luận văn lưu trữ học Tình hình tổ chức công tác lưu trữ ở cơ quan đến thực tập trường văn thư lưu trữ.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
Lời nói đầu
Trải qua quá trình phát triển lâu dài của lịch sử. Với truyền thống đấu tranh kiên
cường của dân tộc, đất nước ta đã giành đựơc độc lập , thoát khỏi ách nô lệ của
thực dân Pháp và đế quốc Mỹ, đem lại cuộc sống Êm no tù do , hạnh phúc cho dân
tộc. Cùng với quá trình đấu tranh , xây dựng và trưởng thành đó thì tài liệu lưu trữ
cũng được hình thành và phát triển.
Xã hội ngày càng phát triển . Nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày
càng cần thiết hơn bao giờ hết. Lưu giữ đựơc những tài liệu quý giá là một điều rất
cần thiết . Đó là nhu cầu đòi hỏi con người phải quan tâm đến tài liệu lưu trữ .
Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành hoạt động trong xã
hội , nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng được bảo quản từ thế
hệ này sang thế hệ khác , là nguồn thông tin vô tận để mọi người sử dụng . Pháp
lệnh lưu trữ quốc gia được UBTWQH thông qua ngày 04/04/2001 chỉ rõ “ Tài liệu
lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc , có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ tổ quốc. Để thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ , đào tạo được
những cán bộ văn thư lưu trữ ) có đủ kiến thức ,năng lực ,trình độ trong công tác
văn thư lưu trữ và kết hợp giữa lý thuyết và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất
công tác văn thư lưu trữ trong cả nước. Từ yêu cầu thực tiễn trên ngày 18/12/1971
Bộ trưởng phủ thủ tướng ký quyết định số 109/BT thành lập Trường TH Văn thư
lưu trữ thuộc cục lưu trữ phủ thủ tướng . Nay là trường Trung học Văn thư lưu trữ
do cục văn thư lưu trữ nhà nước quản lý . Từ khi thành lập tới nay trường luôn mở
rộng việc chiêu sinh , đào tạo và số lượng tuyển sinh ngày càng nhiều so với trước,
có đủ năng lực , trình độ nghiệp vụ . Hàng năm số học sinh ra trường đều có việc
làm phù hợp với chuyên ngành mình đã được đào tạo . Cơ sở vật chất của trường
ngày càng được nâng cấp và mở thêm một số chuyên ngành mới như Thông tin thư
viện , tin học. Các lớp tại chức ,hệ nghề cũng liên tục được chiêu sinh.
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian vô cùng quan trọng , giúp cho quá trình
học tập của học sinh đi từ lý thuyết đến thực hành được vận dụng , một cách có
hiệu quả trong công việc, trong giao tiếp và học hỏi đựơc nhiều kinh nghiệm quý
trong công việc sau này .Quá trình học tập 2 năm ở trường TH Văn thư Lưu trữ đã

trau dồi cho đựơc nhiều kinh nghiệm quý báu trtong việc thu nhận kiến thức trong
công tác nghiệp vụ . Sau 3 tháng thực tập ở trường được sự chỉ bảo tận tình của
các thày cô bộ môn đã giúp đỡ em hiểu thêm và nắm bắt căn bản về công tác văn
thư lưu trữ , tạo điều kiện tốt cho chóng em thực tập ở cơ quan.
Dưới sự hướng dẫn và quan tâm của Trung tâm nghề chúng em 7 thành viên
của trường gồm :6 Lưu trữ , 1 Văn thư đã có may mắn được cử lên thực tập ở
Huyện uỷ Sơn Động . Tuy mới đầu có nhiều bỡ ngỡ trong công việc nhưng với sức
1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
trẻ, lòng nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp , được sự giúp đỡ tận tình của các
cô chú cán bộ trong cơ quan , cán bộ Lưu trữ đã giúp đỡ chúng em hoàn thành tốt
công việc.
Quá trình thực tập 2 tháng không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi đựơc
nhiều điều bổ Ých trong công việc , giao tiếp , lòng say mê nghề nghiệp và tính
sáng tạo . Có thể nói trước kia khi chọn nghành này em luôn cảm thấy đây là một
chuyên ngành khó hơn cả . Nhưng quá trình thực tập ở huyện uỷ Sơn Động có thể
nói đó lầ một niÒm vui không chỉ đối với riêng em mà còn là của tất cả các thành
viên. Với sự giúp đỡ của đồng chí trưởng đoàn Nông Văn Chới chúng em đã hoàn
thành tốt công việc.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thày cô trong trung tâm nghề , các
thày cô giáo bộ môn, các cô chú trong huyện uỷ đã giúp đỡ chúng em có thể hoàn
thành tốt công việc được giao , tạo được niềm tin và hiệu quả cho trường và cơ
quan chóng em thực tập. Hoàn thành tốt công việc đó là một quá trình lao động hết
mình của chúng em , tạo điều kiện cho chóng em sau khi ra trường vào làm trong
các công ty , xí nghiệp có thể tiếp cận nhanh hơn với công việc của mình.
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Huyện uỷ Sơn Động . Đó là sự cố gắng
hết mình trong thời gian thực tập . Song khoảng thời gian không nhiều , năng lực
con hạn chế nên bản báo cáo này chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót sai lầm
trong việc tiếp thu kiên thức và công việc đã được thực tập.
Vì vậy sự động viên , đóng góp ý kiến của các thày cô , các bạn học sinh

trong trường sẽ là những ý kiến quý báu giúp cho em hoàn thiện tốt hơn bản báo
cáo cũng như trong công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Học sinh
Lê Thị Mơ
2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
Phần A- Khảo sát công tác Lưu trữ của cơ quan đến thực tập.

I, Tóm tắt một vài nét cơ cấu tổ chức , chức năng nhiệm vụ của
cơ quan đến thực tập.

1, Quá trình thành lập.

Sơn Động là Huyện miền núi cao nằm về phía Đông tỉnh Bắc Giang có diện
tích 844,32=22,09% diện tích tỉnh Bắc Giang.
Vị trí phía Bắc giáp Huyện Lộc Bình Tỉnh Lạng Sơn , phía Nam giáp Huyện
Đông Triều Tỉnh Quảng Ninh , phía Đông giáp Huyện Đình Lập , phía Tây giáp
Lục Nam( Bắc Giang).
Trung tâm Huyện là thị trấn An Châu nằm trên ngã ba Quốc lộ 31 và 279
cách Thị xã Bắc Giang 80 km về phía Đông bắc. Đựơc thành lập ngày 13/2/1909
do toàn quyền Đông Dương ra Nghị Quyết thành lập gồm 3 tổng cắt ra từ Huyện
Lục Ngạn gồm Tổng Biển Đông , Tổng Niên Sơn , Tổng Hả Hộ.
Ngày 25/9/1919 Huyện Sơn Động được đổi tên thành Châu Sơn Động. Năm 1927
Châu Sơn Động có 8 Tổng , 53 Xã, 15.342 nhân khẩu . Sau cách mạng tháng 8 đơn
vị Hành chính cấp Tổng bị bãi bỏ , 53 Xã hợp nhất thành 41 Xã.
Trong cuộc kháng chiến chống Pháp để thuận tiện cho việc chỉ đạo tháng
7/1947 Uỷ ban kháng chiến hành chính liên khu I quyết định cắt Huyện Sơn Động
cùng 10 xã tả ngạn sông Lục Nam thuộc Huyện Lục Ngạn sáp nhập với Huyện Hải
Chí (Hải Ninh) thành lập Châu Lục Sơn Hải thuộc Quảng Hồng .Tháng 12/1998

Liên khu Quảng Hồng chia thành Quảng Yên và khu Hòn Gai . Đầu 1949 Châu
Lục Sơn giải thể Huyện Sơn Động đưa về tỉnh Quảng Yên. Ngày 17 /2/1955 khu
Hồng Quảng thành lập Huyện Sơn Động trở lại Tỉnh Bắc Giang.
Ngày 21/01/1957 thủ tướng chính phủ ra nghị quyết 24/TTG chia hai Huyện
Sơn Động và Lục Ngạn thành 3 Huyện Sơn Động , Lục Ngạn, Lục Nam.
Đến nay Huyện Sơn Động có 21 Xã , 01 Thị trấn gồm : Yên Định, Long Sơn,
Dương Hưu, Bồng Am, Tuấn Đạo, Thanh Sơn, Phúc Thắng, An Lập, An Bá, Vân
Sơn, Hữu Sản, An Lạc, Lệ Viễn, Vĩnh Khương, Thị trấn An Châu, QuÕ Sơn,
Chiên Sơn, Giáo Liêm, Cẩm Đàn, An Châu.
2, Chức năng , nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của huyện uỷ Sơn Động .

