luận văn khoa thương mại Quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long

Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên xin cho em tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô T.S Lê Thị Việt
Nga,người đã tận tình giúp đỡ,chỉ dẫn động viên em trong suốt quá trình nghiên cứu
và thực hiện khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy,Cô trong khoa Thương Mại Quốc Tế-
Trường Đại Học Thương Mại đã tận tình dạy bảo,truyền đạt kiến thức và nhiều kinh
nghiệm quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường.Với vốn kiến thức
dồi dào ấy,không những là nền tảng cơ bản vững chắc cho quá trình nghiên cứu và
thực hiện khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em có thể bước vào đời một
cách vững chắc và tự tin.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo,phòng kinh doanh
và phòng xuất nhập khẩu của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu
Khoáng Sản Thiên Long đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em để được
thực tập tại công ty.
Sau cùng em xin kính chúc Thầy,Cô khoa Thương Mại Quốc Tế một lời chúc sức
khỏe và luôn luôn thành công trong sự nghiệp cao quý.Đồng kính chúc các
Cô,Chú,Anh,Chị trong Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản
Thiên Long luôn luôn dồi dào sức khỏe,đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong cuộc
sống.
Em đã hết sức cố gắng nhưng với thời gian chuẩn bị chưa nhiều và do trình độ
nhận thức về thực tế cũng như lý luận còn hạn chế nên chuyên đề tốt nghiệp không thể
tránh khỏi những thiếu sót,em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy,cô
giáo,bạn bè cũng như các nhân viên trong Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập
Khẩu Khoáng Sản Thiên Long để hoàn thiện và nâng cao trình độ nhận thức của bản
than,giúp cho khóa luận tốt nghiệp của em đạt được kết quả tốt nhất.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội,ngày 15 tháng 5năm 2015
Sinh viên
Trịnh Bảo Duy
1

SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
1
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
MỤC LỤC



2
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
2
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
3
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
3
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
CT CP KT và XNN Khoáng sản Thiên Long: Công ty cổ phần khai thác và
xuất nhập khẩu khoáng sản Thiên Long
WTO :World Trade Organization
VNĐ : Việt Nam Đồng
GDP: thu nhập bình quân đầu người
USD: Đô La Mỹ
DN: doanh nghiệp
SXVL: sản xuất vật liệu
DN: doanh nghiệp
CP : cổ phần
SXKD: sản xuất kinh doanh
XNK:xuất nhập khẩu
HĐSXKD: hoạt động sản xuất kinh doanh

BH &CCDV: bán hàng và cung cấp dịch vụ
L/C: Letter of credit
Tp: thành phố
UBND: ủy ban nhân dân
NĐ: nghị định
TB: trung bình
4
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
4
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Thương mại quốc tế là một hoạt động có ý nghĩa hết sức to lớn trong xu thế toàn
cầu hóa hiện nay đặc biệt là khi Việt Nam đã và đang hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế
thế giới với một tốc độ nhanh chóng và dần trở thành quốc gia có vị trí quan trọng
trong kinh tế thế giới,đặc biệt là sự kiện Việt Nam chính thức trở thành thành viên của
WTO vào ngày 11-1-2007.Việc mở rộng thị trường xuất khẩu luôn là vấn đề mang tính
sống còn đối với mỗi quốc gia. Trong đó, một trong những mục tiêu hàng đầu là tăng
kim ngạch xuất khẩu. Xuất khẩu được coi là ‟một trong ba chương trình lớn, trọng
điểm” đã được khẳng định trong các nghị quyết của Đảng đã, đang và sẽ là mũi nhọn
trong chiến lược hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế của nước ta.
Mặt hàng đá xây dựng là một mặt hàng không còn mới mẻ đối với thị trường
Việt Nam.Mặt hàng này được đánh giá là có rất nhiều tiềm năng cho xuất khẩu do
nước ta có nguồn đá tự nhiên rất dồi dào và đa dạng,phong phú về chủng loại,bên
cạnh đó các doanh nghiệp xuất khẩu hàng đá xây dựngđã xây dựng được một mối
quan hệ tốt với nhiều nhà nhập khẩu trên thế giới và sản phẩm đá xây dựng của Việt
Nam đang dần thiết lập được chỗ đứng của mình trên các thị trường khó tính như
Mỹ, EU, Việc Việt Nam hội nhập WTO là một điều kiện rất thuận lợi để các doanh
nghiệp xuất khẩu hàng đá xây dựng tiếp cận và mở rộng sang nhiều thị trường, tăng
kim ngạch xuất khẩu, mang lại nhiều lợi ích cho đất nước.

