BÀI BÁO CÁO THỰC TẬP-DỀ TÀI- HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HÓA

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO THẠC SĨ CNTT
KHÔNG TẬP TRUNG KẾT HỢP MẠNG TH-VT
BÀI THU HOẠCH
CHUYÊN ĐỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TÊN ĐỀ TÀI : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP PHÉP
CÁC HOẠT ĐỘNG VĂN HOÁ

GIẢNG VIÊN: PGS.TS. TRƯƠNG MỸ DUNG
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN GIA ĐĂNG MS:CH0602007
VŨ MẠNH SƯỚNG MS : CH0602034
ĐÀO TUẤN ANH MS: CH0602001
ĐỖ MINH TUẤN MS: CH0602046
KHÓA: 3
HÀ NỘI – 06/2007
Lời cảm ơn
Chúng em xin chân thành cám ơn Cô Trương Mỹ Dung đã tận tình hướng
dẫn chúng em trong quá trình học tập và thực hiện bài thu hoạch môn học
Quản Trị Dự Án Công Nghệ Thông Tin.
Chúng em xin chân thành cám ơn Khoa Công Nghệ Thông Tin, trường Đại
Học Công Nghệ Thông Tin (ĐHQG TpHCM) đã tạo điều kiện thuận lợi cho
chúng em trong học tập và nghiên cứu.
Xin chân thành cám ơn các anh chị và bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ chúng em
trong thời gian học tập và nghiên cứu.
Nhóm sinh viên thực hiện : Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sướng
Đào Tuấn Anh
Đỗ Minh Tuấn

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

1. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
Giới thiệu :
Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp. Khác với
các lĩnh vực kinh doanh khác, sản phẩm của ngành là các sản phẩm văn hoá, có tác
động lớn đến lối sống, tác phong sinh hoạt và suy nghĩ của mỗi người dân.
Để quản lý vấn đề này, Sở Văn hoá thông tin (VHTT) có một hệ thống các
phòng ban được giao nhiệm vụ quản lý và theo dõi hoạt động của các dịch vụ văn
hoá cũng như cấp các loại giấy phép cho các dịch vụ này như: xuất bản, quảng cáo,
mở nhà hàng Karaoke, cho thuê băng đĩa hình, xuất khẩu và nhập khẩu các loại văn
hoá phẩm
Song song với vấn đề cấp giấy phép cho các loại dịch vụ thì sở VHTT còn
phải tăng cường công tác kiểm tra và thanh tra để kịp thời nắm nhanh và chính xác
các thông tin cần giải quyết như chủ sở hữu có đủ tư cách, điều kiện để thực hiện
dịch vụ mà chủ sở hữu đã đăng ký không, có đảm bảo không sai phạm đường lối
chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước không. Phương pháp tiến hành là cử
cán bộ thanh tra xuống kiểm tra và thanh tra trực tiếp, hoặc thông qua các khiếu nại,
tố cáo các vụ việc có liên quan đến lĩnh vực văn hoá cán bộ thanh tra sẽ xuống địa
bàn để xác minh vụ việc từ đó đề xuất các phương án giải quyết trình lãnh đạo sở.
Nâng cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn
nhẹ các quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung
cấp dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành,
theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc nhanh
chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những mục tiêu
trọng tâm của Chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, và CNTT là một
công cụ hỗ trợ đắc lực cần thiết và không thể thiếu cho quá trình thực hiện mục tiêu
này.
HTTT Quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, nhằm tin học hoá các
quy trình cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá và kiểm tra theo dõi các hoạt động

dịch vụ đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ:
Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá nhằm tin học hoá
toàn diện các hoạt động, công việc trong quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá, bao gồm:
• Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá;
• Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
• Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá
• Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
• Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá
Để thực hiện được mục tiêu đó, HTTT có nhiệm vụ:
3
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

• Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan
đến công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
• Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia
vào hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
− Thu thập, cập nhật dữ liệu.
− Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt
động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin
phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở
hữu, ); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.
− Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét
duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của
các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải
quyết khiếu nại tố cáo;
− Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống
kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;
Lập mô hình bảng điểm có trọng số WSM để đánh giá ứng viên cho vai trò
quản lý dự án

