TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ĐÀ NẴNG
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 43




TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(Thực hiện theo đề án 43 của Chính phủ)

Dành cho Chuyên viên






Đà Nẵng, 2009
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 2

Mục lục
1 Giới thiệu 4
2 Cách đăng nhập 4
3 Các chức năng của vai trò Chuyên viên 5
4 Trang chủ 6
5 Quản lý văn bản 7

5.1 Danh sách văn bản đến 7
5.2 Danh sách văn bản đi 9
5.3 Thư mục lưu tr cơ quan 11
5.4 Thư mục h sơ công việc 11
5.5 H sơ công việc 12
5.5.1 Danh sách chưa x lý 12
5.5.2 Danh sách chờ x lý 14
5.5.3 Danh sách đã x lý 15
5.5.4 Danh sách phối hợp 16
5.5.5 Danh sách lưu theo dõi 17
5.6 Báo cáo thống kê 18
5.6.1 Báo cáo x lý văn bản đến 18
5.6.2 Báo cáo x lý công việc 19
5.6.3 Báo cáo chi tiết 19
5.6.4 Thống kê x lý văn bản đến 21
5.6.5 Thống kê x lý công việc 22
6 Điều hành 23
6.1 Trao đổi nội bộ 23
6.2 Lịch công tác 25
6.2.1 Lịch công tác cá nhân 25
6.2.2 Lịch công tác phòng 27
6.2.3 Lịch công tác cơ quan 27
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 3

6.3 Tài liệu ISO 29
6.4 Thư điện t 30
6.4.1 Soạn mail 31

6.4.2 Nhận mail 33
6.4.3 Danh sách liên lạc 34






















Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 4

1 0BGiới thiệu

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Đà Nẵng được thực hiện
theo Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg với mục đích tin học hóa việc x lý văn
bản cũng như hỗ trợ công tác điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước
nhằm tiết kiệm tối đa các chi phí văn phng và tạo môi trường làm việc hiện đại.
Tài liệu này được s dụng để hướng dẫn các thao tác chức năng của
người s dụng khi vận hành chương trình.
2 1BCách đăng nhập
Trên màn hình desktop của máy tính bạn s dụng, bạn kích đôi chuột vào
biểu tượng của Internet Explorer (khuyến cáo từ bản 6.0 trở lên) hoặc s
dụng các trình duyệt khác như Opera, Mozilla Firefox hoặc Google
Chrome,… để s dụng chương trình này.
Tại thanh địa chỉ (address bar), bạn nhập vào địa chỉ sau (địa chỉ này được
triển khai tại đơn vị)
U.
Tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập vào ứng dụng được quy định theo
cú pháp như sau:
Tên đăng nhâp: <tên><họ viết tắt><tên lót viết tắt>
Mật khẩu mặc định lần đầu trùng với tên đăng nhập.
UVí dụ:U người s dụng có tên là Nguyễn Duy Nghiêm thì tên đăng nh ập và
mật khẩu như sau.
• Tên đăng nhập: nghiemnd
• Mật khẩu: nghiemnd
Thay đổi mật khẩu:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 5


Hình 1: Đổi mật khẩu

3 2BCác chức năng của vai trò Chuyên viên
• Trang chủ
• Quản lý văn bản
 H sơ công việc
 Danh sách chưa x lý
 Danh sách chờ x lý
 Danh sách đã x lý
 Danh sách phối hợp
 Danh sách lưu theo dõi
 Danh sách văn bản đến
 Danh sách văn bản đi
 Báo cáo thống kê
 Báo cáo x lý văn bản đến
 Báo cáo x lý công việc
 Báo cáo chi tiết
 Thống kê x lý văn bản đến
 Thống kê x lý công việc
 Thư mục lưu tr cơ quan
 Thư mục h sơ công việc
• Điều hành
 Trao đổi nội bộ
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 6

 Lịch công tác
 Lịch cá nhân
 Lịch phòng
 Lịch cơ quan

 Tài liệu ISO
 Thư điện t
4 3BTrang chủ
Trang chủ được s dụng để hiển thị các shortcut mà đã đư ợc hệ thống quy
định nhằm tạo đường dẫn ngắn nhất đến các chức năng thường xuyên s
dụng.

Hình 2: Trang chủ
Các chức năng và shortcut trên trang chủ được hiển thị theo mỗi vai
trò(role) khác nhau và các bước thực hiện của mỗi chức năng cũng d ựa vào
đó mà sẽ có sự khác nhau mà vẫn đảm bảo đầy đủ quy trình x lý đã đư ợc
định nghĩa trước đó.
Mặc định, sau khi bạn đăng nhập vào hệ thống thì sẽ được chuyển đến
trang chủ hoặc nếu bạn đang ở một chức năng khác và muốn chuyển về trang
chủ thì kích chuột vào menu Trang chủ.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 7

5 4BQuản lý văn bản
Là nơi quản lý tất cả các chức năng của chương trình sau khi đã định nghĩa
quy trình x lý của công văn. Quản lý các thông tin đến và đi của các văn bản,
báo cáo thống kê tình hình của các loại văn bản khác nhau có trong hệ thống.

Hình 3: Menu Quản lý văn bản
5.1 6BDanh sách văn bản đến
Là nơi quản lý danh sách tất cả các văn bản đến của chuyển đến sau khi
đã được bút phê hoặc chuyển x lý trực tiếp từ lãnh đ ạo phòng. Tại đây, khi
nhận được công văn, bạn tiếp tục x lý

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 8


Hình 4: Danh sách văn bản đến
Tại đây, bạn có thể xem lại các thông tin liên quan của văn bản đến mà bạn
đã chuyển như chi tiết của văn bản, file đính kèm, dòng luân chuy ển của văn
bản như các hình bên dư ới đây.


Hình 5: Chi tiết văn bản
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 9


Hình 6: Dòng luân chuyển của văn bản
5.2 7BDanh sách văn bản đi
Được s dụng để hỗ trợ theo dõi và thêm mới các văn bản ban hành đi.
Chuyển nội dung văn bản dự thảo thành công văn ban hành nhằm hỗ trợ đơn
vị theo dõi đư ợc danh sách các đơn vị đã có công văn g i đi.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 10

Hình 7: Danh sách văn bản đi
Tại đây, bạn có thể xem lại các thông tin liên quan đến văn bản mà bạn đã
x lý như chi tiết của văn bản, dòng luân chuyển của văn bản sau khi ban
hành như các hình bên dư ới đây.

Hình 8: Chi tiết văn bản đi

Hình 9: Văn bản phát hnh chuyển cho ngưi liên quan
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 11


Hình 10: Ni dung văn bản đến liên quan
5.3 8BThư mục lưu tr cơ quan
Là nơi chứa danh sách tất cả các văn bản đã đư ợc văn thư chuyển vào
lưu trữ h sơ sau khi x lý . Tại đây, bạn có thể theo dõi kết quả x lý của từng
văn bản một. Hệ thống cung cấp và tổ chức cho bạn thấy được các văn bản đã
được x lý theo các quy trình đã đ ịnh nghĩa trước đó.

Hình 11: Thư mục hồ sơ công việc
5.4 9BThư mc h sơ công vic
Là nơi chứa danh sách tất cả các văn bản được bất k người dng nào
cũng có thể lưu vào thư mụ c này phục vụ cho công tác tra cứu công việc , văn
bản theo đầu mục . Để có các thư mục h sơ công vi ệc theo yêu cầu , văn thư
sẽ thực hiện việc tạo thư mục cho đơn vị và phân quyền theo vai tr liên quan .

Hình 12: Thư mục hồ sơ công việc
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)

Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 12

5.5 10BHồ sơ công việc
5.5.1 16BDanh sách chưa x lý
Là nơi chứa danh sách tất cả các văn bản chưa x lý mà bạn nhận được .
Mỗi vai trò sẽ được hiển thị các chức năng x lý tiếp theo tại đây. Ví dụ hình
dưới đây là chưa x lý của chuyên viên.

Hình 13: Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý

Hình 14: Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý, tiêu ch tm kiếm loi công việc - xử lý văn bản đến
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 13


Hình 15: Danh sách chưa xử lý vi tiêu ch tm kiếm loi công việc l công việc

Hình 16: Gn d thảo vo văn bản để xử lý
Và sau khi gắn dự thảo thành công .

Hình 17: Gn d thảo thnh công
Và chuyển x lý văn bản sẽ thực hiện như hnh bên dưới . Sau khi chuyển ,
hệ thống sẽ tự động đưa văn bản vào mục đ x lý để người dng tiện theo
dõi.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 14


Hình 18: Chuyển xử lý văn bản c d thảo
Và lưu chờ x lý .

Hình 19: Nhập ý kiến lưu ch xử lý
5.5.2 17BDanh sách chờ xử lý
Là nơi chứa danh sách tất cả các văn bản đ được lưu chờ x lý phục vụ
cho việc chờ ý kiến của lnh đạo để x lý tiếp văn bản mà không bị trễ hạn x
lý. Mỗi vai trò sẽ được hiển thị các chức năng x lý tiếp theo tại đây. Ví dụ hình
dưới đây là chưa x lý của chuyên viên.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 15


Hình 20: Danh sách ch xử lý

Hình 21: Xem thông tin ch xử lý li
Khi kích chuột vào X l li , hệ thống xác nhận lại với bạn muốn tiếp tục
x lý hay không. Kích OK để tiếp tục và nhấn Cancel để hủy.

Hình 22: Tiếp tục xử lý không?
5.5.3 18BDanh sách đã xử lý
Là nơi chứa danh sách tất cả các văn bản đã được qua người x lý kế tiếp
thực hiện việc đ x lý xong văn bản.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)

Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 16


Hình 23: Danh sách văn bản đã xử lý

Hình 24: Đồng ý thu hồi công việc va chuyển?
Tại đây, bạn có thể xem chi tiết lại thời hạn x lý văn bản tại mỗi người
dùng bằng cách kích vào dòng luân chuyển để xem được thông tin chi tiết.

