luận văn lưu trữ học Công tác văn thư lưu trữ ở UBND Huyện Lộc Bình

Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Léc Bình,được sự giúp đỡ
của các thầy cô và đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán bộ văn
phòng
UBND huyện Léc Bình,(trong đó có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư
và lưu trữ) đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập tốt nghiệp kết hợp
giữa lý thuyết và thực tế công việc. Qua bản thu hoạch kết quả thực tập này
em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong trường và đặc
biệt là cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập, cô, chú ,anh ,chị trong cơ quan.
Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu và làm quan với công
việc chưa thực sự sâu sắc nên bản thu hoạch này còn nhiều chỗ chưa hoàn
chỉnh em kính mong các thầy, cô, chú, anh, chị cán bộ văn phòng đóng góp ý
kiến cụ thể giúp em hoàn thành nốt những phần còn thiếu sót đó. Em hi vọng
rằng sự giúp đỡ của các thầy, cô, cán bộ cơ quan sẽ giúp em nâng cao được
kiến thức, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế.
Sau này khi ra trường em sẽ cố gắng hoàn thành tốt công việc của
mình để góp phần vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Léc Bình, ngày24.tháng…7.năm 2006
PHẦN MỞ ĐẦU
Thực hiện quyết định 2406/QĐ -UBND ngày 11/10/1999 của chủ tịch
UBND thành phố Hà Nội cho phép thành lập trường trung học kinh tế kỹ thuật
TCDL –Hà Nội. Theo công văn đề nghị số 83/CT- LMHTXVN của chủ tịch liên
minh hợp tác xã Việt Nam. Cùng với sự thành lập của trường. Nghành thư ký
văn phòng là một trong những nghành mà nhà trường đưa vào đào tạo ngay từ
khóa đầu tiên khóa học 2004 -2006 là khóa thứ 4 và đã đổi tên trường thành
Ngành trường trung học dân lập kinh tế kỹ thuật tổng hợp Hà Nội, giê trường đã
đào tạo cơ bản xong về phần lý thuyết cho sè sinh viên học tại trường. Song mục
đích kết hợp giữa lý luận và thực tiễn. Cuối khóa học nhà trường đã tổ chức đợt
thực tập tốt nghiệp cho sinh viên trong thời gian từ ngày 15/6 -30/7 năm 2006 để
tạo điều kiện cho mỗi sinh viên được tiếp xúc với thực tế công việc và lấy tư

liệu, tài liệu để làm cơ sở viết báo cáo thực tập tốt nghiệp. Đặc biệt là giúp đỡ
cho sinh viên nắm vững và củng cố kiến thức phục vụ cho công việc sau khi ra
trường.
Vì vậy thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng trong chương trình đào tạo
ngành thư ký văn phòng của trường. Đây là đợt thực tập duy nhất của mỗi khóa
sau khi sinh viên đã học xong chương trình lý thuyết và các môn học thuộc
nghành thư ký văn phòng. Giai đoạn này rất quan trọng trong quy trình đào tạo,
đặc biệt là quy trình đào tạo “ cán bộ thực hành có lý luận” cho cơ sở và cán sự
trong các cơ quan Nhà nước. Giai đoạn này sinh viên sẽ vận dụng những kiến
thức đã học trong Nhà trường để áp dụng công việc tại cơ quan mình thực tập.
Qua bản thực tế sinh viên sẽ được củng cố thêm về kiến thức tự mình học hỏi
những kinh nghiệm làm việc của cán bé trong cơ quan, bước đầu rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp, xây dùng cho mình phong cách làm việc của người cán bộ
văn phòng. Ngoài ra sinh viên phải tự tìm hiểu các hoạt động của cơ quan để
hiểu và tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập, tùy theo kế
hoạch thực tập cũng như sự phân công của lãnh đạo cơ quan. Sinh viên thực tập
sẽ có trách nhiệm trong một số công việc cụ thể. Vì vậy để làm tốt công việc của
mình sinh viên p hải biết kết hợp giữa lý thuyết và thực tế công việc một cách
hợp lý.
Khi thực tập, thực tế tại cơ quan sinh viên thường gặp phải những khó
khăn như sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế khi đó sẽ có sự hướng dẫn của
giáo viên cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập giúp đỡ. Trong quá trình thực tập
sinh viên phải biết tự tìm hiểu tư liệu tài liệu trong cơ quan để viết vào bản báo
cáo về kết quả thực tập công việc mình đã làm. Ngoài ra sinh viên phải xin ý
kiến nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập của mình tại cơ quan.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6
-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt
động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian
thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.

Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6
-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt
động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian
thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6
-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt
động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian
thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
NỘI DUNG THỰC TẬP
I. TÌM HIỂU CƠ SỞ THỰC TẬP
1. Tên cơ quan và địa điểm cơ sở thực tập
Tên cơ quan nơi em đến thực tập là: UBND huyện Léc Bình, Tỉnh Lạng Sơn
Léc Bình là một Huyện Biên giới của tỉnh Lạng Sơn nằm ở phía đông Nam
của tỉnh. Huyện Léc Bình có 57 km đường Biên giới với Trung Quốc diện tích
địa lý toàn huyện là 94.164 ha trong đó đất nông nghiệp theo quy hoạch có 9.300
ha trong đó đất thuần thục đang canh tác 4500 ha còn lại là đất rừng và đồi núi.
Léc Bình nằm trên thềm lục địa cao 300m so với mặt biển xung quanh là
núi cao ở giữa là núi thấp có địa hình đồi bát ngát áp lượn sóng tạo thành lòng
móng hót gió mùa đông bắc từ lục địa Trung Quốc thổi vào với tốc độ bình quân
3,5m/s bắt đầu từ tháng 10 đến tháng 4 năm sau. Tháng 12 và tháng 1 là những
tháng nặng nhất có những ngày nhiệt độ xuống tới -2
o
C. Mùa hè lại nóng lượng
mưa tương đối cao bình quân là 1350 ly. Nhưng phân bố không đều, điều kiện
tự nhiên đó tạo cho Léc Bình trở thành một tiểu vùng khí hậu khắc nghiệt.
Toàn huyện có 80,518 triệu người với 60.528 lao động, bao gồm 9 dân téc
khác nhau cùng sinh sống trên đất Léc Bình. Nhưng dưới sự ánh sáng của các
nghị quyết của Trung Ương, của tỉnh nhân dân các huyện Léc Bình đã vượt qua

