PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (678.43 KB, 61 trang )
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN
XUẤT NỘI THẤT KB” ngoài sự cố gắng của bản thân qua quá trình học tập còn có
sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, thầy cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ nhân
viên trong công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.
Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô
Khoa Hệ thống thông tin kinh tế cùng toàn thể thầy cô giáo trong Trường Đại học
Thương Mại đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời
gian học tập tại trường.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo Nguyễn Quang Trung và cô
giáo Nguyễn Hằng Giang đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong thời
gian đi thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban giám đốc cùng toàn thể
nhân viên, các phòng ban của Công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.đã cung
cấp đầy đủ thông tin và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em
có thể nắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Sinh viên thực hiện
Trịnh Tiến Dũng
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
i
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
MỤC LỤC
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
ii
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sơ đồ 3.14: Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hồ sơ nhân viên Error: Reference source
not found
Sơ đồ 3.15: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình công tác Error: Reference
source not found
!"#$%$&'()*+
,'-#.&/01(2134$,
,'56.&71879$:;
,,'56.&7187<=1.>/?$;
,@'56.&7187<=1.>/?$(A:+
,;'56.&7187<=1.>:1)8$:<.41+
,+'56.&7187<=1.>:1BC
,C'5!.&71871D/D&#BC
,E'5!.&71871D/DF/.&$8A.G$E
,H'56.&71871D/D&#(7"I$(JDE
,K'56.&71871D/D:1L$:1H
,'5!.&71D/D:. AMAH
,'5!.&71871D/D)$"#$,K
,,'56.&N/,
-#.&,@'56.&O1=1P$B<&#B,,
-#.&,;'56.&O1=1P$1D/D:1L$:1,@
,+'56.&O1=1P$1D/D:(7"I$(JD,;
,C'56.&O1=1P$1D/D:. AMA,+
,E'56.&O1=1P$1D/D)$"#$,C
,H'56.&O1=1P$):A1:AL$"#$,E
,K'56.&O1=1P$):A1:AL$,H
,EQA<.P$D/34$@@
,HQA<$8AR31S1T834$@+
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
iii
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
,KQA<$8AR3UD/D&#BV@+
,QA<$8AR3UD/D/?$)8V@C
,QA<$8AR3UW<(<BV@C
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
iv
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT Từ viết tắt Ý nghĩa
1. HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý
2. CSDL Cơ sở dữ liệu
3. DN Doanh nghiệp
4. HTTT Hệ thống thông tin
5. NS Nhân sự
6. KT Kế toán
7. BGĐ Ban giám đốc
8. HĐLĐ Hợp đồng lao động
9. HSNV Hồ sơ nhân viên
10. QTĐT Quá trình đào tạo
11. HSKTKL Hồ sơ khen thưởng kỷ luật
12. BHXH Bảo hiểm xã hội
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
v
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
PHẦN 1. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quản lý nhân sự.
Một trong những nhân tố mang tính quyết định sự phát triển của toàn bộ nền kinh
tế nói chung và các công ty nói riêng là nhân tố con người. Trong các yếu tố vật chất
cấu thành nên hoạt động của công ty như vốn, trụ sở làm việc, trang thiết bị, nhân lực
và môi trường thì nhân lực là yếu tố quyết định nhất. Chính vì thế mà công tác quản lý
nhân sự có vai trò đặc biệt quan trọng và ngày càng được các nhà quản lý quan tâm
nghiên cứu xem đây là một chức năng cốt lõi của tiến trình quản lý. Quản lý nhân sự là
một bộ phận khó khăn nhất trong công tác quản lý, có quan hệ lớn đến sự thành, bại
đối với các doanh nghiệp, các tổ chức đơn vị. Đặc biệt trong nền kinh tế tri thức, khi
mà sự cạnh tranh trong sản xuất kinh doanh đang ngày càng trở nên gay gắt thì các
doanh nghiệp cần hoàn thiện công tác quản lý nhân sự. Từ đó mới có thể đẩy mạnh sự
đóng góp của người lao động với công ty, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ, đóng góp sáng
kiến vào các mục tiêu kinh doanh, chịu trách nhiệm về công việc mình làm và nâng
cao năng suất lao động hơn nữa.
Những năm gần đây, khi tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát
triển của nền kinh tế mở thì công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò quan
trọng và đã trở thành một ngành công nghệ mũi nhọn, là ngành khoa hoc kỹ thuật
không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: quản lý, kinh tế,
thông tin…công nghệ thông tin giúp cho việc quản lý, kinh doanh nhanh gọn hơn,
chính xác hơn. Chính vì vậy mà mỗi doanh nghiệp cần hiện đại hóa bộ máy quản lý để
nâng cao sức cạnh tranh, đạt được vị thế vững chắc trên thị trường và tối đa hóa lợi
nhuận doanh nghiệp. Công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp quản lý một cách tốt
nhất thông tin về tình hình tài chính cũng như về nhân sự. Xây dựng một hệ thống
quản lý thông tin nhân sự là một công việc hết sức cần thiết của mọi doanh nghiệp.
Hiện nay, các hoạt động về quản lý nhân sự đã được triển khai rộng rãi ở hầu hết
các công ty trong đó có cả công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB. Việc
ứng dụng các hoạt động về quản lý nhân sự đã giúp đỡ được một phần trong việc phân
bổ và sử dụng nhân sự ở các bộ phận trong công ty. Tuy nhiên, công ty mới chỉ quan
tâm đến các vấn đề về chính sách phát triển, tài chính mà đôi khi chưa chú trọng trong
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
1
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
việc sử dụng hợp lý nguồn nhân lực phù hợp với trình độ, năng lực của từng cán bộ,
nhân viên trong doanh nghiệp, điều đó dẫn đến hiệu quả công việc chưa thực sự đạt
kết quả tốt nhất. Nếu nhìn nhận đúng hơn thì vẫn có những người được phân công
đúng công việc, đúng trình độ tuy nhiên lại không thể phát huy được khả năng của
mình. Một phần vì thiếu trang thiết bị phục vụ công việc, hoặc chế độ đãi ngộ chưa tốt
như tiền lương không đủ bù đắp cuộc sống, khiến cho những người có trình độ không
thể tận tâm làm đúng công việc của mình.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý nhân sự tại công ty cổ xây dựng
và sản xuất nội thất KB em đã chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân
sự tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB” nhằm đề xuất một số giải
pháp hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự của công ty.
1.2 Tổng quan về phân tích và thiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự
Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, công trình, sinh viên lựa chọn các mảng đề tài
liên quan đến HTTT quản lý nhân sự để nghiên cứu, làm khóa luận cũng như các ứng
dụng đã triển khai vào thực tế. Sau đây là một số đề tài mà em đã có cơ hội tham khảo:
Đề tài thứ nhất là Khóa luận tốt nghiệp “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
quản lý nhân sự của Công ty Cổ phần phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST ” của Lê
Bá Khánh Duy – Lớp 45B – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Đề tài đã đi sâu vào
phân tích vào phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho doanh nghiệp Tuy nhiên
đề tài chưa thể hiện hết ý nghĩa và tầm quan trọng của HTTT quản lý nhân sự tới các
hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích cơ sở dữ liệu chưa được chặt
chẽ, các kết xuất, báo cáo của phần mềm chưa mang tinh quản trị cao.
Thứ hai là Khóa luận “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty
bảo hiểm dầu khí Việt Nam” của Nguyễn Thị Thảo – Lớp 46A – Trường Đại học Kinh
tế Quốc dân. Tác giả đã xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự cho Công ty bảo hểm
dầu khí Việt Nam. Đề tài chỉ ra được tính đặc thù trong quản lý nhân sự của một công
ty bảo hiểm, đặc biệt là công ty dầu khí. Tuy nhiên, hạn chế của đề tài đó là quy trình
xử lý thông tin, các sơ đồ logic đang còn khá đơn giản
Cuối cùng là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại
TRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung – Lớp 47A – Trường Đại học
Kinh tế Quốc dân. Khác với hai đề tài trước đó, đề tài này tập trung vào xây dựng
HTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu mà không đi xây dựng phần mềm. Đề
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
2
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
tài đã giải quyết được bài toán quản lý nhân sự mà công ty đã đặt ra: Đầy đủ chức
năng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng ra vào thông tin hợp lý và các báo cáo, kết xuất mang
tính quản trị cao. Đây có thể coi là một đề tài thành công nếu tác giả xây dựng được phần
mềm hoàn chỉnh nhưng trên thực tế tác giả chưa giải quyết được vấn đề này.
1.3 Mục tiêu phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Mục tiêu nghiên cứu đề tài là thông qua quá trình phân tích và đánh giá chu trình
quản lý nhân sự tai công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB, để tìm ra những
vướng mắc, sai sót, không hợp lý nhằm định hướng phát triển,
Ngoài ra mục tiêu của để tài còn hướng tới phân tích, thiết kế HTTT quản lý
nhân sự thông qua các biểu đồ logic như biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng
dữ liệu….
1.4 Đối tượng và phạm vi phân tích thiết kế
Đối tượng nghiên cứu đề tài: Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây
dựng và sản xuất nội thất KB với hoạt động chính là quản lý nhân sự tiền lương.
Phạm vi nghiên cứu đề tài: Đề tài nghiên cứu hệ thống quản lý nhân sự được
thực hiện trong phạm vi nghiên cứu tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất
KB, chủ yếu ở phòng ban nhân sự công ty. Những dữ liệu về công ty được sử dụng
trong đề tài là hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây.
1.5 Phương pháp thực hiện đề tài
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tìm hiểu nghiên cứu các văn bản, tài liệu có
liên quan đến đề tài nghiên cứu qua Internet, sách và các bài báo. Phân tích, tổng hợp
các tài liệu có liên quan đến đề tài.
Phương pháp thống kê, thu thập số liệu bằng cách sử dụng phiếu điều tra và
phỏng vấn : Tiến hành phát phiếu điều tra cho một số nhân viên trong công ty, lấy ý
kiến của các nhân viên này đối với phương thức quản lý nhân sự hiện tại của Ngân
hàng và thái độ của họ về việc thay đổi phương pháp quản lý. Ngoài ra có thể tiến
hành phỏng vấn cán bộ quản lý nhân sự về một số vấn đề liên quan đến nhân sự.
