NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY

NGƯỜI ĐẠI DIỆN PHÁP LÝ CỦA CÔNG TY
Posted on 02/04/2008 by Civillawinfor
Trong công ty trách nhiệm hữu hạn và cổ phần ở Việt Nam, người đại
diện pháp lý của chúng thường là chủ tịch hội đồng quản trị hay tổng
giám đốc (giám đốc), hoặc là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm tổng giám
đốc. Việc chọn lựa như thế cho công ty có lợi hay hại gì?
Vai trò của người đại diện pháp lý
Công ty phải có người đại diện pháp lý bởi vì nó là… con ma. Đó là “sự mô
tả chân thật” nhất về công ty. Thật vậy, ta không thể sờ, không thấy được nó;
giống như ta có thể thấy ông A hay bắt tay bà B. Nó là một “thực thể” do
luật pháp đặt ra và do đó có thể đi kiện và bị kiện.
Vì vậy, theo luật của ta, nó có cơ cấu tổ chức chặt chẽ, có tài sản và chịu
trách nhiệm bằng tài sản của nó. Về “giấy tờ hộ tịch” của nó, có thể nói giấy
đăng ký kinh doanh là khai sinh và bản điều lệ là hình hài của nó. Cơ bản về
mặt pháp lý như thế, nó có thể thuê nhà của bạn và… xù tiền được!
Vậy làm sao để tóm được nó? Làm sao gửi thư cho nó? Dù nó có “cơ cấu tổ
chức chặt chẽ” nhưng vào một công ty bạn sẽ thấy nhà xưởng, máy móc và
nhiều người. Vậy ai là công ty?
Để trả lời, luật đặt ra người đại diện pháp lý. Và người ấy có thể là một
người nắm một trong những chức vụ đã nêu ở trên. Tuy nhiên, ở đây cần
phân biệt giữa (i) một cá nhân nhất định (ông A, bà B); (ii) chức vụ họ nắm
giữ (ông tổng, bà phó…) và (iii) người đại diện pháp lý.
Ở ba yếu tố trên và trong tương quan với công ty, hai cái đầu thay đổi còn
cái thứ ba không; nó tồn tại cùng với công ty. Chính vì nó không đổi nên…
con ma hết chạy! Vậy người đại diện pháp lý của công ty là người được
công ty cử ra để tiếp xúc, giao dịch với những người bên ngoài công ty (thuế
gửi thông báo, tòa gửi giấy triệu tập, nhà cung cấp đòi nợ). Còn luật sư nếu
có thúc nợ công ty theo đúng mẫu mực thì phải viết: “Kính gửi công ty ABC
do ông Nguyễn Văn Mít, tổng giám đốc đại diện”.
Dài dòng như thế để không bao giờ công ty có thể chối ở tòa: “Chúng tôi
không nhận được thư đòi nợ của nguyên đơn”. Vậy nếu “tả chân” thì đại

diện pháp lý của công ty chỉ là người nhận và gửi giấy tờ nhân danh công ty
và mọi việc làm của người ấy ràng buộc công ty. Ý nghĩa của nó chỉ có thế!
Trách nhiệm của người đại diện pháp lý công ty
Cũng giống như một cá nhân, khi công ty hoạt động nó có thể gây thiệt hại;
do đó nó phải chịu trách nhiệm. Mục đích chính yếu của luật là ấn định tư
cách và quy định trách nhiệm.
Công ty cũng có nhiều tư cách: người mua khi cần nguyên liệu; người bán
khi có sản phẩm; người cung cấp dịch vụ và tất nhiên cũng là chủ nợ…
Trách nhiệm của nó chỉ có thể là tự nguyện hay bị cơ quan tư pháp buộc
thanh toán nợ nần và bị phạt theo một lệnh hành chính. Đó là trách nhiệm
dân sự. Chính công ty chịu trách nhiệm chứ không phải người đại diện pháp
lý của nó, hay những người nắm chức chủ tịch, tổng giám đốc.
Xin nhấn mạnh tính chất thuần túy ràng buộc của người đại diện pháp lý vì
hiện có các quy định buộc giám đốc công ty phải đích thân đi lấy giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh, lấy con dấu hay ký biên bản kỷ luật lao động, nhất
định không cho ủy quyền! Người ở ngoài công ty khi giao dịch với nó thì chỉ
cần quan tâm đến việc ràng buộc được nó với hành động của nó để bắt nó
chịu trách nhiệm, không lẫn lộn nó với người điều hành nó.
Mười năm trước đây, Tòa án Cần Thơ, hội đồng nhân dân, công an, viện
kiểm sát đã nhầm lẫn giữa công ty và tổng giám đốc nên đã xử ông giám đốc
18 năm tù trong khi công ty thừa tài sản trả nợ (vụ Công ty Vipromco)! Hội
nhập đòi hỏi phải nghĩ giống như người khác.
Ràng buộc công ty vào hành động của nó
Đối với người bên ngoài, công ty không thể chối bỏ hành động của mình khi
người đại diện pháp lý của nó thực hiện nhân danh nó (ký hợp đồng, gửi văn
bản, lập cam kết…). Dù có nghe như vậy thì vẫn phải xem xét cho cẩn thận
vì đừng quên rằng mình chơi với… con ma. Nó có thể chối và bảo rằng
người đại diện pháp lý cam kết vượt thẩm quyền!
Công ty có một khối tài sản lớn; cho nên trong bản điều lệ – mà các cổ đông
đã lập ra – họ phân định thẩm quyền: cam kết với số tiền nào thì ai được