khó khăn gian khổ của các thời kỳ, để phấn đấu đưa huyện Léc Bình trở thành
huyện giầu về kinh tế, mạnh về chính trị, quốc phòng phấn đấu đưa tới dân giầu
nước mạnh xã hội công bằng và văn minh.
Do mạnh dạn thực hiện chủ chương chuyển dịch cơ cấu cây trồng, mùa vụ
trong những năm gần đây Léc Bình nổi lên như mét điểm sáng và phát triển kinh
tế nông nghiệp đặc biệt là phong trào phát triển kinh tế hộ gia đình. Bên cạnh đó
việc từng bước khai thác tiềm năng của khu vực kinh tế cửa khẩu Quốc tế Chi
Ma, khu công nghiệp thị trấn Na Dương và khu du lịch nghỉ mát Mẫu Sơn đã
thúc đẩy kinh tế xã hội của huyện phát triển. Đồng thời đây cũng chính là hướng
đi chính trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội của huyện Léc Bình đến năm
2010.
2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và cơ cấu bộ máy hoạt
động của cơ quan,văn phòng UBND huyện Léc Bình.
2.1. Về chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Léc Bình
Chức năng là cơ quan hành chính Nhà nước nhưng UBND huyện vừa là
cơ quan điều hành và quản lý kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội cao nhất ở địa
phương. Để hoàn thành chức năng cơ quan mình UBND huyện đã quyết định
thành lập các cơ quan chức năng và cơ quan chuyên môn và tham mưu giúp việc
cho UBND huyện bao gồm 30 cơ quan trong đó cơ quan văn phòng UBND là cơ
quan tham mưu tổng hợp giúp việc trực tiếp choUBND huyện do đó về tổ chức
bộ máy của huyện ngày càng được củng cố và hoàn thiện cả về số lượng và chất
lượng.
Nhiệm vụ của UBND huyện
- UBND huyện có nhiệm vụ là chuẩn bị các kỳ họp của
HĐND. Phối hợp với các ban chuyên trách của HĐND xây dựng các đề
án trình HĐND xét và quyết định.
- UBND huyện còn tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghị
quyết của HĐND cùng cấp và các nghị quyết, nghị định, chỉ thị, thông tư
của các nhà nước cấp trên.
- Chỉ đạo các ngành, các cấp thuộc quyền mình, thực hiện kế

hoạch tại ngân sách, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh,
trật tự, an toàn xã hội, củng cố quốc phòng và cải thiện đời sống nhân dân
địa phương, đồng thời đảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhà nước từ
Trung Ương đến cơ sở.
- Có trách nhiệm tiếp dân trực tiếp xét, giải quyết và chỉ đạo các
ngành các cấp thuộc quyền mình xét giải quyết các khiếu nại tố cáo và
kiến nghị của nhân dân.
Hiện nay Léc Bình được biên chế hành chính gồm có 2 thị trấn và 27
xã

1.Thị trấn Léc Bình
2.Thị trấn Na Dương
3.UBND Xã Lục Thôn
4.UBND Xã Đồng Bục
5.UBND Xã Bàng Khánh
6.UBND Xã Xuân Lễ
7.UBND Xã Vân Mộng
8.UBND Xã Xuân Tình
9.UBND Xã Như Khuê
10.UBND Xã Minh Phát
11. UBND Xã Nhượng Bạn
12.UBND Xã Hữu Lân 13.UBND
Xã Hiệp Hạ 13.UBND X· HiÖp
H¹
14.UBND Xã Nam Quan
15. UBND Xã Đông Quan
16. UBND Xã Lợi Bác
17.UBND Xã Sàn Viên
18.UBND Xã Khuất Xã
19.UBND Xã Tam Gia

20.UBND Xã Tĩnh Bắc
21. UBND Xã Tó Mịch
22.UBND XãYên Khoái
23.UBND Hữu Khánh
24.UBND Xã ái Quốc
25. UBND Xã Xuân Dương 26.
UBND Xã Mẫu Sơn 26.
UBND X· MÉu S¬n
27.UBND Xã Quan Bản
28.UBND Xã Tó Đoạn
29.UBND Xã Xuân Mãn
Thị trấn Léc Bình còn là nơi cơ quan UBND Huyện đóng đồng thời cũng
là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của huyện, đồng thời còng là vị trí
thuận lợi để phát triển vì nó nằm trểntục đường quốc lé 4B một hướng đI về
trung tâm tỉnh, một hướng đI về móng cái Quảng Ninh lại có một đường ra cửa
khẩu Chi Ma. Nên Léc Bình có nhiều điều kiện kinh tế để xây dựng một trung
tâm thương mại.
2.2. Về cơ cấu bộ máy hoạt động của cơ quan
* Tổ chức bộ máy
a. Thường trực UBND Huyện
Chủ tịch
Phó chủ tịch Thường trực
Phó chủ tịch Nông Lâm
Phó chủ tịch Văn Xã
b.văn phòng UBND Huyện
Chánh văn phòng
Các phó văn phòng
c.Các bộ phận giúp việc của văn phòng
Văn thư lưu trữ. Hành chính :quản trị, tài vụ thủ quỹ, tạp vụ, lãi xe,
bảo vệ.

