục đích trên em đã tự liên hệ đến thực tập tại văn phòng
UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương, nhằm làm sáng tỏ những
lý thuyết mà trong nhà trường và thu được những bài học bổ ích từ thực tiễn sinh
động, của hoạt động văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, trong quá trình thực tập, bản
thân em đã cố gắng nỗ lực học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện
về kỹ năng nghiệp vụ và trực tiếp đảm nhiệm một số công việc như: soạn thảo một
số văn bản thông thường, sử dụng máy vi tính, tiếp khách, trực điện thoại, làm thủ
tục giải quyết văn bản đi, văn bản đến, giao nhận công văn tài liệu
Thời gian thực tập 60 ngày Địa điểm thực tập tại văn phòng UBND xã Hiệp
Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương.
Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội, đã
tạo điều kiện cho em được thực hiện ý tưởng của mình về việc đem kiến thức đã
học áp dụng vào thực tế, cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các đồng chí đã giúp em
thấy được tầm quan trọng của công tác văn phòng và ý thức đòi hỏi ở mỗi cán bộ
văn phòng trong quá trình làm việc.
Do thời gian thực tập còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập tốt nghiệp của

em không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự góp
ý, nhận xét của trường, khoa học quản trị văn phòng cùng các thầy cô và bạn bè để
báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!.
Hiệp Sơn, ngày 15 tháng 6 năm 2010
Học viên
Trần Trọng Khoan
4
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Phần B: Nội dung
Chương I: khái quát tình hình hoạt động của ubnd
1. Điều kiện tự nhiên, xã hội của UBND xã Hiệp Sơn .
1.1 Điều kiện tự nhiên;
Xã Hiệp Sơn là xã miền núi thuộc phía Đông Bắc huyện Kinh Môn với diện
tích 3,5km
2
. Là xã được UBND tỉnh Hải Dương quy hoạch là cụm công nghiệp đã
có 18 doanh nghiệp về đóng trên địa bàn xã, diện tích đất canh tác là 341,14ha còn
lại là đất rừng và đất nông nghiệp.
- Phía Tây giáp xã Phạm Mệnh
- Phía Đông giáp thị trấn Kinh Môn
- Phía Bắc giáp sông Kinh Thầy
- Phía Nam giáp dãy núi An Phụ
Diện tích tự nhiên là 697 ha số dân toàn xã tính đến ngày 11/6/2010 là 9100
người.
Với vị trí địa lý và số dân như trên là xã có vị trí quan trọng trong việc phát
triển kinh tế của huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dương.
1.2. Điều kiện xã hội.
Xã Hiệp Sơn, hiện có 4 thôn, là một xã có bề dày lịch sử và truyền thống
cách mạng. Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành đến nay xã Hiệp Sơn đã

có nhiều đổi mới.
Trong quá trình phát triển, có thể nói xã Hiệp Sơn, trong những năm gần đây
có bước phát triển nhanh: An ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn luôn được
giữ vững và tăng cường, đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân được cải thiện
tạo tiền đề quan trọng cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương trong
những năm tiếp theo.
2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.
5
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
2.1. Vị trí, chức năng của UBND xã Hiệp Sơn.
UBND xã Hiệp Sơn là một cơ quan hành chính nhà nước ở cấp xã thực hiện
chức năng và nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003.
* Nguyên tắc tổ chức làm việc của UBND xã Hiệp Sơn.
UBND xã Hiệp Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy
vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động sáng tạo của chủ
tịch, phó chủ tịch UBND mỗi việc giao cho người phụ trách và chịu trách nhiệm cá
nhân về lĩnh vực phân công.
Chấp hành sự chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên sự lãnh đạo
của Đảng uỷ, sự giám sát của HĐND cấp xã phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã với
MTTTQ và các đoàn thể cùng cấp trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm
vụ, kinh tế, chính trị, an ninh quốc phòng.
Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức đúng pháp luật, đúng thẩm
quyền và phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai minh bạch kịp thời và có hiệu
quả, theo trình tự luật định.
Cán bộ công chức xã sâu sát cơ sở lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân dân
từng bước hoạt động của UBND xã ngày càng hiện đại, vì mục tiêu xây dựng cơ sở
chính quyền vững mạnh nâng cao đời sống của nhân dân.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế: UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch
phát triển kinh tế- xã hội của huyện phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội của xã, lập

dự toán chi ngân sách nhà nước trên địa bàn.
2.2.2. Trong lĩnh vực Nông - Lâm - Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thuỷ
lợi chương trình khuyến khích phát triển Nông - Lâm - Ngư, xét duyệt quy hoạch
kế hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã có hiệu quả.
2.2.3. Trong lĩnh vực CN - TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
các cơ sở CN - TTCN trên địa bàn.
2.2.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác và sử dụng các
chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng.
6
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại và du lịch: Xây dựng kiểm tra chấp hành
quy định của nhà nước và hoạt động thương mại, xây dựng du lịch.
2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hoá - xã hội, thông tin thể thao:
Xây dựng kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục thông tin
thể thao, y tế trên địa bàn xã và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền
phê duyệt.
2.2.7. Trong lĩnh vực An ninh - Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội: Thực
hiện nghiệp vụ an ninh, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an xã vững mạnh
phòng chống các tệ nạn xã hội.
2.2.8.Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: Chỉ
đạo việc kiểm tra thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo.
2.2.9. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
2.3. Cơ cấu tổ chức: UBND xã Hiệp Sơn bao gồm 1 chủ tịch, 2 phó chủ
tịch, các uỷ viên, uỷ ban và các ban chuyên môn.
2.3.1. Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã lãnh đạo và điều
hành công việc của UBND xã, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của
mình tại 127 Luật tổ chức HĐND và UBND.
2.3.2.Phó chủ tịch văn hoá: Phụ trách mảng lao động thương binh xã hội văn
hoá - thông tin - thể thao, trung tâm y tế. Văn phòng HĐND và UBND thay mặt