Ấn Độ là một nền kinh tế lớn thứ ba thế giới nếu tính theo sức mua tương
đương (PPP), thứ 10 trên thế giới nếu tính theo tỷ giá hối đoái với USD (Tổng sản
phẩm quốc nội (GDP) đạt 1 nghìn tỷ USD năm 2007). Ấn Độ là nền kinh tế
lớn tăng trưởng nhanh thứ hai thế giới, với tốc độ tăng trưởng GDP tới 9,4%
trong năm tài chính 2006–2007.Ấn Độ được đánh giá là thị trường rộng lớn và giàu
tiềm năng.Kể từ khi chính thức thiết lập quan hệ ngoại giao vào ngày 7/1/1972,cũng
với những nỗ lực ,cố gắng của cả hai phía,quan hệ thương mại của Việt Nam và Ấn
Độ đã ngày càng phát triển và đã có những tác động mạnh mẽ đến sự phát triển
thương mại của Việt Nam.Kim ngạch buôn bán giữa hai nước tăng khá nhanh, từ 72
triệu USD (1995), lên trên 1 tỷ USD (2006) và 2,5 tỷ USD (2008),tính đến tháng
10/2009 đạt 1,643 tỷ USD
5
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
5
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
Tuy nhiên, mấy năm trở lại đây, ngành vật liệu xây dựng nói chung và mặt
hàng đá xây dựng nói riêng rơi vào tình trạng khó khăn hơn bao giờ hết. Đặc biệt,
do chủ trương cắt giảm đầu tư công của Chính phủ, các dự án bất động sản tạm
dừng hoặc giãn tiến độ, kéo theo thị trường bất động sản gần như tê liệt. Nguồn lực
của các doanh nghiệp bất động sản bị sụt giảm nghiêm trọng, hầu hết đều gặp khó
khăn ở các cấp độ khác nhau, càng vay lớn nguy cơ vỡ nợ càng cao và có rất nhiều
DN đứng trước nguy cơ phá sản hoặc “án binh bất động”. Hệ quả là ngành VLXD -
ngành liên quan trực tiếp đến thị trường bất động sản cũng bị ảnh hưởng nặng nề.
Từ năm 2011 đến nay nhu cầu tiêu thụ vật liệu xây dựng giảm đáng kể; cùng với
đó, những khó khăn hiện hữu như giá cả nhiên liệu, điện, nguyên liệu đầu vào liên tục
tăng, chi phí tài chính lên đến 20 – 30%, vốn lưu động thiếu đã làm cho các doanh
nghiệp vật liệu xây dựng phải giảm sản lượng hoặc dừng sản xuất, sản phẩm tồn kho
khối lượng lớn, kinh doanh thua lỗ; nhiều doanh nghiệp có dấu hiệu phá sản.Một hướng
đi mà đảng và nhà nước đã vạch ra cho các doanh nghiệp kinh doanh VLXD nói chung
và mặt hàng đá xây dựng nói riêng đó là định hướng xuất khẩu,trong đó Ấn Độ là một

thị trường tiềm năng mà các doanh nghiệp đang hướng tới.Ngoài ra,để tận dụng những
cơ hội và giảm bớt các khó khăn, các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và các doanh
nghiệp xuất khẩu hàng đá xây dựng nói riêng cần phải quan tâm, đầu tư hơn vào việc tổ
chức, quản lý, điều hành, giám sát các hoạt động xuất khẩu để nâng cao hơn nữa hiệu
quả kinh doanh của doanh nghiệp mình.trong những vấn đề quan trọng của hoạt động
xuất khẩu đó là thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Sau khi lựa chọn được đối tác nhập khẩu,
các doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng. Sau khi kí kết hợp
đồng, dựa vào kế hoạch thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu. Việc đầu tiên mà tất cả các doanh nghiệp xuất khẩu cần phải
tiến hành là khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu. Đây là công tác không thể thiếu được trong
việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Chuẩn bị hàng xuất khẩu có vai trò hết sức to lớn, nó
là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo trong
quá trình thực hiện hợp đồng. Chuẩn bị hàng xuất khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng
cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của
việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nếu chuẩn bị hàng không được thực hiện chu đáo thì
6
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
6
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp, không đảm bảo được số lượng, chất lượng sản phẩm
như trong hợp đồng, giảm uy tín doanh nghiệp đối với đối tác.
Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long là
một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu mặt hàng đá xây dựng,hiện nay mặt
hàng chủ đạo là đá xây dựng của công ty đã có sự hiện diện trên nhiều quốc gia
như: Ấn Độ, Singapore,Eu,Hàn Quốc, Đài Loan, Italia, Tây Ban Nha,Thổ Nhĩ Kì,
….Tuy nhiên việc mở rộng và phát triển thị trường còn nhiều khó khăn và còn gặp
nhiều vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hàng để thực hiện hợp đồng. Do vậy,
công tác chuẩn bị hàng còn gặp nhiều trở ngại, ảnh hưởng đến hiệu quả xuất khẩu.
Xuất pháp từ lý do trên, tác giả đã nghiên cứu đề tài: “Quản trị quy trình chuẩn bị
hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai

Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long”
1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Liên quan đến đề tài nghiên cứu của khóa luận, trong thời gian qua đã có một
số công trình nghiên cứu đã được công bố như sau:
Luận văn tốt nghiệp của Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hoàn thiện quy trình
chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc của công ty CPXNK
thủy sản Quảng Ninh. Đề tài nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất
để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung
Quốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh.
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Thu Hoài(2010),Quản trị quy trình
chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần
INTIMEX Việt Nam .Đề tài đã nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất
để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của
Công ty cổ phần INTIMEX Việt Nam
Luận văn tốt nghiệp của Đỗ Thị Hải Anh(2012), Quản trị quy trình chuẩn bị
hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần Thúy Đạt Đề tài đã
nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bị
hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phần Thúy Đạt
Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thu Phương (2012), Hoàn thiện quy trình
chuẩn bị hàng gia dụng xuất khẩu sang thị trường EU tại công ty CP gia dụng
7
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
7
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
Goldson. Nghiên cứu này đã phân tích thực trạng và đưa ra các giải pháp đối với
quy trình chuẩn bị hàng gia dụng xuất khẩu tại công ty CP gia dụng Goldson
Tuy nhiên chưa có đề tài nào tập trung nghiên cứu về quản trị quy trình chuẩn
bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai
Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long .Chính vì thế,vấn đề nghiên cứu
của tác giả là vấn đề mang tính mới và có giá trị lý luận và thực tiễn cao.

1.3 Mục đích nghiên cứu
1.3.1 Mục đích về mặt lý luận
-Hệ thống hóa những kiến thức liên quan đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
-Hệ thống những yếu tố ảnh hưởng tới quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu,đặt
biệt là quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ
1.3.2 Mục đích về mặt thực tiễn
-Tìm hiểu quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công
Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long.
-Đánh giá đúng thực trạng hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công Ty
Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long
-Đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá
xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất
Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long.Đưa ra một số kiến nghị đối với cơ quan nhà
nước trong công tác hỗ trợ xuất khẩu cho doanh nghiệp
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất
khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu
Khoáng Sản Thiên Long.
1.5 Phạm vi nghiên cứu
-Nội dung: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn bị
hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai
Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long
-Thời gian:Nghiên cứu trong giai đoạn 2011–2014, định hướng đến năm 2020.
-Không gian: Nghiên cứu tại Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu
Khoáng Sản Thiên Long
8
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
8
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
9

SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
9
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
1.6 Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Tác giả thu thập dữ liệu từ phòng kế toán, phòng kinh doanh – XNK, phòng
kinh doanh tổng hợp của công ty trong giai đoạn từ 2011 – 2014 về tình hình hoạt
động SXKD của công ty, hoạt động XNK, các thị trường xuất khẩu, các mặt hàng
xuất khẩu chủ yếu, các dữ liệu về tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh
đó, tác giả còn thu thập dữ liệu từ các website, sách báo, giáo trình có liên quan đến
các hoạt động XNK và công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu.
1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Tác giả sẽ tiến hành phỏng vấn những đối tượng trực tiếp quản lý quy trình
thực hiện hợp đồng trong đó có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu.Nội dung phỏng vấn
xoay quanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xuất khẩu sang thị trường
Ấn Độ tại công ty, đánh giá từng khâu, những thuận lợi, khó khăn mà công ty gặp
phải. Bên cạnh đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác chuẩn
bị hàng xuất khẩu của công ty tại nhà xưởng sản xuất và phòng kinh doanh – XNK.
1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Đối với dữ liệu thứ cấp: tác giả tổng hợp tài liệu liên quan về công tác chuẩn
bị hàng, các bảng kết quả sản xuất kinh doanh, XNK của công ty.
Đối với dữ liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp các bài phỏng vấn, từ đó đánh giá
được những thành công, tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của
công ty.
1.7 Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, các danh mục và các phụ lục thì các đề tài
bao gồm 4 chương:
Chương 1.Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.
Chương 2. Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình chuẩn bị hàng