* Còn về cơ cấu tổ chức của UBND huyện Léc Bình gồm 12 phòng
ban
Phòng Tài chính
Phòng Giáo dục
Phòng Tài Nguyên
Phòng Nội Vụ
Phòng Kinh Tế
Phòng Dân Téc
Phòng Văn Hóa
Phong Thanh Tra
Phòng Tư Pháp
Phòng Dân Số
Phòng Y Tế
Phòng Hạ Tầng
3. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của
huyện Léc Bình nói chung và đơn vị nói riêng.
Nhìn chung qua các khâu công việc của toàn UBND huyện Léc Bình
(giữa các phòng ban) và riêng từng phòng ban đã có sự phối hợp nhịp nhàng,
thực sự đi vào nề nếp. Đối với sự phân công việc, trách nhiệm cụ thể cho từng
bộ phận chức năng đã thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao. Do đó mà
hoạt động của cơ quan là rất quan trọng và đã có nhiều thuận lợi như: nhận hệ
thống của mọi người và lãnh đạo về văn phòng đã có sự thay đổi. Họ đã nhận
thức rõ được tầm quan trọng cũng như vị trí của hoạt động văn phòng đối với
cơ quan. Trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên làm việc trong các văn
phòng UBND huyện nói chung và phòng hành chính nói riêng đã được nâng
cao do yêu cầu của công việc. Các trang thiết bị của văn phòng ngày càng
được UBND huyện và các cơ quan nói chung trang thiết bị đầy đủ hơn để
phục vụ cho hoạt động của văn phòng. Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh
mẽ của khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị ngày càng đổi mới. Theo hướng
ngày càng hiện đại và tiện lợi. Bên cạnh những thuận lợi của văn phòng

UBND Huyện nói chung và phòng hành chính nói riêng thì hoạt động của văn
phòng còn gặp một số khó khăn. Đó là vẫn còn một số Ýt người quan niệm về
hoạt động văn phòng là một công việc mang tính chất sự vụ, đơn giản ai cũng
có thể làm được, không cần có trình độ chuyên môn. Do hạn chế về nhận thức
đã làm cho hoạt động của văn phòng ở một số cơ quan không được tốt. Điều
này đã làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của cơ quan.
PHẦN II
NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
I. NGHIỆP VỤ THƯ KÝ
1. Đặc điểm lao động của người thư ký
Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần
hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn
của một văn phòng như: Quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu đảm bảo các yêu
cầu về thông tin liên lạc giao tiếp và tổ chức sắp xếp các công việc hàng
ngày nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc một người
lãnh đạo cơ quan. Nhất là với các thủ trưởng cơ quan doanh nghiệp hoặc
một số nhân vật cao cấp do hoạt động quản lý vào điều hành quá phức tạp
chiếm nhiều thời gian nên họ cần có người thư ký để giúp việc. Công việc
của người thư ký văn phòng gồm rất nhiều việc khác nhau, thư ký phải
cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của
cơ quan. Nhất là trong hoạt động quản lý nói chung, không thể thiếu và cần
phải có các thông tin, đó chính là căn cứ để ban hành các quyết định đảm
bảo cho hoạt động của cơ quan, đơn vị hoạt động của người lãnh đạo được
đều đặn thông suốt để có thể quản lý và điều hành cơ quan thì lãnh đạo cơ
quan phải tiến hành hàng loạt các hoạt động cụ thể như, hội họp, kiểm tra,
giao tiếp…. Những hoạt động này rất phong phú và đa dạng, thường được
tiến hành thường xuyên, liên tục do đó cần phải có sự sắp xếp tổ chức một
cách khoa học và hợp lý. Điều này phụ thuộc vào sự sắp xếp của người thư
ký. Để mà đảm nhiệm được những công việc mà cơ quan cũng như người
lãnh đạo giao cho tới các thư ký văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên môn

vững vàng và nắm bắt được các chức năng và nhiệm vụ của cơ quan giao
cho. Do tính chất và nội dung công việc nên người thư ký còn là người
được thủ trưởng cơ quan tin cậy nhất. Thái độ và phong cách làm việc của
người thư ký văn phòng có ảnh hưởng lớn nhất tới hoạt động của cơ quan.
Thư ký văn phòng trong một chõng mực nào đó còn là người tham mưu tư
vấn cho người lãnh đạo cơ quan những vấn đề có liên quan đến chức năng
nhiệm vô của văn phòng và còn là người biết thể hiện những ý tưởng
quyết định của thủ trưởng cơ quan. Và trong quá trình thực hiện người thư
ky văn phòng cần phải thường xuyên tổng kết những kết quả đạt được cũng
như những vướng mắc tồn tại. Thư ký văn phòng còn phải biết phối hợp
với các thư ký ở các bộ phận khác nhau trong cơ quan đẻ hoàn thành tốt
công việc được giao. Do công việc nhiều nên các thư ký cần phải biết sắp
xếp thời gian từng công việc của mình sao cho phù hợp với thủ trưởng cơ
quan.
2. Nghiệp vụ của người thư ký trong nội dung công việc
2.1. Các tổ chức tiếp khách trong cơ quan
Tiếp khách là một nội dung của công tác giao tiếp nhân sự và thông
qua hoạt động tiếp khách của cơ quan mà cơ quan thu nhận được các thông
tin việc tiếp khách đó là cả một nghệ thuật đòi hỏi người thư ký văn phòng
phải có kỹ sảo tâm lý để gây dựng thiện cảm với khách. Thời gian tiếp
khách và bàn bạc của người lãnh đạo với khách chiếm 20% thời gian lao
động của họ. Do đó người thư ký tổ chức tiếp khách của người lãnh đạo
cho phù hợp vừa nâng cao được hiệu quả công việc. Khi khách đến cơ
quan thì người thư ký văn phòng là người đại diện đầu tiên trực tiếp tiếp
khách, đồng thời người thư ký còn phải chọn lọc khách giúp cho thủ
trưởng cơ quan không phải mất thời gian vào việc tiếp khách. Với mỗi cơ
quan khác nhau việc tổ chức tiếp khách khác nhau. Đối với những cơ quan
có nhiệm vụ tiếp dân như: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn
phòng HĐND, UBND các cấp thì việc tiếp dân thường được quy định vào
các ngày cụ thể. Còn đối với doanh nghiệp có nhiều khách đến giao dịch