UBND xã làm việc với các đoàn thể của xã.
2.3.3. Phó chủ tịch kinh tế; phụ trách mảng nông nhiệp - phát triển nông
thôn hạ tầng kinh tế, tài nguyên môi trường.
2.3.4. Các thành viên UBND: Chịu sự phân công việc.
2.3.5 Các ban chuyên môn UBND xã: Là cơ quan tham mưu, giúp UBND xã
thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ
quyền hạn theo sự uỷ quyền của Chủ tịch UBND xã.
Có thể mô hoá tổ chức bộ máy của UBND xã Hiệp Sơn .
(Xem phụ lục 1 trang 73 )
7
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Chương ii
khảo sát công tác hành chính văn phòng
của UBND xã Hiệp Sơn
1. Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng
cơ quan.
1.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
1.1.1. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng:
Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là cơ quan tham mưu tổng hợp
cho thường trực HĐND và UBND xã. Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều
kiện cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
1.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng HĐND và UBND xã:
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác giúp
UBND xã .
- Tổ chức truyền đạt kiến nghị với UBND xã những biện pháp cần thúc đẩy
việc thực hiện các quyết định, chỉ thị UBND xã.
- Bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND xã .
- Tổ chức các mối quan hệ làm việc giữa UBND với các ban ngành đoàn

thể.
- Đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác giám sát của
HĐND, chỉ đạo điều hành của UBND xã.
* Cơ cấu, lề lối làm việc của văn phòng:
Văn phòng HĐND và UBND xã Hiệp Sơn là văn phòng tham mưu tổng hợp
cho thường trực HĐND và UBND xã. thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của
mình theo đúng quy định chế độ làm việc của uỷ ban, văn phòng có trách nhiệm
8
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
chung về mọi mặt. Tổng hợp theo dõi, đôn đốc quy chế nhiệm vụ làm việc của uỷ
ban, quy chế làm việc của uỷ ban, báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo UBND xã.
Các bộ phận của văn phòng, thống kê tổng hợp gồm:
* Bộ phận phụ trách công tác hành chính – văn thư lưu trữ.
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi
việc thực hiện chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi việc thực hiện chương
trình công tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình.
- Tiếp nhận, phát hành và lưu trữ công văn giấy tờ của HĐND và UBND xã.
- Tiếp nhận, chuyển văn bản, giấy tờ đầy đủ, kịp thời đến người có trách
nhiệm giải quyết theo đúng quy định của pháp luật và quy chế làm việc của
UBND.
- Soạn thảo tài liệu phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND xã, tổ
chức thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND xã một cách
khoa học.
- Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã trong việc tiếp nhận, xử lý, giải quyết
các đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.
- Giúp HĐND và UBND xã về công tác thi đua khen thưởng về thực hiện
công tác bầu cử đại hội đại biểu HĐND và UBND xã theo quy định của pháp luật
về công tác được giao.
- Giữ dấu HĐND, UBND xã nếu đi vắng trong buổi làm việc phải giao dấu
cho Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã .

- Giúp UBND xã dựt hảo văn bản trình cấp trên có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi lên cấp trên.
* Bộ phận phụ trách tạp vụ.
- Tổ chức tiếp đón khách, phục vụ sinh hoạt cho các hội nghị, đảm bảo điều
kiện cho các chuyến đi công tác.
- Theo dõi, nắm bắt lịch làm việc của các ban ngành, các đơn vị thuộc phạm
vi quản lý của UBND xã.
- Đảm bảo chế độ chính sách đối với các cán bộ, trong văn phòng theo quy
định hiện hành.
9
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
- Đánh văn bản phôtô tài liệu cho văn phòng HĐND & UBND.
* Cơ chế một cửa
- Là bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa.
- Chứng thực các loại văn bản, hồ sơ.
1.2 Tuyển dụng, quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn
phòng.
1.2.2 Tuyển dụng nhân sự:
Nguồn nhân sự là một trong 3 yếu tố quan trọng quyết định tới hiệu quả của
công việc. Chính vì vậy, nguồn nhân sự đảm bảo cả về chất lượng và số lượng sẽ
giúp cho công việc của cơ quan được trôi chảy, năng xuất lao động cũng nhờ đó
mà cao lên. Có thể nói việc tuyển dụng nhân sự là kỹ năng hết sức quan trọng của
nhà quản trị văn phòng. Nhà quản trị văn phòng chính là người đánh giá và dự báo
về cầu nhân sự. Trên cơ sở công việc và nhân sự hiện tại của cơ quan để từ đó xây
dựng tờ trình lãnh đạo UBND xã để xin bổ sung nhân sự. Nếu nhất trí lãnh đạo
UBND sẽ chỉ đạo cho văn phòng làm tờ trình báo cáo phòng UBND huyện, nếu
phòng UBND huyện đồng ý thì tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự (nếu là
tuyển dụng nhân sự mới) hoặc tiến hành xem xét việc thực hiện điều động, luân
chuyển công tác (nếu là cán sự hiện công tác tại UBND xã). Khi có kết quả thì báo
cáo lên lãnh đạo UBND, nếu được phê duyệt mới tiến hành ký hợp đồng lao động.