BẢNG ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHO VỊ TRÍ PM
Tiêu chí % Đăng Sướng T.Anh Tuấn
Kinh nghiệm 30% 80 70 70 70
Sáng tạo 20% 70 70 50 50
Kỹ năng tổ chức 25% 70 60 70 60
Kỹ năng giao tiếp 15% 80 60 80 70
Kỹ năng công nghệ 10% 80 80 60 60
TỔNG 100% 76 68 66 66
MÔ HÌNH CHO ĐIỂM CÓ TRỌNG SỐ CHỌN VỊ TRÍ PM
60 65 70 75 80
Đăng
Sư?ng
Anh
Tu?n
4
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Văn bản tôn chỉ (Project charter)
Thời gian dự án : 3 tháng
Chí phí : 50 triệu
TÔN CHỈ DỰ ÁN
Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ
văn hoá”
Ngày bắt đầu : 01-04-2007 Ngày kết thúc : 01-07-2007
Ngân sách : 50 triệu
Giám đốc dự án : Nguyễn Gia Đăng
ĐT: 0983655284
Email:
Mục tiêu dự án:
• Quản lý và cung cấp dịch vụ cấp phép các hoạt động văn hoá

• Kiểm tra theo dõi việc thực hiện giấy phép văn hoá.
• Quản lý các tổ chức và cá nhân đăng ký cấp phép dịch vụ văn hoá
• Quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn hoá.
• Quản lý các văn băn liên quan đến lĩnh vực văn hoá
Cách tiếp cận:
Thu thập, phân loại, cập nhật, lưu trữ, quản lý các thông tin dữ liệu liên quan đến
công tác quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Tổ chức xây dựng các giao diện và web site cho các loại đối tượng tham gia vào
hoạt động của HTTT. Các hoạt động bao gồm:
− Thu thập, cập nhật dữ liệu.
− Thực hiện các dịch vụ công: làm thủ tục tiếp nhận hồ sơ xin cấp phép hoạt
động dịch vụ văn hoá; trả lời kết quả xét duyệt hồ sơ; cung cấp thông tin
phục vụ việc lập hồ sơ (văn bản pháp lý, các chứng thực, thân nhân chủ sở
hữu, ); cung cấp thông tin tư vấn, thị trường về các dịch vụ văn hoá.
− Thực hiện các quy trình xử lý công việc tại các cơ quan chức năng: xét
duyệt cấp phép hoạt động dịch vụ văn hoá; theo dõi quá trình hoạt động của
các hoạt động dịch vụ văn hoá; xử lý các vụ việc vi phạm hành chính; giải
quyết khiếu nại tố cáo;
− Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin; lập và xem báo cáo, thông tin thống
5
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

kê, tổng hợp; truy cập và khai thác trang web;
Vai trò và trách nhiệm:
Vai trò Họ tên Tổ chức/ vị trí Liên hệ
Chữ
ký
Trưởng dự
án, chịu
trách

nhiệm
chung về
dự án
Nguyễn Gia
Đăng
Trưởng dự án. Làm
project charter, Hợp
đồng nhóm, Phân tích
các bên cho dự án.
Viết báo cáo bài học
kinh nghiệm cá nhân
và nhóm. Tổng hợp
dự án, Báo cáo kết
thúc dự án
dangnggia@ya
hoo.com
Thư ký dự
án, lập kế
hoạch dự
án
Vũ Mạnh Sướng Thư ký dự án, Lập sơ
đồ Gantt, Work
Breakdown, phát
triển lịch biểu làm
việc cho nhóm, lập
kế hoạch công việc
và ước lượng thời
gian cho mỗi công
việc của từng thành
viên trong nhóm

suongvm@yah
oo.com
Lập tài liệu
dự án
Đào Tuấn Anh Phân tích mức độ rủi
ro. Các bài học rút ra
từ dự án. Tìm và
tổng kết tư liệu liên
quan.
daotuananh@y
ahoo.c om
Phụ trách
tài chính
dự án
Đỗ Minh Tuấn Phát biểu phạm vi.
Ước tính chi phí,
Viết tổng kết về MBTI
tuanphthanoi@
yahoo.com
6
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

của nhóm.
2. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Kịch bản:
Nhóm đã đề cử anh Nguyễn Gia Đăng làm Quản lý dự án “Xây dựng hệ
thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá”. Anh Đăng là kỹ sư tin học
có gần 10 năm kinh nghiệm, hiện đang công tác tại viện CNTT. Anh đã tham gia rất
nhiều dự án cho một số công ty với vai trò thiết kế, thi công, chuyển giao công
nghệ.