quyết định. Bản điều lệ có thể ghi hội đồng quản trị quyết định các hợp đồng
từ một tỉ trở lên. Nếu giám đốc công ty – người đại diện pháp lý – ký hợp
đồng có giá trị 1,1 tỉ mà không có phép của hội đồng quản trị là ông ta vượt
thẩm quyền. Và “con ma” chối ngay!
Như thế nếu bạn có ký kết gì với một công ty thì – ngoài những thứ khác –
phải tìm xem cách nào để ràng buộc được nó. Cách làm là: (i) xem bản điều
lệ để biết ai là đại diện pháp lý, nếu không phải người ấy ký, thì người ký
thay có được ủy quyền của người trước hay có sự chấp thuận của hội đồng
quản trị không; có khi hội đồng quản trị giao cho một người khác không
phải là tổng giám đốc ký kết trong một giao dịch nhất định nào đó; (ii) người
đại diện pháp lý ký có đúng thẩm quyền không – tức là xem họ có được
phép trả cho mình số tiền đó không – bản điều lệ phân định thẩm quyền ký
kết ra sao; (iii) nếu thấy ký vượt thẩm quyền thì phải hỏi xem có nghị quyết
của hội đồng quản trị cho phép làm không.
Phải làm những việc này khi ký kết hợp đồng chuyển dịch tài sản (mua, bán,
xin vay… ) có giá trị lớn để tóm tóc… con ma. Nếu không là có rủi ro pháp
lý. Tuy nhiên, xin thêm, nếu có bất kỳ ai trong công ty ký mà sau này công
ty đều nhận là mình làm thì vấn đề người đại diện pháp lý không còn quan
trọng nữa.
Cội rễ của vấn đề là… con ma nó chối nên phải “bắt tận tay, day tận trán”.
Một đề nghị thực tế
Đến đây, chúng ta đồng ý là người đại diện pháp lý của công ty chỉ là người
gửi nhận thư từ và đó là sự giao dịch giữa công ty với người bên ngoài.
Trong nội bộ công ty, người có quyền hành có thể là một người không làm
đại diện pháp lý; giống như trong một công ty gia đình ông chồng đứng ra
giao dịch theo lệnh của… “tiểu đội trưởng” (như các ông thường nói).
Sự phân chia quyền hành trong công ty là việc nội bộ và được ghi trong các
văn kiện hay – quy củ hơn – trong cẩm nang điều hành tổng quát của công ty
(mà hiện nay đa số công ty của ta chưa có) và việc đó không thể buộc người
ngoài phải nhìn nhận. Nhân viên của công ty được cho biết khi vào làm là họ

thuộc quyền ai và ai có quyền gì đối với họ.
Những người có quyền đối với nhân viên thường không phải là người đại
diện pháp lý. Khi họ làm đúng theo cẩm nang, ký tên mình và đóng dấu của
công ty thì hành động ấy là của công ty và nó ràng buộc công ty. Bên trong
công ty không cần người đại diện pháp lý mà là ai có quyền hành gì.
Vì người giao dịch với bên ngoài không nhất thiết phải là người nắm quyền
hành trong công ty cho nên đề nghị nêu ra ở đây là không nên để cho chủ
tịch hội đồng quản trị làm người đại diện pháp lý mà hãy để cho tổng giám
đốc. Có vài lý do để làm như thế.
Thứ nhất, hội đồng quản trị quyết định những vấn đề mang tính dài hạn, lâu
lâu mới họp một lần; để chủ tịch hội đồng giữ nhiệm vụ gửi, nhận thư với
bên ngoài là không thích hợp. Người ấy đi vắng thì sao?
Thứ hai, công ty cần một sự liên tục khi giao tiếp với bên ngoài. Việc này
chỉ nên do một người làm; kẻo người nhận bên ngoài bị lẫn lộn. Hơn nữa,
chủ tịch hội đồng quyết định thường phải tham khảo ý kiến các thành viên
khác của hội đồng nên khó lòng đáp ứng tình hình khi cấp bách.
Thứ ba, hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu, việc bầu chọn có khi
gặp rắc rối vì có đông người, trong khi tổng giám đốc do hội đồng bổ nhiệm
và ở bước sau; trục trặc của đại hội cổ đông không kéo dài xuống việc chọn
lựa tổng giám đốc; nhờ vậy tính liên tục của công ty được bảo đảm.
Trong vụ tranh chấp tại Công ty Đay Sài Gòn vừa qua, khi ông chủ tịch này
giữ con dấu, ông kia cho chiếm trụ sở và công ty phải ngưng hoạt động; nếu
như đã có người đại diện pháp lý là tổng giám đốc thuần túy, không kiêm
nhiệm gì, thì người này đã (i) đứng tách biệt với cả hội đồng quản trị mới lẫn
cũ (vì không do đại hội cổ đông bầu); (ii) họ đã có thể nhờ công an chấm dứt