Có thể sơ đồ hoá các quy trình tuyển dụng nhân sự sau:
( Xem phụ lục số 2 trang 74 )
1.2.2 Quản lý và sử dụng nhân sự thuộc văn phòng:
Hiện nay, văn phòng HĐND và UBND có 3 đ/c gồm: văn phòng và các cán
bộ chuyên viên, nhân viên. Trong đó một bộ phận có trình độ chuyên môn được
đào tạo theo yêu cầu và nhiệm vụ đúng với chức năng chuyên môn được đào tạo.
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế,
trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, văn phòng có trách nhiệm phân bổ nguồn
nhân lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp.
10
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Tuỳ vào tính chất công việc, nhiệm vụ công tác, văn phòng đề nghị cơ quan
cho nhân sự trong văn phòng được đi học tập, bồi dưỡng để nâng cao trình độ
nghiệp vụ của mình.
1.3. Cách bố trí phòng làm việc và các trang thiết bị trong văn phòng.
Sắp xếp bố trí phòng làm việc khoa học có vị trí quan trọng quyết định đến
thành công trong công việc. Phòng làm việc của văn phòng được bố trí tập trung ở
khu vực nhà A của trụ sở UBND xã. Riêng phòng bảo vệ (thường trực) cơ quan
được bố trí ở dãy nhà gần cổng ra vào để dễ dàng cho việc hướng dẫn, theo dõi
khách đến cơ quan liên hệ công tác. Tuỳ vào tính chất công việc và sự phân công
nhiệm vụ mà mỗi phòng làm việc lại được sắp xếp bố trí, trang bị đồ dùng khác
nhau. Hiện nay văn phòng được trang bị một số thiết bị sau: 2 máy tính, 1 máy
phôtô, 2 máy in, 2 máy điện thoại
Em xin được dẫn chững cụ thể việc tổ chức phòng làm việc của văn phòng
HĐND và UBND xã Hiệp Sơn như sau:
Phòng làm việc của văn phòng được bố trí bên phải nhà A để tiện cho việc
giám sát và quản lý nhân viên cũng như kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của
thủ trưởng cơ quan.
Trong phòng làm việc của văn phòng cũng được trang bị đầy đủ các phương
tiện, trang thiết bị làm việc như: máy in, máy tính, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bàn

ghế làm việc, tiếp khách, bảng ghi lịch công tác, đồng hồ, bình đựng nước nóng
Trên bàn làm việc có các đồ dùng như bút, gim, kẹp tài liệu, sổ ghi chú, lịch
nhằm giúp cho văn phòng có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu
quả nhất.
Có thể sơ đồ hoá phòng làm việc của văn phòng như sau;
( Xem phụ lục số 3 trang 75)
* Ưu điểm:
- Các phòng làm việc được bố trí phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi
lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạo với nhân viên.
- Các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giải quyết công việc
đầy đủ và hiện đại, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng không bị ùn tắc.
11
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
- Vị trí các thiết bị, phương tiện được sắp đặt khoa học và phù hợp tạo điều
kiện tốt nhất cho các cán bộ văn phòng khi thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm:
- Tuy đã được đầu tư các thiết bị hiện đại trong phòng làm việc nhưng việc
bố trí, xắp xếp vẫn chưa khoa học như: bố trí bàn làm việc gần cửa ra vào, đặt điện
thoại bên phải bàn làm việc làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, đồng thời
một số đồ dùng, dụng cụ đã cũ cần được mua mới.
Diện tích phòng làm việc còn hẹp, khoảng trống di động ít, khó khăn cho
việc đổi mới, tổ chức lại phòng làm việc khi cần.
- Do điều kiện kinh tế địa phương không cho phép nên việc đầu tư các trang
thiết bị văn phòng còn gặp nhiều khó khăn. Số lượng máy vi tính còn ít, một số
phòng còn chưa có điều hoà nhiệt độ, làm ảnh hưởng đến tuổi thọ của máy tính
cũng như sức khoẻ của cán bộ, công chức đặc biệt là vào mùa hè oi bức.
- Nhìn chung việc bố trí phòng làm việc ở đây được tổ chức tương đối khoa
học, nhưng bản thân em xin đề xuất thêm một số phương án khác như:
1. Bàn tiếp khách nên đặt gần cửa.
2. Bàn làm việc đặt xa, chếch so với cửa ra vào và quay lưng vào cửa sổ.

3. Tủ đựng hồ sơ nên đặt phía bên trái bàn làm việc.
4. Điện thoại, đèn nên đặt phía bên trái bàn làm việc.
5. Máy tính, máy in đặt bên phải bàn làm việc.
6. Bàn làm việc nên sử dụng mô hình bàn chữ U hoặc chữ L.
7. Trang bị thêm các trang thiết bị làm việc hiện đại cho văn phòng.
1.4. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ cho cơ quan.
Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của uỷ ban, quy mô thời
gian có thể là tuần, tháng, quý, năm kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối cùng
của tuần trước; Kế hoạch tháng được lập vào tuần cuối cùng của tháng trước; kế
hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạch năm được lập
vào quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thóng nhất và hiệu
quả thì văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,
12
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
tháng, quý, năm cho uỷ ban. Quy trình xây dựng các chương trình kế hoạch ngày
tuân theo các bước cụ thể sau: Văn phòng yêu cầu các ban đăng ký nội dung công
việc; sau đó tổng hợp và xây dựng bản thảo; trình bản thảo, để xin ý kiến phê
duyệt, ban hành chương trình, kế hoạch.
Có thể sơ đồ hoá quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND xã Hiệp Sơn như sau:
( Xem phụ lục số 4 trang 76
)
1.5. Quy trình tổ chức hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Hiệp
Sơn.
Hội họp là loại hình được sử dụng dưới nhiều hình thức: Hội nghị, hội thảo
khoa học, đại hội, họp kín, họp báo, họp giao ban được quản lý sử dụng làm công
cụ phục vụ cho hoạt động điều hành, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, khuyến khích
tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Qua thời gian thực tập tại UBND xã Hiệp Sơn em thấy lại hình hội họp được

