Quản lý thư viện tại trường Đại học Khoa học tự nhiên - ĐHQGHN

1
CHƯƠNG 1 : ĐẶT VẤN ĐỀ
1. Giới thiệu bài tốn quản lý thư viện
Cùng với tốc độ phát triển và ứng dụng rộng rãi của cơng nghệ thơng tin,
việc tin học hố trong quản lý càng trở nên cần thiết.
Trong những năm gần đây, cùng với việc phát triển trong nhiều lĩnh vực,
thư viện sách là một trong những nhu cầu cần thiết yếu trong cơng việc và cuộc
sống của mọi người. Số lượng sách ngày càng nhiều, bên cạnh đó nhu cầu xem
và mượn sách cũng ngày càng gia tăng. Tại các thư viện lớn như Thư viện Quốc
Gia, Thư viện Hà Nội…vấn đề mượn và đọc sách của độc giả ngày càng trở nên
khó khăn hơn cho cả độc giả lẫn thủ thư mà ngun nhân chủ yếu là do việc tìm
kiếm khó khăn, khơng nắm được tình trạng sách, khó nhắc đòi sách q hạn,
quản lý bản gốc ra vào kho khó khăn, khơng có khả năng liên kết giữa nhiều thư
viện, làm hồ sơ sách phức tạp…
Tuy nhiên ứng dụng Cơng nghệ thơng tin cho thư viện ở nước ta còn nằm
trong qui mơ hạn hẹp. Trong bối cảnh đó, việc xây dựng chương trình quản lý
thư viện điện thử là vơ cùng cần thiết nhằm nâng cao tri thức cũng như giảm
thiểu những khó khăn của thủ thư và độc giả.
Quản lý thư viện điện tử có nhiệm vụ quản lý, phục vụ cơng tác tra cứu,
nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý thư viện phải nắm giữ được số lượng
sách trong thư viện, phân loại sách theo từng chương mục cụ thể để có thể dễ
dàng, thuận tiện cho việc truy tìm. Quản lý đặt sách,quản lý NXB để đặt sách và
nhận sách đặt, ghi nhận mượn-trả-đòi sách q hạn, quản lý bạn đọc, quản lý
được nội dung điện tử để có thể lấy nội dung trực tiếp. Ngồi ra hệ thống cũng
cần phải biết được tình trạng sách hiện tại (sách đang ở đâu,như thế nào…), phải
được cập nhật thơng tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư
liệu khơng còn giá trị. Đối với việc tr cứu, hệ thống phải đưa ra biên mục các
sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được những tư liệu cần
thiết. Quản trị tự động khả năng tra sách từ xa, liên kết các thư viện cả tra cứu và
mượn sách.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

2
Để giải quyết bài tốn trên cơ sở thực tế, nhóm em đã tiến hành khảo sát
và thực nghiệm bài tốn quản lý thư viện tại trường ĐH KHTN - ĐH QGHN.
2. Khảo sát thư viện trường ĐH KHTN
2.1. Cơ cấu tổ chức
Error!











Mơ tả sơ lược về cơ cấu tổ chức:
 Ban quản lý thư viện : Chịu trách nhiệm điều hành chung cho tồn bộ
các cơng tác trong thư viện.
 Phòng nghiệp vụ: Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế
hoạch phục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả.
 Bộ phận bổ sung tài liệu: Liên hệ các NXB để mua sách, các đơn vị, cá
nhân cung ứng sách đưa vào thư viện
 Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách đánh mã số, phân loại sách, kiểm tra
độc giả có thẻ đọc sách, thống kê và tra cứu sách.
2.2. Quy trình quản lý sách và sinh viên
Cơng việc quản lý sách trong thư viện được quản lý theo một quy trình

như sau:
Đối với việc nhập sách:
Ban quản lý thư viện
Bộ phận bổ sung tài liệu
Phòng nghiệp
vụ
Thủ thư
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

3
Mi khi b sung sỏch mi b phn b sung ti liu s lp k hoch b
sung ti liu da trờn Catolog NXB v tờn cỏc loi sỏch hin cú cỏc hiu sỏch.
Nu k hoch b sung ti liu c duyt thỡ b phn ny s tin hnh i mua v
v lm mt s thao tỏc sau trc khi nhp sỏch vo kho:
úng du th vin lờn sỏch
Phõn loi sỏch theo lnh vc:
Vớ d: Tin hc, y hc, ngh thut
Phõn loi sỏch theo mụn loi:
Sỏch v tin hc: C s d liu, mng mỏy tớnh, ti u hoỏ
Sỏch v toỏn: Toỏn cao cp, hỡnh gii tớch
ỏnh mó s cho sỏch: Mó s sỏch gm: mó phõn loi ghộp vi mó mụn
loi ghộp vi s th t sỏch v s tp ca sỏch.
Vit cỏc thụng tin v sỏch (mó s sỏch, tờn sỏch, tờn tỏc gi, ni xut bn,
nm xut bn, giỏ tin, s trang, tp ) vo fix b hp fix.
Cỏc hp fix c phõn loi theo lnh vc nh: kinh t, in t vi tớnh
Trong mi hp li phõn nh theo mt s c thự nht nh. Cỏc hp fix cng
c phõn loi theo vn u ca tờn tỏc gi hoc tờn sỏch.

