Hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên trường đại học thương mại

MỤC LỤC
I. LỜI NÓI ĐẦU
Trong thời đại hiện nay, ứng dụng tin học hóa vào các ngành kinh tế góp phần quan
trọng trong sự thành công và tăng trưởng của từng ngành. Đặc biệt là ứng dụng tin học
vào các lĩnh vực quản lý của các hệ thống như bến xe, công ty, ngân hàng, ký túc xá…
đã giảm thiểu được số lượng phí đầu tư cho nguồn nhân công, đồng thời còn giúp tăng
hiệu quả chính xác trong việc quản lý.
Trường đại học thương mại với số lượng sinh viên tương đối nhiều. Việc quản lý ký
túc xá sinh viên của trường là rất khó khăn nếu không có sự ứng dụng của tin học. Vì
Nhóm 3 Page 1
vậy để có thể quản lý được ký túc xã sinh viên một cách chặt chẽ hiệu quả cần xây
dựng một hệ thống quản lý bằng tin học. Đây là vấn đề rất bức thiết đối với nhà
trường.
Dựa vào mô hình cụ thể, quản lý ký túc xá sinh viên đại học thương mại chúng em đã
đi tìm hiểu và đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “ hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên
trường đại học thương mại”.
A. GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH
1. Giới thiệu chung về hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định là hệ thống công cụ lập phương án quyết định, lựa chọn
phương án tối ưu, trợ giúp quá trình ra quyết định của các nhà quản lý.
DSS là các hệ dựa trên máy tính, có tính tương tác, giúp các nhà ra quyết định dùng
dữ liệu và mô hình để giải các bài toán phi cấu trúc, những bài toán mờ, phức tạp với
lời giải không hoàn chỉnh.
Nhóm 3 Page 2
2. Mô hình HTTT hỗ trợ ra quyết định
 Kiến trúc của hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định
 Các yếu tố cấu thành:
- CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ dàng truy cập
- Các mô cơ Các phân hình sở: mô hình tích và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình
nếu – thì và các dạng phân tích dữ liệu khác
- Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào

CSDL và cơ sở mô hình
3. Vai trò của hệ thống hỗ trợ ra quyết định trong doanh nghiệp
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định quản lý có vai trò và tầm quan trọng lớn trong doanh
nghiệp. nó tạo nên sự phát triển của nền kinh thế, sự phát triển của doanh nghiệp. tạo
nên tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng cao.
Nhóm 3 Page 3
Ngân hàng dữ
liệu
HTTT cho lãnh đạo
Phần mềm cung cấp
thông tin
Lãnh đạo
CSDL khai
thác
Hệ quản trị CSDL
Thông tin chiến
lược
CSDL quản lý
Phần mềm viễn
thông
Ra:
Báo cáo đồ họa
Báo cáo văn bản
Kết quả đánh giá
Phản hồi cho người sử
dụng
Chương trình:
Xử lý giao tác với dữ liệu
và mô hình:mô phỏng, tối
ưu, ước lượng, dụ báo