xuất khẩu.
Chương 3. Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu
sang thị trường Ấn Độ của Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu
Khoáng Sản Thiên Long.
10
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
10
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
Chương 4. Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện
quản trị quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của
Công Ty Cổ Phần Khai Thác và Xuất Nhập Khẩu Khoáng Sản Thiên Long.
11
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
11
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH
CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU
2.1 Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Khái niệm về chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng là toàn bộ các hoạt động bao gồm các công đoạn bắt đầu từ
việc thu mua các nguyên vật liệu,sơ chế xử lý nguyên vật liệu,sản xuất sản phẩm
theo mẫu mã mà công ty tư nghiên cứu thiết kế và kiểm tra chất lượng sản phẩm
theo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng đề ra,bảo quản sản phẩm cuối cùng để chờ thời
gian xuất khẩu theo hợp đồng.
Tóm lại,chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng,số
lượng,phù hợp với chất lượng,bao bì,kí mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian
quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.
2.1.2 Khái niệm về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Quy trình chuẩn bị hàng là một hoạt động mô tả một quá trình chuẩn bị hàng theo
một quy chuẩn nhất định được tổ chức thương mại thế giới áp dụng và công nhận.Quy

trình chuẩn bị hàng được đánh giá chất lượng thông qua chứng chỉ mà tổ chức này cung
cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã đáp ứng được những yêu cầu đặt ra.Quy trình
chuẩn bị hàng mang tính nguyên tắc bắt buộc đối với các doanh nghiệp tham gia vào thị
trường xuất khẩu mà doanh nghiệp đó đã là thành viên của tổ chức thương mại thế giới
WTO.Quy trình chuẩn bị hàng này là quy trình chuẩn được áp dụng cho tất cả các doanh
nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh xuất khẩu,bởi chỉ việc áp dụng
những quy định chuẩn như thế này mới đảm bảo cho việc làm ra những sản phẩm đảm
bảo chất lượng để phục vụ một cách tốt nhất cho khách hàng của mình.
Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung:Tập trung
hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng;bao bì đóng gói;kẻ kí mã hiệu hàng hóa;kiểm tra
hàng hóa xuất khẩu
2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
♦ Quản trị: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát
những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực
khác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”.
12
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
12
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
• Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyết
định những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu
• Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực con
người và những nguồn lực khác của tổ chức. Mức độ hiệu quả của tổ chức phụ
thuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu.
• Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc câp
cũng như sự giao việc cho những người khác làm. Bằng việc thiết lập môi trường
làm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.
• Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng
mục tiêu đã đề ra. Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thì
những nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết.

♦ Quản trị quy trình:là những bước nghiệp vụ tác nghiệp có tính kết nối logic
với nhau để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình
2.2 Một số lý thuyết về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.2.1 Vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Công tác chuẩn bị hàng hóa là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.Do vậy nó đóng vai trò là một mắt xích quan
trọng,tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thực
hiện hợp đồng xuất khẩu.Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng,cũng như chất lượng
hàng hóa xuất khẩu,đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp
đồng xuất khẩu.Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm:Lập kế
hoạch,Tổ chức thực hiện,Giám sát và Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
2.2.1.1 Vai trò của lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu:
Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước đầu tiên trong
quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Việc lập kế hoạch có một ý nghĩa
quan trọng đối với quá trình thực hiện hợp đồng nói chung và công tác chuẩn bị
hàng nói riêng.
♦ Lập kế hoạch đầy đủ khoa học,xác định mục tiêu rõ ràng,chính xác và hợp lý
có tác dụng định hướng cho tất cả các hoạt động trong quá trình chuẩn bị hàng xuất
khẩu
♦ Việc lập kế hoạch đã định rõ nội dung công việc,yêu cầu thời điểm tiến
hành,kết thúc,cách thức tiến hành,chủ đề tiến hành làm cho những người thực
hiện nắm vững được các công việc của mình,chủ động và có khả năng kiểm
13
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
13
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
soát,điều khiển được quá trình thực hiện,tạo được một môi trường ra quyết định
an toàn hơn trong quá trình thực hiện.
♦Lập kế hoạch có tác dụng phối hợp các nguồn lực vào nỗ lực trong từng
khâu của quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu,làm cho các bước thực hiện diễn ra

theo một trình tự khoa học,được quản trị chặt chẽ và hiệu quả cao.
♦Việc lập kế hoạch còn giúp các nhà quản trị triển khai các tiêu chuẩn kiểm
tra đánh giá quá trình thực hiện,chỉ ra những kết quả đã đạt được,những tồn tại và
nguyên nhân,từ đó rút ra những kinh nghiệm cần thiết cho quá trình thực hiện các
hợp đồng sau.
2.2.1.2 Vai trò của tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
♦Tổ chức thực hiện công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu là bước thứ hai sau khi
đã lập kế hoạch cho công tác chuẩn bị hàng. Tổ chức thực hiện là quá trình tạo ra
một cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên trong tổ chức, thông qua đó cho
phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu chung của tổ chức.
♦Tổ chức thực hiện bao gồm việc thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức
nhân sự cho một tổ chức. Các công việc này bao gồm: xác định những việc phải
làm, người nào làm, phối hợp hoạt động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan
hệ giữa các bộ phận được thiết lập thế nào và hệ thống quyền hành trong tổ chức đó
được thiết lập ra sao. Tổ chức đúng đắn sẽ tạo nên môi trường nội bộ thuận lợi thúc
đẩy hoạt động đạt mục tiêu, tổ chức kém thì công ty sẽ thất bại, dù lập kế hoạch tốt.
2.2.1.3 Vai trò của giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là khâu không thể thiếu trong
quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.
♦ Giám sát là một hệ thống báo động sớm, cảnh tỉnh về các công việc để đảm
bảo không xảy ra sai sót, nhầm lẫn.
♦Giám sát phải thiết lập hệ thống thu thập thông tin về các công việc để theo dõi
tiến độ và thời gian biểu của các công đoạn để thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao.
♦Giám sát giúp cho doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng, thời gian tiến
hành và hạn chế được rủi ro tranh chấp.
2.2.1.4 Vai trò của điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
14
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
14
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga

Chuẩn bị hàng là nhiệm vụ quan trọng của người bán, phải tập trung lô
hàng đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, phù hợp về bao bì và đúng thời hạn
giao hàng. Nhưng vì nhiều lý do, gần đến ngày giao hàng người bán mới phát
hiện ra rằng mình khó khăn trong tiến độ giao hàng, hoặc bán hàng bị sai chủng
loại, hoặc một phần hay toàn bộ lô hàng không phù hợp về chất lượng hoặc
không phù hợp về bao bì. Một vấn đề đặt ra rằng người bán phải điều hành vấn
đề này như thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng đảm bảo hiệu quả nhất. Dù người
bán có điều hành như thế nào thì vấn đề này cũng sẽ được thông báo cho người
mua, để thỏa thuận với người mua cùng giải quyết và người mua cũng phải
nghiên cứu và điều hành vấn đề này như thế nào để thực hiện tiếp hợp đồng cho
tối ưu nhất.
2.2.2 Nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.2.2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: là sự tính toán thiết lập
các mục tiêu,xác định rõ nội dung công việc,thời điểm tiến hành,phân bổ nguồn
lực để thực hiện các mục tiêu đó.
♦ Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch và
nguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất. Còn đối
với doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xác
định nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thức
giao dịch hàng xuất khẩu. Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phải
dựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chất
lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng.
♦ Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầu
tiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mục
tiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao. Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa,
doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hàng
hóa cần bao gói.
♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
•Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch

15
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
15
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin
dựa vào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết. Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng,
quy cách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xác
định đúng nội dung công việc. Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế
doanh nghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có.
•Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch
Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanh
nghiệp tiến hành lập kế hoạch. Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dung
công việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến
độ như đã ký kết trong hợp đồng. Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp.
•Thứ ba, trình duyệt kế hoạch
Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban
lãnh đạo, các phòng ban của doanh nghiệp. Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ
sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.
2.2.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung:
Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mã
hiệu hàng hóa,kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
a)Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu
♦ Khái niệm
Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng,phù hợp
về chất lượng và đúng thời điểm,tối ưu hóa được chi phí
Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều
kiện cho xuất khẩu
Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ các biện pháp,cách thức tác động đến
nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ,kịp thời hàng hóa

cho doanh nghiệp xuất khẩu.
♦ Để tập trung hàng xuất khẩu,nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
• Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào?
• Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào?
• Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào?với số lượng là bao nhiêu?
16
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
16
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
♦Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất,xuất khẩu:
Các doanh nghiệp sản xuất trực tiếp tiến hàng sản xuất và xuất khẩu các sản
phẩm của mình.Để tập trung hàng xuất khẩu,căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩu
được quy định trong hợp đồng xuất khẩu,doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản
xuất,bao gồm:Chuẩn bị nguyên vật liệu,nguồn nhân lực,thiết bị máy móc để tiến
hành sản xuất,đảm bảo đủ số lượng,đúng chất lượng,chủng loại và thời hạn giao
hàng để tiến hàng giao hàng cho người mua
♦ Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu
Các doanh nghiệp xuất khẩu thường không tự sản xuất hàng xuất khẩu mà tập
trung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu.Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của các
doanh nghiệp xuất khẩu được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu
Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu
Lựa chọn hình thức giao dịch
Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu
Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu
Sơ Đồ 2.1: Quy trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu
Trong đó:
•Xác định nhu cầu hàng xuất khẩu: Trên cơ sở kế hoạch xuất khẩu,cần xác
định nhu cầu về hàng xuất khẩu:số lượng,chủng loại,yêu cầu về chất lượng,bao
bì,lịch trình giao hàng,làm cở sở để nghiên cứu lựa chọn nguồn hàng để tập trung