sử dụng nhiều nhất là họp giao ban và hội nghị. Trong đó bản thân em cũng được
tham gia phục vụ, chuẩn bị ở một số hội nghị của uỷ ban.
Theo tìm hiểu của bản thân, để tổ chức được một hội nghị thành công cần
phải chuẩn bị tốt rất nhiều công việc. Em xin khái quát một số công việc cơ bản
sau. Đơn vị chủ trì hội nghị lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đăng ký công việc với
văn phòng để sắp xếp thời gian, số lượng đại biểu, địa điểm tổ chức, chuẩn bị nội
dung, tài liệu phục vụ hội nghị, chuẩn bị kinh phí, cơ sở vật chất, khi hội nghị bắt
đầu thực hiện một số công việc như: đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại
biểu, dẫn chương trình hội nghị, ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại
biểu, nêu mục đích, lý do, thông báo về nội dung, chương trình hội nghị, chủ trì
cuộc thảo luận, phát biểu ý kiến, tham gia xây dựng những nội dung đã triển khai,
ghi biên bản, cảm ơn đại biểu đến dự, kết luận chung và tuyên bố bế mạc hội nghị.
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức hội nghị của UBND xã Hiệp Sơn
( Xem phụ lục số 5 rang 77)
13
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
1.6. Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng.
Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiết
không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan. Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sở, đi
thăm quan, học tập kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài Vì vậy chuyến đi
của lãnh đạo được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu đáo như: Lập kế hoạch cụ thể
chuyến đi, trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở
các đơn vị thực hiện nhiệm vụ phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí,
văn bản, tài liệu có liên quan, báo cáo công tác của cơ quan khi thủ trưởng đi công
tác, khi lãnh đạo đi công tác về thì báo cáo tình hình giải quyết công việc, thanh
quyết toán kinh phí chuyến đi
Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
( Xem phụ lục số 6 trang 78)

1.7. Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan.
Thông tin là tri thức được ghi lại trên các phương tiện như: văn bản, sách
báo hay ở dạng số hoá. Thông tin trong hoạt động quản lý là toàn bộ những sự kiện
xảy ra và các yếu tố bên ngoài có liên quan đến hoạt động đó. Thông tin có ý nghĩa
hết sức quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề cụ thể, thậm chí có ảnh hưởng
trực tiếp tới hệ thống của cơ quan.
Việc cung cấp thông tin cho thủ trưởng là hết sức cần thiết, nhất là trong thời
gian bùng nổ thông tin như hiện nay. Để có thể cung cấp kịp thời thông tin phục vụ
cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo. Quy trình cung cấp thông tin được
tiến hành như sau: Thu thập thông tin, xử lý thông tin, tổng hợp và cung cấp thông
tin cho lãnh đạo.
Thông tin sau khi được sàng lọc có thể được trình lên lãnh đạo thông qua
văn bản, điện thoại, fax. internet, truyền miệng những thông tin cung cấp cho lãnh
đạo lúc này phải đảm bảo được chất lượng, cũng như tính kịp thời của tin.
Sơ đồ hoá quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan:
( Xem phụ lục số 7 trang 79)
14
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
1.8. Các biện pháp hiện đại hoá văn phòng.
Có thể nói việc đầu tư, xây dựng mô hình văn phòng hiện đại trên thế giới
đặc biệt là ở các nước phát triển là rất phổ biến. Nhưng ở Việt Nam do điều kiện
kinh tế chưa cho phép nên việc phát triển mô hình văn phòng hiện đại chỉ diễn ra ở
các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Riêng đối với
văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước, để có thể bắt kịp với xu thế xã hội hiện
đại cần phải tiến hành một số công việc cơ bản như;
- Tăng cường việc ứng dụng khao học công nghệ tiên tiến, trang bị các
phương tiện, kỹ thuật hiện đại vào phục vụ vụ công tác hành chính văn phòng, góp
phần nâng cao năng xuất, hiệu quả giải quyết công việc.
- Tích cực nâng cao các kỹ năng nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông
tin. Đảm bảo chất lượng của tin, cung cấp kịp thời cho lãnh đạo giúp đón đầu, tiên