thì văn phòng phải bố trí một phòng đón tiếp riêng và cử cán bộ của văn
phòng phải bố trí một phòng đón tiếp riêng và cử cán bộ của văn phòng
thường trực và tiếp nhận giải quyết hỗ trợ các yêu cầu của khách hoặc chỉ
dẫn cho khách đến gặp các bộ phận chức năng giải quyết. Hàng ngày có rất
nhiều khách đến cơ quan họ đến cơ quan với nhiều mục dích khác nhau.
Do đó người thư ký văn phòng bố trí sao cho hợp lý, không để chồng chéo
nên hàng ngày vào mỗi sáng thư ký văn phòng cần thông báo cho thủ
trưởng biết các cuộc hẹn mà khách đã hẹn trước để thủ trưởng biết và tiếp
họ. Đồng thời người thư ký còn phải bố trí thời gian để giành cho các cuộc
tiếp khách đột xuất khi cần. Việc tiếp khách trong cơ quan đó là những
hoạt động giao tiếp chính thức nhằm giải quyết các vấn đề, các mói quan
hệ có liên quan đến việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ quyền hạn
của cơ quan. Do đó việc tiếp khách của cơ quan rất quan trọng, ảnh hưởng
đến hoạt động của cơ quan rất nhiều khi khách đến cơ quan thì người thư
ký phải đón và chào hỏi khách đây là công việc đầu tiên tưởng chõng dễ
dàng không cần chú ý nhưng lại có ý nghĩa rất lớn. Sau khi đã chào hỏi
khách thì người thư ký cần tìm hiểu các yêu cầu của khách để giải quyết
công việc. Việc tiếp khách cũng cần có sự ưu tiên cho những người khách
đặc biệt. Người già, phụ nữ có mang theo trẻ em nhỏ hoặc cấp trên có việc
đột xuất…. Do đó mà người thư ký cần sắp xếp sao cho khéo léo không để
phật lòng khách và tuyệt đối không để khách ngồi một thời gian dài mà
không có sự chú ý.
2.2. Các tổ chức chiêu đãi khách trong cơ quan
Tùy theo mục đích của các cuộc tiếp xúc khác nhau mà cơ quan có
cách tổ chức chiêu đãi khách cho phù hợp, việc lùa chọn các loại tiệc để
đãi khách phụ thuộc vào đối tượng chiêu đãi khách và khả năng tài chính
của cơ quan. Điều này do người thư ký văn phòng chịu trách nhiệm có thể
chiêu đãi khách tiệc mặn hay ngọt khi đặt tiệc chiêu đãi khách cần phải thể
hiện được tình cảm của cơ quan đối với khách và giải quyết được nhu cầu
ăn uống để làm việc có hiệu quả. Vậy điều này cũng phụ thuộc vào việc tổ

chức của người thư ký văn phòng.
2.3. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Trong thực tế hàng ngày, hàng giê các bộ phận chức năng trong cơ
quan luôn cần được cung cấp các thông tin cần thiết để triển khai và giải
quyết công việc. Đồng thời người lãnh đạo cơ quan cũng cần được cung
cấp thông tin để có căn cứ và ban hành các quyết định quản lý. Vì vậy việc
thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là rất cần thiết mà người thư
ký văn phòng phải làm các thông tin hoạt động quản lý có thể thu từ nhiều
nguồn khác nhau. Thông tin từ văn bản: văn bản cấp trên, từ các nơi khác
gửi tới, văn bản mật, văn bản nội bộ và các thông tin từ sách báo, tạp
chí…. hoặc thông tin từ truyền miệng qua ý kiến đóng góp hay phản ánh
qua các cuộc họp hội thảo…. Người thư ký phải có nhiệm vụ thu thập các
nguồn tin trên, việc thu thập được các thông tin được tiến hành một cách
thường xuyên khi thu thập được các thông tin thì người thư ký văn phòng
phải xử lý các thông tin trước khi cung cấp cho lãnh đạo người thư ký phải
tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực đồng
thời phải kiểm tra, phân tích độ chính xác của thông tin…. Vì hàng ngày cơ
quan nhận được rất nhiều thông tin khác nhau để cung cấp được các thông
tin cần thiết cho lãnh đạo thì người thư ký cần phải tìm hiểu một cách
chính xác và yêu cầu của người lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp như:
cần cung cấp thông tin về vấn đề gì, phạm vi cần cung cấp thông tin , thời
gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin, hình thức cung cấp
tin vì vậy việc thu thập và cung cấp thông tin cho người lãnh đạo và cơ
quan là rất cần thiết và quan trọng mà người thủ thư ký là người trực tiếp
giúp lãnh đạo cơ quan làm công việc.
2.4. Tổ chức hội nghị
Hội nghị là một trong những hoạt động thường xuyên có tính phổ
biến ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Do vậy mà khi người thư ký được giao
nhiệm vụ tổ chức một cuộc hội nghị thì người thư ký văn phòng cần phải
tìm hiểu rõ mục đích của hội nghị lần này là gì. Vì việc tìm hiểu này sẽ