Các nhiệm vụ:
1. Phát triển Hợp đồng Nhóm (Team Contract)
Hợp đồng nhóm – Team Contract
Tên dự án : “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ
văn hoá”
Họ tên các thành viên dự án và chữ ký:
7
Họ tên Chữ ký
Đào Tuấn Anh
Nguyễn Gia Đăng
Vũ Mạnh Sướng
Đỗ Minh Tuấn
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Qui tắc chung khi làm việc: Nhóm dự án sẽ
- Xem quyền lợi của dự án là trên hết.
- Bảo đảm các thành viên được thông đạt về dự án.
- Ưu tiên phân công công việc theo đúng sở trường, điều kiện của mỗi
người.
- Tôn trọng ý kiến các thành viên.
- Tham gian dự án đến hoàn tất.
- Tuân thủ thực hiện các quy định về kế hoạch, yêu cầu công việc và thời
gian.
Khi tham gia: Các thành viên sẽ.
- Tạo điều kiện bình đẳng cho mọi thành viên.
- Khuyến khích đưa ra các ý tưởng cải tiến, sáng tạo.
- Báo cáo kịp thời tiến độ công việc cho người quản trị dự án.
- Chân thật và cởi mở trong các hoạt động dự án.
- Khuyến khích phong cách làm việc linh động uyển chuyển.
- Thông báo trước khi vắng mặt 1 buổi họp.

Truyền thông: Các thành viên sẽ
- Khi gửi email về thông tin liên quan dự án thì phải cc cho mọi thành viên.
- Trả lời email có liên quan dự án kịp thời .
- Tập trung giải quyết vấn đề phát sinh, không khích bác nhau.
- Trình bày ý tưởng một cách gọn gàng , dễ hiểu.
- Nêu ngay thắc mắc khi không hiểu rõ 1 chi tiết nào đó.
- Lưu lại nội dung các thảo luận liên quan theo trình tự.
- Mỗi thời điểm chỉ đưa ra một vấn đề để thảo luận.
Giải quyết vấn đề: Các thành viên sẽ
- Khuyến khích mọi người cùng tham gia giải quyết vấn đề.
- Chỉ nên phê bình có tính chất xây dựng.
8
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

- Khi được yêu cầu giải quyết một vấn đề, phải phản hồi hoặc đưa giải
pháp.
- Có tinh thần đồng đội chung sức giải quyết vấn đề.
Hội họp : Các thành viên sẽ
- Tham gia họp hàng tuần để báo cáo tình hình của nhóm cả tuần.
- Ghi chép nội dung cuộc họp và cố gắng giải quyết vấn đề đã đưa ra trong
vòng 24 giờ.
- Chấp hành, thực hiện đúng quyết định, giải pháp đã thống nhất trong
cuộc họp.
2. Bảng phân tích các bên liên quan
PHÂN TÍCH CÁC BÊN LIÊN QUAN CHO DỰ ÁN
Người viết (Prepared by): Nguyễn Gia Đăng Ngày ( Date):01-06-2007
Khách hàng
Trưởng nhóm kỹ
thuật
Người dùng

Thuộc tổ
chức
Sở VHTT
Nhóm thực hiện dự án
Sở VHTT
Vai trò
trong dự án
Đưa ra yêu cầu
và Quyết định
nghiệm thu dự án
Thực hiện các yêu cầu
của khách hàng
Vận hành HT khi
nghiệm thu và sử dụng
hệ thống sau khi bàn
giao
Một sự kiện
duy nhất về
BTG
Đặt hàng Nghiệm thu, tổng kết
dự án
Vận hành hệ thống
Mức độ
quan tâm
8 8 7
Mức độ ảnh
hưởng
9 8 7
Đề xuất về
quản lý các

mối quan hệ
Luôn lắng nghe
các yêu cầu. Cần
có các giao kết
yêu cầu giữa 2
bên
Xây dựng kế hoạch làm
việc chặt chẽ, kiểm tra
theo dõi tiến độ thực
hiện các phần của dự
án. Tạo liên kết thông
tin tốt giữa các bộ phận
Theo dõi theo quen, tìm
hiểu các mong muốn
của người dùng.
9
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

kỹ thuật
3. Phát triển một bản tuyên bố phạm vi (scope statement) dự án .
PHÁT BIỂU VỀ PHẠM VI- Scope Statement
Tên dự án –Project title: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý cấp
phép các dịch vụ văn hoá”
Người viết –Prepared by: Đỗ Minh Tuấn Ngày-Date : 01-06-2007
Lý giải về dự án - Project Justification
Mục tiêu của dự án là khảo sát các quy trình nghiệp vụ về cấp phép các
loại hình dịch vụ văn hoá tại Sở VHTT. Từ đó xây dựng một hệ thống nhằm
tin học hoá các quy trình đó.
Các giai đoạn dự kiến:
- Khảo sát hiện trạng tin học và trình độ tin học của các cán bộ tại Sở