Căn cứ vào điều lệ ĐCSVN, Huyện uỷ Sơn Động có chức năng, nhiệm vụ như
sau:
a, Chức năng:
3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
Huyện uỷ Sơn Động là cơ quan lãnh đạo Đảng ở địa phưong chịu sự quản lý
về thực hiện các đường lối , chính sách, Nghị quyết của Đảng cũng như của Tỉnh
uỷ Bắc Giang, đồng thời có trách nhiện phối hợp với Ban nghành, các Đoàn thể tổ
chức xây dựng và phát triển Đảng bộ Huyện về mọi mặt .
b, Nhiệm vụ:
Huyện uỷ Sơn Động có nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu sau:
- Huyện uỷ Sơn Động phải thực hiện các Nghị quyết , Chỉ thị của tổ chức cấp
trên và các điều quy định tại chương IV. Điều lệ ĐCSVN đối với cơ quan lãnh đạo
của Đảng ở địa phương.
- Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội,
an ninh quốc phòng, công tác xây dựng Đảng hàng năm .Từ đó đề xuất với Tỉnh uỷ
và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ xung, điều chỉnh và sửa đổi bổ xung
trong chủ trương đường lối chính sách .
- Quyết định, chỉ định hoặc đình chỉ đối với cán bộ, Đảng viên theo quy định

của Đảng.
- Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành và Quyết
định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan đơn vị, tổ chức trực thuộc Đảng bộ
Huyện .
- Lãnh đạo về công tác cán bộ.
- Chỉ đạo đại hội Đảng bộ cơ sở, chuẩn bị mọi mặt cho Đại hội Đảng bộ Huyện.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp những quần chúng ưu tú vào hàng ngũ
của Đảng.
- Ngoài ra Huyện uỷ Sơn Động còn thực hiện các nhiện vụ khác do cơ quan cấp
trên giao cho.
3, Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Huyện uỷ Sơn Động.
3.1, Cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu tổ chức gồm có Ban Thưòng vụ và các ban giúp việc :Văn phòng , Uỷ
ban kiểm tra, Ban tổ chức, Ban tuyên giáo, Ban dân vận có nhiệm vụ phụ trách các
đoàn thể và 22 chi Đảng bộ xã, thị trấn. Toàn cơ quan có 35 cán bộ công nhân
viên, 2 công chức dự bị, hơn 2200 Đảng viên.
4
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30

sodo
3.2, Chế độ làm việc của Huyện uỷ Sơn Động.
Căn cứ vào Quy chế làm việc của Ban chấp hành Đảng bộ Huyện Sơn Động
theo khoá XXII thì chế độ làm việc của Huyện uỷ Sơn Động như sau : làm việc
theo chế độ thủ trưởng trong đó trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi giải quyết
công việc như sau:
a, Chế độ làm việc của thường trực huyện uỷ.
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
- Bí thư và phó bí thư huyện uỷ có chế độ hội ý thường xuyên để giải quyết công
việc hàng ngày và giao ban hàng tháng được ban thường vụ Huyện uỷ uỷ quyền

khi cần ra Quyết định chỉ thị sau đó báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ.
- Bí thư Huyện uỷ là người chủ trì của Ban chấp hành và Ban Thường vụ là người
chịu trách nhiệm trước Đảng bộ tỉnh về toàn bộ hoạt động của Huyện uỷ và thực
hiện quyền điều hành , chỉ đạo các hoạt động của Huyện uỷ thông qua đầu mối
Văn phòng huyện uỷ và các ban xây dựng Đảng.
- Các Phó Bí thư huyện uỷ có 2 Phó Bí thư trong đó có1Phó Bí thư thường trực là
người cùng Bí thư giải quyết công việc hàng ngày của Thường trực và một phó bí
thư - Chủ tịch UBND là người đứng đầu của bộ máy hành chính ở địa phương,
chịu trách nhiệm chính về toàn bộ hoạt động của cơ quan quản lý Hành chính Nhà
nước theo quy định của Pháp luật.
- Các Ban , nghành đoàn thể trong bộ máy của Huyện uỷ căn cứ vào chức năng ,
nhiệm vụ vủa cơ quan mình ; nắm vững đường lối , quan điểm các Nghị quyết ,
các Chỉ thị của tổ chức Đảng cấp trên của Huyện uỷ và hướng dẫn của nghành dọc
cấp trên . Bên cạnh đó dựa vào đặc điểm địa phương có nhiệm vụ tham mưu , tổ
chứcthực hiện các công việc phục vụ trực tiếp sự lãnh đạo , chỉ đạo của Huyện uỷ ,
đồng thời đề xuất với Huyện uỷ chủ trương , biện pháp kế hoạch thực hiện công
việc để Ban Thường vụ kết luận quyết định.
b, Chế độ thông tin báo cáo.
-Ban Thường vụ Huyện uỷ chịu trách nhiệm thông tin cho uỷ viên Ban Chấp
hành về tình hình chung của Đảng bộ, của Tỉnh , tình hình trong nước và quốc tế.
Được thông tin các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước mới ban hành.
Những loại tài liệu cần thiết để nghiên cứu, hướng dẫn cơ sở tổ chức thực hiện
theo sự chỉ đạo của Huỵện uỷ.
-Hàng tháng Văn phòng Huyện uỷ tổng hợp và báo cáo tình hình chung những
việc Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ đã giải quyết công việc làm trong tháng
sau với Tỉnh uỷ, đồng thời gửi các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Huyện uỷ.
c, Chế độ sinh hoạt.
Hội nghị Ban Chấp hành Huyện uỷ họp 3 tháng một lần. Hội nghị Ban Thường vụ
một tháng họp một lần. Khi cần, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ sẽ họp bất
thường thời gian mỗi kỳ họp vào nội dung, chương trình cụ thể.

d,Chế độ tổ chức thực hiện kiểm tra .
Sau khi có Nghị quyết của Huyện uỷ , các cấp, các nghành phải thực hiện
nghiêm chỉnh theo sự chỉ đạo của Huyện uỷ.
Hàng năm hoặc từng đợt công tác, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ có
chương trình kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị , Nghị quyết và phân công các uỷ viên
Ban Thường vụ được trực tiếp kiểm tra toàn diện hoặc một số nội dung ở các địa
phương, nghành và các đơn vị cụ thể thực hiện có kết quả chương trình kiểm tra
của cấp uỷ.
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
e,Chế độ quản lý và quyết định đối với cán bộ.
Đảng thống nhất quản lý trong bộ máy của Đảng, Nhà nước, lực lượng vũ trang
và các đoàn thể nhân dân. Trên nguyên tắc đó, Huyện uỷ trực tiếp quản lý diện
cán bộ chủ chốt có trách nhiệm quản lý cán bộ theo quy định thống nhất của
Huyện uỷ.
Ban tổ chức Huyện uỷ chịu trách nhiệm tổng hợp về tình hình công tác tổ chức
cán bộ báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ để xem xét quyết định. Đồng thời
được quyết định một số vấn đề tổ chức cán bộ do Ban Thường vụ uỷ nhiệm và
chịu trách nhiệm về quyết định đó .
f,Chế độ chỉ đạo làm việc với các cấp uỷ Đảng cơ sở.
- Mỗi xã, thị trấn, các chi Đảng bộ cơ sở có một đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách
hoặc trực tiếp làm Bí thư. Những vấn đề quan trọng báo cáo Ban thường vụ
nghe và cho ý kiến chỉ đạo.
- Các cuộc họp của Ban Thưòng vụ, Đảng uỷ cơ sở bàn những vấn đề lớn phải
mời đồng chí Thưòng vụ phụ trách cụm và trực tiếp là đồng chí Huyện uỷ viên
phụ trách cụm và trực tiếp là đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cơ sở dự họp.
g, Chế độ tự phê bình và phê bình .
Hàng năm, Ban Thường vụ Huỵên uỷ báo cáo kiểm điểm công tác và tự phê bình
sự lãnh đạo, chỉ đạo trong hội nghị Huyện uỷ. Cuối năm UBND và Thường trực
Huyện uỷ báo cáo kiểm điểm công tác và hoạt động của tổ chức Nhà nứơc với

Ban thường vụ Huyện uỷ . Từng uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện uỷ tự
phê bình trước chi bộ mình sinh hoạt.
h,Chế độ đi cơ sở .
Mỗi đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cơ sở dành thời gian để đi kiểm tra cơ
sở, nắm tình hình, đôn đốc, hướng dẫn giúp đỡ hoặc giải quyết những công việc
cần thiết có phương thích hợp tiếp xúc với quần chúng tìm hiểu sâu sắc tâm tư
nguyện vọng của quần chúng , trả lời những thắc mắc đồng thời tuyên truyền giải
thích chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
i, Chế độ khen thưởng kỷ luật.
Hàng năm Huyện uỷ Sơn Động thực hiện chế độ tự phê bình và tự phê bình, kết
quả phân loại chất luợng cấp uỷ, Đảng viên. Ban chấp hành biểu dương khen
thưởng các đồng chí uỷ viên của Ban chấp hành thực hiện tốt quy chế làm việc
hiệu quả công tác cao. Đồng thời nghiêm túc phê bình và cần có hình thức kỷ luật
đối với các trường hợp vi phạm.
4,Chức năng, nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện uỷ.