liệu, dự báo phát triển, đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn sáng tạo.
- Tiến hành đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức theo hướng đa năng, toàn
diện về nghiệp vụ, chuyên môn. Đáp ứng được yêu cầu của nền hành chính trong
giai đoạn mới.
- Xây dựng các quy trình, nghiệp vụ hành chính chuẩn mực, mang tính khoa
học cao góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc, tăng năng xuất lao
động.
2. Khảo sát tình hình công tác văn thư của UBND xã Hiệp Sơn.
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư của UBND xã được tổ chức theo hình thức tập trung, có
cán bộ Văn thư chuyên trách (trình độ trung cấp). Với nhiều năm kinh nghiệm, sử
dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, thực hiện tốt các nghiệp vụ, chuyên môn
đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính. Văn thư cùng chung một phòng với
văn phòng để tiện cho việc liên hệ công tác. Mọi văn bản, giấy tờ đi hay đến đều
phải qua văn thư. Các phương tiện phục vụ công tác văn thư được trang bị như: Tủ
đựng tài liệu, bàn làm việc có ngăn khoá để đựng con dấu và tài liệu quan trọng,
máy vi tính, máy in và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như
15
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
quản lý văn bản. đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật
và khoa học.
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.2.1 Quy định của cơ quan về ban hành và soạn thảo văn bản
- Văn bản do cơ quan ban hành ra phải có mục đích rõ ràng. Nghĩa là nội
dung ban hành phải xoay quanh một vấn đề có liên quan đến chức năng nhiệm vụ
của cơ quan.
- Nội dung văn bản phải đảm bảo tính đúng đắn, khách quan phù hợp với
điều kiện thực tế và quy định của pháp luật.
- Hình thức của văn bản phải thể hiện đầy đủ và chính xác các thành phần
quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP.

- Câu văn trong văn bản phải thể hiện văn phong hành chính, phải ngắn gọn,
dễ hiểu, phù hợp trình độ dân trí.
- Văn bản phải được ban hành đúng thẩm quyền, không trái với quy định của
hiến pháp, pháp luật.
2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản.
UBND xã Hiệp Sơn có thẩm quyền ban hành các loại văn bản như: Quyết
định, Kế hoạch, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình
Chủ tịch ký các văn bản như: Quyết định và một số văn bản khác của UBND
xã về chế độ và chính sách tổ chức và nhân sự thuộc trách nhiệm, quyền hạn của
mình.
Khi Chủ tịch đi vắng, Phó chủ tịch xã có thẩm quyền ký thay một số văn bản
thuộc thẩm quyền của UBND và Chủ tịch UBND xã . các phó chủ tịch ký thay một
số văn bản thuộc các ngành, lĩnh vực mình phụ trách.
Chánh văn phòng được Chủ tịch UBND xã uỷ quyền ký thừa lệnh một số
văn bản. Tất cả các văn bản pháp quy của chủ tịch, phó chủ tịch, văn phòng đều
phải ký trực tiếp.
* Ưu điểm:
- Nhìn chung việc ban hành văn bản của cơ quan là đúng thẩm quyền. Việc
phân công thẩm quyền, trách nhiệm ban hành, soạn thảo văn bản giúp cho văn bản
16
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
ban hành ra không bị chồng chéo, sai quy định. Đồng thời cũng tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý giải quyết các văn bản và truy cứu trách nhiệm cá nhân liên
quan đến văn bản.
UBND xã coi các văn bản là cẩm nang pháp lý trong việc chỉ đạo, lãnh đạo
để thực hiện tốt các nhiệm vụ chính trị của địa phương nên thẩm quyền ban hành
văn bản luôn được quan tâm quán triệt thực hiện.
* Nhựơc điểm:
- Tuy đã được quy định về thẩm quyền và trách nhiệm ban hành văn bản
nhưng những quy định này không được chi tiết cụ thể hoá nên đôi khi vẫn xảy ra

tình trạng chồng chéo, nhầm lẫn về trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản. dẫn đến
việc truy cứu trách nhiệm còn được gặp nhiều khó khăn.
- Việc quy định thẩm quyền ban hành văn bản chưa được thống nhất dẫn đến
thẩm quyền ký văn bản cũng như các thể thức đề ký đôi khi còn chưa đúng, chưa
chuẩn.
2.2.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Hàng ngày ở UBND xã Hiệp Sơn văn phòng được lãnh đạo HĐND &
UBND xã phân công soạn thảo số lượng văn bản tương đối lớn. Đó có thể là Công
văn trả lời, giao việc, Giấy mời, Quyết định, Thông báo Nhìn chung để ban hành
một văn bản quản lý đều phải tuân theo một quy trình nhất định.
Các bước soạn thảo văn bản ở cơ quan chủ yếu là: Xác định tên lọai văn
bản, thu thập thông tin, xây dựng đề cương, bản thảo, chuyển xuống văn thư chỉnh
sửa về nội dung và hình thức ghi số, trình thủ trưởng duyệt và xin ý kiến giải
quyết, phê duyệt của người có thẩm quyền.
Có thể sơ đồ hóa quy trình soạn thảo và ban hành văn bản như sau:
( Xem phụ lục số 8 trang 80)
2.2.4. Tìm hiểu tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn bản cơ quan.
2.2.4.1. Hệ thống hoá văn bản cơ quan trong 5 năm gần đây.
Trong thời gian thực tập ở UBND xã Hiệp Sơn, em đã tìm hiểu và thống kê
số lượng văn bản cơ quan ban hành ra trong 5 năm gần đây như sau:
Năm
Công văn đi
Công văn đến
17
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Tổng số Quyết Định Các loại văn bản khác
2005 511 253 258 912
2006 702 310 392 1019
2007 720 400 320 1518
2008 782 420 362 1014

