Hoàn thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan tất cả nội dung của Luận văn này hoàn toàn được hình thành
và phát triển trên quan điểm của cá nhân tôi dưới sự hướng dẫn khoa học của
PGS.TS. Phạm Quang. Các số liệu và kết quả có được trong Luận văn tốt nghiệp là
hoàn toàn trung thực.
Tác giả
Nguyễn Thị Mai Hồng
LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Phạm Quang, đã tận tình hướng dẫn
khoa học, quan tâm chia sẻ và tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực
hiện luận văn tốt nghiệp này.
Em xin cảm ơn các thầy, các cô trong Viện Kế toán - Kiểm toán, Viện Đào
tạo Sau đại học Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã quan tâm dạy bảo, giúp đỡ
em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu.
Tôi xin cảm ơn các Ban Giám hiệu, Phòng Tài vụ, Phòng Quản lý Khoa học
& Quan hệ Quốc tế Trường Đại học Tây Bắc, bạn bè, đồng nghiệp và người thân
đã tạo điều kiện cho tôi về mọi mặt trong quá trình học tập và thực hiện luận văn
tốt nghiệp.
Tác giả
Nguyễn Thị Mai Hồng
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ
TÓM TẮT LUẬN VĂN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

BHXH : Bảo hiểm xã hội
BHYT : Bảo hiểm y tế
BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp
KPCĐ : Kinh phí công đoàn
BTC : Bộ Tài chính
BGD & ĐT : Bộ Giáo dục và Đào tạo
NSNN :Ngân sách Nhà nước
TK : Tài khoản
TSCĐ : Tài sản cố định
MLNS : Mục lục Ngân sách
KBNN : Kho bạc Nhà nước
CĐKT : Chế độ kế toán
HCSN :Hành chính sự nghiệp
DANH MỤC SƠ ĐỒ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Giáo dục đại học là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, trực tiếp đào tạo ra
nguồn nhân lực có chất lượng cao, thúc đẩy sự phát triển của khoa học, công nghệ,
góp phần xây dựng nền kinh tế tri thức của đất nước. Đại hội Đảng XI đã xác định
phát triển giáo dục - đào tạo, trong đó, có giáo dục đại học để “Phát triển nhanh
nguồn nhân lực, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao” là một trong ba đột phá
quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội đến năm 2020. Muốn thực
hiện được nhiệm vụ trên, mỗi cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là các các cơ sở giáo
dục công lập phải thường xuyên đổi mới, trong đó đáng chú ý nhất là đổi mới về
cơ chế tài chính – yếu tố quan trọng quyết định chất lượng giáo dục - đào tạo.
Đổi mới cơ chế tài chính đối với cơ sở giáo dục đại học công lập theo
hướng tăng cường cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, đẩy mạnh xã hội hóa là mục
tiêu quan trọng trong thời kỳ này. Trường Đại học Tây Bắc cũng không nằm ngoài

xu hướng phát triển đó. Với bề dày truyền thống 52 năm xây dựng và phát triển
trên cơ sở Trường Cao đẳng sư phạm Tây Bắc, Trường đã từng bước mở rộng
ngành nghề đào tạo với mục tiêu phấn đấu trở thành trung tâm đào tạo nguồn nhân
lực, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ hàng đầu ở khu vực Tây Bắc.
Trường Đại học Tây Bắc là đơn vị sự nghiệp có thu, tự đảm bảo một phần
chi phí hoạt động thường xuyên .Trong thời gian qua, cơ chế quản lý tài chính của
Trường Đại học Tây Bắc đã từng bước được đổi mới phù hợp với yêu cầu phát
triển của nền kinh tế xã hội theo định hướng ngày càng nâng cao quyền tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về tài chính. Thực hiện Nghị định 43/2006/NĐ-CP về giao quyền
tự chủ cho các đơn vị sự nghiệp công lập, Trường có quyền tự chủ tài chính ngày
càng cao trong việc sử dụng nguồn ngân sách nhà nước được giao, được tự chủ
trong việc khai thác và sử dụng các nguồn thu hợp pháp, phát huy truyền thống mở
rộng quy mô đào tạo, đa dạng hóa các loại hình đào tạo, đào tạo gắn với nhu cầu
xã hội, tăng nguồn tài chính cho nhà trường, tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao
thu nhập, cải thiện đời sống cho giáo viên, cán bộ. Đổi mới cơ chế hoạt động của
1
đơn vị sự nghiệp công lập, thúc đẩy phát triển hoạt động sự nghiệp có thu, Nhà
trường đã tăng cường hoàn thiện công tác tổ chức quản lý tài chính. Công tác quản
lý tài chính trong nhà trường được xác định là một khâu vô cùng quan trọng trong
việc thúc đẩy các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, đào tạo nguồn nhân lực
có chất lượng cao của nhà trường. Công tác kế toán đã thực hiện việc thu thập,
phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các loại tài sản, tình hình thanh toán,
nguồn kinh phí được cấp, được hình thành và tình hình sử dụng các nguồn thu hợp
pháp tại đơn vị theo đúng Chuẩn mực , Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp có
thu và theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trường. Công tác chứng từ kế toán được
xác định là khâu đầu tiên, quan trọng nhất của kế toán. Mọi nghiệp vụ phát sinh
trong các đơn vị hành chính – sự nghiệp đều phải được phản ánh vào chứng từ
theo đúng mẫu quy định, trong đó phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố,
các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán tại nhà trường đã tuân thủ chế độ kế toán hành chính sự

nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày
30 tháng 03 năm 2006, Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm
2010 hướng dẫn bổ sung Chế độ Kế toán HCSN và các chuẩn mực, chế độ kế toán.
Tuy nhiên, theo kết luận của kiểm toán nhà nước năm 2008, kiểm tra nội bộ hàng
năm, công tác tổ chức chứng từ kế toán tại đơn vị vẫn còn tồn tại những hạn chế
như: một số mẫu biểu dùng không đúng quy định, phương pháp lập và ghi chép
nội dung chứng từ chưa đầy đủ theo yêu cầu, thiếu định khoản kế toán gây khó
khăn cho công tác hạch toán ghi sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Công tác
theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả chưa được theo dõi, đối chiếu chặt chẽ như
khoản phải trả BHXH dư nợ cuối năm 76.225.427đ, BHYT dư có cuối năm
17.569.533đ nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân để xử lý dứt điểm. Công tác
quản lý và sử dụng vật tư, công cụ, dụng cụ chưa tổ chức tốt để theo dõi sự biến
động của nghiệp vụ phát sinh (nhập, xuất, tồn) của vật tư, công cụ, dụng cụ để làm
cơ sở cho công tác theo dõi, quản lý, sử dụng vật tư, công cụ và dụng cụ. Chưa sử
dụng chứng từ (nhập, xuất, tồn) của vật tư, công cụ, dụng cụ để mở sổ theo dõi Tài
khoản 005 “Dụng cụ lâu bền đang sử dụng” để theo dõi về mặt giá trị và số lượng
công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, tình hình thanh lý, hỏng hoặc mất. Công
tác tổ chức theo dõi các nguồn thu chưa thực sự hợp lý và khoa học nhất là hoạt
động thu học phí các hệ đào tạo để theo dõi, ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ
2
kinh tế phát sinh, v.v… Do đó, với vai trò và trách nhiệm là một kế toán viên tại
đơn vị việc nghiên cứu làm rõ thực trạng và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện
chứng từ kế toán nhằm góp phần đổi mới, phát triển cơ chế tài chính của Trường
Đại học Tây Bắc là cần thiết và có ý nghĩa.
Xuất phát từ vấn đề nêu trên, tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn
thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc”.
1.2.Tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Qua nghiên cứu về chứng từ kế toán tại các thư viện, tác giả hệ thống hóa
luận văn của Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Học Viện Tài chính,
Trường Đại học Ngoại thương. Về tổ chức hạch toán kế toán có một số luận án,

luận văn như:
Luận án Tiến sỹ của tác giả Trần Thị Nam Thanh năm 2004 về “Hoàn
thiện tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ”;
Luận án Tiến sỹ của tác giả Lê Kim Ngọc năm 2009 về “Hoàn thiện tổ
chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế nhằm tăng cường quản lý tài chính
ngành y tế Việt Nam’’;
Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà năm 2008 về “Hoàn thiện
tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường công tác tài chính trong các trường Đại
học Dân lập trên địa bàn thành phố Hà Nội”;
Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Mai năm 2008 về “Hoàn
thiện tổ chức kế toán thu chi trong các trường đại học công lập thực hiện cơ chế tự
chủ tài chính”;
Luận văn thạc sỹ của tác giả Lê Thị Huyền năm 2010 về “Hoàn thiện tổ
chức kế toán chi thường xuyên tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân”;
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Đặng Thị Thu Huệ năm 2010 về “Hoàn
thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại
học Tây Bắc”;
Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Thị Thu Liên năm 2011 về “Hoàn thiện
tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Vinh”;
Bài viết của Thạc sỹ Vũ Thị Sen Khoa Kinh tế Trường Đại học Tây Bắc
“Một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán với việc
tăng cường kiểm soát nội bộ trong các đơn vị sự nghiệp công lập”
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Trương Thị Ngọc Anh năm 2011 về “Hoàn
3
thiện chứng từ kế toán tại Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Mỏ và Công nghiệp –
VINACOMIN”…
Tất cả các đề tài tài trên đã góp phần nghiên cứu sâu hơn về mặt lý
luận và phân tích được thực trạng tại các đơn vị khảo sát. Tuy nhiên, trong các
luận văn chủ yếu chỉ mới trình bày nhiệm vụ, nguyên tắc, nội dung tổ chức hạch
toán kế toán nói chung, mô tả thực trạng kế toán tại các đơn vị khảo sát, hoàn

thiện chứng từ kế toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ,… nhưng chưa hoàn thiện hệ
thống chứng kế toán ban đầu tại một đơn vị sự nghiệp có thu. Hiện tại chưa có đề
tài nào viết về chứng từ kế toán tại một đơn vị sự nghiệp có thu. Do đó, tác giả sẽ
đi sâu nghiên cứu các vấn đề chính như tìm hiểu sâu hơn về mặt lý luận đối với
các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, nghiên cứu thực tế công tác chứng từ kế
toán tại Trường Đại học Tây Bắc để đưa ra những giải pháp giúp đơn vị quản lý
hoạt động tài chính ngày càng hiệu quả.
1.3. Mục tiêu nghiên cứu đề tài
- Hệ thống có chọn lọc những lý luận cơ bản về công tác kế toán tại đơn vị
sự nghiệp có thu.
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về bản chất, vai trò, nguyên tắc, nội
dung tổ chức chứng từ kế toán, trình tự luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán.
- Đánh giá, phân tích chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc.
- Đề xuất phương hướng hoàn thiện chứng từ kế toán tại Trường Đại
học Tây Bắc.
1.4. Các câu hỏi nghiên cứu
- Lý luận chung về chứng từ kế toán bao gồm những nội dung gì?
- Vận dụng hệ thống chứng từ tại Trường Đại học Tây Bắc có phát sinh
những tồn tại gì?
- Giải pháp khả thi nào cần áp dụng để hoàn thiện chứng từ kế toán tại
Trường Đại học Tây Bắc?
1.5. Phạm vi nghiên cứu
Tác giả nghiên cứu thực trạng chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc
năm 2011.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu truyền thống, kết hợp với
những nguyên lý cơ bản của khoa học kinh tế, những vấn đề lý luận liên quan đến
4
tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu. Dựa trên tài liệu thu
thập được tìm ra những điểm giống và khác nhau trong quan niệm về bản chất, vai

trò, nội dung chứng từ kế toán, phương pháp lập , trách nhiệm ghi chép chứng từ
kế toán, nguyên tắc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán cũng như quá trình luân
chuyển, lưu trữ, bảo quản, huỷ chứng từ kế toán. Đồng thời vận dụng phương pháp
phân tích, tổng hợp, so sánh để phân tích thực trạng hệ thống chứng từ kế toán tại
Trường Đại học Tây Bắc. Cụ thể:
- Quan sát trực tiếp tổ chức bộ máy kế toán, quy trình trình luân chuyển, lưu
trữ, bảo quản, huỷ chứng từ kế toán tại Phòng Tài vụ Trường Đại học Tây Bắc.
- Phương pháp khảo cứu: thu thập tài liệu chứng từ kế toán của đơn vị.
Tuy nhiên lượng chứng từ kế toán của đơn vị nhiều nên tác giả chỉ tiến hành
khảo sát chọn mẫu tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động của đơn vị
theo các chỉ tiêu về lao động tiền lương, vật tư, tiền tệ, tài sản cố định, và các
chứng từ khác.
- Phỏng vấn trực tiếp: dựa trên những chứng từ khảo sát để biết được những
người liên quan. Từ đó tác giả gặp gỡ trực tiếp hoặc qua điện thoại, phỏng vấn
những người trực tiếp liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính.
- Hỏi ý kiến chuyên gia: hỏi ý kiến kế toán lâu năm, giáo viên hướng dẫn
luận văn thạc sỹ.
- So sánh, phân tích dữ liệu: so sánh, phân tích việc vận dụng hệ thống
chứng từ kế toán trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ
hướng dẫn có phù hợp với Quyết định số 19/2006/QĐ –BTC ngày 30 tháng 03
năm 2006 và Thông tư số 185/2010/ TT- BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010
hướng dẫn bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp từ đó tìm và phân tích
ưu nhược điểm của hệ thống chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc để
nghiên cứu tìm giải pháp hoàn thiện.
Để có đầy đủ thông tin liên quan đến đề tài nghiên cứu tác giả thu thập
nguồn dữ liệu từ :
- Các website liên quan như : www.taybacuniversity.edu.vn, , infotv.com,
thuvien.net, ketoan.com, www.moet.gov.vn, www.neu.edu.vn, www.hvtc.edu.vn, …
- Để tìm hiểu các vấn đề có tính chất lý luận như khái niệm, định nghĩa,
5