Nhn c gi mi:
Khi c gi n ng ký lm th sinh viờn v np mt hỡnh ca c gi v

kốm theo l phớ lm th. Nhõn viờn cp th s phỏt phiu ng kớ bn c
khai bỏo theo hỡnh thc nh sau:









Phiu ng ký


H v tờn: ...
Lp:
Mó s sinh viờn: .
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

4

Sau đó bạn đọc sẽ được cấp một thẻ đọc sách, mỗi thẻ có một số thẻ riêng
khơng trùng với các số thẻ khác. ở đây số thẻ chính là mã số của độc giả. Mã số
độc giả được đánh theo khố học gồm 6 chữ số. Trong đó 2 chữ số đầu tiên chỉ
khố học, 4 chữ số sau chỉ số thứ tự sinh viên thuộc khố học đó. Hình thức thẻ
như sau:

Thẻ đọc sách của độc giả có giá trị khi đã được ký duyệt đầy đủ và nó chỉ
có giá trị trong khố học hiện tại.
2.3. Quy tắc xử lý
Chu trình mượn sách:
Một sinh viên mượn sách phải đến thư viện của trường và làm các bước
sau:
 Tra sách cần tìm trên hộp fix hoặc hệ thống máy tính của thư viện.
 Điền vào Phiếu u cầu tìm sách tồn bộ tên sách,mã sách,tên tác
giả…vào phiếu rồi đưa thủ thư.
 Trường hợp sách nếu được thủ thư tìm được, thủ thư u cầu độc
giả ký nhận sách. Sau khi thủ thư nhận lại phiếu u cầu có ký nhận của thì giao
sách và giữ lại phiếu u cầu.
 Nếu khơng tìm được sách theo u cầu độc giả có thể cất phiếu u
cầu tìm sách đó cho lần sau.
Quy tắc mượn sách:
THẺ ĐỌC SÁCH
Số thẻ:
Họ và tên:
Lớp:

Ngày

tháng

năm

Mã số sinh viên: GIÁM ĐỐC


(Có giá trị đến ngày /

/

)

3x4
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

5
Tuỳ theo đối tượng sẽ có quy cách mượn sách khác nhau.
- Đối với sinh viên.
Môĩ lần được mượn:
 Sách giáo trình: Mỗi sinh viên được mượn tối đa 8 quyển (nếu thư
viện đủ sách). Mượn từ đầu kỳ đến cuối kỳ.
 Sách tham khảo: Mỗi lần mượn tối đa 2 quyển, thời gian mượn
không quá 15 ngày.
- Đối với cán bộ công chức.
+ Được mượn tối đa 7 cuốn
+ Thời hạn mượn 1 tháng.
- Đối với nghiên cứu sinh Cao học, sinh viên tại chức…
+ Phải cược tiền khi mượn sách.
+ Khi trả phải trừ khấu hao để tu bổ tài liệu.
+ Mức trừ khấu khao tuỳ theo quy định hiện hành.
+ Được mượn tối đa là 7 cuốn (trong đó có 2 cuốn là tham khảo)

+ Thời hạn mượn đối với giáo trình là 1 kỳ, tài liệu tham khảo 15
ngày.
Nếu quá hạn 1 ngày thì sẽ không được mượn sách trong vòng 1 tháng.
Xử lý sách mới nhập:
+ Kiểm tra số lượng đầu vào
+ Phân loại sách
+ Đánh mã số
+ Phân bổ về các phòng đọc
Xử lý sinh viên: tuỳ theo vi phạm, có 2 mức xử lý:
+ Thu thẻ từ 1  3 tháng.
+ Thu thẻ vĩnh viễn, thông báo cho Hội đồng kỷ luật, cơ sở đào tạo
Quy trình mượn sách:
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

6














Hình 1: Qui trình mượn sách của hệ thống

Quy trình trả sách:









Hình 2: Quy trình trả sách

2.4. Nhận xét
Quy trình tìm kiếm, mượn, trả…của hệ thống hiện tại diễn ra hết sức thủ
công, đã bộc lộ những nhược điểm sau:
Nhận yêu cầu trả sách
Xác nhận thông tin trả
Lưu thông tin trả sách
Lập phiếu trả
Tổng hợp tình hình trả
Nhận yêu cầu mượn sách
Trả lời sinh viên

Lập thông tin phiếu mượn
Nhận khẳng định từ sinh viên
Tổng hợp tình hình mượn
Từ
chối
Huỷ
bỏ

Sửa
đổi
Xác nhận yêu cầu mượn và khả năng đáp
ứng
THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