giúp người thư ký nhận rõ được ý nghĩa tầm quan trọng của buổi hội nghị
để từ đó có kế hoạch và biện pháp tổ chức cho phù hợp với các buổi hội
nghị nhỏ thì người thư ký có thể dự kiến một cách nhanh chóng còn với
các hội nghị có quy mô lớn và quan trọng thì người thư ký phải xây dựng
kế hoạch và phân công người thực hiện từng phân việc tránh bỏ quên và sai
sót.Việc lên kế hoạch tổ chức một buổi hội nghị gồm các công việc: xác
định thành phần tham dự, lập chương trình hội nghị.
Ngoài ra người thư ký còn phải chuẩn bị địa điểm hội nghị và các
trang thiết bị cho buổi hội nghị, các văn bản tài liệu cho buổi hội nghị.
Đồng thời còn phải phồi hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật
chất cho buổi hội nghị. Để có kinh phí tổ chức cho buổi hội nghị, người thư
ký cần phải căn cứ vào quy mô và yêu cầu của tổ chức để lập dự toán về
kinh phí. Trước khi hội nghị diễn ra người thư ký phải chuẩn bị đón khách
và hướng dẫn các đại biểu vào đúng vị trí cần thiết. Khi diễn ra hội nghị
người thư ký phải thu thập các tài liệu có liên quan để lập hồ sơ, thu dọn
văn phòng… Ngoài ra thư ký còn phải biên tập và soạn thảo một số văn
bản theo yêu cầu của lãnh đạo. Trên tinh thần những nội dung đã được trao
đổi và nhất trí thông qua hội nghị.
2.5. Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong
văn phòng lãnh đạo
Tổ chức văn phòng làm việc là một vấn đề rất phức tạp. Nó là sự kết
hợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau như lùa chọn
trang thiết bị, chọn màu… Đối với các cơ quan có thư ký riêng thì việc tổ
chức phòng làm việc của người thư ký đáng được quan tâm vì thư ký là
người đại diện đầu tiên của cơ quan trong việc tiếp khách và trao đổi giao
dịch.
Cần bố trí phòng làm việc của thủ trưởng cơ quan liền sát với phòng
làm việc của người thư ký văn phòng để tiện cho công việc.
Việc tổ chức phòng làm việc bố trí các thiết bị máy móc trong văn
phòng lãnh đạo cần sắp xếp sao cho thuận tiện kinh tế thẩm mỹ đầy đủ và

bố trí các thiết bị này còn tùy vào diện tích của từng cơ quan mà có cách bố
trí phù hợp.
2.6. Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và hoạt động
của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng
Người lãnh đạo hoặc các bộ quản lý chuyên môn đi công tác là một
trong những hoạt động thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Việc đi
công tác của người lãnh đạo giúp họ nắm được tình hình thực tế ở sở để có
các biện pháp giải quyết tiếp theo hoặc kịp thời sửa chữa các quyết định
không chính xác. Do đó việc tổ chức các chuyến đi công tác cho người
lãnh đạo là rất cần thiết và chuẩn bị chu đáo. Để mà tổ chức tốt các chuyến
đi công tác người thư ký phải sắp xếp lịch cụ thể cho các chuyến đi để hoạt
động này không bị chồng chéo. Do đó người thư ký cần phải nắm vững
thông tin cần thiết về chuyến đi như. Mục đích của chuyến đi, thời gian bắt
đầu và kết thúc lịch trình đi, thành phần đi cùng phương tiện đi và kinh phí
dự toán. Ngoài ra còn phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi
công tác của người lãnh đạo như: giải quyết các thủ tục hành chính cần
thiết như: chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường, các loại giấy tờ khác….
Trong thời gian lãnh đạo đi công tác vắng công việc của người thư
ký ở nhà là tiếp tục các công việc thường ngày tức là phải xử lý tất cả các
công việc hàng ngày thay lãnh đạo. Khi có việc quan trọng phải điện cho
lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết. Khi lãnh đạo trở về thì thư ký phải báo
ngay cho lãnh đạo những vấn đề xảy ra trong thời gian lãnh đạo đi vắng.
2.7. Quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo
Quản lý chương trình kế hoạch công tác của người lao động là
phương tiện hoạt động nhằm đảm bảo cho hoạt động đó được liên tục đúng
yêu cầu đạt ra, vừa là cơ sở để cơ quan người lãnh đạo hướng tới. Vào đầu
năm, đầu tháng đầu tuần các thư ký văn phòng cần giúp người lãnh đạo
xây dựng các chương trình kế hoạch cụ thể cho từng thời gian sẽ làm cho
lãnh đạo không giải quyết công việc nhanh chóng. Thời gian phân bổ cho
từng chương trình kế hoạch công tác của người lãnh đạo cũng cần được chỉ

rõ những công việc dự kiến và thời gian hoàn thành đồng thời khi xây dựng
chương trình kế hoạch của người lãnh đạo cũng phải bám sát vào thực tế để
quản lý chương trình và kế hoạch.
2.8. Quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo và quần chúng
Trong quá trình làm việc cũng như mọi viên chức khác thư ký văn
phòng có rất nhiều mối quan hệ trong đó mối quan hệ giữa thư ký với lãnh
đạo và quần chúng là mối quan hệ quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn
đến chất lượng công việc của người thư ký văn phòng.
Đối với người lãnh đạo công việc của người thư ký lại do người lãnh
đạo phân công, người thư ký phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ
quan. Nhiệm vụ mà người thư ký được cơ quan và người lãnhd dạo. Người
lãnh đạo cơ quan cũng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về tất cả các hoạt
động của cơ quan trong đó có những vấn đề liên quan đến công việc của
người thư ký. Như vậy có thể thấy quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo
là quan hệ giữa cấp dưới với cấp trên quan hệ này không dùa trên tình cảm
cá nhân mà còn bị chi phối những quy định, quy chế của Nhà nước nói
chung và cơ quan nói riêng. Vì vậy người thư ký cần tôn trọng lãnh đạo
không chỉ là quan hệ giữa người với người mà đây còn là mối quan hệ giữa
nhân viên với lãnh đạo trực tiếp của mình. Để có thái độ tôn trọng người
lãnh đạo thì người thư ký phải hiểu rõ vai trò và vị trí của người lãnh đạo.
Người lãnh đạo bao giê cũng có vị trí quan trọng trong việc định hướng
cho việc phát triển của cơ quan họ có vai trò chính trong việc sắp xếp điều
hành đơn vị và toàn cơ quan hoạt động theo những định hướng xác định.
Để giải quyết công việc một cách tốt nhất đòi hỏi người thư ký phải
có tinh thần tự giác cao và tính kỷ luật để hoàn thành công việc bên cạnh
đó người quản lý văn phòng cũng như mọi nhân viên khác phải có ý thức
bảo vệ uy tín của người lãnh đạo khi phát hiện các quyết định các biện
pháp mà người thủ trưởng đưa ra không hợp lý thì người thư ký có thể
trình bày suy nghĩ của mình để kịp thời sửa chữa, khi chưa có hậu quả sảy
ra.