bản chất… tác giả nghiên cứu tại các sách giáo trình kế toán HCSN các trường:
Trường KTQD, Học viện Tài chính… các luận văn, luận án liên quan đến đề tài đã
được công bố công khai, …
- Để có các tài liệu liên quan đến phần thực trạng tác giả nghiên cứu các tài
liệu của Trường Đại học Tây Bắc như báo cáo chiến lược xây dựng và phát triển
nhà trường giai đoan 2010 – 2020, biên bản kiểm toán, quy chế chi tiêu nội bộ, báo
cáo tự kiểm tra tài chính, các chứng từ kế toán…
- Ngoài ra, tác giả còn thu thập các tài liệu khác như Luật kế toán, nghị
định, thông tư hiện hành, cụ thể Quyết định số 19/2006/QĐ –BTC ngày 30
tháng 03 năm 2006 ban hành Chế độ kế toán HCSN, Nghị định số 43/2006- NĐ
– CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 của Chính phủ, Thông tư số 71/2006/ TT-
BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ – CP ngày 25 tháng 04
năm 2006 của Chính phủ, Thông tư 185/2010/TT- BTC ngày 15 tháng 11 năm
2010 hướng dẫn bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, Quyết định số
579/QĐ –TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược phát triển nhân
lực Việt Nam 2011- 2020…
Trên cơ sở thu thập tài liệu bằng các phương pháp nói trên, luận văn sử
dụng phương pháp phân tích, tổng hợp. Từ đó, rút ra những kết luận về thực trạng
chứng từ, phương pháp lập và ghi chép chứng từ, trình tự luận chuyển, lưu trữ, bảo
quản chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc. Dựa vào đó đối chiếu với mô
hình lý thuyết ở chương II để luận văn mạnh dạn đưa ra các giải pháp hoàn thiện
chứng từ kế toán tại đơn vị tác giả nghiên cứu.
1.7. Ý nghĩa của đề tài nghiên cứu
Những kết quả đạt cụ thể như sau:
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về bản chất, vai trò, nguyên tắc, nội
dung tổ chức chứng từ kế toán, trình tự luân chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán trong
đơn vị sự nghiệp có thu.
- Đánh giá những ưu, nhược điểm của chứng từ kế toán tại Trường Đại học
Tây Bắc.
- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện chứng từ kế toán, trình tự luân

chuyển, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, hợp lý nhằm thu thập đầy đủ thông tin,
có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời
cho kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các định mức chi tiêu và làm căn cứ để ghi
6
sổ kế toán.
- Luận văn giúp cho bản thân tác giả hiểu sâu sắc hơn về vấn đề nghiên cứu,
góp phần quản lý và sử dụng hợp lý tài sản, tăng cường quản lý tài chính đưa công
tác chứng từ kế toán vào nề nếp và duy trì kỷ cương trong việc thực hiện các khâu
về lựa chọn chứng từ, trình tự lập và luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ, sử
dụng ghi sổ chứng từ, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
1.8. Kết cấu của luận văn
Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Lý luận chung về chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính
sự nghiệp có thu.
Chương 3: Phân tích thực trạng chứng từ kế toán tại Trường Đại học Tây Bắc
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, kiến nghị, giải pháp và kết luận.
7
CHƯƠNG 2
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TRONG
CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
2.1. Đặc điểm đơn vị sự nghiệp ảnh hưởng đến chứng từ kế toán
2.1.1. Đơn vị sự nghiệp và phân loại đơn vị sự nghiệp
*Khái niệm đơn vị sự nghiệp
Đơn vị sự nghiệp là một loại hình đơn vị được Nhà nước quyết định thành
lập, giao thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hoặc quản lý Nhà nước
theo ngành, nguồn kinh phí để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của các đơn vị hành chính
sự nghiệp là Ngân sách nhà nước cấp hoặc được bổ sung từ các nguồn thu khác.
Đặc trưng cơ bản nhất của các đơn vị hành chính sự nghiệp là được đáp
ứng chi phí trong quá trình hoạt động và thực hiện những nhiệm vụ chính trị
được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước theo nguyên tắc không

bồi hoàn trực tiếp [13; Trg12].
Các đơn vị sự nghiệp được chia thành hai loại: đơn vị sự nghiệp không có
thu và đơn vị sự nghiệp có thu:
Thứ nhất, Đơn vị sự nghiệp không có thu là đơn vị mà Nhà nước đảm bảo
hoàn toàn nhu cầu tài chính cho các đơn vị này hoạt động để cung cấp dịch vụ cho
xã hội tiêu dùng. Những đơn vị này thường cung cấp những dịch vụ thiết yếu cho
xã hội, phạm vi tiêu dùng rộng rãi và chỉ có Nhà nước mới có thể thực hiện được
một cách hiệu quả, ví dụ như các hoạt động về văn hóa tuyên truyền, giáo dục phổ
cập tiểu học, dịch vụ y tế cho người nghèo…
Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị mà nhu cầu tài chính đảm
bảm cho chúng hoạt động một phần do Nhà nước cung cấp, một phần do các
đơn vị được phép thu một phần kinh phí hoạt động dưới dạng học phí, lệ phí
và các khoản đóng góp của người học, người tiêu dùng để không ngừng
nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô hoạt động. Những hoạt động này
thường là những hoạt động cung cấp các dịch vụ có tác động trực tiếp đến
quá trình sản xuất và đời sống mà người tiêu dùng có thể thấy ngay hiệu quả
sử dụng từ dịch vụ mang lại, nếu không thì sẽ không đạt được lợi ích như
mong muốn.
8
Vậy, đơn vị sự nghiệp là những đơn vị sự nghiệp được Nhà nước thành lập để
thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ do Nhà nước giao mà trong quá trình
hoạt động được phép thu phí, lệ phí để bù đắp một phần hay toàn bộ chi phí hoạt
động thường xuyên của đơn vị để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.
*Phân loại đơn vị sự nghiệp
Căn cứ vào đặc điểm, nhiệm vụ được giao, cấp độ hoạt động mà đơn vị
hành chính sự nghiệp có thể được phân loại như sau:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị hành chính sự nghiệp được phân
chia thành:
Thứ nhất, Các cơ quan hành chính được hoạt động thực hiện bởi bộ máy
chuyên nghiệp. Do đó, cơ quan hành chính là các cơ quan quản lý Nhà nước các