Phương pháp phân tích, tổng hợp, xử lý và đánh giá: Sử dụng ứng dụng
Microsoft Office Excel 2007 để xử lý các số liệu thu thập được và vẽ biểu đồ minh
họa. Vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa các số liệu đã
qua xử lý để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, để đánh giá thực
trạng việc quản lý nhân sự trong thời điểm hiện tại và định hướng phát triển trong
tương lai.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
3
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp so sánh đối chiếu : Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển kết hợp thu
thập và đối chiếu thông tin , dữ liệu thu được từ các nguồn khác (qua Internet, các bài
báo,…) chọn được thông tin phù hợp với khóa luận qua đó tìm ra và giải quyết những
khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong quá trình quản lý, giúp ta đánh giá được
năng lực quản lý hiện tại của ngân hàng và đưa ra được các giải pháp phù hợp nhất.
1.6 Kết cấu của khóa luận.
Ngoài danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần
tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần:
Phần I. Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự.
Phần II. Cơ sở lý luận và thực trạng của hệ HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ
Phần xây dựng và sản xuất nội thất KB
Phần III. Định hướng phát triển và đề xuất hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự tại
Công ty Cổ Phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
4
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT
NỘI THẤT KB.
2.1 Cơ sở lý luận
2.1.1 Các khái niệm cơ bản
Quản lý nhân sự
Hoạt động quản lý nhân sự ra đời từ thời trung cổ và phát triển mạnh mẽ vào cuối
thế kỉ 19, đầu thế kỉ 20. Trải qua một quá trình phát triển lâu dài như vậy đã chứng tỏ
đây là một hoạt động quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một DN
nào. Quản lý nhân sự là khoa học quản lý con người dựa trên niềm tin cho rằng nhân
sự đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của tổ chức hay doanh
nghiệp. Một tổ chức, DN có thể tăng lợi thế cạnh tranh của mình bằng cách sử dụng
lao động một cách hiệu quả, tận dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạt
được các mục tiêu đề ra. Quản lý nhân sự nhằm mục đích tuyển chọn những người có
năng lực, nhanh nhạy và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt động và khen thưởng
kết quả hoạt động cũng như phát triển năng lực của họ.
Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng
số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả DN và nhân viên mới. Khi
lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân
viên lẫn công ty đều có lợi.
Quản lý nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản
lý, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong
bất cứ DN nào. Quản lý nhân sự là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học vừa
mang tính nghệ thuật vì quản lý nhân sự là một lĩnh vực gắn bó đến văn hóa tổ chức và
chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực nào.
Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị
căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
- Phân tích công việc.
- Tuyển dụng nhân viên.
- Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích
thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
5
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin
Khái niệm: Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, khái niệm về hệ thống
thông tin được hiểu như sau:
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng
hoạt động để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh
ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi.
Thông tin được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận
được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện
các mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Nói đến thông tin là phải nói đến hai
chủ thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận
thông tin).
Hệ thống thông tin
HTTT là hệ thống bao gồm người, thủ tục và các nguồn lực để tiến hành thu
thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.
HTTT đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống
quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý
Theo giáo trình Hệ thống thông tin quản lý thì HTTTQL được hiểu như sau:
Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS)
là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều
hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTTQL là một cơ sở dữ
liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông
tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống.
Vai trò và nhiệm vụ: HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh
thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách
hàng. Là một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả
việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân. Ngày nay, một số DN coi
HTTT là yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi
thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu.
HTTT quản lý có nhiệm vụ:
Nhiệm vụ đối ngoại: Thu thập thông tin từ phía ngoài hệ thống phục vụ các hoạt
động bên trong của hệ thống đồng thời đưa các thông tin ra bên ngoài như các thông
tin về giá cả thị trường, sức lao động, nhu cầu hàng hóa.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
6
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Nhiệm vụ đối nội: HTTT làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ kinh
doanh, cung cấp thông tin cho hệ tác nghiệp và các hệ đưa ra quyết định như các thông
tin phản ánh tình trạng nội bộ của cơ quan tổ chức trong hệ thống đồng thời thông tin
về tình trạng hoạt động kinh doanh của hệ thống thông tin của DN.
Các loại HTTT quản lý thông dụng
Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo
lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng
Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một phần
đặc biệt của HTTT quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan
đến các nghiệp vụ tài chính.
Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong
bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin
khách hàng…
Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản
phẩm. Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất…
Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh
giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông
tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức.
Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và
hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa
thải nhân viên trong DN…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa DN và đội ngũ nhân
viên của DN.
Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý
Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp.
Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác
định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách
chung và hoạch định những đường lối phát triển.
Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng
các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn.
Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu
lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng
phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
7
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng,
quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh
nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của
doanh nghiệp.
Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát
- Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hết hạn,
quản lý thử việc.
- Quản lý chấm công: Quản lý nghỉ phép, quản lý vào ra công ty, quản lý nhật ký
làm việc, quản lý đăng ký lịch làm việc, tích hợp máy chấm công.
- Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theo sản phẩm.
- Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp.
- Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản.
- Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đánh giá học viên và giáo viên.
Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin
quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy
tính điện tử, các chương trình quản lí nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các
thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự.
Hoạt động quản lý nhân sự của DN chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Mỗi một
yếu tố lại có những tác động khác nhau, có những tác động khác nhau, có thể tác động
nhiều hay ít, theo chiều tích cực hoặc tiêu cực. Ở đây có thể chia các nhân tố này làm
hai nhóm, đó là nhóm yếu tố bên trong trong DN và yếu tố bên ngoài DN.
Nhóm yếu tố bên ngoài DN gồm có bối cảnh kinh tế, dân số, khoa học kỹ thuật,
đối thủ cạnh tranh. Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay thì môi trường
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
8
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
bên ngoài cũng thay đổi rất nhanh chóng. Điều này đòi hỏi các DN muốn tồn tại phải
luôn tự đổi mới để không trở nên tụt hậu, làm giảm khả năng cạnh tranh của mình.
Nhóm yếu tố bên trong DN gồm đội ngũ nhân viên, nhà quản lý, mục tiêu, triết
lý và các chính sách về quản lý nhân sự của DN. Việc áp dụng các thông lệ tốt trong
quản lý nguồn nhân lực rất quan trọng để đạt được kết quả kinh doanh tốt. Tuy nhiên ở
một số DN điều kiện tại nơi làm việc và quan hệ trong công việc có thể không khuyến
khích nhân viên cố gắng hết sức. Hiệu quả làm việc của nhân viên được xác định bằng
những phương pháp không mang tính xây dựng.
Do vậy, để vượt qua những thách thức này người quản lý cần phải học hỏi nhiều
hơn cách tìm và áp dụng các phương pháp để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả hơn
trong doanh nghiệp của mình.
2.1.2. Lý thuyết về phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý
HTTT nào cũng có một đời sống, lúc khai sinh tới lúc bị phế bỏ. Đó là một quá
trình trải qua một số giai đoạn nhất định. Các giai đoạn đó là: Tìm hiểu nhu cầu, phân
tích, thiết kế, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng. Trong đó giai đoạn phân tích, thiết kế
được đánh giá là quan trọng nhất.
Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy
hệ thống phải thực hiện những việc gì và dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào,
có cấu trúc ra sao.
Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho
hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại
thích ứng với các ràng buộc trong thực tế.
Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
2.1.2.1 Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng:
Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chính
thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhắm đến thực hiện một công
việc nhất định.
Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp
tục phân rã bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay, sử
dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng.
Sơ đồ phân cấp chức năng
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
9
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ
thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần
phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức
năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát
đến chi tiết theo cấu trúc hình cây.
Đặc điểm của BPC là:
- Cho một cách nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng,
nhiệm vụ cần thực hiện.
- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống
- Có tính chất tĩnh, vì PBC chỉ cho thấy các chức năng mà không thấy trình tự xử lý.
- Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa chức năng
Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá
trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau:
- Diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu
hỏi “Làm như thế nào?”.
- Chỉ rõ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả
- Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần
nào thấy được trình tự thực hiện giữa chúng
Sơ đồ thực thể liên kết E –R:
Mô hình thực thể liên kết là mô hình hóa thế giới thực dưới dạng một tập hợp các
kiểu thực thể, mỗi kiểu này được định nghĩa bởi một tập hợp các kiểu thuộc tính. Các
kiểu thực thể được kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết.
Các thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định
trong thế giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.
Các thuộc tính là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thực
thể. Một hay một tập kiểu thuộc tính của một kiểu thực thể được gọi là một khóa nếu
giá trị của nó cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau.
2.1.2.2 Phương pháp hướng đối tượng:
Các tiếp cận hướng đối tượng là một cách tư duy theo hướng ánh xạ các thành
phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực. Một hệ thống được chia thành
các phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả hành động và các
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
10
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
dữ liệu liên quan đến đối tượng đó. Các đối tượng trong một hệ thống tương đối độc
lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng đó lại với
nhau thông qua mối quan hệ tương tác giữa chúng.
Các biểu đồ quan trọng:
Biểu đồ use case: Biểu đồ ca sử dụng trình bày một số tác nhân ngoài và sự liên
hệ của chúng với các ca sử dụng mà hệ thống cung cấp. Một ca sử dụng là một diễn tả
của một chức năng mà hệ thống có khả năng cung cấp. Ca sử dụng có thể được đặc tả
bằng một văn bản hay một biểu đồ hoạt động, ở đó chỉ đề cập hệ thống làm gì, chứ
không nói hệ thống làm như thế nào.
Biểu đồ lớp: Biểu đồ lớp phô bày cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ thống. Các
lớp biểu diễn cho các sự vật mà hệ thống quan tâm. Các lớp có thể liên quan với nhau
theo nhiều cách: Liên kết (kết nối với nhau), phụ thuộc (lớp này phụ thuộc hay dùng
một lớp khác), khái quát hóa (một lớp được khái quát hóa thành một lớp khác) và gói
(cùng gom vào một gói). Các mối liên quan đó được trình bày trong biểu đồ lớp cùng
với cấu trúc bên trong của mỗi lớp, gồm các thuộc tính và các thao tác. Biểu đồ lớp
được xem là tĩnh vì cấu trúc mà nó mô tả luôn luôn đúng vào mọi lúc trong chu trình
sống của hệ thống. Thông thường thì hệ thống được mô tả bởi một số biểu đồ lớp (chứ
không phải là gom tất mọi lớp vào cùng một biểu đồ), và một lớp có thể tham gia vào
nhiều biểu đồ.
Biểu đồ tuần tự: Là một trong hai biểu đồ tương tác chính, với chủ ý làm nổi bật
trình tự theo thời gian của các thông điệp. Nó trình bày một tập hợp các đối tượng
cùng với những thông điệp chuyển giao giữa chúng với nhau. Các đối tượng nó đây
thường là các cá thể có tên hay khuyết danh của các lớp, song thế vào chỗ các đối
tượng, cũng có thể là các đối tác, các hợp tác, các thành phần, các nút.
Biểu đồ trạng thái: Có những đối tượng có những phản ứng kinh hoạt trước
những sự kiện từ ngoài tới. Hành vi của loại đối tượng này được miêu tả bởi biểu đồ
trạng thái. Biểu đồ trạng thái trình bày các trạng thái có thể của đối tượng và chỉ rõ đối
tượng nào đó vừa được thỏa mãn, mà đối tượng tiếp nhận qua thông điệp gửi tới từ
một đối tượng khác. Một sự thay đổi trạng thái gọi là một dịch chuyển. Có thể có các
hành động xảy ra gắn với trạng thái hay với bước dịch chuyển. Biểu đồ trạng thái
không phải vẽ cho tất cả các lớp, mà chỉ riêng cho các lớp mà đối tượng của nó có khả
năng ứng xử trước các sự kiện xảy đến tùy thuộc vào trạng thái hiện tại của nó.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
11
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Ưu điểm của mô hình hướng đối tượng
Đối tượng độc lập tương đối: che giấu thông tin, việc sửa đổi một đối tượng
không gây ảnh hưởng lan truyền sang đối tượng khác.
Những đối tượng trao đổi thông tin được với nhau bằng cách truyền thông điệp
làm cho việc liên kết giữa các đối tượng lỏng lẻo, có thể ghép nối tùy ý, dễ dàng bảo
trì, nâng cấp, đảm bảo cho việc mô tả các giao diện giữa các đơn thể bên trong hệ
thống được dễ dàng hơn.
Việc phân tích và thiết kế theo cách phân bài toán thành các đối tượng là hướng
tới lời giải của thế giới thực.
Các đối tượng có thể sử dụng lại được do tính kế thừa của đối tượng cho phép
xác định các modul và sử dụng ngay sau khi chúng chưa thực hiện đầy đủ các chức
năng và sau đó mở rộng các đơn thể đó mà không ảnh hưởng tới các đơn thể đã có.
Hệ thống hướng đối tượng dễ dàng được mở rộng thành các hệ thống lớn nhờ
tương tác thông qua việc nhận và gửi các thông báo.
Xây dựng hệ thống thành các thành phần khác nhau. Mỗi thành phần được xây
dựng độc lập và sau đó ghép chúng lại với nhau đảm bảo được có đầy đủ các thông tin
giao dịch.
Việc phát triển và bảo trì hệ thống đơn giản hơn rất nhiều do có sự phân hoạch
rõ ràng, là kết quả của việc bao gói thông tin và sự kết nối giữa các đối tượng thông
qua giao diện, việc sử dụng lại các thành phần đảm bảo độ tin cậy cao của hệ thống.
Cho phép áp dụng các phương pháp phát triển mà gắn các bước phát triển, thiết
kế và cài đặt trong quá trình phát triển phần mềm trong một giai đoạn ngắn.
Quá trình phát triển phần mềm đồng thời là quá trình cộng tác của khách hàng
người dùng nhà phân tích, nhà thiết kế, nhà phát triển, chuyên gia lĩnh vực, chuyên gia kỹ
thuật…nên lối tiếp cận này khiến cho việc giao tiếp giữa họ với nhau được dễ dàng hơn.
Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích và
thiết kế hướng đối tượng là tính tái sử dụng: bạn có thể tạo các thành phần (đối tượng)
một lần và dùng chúng nhiều lần sau đó. Vì các đối tượng đã được thử nghiệm kỹ càng
trong lần dùng trước đó, nên khả năng tái sử dụng đối tượng có tác dụng giảm thiểu lỗi
và các khó khăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
12
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong
phát triển phần mềm và tạo ra các thế hệ phần mềm có quy mô lớn, có khả năng thích
ứng và bền chắc.
2.1.3 Phân định nội dung nghiên cứu.
Đề tài nghiên cứu về quản lý nhân sự trong công ty cổ phần xây dựng và sản xuất
nội thất KB . Trong phạm vi đề tài sẽ nghiên cứu 2 vấn đề:
-Quản lý nhân viên: Bao gồm các nhân viên hành chính sự nghiệp đang làm cho
công ty và nhân viên làm theo hợp đồng có thời hạn do công ty kí.
- Quản lý tiền lương: Hoạt động trả tiền lương cho nhân viên theo phương thức
trả trực tiếp tại phòng kế toán. Tùy theo năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên
mà sẽ có thêm phần lương thưởng và phạt.
2.2 Phân tích ,đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty
Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.
2.2.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB.
Tên đơn vị : CÔNG TY CP XÂY DỰNG VÀ SẢN XUẤT NỘI THẤT KB.
Tên tiếng Anh: KB INTERIOR PRODUCTION AND CONSTRUCTION JSC.
Tên viết tắt: KBIS.
Trụ sở chính: Số 38 Ngõ 258 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
Điện thoại: 84.4. 3762 974
Fax : 84.4. 3762 9742
Tài khoản : 222 100 000 58866 tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam -
Chi nhánh Thanh Xuân, Hà Nội.
Văn phòng giao dịch:
Địa chỉ: Tầng 8, 9 tòa nhà Red Building, 169 Bùi Thị Xuân, Hà Nội
Điện thoại : 84.4.39748722
Fax : 84.4.39748835
Email :
Website : www.KBis.vn
Tư cách pháp nhân:
Công ty Cổ phần Xây dựng và Sản xuất nội thất KB được chuyển đổi từ Công ty
TNHH Công nghệ Sản xuất KIT - Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
13
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
0102013814 do Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp
ngày 30/08/2004.
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số 0101530620 do Phòng Đăng ký kinh
doanh - Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 23 tháng 02 năm 2007. Đăng ký
thay đổi lần thứ 3 ngày 10 tháng 01 năm 2014.
2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Các lĩnh vực hoạt động:
Sản xuất, gia công các mặt hàng: vách ngăn quầy, bàn, ghế, tủ, ghế ngồi văn
phòng , nhập khẩu đồ rời
Các mặt hàng kinh doanh: thiết kế và thi công nội thất các trụ sở làm việc, tòa
nhà cao tầng và Văn phòng ở trong nước và Quốc tế.
Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần.
- Sơ đồ hệ thống tổ chức và cơ cấu nhân sự.
-Các phòng, ban chức năng của công ty:
+ Hội đồng quản trị + Phòng thiết kế
+ Ban Giám đốc + Phòng thi công
+ Ban ISO + Bộ phận đấu thầu
+ Phòng kiểm soát + Bộ phận bảo hành
+ Phòng Tài chính-Kế toán + Khối nhà máy sản xuất
+ Phòng Hành chính-Nhân sự + Phòng Kinh doanh
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
14
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
-Sơ đồ Tổ chức
2.2.3 Phân tích thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần
xây dựng và sản xuất nội thất KB.
Chính sách nhân sự
Công ty luôn xem nguồn lực là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự
thành bại của công ty. Chính vì thế, chính sách nhân sự tại đây được xây dựng với một
tập thể đoàn kết, hòa đồng trong sinh hoạt, giỏi về nghiệp vụ, có được sự thân thiết
giữa các đồng nghiệp, cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Công ty luôn tạo ra một
môi trường làm việc thoải mải nhất cho các nhân viên.
Nguyên tắc tuyển chọn nhân sự của công ty là luôn chọn những ứng cử viên phù
hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực và kinh nghiệm công việc. Tạo ra
sự công bằng và hợp lý cho tất cả các nhân viên.
Nguồn nhân lực
Tính đến năm 2013, trong công ty đã có 108 nhân viên. Qua việc điều tra mẫu
khảo sát tại công ty, hiện tại công ty đang có đội ngũ nhân viên rất tốt, với trình độ đại
học chiếm tới 86%, cao đẳng chiếm 11.2 % và trung cấp chỉ chiếm 2.8 %.
Chính vì mục tiêu đưa phương thức bán hàng trực tuyến qua mạng trở thành
phương thức bán hàng chính, nên đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty hầu hết có thể
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
Bộ phận
đấu thầu
Khối
nhà máy
sản xuất
Phòng
Thi công
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
kiểm
soát
Ban ISO
Hội đồng quản trị
Các đơn
vị vệ tinh
BP. Bảo
hành bảo
trì
Nhà máy
sản xuất
SP nội
thất
Phòng
Thiết kế
Phòng
Tài
chính-
Kế toán
Bộ phận
bảo
hành
Ban Giám đốc
15
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
thành thạo sử dụng tin học văn phòng cùng các phần mềm chuyên phục vụ cho mục
đích kinh doanh.
Công ty đang ngày càng chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực. Với đội ngũ nhân
viên chuyên nghiệp, công ty sẽ ngày càng có nhiều điều kiện thuận lợi hơn để phát
triển kinh doanh.