Căn cứ vào Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện Sơn Động
khóa XXII quy định về việc tổ chức và hoạt động của Văn phòng thì Văn phòng
Huyện uỷ có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức như sau:
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
a,Chức năng , nhiệm vụ:
Văn phòng Huyện uỷ là cơ quan thuộc hệ thống các ban của Đảng có chức năng
tham mưu giúp cấp Uỷ trực tiếp là Ban Thường vụ và Thường trực tổ chức điều
hành công việc lãnh đạo của Đảng ở điạ phương Văn phòng huyện uỷ có hai chức
năng sau: chức năng cơ bản đó là tham mưu tổng hợp và phục vụ.
b,Văn phòng có các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác.
- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện theo quy chế.
- Cùng với các Ban chức năng giúp cấp Uỷ chuẩn bị và ban hành các văn bản

cấp uỷ .Tổ chức thực hiện theo dõi và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các Nghị
quyết ,Chỉ thị của Trung ương , Tỉnh uỷ và của Huyện uỷ.
- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
- Giúp huyện uỷ làm công tác tiếp dân
- Tổ chức công tác Văn thư -Lưu trữ trong hệ thống các cơ quan Đảng và đoàn
thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất trang thiết bị phục vụ sự lãnh đạo của cấp uỷ.
- Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ nâng cao trình độ và chăm lo đời sống cho
nhân dân.
c,Nguyên tắc hoạt động .
- Văn phòng Huyện uỷ Sơn Động làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp bàn
bạc tập thể. Văn phòng có con dấu riêng để giao dịch trong phạm vi thẩm quyền.
- Điều hành hoạt động của văn phòng là Chánh văn phòng, giúp việc cho Chánh
văn phòng có hai phó văn phòng.
- Chánh văn phòng là người ra quyết định cuối cùng trong tất cả các mặt hoạt
động của văn phòng.
d,Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện uỷ.
* Về biên chế: Hiện nay biên chế của văn phòng Huyện uỷ có 12 người trong
đó cã 8 biên chế, 2 hợp đồng , và 2 dự bị .
* Tổ chức bộ máy.
Gồm có các bộ phận: Kế toán -Quản trị ,Tổng hợp, Cơ yếu ,Văn thư- Lưu trữ
và Đánh máy-Phôtô.
Sơ đồ tổ chưc bộ máy:
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
So do
* Chức năng nhiệm vụ cụ thể của cán bộ văn phòng.
Ban lãnh đạo văn phòng:
+ Chánh văn phòng là người điều hành chung hoạt động của vàn phòng Huyện
uỷ về toàn bộ công tác của văn phòng, chỉ đạo công tác của các đồng chí văn

phòng và trực tiếp chỉ đạo các công việc sau đây:
Xây dựng chương trình làm việc của Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ và
chỉ đạo theo dõi thực hiện chương trình.
Giúp Ban Thường vụ ( trực tiếp là Thường trực Huyện uỷ) giải quyết công việc
hàng ngày.
Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của Ban chấp hành, Ban Thường vụ trứơc khi
duyệt văn bản ban hành.
.Công tác cơ yếu
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
.Tổ chức thực hiện các chủ trương , chính sách , pháp luật của Đảng và của Nhà
nước.
.Quản lý , bố trí , phân công cho cán bộ , công chức trong đơn vị , nhận xét ,đề
nghị, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng và bồi dưỡng cán bộ
theo thẩm quyền được phân cấp uỷ quyền.
.Là chủ tài khoản của Văn phòng.
.Tham dự các hội nghị theo quy chế làm việc của văn phòng Huyện uỷ.
.Thừa lệnh Ban Thường vụ Huyện uỷ ký các thông báo, công văn, giấy mời
của Huyện uỷ.
- Phó văn phòng: là người giúp Chánh văn phòng chỉ đạo, điều hành một số các
mặt công tác và đơn vị công tác của văn phòng theo sự phân công của Chánh văn
phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao phó.
Khi Chánh văn phòng vắng mặt, Phó văn phòng được uỷ quyền chịu trách
nhiệm điều hành các công việc chung của văn phòng, chịu trách nhiệm về các
công việc đã giải quyết và báo cáo lại khi chánh văn phòng có mặt.
.Thay Chánh văn phòng ký các văn bản hành chính theo uỷ quyền của Chánh
văn phòng .
- Phó văn phòng Hành chính- Quản trị :
+ Chỉ đạo đón tiếp khách đến liên hệ công tác , làm việc với thường trực Huyện
uỷ ,Văn phòng và các ban xây dựng Đảng.

+ Phục vụ các cuộc họp giao ban và làm việc với Ban thưòng trực Huyện uỷ,
hội nghị của Huyện uỷ , Ban Thường trực Huyện uỷ và các cuộc họp do Huyện uỷ
, Ban Thường trực Huyện uỷ triệu tập.
+ Đảm bảo kinh phí hoạt động của Huyện uỷ và các ban.
+ Trang bị phương tiện làm việc cho Thường trực Huyện uỷ và cho cán bộ công
nhân viên chức trong cơ quan.
+ Chỉ đạo chăm lo đời sống vật chất cho Thường trực Huyện uỷ và cán bộ
công nhân viên chức trong cơ quan, quan tâm, chăm sóc cán bộ ốm đau hoặc gia
đình gặp hoạn nạn.
+ Chỉ đạo làm công tác vệ sinh khu vực cơ quan, nơi làm việc của Thưòng
trực.
+ Chỉ đạo công tác bảo vệ cơ quan, phòng gian, phòng hoả, phòng tai nạn lao
động.
+ Thay Chánh văn phòng ký các giấy giới thiệu, công văn có liên quan đến
công tác được giao và một số văn bản khác được Chánh văn phòng uỷ quyền.
- Chuyên viên tổng hợp có nhiêm vụ chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng
về các công việc sau:
+ Có nhiệm vụ tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong qua trình giải quyết
công việc .Giúp Chánh văn phòng trong việc tập hợp các văn bản và dự thảo các
loại văn bản để trình lãnh đạo Huyện uỷ.
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
+ Giúp Chánh văn phòng trong việc kiêm tra đôn đốc các đơn vị thực hiện chế
độ thông tin và biên tập thành văn bản sử dụng trong hội nghị, Hội thảo, xây dựng
một số đề án phát triển.
- Bộ phận văn thư -Lưu trữ- Tạp vụ:
+ Tổ chức bảo quản tài liệu và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ
,đảm bảo các thông tin được chính xác nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
+ Thường xuyên làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phòng các đồng chí
lãnh đạo, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách.