7
Vic lu tr thụng tin v sỏch, th th vin v cỏc thụng tin cn thit
trong cụng tỏc mn tr u c tin hnh th cụng bng s sỏch v cỏc chng
t vi mt s lng ln v lu tr trong nhiu nm. Chớnh vỡ vy gõy nhiu khú
khn cho cụng tỏc qun lý, tn nhiu thi gian v cụng sc cho th th vi
nhng bin phỏp bo qun v hỡnh thc kim tra, kim kờ phc tp.
X lý s liu chm v khụng chớnh xỏc, nu lu tr cú sai sút thỡ vic
sa i gp nhiu khú khn.
Vic thng kờ theo nh kỡ v theo yờu cu t xut khụng kp thi v
thiu chớnh xỏc.
Vn liờn thụng gia cỏc th vin l khụng th thc hin c.
Chớnh nhng nhc im núi trờn v mc tiờu nõng cao cht lng phc
v, qun lý hiu qu vic mn tr sỏch ca th vin nờn nhúm em xõy dng h
thng ny nhm tin hc hoỏ cụng vic ca th vin.
Cỏc yờu cu i vi tớnh nng h thng:
H thng mi c xõy dng cn cho phộp lu tr, cp nht sỏch
mt cỏch t ng, d dng vi khi lng ln.
Cho phộp sinh viờn truy vn cỏc thụng tin v th vin thụng qua
mng internet linh ng, nhanh v chớnh xỏc.
Ti thiu hoỏ thi gian tỡm kim sỏch, thng kờ sỏch, cú nhng
cỏch tỡm kim khỏc nhau. H thng cn thớch hp vi vic gia tng s lng
sỏch, s lng c gi.
Cho phộp t ng hoỏ vic ng kớ mn sỏch thc hin bi chớnh
sinh viờn qua mng internet, thc hin bi th th qua giao din thõn thin vi

ngi dựng.
Cung cp y v chớnh xỏc cỏc thụng tin v th vin: cỏc loi
sỏch hin cú, s lng cũn, s lng mn.
C s d liu h thng y v thng nht qun lý cỏc hot ng
ca sinh viờn nh mn sỏch, s dng dch v, hỡnh thc tr sỏch.
D liu c a vo kim tra v chun hoỏ phi m bo s ỳng
n v cht ch trong cụng tỏc qun lý.
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

8

T ng hoỏ cỏc tỏc nghip ca h thng: ng kớ mn, qun lý
phiu mn, qun lý sỏch, tra cu sỏch, thng kờ danh mc sỏch trong th vin,
danh sỏch sinh viờn ang mn, vi phm ni quy th vin.nhm tng hiu
sut cụng vic, tớnh chớnh xỏc trong vic qun lý sỏch cng nh sinh viờn.
Cỏc yờu cu khỏc i vi h thng:
H thng tin cy v chớnh xỏc, giao din thõn thin, d s dng, h
thng linh ng, d liu truy cp nhanh.
H thng m bo bo mt cho ngi s dng, m bo ngi
dựng thc hin ỳng phm vi chc nng.
Vi nhng yờu cu t ra, chỳng em ó la chn cỏc phng phỏp v
cụng c phỏt trin h thng.

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

9
CHNG 2 : PHN TCH H THNG QUN Lí TH VIN

1. S phõn ró chc nng ca h thng

Th th thc hin
ng nhp qun tr:
Khi ngi dựng ng nhp trang qun tr, thụng s do ngi dựng nhp s
c so sỏnh trong bng CSDL. Nu ỳng thỡ ngi dựng c phộp vo v
qun lý trang qun tr vi quyn hn ó c cp bi Admin.
Qun lý sỏch:
Vic qun lý sỏch l mt trong nhng chc nng c bn ca bi toỏn qun
lý th vin. Qun lý sỏch bao gm cỏc chc nng : thờm, chnh sa, xoỏ. Sỏch
H THNG QUN Lí TH
VIN
Th th thc hin
Qun lý sỏch
Qun lý th th vin

Qun lý mn tr
Tr li thụng tin phn hi gúp ý
c gi thc hin
ng nhp th vin
Tỡm kim sỏch
ng ký mn sỏch
Gi thụng tin phn hi gúp ý
Tỡm kim v x lý hc viờn
Lp bỏo cỏo thng kờ
ng nhp qun tr
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

10
trong th vin c qun lý theo loi sỏch v nhúm sỏch hoc cng cú th phõn
bit theo ni dung.



Hỡnh 4: S phõn ró chc nng Qun lý sỏch
Cp nht sỏch:
Hỡnh 5 : S phõn ró chc nng Cp nht sỏch


Cp nht loi sỏch:
Cp nht sỏch
Thờm sỏch
Sa thụng tin sỏch
Xoỏ sỏch
Qun lý sỏch
Cp nht sỏch

Cp nht loi sỏch
Cp nht nhúm sỏch
Cp nht nh xut bn
Tỡm kim v s lý sỏch
THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN