Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá trường Đại học Hùng Vương

A.LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng
công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng
phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở
nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để
xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải
có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin.
Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các
hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm việc của
một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu
khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin
ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hóa, quản
lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các phần mềm ứng
dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm
bớt nhân lực và công sứ, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị
cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các
phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất.
Trường ĐHHV là nơi tập trung của rất nhiều sinh viên ở các nơi khác nhau
về học tập nên nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết. Sinh viên thường xin vào ở
trong các kí túc xá vì ở trong ký túc xá an ninh khá tốt, tiền phòng không quá đắt,
thường gần trường và có mô hình học tập, sinh hoạt tốt. Nhưng đồng thời như vậy
để quản lý được tất cả các nhu cầu đấy là một việc không hề đơn giản nếu không áp
dụng các công nghệ nâng cao, sử dụng các ngôn ngữ lập trình. Thông qua nhu cầu
đó nhóm đã xây dụng lên phần mềm “Quản lý kí túc xá” nhằm giúp cho việc quản
lý kí túc xá của ban quản lý trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản
1
lý sinh viên. Dựa trên nhu cầu đó nhóm muốn tìm hiểu thêm về ngôn ngữ lập trình
C# và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server để xây dụng lên phần mềm quản lý kí

túc xá .
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Xây dựng một phần mềm quản lý kí túc xá để góp phần làm cho công tác
quản lý kí túc của trường đạt hiệu quả cao hơn, thay thế một số công đoạn thủ
công nhưng bất cập trong quá trình quản lý
2.1. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu:
Công tác quản lý kí túc xá tại trường đại học Hùng Vương
- Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung: Cách quản lý kí túc xá trường Đh Hùng Vương
Về không gian: Kí túc xá trường Đại Học Hùng Vương.
Về thời gian: 6/4/2015 – 1/5/2015
2.2. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp khảo sát thực tế: Đến kí túc xá trường Đại Học Hùng Vương
gặp trực tiếp ban quản lý để tìm hiểu các thức quản lý đang áp dụng tại đây. Lấy ý
kiến của người quản lý trong kí túc, khó khăn vướng mắc cần giải quyết và nhu cầu
về một phần mềm quản lý khoa học chất lượng.
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu thực trạng, đọc các tài liệu
giáo trình có liên quan đến quá trình quản lý để đưa ra các giải pháp xây dụng phần
mềm quản lý kí túc xá.
- Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia: Lấy ý kiến trực tiếp giảng viên hướng
dẫn, các giảng viên bộ môn tin để hoàn thành về mặt nội dung và hình thức của bài
thực tập.
2
B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN KÍ TÚC XÁ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG
1.1. Khảo sát hiện trạng:
Chúng ta xây dựng hệ thống mới nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có
phần không phù hợp với nhu cầu của người dùng.

Việc khảo sát nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
- Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất
hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu khắc phục.
Theo khảo sát của nhóm hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Hùng
Vương còn rất nhiều bất cập như :
- Thiếu: Phương tiện quản lý
- Kém: Chu trình quá lâu, nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…
- Tốn: Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm - Xử lý thông tin còn thủ
công, tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt.
Đầu mỗi năm học, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch phân công kiểm tra khả
năng phòng ốc của mỗi khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường. Căn cứ
trên chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm học đó sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị
đón tiếp sinh viên vào ký túc xá. Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc
tiếp nhận sinh viên các khoá vào khu ký túc xá của trường với mức quyết định ưu
tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu ký
túc xá.
Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh vieenn đăng ký
vào ở KTX.
Sau khi đã nhận đầy đủ các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký túc
xá của sinh viên, phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả lời
3
cho sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp
nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở trong ký túc xá.
* Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận
thì phải thong báo và nêu lý do cụ thể.
* Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận
vào ký túc xá, phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết.
* Mức phí ký túc được BGH quy định cụ thể là 150.000đ/1 tháng

Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một học kỳ. Sau mỗi học kỳ, trước
khi nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ
tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX.
Một tháng trước khi hợp đồng nội trú hết han, phòng CTSV của trường phả
thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể.
Việc đăng ký tiếp tục ở tại ký túc cá phải được thực hiện đúng theo lịch do
phòng CTSV đề ra. Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất. Phòng
CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đông thời tiến hành
làm thủ tục đăng ký tạm trú, tạm vắng với công an địa phương trường cư trú .
Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng trong KTX phải được sự đồng ý của
phòng CTSV.
Tất cả sinh viên phải tuyệt đối tuân thủ nội quy của ký túc xá. Mọi trường
hợp muốn đăng ký ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng
CTSV và phải được phòng CTSV phê duyệt.
1.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực
- Tìm hiểu môi trường hoạt động, nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống
chủ quản của kí túc.
- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong kí
túc, và sự phân cấp quyền hạn.
- Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ sổ sách, các tệp cùng với các phương
thức xử lý các thông tin trong kí túc.
4
- Thống kê các phương tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
- Thu thập các đòi hỏi về thông tin, các ý kiến phê phán, phàn nàn về hiện
trạng, các dự đoán, nguyện vọng và kế hoạch tương lai.
- Đánh giá, phê phán hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết.
- Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
1.3. Các công cụ phát triển chương trình
- Ngôn ngữ C#
- SQL Server

1.3.1. Ngôn ngữ C#
Từ khi chiếc máy tính có thể lập trình đầu tiên (First freely programmable
computer) ra đời vào năm 1936 hàng nghìn ngôn ngữ lập trình đã được tạo ra. Có
những ngôn ngữ chết đi vì sự thiếu tâm huyết của người tạo ra nó, sự hạn chế của
chính ngôn ngữ hay không được cộng đồng sử dụng rộng rãi và cũng có cả những
ngôn ngữ trở nên thành công.
Với sự “chống lưng” của Microsoft tháng giêng năm 1999 Anders Hejlsberg
trở thành người phụ trách xây dựng ngôn ngữ lập trình Cool (C-like Object
Oriented Language tiền thân của C#) , ngày 12/2/2002 C# ra đời cùng với .NET
Framework 1.0. Kế thừa và phát triển từ các ngôn ngữ lập trình trước được sự ưu ái
từ hệ điều hành Window.
Cú pháp C# hàm ý, nhưng nó cũng đơn giản và dễ dàng để học. Nếu có kinh
nghiệm với C, C++ hoặc Java thì bạn có thể bắt đầu làm việc hiệu quả trong C# với
một thời gian rất ngắn vì C# có cú pháp tương tự, tuy nhiên C# đơn giản hơn so với
C++ và cung cấp các tính năng mạnh mẽ như các loại giá trị nullable, enumeator,
delegate, biểu thức lambda và việc truy cập bộ nhớ trực tiếp (Unsafe code) mà bạn
không tìm thấy trong một ngôn ngữ Java.
C# hỗ trợ kiểu dữ liệu và phương thức chung( giống Java), ứng dụng C#
nhanh bảo mật và mã nguồn có thể tái sử dụng.
5
Là một ngôn ngữ hướng đối tượng. C# hỗ trợ các khái niệm về đóng gói
ncapsulation, thừa kế inhertiance và đa hình polymorphism. Tất cả các biến và
phương thức, bao gồm cả phương thức override virtual methods, được đóng gói
trong class. Một lớp có thể thừa trực tiếp từ một lớp cha, nhưng nó có thể thực hiện
nhiều interfaces khác nhau
Ngoài những nguyên tắc cơ bản của ngôn ngữ hướng đối tượng, C# còn có
những sáng tạo riêng: Encapsulation, Properties, Attribute, XML, Language-
Integrated Query (LINQ).
Việc sử dụng đối tượng COM hoặc Win32 DLLs thông qua “Interop” đã trở
nên dễ dàng. Thậm chí C# hỗ trợ con trỏ và các khái niệm của mã “không an toàn”

đối với những trường hợp mà trong đó truy cập bộ nhớ trực tiếp là tuyệt đối quan
trọng. Đặc biệt quy trình xây dựng ứng dụng trong C# đơn giản hơn so với C và C+
+ và linh hoạt hơn trong Java.
1.3.2. SQL Server
SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Relational
DatabaseManagement System (RDBMS) ) sử dụng Transact-SQL để trao đổi dữ
liệu giữa Clientcomputer và SQL Server computer. Một RDBMS bao gồm
databases, database engine và các ứng dụng dùng để quản lý dữ liệu và các bộ phận
khác nhau trong RDBMS.
SQL Server được tối ưu để có thể chạy trên môi trường cơ sở dữ liệu rất lớn
(VeryLarge Database Environment) lên đến Tera-Byte và có thể phục vụ cùng lúc
cho hàng ngàn user. SQL Server có thể kết hợp "ăn ý" với các server khác như
Microsoft InternetInformation Server (IIS), E-Commerce Server, Proxy Server Các
phiên bản của SQL Server :
Enterprise: Hỗ trợ không gian giới hạn số lượng CPU và kích thước
Database.Hỗ trợ không giới hạn RAM (nhưng tùy thuộc vào kích thước RAM tối
đa mà HĐH hỗ trợ) và các hệ thống 64bit.
6
Standard: Tương tự như Enterprise nhưng chỉ hỗ trợ 4 CPU. Ngoài ra phiên
bản này cũng không được trang bị một số tính năng cao cấp khác. Workgroup:
Tương tự Standard nhưng chỉ hỗ trợ 2 CPU và tối đa 3GB RAM
Express: Bản miễn phí, hỗ trợ tối đa 1CPU, 1GB RAM và kích thước
Database giới hạn trong 4GB.
*) RDBMS của SQL Server có nhiệm vụ:
- Duy trì các quan hệ giữa các dữ liệu trong database.
- Bảo đảm dữ liệu được lưu trữ đúng và hợp lệ theo các quy tắc đã đưa ra.
- Phục hồi tất cả các dữ liệu khi cần.
*) OLTP database:
- Dữ liệu được lưu trong các table có quan hệ đến giảm dư thừa dữ liệu và
tăng tốc độ cập nhật.

- Cho phép một số lượng lớn user thực hiện các transaction một cách đồng thời.
*) OLAP Databases:
- Hỗ trợ phân tích viên đưa ra các giải pháp, các mô hình dữ liệu.
*) Là những chương trình mà Users dùng để truy xuất dữ liệu trong DBMS
SQL là ngôn ngữ lập trình mà SQL Server sử dụng:
- XML
- MDX
- OLE DB và ODBC APIs
- ADO
- English Query
7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU VÀ PHÂN TÍCH,
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
2.1. Thực trạng của Ký túc xá trường Đại Học Hùng Vương
2.1.1. Thực trạng
Hiện nay tại trường Đại Học Hùng Vương các máy tính đều dùng các phần
mềm như: Office 2003, Excel 2003. Đối với nhân viên quản lý phần lớn thường sử
dụng phần mềm là Word và Excel . Nhà chưa sử dụng một phần mềm quản lý nào,
việc quản lý KTX mới chỉ sử dụng Excel. Tuy việc sử dụng Excel có nhiều thuận
lợi như không tốn kém, dễ sử dụng và dễ bảo quản… nhưng có nhiều khó khăn
như mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo, tốc độ xử lý giảm … Vì vậy, Nhà trường
cần có một phần mềm quản lý KTX riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý.
Trước tình hình của trường, trong thời gian thực tập này em quyết định chọn
đề tài :” Xây dựng phần mềm quản lý Ký túc xá trường Đại học Hùng Vương”.
Phần mềm này sẽ góp phần trợ giúp trường có nhiều thuận lợi và hiệu quả
hơn trong việc quản lý KTX.
2.1.2. Ưu điểm
- Nhà trường có đội ngũ nhân viên có năng lực, nghiệp vụ chuyên môn cao.
- Đội ngũ chuyên môn sử dụng thành thạo Excel hoàn thành công việc, đáp
ứng được phần nào yêu cầu công việc và một phần trong quản lý KTX.

2.1.3. Hạn chế
Với yêu cầu công việc liên tục tăng cao hiện nay thì việc sử dụng excel trong
quản lý KTX càng bộc lộ nhiều hạn chế như:
- Việc lưu trữ thông tin trên máy tính gây nhiều bất tiện trong việc sử dụng
nhiều giấy tờ, sổ sách… và tính bảo mật thông tin không được nâng cao.
- Với yêu cầu lớn tốn nhiều thời gian, công sức.
- Chỉ áp dụng với công việc nhỏ lẻ.
- Tra cứu thông tin mặt hàng gặp khó khăn.
- Báo cáo, quản lý tốn nhiều thời gian.
8
2.1.4. Đề xuất giải pháp
Trong thời gian thực tập và khảo sát thực trạng của nhà trường em thấy cần
có một phần mềm quản lý KTX thay thế việc làm thủ công và giúp bộ phận quản lý
của trường để làm việc nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.
Phần mềm quản lý KTX sẽ có được những ưu điểm hơn so với việc sử dụng
excel hiện nay:
- Tìm kiếm, cập nhật thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác hơn.
- Thao tác trên cơ sở dữ liệu thuận tiện, tốn ít thời gian.
2.2. Thiết kế hệ thống
2.2.1 . Mô tả hệ thống
Hệ thống quản lý sinh viên ngoại trú bao gồm có 4 chức năng chính:
* Quản lý thông tin sinh viên :
- Thêm sinh viên
- Sửa sinh viên
- Xóa sinh viên
* Quản lý phòng
- Thêm phòng
- Sửa phòng
- Xóa phòng
* Quản lý dãy

- Thêm dãy
- Sửa dãy
- Xóa dãy
* Tra cứu
- Tra cứu sinh viên
- Tra cứu phòng
9
2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng
10
Yêu cầu/đáp
ứng hồ sơ
Hồ sơ SV
Yêu cầu/đáp
ứng yêu cầu
Yêu cầu/đáp
ứng tìm kiếm
Xử lý thông tin
2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu
2.2.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 2.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
11
QLKTX
Ban quản lý
Sinh viên
2.2.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 2.3: Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh
12
Quản lý sinh
viên

Quản lý
phòng
Tra cứu
Quản lý dãy
Người truy cập
Ban quản lý
Kết quả
Y/c cập nhật hồ sơ
Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả tìm kiếm
Y/c thống kê phòng
Danh sách phòng
Báo cáo
Yêu cầu báo cáo
Yêu cầu tìm kiếm
Kết quả
Hồ sơ
phòng
Hồ sơ
Phòng
2.2.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Hình 2.4 Chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên
13
Chỉnh
sửa dãy
Cập
nhật
h/s SV
Chỉnh sửa

phòng
Ban quản lý
Sinh viên
Hồ
sơ
sinh
viên
Hình 2.5 Chức năng chỉnh sửa hồ sơ
14
Quản lý Sinh
viên
Quản lý
phòng
Tra cứu
Quản lý dãy
Ban quản lý
Kết quả
Y/c sửa thông tin
Sinh viên
Y/c tra cứu
Kết quả
Y/c sửa thông tin
phòng
Kết quả
Kết quả
Y/c thống kê dãy
Hồ sơ sinh viên
Thống kê dãy
Hồ sơ sinh viên
Phòng

Hình 2.6 Chức năng thống kê
15
Ban quản lý
Thống kê
theo danh
sách
Thống kê
theo số
lượng
TT yêu cầu
TT Đáp
ứng
TT Đáp ứng
TT yêu cầu
2.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu
Hình 2.7 Sơ đồ thực thể liên kiết
16
2.3 Mô hình dữ liệu
2.3.1 Mô hình dữ liệu quan hệ
Từ các kiểu thực thể được hệ thống ở trên, căn cứ vào quá trình khảo sát
thực tế và sau các bước thực hiện, đã xây dựng lược đồ dữ liệu theo mô hình
quan hệ
Hình 2.8 Mô hình dữ liệu quan hệ
17
Họ tên
Ngày sinh
Giới tính
Thường trú
Lớp
Mã khoa

Mã phòng
Phòng trưởng
Hồ sơ sinh viên
Mã dãy
Tên dãy
Danh sách dãy
Phòng
Mã KTX
Mã phòng
Loại phòng
2.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Bảng 2.1 Hồ sơ
Bảng 2.2 Kỉ Luật
18
Bảng 2.3 Phòng
Bảng 2.4 Người Dùng
19
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM, THIẾT KẾ
3.1. Công cụ triển khai.
Ngôn ngữ sử dụng : - Ngôn ngữ lập trình C#
Phần mềm sử dụng: - SQL sever 2008
3.2. Thiết kế giao diện của chương trình.
Hình 3.1 Giao diện chính chương trình
20
3.2.1. Các Form của hệ thống
3.2.1.1. Form đăng nhập
Hình 3.2 Form đăng nhập
21
3.2.2. Các From chương trình

3.2.2.1. Form quản lý sinh viên
Bao gồm quản lý các thông tin chính của sinh viên đó, như họ tên, ngày sinh,
giới tính, địa chỉ, số cmnd, điện thoại, dan tộc, thân nhân, tôn giáo……
Hình 3.3 Form chỉnh sửa hồ sơ sinh viên
22
3.2.2.2. Form quản lý phòng
Bao gồm các thông tin về phòng trong KTX, tình trạng các phòng trong dãy,
các sinh viên trong phòng :
Hình 3.4 Form Phòng
23
3.2.2.3. Form quản lý dãy
Bao gồm các thông tin về dãy trong KTX, tình trạng các phòng trong dãy, các sinh
viên trong phòng :
Hình 3.5 Form Chỉnh sửa dãy
3.2.3. Các Form Tra cứu
3.2.3.1. Form tìm Sinh viên
Chức năng này sẽ cung cấp toàn bộ các yêu cầu về sàng lọc dữ liệu. Khi có
yêu cầu lấy một dữ liệu nào đó về sinh viên thì chương trình sẽ tìm kiếm dữ liệu
đó theo mã sinh viên hoặc tên sinh viên rồi sàng lọc và chỉ lấy ra một dữ liệu đó
chứ không phải là toàn bộ danh sách .
24
Hình 3.6 Form Tra cứu
25