cấp từ Trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh
vực. Bao gồm: thứ nhất, cơ quan quyền lực nhà nước như : Quốc hội, HĐND các
cấp. Thứ hai, các cấp chính quyền như: Chính phủ và UBND các cấp. Thứ ba, các
cơ quan quản lý nhà nước như các Bộ, ban ngành ở Trung ương, Sở ban ngành ở
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các phòng ban ở huyện và các cơ quan tư
pháp như Viện kiểm sát nhân dân, tòa án nhân dân các cấp.
Thứ hai, các tổ chức đoàn thể xã hội được ngân sách hỗ trợ một phần kinh
phí để hoạt động. Bao gồm: Mặt trận tổ quốc Việt Nam; Liên đoàn lao động Việt
Nam; Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh; Hội Cựu chiến binh Việt Nam;
Đảng cộng sản Việt Nam; Tổ chức chính trị xã hội; Tổ chức xã hội nghề nghiệp…
Thứ ba, Các cơ quan an ninh quốc phòng hoạt động theo Luật quốc phòng.
Thứ tư, các đơn vị sự nghiệp công. Bao gồm: các đơn vị sự nghiệp trong
lĩnh vực giáo dục và đào tạo; Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực y tế; các đơn vị
sự nghiệp trong lĩnh vực Văn hóa thông tin; Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực
nông- lâm – ngư nghiệp, thủy lợi; Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực thể dục thể
thao; Đơn vị sự nghiệp khác…
Đặc trưng cơ bản nhất của các đơn vị sự nghiệp là được trang trải các chi
phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao bằng nguồn kinh phí từ ngân
quỹ nhà nước hoặc từ công quỹ theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Các đơn vị
sự nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, vì vậy để quản lý hiệu quả có
thể phân chia đơn vị sự nghiệp theo nhiều tiêu thức khác nhau [13; Trg 12].
- Căn cứ vào nguồn thu, theo quyết định 08/2004/QĐ – TTg ngày 15 tháng
9
01 năm 2004 của Thủ tướng Chính phủ và Nghị định 43/2006 ngày 25 tháng 04
năm 2006 thì đơn vị sự nghiệp được chia thành ba loại:
Thứ nhất, Đơn vị có nguồn thu sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt
động thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí
hoạt động), là các đơn vị sự nghiệp mà NSNN không phải cấp nguồn kính chi cho
hoạt động thường xuyên, là các đơn vị sự nghiệp có nguồn thu từ các hoạt động
luôn ổn định nên đảm bảo được toàn bộ chi phí.

Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động
thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động),
là đơn vị sự nghiệp tự chủ được một phần chi phí hoạt động, phần còn lại được
ngân sách nhà nước cấp.
Thứ ba, Đơn vị sự nghiệp có nguồn thu thấp hoặc không có nguồn thu kinh
phí hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ do ngân sách nhà nước bảo
đảm toàn bộ kinh phí (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nước bảo đảm
toàn bộ chi phí hoạt đông), là những đơn vị mà Ngân sách nhà nước phải cấp toàn
bộ kinh phí để bảo đảm hoạt động thường xuyên của đơn vị.
- Theo thông tư số 71/2006/TT- BTC ngày 09 tháng 08 năm 2006 hướng
dẫn thực hiện Nghị định 43/2006 ngày 25 tháng 04 năm 2006. Để phân loại được
các đơn vị sự nghiệp theo cách trên thì phải dựa vào mức độ tự đảm bảo chi phí
hoạt động thường xuyên của đơn vị để làm cơ sở phân loại được xác định theo
công thức sau:
Mức tự đảm bảo chi phí Tổng số nguồn thu sự nghiệp
hoạt động thường xuyên = x 100
của đơn vị (%) Tổng số chi hoạt động thường xuyên
Theo công thức trên, đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí
hoạt động thường xuyên là đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí bằng hoặc lớn
hơn 100%; còn đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động
thường xuyên là đơn vị có mức tự bảo đảm chi phí hoạt động thường xuyên nhỏ
hơn 100%.
- Căn cứ vào quan hệ với chủ sở hữu đơn vị sự nghiệp được chia thành:
Thứ nhất, Đơn vị sự nghiệp công lập: là đơn vị thuộc sở hữu nhà nước,
được nhà nước cấp kinh phí khi mới thành lập, Các viên chức lãnh đạo đơn vị này
do cơ quan nhà nước bổ nhiệm hoặc bãi miễn.
10
Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp ngoài công lập là những đơn vị do các tổ chức
hoặc cá nhân góp vốn thành lập. Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập
được thành lập rất nhiều như các trường dân lập, trường tư thục, các bệnh viện tư