- Khảo sát các quy trình nghiệp vụ
- Thiết kế các chức năng của hệ thống
- Xây dựng phần mềm
- Thử nghiệm hệ thống
- Chuyển giao tài liệu và chương trình
Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm (Product Characteristics and
Requirements)
- Quản lý các hồ sơ xin cấp phép dịch vụ văn hoá trên máy
- Tra cứu, tìm kiếm, sao trích thông tin nhanh chóng, chính xác
- Lập và xem báo cáo thống kê dễ dàng, thuận tiện
- Có thể tra cứu kết quả đăng ký xin cấp phép trên Web
- Thông tin dữ liệu được quản lý tập trung
- Hệ thống được bảo mật tốt
Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án (Summary of Project
Deliverables)
10
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Các kết quả liên quan đến quản lý dự án : ngữ cảnh dự án, văn bản tôn
chỉ, hợp đồng nhóm, phát biểu phạm vi, WBS, chi phí dự trù, báo cáo tiến độ,
báo cáo hòan tất, bài học kinh nghiệm.
Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án (Project Success
Criteria)
- Hệ thống chạy ổn định, dễ sử dụng
- Đáp ứng cho nhu cầu quản lý các hồ sơ xin cấp phép các dịch vụ
văn hóa
- Chi phí chấp nhận được
- Tiến độ thực hiện dự án đúng kế họach
- Phối hợp tốt trong thực hiện dự án
Mô hình của Hệ thống như sau:

11
CSDL tại
Sở VHTT
CSDL tại
phòng
VHTT
Quản lý các hoạt động dịch vụ
văn hoá
- HS xin cấp
phép DVVH
- Đơn thư tố
cáo, khiếu nại
- Kết quả xét
duyệt,thanh tra
- Thông tin tra
cứu
chủ sở hữu
chủ sở hữu
HS xin cấp
phép DVVH
- Kết quả xét
duyệt
- Thông tin tra
cứu
Phòng VHTT huyện
Phòng VHTT huyện
Kết quả xét duyệt
Kết quả thanh tra
P.Quản lý Văn hoá
P.Quản lý Văn hoá

Thanh tra Sở VHTT
Thanh tra Sở VHTT
- TT về thanh
tra, kiểm tra
- TT xử lý
TT về đơn thư
khiếu nại tố cáo
Tiếp nhận hồ
sơ
Kết quả xét
duyệt
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Dự kiến về kinh phí: 50.000.000 VNĐ
Trong đó:
- Kinh phí khảo sát hệ thống: 5.000.000 (VNĐ)
- Kinh phí phân tích thiết kế: 20.000.000 (VNĐ)
- Kinh phí lập trình xây dựng phần mềm: 20.000.000 (VNĐ)
- Kinh phí triển khai: 5.000.000 (VNĐ)
4. Phát triển WBS (Work Breakdown Structure)
WBS – DỰ ÁN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP
PHÉP CÁC DỊCH VỤ VĂN HOÁ
1. Khảo sát hệ thống
2. Đánh giá hiện trạng
2.1Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của Sở VHTT
2.2Hiện trạng tổ chức và các phòng ban của Sở
2.3Xác định các đối tượng tham gia trong hệ thống
12
Cập nhật thông
tin

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

2.4Tìm hiểu các quy trình nghiệp vụ
3. Phân tích yêu cầu
3.1Yêu cầu chức năng
3.1.1 Chức năng quản lý cấp phép các loại hình dịch vụ văn hóa:
- Karaoke, vũ trường
- Mở cửa hàng băng đĩa hình
- Quảng cáo
- Biểu diễn nghệ thuật
- Xuất bản phẩm ra nước ngoài
- Sử dụng Anten Parabol
- Xây dựng tượng đài
- Triển lãm tranh ảnh mỹ thuật
- Các hoạt động văn hóa nơi công cộng
3.1.2 Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra vi phạm về văn
hóa.
3.1.3 Chức năng quản lý các văn bản liên quan đến lĩnh vực văn hóa.
3.2Yêu cầu phi chức năng
4. Phân tích hệ thống
4.1Xây dựng mô hình DFD
4.2Xây dựng mô hình dữ liệu
4.3Xây dựng mô hình trạng thái
4.4Xây dựng mô hình xử lý
5. Thiết kế và xây dựng hệ thống
5.1Thiết kế cơ sở dữ liệu
5.2Hiện thực chương trình
5.2.1 Chức năng quản lý hệ thống
5.2.2 Chức năng quản lý cấp phép cho các hồ sơ đăng ký
5.2.3 Chức năng quản lý công tác thanh tra, kiểm tra

5.2.4 Chức năng quản lý các văn bản về lĩnh vực VHTT
5.2.5 Chức năng tra cứu, tìm kiếm
5.2.6 Chức năng báo cáo thống kê
13
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