Vào:
- Dữ liệu
- Mô hình
- Nhập dữ
liệu và thao
tác
Kho mô hình: các mô hình
thuộc HTTT trợ giúp ra quyết
định
Kho dữ liệu: dữ liệu HTTT
trợ giúp ra quyết định
Sự phát triển của máy tính đã giúp trong việc ra quyết định về các khía cạnh: tính
toán, liên lạc, quản lý thông tin, thời gian. Sự kết hợp với máy tính và kỹ thuật hình
thành nên các công cụ hỗ trợ ra quyết định.
4. Thực trạng triển khai hệ thống hỗ trợ ra quyết định ở Việt Nam
Hầu hết ở Việt Nam hiện nay, các cơ sở đều sử dụng hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Hệ
thống hỗ trợ ra quyết định giúp cho việc quản lý các quyết định, lựa chọn các quyết
định đúng đắn hơn. Việc sử dụng hệ thống hỗ trợ ra quyết định được sử dụng rộng rãi
ở các công ty, doanh nghiệp kinh doanh, doanh nghiệp sản xuất, các trường đại học….
không những lựa chọn được quyết định đúng đắn mà còn giúp tiết kiệm thời gian, tiền
bạc, hệ thống phần mềm máy tính sẽ giúp việc tính toán, hệ thống rất đơn giản và tổng
quát. ứng dụng hệ thống hỗ trợ ra quyết định giúp cho nền kinh tế Việt Nam ngày
càng phát triển.
B. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO VIỆC QUẢN LÝ KÝ TÚC
XÁ SINH VIÊN
1. MÔ TẢ BÀI TOÁN
Khi sinh viên có nhu cầu đăng ký ở nội trú tại ký túc xá sẽ phải nộp đơn xin
đăng kí ở nội trú, sau khi ban quản lý ký túc xá xét duyệt sẽ thông báo cho sinh viên
kết quả có được ở ký túc xá hay không. Khi được chấp nhận sinh viên sẽ nộp hồ sơ
với ban quản lý KTX, hồ sơ bao gồm thông tin mã hồ sơ, mã phòng, tên SV, địa chỉ

SV, giới tính, lớp, khoa, ĐT, CMND. Ban quản lý sẽ tạo bản hợp đồng, sau đó nhập
thông tin hồ sơ vào bộ máy lưu trữ, khi cần thiết có thể sửa hoặc xóa hợp đồng. Mỗi
hồ sơ được lập bởi một sinh viên, một sinh viên tương ứng với 1 bộ hồ sơ. Mỗi nhân
Nhóm 3 Page 4
viên trong ban quản lý có thể tiếp nhận nhiều hồ sơ, một hồ sơ chỉ được tiếp nhận bởi
1 nhân viên.
Trong thời gian tạm trú ở KTX bộ phận quản lý sinh viên sẽ nhập và lưu trữ
toàn bộ thông tin về sinh viên. Khi cần thiết có thể sửa và xóa thông tin về sinh viên.
Thông tin sinh viên bao gồm: mã sinh viên, tên sinh viên, ngày sinh, địa chỉ sinh viên,
giới tính, sđt, mô tả khác.
Bộ phận quản lý phòng sẽ nhập mới, sửa và xóa thông tin phòng khi có thay
đổi về thông tin khi có thêm sinh viên hoặc sinh viên xin ra ngoài. Thông tin phòng
bao gồm: mã phòng, tình trạng phòng, số lượng sinh viên, khu nhà, mô tả khác.
Để theo dõi và quản lý nhân viên làm việc tại KTX hệ thống sẽ thực hiện thêm
mới vào danh sách khi có nhân viên được tuyển, sửa thông tin khi có những biến đổi
xảy ra và xóa thông tin nhân viên khi hết hợp đồng hoặc bị xa thải. Các thông tin nhân
viên bao gồm: Mã nhân viên, tên nhân viên, điện thoại, mô tả khác.
Khi sinh viên ở KTX các phòng sẽ sử dụng điện nước, hàng tháng bộ phận
quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa đơn phòng, điện nước cho mỗi phòng. Hóa
đơn bao gồm thông tin: số hóa đơn, mã phòng, ngày lập, tổng tiền. Thông tin điện
nước gồm: mã công tơ, mã phòng, tháng ghi sổ, chỉ số đầu kì, chỉ số cuối kì. Ngoài ra
bộ phận này còn phải nhập thông tin điện nước, xóa thông tin điện nước khi có sự
điều chỉnh về mức giá điện nước. Mỗi hóa đơn do một nhân viên lập, mỗi nhân viên
có thể lập nhiều hóa đơn.
Cuối mỗi kì các bộ phận sẽ lập các báo cáo thống kê về số lượng hợp đồng,
thống kê tình trạng phòng, báo cáo doanh thu để nộp lên bộ phận quản lý khi nhận
được yêu cầu từ ban quản lý KTX.
2. PHÂN TÍCH VÀ VẼ SƠ ĐỒ
a) SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG
Nhóm 3 Page 5

Hệ thống quản lý ký túc xá
SV
b) SƠ ĐỒ MỨC NGỮ CẢNH

v
Nhóm 3 Page 6
Quản lý hợp
đồng
Quản lý sinh
viên
Quản lý
phòng
Quản lý
nhân viên
Quản lý điện
nước
Báo cáo
thống kê
Kiểm tra hồ
sơ sinh viên
Nhận thông
tin sinh
viên
Nhập thông
tin phòng
Thêm thông
tin nhân
viên
Báo cáo
doanh thu

Nhập thông
tin điện
nước
Sửa thông
tin điện
nước
Xóa thông
tin sinh
viên
Nhận hợp
đồng
Sửa thông
tin phòng
Thống kê
số lượng
hợp đồng
Sửa thông
tin nhân
viên
Sửa hợp
đồng
Xóa thông
tin điện
nước
Sửa thông
n sinh
viên
Xóa thông
tin phòng
Thống kê

tình trạng
phòng
Xóa thông
tin nhân
viên
Xóa hợp
đồng
Lập hóa
đơn
Báo cáo số
lượng hợp
đồng
Sinh viên
Hệ thống quản lý ký
túc xá SV
Nộp đơn đăng ký
Ban giám
đốc
Báo cáo
doanh thu
Nộp hồ sơ
Thanh toán tiền
Báo cáo
tình trạng
phòng
Thông báo kết
quả đăng ký
Yêu cầu
thêm mới
nhân viên

Tạo hợp đồng
Lập hóa đơn
c) SƠ ĐỒ MỨC ĐỈNH



Nhóm 3 Page 7
Sinh viên
Sinh viên
Sinh viên
Th
ôn
g
n
SV
Nộp
đơn
đăng
ký
Nộp
Hồ
sơ
T.tin
thay
đổi
HĐ

Tb
áo
k.q

uả
xét
du
Quản lý sinh viên
Nhân viên
Sinh viên
Tên NV
Quản lý hợp đồng
Nhân viên
Thông tin SV
Nhân viên
Ban giám
đốc
T.n
phòng bị
xóa
T.n
phòng
thay đổi
T.n
phòng
mới
Quản lý nhân viên
Yêu cầu
thêm NV
mới
d) SƠ ĐỒ MỨC DƯỚI ĐỈNH
• Quản lý hồ sơ
Nhóm 3 Page 8
T.n

N.viên
Sinh viên
Quản lý phòng
Nhân viên
Phòng
Quản lý điện nước
Nhân viên
Hóa
đơn
T.
n
NV
T.n
điện
nc
thay
đổi
T.n
điện
nc bị
xóa
Báo cáo thống kê

thanh
toán
điện
nước
H
óa
đ

ơ
B.cáo
*nh
trạng
phòng
B.cáo
số
lượng
HĐ
Sinh viên
Nhân viên
B.cáo
doanh
thu
Ban giám đốc
Tên SV
Thông báo từ
chối
Sinh viên
Kiểm tra hồ sơ
Hồ sơ
Thông báo từ chối
Xóa hồ sơ
Thông n
yêu cầu đăng
ký phòng
Sinh viên
Mã
phòng
phòng

Nhận hồ sơ
Thông n yêu cầu
vào KTX
Sinh viên
Thông n hồ sơ thay đổi
Thông
báo hết
phòng
Sửa hồ sơ
• Quản lý sinh viên
• Quản lý phòng
• Quản lý nhân viên
Nhóm 3 Page 9
Sinh viên
Mã SV
Tên SV
SĐT…
Nhập thông tin SV
Sinh viên
Thông n sinh viên mới
Sinh viên
Danh
sách
SV
Thông n SV thay đổi
Sinh viên
có thông
tin
bị xóa
Xóa thông tin SV

Thông n sinh viên bị xóa
Sửa đổi thông tin SV
Nhập thông tin
phòng
Thông tin
phòng mới
Phòng
Xóa thông tin
phòng
Nhân
viên
Thông tin
phòng bị
xóa
Thông tin
phòng
thay đổi
Sửa thông tin
phòng
Thêm mới thông tin
nhân viên
Nhân viên
Thông tin
nhân viên
mới
Nhân viên
Thông tin nhân viên bị xóa
Danh sách nhân viên bị xóa
Xóa thông tin
nhân viên