- Bộ phận cơ yếu: Đảm bảo thông tin nhanh chóng phục vụ kịp thời sự lãnh đạo
của Huyện uỷ và sử dụng có hiệu qủa các trang thiết bị có trên mạng thông tin của
Đảng. Việc thông tin thường xuyên giữa Trung ương, Tỉnh uỷ với Huyện uỷ cần
được từng bước thực hiện trên mạng máy tính có bảo mật của cơ yếu.
+ Có nhiệm vụ nhận và cung cấp các điện mật, báo cáo định kỳ hoặc bất thường
các công văn kiến nghị của cấp trên gửi xuống và của Huyện uỷ gửi lên.
+ Phối hợp với ban cơ yếu trung ương và các cơ quan khác chuẩn bị tốt về vật
chất về nghiệp vụ văn phòng và công tác thông tin để đảm bảo thông tin phục vụ
lãnh đạo với công nghệ nhanh chóng kịp thời , an toàn và bảo mật cao.
- Bộ phận kế toán:
+ Quản lý ngân sách của cơ quan đảm bảo bảo nguyên tắc chế độ tài chính
thực hiện chế độ báo cáo đúng kỳ hạn chính xác, kịp thời, kiểm tra đôn đốc việc
thu nộp Đảng phí của cơ sở.
- Lái xe: chấp hành nghiêm chỉnh thời gian chạy xe phục vụ lãnh đạo đi công
tác phải tuyệt đối an toàn, giữ gìn xe cẩn thận, sach sẽ.
- Bộ phận Đánh máy-Phô tô: Có nhiêm vụ đánh máy in Ên những văn bản phục
vụ cho qúa trình hoạt động của cơ quan. Đảm bảo bí mật thông tin tài liệu khi
đánh máy hoặc in Ên tài liệu.
Nhìn chung tất cả công việc của cán bộ công nhân viên trong Văn phòng phải
hoàn thành tốt công việc được giao, đồng thời chịu trách nhiệm trước thủ trưởng
đơn vị mình về toàn bộ công việc đó. Bên cạnh đó cần nghiên cứu, đề xuất những
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời làm việc theo đúng quy
định pháp luật và đúng nội quy, quy chế của cơ quan, thực hiện chế độ thông tin
báo cáo theo quy định của cơ quan và của Đảng.
II, Tình hình tổ chức công tác lưu trữ ở cơ quan đến thực tập.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm tất cả những vấn đề
lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo
quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý bảo quản và sử
dùng tài liệu phục vụ xã hội. Nắm bắt được nhu cầu quan trọng trong việc sử dụng
và bảo quản tài liệu lầ hết sức quan trọng .Vì vậy công tác Lưu trữ ra đời và ngày
càng hoàn thiện trở thành một mắt xích vô cùng quan trọng trong việc điều hành
và quản lý của Đảng và Nhà nước.
Hiện nay ở nước ta công tác Lưu trữ thực hiên hai chức năng cơ bản sau:
- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng khai thác tài liệu một cách có hiệu quả vào các mục đích có ý
nghĩa chính đáng của cơ quan và công dân giúp cho việc tra tìm nhanh chóng và
có hiệu quả góp phần không nhỏ tạo hiệu quả và chất lượng trong công quản lý.
Qua qúa trình học tập và thực tập 3 tháng ở nhà trường đã đúc rút cho em nhiều
kinh nghiệm trong việc kết hợp lý luận với thực tiễn và vận dụng một cách linh
hoạt trong quá trình thực tập ở Huyện uỷ Sơn Động. Qua đó em thấy rằng tình
hình tổ chức công tác Lưu trữ ở Huyện uỷ Sơn Động được tiến hành như sau:
1,Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ ở Huyện uỷ Sơn Động.
a-, Công tác Lưu trữ ở Huyện uỷ Sơn Động đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
Phó Văn phòng Hành chính - Quản trị ( Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn
phòng Huyện uỷ).
b-, Hình thức tổ chức công tác Lưu trữ ở cơ quan thực tập.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Huyện uỷ Sơn Động thì hình thức tổ chức
công tác Lưu trữ ở Huyện uỷ Sơn Động là hình thức tập trung. Tất cả các nghiệp
vụ công tác lưu trữ như thu thập bổ xung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản
tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ đến sắp sếp tài liệu lên giá đều do một cán bộ Lưu trữ đảm
nhận.
Phòng lưu trữ được đặt trên tầng 2 ngày sát phòng Văn thư, thuận tiện cho quá
trình liên hệ trao đổi thông tin. Phòng Lưu trữ có đầy đủ các trang thiết bị như
máy hút bụi, máy vi tính, máy phô tô, giá để tài liệu và các yếu phẩm khác phục

vụ cho công tác Lưu trữ. Máy vi tính và máy phô tô được đặt ngay ngoài cửa chỗ
đứng, chỗ ngồi rộng rãi cho việc phô tô, đánh máy. Việc phô tô đánh máy do một
người đảm nhận và một cán bộ Lưu trữ quản lý phòng lưu trữ. Hàng ngày tài liệu
của Huyện uỷ được đánh máy và phô tô sau đó phải được đăng ký vào sổ mẫu in
văn bản, ký , ghi rõ họ tên, số lượng bản phô tô. Cứ hết một năm cán bộ lưu trữ sẽ
thu tài liệu từ Văn thư về, phân loại theo tác giả, tên loại văn bản, giữ lại những tài
liệu còn giá trị, loại bỏ những tài liệu hết giá trị và lập hồ sơ theo quy định của cục
Lưu trữ Trung ương Đảng.
Kho lưu trữ của Huyện uỷ Sơn Động được thành lập theo Quyết định số
01/QĐ-HU( có Quyết định kèm theo). Kho được đặt trên tầng 3, bên phải đựơc
trang bị đầy đủ giá đựng tài liệu, cặp, hộp đựng tài liệu, phương tiện vệ sinh quét
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
dọn tài liệu . Có cửa sổ được đóng bằng kính có rèm che nhằm không gây rách nát
tài liệu và làm ố vàng , mất màu tài liệu.
c-, Tình hình cán bộ làm công tác ở cơ quan.
Cán bộ làm công tác lưu trư ở cơ quan Huyện uỷ Sơn Động là người có phẩm
chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi tìm tòi trau dồi kinh nghiệm trong việc tiếp
xúc với cái mới. Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, trình độ
7/10 sơ cấp Văn thư- Lưu trữ. Năng động và với tấm lòng yêu nghề có gắn bó với
Huyện uỷ này nhiều năm và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Về lý thuyết tài liệu lưu
trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, nó được sử dụng rộng rãi trong việc nghiên cứu lịch
sử , giúp cho mọi hoạt động của xã hội. Tuy nhiên một số tài liệu còn mang tính
bảo mật về nội dung vì vậy người làm công tác lưu trữ phải tuyệt đối bí mật, thận
trọng và nguyên tắc .Cán bộ lưu trữ phải là người giác ngộ giai cấp vô sản, quyền
lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm
qui chế bảo mật của nhà nước. Vì vậy hiểu được tầm quan trọng đó cán bộ làm
công tác lưu trữ Văn phòng Huyện uỷ luôn đặt tính bí mật lên hàng đầu. Được đào
tạo trong trường Trung Học Văn thư - Lưu trữ thường xuyên được bồi dưỡng tập
huấn về chuyên môn để nâng cao và tiếp thu những cách làm và phương pháp

mới .
Qua công việc được tiếp xúc hàng ngày ở cơ quan nơi thực tập em nhận thấy
các cán bộ lưu trữ luôn luôn cố gắng hết mình trong công việc, giải quyết nhanh
chóng . Giải quyết và tra tìm văn bản tài liệu đảm bảo yêu cầu một cách nhanh
chóng và chính xác kịp thời có hiệu quả. Vì thế công tác lưu trữ ở cơ quan dường
như đã có nề nếp và được cải tiến không ngừng đem lại hiệu quả trong hoạt động
của cơ quan. Hàng năm cán bộ lưu trữ được cử đi học chuyên môn nghiệp vụ nhằm
nâng cao trình độ và tiếp thu cái mới trong việc áp dụng vào công việc và tiến tới
áp dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ ở cơ quan .
Thông qua đó em hiểu được rằng Huyện uỷ đã quan tâm và chú trọng đến công
tác lưu trữ . Tất cả các xã phải thực hiện việc giao nộp tài liệu lên kho lưu trữ của
huyện đảm bảo sự thống nhất hồ sơ tài liệu , chất lượng cán bộ lưu trữ ngày càng
thích ứng hơn với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan .
2, Tình hình quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một phần việc lớn trong công tác văn phòng. Việc quản lý
chỉ đạo công tác lưu trữ đã và đang được quan tâm đúng mức với chức năng nhiệm
vụ của nghành. Việc quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ tốt sẽ góp phần không nhỏ
trong hiệu quả và chất lượng cơ quan. Có thể nói rằng tài liệu lưu trữ là tài sản vô
cùng quí giá là linh hồn của dân tộc, là minh chứng lịch sử xác thực và hùng hồn
nhất .Trong quá trình hoạt động của Huyện uỷ tài liệu ngày càng được sản sinh ra
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
nhiều vì vậy việc quản lý chỉ đạo công tác lưu trữ như thế nào cho có hiệu quả là
điều hết sức cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình giải quyết tra tìm khi cần thiết .
Nhận thức được ý nghĩa và vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ và bảo
quản tài liệu, Huyện uỷ Sơn Động từ khi thành lập kho lưu trữ đã hết sức quan tâm
tới nhiệm vụ này. Thường xuyên cho cán bộ văn thư lưu trữ và các chuyên viên
văn phòng đi dự các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán
bộ làm công tác công văn giấy tờ và quản lý sổ sách hồ sơ nhằm đưa công tác lưu
trữ vào nề nếp, mang tính thống nhất trong toàn Huyện.

Hàng năm Văn phòng có hoạt động tổng kết công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan
nhằm đánh giá quá trình công tác, rút kinh nghiệm triển khai kế hoạch trong năm
tới .
3, Công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ được coi là một mắt xích vô cùng quan trọng trong quá trình
hoạt động của bất cứ một cơ quan nào, làm tốt được công tác lưu trữ sẽ tạo điều
kiện thuận lợi và hiệu quả cho quá trình hoạt động của cơ quan. Vì vậy bất cứ một
cơ quan nào công tác lưu trữ cũng được quan tâm chú ý và song song tồn tại trong
quá trình hoạt động. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, sự phát triển
không ngừng của kinh tế - xã hội, chế độ chính trị đòi hỏi công tác lưu trữ ra đời .
Đó là biện pháp hữu hiệu nhất , tích cực nhất hiệu quả nhất để lưu giữ lại cái đã
có , nó đòi hỏi một cánh khách quan trong việc bảo quản, và sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ cho sự phát triển xã hội.
Do đó công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạt
động của cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng trên Huyện uỷ Sơn Động từ khi
thành lập đến nay đã chú ý không ngừng đến việc phát triển công tác lưu trữ .
Do đặc thù chuyên nghành em học ở trường và chuyên nghành lưu trữ nên khi
về cơ quan thực tập em đã dành nhiều thời gian để quan sát, tìm hiểu và trực tiếp
làm các qui trình nghiệp vụ lưu trữ. Trong quá trình thực tập ở Huyện uỷ Sơn
Động với sự tìm hiểu học hỏi không ngừng cùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp
em có những hiểu biết và nhận xét sau đây về công tác lưu trữ ở cơ quan .
a- Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thu thập, bổ xung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có
giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai
thác sử dụng .Vì vậy việc thu thập bổ xung tài liệu vào kho lưu trữ là một công
việc tất yếu và thường xuyên.
Theo qui định chung thì cứ hết năm cán bộ lưu trữ phải thu lại tất cả tài liệu,
các văn bản gửi đến cơ quan. Ở các ban trong cơ quan chỉ thu những tài liệu đã
giải quyết xong, được lập thành hồ sơ ở văn thư, các đơn vị, cán bộ lãnh đạo các
14

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
ban . Trong cơ quan mỗi năm mỗi đơn vị, tổ chức phải nộp hồ sơ đã giải quyết
xong vào lưu trữ cơ quan khi đã giữ lại một năm. Cán bộ lưu trữ căn cứ vào danh
mục hồ sơ và tình hình thực tế của tài liệu để lựa chọn và tiếp nhận cho đúng,
chính xác . Những liệu nộp lưu và chỉ tiếp nhận những tài liệu đã giải quyết xong
và lập hồ sơ theo chế độ của Cục lưu trữ Văn phòng TW Đảng. Đối với những hồ
sơ đến thời hạn giao nộp lưu nhưng các đơn vị, tổ chức cần giữ lại để tham khảo
giải quyết công việc thì cán bộ Văn thư vẫn làm thủ tục giao nhận sau đó làm thủ
tục cho mượn .
Nguồn thu vào kho lưu trữ của Huyện uỷ bao gồm tài liệu:
• Đảng bộ Huyện nộp ngay sau khi Đại hội kết thúc.
• Tài liệu của BCH thường vụ Huyện uỷ.
• Tài liệu của các cơ quan tham mưu giúp việc, của Huyện Đoàn thì sau
nhiệm kỳ 5 năm .
Tài liệu Huyện uỷ thì cứ hết một năm thì sẽ tổ chức việc thu tài liệu vào kho lưu
trữ.
Tài liệu của chi Đảng bộ : căn cứ vào điều 7 quyết định số 20\ QĐ-TW của
Ban bí thư TW Đảng thời hạn giao nộp tài liệu của chi Đảng bộ xã cơ sở vào kho
lưu trữ Huyện là theo nhiệm kỳ Đại hội .
VD : Nhiệm kỳ Đại hội hai năm 1997-2000 thì tất cả tài liệu các khoá trước
phải nộp vào kho chậm nhất là quý I năm 1997 và khi giao nộp phải có biên bản
bàn giao tài liệu .
Riêng các Ban của Huyện uỷ thì chưa có qui định chung về việc thu tài liệu mà
cũng hết một năm sẽ thu luôn cùng tài liệu của Huyện uỷ .
Cán bộ lưu trữ sẽ thu tài liệu từ Văn thư sau một năm sau đó sắp xếp theo theo
tác giả, tên loại, những tài liệu liên quan đến hồ sơ Đại hội thì tập chung để trong
bìa hồ sơ sau đó ghi tiêu đề hồ sơ. Tất cả hồ sơ, tài liệu này sẽ được giao nép kho
lưu trữ Huyện uỷ sau đó để lên giá, theo thứ tự từ trên xuống dưới, trái qua phải .
Nhìn chung tình hình giao nộp vào kho lưu trữ của Huyện uỷ đã theo một
nguyên tắc chung cứ một năm thu tài liệu Huyện uỷ, còn sau một nhiệm kỳ sẽ thu

tài liệu chi Đảng bộ, Đoàn thể Ban nghành
Tuy nhiên việc tiến hành thu tài liệu của các chi Đảng bộ xã còn chậm, nhiều tài
liệu của các đồng chí lãnh đạo đã nghỉ hưu hầu như không còn, gây nhiều khó
khăn cho việc thu thập bổ xung và chỉnh lý tài liệu.
Kho lưu trữ Huyện uỷ gồm 30m giá tài liệu từ năm 1967- 4/2004. Tài liệu trong
tình trạng lộn xộn, bó gói, các tài liệu năm trước phần lớn bị nhoè, chữ mờ khó đọc
nấm mốc. Tài liệu từ năm 1991- 4/2004 còn sạch đẹp rõ nét.
Tài liệu của Huyện uỷ, TW, các chi Đảng bộ, Đoàn thể, Tỉnh uỷ, UBND Tỉnh,
UBND Huyện.
Khi giao nhận tài liệu các cán bộ lưu trữ phải ghi đầy đủ các mục có trong văn
bản giao nộp tài liệu, phải ghi chính xác và có sự chứng kiến, ký nhận của hai bên.
15
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30

b, Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .
Trong quá trình hoạt động của cơ quan . Tài liệu được sản sinh ra. Những tài
liệu này là công cụ phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày. Sau khicông
việc đã giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải dược lựa chọn để đưa vào
bảo quản trong các kho lưu trữ, phục vụ cho khai thác sử dụng lâu dài. Phần lớn
những tài liệu không còn giá trị thì phải làm thủ tục tiêu huỷ. Như vậy, một công
việc rất quan trọng trong các kho lưu trữ cơ quan là phải tiến hành xác định giá trị
tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản, loại ra những tài liệu hết
giá trị để tiêu huỷ .
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương
pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bao quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt
chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựu chọn để thu thập,
bổ xung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ cơ quan và loại ra những tài liệu hết
giá trị. Vì vậy,việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết định đến số phận của
tài liệu. Nên yêu cầu phải chính xác, thận trọng. Làm tốt việc xác định giá trị tài

liệu sẽ tạo điều kiện bổ xung các tài liệu có giá trị vao kho lưu trữ cơ quan nâng
cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng bảo quản tài liệu .
Tại cơ quan Huyện uỷ Sơn Động do chỉ có một cán bộ lưu trữ đảm nhận nên
công tác xác định giá trị tài liệu mới chỉ tiến hành được một lần. Việc xác định giá
trị tài liệu trong công tác văn thư được đặt ra ngay từ khi lập danh mục hồ sơ cho
cơ quan và chủ yếu là lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ. Khi công việc đã kết thúc tài
liệu của mỗi sự việc được xếp vào từng bìa, cuối mỗi năm khi công việc đã kết
thúc, các công việc được giải quyết trong đã xắp xếp việc nào ra việc Êy, thì cán
bộ tiến hành phân loại các hồ sơ theo các nhóm khác nhau. Lựa chọn các văn bản
có giá trị lưu lại trong hồ sơ, bổ xung các văn bản còn thiếu loại ra những giấy tờ
không có giá trị ( giấy mời, không có dấu, trùng thừa, tài liệu tham khảo ).
Tại lưu trữ cơ quan trên cơ sơ toàn bộ tài liệu thuộc phạm vi quản lí sẽ được
đánh giá một cách tổng hợp. Những tài liệu trùng lặp thông tin, tài liệu hết giá trị
không được xác định ở giai đoạn trước sẽ được loại ra để tiêu huỷ .
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu là một tổ chức tư vấn ở cơ quan được thành
lập bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan mỗi khi xác dịnh giá trị tài liệu. Nhiệm
vụ của Hội đồng xác giá trị tài liệu là nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan
xem xét đề nghị huỷ tài liệu hếy giá trị làm cho việc xác định giá trị tài liệu được
thục hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng quy định. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu là những người hiểu biết về giá trị thực tiễn và lâu dài của tài liệu, hiểu
rõ những tài liệu cần phải giữ lại tra cứu cho hiện tại và tương lai .
Tại Huyện uỷ Sơn Động có thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu một lần
khi tài liệu đã được chỉnh lí xong.
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
* Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: là bản danh sách các loại tài liệu có ghi thời
hạn bảo quản và được bảo quản theo một trìh tự nhất định
Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần lưu giữ tài liệu kể từ khi tài liệu kết
thúc ở Văn thư. Đây là một trong những công cụ xác định giá trị tài liệu nó giúp
cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác và thống nhất, tránh việc huỷ tài