Còn mối quan hệ giữa người thư ký với quần chúng. Đây là mối
quan hệ giữa nhân viên trong cơ quan với khách người thư ký còn tôn
trọng họ vì họ đến làm việc với cơ quan mà mình lại chính là người đại
diện cho cơ quan tiếp họ đầu tiên. Nên người thư ký cần tạo cho khách đến
cơ quan có Ên tượng tốt về cơ quan mình tạo hoạt động giao dịch cho các
hoạt động tiếp theo.
2.9. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo
Hàng ngày, hàng giê các bộ phận chức năng và nhất là người lãnh
đạo còn được cung cấp thông tin cần thiết để triển khai, giải quyết nhiệm
vụ được giao. Vì vậy mà việc tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo
là rất cần thiết và quan trọng. Văn phòng UBND huyện thông tin phục vụ
lãnh đạo thì người thư ký cần thu thập thông tin và chuẩn bị thông tin, tập
hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực, đồng thời
phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin để khi người lãnh đạo
cần các thông tin về những vấn đề gì thì người thư ký có thể cung cấp.
2.10. Tổ chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo
Điện thoại và điện báo là hai phương tiện có khả năng giúp người
lãnh đạo giải quyết một số công việc mà không cần gặp gỡ trực tiếp. Đây
cũng là phương tiện vừa giúp lãnh đạo nhanh chóng truyền đặt các quyết
định vừa giúp lãnh đạo truyền đạt được các thông tin cần thiết. Nên việc tổ
chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo là rất cần thiết, mỗi phòng lãnh
đạo cần bố trí hai phương tiện này vừa tiện cho việc giao dịch công việc
giữa lãnh đạo với các cơ quan, tổ chức cá nhân. Hai phương tiện này cần
được bố trí ở nơi thích hợp nhất và gần bàn làm việc của lãnh đạo.
2.11. Kỹ thuật giao tiếp của công sở của người thư ký văn phòng
tại UBND huyện Léc Bình
Văn phòng là đầu mối là trung tâm giao tiếp của một cơ quan vì vậy
tất cả các khách đến UBND huyện Léc Bình trong khi giao tiếp người thư
ký văn phòng luôn phải cởi mở lịch sự, luôn chủ động trong giao tiếp và
sẵn sàng giao tiếp khi cần thiết phải biết tự tin và biết vận dụng các cơ hội

trong giao tiếp để mở rộng mối quan hệ của cơ quan đồng thời mở rộng các
mối quan hệ của chính mình. Giao tiếp rộng còn giúp cho người thư ký có
thêm nhiều thông tin đồng thời còn học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong
khi giao tiếp mà người thư ký văn phòng trong UBND huyện luôn là người
đại diện cho cơ quan đầu tiên giao tiếp với khách nên khi giao tiếp với
khách đến cơ quan đã tạo cho khách có Ên tượng tốt về UBND huyện.
Nhất là khi quần chúng nhân dân đến UBND huyện để giải quyết công việc
thì người thư ký văn phòng luôn vui vẻ chào hỏi khách và giải quyết công
việc cho người dân một cách nhanh chóng mỗi người đến làm việc đều có
những yêu cầu và tâm trạng khác nhau… đối tượng giao tiếp cũng khác
nhau nên người thư ký văn phòng cần có kỹ thuật giao tiếp, nơi công sở
sao cho phù hợp với từng đối tượng và nhất là ứng xử sao cho văn hoá.
2.12. Vấn đề văn hoá công sở
Người thư ký văn phòng còn là người đại diện cho cơ quan để giao
dịch với khách nên từ việc giao tiếp trang phục đến nơi sống, cách sống
luôn phải thể hiện sao cho có văn hoá nhất là việc giao tiếp khi khách tới
cơ quan nếu giao tiếp với khách không tốt sẽ để lại cho khách một Ên
tượng xấu về cơ quan mình. Vì vậy người thư ký luôn phải chú ý trong khi
giao tiếp về vấn đề đó ỏ nơi công sở chính là nơi thể hiện cái đẹp cái có
văn hoá nên người thư ký cần phải có sự lùa chọn cho phù hợp với điều
kiện hoàn cảnh giao tiếp và môi trường làm việc. Ngôn ngữ sử dụng nơi
công sở cũng phải lịch sự, sử dụng đại từ xưng hô cũng phải phù hợp đồng
thời thư ký văn phòng cũng phải biết hoà mình vào tập thể, nhiệt tình trong
công việc nhất là thực hiện đúng các quy định của cơ quan nơi mình công
tác.
2.13. Cách giao tiếp và trang phục của người thư ký nhân viên
văn phòng trong cơ quan
Cách giao tiếp của người thư ký nhân viên văn phòng luôn hoà nhã
với mọi người trong cơ quan và đón tiếp chu đáo với tất cả các khách đến
cơ quan một cách niềm nở, lịch sự ân cần và chu đáo. Trang phục của