2009 872 500 372 1062
2.2.4.2. Công tác kiểm tra và rà soát văn bản.
Trong quá trình đưa ra, ban hành những văn bản mới có thể phát sinh những
tồn tại, khiếm khuyết cũng như những sai sót. Công tác rà soát và hệ thống hoá các
văn bản quy phạm pháp luật nhằm loại bỏ những quy định pháp luật không còn
hiệu lực hoặc chồng chéo, trùng lặp được triển khai có kết quả. Trong 2 năm
(2007–2008), phòng Tư pháp đã phối hợp với các phòng rà soát văn bản quy phạm
pháp luật, trên cơ sở phân loại 2.840 văn bản, đề nghị bãi bỏ 1 văn bản hết hiệu
lực, đề nghị bổ xung, sửa đổi 29 văn bản.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã
đã có bước đổi mới theo hướng nâng cao trách nhiệm của các cơ quan được chủ trì
xây dựng văn bản. Kết quả từ 2007 – 2008 xã Hiệp Sơn đã tổ chức tư vấn pháp
luật miễn phí cho 158 lượt người dân.
2.2.5 Thể thức văn bản.
Nhìn chung các văn bản UBND xã Hiệp Sơn ban hành có đầy đủ 9 thành
phần cơ bản, các thành phần này được được trình bày theo thể thức quy định tại
Thông tư liên tịch số 55 của Bộ nội vụ và văn phòng chính phủ. Ngoài ra, văn bản
cũng có thể có thêm một số thành phần bổ sung như: dáu chỉ mức độ mật, khẩn,
dấu mang tính chất chỉ dãn (“xem xong trả lại” “lưu hành nội bộ” ) thông tin chỉ
tính chất dự thảo, viết tắt tên người đánh máy, số lượng bản phát hành,
* Ưu điểm: Về văn bản do địa phương ban hành đã đảm bảo tính khoa học,
tính pháp lý chân thực cũng như tính thẩm mỹ.
* Nhược điểm:
18
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Thông tư liên tịch số 55 ban hành từ năm 2005, đến nay đã áp dụng thực
hiện được 4 năm, nhưng việc trình bày các thành phần thể thức của văn bản vẫn
còn một số chỗ chưa phù hợp với quy định như:
Những văn bản không có tên loại như Công văn, trong phần số, ký hiệu vẫn
có ký hiệu của tên loại văn bản.

- Phần nơi nhận vẫn trình bày sai: Chữ “Nơi nhận” được trình nghiêng, đậm
và ngạch dưới. Ví dụ: Nơi nhận (có tài liệu minh hoạ).
- Phần “Lưu” cũng trình bày chưa hợp lý. Sau từ Lưu không có dấu chấm (.).
Ví dụ: “ Lưu VP.”. ( Có tài liệu minh hoạ)
- ở bản sao lục, sao y văn bản, thành phần ngày, tháng, năm ban hành văn
bản được để ở kiểu chữ nghiêng đậm. Như vậy là chưa phù hợp. Ví dụ: “ Hiệp
Sơn, ngày 08 tháng 4 năm 2009”. ( có tài liệu minh hoạ).
- Với những công văn hành chính hoặc 1 số giấy mời có nhiều đơn vị, cá
nhân nhận văn bản thì sau từ “ Kính gửi” là dấu hai chấm (:) và gạch đầu dòng tên
cá nhân, đơn vị nhận ngay, chứ không để xuống dòng, gạch đầu dòng.
Ví dụ: Kính gửi: - UBND huyện Kinh Môn .
- Phòng kinh tế hạ tầng huyện Kinh Môn
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
2.3.1. Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi:
Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là một tổng thể các
bước như: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trình văn bản,
ghi sổ, ngày tháng năm và đóng dấu đến, đăn gký, chuyển giao văn bản đi (qua
bưu điện, hoặc văn thư chuyển trực tiếp) thường xuyên tập hợp văn bản xếp vào
cặp để lưu.
* Ưu điểm: Qua thực tế và trực tiếp giải quyết công việc tại văn phòng
HĐND - UBND xã Hiệp Sơn em thấy nhân viên văn thư của cơ quan là người có
kinh nghiệm làm việc lâu năm, rất nhiệt tình với công việc, luôn hoàn thành tốt
công việc của mình, đảm bảo đúng nguyên tắc, chính xác, cẩn thận.
Ví dụ: Nhân viên văn thư rất cẩn thận trong việc đăn gký văn bản, các dự
liệu được nhập tuần tự, chính xác; con dấu được đóng ngay ngắn, đúng quy định.
19
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
* Nhược điểm: Do không được đào tạo chuyên ngành, bồi dưỡng thường
xuyên nên việc đăng ký văn bản vẫn còn thực hiện trên sổ chứ không có phần mềm
quản lý văn bản riêng. Bên cạnh đó trong quá trình đánh máy văn bản chưa kiểm

tra kỹ lưỡng, còn sai lỗi chính tả. Khi trình bày văn bản có lúc còn nhầm lẫn từ số
này sang số khác.
Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đi như sau:
(Xem phụ lục số 9 trang 81)
2.3.2. Nội dung, nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản đến cơ quan được tổ chức, giải quyết theo các bước sau: Văn thư cơ
quan chịu tiếp nhận kiểm tra, phân loại bóc bì đóng dấu đến vào sổ để đăng ký văn
bản đến. Sau đó văn bản được chuyển đến người có thẩm quyền để giải quyết và
chuyển giao cho người có thẩm quyền để tiếp nhận xử lý công việc.
Có thể sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến như sau:
(Xem phụ lục số 10 trang 82)
2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào cơ quan.
2.3.3.1. Lập hồ sơ hiện hành.
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích
gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công
tác lưu trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa
Muốn hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng từng cán bộ nhân
viên trong quá trình giải quyết can phải chú trọng thu nhập kịp thời văn bản tài liệu
để đưa vào hồ sơ, tài liệu nói về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc
đó.
2.3.3.2. Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, chỉ đạo
các cá nhân trong cơ quan giao nộp những văn bản tài liệu có giá trị để văn thư cơ
quan tiến hành lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ hiện hành.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mục lục hồ sơ được lậpt hành 3 bản,
trong đó bên giao và bên nhận mỗi bên 1 bản, 1 bản ở văn phòng tại văn phòng uỷ
của ban.
20
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
* ưu nhược điểm: Tuy những hồ sơ ở UBND xã Hiệp Sơn lập không đáng

kể, song về chất lượng thì đây là hồ sơ lập khá tốt, đầy đủ các giấy tờ có liên quan,
được xếp theo trình tự công việc lôgíc.
Có thể sơ đồ hoá công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ
quan như sau:
(Xem phụ lục số 11 trang 83)
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định cụ thể tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP, ngày 24/08/2001 của Chính phủ; Thông tư liên tịch số
07/2002/TT- LT, ngày 06/05/2002 của Bộ Công an và Bộ tổ chức Cán bộ Chính
phủ về hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghị định 58.
UBND xã Hiệp Sơn có các con dấu sau: Dấu của UBND, dấu văn phòng,
dấu chức danh, dấu họ tên, dấu hoả tốc, dấu đến,
Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản khi đã có chữ ký hợp lệ,
tức là chữ ký của thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng cơ quan uỷ quyền ký văn
bản. Điều đó đòi hỏi cán bộ văn thư phải nhận biết được chữ ký của lãnh đạo,
trong trường hợp nhân viên đánh máy vào văn bản phần họ tên của người ký mà
chỉ để chức danh thì nhân viên văn thư phải cẩn thận.
Cán bộ văn thư là người được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng
con dấu. Theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu thì chỉ cán bộ
văn thư mới được quyền đóng dấu, có trách nhiệm quản lý chặt chẽ con dấu, không
để mất, không tự ý trao cho người khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo văn phòng.
Tuy nhiên, như đã nói ở trên do biên chế văn thư mới chỉ có một nên việc quản lý
con dấu còn chưa chặt chẽ.
3. Khảo sát tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của UBND xã Hiệp
Sơn.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Chánh văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ văn thư xác định nguồn tài
liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao vào các kho lưu trữ. Cán bộ,
công chức trong quá trình làm việc phải nộp hồ sơ công việc của cơ quan.
21

B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
Công tác thu thập bổ sung vào lưu trữ cơ quan dựa trên 3 nguyên tắc: theo
thời đại lịch sử, theo phông lưu trữ, theo phối phông.
Đối với UBND xã Hiệp Sơn công tác lưu trữ chưa được quan tâm, do vậy
nhiều tài liệu còn ứ đọng ở các đơn vị, công chức, đặc biệt là tài liệu chính quyền
cữ.
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Chỉnh lý tài liệu và việc tổ chức khai thác tài liệu trong phông theo một
phương án pâhn loại khoa học. UBND xã Hiệp Sơn lựa chọn phương án chỉnh lý
và “thời gian- mặt hoạt động”
Để tiến hành chỉnh lý tài liệu phải thực hiện các bước sau:
* Phân chia tài liệu chỉnh lý:
Có thể lấy ví dụ tài liệu năm 2000 của UBND xã Hiệp Sơn như sau: Ban
đầu tài liệu được chia thành từng nhóm lớn theo mặt hoạt động (khối tổng hợp,
khối hành chính, khối văn xã, khối nông - lâm nghiệp, khối công nghiệp ) tiếp
theo tài liệu trong mỗi khối lại được phân chia ra thành từng nhóm vừa ( ví dụ: tài
liệu trong khối nội chính được chia thành tài liệu tổ chức cán bộ, tài liệu về công
an, quốc phòng ) tài liệu trong nhóm vừa lại được chia thành nhiều nhóm nhỏ ( ví
dụ: tài liệu khối tổ chức cán bộ được chia thành tài liệu về tổ chức bộ máy và tổ
chức cán bộ ) Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối
tài liệu đó để tiện cho việc tra tìm. Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tài
liệu đã hết giá trị. Tài liệu trong một nhóm nhỏ lại được sắp xếp theo một trật tự
nhất định.
* Lập hồ sơ:
Sau khi kiểm tra lại lần cuối cùng xem nhóm nhỏ đã đạt yêu cầu chưa, cán
bộ chỉnh lý sẽ sắp xếp tài liệu trong từng nhóm nhỏ theo số hoặc ngày tháng rồi
tiến hành đánh số tờ cho văn bản vào mục lục hồ sơ.
Trong quá trình phân loại tài liệu ra phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng mảng
gài vào sơ mi. Khi bên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa
hồ sơ. Nội dung của bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: tên phòng

22
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
lưu trữ, tên đơn vị, tổ chức, tên tiêu đề hô sơ, thời gian bắt đầu và kết thức, số
lượng bì, thời hạn bảo quản, số lưu trữ, sắp xếp tài liệu lên giá tủ.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Phương tiện bảo quản tài liệu lưư trữ thông thường ở UBND xã Hiệp Sơn
chủ yếu là: giá, tủ, hòm đựng tài liệu Ngoài những phương tiện này, để thuận tiện
cho việc phân loại, thống kê, kiểm tra và tổ chức sử dụng tài liệu các hồ sơ được để
trong cặp, hộp đựng tài liệu.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là nghiên cứu, sử dụng các biện pháp khoa
học để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt
những yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài. các biện pháp kỹ
thuật. Chống ẩm mốc, côn trùng, chống cháy.
Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ: Kho lưu trữ có chế độ quản lý tài
liệu nhằm bảo vệ tài liệu an toàn; quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất về chất lượng,
số lượng của tài liệu lưu trữ; đảm bảo vệ sinh và có nội quy ra vào kho. Ngoài ra,
để tránh cho việc gây hư hại tài liệu cơ quan cũng sử dụng hoá chất để bảo quản.
Đối với những tài liệu hư hỏng, phải đem sửa chữa, nếu có thể áp dụng khoa
học kỹ thuậ thì phải qua một số lần thí nghiệm khi thấy chắc chắn mới được áp
dụng cho tài liệu.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan:
Tổ chức sử dụng tài liệu là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu
trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết nhiệm vụ hiện hành của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được áp dụng phổ biến nhất
trong các cơ quan vì thế UBND xã Hiệp Sơn áp dụng phương pháp này. Phòng
đọc còn là nơi tiếp xúc với nhiều độc giả nên thu được nhiều ý kiến đóng góp.
Đối với văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn, phòng đọc chưa được đầu
tư nhiều nhưng cũng phục vụ được phần nào nhu cầu của cán bộ và nhân dân địa
phương.

Chính vì vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã nâng cao đời sống vật chất
tinh thần cho nhân dân, là động lực thúc đẩy sự nghiệp lưu trữ phát triển. Công tác
23
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, nó đã góp
phần vào nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ, thực hiện các nhiệm vụ của địa
phương vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ xung tài liệu lưu trữ bảo quản an
toàn và tổ chức sử dụng.
3.5. Đánh giá những ưu nhược điểm về công tác lưu trữ tại UBND xã
Hiệp Sơn.
- Công tác lưu trữ được tổ chức tương đối khoa học, bảo quản được số lượng
lớn tài liệu lưu trữ, chất lượng được đảm bảo.
- Tuy nhiên, công tác lưu trữ chưa được quan tâm nên nhiều tài liệu còn ứ
đọng nhất là tài liệu của chính quyền các thời kỳ.
- Chưa có biên chế lưu trữ riêng, công tác lưu trữ còn do cán bộ văn thư
kiêm nhiệm.
- Kho lưu trữ cũng chưa được quan tâm, các trang thiết bị bảo quản tài liệu
đã cũ, không còn phù hợp; phương tiện tra tìm lạc hậu, chưa đáp ứng được yêu cầu
của người sử dụng, tài liệu sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học,
Chương III
Soạn thảo văn bản quản lý
(Xem phụ lục: Trang 31 đến trang 72)
Chương IV
nhận xét đề xuất ý kiến về công tác hành chính văn phòng
1. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn
phòng, văn thư lưu trữ ở UBND xã Hiệp Sơn – huyện Kinh Môn – tỉnh Hải
Dương.
1.1.ưu điểm.
1.1.1. Hoạt động của văn phòng:
Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn là đơn vị thực hiện tương đối tốt

các chức năng nhiệm vụ của mình, luôn đi đầu trong phong trào thi đua UBND xã
tổ chức thực hiện mọi nhiệm vụ của địa phương. Ngày nay, văn phòng đang có
những sự thay đổi lớn như: đội ngũ cán bộ, công chức chủ yếu là thế hệ trẻ có lòng
nhiệt tình, tư duy, sáng tạo và được đào tạo trình độ chuyên môn bài bản; các trang
24
B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp Kho¸ 2007 - 2010
thiết bị văn phòng khá đầy đủ và hiện đại (máy tính, máy in, máy fax, máy scan,
máy phôtôcopy, điện thoại, điều hoà, tủ đựng tài liệu, cặp hồ sơ, văn phòng
phẩm, )
Tháng 1/2009 được sự quan tâm của UBND xã tỉnh Hải Dương và các
ngành có liên quan đầu tư cho văn phòng HĐND - UBND xã Hiệp Sơn đã được bổ
sung thêm 02 máy tính, 2 máy in bộ bàn ghế làm việc góp phần đêm lại nguồn cổ
vũ, khích lệ tinh thần lớn lao đối với cán bộ văn phòng nơi đây, đồng thời cũng
giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Việc sắp xếp, phân công công việc trong văn phòng cũng rất hợp lý, đảm
bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc được giải quyết một
cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ
quan được văn phòng chỉ đạo thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thời
giúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
Bên cạnh đó, văn phòng cũng rất quan tâm tới việc bồi dưỡng, đào tạo cán
bộ, công chức cả về chuyên môn và đạo đức chính trị. Thường xuyên tổ chức các
lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn góp phần nâng cao trình độ như: Cử cán bộ đi
học thêm lớp bồi dưỡng chính trị ngắn hạn, lớp đào tạo tiếng anh trình độ B nhờ
đó 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp và có bằng cấp.
Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với cá nhân và
đơn vị khác trong cơ quan vì vậy các cán bộ văn phòng luôn giữ cho mình tác
phong làm việc khoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện nét văn hoá của
cơ quan mình.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo được những yêu cầu mà
Nhà nước quy định. Mỗi cán bộ soạn thảo Nhà nước luôn rèn luyện cho mình đức

tính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn bản ban hành ra đảm bảo cả về chất lượng
và số lượng.
Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ
hiện đại đảm bảo hiệu qủa giải quyết công việc.
1.1.2. Công tác hành chính văn phòng;
25