6. Kiểm tra và sửa lỗi
6.1.1 Viết Test-case
6.1.2 Thực hiện việc kiểm tra
6.1.3 Sửa lỗi
7. Chuyển giao sản phẩm
7.1.1 Hỗ trợ cài đặt, cấu hình
7.1.2 Hỗ trợ bảo trì, sửa lỗi
5. Dùng WBS đã xây dựng , tạo ra sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng trong MS Project
2003 cho dự án. Ước lượng thời gian kéo dài của từng tác vụ và nhập vào những
phụ thuộc thích hợp. In sơ đồ GANTT và sơ đồ mạng.
SƠ ĐỒ GANTT
Người tạo: Vũ Mạnh Sướng Ngày: 03-04-2007
14

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

16
6. Tạo một ma trận tác động/khả năng có thể xảy ra và danh sách những rủi ro được
đưa lên hàng đầu cho dự án. Gồm có ít nhất 10 rủi ro.
DANH SÁCH MỨC ĐỘ RỦI RO TRONG DỰ ÁN
Người tạo: Đào Tuấn Anh Ngày: 03-04-2007
Mã rủi
ro
Mức độ Rủi ro tiềm ẩn Cách khắc phục

R01 2 Sự phân công nhân lực kém
Xem xét lại khả năng của
tất cả các thành viên trong
nhóm.
R02 3
Nhân sự thực hiện dự án: ốm
đau, tai nạn.
Xây dựng phương án dự
phòng về nhân sự.
R03 1
Xây dựng kế hoạch dự án
không phù hợp
Tìm hiểu kỹ về khả năng và
thời gian của nhân sự tham
gia dự án
R04 1
Khách hàng thay đổi yêu cầu
trong quá trình thực hiện dự
án
Phân tích, tìm hiểu thật kỹ
bài toán
R05 1
Các bộ phận phối hợp không
tốt, nắm bắt và thực hiện
không đúng yêu cầu, không
hoàn thành công việc ảnh
hưởng đến các bộ phận khác,
…
Tạo sự đoàn kết, trao đổi
cởi mở, thẳng thắn, giúp đỡ

và tương tác thường xuyên
giữa các nhân viên thực
hiện dự án
R06 3
Xác định phạm vi dự án kém
ảnh hưởng đến thời gian và
chi phí thực hiện dự án
Phân tích và xác định rõ yêu
cầu của khách hàng ngay từ
đầu
R07 3
Ước tính thời gian dự án kém
dẫn đến không hoàn thành dự
án đúng thời hạn
Xác định rõ yêu cầu của dự
án, trình độ của nhân viên
tham gia dự án
R08 2
Ước tính chi phí kém Phân tích và tìm hiểu mọi
yếu tố về giá cả thị trường,
các yêu tố liên quan đến chi
phí cho dự án

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

R09 2
Quản lý chưa giám sát tốt tiến
độ công việc của mỗi nhân
viên
Người quản lý dự án phải

thực sự quan tâm tới dự án,
quan tâm sát sao tới nhân
viên và tiến độ công việc
R10 2
Cơ sở vật chất và trình độ tin
học của đối tác yếu
Đề nghị phía đối tác tổ chức
những khóa học nhằm nâng
cao trình độ tin học của
nhân viên
Ghi chú : Mức 1 là cao nhất
3. THỰC HIỆN DỰ ÁN
Sau khi đã lên kế hoạch và xác định được các công việc phải làm,
trưởng dự án đã quyết định triệu tập cuộc họp nhóm để cùng các thành viên trong
nhóm đưa ra những phân tích về chức năng của chương trình đồng thời lên kế hoạch
chi tiết cho việc thiết kế và lập trình.
Trong buổi họp các các thành viên trong nhóm đã nêu lên những khó
khăn và thuận lợi của từng nghiệp vụ. Sau cuộc họp trưởng dự án có các cột mốc
phải hoàn thành trong mỗi giai đoạn để tất cả các thành viên trong nhóm cùng theo
dõi và thực hiện
Danh sách các công việc của dự án
[Statement of Work for Project Name]
[Scope of Work]Phạm vi công việc:
[Describe the work to be done to detail. Specify the hardware and software
involved and the exact nature of the work.] [Mô tả chi tiết công việc , các phần
mềm và phần cứng sử dụng trong các giai đoạn]
- Soạn kịch bản cho từng giai đoạn
- Hợp đồng nhóm
- Khảo sát thị trường của dự án
- Phân tích các bên liên quan của dự án