người thư ký nhân viên văn phòng đã được họ mặc rất lịch sự và kín đáo
phù hợp với cơ quan với khung cảnh. Hiện nay khi nền kinh tế phát triển
thì một số cơ quan doanh nghiệp lớn đầu tư cho người thư ký nhân viên
văn phòng những bộ quần áo đồng phục rất đẹp lịch sự và rất trong trọng
làm cho bộ mặt của cơ quan đẹp hơn, tạo cho khách đến cơ quan có Ên
tượng rất tốt về cơ quan.
2.14. Vấn đề nghi thức Nhà nước và nguyên tắc lễ tân trong
UBND huyện
Nghi thức Nhà nước đó là những hành vi tổ chức Nhà nước buộc
phải tuân theo và tuỳ từng hoàn cảnh mà Nhà nước quy định cụ thể đối với
mỗi cơ quan. Như ở UBND huyện Léc Bình là một cơ quan Nhà nước cấp
huyện những ghi thức Nhà nước ở cơ quan đã được bộ phận văn phòng và
thư ký văn phòng UBND thường xuyên quan tâm chú ý thực hiện nhất là ở
các cuộc họp, hội nghị, các ngày lễ kỷ niệm đã được chuẩn bị chu đáo đầy
đủ và ghi thức.
Còn về bộ phận lễ tân trong cơ quan, UBND huyện về nguyên tắc lễ
tân trong cơ quan cũng đã chú ý và thực hiện rất tốt.
Nhận xét nghiệp vụ thư ký tại UBND huyện Léc Bình nhìn chung
nghiệp vụ thư ký đã được thư ký văn phòng UBND huyện Léc Bình được
thực hiện tương đối đầy đủ. Văn phòng UBND huyện vừa là bộ phận thực
hiện chức năng tham mưu, tổ chức các hoạt động hành chính Nhà nước ở
địa phương lại vừa là việc cầu nối giữa cấp trên với người dân, cán bộ văn
phòng, thư ký văn phòng UBND huyện đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ
của một cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, thư ký văn phòng UBND
huyện đã giúp cho lãnh đạo cơ quan tổng hợp thông tin, giải quyết một số
công việc có tính chất sự vụ: tổ chức hội họp, tiếp khách tổ chức các
chuyến đi công tác… quan hệ giữa người thư ký với người lãnh đạo cơ
quan và quần chúng rất tốt giao tiếp của người thư ký văn phòng tại UBND
huyện đã được người thư ký quan tâm chú ý nên trong khi giao tiếp luôn
cởi mở, lịch sự đúng văn bản công sở các trang thiết bị văn phòng đã đựơc

cơ quan trang bị và được bố trí khoa học, có thẩm mĩ, trang phục của người
thư ký văn phòng và các nghi thức Nhà nước đã được người thư ký quan
tâm.
II. NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
1. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản nói chung là một phương tiện nghi tin và truyền đạt thông
tin bằng ngôn ngữ nhất định và tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội
và quản lý Nhà nước mà văn bản có hình thức nội dung khác nhau.
1.1. Hiện nay trong cơ quan thường dùng cá loại văn bản đi
Hàng ngày hàng giê UBND huyện đều có rất nhiều các loại văn bản
đi nhưng văn bản đi chủ yếu là các loại văn bản quy phạm pháp luật như
Nghị định, nghị quyết, quyết định… và các bản văn hành chính thông
thường khác như: đề án, kế hoạch, thông báo, giới hạn, giấy đi đường…
việc ban hành các loại này nhằm quản lý điều hành các công việc của cơ
quan.
1.2. Hàng ngày cơ sở thực tập thường nhận các loại văn bản đến
Các văn bản đến UBND huyện với nhiều thể loại và nội dung cũng
như kết quả khác nhau nhưng thông thường văn bản đến cơ quan gồm các
loại.
- Hàng ngày cơ quan sẽ tiếp nhận được các loại văn bảnd dến từ cấp
trên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra
đôn đốc…
VD: Nghị quyết của chính phủ
Chỉ thị, quyết định của Thủ tướng
VD: Thủ tướng Chính phủ quyết định về việc ban hành định mức
phân bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước năm 2007
Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng
VD: Thông tư Bộ lao động và thương binh xã hội hướng dẫn thành
lập và tổ chức hoạt động của đội kiểm tra liên ngành về phòng chống tệ
nạn mại dâm.

Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn quyết định V/v thU ồi cho hội đồng
bồi thường hỗ trợ và tái định cư huyện Léc Bình để tổ chức thực hiện việc
bồi thường giải phóng mặt bằng công trình xây dựng hu tái định cư phục
vụ dự án cải tạo mở rộng than Na Dương huyện Léc Bình.
VD: Bộ Tài nguyên và môi trường chỉ thị về việc xây dựng kế hoạch
và dự án ngân sách Nhà nước năm 2007.
- Văn bản đến cũng có thể là văn bản cơ quan đơn vị và các phòng
ban đồng cấp gửi cho nhau mang nội dung giao dịch học hỏi kinh nghiệm.
VD: Ban chỉ huy PCBL huyện Léc Bình. Tờ trình về việc giao chỉ
tiêu thu nép quỹ phòng chống lụt bão năm 2006.
VD: Phòng tài nguyên và môi trường. Thông báo con dấu và chữ ký
giám đốc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Viện kiểm sát nhân dân huyện báo cáo tình hình chấp hành pháp luật
và hoạt động công tác kiểm sát tháng 6 năm 2006.
- Văn bản đến uỷ bản có thể là văn bản cơ quan cấp dưới gửi lên cơ
quan cấp trên xin ý kiến chỉ đạo.
VD: Uỷ ban nhân dân xã Tam Gia tờ trình về việc thu hồi đất Cảm
Trường Léc Bình giao cho nhân dân xã tam gia phát triển sản xuất trông
rừng.
1.3. Vấn đề sử dụng chữ ký trong cơ quan khi ban hành văn bản
Chữ ký trong văn bản cùng với con dấu bảo đảm tính pháp lý của
văn bản khi được ban hành. Người thư ký văn bản phải có quyền thay mặt
cơ quan chịu trách nhiệm về những vấn đề được nội dung văn bản đề cập
đến đồng thời người thư ký phải ký phải ghi đầy đủ họ tên và chức vụ địa
vị xã hội, chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản do vậy người ký văn
bản phải đúng thẩm quyền được giao. Trong UB thư ký cũng có nhiều loại
ký nhưng thực tế các cơ quan thường xuyền các loại ký sau:
- Ký thay mặt được dùng với các cơ quan theo chế độ bầu cửa mà
người ký văn bản đó nhân danh tập thể.
- Đối với cơ quan theo chế độ bổ nhiệm người đứng đầu như Bộ

trưởng thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, chủ nhiệm các đơn vị thì ký
trực tiếp luôn.
- Ký thay trong trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng và người
dưới thủ trưởng một cấp được thủ trưởng uỷ quyền ký thay thì được ký
TUQ.
- Ngoài ra còn cách ký thừa lệnh và ký quyền nhưng trong thực tế
UBND huyện Léc Bình chỉ sử dụng hai cách ký: Ký thay mặt, ký thay và
thừa lệnh:
T/M UBND HUYỆN LÉC BÌNH
CHỦ TỊCH