… Các đơn vị này đã góp phần không nhỏ trong việc phát triển nguồn nhân lực,
chăm sóc sức khỏe, nâng cao dân trí cũng như nâng cao chất lượng cuộc sống.
- Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động có thể chia đơn vị sự nghiệp thành:
Thứ nhất, Đơn vị sự nghiệp kinh tế: bao gồm các đơn vị, tổng công ty…
hoạt động trong các lĩnh vực như tư vấn thiết kế giao thông, công nghiệp, địa
chính …
Thứ hai, Đơn vị sự nghiệp y tế: gồm các bệnh viện, các viện nghiên cứu;…
Thứ ba, Đơn vị sự nghiệp nghiên cứu khoa học: bao gồm các viện nghiên
cứu khoa học, các trung tâm nghiên cứu khoa học và ứng dụng về các lĩnh vực
nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi, giao thông …
Thứ tư, Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực thể dục thể thao như các câu lạc
bộ thể dục thể thao, các trung tâm huấn luyện thể dục thể thao …
Thứ năm, Đơn vị sự nghiệp thuộc lĩnh vực văn hóa thông tin nghệ thuật:
bao gồm nhà văn hóa thông tin, bảo tàng, đài phát thanh truyền hình, các đoàn
nghệ thuật, trung tâm triển lãm …
Thứ sáu, Riêng trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, các đơn vị sự nghiệp có
thu lại có các loại hình như sau:
- Các cơ sở giáo dục mầm non
- Các trường tiểu học, trung học cơ sở. trung học phổ thông
- Các trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thường
xuyên, trung tâm giáo dục từ xa, các trung tâm đào tạo khác
- Các trường trung học chuyên nghiệp, trường dạy nghề
- Các trường Đại học, Cao đẳng, Học viện.
Như vậy, các trường đại học công lập nằm trong hệ thống các đơn vị sự
nghiệp có thu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Do vây, trường đại học công lập
vừa mang những đặc điểm chung của đơn vị sự nghiệp có thu, vừa mang những
đặc điểm riêng về các hoạt động chính cũng như cơ cấu tổ chức do đặc thù của lĩnh
vực hoạt động quy định, Các đơn vị này có trách nhiệm đào tạo và nghiên cứu
khoa học, đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ trí thức, đội ngũ cán bộ khoa học, kỹ thuật,
nghiệp vụ và quản lý, phù hợp với quy mô phát triển của quốc gia, có trình độ

11
chuyên môn giỏi, đủ sức giải quyết những vấn đề khoa học và quản lý kinh tế,
quản lý nhà nước.
- Căn cứ theo phân cấp quản lý ngân sách đơn vị hành chính sự nghiệp
được chia thành các loại như sau:
Một là, Đơn vị dự toán cấp I là các cơ quan chủ quản các ngành HCSN
thuộc Trung ương và địa phương.
Đơn vị dự toán câp I bao gồm các đơn vị trực tiếp nhận và quyết toán
kinh phí với cơ quan quản lý ngân sách Trung ương như các Bộ, UBND các
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương … các đơn vị dự toán cấp I được giao
nhiệm vụ trực tiếp quản lý và cấp phát ngân sách cho các đơn vị dự toán cấp
II. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của
ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp
dưới, phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị dự toán cấp dưới. Tổ chức
việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành. Tổng hợp các báo
biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính
đối với các đơn vị dự toán cấp dưới.
Hai là, Đơn vị dự toán cấp II là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu
sự lãnh đạo trực tiếp về quản lý tài chính và quan hệ cấp phát kinh phát kinh phí
cho đơn vị dự toán cấp I.
Đơn vị dự toán cấp II chính là đơn vị trực tiếp nhận và quyết toán kinh phí
quản lý ngân sách từ đơn vị dự toán cấp I cấp phát. Định kỳ đơn vị phải tổng hợp
chi tiêu kinh phí ở đơn vị và đơn vị dự toán cấp III, báo cáo lên đơn vị dự toán cấp
I và cơ quan tài chính cùng cấp.
Ba là, Đơn vị dự toán cấp III, là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II,
chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự
toán cấp II.
Đơn vị dự toán cấp III chính là đơn vị trực tiếp chi tiêu kinh phí do đơn vị
dự toán cấp II cấp và chịu trách nhiệm quyết toán phần kinh phí theo quy định.
Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán.

Trong quá trình đổi mới cơ chế tài chính, việc phân định rõ các loại hình
đơn vị hành chính sự nghiệp là rất quan trọng nhằm mục đích để nâng cao hiệu quả
hoạt động của đơn vị, kiện toàn bộ máy, nâng cao quyền tự chủ tự chịu trách
nhiệm về biên chế và tài chính của các đơn vị.
12
2.1.2. Quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp [2;Trg 6:12]
Chức năng chủ yếu của đơn vị hành chính sự nghiệp là thực hiện các
nhiệm vụ, các chỉ tiêu được nhà nước giao. Để thực hiện chức năng này hàng
năm Nhà nước phải cấp nguồn kinh phí từ NSNN, một số đơn vị sự nghiệp tự
đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động hoặc một phần chi phí hoạt động thì Nhà
nước không phải cấp hoặc chỉ cấp một phần kinh phí từ NSNN. Hoạt động
NSNN là một khâu quan trọng nhất của tài chính nhà nước, nhờ quỹ NSNN mà
Nhà nước không những có đủ các phương tiện tài chính để duy trì sự tồn tại
hoạt động bình thường của mình mà còn đảm bảo cho Nhà nước thực hiện tốt
các chức năng, nhiệm vụ mà xã hội giao phó. Do đó, Nhà nước phải có cơ chế
quản lý tài chính đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp để hoạt động của các
đơn vị đạt hiệu quả, hoàn thành nhiệm vụ.
Kinh phí của đơn vị sự nghiệp gồm 2 phần:
- Kinh phí giao tự chủ: Để đảm bảo hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ
được cấp có thẩm quyền giao bao gồm: kinh phí NSNN cấp chi thường xuyên (trừ
các đơn vị thuộc nhóm I) và các khoản thu sự nghiệp được để lại để theo chế độ
quy định.
- Kinh phí không giao tự chủ: Các nguồn kinh phí không thường xuyên do
NSNN cấp để thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của đơn vị sự nghiệp:
- Thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc xác định nhiệm
vụ,
xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động.
- Tự chủ về bộ máy tổ chức: được thành lập mới, sáp nhập, giải thể các tổ
chức sự nghiệp trực thuộc.

- Tự chủ về biên chế: các đơn vị thuộc nhóm I được tự quyết định biên chế.
Các đơn vị thuộc nhóm II, nhóm III, thủ trưởng đơn vị xây dựng kế hoạch
biên chế hàng năm gửi cơ quan chủ quản trực tiếp để tổng hợp, giải quyết theo
thẩm quyền. Các đơn vị sự nghiệp được ký hợp đồng lao động theo quy định của
pháp luật.
- Tự chủ về nguồn tài chính:
+ Căn cứ vào nhiệm vụ được giao và khả năng nguồn tài chính, đối với các
khoản chi thường xuyên thủ trưởng đơn vị được quyết định một số khoản mức chi
13
quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ cao hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quy định (trừ một số khoản chi đơn vị phải tuân theo chế độ quy
định như tiêu chuẩn trang bị điện thoại công vụ tại nhà riêng, tiêu chuẩn trang bị
và sử dụng ô tô, chế độ đoàn ra, …). Được quy định mức thu phí, lệ phí trong
khung quy định của Nhà nước.
Đối với đơn vị thuộc nhóm III: thủ trưởng đơn vị được quyết định một số
mức chi quản lý, chi hoạt động nghiệp vụ, nhưng tối đa không vượt quá mức chi
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
+ Các đơn vị phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, thông qua hội nghị cán
bộ công chức, gửi KBNN nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để kiểm soát chi và gửi
cơ quan chủ quản để làm căn cứ kiểm tra, giám sát và duyệt quyết toán hàng năm.
+ Được huy động vốn của cán bộ viên chức của đơn vị, vay vốn Ngân hàng,
liên doanh liên kết để mở rộng hoạt động dịch vụ và nâng cao chất lượng hoạt
động sự nghiệp. Đối với hoạt động dịch vụ, liên doanh liên kết, đơn vị được quyết
định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và
có tích lũy.
+ Căn cứ vào tính chất công việc, thủ trưởng đơn vị được quyết địnhphương
khoán chi phí cho từng bộ phận, đơn vị trực thuộc được quyết định đầu tư xây
dựng, mua sắm mới và sửa chữa lớn tài sản theo quy định của pháp luật.
- Về thu nhập: cuối kỳ kế toán chênh lệch thu – chi được sử dụng để chi trả
thu nhập tăng thêm cho cán bộ, giảng viên, viên chức hành chính.