hàng xuất khẩu
17
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
17
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
•Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩu: Phân chia sắp xếp các nguồn
hàng theo các tiêu thức cụ thể ,tạo ra các nhóm nguồn hàng có các đặc trưng tương
đối đồng nhất để có các chính sách,biện pháp,lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từng
loại nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng.
Các loại nguồn hàng có thể phân loại theo các tiêu thức sau:
-Theo khối lượng hàng hóa mua được
+Nguồn hàng chính:là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượng hàng
lớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu
+Nguồn hàng phụ:Là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hàng
hóa xuất khẩu của doanh nghiệp
-Theo đơn vị giao hàng
+Các doanh nghiệp Nhà nước: Đây là nguồn cung cấp các mặt hàng khá đa
dạng,phong phú,ổn định với số lượng lớn,chất lượng đảm bảo,có uy tín.
+Các công ty liên doanh:Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinh doanh
vì các sản phẩm thường xuyên được cải tiến.
+Các doanh nghiệp tư nhân,hộ gia đình:Các nguồn hàng có quy mô nhỏ,chất
lượng sản phẩm không đồng nhất…nhưng có khả năng cung cấp các hàng nông sản
thực phẩm,thủ công mỹ nghệ,…cho xuất khẩu.
-Theo khu vực địa lý
Nguồn hàng cung cấp dựa trên dấu hiệu vùng miền,thành phố,tỉnh,…Tạo điều
kiện cho các doanh nghiệp khai thác các hàng nông sản thực phẩm,hàng tiểu thủ
công nghiệp đặc trưng,riêng có của từng vùng để tăng khả năng xuất khẩu.
-Theo mối quan hệ với nguồn hàng:
+Nguồn hàng truyền thống:là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệ giao
dịch mua bán từ lâu,thường xuyên liên tục,có tính ổn định cao.

+Nguồn hàng không quan hệ thường xuyên: là nguồn hàng doanh nghiệp chỉ
giao dịch theo các thương vụ,không mang tính liên tục.
+Nguồn hàng mới: là nguồn hàng mà doanh nghiệp mới có giao dịch và khai
thác,có thể sẽ phát triển thành nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúp
doanh nghiệp mở rộng phạm vi và phát triển kinh doanh.
•Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu
18
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
18
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
-Nghiên cứu nguồn hàng:
Nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua
hàng xuất khẩu được tối ưu nhằm khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và
phát triển kinh doanh.
Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềm
năng.
+Nguồn hàng hiện hữu:là những nguồn hàng đang tồn tại sẵn sang cung cấp
hàng hóa để xuất khẩu,nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn.
+Nguồn hàng tiềm năng:là nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc đã xuất hiện
nhưng không phải nguồn hàng xuất khẩu nhưng có khả năng trở thành nguồn hàng
xuất khẩu.
Tiến hành nghiên cứu,nhận dạng và phân loại nguồn hàng theo các nội dung:
+Khả năng sản xuất của nguồn hàng
+Tiềm lực tài chính,khả năng kĩ thuật của nguồn hàng
+Năng lực quản lý
+Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng
+Khả năng tiếp cận nguồn hàng
- Đánh giá lựa chọn các nguồn hàng:
Để lựa chọn nguồn hàng doanh nghiệp Xuất khẩu cần phải có một quá trình
đánh giá các nguồn hàng hiện tại và các nguồn hàng mới.

Đánh giá và lựa chọn các nguồn hàng mới khi doanh nghiệp xuất hiện các
nhu cầu về hàng xuất khẩu mới hoặc các nhà cung cấp hiện tại không đủ khả
năng cung cấp.
Nhà xuất khẩu phải thường xuyên đánh giá các nguồn hàng hiện tại,loại bỏ các
nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn.
•Lực chọn hình thức giao dịch
Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu:
-Mua hàng xuất khẩu:Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thể
mua hàng xuất khẩu thông qua các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế,mua hàng
không theo hợp đồng kinh tế,mua qua đại lý.
19
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
19
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
-Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu:Gia công là hình
thức doanh nghiệp xuất khẩu giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sản
xuất,để đơn vị sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm,giao lại cho bên doanh
nghiệp xuất khẩu và nhập phí gia công.
-Liên doanh,liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu:Đây là hình thức các doanh
nghiệp xuất khẩu liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất
khẩu,trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên và lợi cùng hưởng,lỗ cùng chịu.
-Xuất khẩu ủy thác:Trong hình thức này bên có hàng xuất khẩu gọi là bên ủy
thác,doanh nghiệp xuất khẩu gọi là bên nhận ủy thác.Xuất khẩu ủy thác là bên nhận
ủy thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hóa với chi phí của bên
ủy thác.Thực chất doanh nghiệp xuất khẩu là đại lý xuất khẩu cho bên ủy thác và
hưởng phí ủy thác.
-Tự sản xuất hàng xuất khẩu : Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp tự
sản xuất trực tiếp tiến hành các sản phẩm của mình, hoặc các doanh nghiệp thương
mại kinh doanh hàng xuất khẩu tự sản xuất hàng xuất khẩu nhằm tự chủ trong hoạt
động kinh doanh của mình.

• Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu: Bao gồm hệ thống các chi
nhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ
thống quản lý… để đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa, đủ về số lượng, phù hợp về
chất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mục tiêu của tổ chức hợp lý hệ thống.
-Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là:
+Đặc điểm mặt hàng
+Đặc điểm nguồn hàng
+Hình thức giao dịch
- Để hệ thống tập trung hàng hóa xuất khẩu hoạt động có hiệu quả, cần phải
thiết kế và chỉ đạo các bộ phận của hệ thống theo kế hoạch. Cụ thể là:
+Thiết lập hệ thống kênh thu mua hợp lý và chỉ đạo thu mua theo từng mặt
hàng, nhóm hàng hoặc theo từng khu vực địa lý khác nhau.
+Tổ chức hệ thống kho hàng tại các điểm nút của kênh để đảm bảo khả năng
tiếp nhận và giải tỏa nhanh đảm bảo dòng vận động của hàng hóa cũng như bảo
quản tốt chất lượng hàng hóa.
20
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
20
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
+Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với số
lượng hàng thu mua, tối ưu hóa dòng vận động hàng hóa với chi phí thấp nhất.
+Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ, có
trách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để phát
huy được hiệu lực của hệ thống.
+Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý
và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thời
phát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lý
kịp thời đạt hiệu quả cao.
b)Bao gói và kẻ kí mã hiệu hàng xuất khẩu
♦ Khái niệm

•Bao bì đóng gói: Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 280,281) thì “Bao bì là một
loại vật phẩm dùng để bao gói và chứa đựng hàng hóa, hạn chế những tác động của
môi trường bên ngoài nhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo quản,
đồng thời có tác dụng quảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng”
Để đóng gói bao bì cho hàng xuất khẩu,Nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
- Hàng hóa có cần đóng gói bao bì hay không.
- Kiểu cách,chất lượng của bao bì
- Số lượng bao bì cần đóng gói
- Nguồn và cách thức cung cấp bao bì
- Cách thức đóng gói bao bì
•Ký mã hiệu hàng hóa: Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 283) thì “ Ký mã hiệu là
những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằm
cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo
quản hàng hóa. Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình
chuẩn bị hàng xuất khẩu”
Để kẻ ký mã hiệu ,nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
- Nội dung kẻ kí mã hiệu
- Vị trí kẻ kí mã hiệu trên bao bì
- Chất lượng của ký mã hiệu
♦ Yêu cầu và cơ sở khoa học chọn bao bì đóng gói hàng xuất khẩu
21
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
21
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
•Yêu cầu đối với bao bì hàng hóa xuất khẩu
- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển,
bảo quản hàng hóa đến tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo.
- Bao bì phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ,vận chuyển,bảo quản,đồng thời
khai thác triệt để hiệu năng của quá trình như công suốt bốc dỡ,vận tải,dung tích
diện tích nhà kho và năng suất lao động

- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thị
hiếu tiêu dùng của thị trường xuất khẩu cũng như tập quán của ngành hàng.
- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiện
trong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.
- Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí sản
xuất và đóng gói bao bì.
• Cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:
- Căn cứ vào các hợp đồng đã kí kết: Trong hợp đồng có quy định loại bao
bì,hình dáng bao bì,kích thước bao bì,vật liệu làm bao bì,….Người xuất khẩu thực
hiện đúng hợp đồng sẽ tránh được các tranh chấp có thể xảy ra.
- Căn cứ vào các loại hàng hóa cần bao gói: Khi lựa chọn bao bì cần xem xét
đến các tính chất của hàng hóa như:lý tính,hóa tính,hình dạng,màu sắc,trạng thái
của hàng hóa,mức độ tác động của môi trường và các điều kiện làm ảnh hưởng đến
chất lượng hàng hóa.
- Căn cứ vào điều kiện vận tải:Như quãng đường vận tải và các yếu tố tác
động đến hàng hóa trong quá trình vận tải,thời gian vận tải, khả năng truyền tải dọc
đường, điều kiện bốc dỡ, sự chung đụng với các hàng hóa khác trong quá trình vận
tải, điều kiện bảo quản hàng hóa khác trong quá trình vận tải…
- Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng : Ở một số quốc
gia, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyên
liệu nhất định nhưng một vài các quốc gia khác lại cho phép hàng hóa có loại bao bì
như vậy nếu chủ hàng xuất trình những giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu
làm bao bì đã được khử trùng. Ngoài ra theo tập quán của ngành hàng, một loại
hàng hóa thường được đóng gói trong một loại bao bì nhất định nào đó.
♦Đóng gói hàng hóa
22
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
22
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
•Để đóng gói hàng hóa XK cần phải kế hoạch hóa nhu cầu bao bì, nghĩa là phải

xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hóa cần bao gói và có kế
hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng thời điểm.
Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói kín
và đóng gói hở. Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp. Khi
đóng gói hàng hóa yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật, hàng hóa được xếp gọn
gàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì,
đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản.
c)Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu
♦ Mục đích của kẻ kýmã hiệu là :
• Đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giao nhận.
• Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
♦ Kẻ ký mã hiệu trên bao bì bên ngoài cho hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảo
các yêu cầu sau :
•Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng mục đích yêu cầu đề ra.
•Kẻ ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sử
dụng tối đa các ký hiệu đã được chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu.
•Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa. Phải dùng vật
liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo chất lượng của các mã hiệu nhưng không
làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
♦Nội dung của kẻ ký mã hiệu hàng hóa bao gồm :
•Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như : Tên người nhận, tên
người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển hàng,
số hiệu kiện hàng.
•Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như : Tên nước và
tên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận
tải, tên tàu, số hiệu chuyến đi.
•Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như :
Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau,
hướng xếp hàng hóa, không được móc…
• Mã số mã vạch của hàng hóa…

23
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
23
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
d)Kiểm tra hàng hóa xuất khẩu
♦ Khái niệm
• Kiểm tra hoàng hóa xuất khẩu:Là kiểm tra mức độ phù hợp của hàng hoá
xuất khảu so với yêu cầu đề ra trong hợp đồng thương mại quốc tế. Sự phù hợp ở
đây là phù hợp về chất lượng, bao bì, số lượng,mẫu mã,bao bì
Cơ sở để kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là hợp đồng và L/C cũng như các tài
liệu liện quan như tài liệu kỹ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn, mẫu hàng
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về
số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì Nếu hàng xuất khẩu là động vật thì phải
kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểm tra vệ
sinh.
♦ Tác dụng của việc kiểm tra hàng xuất khẩu
•Thực hiện trách nhiệm của người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng
thương mại quốc tế, từ đó đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như đảm bảo
tốt mối quan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế.
•Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới,
giao hàng bù, hạ giá làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.
•Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu,
đảm bảo được quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu.
♦Các cấp kiểm tra hàng hóa
•Ở cấp cơ sở: Như đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công Việc
kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để
nhất.Nội dung kiểm tra thường là:
-Kiểm tra về chất lượng: chỉ cho phép những hàng hoá đủ tiêu chuẩn chất
lượng trong hợp đồng quy định được phép xuất khẩu. Kiểm tra sự phù hợp của
bao bì như: hình dáng, kích thước, số lượng, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu

đi kèm theo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của kỹ mã hiệu.
-Kiểm tra số lượng và trọng lượng: số lượng và trọng lượng của mỗi bao
kiện, tổng số lượng và trọng lượng.
Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành. Tuy
nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính. Việc kiểm dịch thực
24
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
24
Khóa luận tốt nghiệp GVHH: TS. Lê Thị Việt Nga
vật ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật (của quận, huyện, nông trường) tiến hành. Việc
kiểm dịch động vật do phòng thú y của quận, huyện hoặc nông trường tiến hành.
•Ở các cửa khẩu: Việc kiểm tra hàng ở các cửa khẩu có tác dụng kiểm tra
lại kết quả kiểm tra ở các cơ sở.
Trong thường hợp theo quy định của Nhà nước hoặc theo yêu cầu của
người mua (đã được quy định trong hợp đồng), việc giám định hàng hoá đòi hỏi
phải được tiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập như: Vinacontrol,
Foodcontrol Khi đó căn cứ vào hợp đồng và L/C người xuất khẩu phải xác
định: Nội dung và yêu cầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định
hàng hoá, hợp đồng L/C. Trong đơn có nội dung chính như: Tên, địa chỉ của cơ
quan xin giám định, tên hàng, số kiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi,
địa chỉ gửi, địa chỉ nhận, phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng
thư xin cấp.
Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá. Kiểm tra
thực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp
chứng thư. Chứng thư là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanh
toán và giải quyết các tranh chấp sau này.
2.2.2.3 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: kiểm tra hàng xuất
khẩu,giám sát các nguồn hàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượng
của từng chủng loại, sự tuân thủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu,

thời gian, địa điểm tập trung hàng để giao.
2.2.2.4 Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Điều hành là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề
không tính trước được. Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hàng, thường
xuyên xuất hiện các tình huống phát sinh. Điều hành quy trình chuẩn bị hàng là giải
quyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tình
hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có
2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.2.3.1 Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
a) Nhân tố con người:
Trình độ quản lý,trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên có ảnh hưởng
trực tiếp đến hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh của công ty.Quy trình chuẩn
25
SVTH: Trịnh Bảo Duy Lớp: K47E2
25