Thông tin
nhân viên
thay đổi
Sửa thôg ntin nhân
viên
Nhân
viên
• Quản lý điện nước
• Báo cáo thống kê
Nhóm 3 Page 10
Nhập thông tin
điện nước
Thông n điện nước bị xóa
Sinh viên
Thông báo *nh hình
dùng điện nước
H
óa
đ
T
h
a
n
Thông n điện
nước thay đổi
Nhân viên
Lập hóa đơn
Công tơ điện nước
Hóa đơn
Xóa thông tin

Sửa thông tin
điện nước
Sinh viên
Thống kê số lượng
hợp đồng
Báo cáo số lượng hợp
đồng
Nhân
viên
e) SƠ ĐỒ LIÊN KẾT THỰC THỂ
Bước 1: Xác định các thực thể và định danh tương ứng
Sinh viên: Mã sinh viên
Hợp đồng: Mã hồ sơ
Phòng: Mã phòng
Nhân viên: Mã nhân viên
Hóa đơn: Số hóa đơn
Điện nước: Mã công tơ
Bước 2: Xác định liên kết thực thể
Nhóm 3 Page 11
Danh sách
phòng trống
Báo cáo *nh
trạng phòng
Nhân viên
Nhà quản
lý
Hóa đơn
Báo cáo doanh
thu
Phòng

Nhân viên
Hợp đồng
Thống kê tình
trạng phòng
Điện nướcHóa đơnPhòng
Bước 3: Xác định các thuộc tính
Sinh viên Hợp đồng Phòng Nhân viên Hóa đơn Điện nước
Mã sinh viên
Tên sinh viên
Ngày sinh
Lớp
Quê quán
Giới tính
Số điện thoại
Mã hợp đồng
Mã sinh viên
Mã nhân viên
Mã phòng
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Mã phòng
Khu nhà
Số người
Tình trạng
phòng
Mã nhân viên
Tên nhân
viên
Địa chỉ nhân
viên

Điện thoại
Số hóa đơn
Ngày lập
Mã phòng
Mã nhân viên
Tổng tiền
Mã công tơ
Mã phòng
Tháng ghi sổ
Chỉ số đầu kỳ
Chỉ số cuối
kỳ

Bước 4: Mô hình liên kết thực thể
Nhóm 3 Page 12
Nhân viên Sinh viênHồ sơ
Phòng
Mã phòng
Khu nhà
Số người
Tình trạng
phòng
Điện nước
Mã công tơ
Mã phòng
Tháng ghi sổ
Chỉ số đầu kỳ
Chỉ số cuối kỳ
Hóa đơn
Số hóa đơn

Ngày lập
Mã phòng
Mã nhân viên
Tổng tiền
II. KẾT LUẬN
Qua nghiên cứu và tìm hiểu về quản lý ký túc xá sinh viên, chúng em đã rút ra được
những kinh nghiệm cho bản thân. hiểu rõ hơn về công cụ mà mình đã lựa chọn và
cũng như phần lý thuyết, phương pháp tìm hiểu về đặc thù của các bài toán. Sử dụng
tốt các sơ đồ mô hình , giúp cho việc xây dựng các mô hình được trực quan và tốt hơn
cho bài thảo luận về quản lý ký túc xá sinh viên.
Trong quá trình tìm hiểu và làm bài, chúng em đã cố gắng hoàn thiện bài làm và hoàn
thiện mình hơn về mặt kiến thức. nhưng cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót
mong cô và các bạn đóng góp ý kiến để chúng em có thể hoàn thiện tốt hơn.
Nhóm 3 Page 13
Sinh viên
Mã sinh viên
Tên sinh viên
Ngày sinh
Lớp
Quê quán
Nhân viên
Mã nhân viên
Tên nhân viên
Địa chỉ nhân viên
Điện thoại
Hồ sơ
Mã hợp đồng
Mã sinh viên
Mã nhân viên
Mã phòng

Ngày bắt đầu