Vi Xuân Mai
TL. CHỦ TỊCH HĐND HUYỆN LÉC BÌNH
CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Minh Tâm
1.4. Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản
Nhìn chung một cách tổng quát về việc ban hành văn bản ở các cơ
quan đã đạt được các yêu cầu chung:
- Phải nắm vững đựơc các đường lối chính trị của Đảng Nhà nước
trong từng thời kỳ.
- Văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ
quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan.
- Văn bản đó khi ban hành và có gì mâu thuẫn với các văn bản của
các cơ quan khác.
- Cán bộ văn thư cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo.
- Văn bản phải trình bày đúng thể thức và văn phong hành chính
- Người soạn thảo văn bản phải nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật
soạn thảo văn bản.
Trên đây là các yêu cầu chung mà khi soạn thảo văn bản cán bộ văn
thư cần phải chú ý tới.

1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện
Léc Bình
Quy trình mà các bước tiến hành để xây dựng một văn bản là bắt
buộc đối với bất kỳ một văn bản nào. Quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản gồm có 8 bước:
- Xác định sơ bộ vấn đề văn bản hoá tức là vấn đề này dùng loại văn
bản nào.
- Xác định mức độ cần thiết và phải phổ biến (phạm vi áp dụng và
thời gian, đối tượng tiếp nhận)
- Xác định loại văn bản sử dụng để thực hiện các yêu cầu văn bản
hoá.
- Tiến hành xây dựng văn bản và hoàn thiện văn bản
- Duyệt bản thảo
- Áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để hoàn thành
- Ban hành văn bản theo thẩm quyền luật định
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện nhìn
chung là hợp lý theo quy trình
1.6. Thể thức của văn bản khi được ban hành tại UBND huyện nói
riêng, nhìn chung là đúng thể thức văn bản. Thể thức đảm bảo cho văn bản
có hiệu lực pháp lý, điều này được quy định rõ trong điều lệ công tác giấy
tờ theo nghịd dịnh 142/CP ngày 28-9-1963 của Chinh phủ khi ban hành
văn bản nếu thiếu một bộ phận nào của thể thức văn bản thì văn bản đó s ẽ
không hợp thức, do đó việc sử dụng các văn bản này sẽ không có hiệu quả
UBND huyện khi ban hành văn bản đã đúng thể thức hiện hành tức là đúng
12 thể thức:
1. Quốc hội và tiêu ngữ
2. Tên cơ quan (tác giả) ban hành văn bản.
3. Số và ký hiệu văn bản
4. Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung (đối với văn bản không tên loại)

6. Phàn đề giữa
7. Tên loại và trích yếu (đối với văn bản có tên loại)
8. Nội dung văn bản
9. Thẩm quyền và người ký
10. Chữ ký và con dấu
11. Họ tên đầy đủ người ký
12. Nhận lưu văn thư
1.7. Mỗi loại văn bản óc thể thức khác nhau
1.8. Việc ban hành văn bản ở UBND huyện đều có giá trị pháp lý
1.9. Việc sử dụng ngôn ngữ văn phong trong văn bản quản lý Nhà
nước và văn bản quản lý tại UBND huyện
- Chất lượng của mỗi văn bản quản lý Nhà nước và văn bản quản lý
một phần quan trọng do việc sử dụng ngôn ngữ và văn phòng quyết định.
Do đó khi soạn thảo các văn bản này đòi hỏi phải biết cách lùa chọn ngôn
ngữ và văn phong thích hợp, phải sử dụng chúng một cách đúng đắn. Thực
tế nhiều văn bản do cơ quan ban hành ra không phát huy được chức năng
trong quản lý là do ngôn ngữ và văn phong được sử dụng thiếu chuẩn mực.
Ngôn ngữ được sử dụng trong văn bản quản lý Nhà nước và văn bản quản
lý tại các cơ quan nói chung và ở UBDN xã nói riêng là ngôn ngữ viết nên
không được dùng ngôn ngữ nói vào trong văn bản còn văn phong trong các
văn bản trên khi sử dụng phải chính xác rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu, khách
quan khi cá tính và phải lịch sự nhã nhặn, văn minh các từ ngữ trong văn
bản phải chính xác.
1.10. Đội ngò cán bộ văn phòng về lý luận nghiệp vụ và kỹ năng
thực hành ở UBDN huyện.
Đối với các cán bộ văn phòng hàng ngày do tính chất và nội dung
công việc nên họ phải làm rất nhiều công việc khác nhau. Để mà làm tốt
các công việc được giao thì cán bộ văn phòng phải có nghiệp vụ chuyên
môn vững vàng. Yêu cầu về nghiệp vụ chuyên môn cán bộ văn phòng phải
được thể hiện trên hai lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.

Về lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành
- Về lý luận nghiệp vụ thì cán bộ văn phòng đã nắm vững lý luận
công tác, trong đó phải hiểu rõ nội dung nghiệp vụ cơ sở khoa học và điều
kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ đó. Bên cạnh đó người cán bộ văn
phòng đã có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho
nghiệp vụ chuyên môn của mình, về lý luận nghiệp vụ này đã được người
cán bộ văn phòng UB luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp
vụ trong suốt quá trình công tác.