liệu một cách tuỳ tiện.
Qua chương trình học lý thuyết và vận dụng vàothực tế tại Huyện uỷ Sơn Động
em có nhận xét như sau: Cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu
mà chỉ dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu do cục Lưu trữ Trung ương Đảng
ban hành để lập ra những hồ sơ có thời hạn bảo quản đánh giá, hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu của Huyện uỷ chủ yếu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn, còn của các Ban, UBND, nghành thì có thời hạn bảo quản là để đánh giá.
VD : Báo cáo năm thì có thời hạn bảo quản cao hơn Báo cáo tháng.
Nghị quyết, Báo cáo, Quyết định của Huyện uỷ thì có thời bảo quản vĩnh viễn.
Việc chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho cơ quan mà chỉ dựa
vào bảng thời hạn bảo quản mẫu của Cục Lưu trữ Trung ương Đảng đã làm cho
tính thống nhất của và chặt chẽ của hồ sơ không được thuận lợi .Việc chưa xây
dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu đã gây khó khăn cho quá trình lưu trữ hồ
sơ, tài liệu được chính xác. Nếu xác định đựơc thời hạn bảo quản tài liệu cho cơ
quan thì cơ quan xẽ dùng bảng nàyđể xác định thời hạn bảo quản tài liệu riêng cho
cơ quan mình, nhằm tạo điều kiện cho việc xác định đúng những hồ sơ, tài liệu có
giá trị thực tiễn cũng như giá trị lâu dài.
*Sau khi đã tiến hành xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị
thực tiễn và giá trị lịch sử thì những tài liệu hết giá trị được loại ra cần phải được
tiêu huỷ .Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị có ý nghĩa đối với việc tiết kiệm ngân
sách cho Nhà nước, giải phóng kho tàng, trang thiết bị bảo quản cung cấp vật liệu
làm giấy cho nhà máy hoặc cơ sở sản xuất.
Vì vậy việc tiêu huỷ tài là một công việc vô cung quan trọng và cần thiết.
Huyện uỷ Sơn Động có thủ tục tiêu huỷ tài liệu bao gồm các thông tin :
Số thứ tự :
Tên tài liệu :
Số lượng văn bản :
Lý do tiêu huỷ :
Ghi chó :
Bản tiêu huỷ tài liệu được các thành viên cuả Hội đồng xác định giá trị tài liêu cơ

quan xem xét, kiểm tra. Những tài liệu còn nghi ngờ về giá trị thì cần phải giữ lại
để xác minh lại.
c, Chỉnh lý tài liệu.
Trong quá trình hoạt động của cơ quan tài liệu ngày càng được sản sinh ra nhiều.
Quá trình điều hành quản lý của cơ quan bằng việc ban hành ra văn bản để lãnh
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
đạo, chỉ đạo. Để thống nhất vầ quản lý, tra tìm tài liệu được nhanh chóng, giúp cho
chất lượng và hiệu quả làm việc của cơ quan được thuận lợi. Nhằm lưu giữ và bảo
quản được những tài liệu có giá trị thì việc chỉnh lý tài liệu, đưa tài liệu về các hồ
sơ, vấn đề, sự việc là một việc rất quan trọng và cần thiết trong công tác lưu trữ
của cơ quan.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân
loại thích hợp, khoa học, trong đó sữa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ,
đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều
kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.
Qua quá trình khảo sát tài liệu trong kho Huyện uỷ Sơn Động em có nhận
xét như sau:
-Tổng số tài liệu hiện có trong kho Huyện uỷ Sơn Động gồm 30 m giá. Tài
liệu có từ năm 1967đến tháng 4/2004 chưa được chỉnh lý lần nào. Tài liệu từ năm
1967 đến 1991 trong tình trạng bó gói lộn xộn rách nát, nấm mốc, chữ mờ khó đọc,
tài liệu từ năm 1991 đến 4/2004 trong tình trạng sạch đẹp, chữ rõ ràng dễ đọc, giấy
còn mới Phần lớn là tài liệu của Huyện uỷ, các Ban xây dựng Đảng, các chi Đảng
bộ, tài liệu của Tỉnh uỷ, Trung ương, UBND
Do công tác Lưu trữ ở Huyện uỷ Sơn Động chỉ bố trí một cán bộ làm công
tác Lưu trữ, các khâu nghiệp vụ đều do một cán bộ Lưu trữ đảm nhận, trình độ còn
có nhiều hạn chế. Kho lưu trữ của Huyện uỷ mới được thành lập 03/9/2002 nên
việc tổ chức chỉnh lý tài liệu chưa đựoc tiến hành, chưa có phương án phân loại tài
liệu, lập mục lục hồ sơ, thống kê tài liệu loại Việc tra tìm văn bản còn mất nhiều
thời gian( do tài liệu chưa được chỉnh lý). Được thành lập từ năm 1955 và đến năm

2002 thì được xây dựng lại tại thị trấn An Châu, phần lớn tài liệu được tập trung tại
kho Lưu trữ Huyện uỷ và đến nay năm 2004 tổng số tài liệu là 30 m giá chưa được
chỉnh lý hoàn toàn.

d,Thống kê và kiểm tra.
Trong công tác Văn thư -Lưu trữ của Huyện uỷ Sơn Động có những loại sổ
sách sau:
Trong công tác văn thư:
-Sổ đăng ký công văn đi.
ơ
-Sổ đăng ký công văn đến.
-Sổ ghi số Báo cáo của Huyện uỷ.
-Sổ ghi sốThông báo của Huyện uỷ.
-Sổ ghi số Thông tri, Chỉ thị, Kế hoạch.
-Sổ ghi Chương trình công tác của Huyện uỷ.
-Sổ ghi sè sao lục, Biên bản của Huyện uỷ.
18
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
-Sổ ghi Quy chế, Quy định, Hướng dẫn của Huyện uỷ.
-Sổ ghi Nghị quyết, Quyết định của Huyện uỷ.
Trong công tác Lưu trữ chưa ban hành một loại sổ sách nào cả mà việc thu
tài liệu cứ cuối năm cán bộ lưu trữ sẽ thu tài liệu từ Văn thư về và việc thu tài liệu
đã thu thì bộ phận Văn thư sẽ chịu trách nhiệm và cán bộ Lưu trữ khi cần sẽ sang
Văn thư để tra tìm.
*Nhận xét về các loại sổ sách:
Hàng ngày cán bộ Văn thư nhận được văn bản sẽ đăng ký vào các cột mục
có trong sổ sách .Việc đăng ký phải chính xác, thận trọng nhằm giúp cho quá trình
đối chiếu tra tìm tài liệu khi cần thiết.
Các loại sổ sách được đóng ghim, đánh máy, chữ rõ ràng, và đóng bìa, ngoài
bìa ghi rõ nội dung của sổ.

Đối với tài liệu của Huyện uỷ thì mỗi tên loại văn bản xẽ được đăng ký vào
một quyển sổ riêng ( trong một năm).
Đối với văn bản đi thì sẽ được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi.
Đối với văn bản đến thì sẽ đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
Nhìn chung các loại sổ sách của Huyện uỷ Sơn Động tương đối đầy đủ và có
hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ có tính chặt chẽ và cẳn thận. Hiện nay các văn bản
từ năm 2001 của Huyện uỷ đã được đăng ký vào máy vi tính theo từng tên loại
văn bản. Cán bộ lưu trữ chịu trách nhiệm trong việc đăng ký văn bản và tra tìm văn
bản trong máy, giúp cho việc quản lý và thống nhất, đảm bảo tính bí mật của tài
liệu.
Hiện nay Huyện uỷ Sơn động thường xuyên kiểm tra về công tác Lưu trữ
như việc tra tìm tài liệu, thu thập bổ xung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản
tài liệu và tổ chức sử dụng tài liệu, đào tạo cán bộ lưu trữ, tổ chức nghiên cứu
khoa học lưu trữ. Việc thường xuyên kiểm tra về công tác Lưu trữ nên đã giúp cho
việc tiến hành thu thập tài liệu ( tổ chức đi thu tài liệu các xã) được tiến hành, trình
độ cán bộ Lưu trữ đươc nâng cao và tiếp thu cái mới ( cho cán bộ đi học thêm máy
vi tính trong việc đăng ký văn bản), đồng thời có biện pháp để tu sửa, nâng cấp
trang thiết bị bảo quản tài liệu trong phòng Lưu trữ, kho lưu trữ và các trang thiết
bị phục vụ công tác lưu trữ.
e, Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ của tài liệu và bảo đảm an toàn tài liệu , nhằm phục vụ được tốt các
yêu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu.
Tại Huyện uỷ Sơn Động kho lưu trữ được đặt trên tầng 3, tài liệu có từ
1967-4/2004, tài liệu từ các năm trước trong tình trạng xấu, tài liệu từ 1991 trở lại
đây trong tình trạng tốt. Trong kho có 3 dãy giá tài liệu, giá bằng kim loại, cao 2m,
dài 1m, rộng 0,4m, giá có 6 khoang, có thể chứa được 6m giá tài liệu. Ngoài ra còn
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
có các loại tủ, hòm đựng tài liệu làm bằng kim loại, bằng sắt giúp cho việc bảo vệ