Hình 25: Thi hn trễ chi tiết
5.5.4 19BDanh sách phối hợp
Là nơi hiển thị danh sách các văn bản x lý/ giải quyết công việc có yêu
cầu bạn phối hợp tham gia x lý. Tại đây, để góp ý vào quá trình phối hợp x
lý, bạn có thể kích vào mục góp ý sau đó bổ sung ý kiến vào đây.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 17


Hình 26: Danh sách phối hợp và góp ý
5.5.5 20BDanh sách lưu theo dõi
Là nơi hiển thị danh sách các văn bản được lưu tr và cho phép phục hi
để x lý lại các h sơ đã lưu tr/ lưu tr tạm.

Hình 27: Danh sách lưu theo dõi
Khi bạn kích vào nút X lý lại hệ thống sẽ hiển thị như hình bên dư ới. Nếu
bạn kích OK thì h sơ sẽ chuyển về mục bạn x lý, nếu kích Cancel sẽ hủy

công việc x lý lại.

Hình 28: Xử lý li?
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 18

5.6 11BBáo cáo thống kê
5.6.1 21BBáo cáo xử lý văn bản đến
Được s dụng để thống kê, báo cáo tình hình x lý các văn bản đến tại mỗi
phòng ban theo các tiêu chí khác nhau.

Hình 29: Chọn tiêu chí báo cáo tình hình xử lý xử lý văn bản đến
Bạn chọn các tiêu chí cần thống kê, báo cáo sau đó kích vào Hiển thị để
hiển thị báo cáo thống kê tình hình x lý văn bản đến theo các tiêu chí đã ch ọn
bên trên.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 19


Hình 30: Kết quả thị của báo cáo
5.6.2 22BBáo cáo x lý công vic
Được s dụng để thống kê tình hình x lý công việc của một hoặc nhiều
phòng ban theo các tiêu chí về thời gian khác nhau nhằm thống kê thể hiện
trạng thái x lý công việc của mỗi cá nhân .

Hình 31: Báo cáo xử lý công việc

5.6.3 23BBáo cáo chi tit
Được s dụng để thống kê tình hình chi tiết x lý công việc của tất cả các
phòng ban theo các tiêu chí về thời gian khác nhau.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 20


Hình 32: Chọn tiêu chí báo cáo tình hình xử lý công việc chi tiết
Bạn chọn các tiêu chí cần thống kê sau đó kích vào Hiển thị để hiển thị báo
cáo thống kê tình hình x lý công việc theo các tiêu chí đã ch ọn bên trên.

Hình 33: Kết quả thị của báo cáo thông kê
Trong trang hiển thị kết quả báo cáo thống kê của chương trình, h ệ thống
sẽ bố trí cách hiển thị d liệu tuần tự theo các cấp như sau:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 21


5.6.4 24BThng kê x lý văn bn đn
Được s dụng nhằm phục vụ thống kê tnh giải quyết văn bản đến của mỗi
người dng tại đơn vị .

Hình 35: Các điu kiện lọc thống kê xử lý văn bản đến
Hình 34: Cấp tổ chức hiển thị trong báo cáo thống kê
Loại Công việc
Phòng x lý

Người x lý
Văn bản chưa x lý
Văn bản đã x lý
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 22


Hình 36: Kết quả thống kê xử lý văn bản đến
5.6.5 25BThng kê x lý công vic
Được s dụng nhằm phục vụ thống kê tnh x lý công việc của mỗi người
dng tại đơn vị .

Hình 37: Các điu kiện lọc thống kê xử lý văn bản công việc
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 23


Hình 38: Kết quả thống kê xử lý công việc
6 5BĐiều hành
Được s dụng để quản lý các thông tin trao đổi nội bộ gia các người dùng
trong hệ thống, được s dụng để lặp lịch công tác cá nhân, phòng/ban, v.v…

Hình 39: Menu điu hành
6.1 12BTrao đổi nội bộ
Được s dụng để các người dng trao đổi các thông tin qua lại lẫn nhau
trong đơn vị.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 24


Hình 40: Giao diện danh sách các tin đ ã trao đổi trong hệ thống
Để thêm mới một tin, bạn kích vào nút Son tin và thực hiện như hình bên
dưới.

Hình 41: Son tin
Bạn kích vào nút Gửi để gi tin này đi. Nếu muốn lưu thì b ạn có thể kích
vào Lưu nháp để lưu tạm vào trong hệ thống.
Các tin bạn đã gi đều được hệ thống lưu lại vào mục Tin đã gửi.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Chuyên viên)
Ban Quản lý Dự án 43 – Sở Thông tin và Truyền thông Đà Nẵng

Trang 25


Hình 42: Tin đã gửi
6.2 13BLịch công tác
Được s dụng để tổ chức và quản lý lịch công tác của mỗi cá nhân, các
phòng ban và của đơn vị theo quy trình tổng hợp lịch từ nhân viên đến lãnh
đạo.
6.2.1 26BLịch công tác cá nhân
Từ menu Điu hành Lịch công tác  Lịch công tác cá nhân. Hoặc
Trên trang chủ của ứng dụng, bạn kích chuột shortcut Lịch công tác cá nhân.

Hình 43: Shortcut Lịch Công tác cá nhân

Hình 44: Lịch công tác cá nhân