18
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

- Phạm vi dự án
- Lập WBS
- Đánh giá rủi ro
- Bảng quản lý thời gian
o Dùng phần mềm MS Project 2003
- Phân tích thiết kế chương trình
- Viết mã chương trình
- Kiểm thử và sửa lỗi
Các giai đoạn thực hiện[Period of Performance]:
Specify when the work is expected to start and end, working hours, number
of hours that can be billed per week, where the work must be performed, and related
schedule information.
Khởi động 3 days Sun 01/04/07 Tue 03/04/07
Phân tích 7 days Wed 04/04/07 Tue 10/04/07
Thiết kế 30 days Wed 11/04/07 Thu 10/05/07
Cài đặt 40 days Fri 11/05/07 Wed 20/06/07
Test và sửa lỗi 6 days Thu 21/06/07 Tue 26/06/07
Chuyển giao 4 days Wed 27/06/07 Sun 01/07/07
4. Điều khiển, kiểm soát(CONTROLLING)
[Project Name]
Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các dịch vụ văn hoá
[Kickoff Meeting]
01/04/2007
[Time]Thời gian : 17h30 – 20h30
[Attendees]Số người tham gia:
1. Vũ Mạnh Sướng
2. Nguyễn Gia Đăng

3. Đào Tuấn Anh
4. Đỗ Minh Tuấn
[Meeting Objective]Mục tiêu cuộc họp:
19
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

1.Lập kế hoạch cho dự án.
2.1 Lập bảng hợp đồng nhóm
2.2 Lập bảng WBS(Work Breakdown Structure)
2.3 Lập bảng phân tích các bên tham gia
2.4 Lập lịch biểu quản lý thời gian dự án
2.5 Lập bảng quản lý nguồn nhân lực dự án
Phân chia công việc
Agenda:
• Thảo luận các mô-đun chính của dự án .
• Xác định chức năng của từng mô-đun.
• Xác định các công việc để lập kế hoạch cho dự án
• Phân chia công việc
Công việc
Thời gian
(ngày)
Ngày bắt
đầu
Ngày kết
thúc
Người làm
Khởi động 3 01/04/2007 03/04/2007 Cả nhóm
Phân tích 7 04/04/2007 10/04/2007
Lấy yêu cầu và phân tích
yêu cầu

4 04/04/2007 07/04/2007 Cả nhóm
Làm tài liệu tổng quan 3 08/04/2007 10/04/2007 T.Anh, Tuấn
Báo cáo trạng thái công
việc
3 08/04/2007 10/04/2007 Đăng, Sướng
Thiết kế 30 11/04/2007 10/05/2007
Viết tài liệu use-case 10 11/04/2007 20/04/2007 Cả nhóm
Viết thiết kế chức năng 6 21/04/2007 26/04/2007 Tuấn, Anh
Viết thiết kế giao diện 10 27/04/2007 06/05/2007 Anh, Tuấn
Thiết kế cơ sở dữ liệu 4 07/05/2007 10/05/2007 Tuấn, Anh
Thiết kế framework 10 21/04/2007 30/04/2007 Đăng, Sướng
Thiết kế component,class 10 01/05/2007 10/05/2007 Đăng, Sướng
Cài đặt 40 11/05/2007 20/06/2007
Cài đặt các class dùng
chung
5 11/05/2007 15/05/2007 Cả nhóm
Modul quản lý cấp phép
các dịch vụ VH
20 16/05/2007 05/06/2007 Đăng, Sướng
Modul quản lý công tác
thanh tra, kiểm tra
15 06/06/2007 20/06/2007 Đăng, Sướng
Modul quản lý văn bản
liên quan đến dịch vụ VH
15 16/05/2007 31/05/2007 Tuấn, Anh
Modul tra cứu, tìm kiếm 10 01/06/2007 10/06/2007 Tuấn, Anh
Modul tạo lập báo cáo 10 11/06/2007 20/06/2007 Tuấn, Anh
Kiểm lỗi và sửa lỗi 6 21/06/2007 26/06/2007 Cả nhóm
Đào tạo và chuyển giao 4 27/06/2007 30/06/2007 Cả nhóm
20

Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

Ghi chú:
a)Mỗi thành viên của nhóm sẽ khảo sát các công việc chính của qui trình phỏng
vấn ứng viên ở đơn vị mình công tác và thảo luận . Đã gởi thông tin thu thập cho tất
cả mọi người và thống nhất các mô-đun chính. Phân công mỗi người tìm hiểu và lập
bảng câu hỏi khảo sát cho mô-đun.

b) Người thực hiện phân tích một mô-đun tìm hiểu qui trình thực hiện (Activity
diagram), các thành phần tương tác (class diagram) , và xác định các mô-đun liên
quan.
c)Thiết kế giao diện,use-case và các chức năng của mô-đun.
d) Bảng quản lý thời gian, nhân lực và rủi ro có thể điều trong suốt quá trình phân tích ,
thiết kế dự án
5. Kết thúc dự án:
Bài học kinh nghiệm
Người viết: Nguyễn Gia Đăng Ngày: 01-07-2007
Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý cấp phép các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng.
Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007
Ngân sách: 50 Triệu
1. Dự án thành công tốt đẹp nhờ những yếu tố:
a. Thu hẹp phạm vi dự án.
b. Thay đổi cách tiếp cận hiện trường mạng máy tính tại trường
c. Bổ sung nhân sự hợp lý.
2. Những bài học chính về quản lý từ dự án này:
a. Quản lý phạm vi: phạm vi dự án phải phù hợp với khả năng và tình
hình thực tế của hiện trường.
b. Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong quá
trình thực thi dự án.

c. Quản lý chi phí: phải ước lượng chính xác về chi phí thực hiện dự
án, phân tích kỹ điểm hoà vốn khi đầu tư.
21
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

d. Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và cập
nhật các rũi ro. Tham khảo ý kiến cấp trên khi cần thiết.
3. Sự thành công đáng quan tâm nhất trong dự án này là triệu tập cuộc họp
ban quản trị kịp thời sau giai đoạn 1. Bên cạnh đó là sự thay đổi phạm vi dự
án và chuyên gia tư vấn.
4. Sự thất bại cần lưu ý trong dự án này là sự chậm chạp trong việc đánh giá
sự thất bại của dự án trong giai đoạn 1. Ngoài ra sự tin tưởng chuyên gia tư
vấn làm việc không hiệu quả trong thời gian dài cũng là một bài học cần
quan tâm.
5. Nếu thực hiện các dự án tương tự, cần chú ý các vấn đề sau:
a. Phân chia thời gian hợp lý (chia dự án thành nhiều giai đoạn).
b. Tổ chức các cuộc họp đánh giá thường xuyên.
c. Theo dõi và đánh giá kịp thời sự thất bại của dự án.
d. Thay đổi phạm vi và nhân sự dự án nếu cần thiết.
Báo cáo tổng kết dự án
Người viết: Nguyễn Gia Đăng Ngày: 26-06-2007
Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng.
Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007
Ngân sách: 50 Triệu
Mô tả ngắn về dự án:
Dự án phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn
hoá là một lĩnh vực mới của mà nhóm triển khai.
Lý do phát triển dự án:
Văn hoá thông tin là một lĩnh vực hoạt động nhạy cảm và phức tạp. Nhằm nâng

cao hiệu quả, rút ngắn thời gian, tự động hoá, đơn giản hoá và làm gọn nhẹ các
quy trình giải quyết, xử lý các các hồ sơ thủ tục hành chính trong việc cung cấp
dịch vụ công cho người dân, đặc biệt là các dịch vụ công mang tính liên ngành,
theo mô hình "một cửa" để giảm các thủ tục phiền hà, giải quyết công việc
22
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

nhanh chóng, gọn nhẹ và công minh theo đúng pháp luật là một trong những
mục tiêu trọng tâm của chương trình
Những kết quả đạt được:
Dự án đã thành công tốt đẹp sau những điều chỉnh rất kịp thời. Nhóm dự án
đã thu thập được nhiều dữ liệu chính xác, thiết lập nhiều mối quan hệ. Kết
quả, xây dựng thành công HTTT quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá và
được mọi người đánh giá cao.
Đánh giá về kết quả dự án:
Dự án đã thành công tốt đẹp mặc dù có nhiều khó khăn trong thời gian đầu.
Các công cụ hỗ trợ:
MS Project 2003: dùng để quản lý dự án.
- MS Excel: dùng để phân tích các số liệu, ước lượng chi phí
- MS Word: dùng để viết các báo cáo trong dự án.
MS PowerPoint: dùng để xây dựng các presentation cho các cuộc họp.
MS Outlook: dùng để gửi mail và quản lý thời gian cá nhân.
Dùng các phần mềm giao tiếp như e-mail và Web để hỗ trợ liên lạc.
Bài học kinh nghiệm
- Sự thành công đáng quan tâm nhất trong dự án này là triệu tập cuộc họp
ban quản trị kịp thời sau giai đoạn 1. Bên cạnh đó là sự thay đổi phạm vi
dự án và chuyên gia tư vấn.
- Sự thất bại cần lưu ý trong dự án này là sự chậm chạp trong việc đánh
giá sự thất bại của dự án trong giai đoạn 1. Ngoài ra sự tin tưởng chuyên
gia tư vấn làm việc không hiệu quả trong thời gian dài cũng là một bài

học cần quan tâm.
Những bài học chính về quản lý từ dự án này:
 Quản lý nhân sự: phải có theo dõi và điều chỉnh kịp thời trong quá
trình thực thi dự án.
 Quản lý chi phí: phải ước lượng chính xác về chi phí thực hiện dự
án, phân tích kỹ điểm hoà vốn khi đầu tư.
 Quản lý rũi ro: dự đoán các rũi ro, thường xuyên theo dõi và cập
23
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

nhật các rũi ro. Tham khảo ý kiến cấp trên khi cần thiết.
Bài học rút ra từ dự án
Người viết: Đào Tuấn Anh Ngày: 26-06-2007
Tên dự án: Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá.
Giám đốc dự án: Nguyễn Gia Đăng.
Ngày bắt đầu dự án: 01-04-2007
Ngân sách: 50 Triệu
1. Khi nhóm cùng nhau theo dõi việc tiến độ dự án, nhóm sẽ làm việc nhanh
hơn, hiệu quả và chắc chắn hơn. Đánh giá chính là ở kết quả của cả nhóm.
2. Phân công công việc ghi chép lại nội dung các cuộc
họp. Được quyết định bởi cả nhóm. Các yếu tố cần cân nhắc: tự nguyện,
kinh nghiệm, nguyện vọng, cách thông báo các báo cáo cuộc họp. Xem các
báo cáo để theo dõi tiến độ công việc.
3. Xem cách thức cả nhóm sẽ liên lạc với nhau. Gặp trực tiếp: thời gian, địa
điểm. Danh sách số điện thoại và thời gian thuận tiện để gọi địa chỉ email.
4. Tóm tắt các mục tiêu. Gợi ý từng thành viên tự thảo ra từ 2-3 mục tiêu
chính. Cả nhóm so sánh, và từ đó quyết định.
5. Quyết định quá trình và cách đạt được mục đích. Sử dụng các chương trình
lên lịch (Gantt, Critical Path, PERT). Các chương trình hỗ trợ trình bày
(Word, Microsoft Project, PowerPoint ). Các bước thực hiện lịch làm việc.

6. Phân tích/Tìm hiểu. Kiểm tra thường xuyên lên kế hoạch cho những chỗ
trống kêu gọi sự giúp đỡ nếu cần.
7. Khi làm việc theo nhóm, cần sự chia sẻ thông tin, nguồn lực và thống nhất
về phương thức thực hiện. Nhóm nào làm việc hiệu quả thường biết kết hợp
các yếu tố này. Tuy nhiên, từng nhóm hoặc từng cá nhân làm việc sẽ hiệu
24
Quản trị dự án CNTT - Hệ thống thông tin quản lý các hoạt động dịch vụ văn hoá

quả chỉ khi họ luôn sẵn sàng chia sẻ và tôn trọng các thành viên khác trong
nhóm.
8. Làm việc trong nhóm dựa trên sự tôn trọng và khích lệ lẫn nhau. Thường thì
tính sáng tạo thường mơ hồ. Các ý tưởng là vô cùng quan trọng với thành
công của dự án, chứ không phải là tính cách cá nhân. Sức mạnh của một
nhóm là ở khả năng thực hiện và phát triển các ý tưởng mà từng thành viên
đem lại.
9. Mâu thuẩn có thể là sự mở rộng của sự sáng tạo. Để giải quyết mâu thuẫn,
các thành viên trong nhóm luôn phải tôn trọng ý kiến của nhau. Nói cách
khác, làm dự án theo nhóm mang tính chất cộng tác, hơn là cạnh tranh.
10. Hai mục tiêu chính trong làm dự án theo nhóm: thứ nhất là học được gì? Các
tài liệu, thông tin cũng như quá trình làm việc. Thứ hai là sản phẩm cuối
cùng: bài báo cáo viết, trình bày miệng, hay là các sản phẩm có hình ảnh,
âm thanh khác…
11. Đôi khi, nhóm có đạt được thành công hay không là
phụ thuộc rất nhiều vào sự mạch lạc trong giải thích yêu cầu dự án. Công
việc của nhóm là giải nghĩa các hướng dẫn đó và thống nhất cách giải quyết
vấn đề.
12. Quá trình công việc sẽ chỉ có hiệu quả khi có trưởng nhóm dự án hướng dẫn
trong quá trình thực thi dự án. Dự án làm theo nhóm không đơn giản như
việc học theo nhóm. Các thành viên trong nhóm cần nắm rõ và chuẩn bị kỹ
càng cho dự án. Các dự án cần được xây dựng sao cho không thành viên nào

trong nhóm bỏ qua nỗ lực công việc của các thành viên khác.
13. Tính điểm: Khen thưởng thường là điều không thể thiếu được cho quá trình,
các thành viên nhận được phần thưởng của mình từ những gì họ đóng góp
cho dự án. Các động lực khác (như điểm số…) có thể được chấm điểm dựa
trên sự tiến bộ, trái ngược với cách tính điểm một cách tương đối. Thường
thì tính điểm tương đối thì cách đánh giá với những thành viên không đạt
hiệu quả cao. Đánh giá dựa trên tiến bộ của toàn nhóm và của cá nhân. Tuy
nhiên, phương pháp này có thể gây hậu quả không hay khi mà những thành
25