tài liệu và chống nấm mốc, mối chuột.
- Bìa hồ sơ được làm bằng bìa cứng, màu sáng, dai, nhẵn và không nhoè
mực. Kích thước bìa hồ sơ là 120mm*500mm, các thành phần trên bìa hồ sơ đựơc
trình bày thống nhất về tên gọi, kiểu chữ và kích thước.
- Cặp đựng tài liệu thì sử dụng cặp theo quy định của cục lưu trữ Nhà nước
đã ban hành tiêu chuẩn nghành số TCN-03-1997(QĐ74-QĐ/KHKT ngày 04/8/97)
như sau: 340+2mm, rộng 260+2mm, chiều dày 100 +2mm. Vật liệu làm cặp là bìa
cắt tông cứng loại tốt, dày 1,5-2mm.
- Hộp đựng tài liệu làm bằng bìa cắt tông dài 360mm, rộng 260mm,
dày120mm, hộp có thể chứa được 0,1m giá tài liệu. Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ
ngoài ra Huyện uỷ Sơn Động còn trang bị một số phương tiện khác như quạt thông
gió, rèm cửa, chổi quét bụi
-Kho lưu trữ Huyện uỷ được đặt trên tầng 3 nên luôn trong tình trạng khô
ráo, tuy nhiên chưa có biện pháp chống nấm mốc nên tài liệu từ những năm trước
còn bị nấm mốcvà côn trùng sâm nhập vào tài liệu, chưa có biện pháp chống cháy,
chưa có nội quy ra vào kho. Việc tra tìm tài liệu do một cán bộ cán bộ lưu trữ tiến
hành.
f, Công tác tổ chức sử dụng.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu là một việc rất cần thiết thể hiện tính chất,
tầm quan trọng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình giải quyết công
việc được nhanh chóng thuận lợi. Đây là công việc cuối cùng của công tác lưu trữ.
Nó đòi hỏi người cán bộ làm công tác lưu trữ phải nắm bắt được thành phần và nội
dung tài liệu, phân tích, tổng hợp và so sánh các nguồn thông tin để giải quyết
những công việc có hiệu quả nhất.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm biến các thông tin trong quá khứ
thành những tư liệu quý, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, biến giá trị tiềm năng thành
giá trị của cải vật chất cho xã hội, nâng cao vai trò và ý thức trong việc lưu giữ và
bảo vệ tài liệu lưu trữ.
Tại Huyện uỷ Sơn Động việc khai thác thông tin trong tài liệu chủ yếu do
cán bộ, công nhân viên trong cơ quan. Khi có yêu cầu cán bộ lưu trữ sẽ là người

chịu trách nhiệm trong việc tra tìm văn bản theo đúng yêu cầu. Tuy nhiên vì tài
liệu chưa được chỉnh lý nên việc tra tìm còn mất nhiều thời gian và công sức. Tài
liệu phục vụ cho việc nghiên cứu tra tìm chủ yêu lầ tài liệu được sản sinh ra trong
quá trình hoạt động của cơ quan, của Tỉnh uỷ, các ban ,các chi Đảng bộ
Hàng năm kho lưu trữ Huyện uỷ Sơn Động phục vụ khoảng 50 người đọc tài
liệu. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ người đọc trong một năm khoảng70 văn bản.
Chưa ban hành sổ sách sử dụng trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ. Việc chưa ban hành sổ sách trong công tác trên gây khó khăn cho việc bảo
quản tài liệu , tài liệu hay bị thất lạc mất mát.
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
Việc tổ chức sử dụng tài liệu trong cơ quan giúp cho việc nắm bắt thông tin,
tra tìm nội dung tài liệu được nhanh chóng góp phần thiết thực đem lại hiệu quả
và chất lượng của tài liệu lưu trữ , giữ gìn và bảo quản, đồng thời nâng cao vai trò
và tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong cơ quan nói riêng và trong sự nghiệp
lưu trữ nói chung trong cả nước.

PHẦN B- NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP.

I, QUÁ TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG HUYỆN UỶ SƠN ĐỘNG.
Qua quá trình khảo sát tài liệu của kho Huyện uỷ Sơn Động em có nhận xét
như sau:
-Tài liệu có sớm nhất là từ năm 1967, tài liệu có muộn nhất là vào 4/2004.
Tình hình tài liệu chia làm hai giai đoạn:
+Tài liệu từ năm 1967-1991: Tài liệu trong tình trạng bó gói lộn xộn ,
nấm mốc, chữ mờ khó đọc, nhoè mực.
+Từ năm 1991-4/2004: Tài liệu chữ rõ ràng ,sạch đẹp, dễ đọc.
Được sự giúp đỡ và tạo điều kiện của cán bộ lưu trữ, các cộ chú trong cơ quan,
bước đầu chúng em đã tiến hành tìm hiểu lịch sử đơn vị hình thành phông, từ đó
xác định được phương án để phân loại tài liệu cho thích hợp. Đối với Huyện uỷ

Sơn Động căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quá trình thành lập, đựơc
sự tham khảo của lãnh đạo cơ quan chóng em đã nhất trí chọn phương án phân loại
“Nhiệm kỳ- Tác giả, tên loại” tức là trước tiên chia tài liệu ra các năm riêng, sau
đó chia theo nhiệm kỳ, trong từng nhiệm kỳ chia tài lệu theo tác giả như Huyện
uỷ, Trung ương, Tỉnh uỷ trong từng tác giả lại sắp xếp theo tên loại.
Phương án phân loại tài liệu là kế hoạch phân chia tài liệu ra các nhóm lớn,
nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với một hồ sơ. Đây là
một việc quan trọng trong quá trình chỉnh lý tài liệu, phương án phân loại tài liệu
của phông được coi như bản kế hoạch để tiến hành phân loại tài liệu để cố định các
nhóm và đơn vị bảo quản trong phạm vi toàn phông.
Đối với phông Huyệnh uỷ Sơn Động phương án được lựa chọn là phương
án: “Nhiệm kỳ -Tác giả , tên loại”. Theo phương án này tài liệu phông Huyện uỷ
Sơn Động chia như sau:
Bước1: Chia tài liệu theo Nhiệm kỳ (Khoá)
1.Khoá X: Từ ngày 25/5/1967 đến 03/1969
2.Khoá XI: Từ ngày 01/4/1969 đến 30/4/1971
3.Khoá XII: Từ ngày 01/5/1971 đến 30/3/1973
4.Khoá XIII: Từ ngày01/4/1973 đến 09/11/1974
5.Khoá XIV: Từ ngày 10/11/1974 đến 30/5/1977
6.Khoá XV: Từ ngày 01/6/1977 đến 07/10/1979
21
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
7.Khóa XVI: Từ ngày 08/10/1979 đến 27/2/1982
8.Khóa XVII: Từ ngày 28/2/1982 đến 13/9/1986
9.Khoá XVIII: Từ ngày14/9/1986 đến 25/12/1988
10.Khoá XI X: Từ ngày26/12/1988 đến 27/10/1991
11.Khoá XX: Từ ngày28/10/1991 đến 28/02/1996
12.Khoá XXI: Từ ngày01/3/1996 đến 22/11/2000
13.Khoá XXII: Từ ngày 23/11/2000 đến nay.
Bước2: Chia tài liệu theo tác giả.

I- Tài liệu của Huyện uỷ.
II- Tài liệu của Chính phủ, Trung ương Đảng, Các ban của Trung ương
1.Tài liệu của Chính phủ, Các bộ, cơ quan ngang bé
2.Tài liệu của Ban chấp hành Trung ương Đảng.
3. Tài liệu của Các ban Trung ương, Văn phòng
III- Tài liệu củaTỉnh uỷ, Các ban của Tỉnh uỷ.
1. Tài liệu củaTỉnh uỷ.
2. Tài liệu các ban của Tỉnh uỷ: Ban dân vận, Ban tuyên giáo.
IV- Tài liệu của UBND và các Sở, Ban, nghành trong Tỉnh.
1.Tài liệu củaUBND Tỉnh.
2.Tài liệu của các sở, Ban nghành trong Tỉnh: Sở tài chính, Sở vật giá
V- Tài liệu các Ban của Huyện uỷ: Uỷ ban kiểm tra, Ban dân vận
VI- Tài liệu của UBND và các Ban nghành trong Huyện.
*Tài liệu được chia về các khối :
1.Khối Tổng hợp.
2.Khối Nội chính.
3.Khối Nông lâm.
4.Khối Công nghiệp -Xây dựng cơ bản.
5.Khối Văn xã.
6.Khối Phân phối lưu thông.
7.Khối Đoàn thể.
8.Tài liệu của các cơ quan Trung ương và Tỉnh đóng trên địa phương nếu có.
VII- Tài liệu của Đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huyện uỷ:
1. Tài liệu của Đảng bộ, chi bé.
a. Tài liệu của Đảng uỷ trực thuộc: Đảng uỷ công an Đảng uỷ quân
sự
b. Tài liệu của Chi bộ trực thuộc : Chi bộ dân vận, Chi bộ văn phòng.
2. Tài liệu của Đảng bộ chi bộ xã trực thuộc.
a. Tài liệu của Đảng uỷ xã, Thị trấn:An Châu, An Bá, An Lập
b. Tài liệu của Chi Đảng bộ xã trực thuộc: Chi bộ Thạch Sơn( xã Thạch

Sơn).
VIII- Hồ sơ vấn đề.
22
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
I X- Tài liệu của nội bộ Văn phòng Huyện uỷ.

Bước3: Tài liệu chia ra các nhóm nhỏ.
I- Tài liệu của Huyện uỷ.
1. Tài liệu Đại hội.
a. Tài liệu chuẩn bị Đại hội:
VD- Tập Chỉ thị, Thông báo, Công văn của Ban chấp hành Trung ương, Ban tổ
chức TW về tổ chức Đại hội Đảng bộ các cấp Quận ,Huyện.
-Tập Quyết định, Chỉ thị, Công văn của Tỉnh uỷ Bắc Giang về công tác tổ chức
Đại hội đại biểu Đảng bộ Huyện Sơn Động lần thứ XI X.
b. Tập tài liệu chính trong Đại hội.
VD- Hồ sơ Đại hội Đảng bộ Huyện Sơn Động lần thứ XVI.
-Hồ sơ Đại hội Đảng bộ Huyện Sơn Động lần thứ XVII.
c. Tài liệu phục vụ Đại hội.
-Tập Báo cáo, Đề nghị về dự toán, Quyết toán kinh phí tổ chức Đại hội Đảng bộ
huyện Sơn Động lần thứ XVII.
2. Tài liệu Hội nghị.
a. Tài liệu hội nghị Ban chấp hành.

-VD: -Hồ sơ Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ huyện Sơn Động lần thứ 6 ngày
18/4/1997.
-Hồ sơ Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ Huyện Sơn Động lần thứ 8 , ngày
12-15/01/1998.
-Hồ sơ Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ Huyện Sơn Động phiên đột xuất ,
ngày 23/02/1998.
b.Tài liệu Hội nghị Ban thường vụ

VD - Hồ sơ Hội nghị ban thường vụ Huyện uỷ Sơn Động ngày 24/3/1997.
-Hồ sơ Hội nghị Ban thường vụ Huyện uỷ Sơn Động , ngày 07/8/1997
-Hồ sơ hội nghị Ban thường vụ huyện uỷ Sơn Động ngày 20/5/1997.
-Hồ sơ Hội nghị Ban thường vụ Huyện uỷ Sơn Động sơ kết công tác xây
dựng Đảng 6 tháng đầu năm 1997, ngày 28/8/1997.
3. Tài liệu tên gọi.
a.Nhiệm kỳ 1967-1969.
-Tập Nghị quyết của Ban chấp hành Đảng bộ Sơn động năm 1967.
-Tập Chỉ thị của Ban chấp hành Đảng bộ Huyện Sơn Động.
-Tập Thông tri của Huyện uỷ Sơn Động.
-Tập Chương trình của Huyện uỷ Sơn Động.
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
-Tập hướng dẫn của Huyện uỷ Sơn Động.
-Tập Kế hoạch của Huyện uỷ Sơn Động.
-Tập Quyết định của Huyện uỷ Sơn Động.
-Tập Báo cáo của Huyện uỷ Sơn Động.
-Tập thông báo của Huyện uỷ Sơn Động.
-Tập Công văn của Huyện uỷ Sơn Động.
b. Nhiệm kỳ 1971-1973.
VD -Tập Nghị quyết của Huyện uỷ Sơn Động năm 1971.
-Tập Chỉ thị của Huyện uỷ Sơn Động năm 1972.
-Tập Thông tri của Huyện uỷ Sơn Động năm1972.
c. Nhiệm kỳ 1991-1996.
VD -Tập Nghị quyết của Huyện uỷ Sơn Động năm 1992.
-Tập Chỉ thị của Huyện uỷ Sơn Động năm 1992.
-Tập Báo cáo của Huyện uỷ Sơn Động năm 1994.
d. Nhiệm kỳ 1996-2000.
VD -Tập chỉ thị của Huyện uỷ Sôn Động năm 1996.
-Tập Quyết định của Huyện uỷ Sơn Động năm1996 về công tác cán bộ năm

1997.
-Tập Thông báo của Huyện uỷ Sơn Động năm 1999.
-Tập Báo cáo công tác của Huyện uỷ Sơn Động năm 2000.
II. Tài liệu của Chính phủ ,Trung ương Đảng ,Các ban của Trung ương.
VD -Nghị quyết của Ban chấp hành Trung ương Đảng về việc kỷ luật đồng chí
Chu Quý Minh năm 1993-1994.
-Tập Quyết định của Ban tổ chức cán bộ Chính phủ về việc thành lập thị trấn
An Châu Huyện Sơn Động Tỉnh Hà Bắc năm 1991.
-Tâp Chỉ thị của Ban chấp hành Trung ương Đảng năm 1996-1999.
-Quyết định củaViện Kiểm sát nhân tối cao về việc bổ nhiệm ,cách chức cán
bộ Viện Kiểm sát nhân dân tối cao Huyện Sơn Động năm1993.
III- Tài liệu của Tỉnh uỷ và các Ban của Tỉnh uỷ .
1. Tài liệu của Tỉnh uỷ.
VD -Tập Nghị quyết của Tỉnh uỷ Hà Bắc về việc chuẩn y Bí thư , phó Bí thư,
uỷ viên Huyện uỷ Sơn Động năm 1989-1990.
-Tập Công văn của Tỉnh uỷ Hà Bắc về việc yêu cầu Huyện uỷ Sơn giải
Động quyết đơn thư , năm 1989-1990.
-Tập Quyết định của Tỉnh uỷ Hà Bắc về công tác cán bộ năm 1992-1994.
2. Tài liệu các Ban của Tỉnh uỷ.
VD - Tập Quyết định của Ban tổ chức Tỉnh uỷ Hà Bắc về việc tiếp nhận ,điều
động, đề bạt, nâng lương cho cán bộ Huyện Sơn Động năm 1990-1991
24
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Mơ Lưu trữ K30
-Tập Quyết định, Công văn của Ban tổ chức Tỉnh uỷ Bắc Giang về việc
tuyển dụng và nâng lương cho cán bộ công chức năm1996-2000.
IV-Tài liệu của UBND và các sở ban nghành trong tỉnh.
VD - Tập Phương hướng, Quy hoạch phân bổ dân cư và xây dựng cơ sở vật chất
kĩ thuật trên địa bàn Huyện Sơn Động của Viện thiết kế xây dựng năm 1978.
-Tập Nghị quyết của Thường trực Hội đồng Nhân dân tỉnh Bắc Giang
năm1998.

-Tập Báo cáo công tác của Sở giáo dục-Đào tạo Tỉnh Bắc Giang năm1999.
-Tập Đề án của Sở Xây dựng Tỉnh Bắc Giang năm 2000.
V- Tài liệu các Ban của Huyện uỷ.
-Tập Chương trình, Kế hoạch công tác của Uỷ ban kiểm tra Huyện uỷ Sơn
Động năm 1992-1994.
-Tập Báo cáo của Ban tổ chức Huyện uỷ Sơn Động năm 1992-1995.
-Tập Báo cáo của Ban tuyên giáo Huyện uỷ Sơn Động năm 1992.
-Tập Hướng dẫn của Ban Dân vận Huyện uỷ Sơn Động , năm1996-2000.
VI- Tài liệu của UBND và các Ngành trong Huyện.
1. Khối Tổng hợp.
-Kế hoạch, Quy hoạch chiến lược phát triển kinh tế xã hội hàng năm của
UBND Huyện Sơn Động.
-Tập Quyết định của UBND Huyện Sơn Động về việc khen thưởng các đơn
vị , cá nhân đạt thành tích công tác tốt năm 2000.
2.Khối Nội chính.
- Tập Chương trình, Kế hoạch công tác của Phòng cảnh sát Giao thông
Huyện Sơn Động năm 2000.
- Tập Báo cáo ,Nghị quyết của Ban chỉ huy Quân sự Huyện Sơn Động
năm 2000.
3-Khối Nông lâm.
-Tập Kế hoạch, Chương trình của UBND huyện Sơn Động về việc trồng
giống cây mới trên địa bàn Huyện Sơn Động năm 1999.
-Tập Quyết định của UBND Huyện Sơn Động về việc xây dựng công trình
thuỷ lợi ở xã Thanh Sơn, năm 2000 .
4- Khối Công nghiệp -Xây dựng cơ bản.
-Tập Quyết định của UBND Huyện Sơn Động về việc giải phóng mặt bằng
ở thị trấn An Châu.
-Tập Báo Cáo của Ban Quản lý điện nước Huyện Sơn Động .
5- Khối phân phối lưu thông.
25