+ Đối với nhóm I: được quyết định tổng mức thu nhập trong năm cho người
lao động theo quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị không khống chế mức tối đa, sau
khi đã thực hiện trích lập Quỹ Phát triển hoạt động sự nghiệp tối thiểu 25% chênh
lệch thu – chi.
+ Đối với nhóm II: được quyết định tổng mức thu nhập trong năm cho
người lao động, nhưng tối đa không quá 3 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ
trong năm do Nhà nước quy định, sau khi đã thực hiện trích lập Quỹ Phát triển
hoạt động sự nghiệp tối thiểu 25% chênh lệch thu – chi.
+ Đối với nhóm III: được xác định tổng mức chi trả thu nhập trong năm của
người lao động, nhưng tối đa không quá 2 lần quỹ tiền lương cấp bậc, chức vụ do
Nhà nước quy định.
Đặc điểm hoạt động tài chính của đơn vị sự nghiệp có thu: Hoạt động tài
14
chính của các trường đều phải căn cứ vào Nghị định số 10/2002/NĐ-CP ngày 16
tháng 01 năm 2002 về chế độ tài chính áp dụng cho các đơn vị sự nghiệp có thu và
Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 04 năm 2006 về quy định quyền tự
chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài
chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập, các Thông tư, Nghị định, hướng dẫn khác
có liên quan. Hoạt động tài chính của các Trường Đại học công lập tự chủ tài
chính có đặc điểm như sau:
Nguồn thu: nguồn tài chính được hình thành do Ngân sách Nhà nước
cấp và các nguồn thu hợp pháp khác được để lại đơn vị. Nguồn tài chính
của các trường đại học công lập bao gồm: Nguồn tài chính từ ngân sách
Nhà nước cấp, từ học phí, lệ phí đóng góp của người học, tư thu nhập của
các hoạt động nghiên cứu khoa học, tư vấn sản xuất kinh doanh, liên kết
đào tạo trong và ngoài nước, các khoản thu dịch vụ khác của đơn vị sự
nghiệp và nguồn tài chính tài trợ, nguồn vay của các tổ chức, các cá nhân
trong và ngoài nước.
Hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp áp dụng một trong hai cơ chế
quản lý tài chính đó là cơ chế quản lý tài chính theo dự toán năm và cơ chế tự

chủ tài chính. Cơ chế quản lý tài chính theo dự toán năm được lập trên cơ sở
chức năng nhiệm vụ được giao và các định mức của nhà nước. Theo cơ chế
quản lý này thì các các đơn vị phải lập dự toán năm hàng năm, khi thực hiện
phải tuân thủ theo các nội dung và định mức chi trong dự toán được duyệt. Cuối
niên độ kế toán phải thực hiện việc quyết toán NSNN với cơ quan cấp trên hoặc
cơ quan chủ quản, nếu nguồn kinh phí Nhà nước chưa sử dụng hết thì phải nộp
trả cho NSNN, hoặc có thể giảm trừ vào dự toán năm sau. Cơ chế quản lý tài
chính này được áp dụng chủ yếu cho cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức đoàn
thể và một số đơn vị sự nghiệp không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp. Còn cơ
chế tự chủ tài chính thường được áp dụng cho các một số đơn vị sự nghiệp có
nguồn thu. Cơ chế tự chủ tài chính được lập dựa trên chức năng và nhiệm vụ
của cấp có thẩm quyền giao; kết quả hoạt động sự nghiệp; tình hình thu chi tài
chính của năm trước; nhiệm vụ của năm kế hoạch; biên chế của đơn vị. Đối với
đơn vị có nguồn thu ổn định trong vòng 3 năm thì theo quy định các đơn vị phải
xây dựng phương án tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính trong vòng ba năm,
sau đó dựa trên phương án tự chủ tự chịu trách nhiệm về tài chính được cấp có
15
thẩm quyền phê duyệt, hàng năm đơn vị lập báo cáo kế hoạch hoạt động và xây
dựng dự toán thu chi NSNN năm đó. Cuối năm việc thực hiện quyết toán nếu các
khoản kinh phí NSNN cấp chưa sử dụng hết thì được tiếp tục chuyển sang năm
sau. Như vây, công tác quản lý tài chính tại các đơn vị hành chính sự nghiệp
được thực hiện theo quy trình từ lập dự toán thu chi NSNN đến việc tổ chức thực
hiện dự toán thu chi NSNN và cuối cùng là quyết toán NSNN. Sau khi dự toán
thu chi NSNN được cấp có thẩm quyền phê duyệt các đơn vị tổ chức chấp hành
dự toán NSNN. Theo Luật NSNN: “ Chấp hành dự toán NSNN là việc cơ quan
Nhà nước có thẩm quyền tổng hoà các biện pháp kinh tế tài chính và các biện
pháp hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi trong kế hoạch ngân sách trở
thành hiện thực”. Chấp hành dự toán thu, chi NSNN bao gồm:
Chấp hành dự toán thu: đối với mọi khoản thu của đơn vị hành chính sự
nghiệp phải nộp vào quỹ NSNN và được quản lý tại kho bạc. Nguồn thu trong các

đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:
Thứ nhất, nguồn kinh phí cấp phát từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ chuyên
môn của đơn vị. Đây là nguồn thu rất quan trọng đối với các đơn vị hành chính sự
nghiệp, nhất là đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp có nguồn thu
thấp hoặc không có nguồn thu, các tổ chức đoàn thể. Bao gồm:
NSNN cấp một phần kinh phí hoạt động thường xuyên của các trường đại
học được NSNN đảm bảo;
Kinh phí thực hiện các dự án, đề tài khoa học cấp Nhà nước, cấp Bộ, cấp
trường, chương trình mục tiêu quốc gia, đào tạo theo hiệp định giữa Chính phủ
Việt Nam và các nước, các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
Vốn cấp cho đầu tư xây dựng cơ bản;
Vốn cấp tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ
hoạt động đào tạo và nghiên cứu theo dự án và kế hoạch hằng năm;
Vốn đối ứng do các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Các nguồn ngân sách và nguồn thu hợp pháp khác.
Thứ hai, nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: nguồn thu này chủ yếu có ở các
đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động hoặc tự đảm bảo một phần
chi phí hoạt động. Theo chủ trương của Nhà nước tăng cường cơ chế tự chủ, tự
chịu trách nhiệm cho các đơn vị. Bao gồm:
Nguồn thu từ học phí, các loại phí, lệ phí đóng góp của người học.
16
Nguồn thu từ học phí, lệ phí tuyển sinh do người học đóng góp là nguồn thu
được coi như NSNN được để lại bổ sung vào kinh phí hoạt động của Nhà
trường theo quy định;
Thu từ hoạt động cung ứng dịch vụ, bồi dưỡng, đào tạo ngắn hạn, tư vấn
nghiên cứu khoa học, thu từ các hệ đào tạo liên kết trong nước và nước ngoài
thuộc loại hình đào tạo dịch vụ. Mức thu các hoạt động này do thủ trưởng đơn vị
quyết định, theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chi phí và có tích lũy cho đầu tư phát
triển cho các hoạt động của các chương trình đào tạo;
Các nguồn thu sự nghiệp khác theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, nguồn thu từ các khoản viện trợ không hoàn lại của Chính phủ, các
tổ chức quốc tế. Đây là các khoản thu không thường xuyên và không phải đơn vị
nào cũng có những khoản thu này.
Thứ tư, nguồn vốn vay từ các tổ chức tín dụng.
Như vậy, để quản lý tốt các nguồn thu này thì đơn vị phải tổ chức tốt công
tác kế toán, phản ánh đầy đủ các nguồn thu trên các chứng từ, sổ sách. Ngoài ra,
đối với các đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần hoặc toàn phần chi phí hoạt
động thì đơn vị phải nghiên cứu các biện pháp tận thu các nguồn thu hợp pháp
khác để tăng cường nguồn lực tài chính cho đơn vị.
Chấp hành dự toán chi: Chi ngân sách nhà nước được hiểu là quá trình
phân phối và sử dụng quỹ NSNN theo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm
bảo cho việc thực hiện các chức năng của Nhà nước. Thực chất chi NSNN là
quá trình phân phối lại các nguồn tài chính đã được tập trung vào NSNN và
đưa chúng đến mục đích sử dụng. Vì thế, chi NSNN là những việc cụ thể,
không chỉ dừng trên các định hướng mà phải phân bổ cho từng mục tiêu cụ,
từng hoạt động và từng công việc thuộc chức năng của Nhà nước. Do đó, mọi
khoản chi phải được thực hiện đúng nguyên tắc, trình tự, thủ tục theo các văn
bản Nhà nước hướng dẫn thực hiện.
Ở các đơn vị hành chính sự nghiệp việc thực hiện mọi khoản chi phải căn
cứ vào dự toán ngân sách nhà nước được giao và yêu cầu thự hiện nhiệm vụ, thủ
trưởng đơn vị sử dụng ngân sách quyết định chi gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao
dịch. Kho bạc Nhà nước kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu cần thiết theo quy
định của pháp luật và thực hiện chi NSNN khi có đủ các điều kiện quy định.
Theo Luật Ngân sách Nhà nước, sau khi được phân bổ dự toán ngân sách và
17
dự toán thu chi được duyệt, các trường đại học căn cứ vào đó để chi tiêu và sử
dụng nguồn kinh phí cho hoạt động của đơn vị.
Thứ nhất, chi thường xuyên bao gồm:
Chi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao;
Chi phục vụ theo việc thực hiện công việc, dịch vụ thu phí, lệ phí;

Chi cho các hoạt động dịch vụ (kể cả chi thực hiện nghĩa vụ với ngân sách
nhà nước, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, chi trả vốn góp, trả lãi tiền vay
theo quy định của pháp luật);
Thứ hai, chi không thường xuyên bao gồm:
Chi thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu khoa học;
Chi thực hiện chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức;
Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;
Thực hiện nhiệm vụ do nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sát,
nhiệm vụ khác);
Chi vốn đối ứng thực hiện các dự án có nguồn vốn nước ngoài theo
quy định;
Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
Chi thực hiện tinh giản biên chế theo chế độ do nhà nước quy định (nếu có);
Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ
thực hiện các dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Chi thực hiện các dự án từ nguồn vốn viện trợ nước ngoài;
Chi cho các hoạt động liên doanh, liên kết;
Các khoản chi khác theo quy định.
Quản lý phân phối chênh lệch thu chi
Hàng năm, căn cứ vào kết quản hoạt động tài chính, sau khi trang trải các
khoản chi phí, nộp thuế và các khoản nộp khác cho ngân sách Nhà nước, chênh
lệch thu lớn hơn chi còn lại các đơn vị sự nghiệp có thu được trích lập: Quỹ dự
phòng ổn định thu nhập, Quỹ khen thưởng, Quỹ Phúc lợi, Quỹ Phát triển hoạt
động sự nghiệp. Phần chênh lệch thu lớn hơn chi trong năm tài chính của đơn vị
được xác định theo công thức như sau:
Thu sự nghiệp và NSNN cấp Chi thường xuyên
Chênh lệch = chi hoạt động thường xuyên - và chi Nhà nước
thu chi và chi Nhà nước đặt hàng đặt hàng
18
Về thu nhập: cuối kỳ kế toán chênh lệch thu – chi được sử dụng để chi trả

thu nhập tăng thêm cho cán bộ, giảng viên, viên chức hành chính.
Đơn vị sự nghiệp không được trích lập các quỹ từ các nguồn sau: kinh
phí NSNN cấp để thực hiện tinh giản biên chế; kinh phí nghiên cứu khoa học đề
tài cấp Nhà nước, cấp Bộ, ngành; chương trình mục tiêu quốc gia; thực hiện
nhiệm vụ đột xuất của cấp có thẩm quyền giao; tiền mua sắm, sửa chữa lớn tài
sản được xác định trong phần thu phí, lệ phí được để lại đơn vị theo quy định;
vốn đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ; vốn
đối ứng các dự án; vốn viện trợ; vốn vay; kinh phí của nhiệm vụ phải chuyển
tiếp sang năm sau thực hiện.
Công tác xây dựng dự toán kinh phí:
Các cơ quan lập dự toán NSNN phải căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể trong năm
kế hoạch; chính sách, chế độ thu ngân sách; định mức phân bổ ngân sách, chế độ,
tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách; Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc
xây dựng dự toán để xây đựng dự toán thu – chi của đơn vị mình.
Cơ quan tài chính các cấp có tránh nhiệm kiểm tra, giám sát việc lập dự
toán của đơn vị dự toán cấp I.
Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc lập dự toán của
đơn vị dự toán cấp II, đơn vị dự toán cấp II có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc
lập dự toán của đơn vị dự toán cấp III.
Công tác điều hành dự toán kinh phí:
Bộ Tài chính có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định dự toán ngân sách của các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở Trung Ương, dự
toán ngân sách các địa phương; thẩm tra phương án phân bổ dự toán ngân sách
của cơ quan nhà nước và đơn vị dự toán cấp I cho các đơn vị sử dụng ngân sách
trực thuộc. Bố trí nguồn để thực hiện kịp thời các khoản chi theo dự toán, kiểm tra
việc thực hiện chi tiêu.
Bộ Tài chính và cơ quan dự toán cấp I có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát
các nguồn thu của ngân sách nhà nước; kiểm tra việc chấp hành thu nộp ngân sách
nhà nước và xử lí các hành vi, vi phạm theo quy định của pháp luật; Kiểm tra,
giám sát việc thực hiện chi tiêu và sử dụng ngân sách ở các cơ quan, đơn vị sử

dụng ngân sách.
Công tác quyết toán ngân sách
19
Việc xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết định quyết toán năm đối với các
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thực hiện theo quy định tại Luật Ngân sách
Nhà nước và Thông tư số 01/2007/TT- BTC ngày 02/01/2007 của Bộ tài chính.
- Đối với đơn vị dự toán cấp II: có trách nhiệm xét duyệt và thông báo kết
quả xét duyệt quyết toán năm đối với các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc.
- Đối với đơn vị dự toán cấp I: có trách nhiệm xét duyệt và thông báo
kết quả xét duyệt quyết toán năm đối với các đơn vị dự toán cấp dưới trực
thuộc.
Riêng đối với quyết toán của các đơn vị dự toán cấp III đã được đơn vị dự
toán cấp II trực thuộc xét duyệt, đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm thẩm định.
-Đối với cơ quan tài chính các cấp:
+ Đối với quyết toán của các đơn vị dự toán cấp I cùng cấp: Cơ quan tài
chính có có trách nhiệm thẩm định và thông báo kết quả thẩm định quyết toán
năm.
Trường hợp đơn vị dự toán cấp I đồng thời là đơn vị sử dụng ngân sách, cơ
quan tài chính thực hiện xét duyệt và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán.
+ Đối với quyết toán ngân sách chính quyền địa phương các cấp: Cơ quan
tài chính cấp trên có trách nhiệm thẩm định và thông báo kết quả thẩm định quyết
toán năm đối với quyết toán ngân sách cấp dưới trực thuộc.
Như vậy, quản lý tài chính trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có vai trò
rất quan trọng nhằm mục đích kiểm soát tình hình sử dụng nguồn kinh phí mà
Nhà nước cấp đạt hiệu quả, tiết kiệm, chống thất thoát, một số đơn vị thì tự chủ
được về nguồn lực tài chính, tăng các nguồn thu hợp pháp, tiết kiệm các khoản
chi, nâng cao thu nhập cho người lao động.
2.2. Lý luận chung về chứng từ kế toán trong đơn vị sự nghiệp
2.2.1. Khái niệm, bản chất của chứng từ kế toán
Căn cứ Điều 4, Khoản 7, Luật Kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ

và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh và đã hoàn thành,
làm căn cứ ghi sổ kế toán” [20; Trg 2]
Như vậy, chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn theo mẫu qui định,
chúng được dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, gây ra sự biến
động đối với các loại tài sản, các loại nguồn vốn cũng như các đối tượng kế toán
20
khác. Ngoài ra, chứng từ còn có thể là các băng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán.
Theo tiếng Latinh, chứng từ là Doumentum, có nghĩa là bằng cớ, chứng
minh. Điều này cho chúng ta dễ dàng nhận thấy rằng bản thân tên gọi của chứng
từ đã nói lên bản chất của chứng từ.
Thứ nhất, trên phương diện pháp lý, chứng từ là dấu hiệu vật chất bất kỳ
chứng minh các quan hệ và các sự kiện. Nó là bản văn tự chứng minh về sự tồn
tại của một sự kiện nào đó mà các hậu quả pháp lý cũng gắn liền với nó. Chứng
từ kế toán chính là những bằng chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế - tài
chính đã xảy ra và thực sự hoàn thành. Chứng từ là căn cứ pháp lý để kiển tra
việc chấp hành mệnh lệnh sản xuất, chính sách, chế độ quản lý kinh tế - tài chính
cũng như kiểm tra kế toán.
Thứ hai, trên phương diện thông tin, chứng từ là đối tượng vật chất chứa
đựng thông tin dưới dạng cố định và có mục đích chuyên môn để mô tả nó trong
thời gian không gian. Nó là công cụ vật chất được sử sụng trong quá trình giao
tiếp mà trong đó con người nhờ các phương tiện và hình thức khác nhau để thể
hiện và mã hoá thông tin cố định theo một hình thức hợp lý. Chứng từ là biểu hiện
của phương pháp chứng từ - một phương tiện chứng minh và thông tin về sự hình
thành của các nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để ghi sổ nhằm cung cấp thông tin kịp
thời và nhanh chóng cho lãnh đạo nghiệp vụ làm cơ sở cho việc phân loại và tổng
hợp kế toán.
Chứng từ là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến
động của đối tượng hạch toán kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo
nghiệp vụ và làm căn cứ phân loại, ghi sổ và tổng hợp kế toán.

Chứng từ kế toán là phương pháp đầu tiên quan trọng của hệ thống phương
pháp hạch toán kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến
hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được lập
ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, phản ánh trực tiếp và nguyên
vẹn nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo thời gian và địa điểm phát sinh của nó.
Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh. Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và đã
hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái
và sự biến động của tường đối tượng kế toán cụ thể. Phương pháp chứng từ được
cấu thành bởi hai yếu tố cơ bản:
21