- Thực trạng hoạt động của HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng
và sản xuất nội thất KB.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiện nay của công ty liên quan đến ba
đối tượng chủ yếu là: cán bộ nhân viên công ty, các phòng ban liên quan đến quản lý
nhân sự và tiền lương, lãnh đạo công ty. Việc quản lý nhân sự và tiền lương được thể
hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.1. Chi tiết quy trình quản lý nhân sự và tiền lương (nguồn: kbis.vn)
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
16
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Công ty cổ phần cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB được thành lập từ
năm 2007 đến nay, từ khi đi vào hoạt động đến nay tuy số lượng nhân sự tương đối
lớn . Việc quản lý nhân sự và tiền lương cũng được đội ngũ nhân viên chuyên trách xử
lý chuyên nghiệp và đơn giản hơn so với ban đầu. Được sử dụng các trang thiết bị,
phần mềm chuyên dụng ngay từ những ngày đầu làm việc giúp cho hiệu quả công việc
tiến triển tốt hơn. Từ việc thực hiện trả lương nhân viên theo phương pháp thông
thường, hiện nay công ty đã tiến hành chi trả lương cho nhân viên qua ATM. Tuy
nhiên, những thuận lợi luôn đi kèm với những khó khăn không nhìn trước được, vấn
đề quản lý nhân sự và tiền lương luôn là vấn đề phức tạp, khó tránh những sai sót cần
phải được quam tâm hơn.
Do vậy, với những yêu cầu và đặc điểm riêng của công ty. Việc quản lý nhân sự
và tiền lương của công ty phải đươc thực hiện theo một hệ thống phù hợp với hoạt
động của công ty. Hệ thống quản lý cần phải nắm được chiến lược phát triển chung
của đơn vị quản lí, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như về quản lý làm
sai lệch thông tin tập hợp.
Quá trình phát triển hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty đã kiểm
chứng được tính đúng đắn, tính khoa học, đồng thời chu trình dần được hoàn thiện,
điều chỉnh sao cho phù hợp hơn với thực tế tại công ty.
Hệ thống quản lý nhân sự của công ty là hệ thống được mua từ các đơn vị cung
cấp khác, nên trong nhiều trường hợp thực tế phát sinh không đúng với như chức năng
cũng mà hệ thống có thể đảm nhận. Chính vì vậy, hàng năm mỗi phòng ban, bộ phận
của công ty luôn phải định hướng trước các mục tiêu công việc, các nguồn lực, tài
nguyên,…để phù hợp với khả năng của hệ thống cung cấp. Các mục tiêu này phải đáp
ứng các tiêu chí: Cụ thể, đo lường được, đúng trọng tâm và phù hợp mục tiêu chung
của bộ phận, của công ty, thực tế và có tính thách thức, đảm bảo thời gian thực hiện.
Đây cũng chính là nhược điểm tồn tại lớn nhất của hệ thống mà đang dần được công ty
thay mới bằng hệ thống mới đang xây dựng của mình.
Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương thuộc về 2 phòng ban : phòng hành
chính nhân sự (HC-NS) và phòng tài chính kế toán. Trong đó :
Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lí các vấn đề về nhân sự như : tạo
danh sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về
nhân viện ( thông tin cá nhân, chức vụ….)
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
17
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ quản lí tiền lương bằng cách tạo các bảng
lương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ
Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ . Nhân viên ở chức vụ nào sẽ
nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó
Những việc được khen thưởng ( lí do khen thưởng ) và hình thức khen thưởng
tương ứng do giám đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra
bảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tương
ứng. Quản lí nhân sự dựa vào bảng đó mà thực hiện khen thưởng cho nhân viên theo
bảng trên.
Những việc được kỉ luật( lí do kỉ luật ) và hình thức kỉ luật tương ứng do giám
đốc công ty định ra. Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó
có tên loại kỉ luật và hình thức kỷ luật tương ứng.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu cho thấy hệ thống của công ty đang thực
hiện được các chức năng như sau:
Thực hiện được các chức năng quản lý nhân viên như: tuyển nhân viên, hỗ trợ
quản lý, đào tạo nhân viên mới.
Hỗ trợ chức năng lập và quản lí danh sách nhân viên : cho phép lập danh sách
nhân viên một cách dễ dàng, quản lí danh sách nhân viên theo từng phòng ban cụ thể hoặc
theo toàn bộ công ty , có khả năng thêm-xóa-sửa thông tin nhân viên trong danh sách.Có
khả năng thêm một phòng ban mới và tạo danh sách nhên viên cho phòng ban đó
Hỗ trợ các công cụ lập và quản lí bảng lương : hỗ trợ nhập-sửa các thông tin
trong bảng lương.
Hỗ trợ quản lí mức lương theo từng phòng ban và từng chức vụ của công ty
Hỗ trợ tạo bảng lương.
2.2.4 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần
xây dựng và sản xuất nội thất KB.
Trong quá trình tìm hiểu và thực tế thực tập tại công ty cùng với nguồn tài liều
thu thập được từ phiếu điều tra cho thấy, hiện nay chu trình quản lý nhân sự tại công ty
cổ phần xây dựng và sản xuất nội thất KB bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại
những khuyết điểm được bộc lộ trong quá trình thực hiện.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
18
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
Ưu điểm
Đội ngũ nhân viên tham gia quản lý nhân sự là những người được đào tạo chuyên
nghiệp với trình độ chuyên môn cao. Được đào tạo hướng dẫn sử dụng các công nghệ,
phương tiện hỗ trợ quản lý thuần thục và nhuần nhuyễn từng quy trình. Đội ngũ nhân
viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi khi
công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (hệ thống thông tin quản lý nhân sự),
hoặc bổ sung hệ thống. Điều này làm cho bộ máy tổ chức quản lý nhân sự được đánh
giá khá hiệu quả trong công việc. Bên cạnh đó, Công ty còn tổ chức công tác bồi
dưỡng nhân viên diễn ra thường xuyên, giúp các nhân viên có khả năng thao tác thành
thạo với các phần mềm mà công ty đang triển khai.
Chức năng quản lý tính lương cho phép người sử dụng tự định nghĩa các bảng
lương và các công thức tính lương một cách linh họat. Có thể xuất và nhập dữ liệu
dưới dạng các tập tin word, excel để thuận tiện cho việc nhập liệu nhanh chóng cũng
như lưu trữ khi cần thiết.
Với việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ trong quản lý nhân sự của công ty cho
thấy sự quan tâm của công ty trong công tác quản lý. Với phương thức chấm công tiên
tiến sử dụng công nghệ hiện đại bằng thẻ từ chấm công, tránh tình trạng chấm
côngkhông đúng theo phương thức thủ công.
Bên cạnh việc chú trọng đầu tư phần mềm cho công việc, công ty cũng dành từ
200-300 triệu VND mỗi năm để đầu tư cho cơ sở hạ tầng trang thiết bị. Cùng với đó là
tăng cường đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ, khả năng nghiệp vụ, dần dần thích
ứng với những công nghệ mà công ty đầu tư.
Ngoài ra còn ưu điểm đó là tính lương cho nhân viên trong công ty. Đáp ứng nhu
cầu tính và quản lý lương nhanh chóng, chặt chẽ cũng như tính các khoản thu nhập
cho nhân viên một cách chính xác.
Hạn chế
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần đầu xây dựng và sản
xuất nội thất KB tuy có nhiều ưu điểm, thuận lợi nhưng vẫn còn tồn tại những nhược
điểm, bất lợi trong việc ứng dụng hệ thống trong công việc:
- Hệ thống còn khá rời rạc do sử dụng một hệ thống chưa thực sự đồng bộ trong
công tác quản lý nhân sự và tiền lương. Rời rạc trong việc sử dụng phần mềm quản lý
nhân sự và phần mềm quản lý tiền lương tuy được các bộ phận, phòng ban khác nhau
sử dụng nhưng chưa có phương thức kết nối dữ liệu vào chung làm một.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
19
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Hệ thống thông tin quản lý
- Không quản lý được thời gian làm việc khi nhân viên ra bên ngoài làm việc.
Từ vị trí, lộ trình và hiệu quả công việc của nhân viên khi ra ngoài làm việc.Khó đánh
giá được sự tăng hoặc giảm của số lượng nhân viên làm việc trong công ty. Không
đánh giá được kết quả làm việc của nhân viên một cách chính xác, chưa phân cấp được
mức độ quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty. Khó khăn trong việc kiểm tra các
báo cáo của nhân viên.
- Sự truyền tải thông tin qua lại giữa các phòng ban gặp nhiều bất cập trong công
tác quản lý và đánh giá về kỹ năng hay sở thích, trình độ của nhân viên để có đánh giá sát
thực, sắp xếp công việc hợp lý cho mỗi nhân viên.
- Hệ thống quản lý nhân sự bao gồm cả quản lý nhân sự và quản lý tiền lương, cho
nên dẫn đến sự trùng lặp về khâu dữ liệu trong một hệ thống.
- Với việc quản lý nhân sự như hiện nay thì việc bảo mật thông tin nhân sự
chưa được an toàn, nguy cơ bị đánh cắp thông tin từ bên trong cao, gây ảnh hưởng tới
chất lượng nguồn nhân lực.
Đây là một số bất cập hiện nay đang diễn ra trong việc quản lý hệ thống quản lý
nhân sự và tiền lương tại công ty.
Nguyên nhân
Hiện tại công ty chưa có phòng ban riêng dành cho việc quản lý HTTT và CNTT
mà đang bị trực thuộc vào các phòng ban khác cho nên việc quản lý diễn ra phức tạp
hơn, dễ dẫn đến thiếu sót trong công tác quản lý.
Trong hệ thống quản lý nhân sự tại công ty gồm hai chu trình con là quản lý nhân
sự trực thuộc phòng hành chính nhân sự và quản lý tiền lương trực thuộc phòng kế
toán tài chính, việc quản lý thiếu sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng
trong công tác quản lý không tập trung khiến cho nhà lãnh đạo khó quản lý chính xác
nhân sự, tiền lương nhân viên toàn công ty.
Bài học kinh nghiệm
- Phải hoàn thiện hệ thống quản lý nhân sự để hệ thống đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Hệ thống quản lý nhân sự phải tích hợp được với phần cứng và phần mềm tính
lương để dễ dàng tính lương mà không cần chuyển giao giữa các phòng ban liên quan,
và tránh để việc lặp thông tin trong cùng một hệ thống.
- Nên đào tạo thường xuyên đội ngũ cán bộ nhân viên theo một quy trình nhằm
nâng cao nhận thức và nắm bắt kịp các thay đổi về hệ thống theo thời gian.
- Nên sử dụng các phần mềm bảo mật, các phần mềm diệt virus có bản quyền,
tránh bị kẻ xấu tấn công phá hủy phần mềm hay đánh cắp thông tin.
GVHD: Nguyễn Hằng Giang SVTH: Trịnh Tiến Dũng
20
