luận văn quản trị văn phòng Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ quan.

A. MỤC LỤC
B. LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới của đất nước và xu hướng hội nhập của nền
kinh tế, cùng với sự bùng nổ của khoa học công nghệ, sự phát triển của công
nghệ thông tin thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội đều không ngừng có
sự đổi mới và hiện đại hoá. Hoà theo xu thế đó công tác văn thư đã không
ngừng có những tiến bộ mới để đẩy mạnh sự phát triển của cơ quan tổ chức.
Đặc biệt là công tác Quản lý văn bản đi.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác, bí
mật.
Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý của một cơ quan là một mắt xích quan trọng trong guồng máy
hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành.
Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc
vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. vì đây là một công
tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật và liên quan nhiều
cán bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc
của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế
độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và
việc lợi dụng văn bản nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn
lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc
gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư
được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Có thể nói, công tác văn thư đóng một vai trò vô cùng quan trọng có ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả, năng suất công việc của cơ quan nên nhu cầu
hiện đại hoá công tác văn thư là cần thiết và quan trọng, đổi mới, hiện đại
2

trên từng khâu nghiệp vụ: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi -
đến Và thực tế từng cơ quan, sự lựa chọn hình thức văn thư như thế nào là
một vấn đề bức thiết và đóng vai trò rất quan trọng trong hiệu quả công tác
hoạt động.
Là một học sinh của lớp Hành chính văn thư. Sau 3 năm được học tập,
rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường
em đã có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định nhưng " Học phải
đi đôi với hành", kiến thức và lý thuyết ở lớp phải được áp dụng vào công
việc thực tế tại cơ quan, để đáp ứng được yêu cầu đó Trường đại học Nội vụ
Hà Nội đã thực hiện kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các
cơ quan, đơn vị, tổ chức. Việc thực tập này giúp cho học sinh làm quen với
công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức, lý thuyết đã được học khi
còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là
dịp cho học sinh tổng hợp, củng cố lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm
chất, đạo đức của một người cán bộ công chức là cơ hội cho học sinh đúc rút
được những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Thực hiện kế hoạch của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực tập
tốt nghiệp lớp Hành chính văn thư K3 cùng với sự giúp đỡ của các lãnh đạo
UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo điều kiện nhận em về thực tập. Thời gian thực
tập bắt đầu từ ngày 09/4 đến ngày 01/6/2012. Thời gian thực tập tuy không
dài nhưng nhờ sự giúp đỡ của lãnh đạo văn phòng và cán bộ làm công tác văn
thư trong UBND đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào
thực tiễn công tác, rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của
mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức được rõ hơn về tần quan
trọng của công tác văn thư. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cán bộ văn thư là
chị: Trần Thị Tuyến đã truyền cho em lòng say mê công việc, giúp em nhận
thức được sâu sắc nghĩa vụ, trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ văn
thư. Từ đó đã rèn luyện phẩm chất đạo đức, nghề nghiệp như cẩn thận hơn, tỉ
mỉ hơn, và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc.
3

Kết quả đợt thực tập tại văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc
được em hệ thống lại trong ba chương như sau:
Chương I: Giới thiệu vài nét về cơ quan.
Chương II: Thực trạng tình hình công tác quản lý văn bản đi của cơ
quan.
Chương III: Nội dung công tác văn thư của cơ quan.
Tuy nhiên trong quá trình đi thực tập do chưa được làm quen nhiều với
thực tế công việc nên trong thời gian thực tập tại cơ quan bản thân em nhận
thấy mình còn rất nhiều hạn chế và thiếu sót trong quá trình tiến hành công
việc. Vì vậy thông qua bản báo cáo thực tập này em kính mong Ban Giám
hiệu, khoa văn thư- Lưu trữ, cùng các thầy cô giáo bộ môn góp ý, sửa chữa và
giúp đỡ để em có thể hoàn thiện hơn trong công tác nghiệp vụ của mình, để
em được trau dồi thêm kiến thức để làm tốt trách nhiệm và phận sự của một
người cán bộ làm công tác Hành chính văn thư trong tương lai.
Và em xin chân thành cảm ơn UBND huyện Ngọc Lặc đã tạo mọi điều
kiện để em tìm hiểu và vận dụng được những kiến thức sách vở vào thực tế
công việc và để em có thể hoàn thành tốt báo cáo này.
Đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo bộ môn
khoa Văn thư- Lưu trữ cùng thầy cô giáo trong trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã hết lòng giúp đỡ và truyền truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong
quá trình học tập.
Hà Nội, ngày tháng năm 2012.
Sinh viên
Mai Thị Nga
4
C. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN
1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan
1.1. Sự ra đời
Ngọc Lặc là huyện Miền núi phía Tây của tỉnh Thanh Hoá từ thị trấn

Ngọc Lặc, trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của huyện theo đường Hồ Chí
Minh ra Hà Nội đến đường Láng - Hoà Lạc là 136 km, về phía Đông đến
thành phố Thanh Hoá là 77 km, về phía Tây lên Biên giới Việt Lào (cửa khẩu
Na Mèo) khoảng 120 km, về phía Tây Bắc lên huyện Quan Hoá, sang Mai
Châu (Hoà Bình) khoảng 100 km. Nằm ở toạ độ 19
0
55' đến 20
0
55' vĩ độ Bắc,
105
0
31' đến 104
0
55' kinh độ Đông, trung tâm vùng hành chính của huyện ở
20
0
04' vĩ độ Bắc, 105
0
22' kinh độ Đông, phía Bắc giáp huyện Cẩm Thuỷ và
huyện Bá Thước, phía Nam giáp huyện Thường Xuân, phía Tây giáp huyện
Lang Chánh, phía Đông giáp huyện Thọ Xuân, Yên Định. (Hình ảnh hoạt
động)
(Hình ảnh công sở UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 1)
Tổng diện tích tự nhiên là 495,53km
2 (49.553,04ha) chiếm
4,41% diện tích toàn
tỉnh.
Dân số là 129.926 người, bình quân 262người/km
2
trong đó: dân tộc

mường 88.999 người (68.5%), dân tộc Kinh 38.458người (29.6%), dân tộc
Dao 1.312 người (1.01%) dân tộc Thái 987 người (0.76%) các dân tộc khác là
170 người (0.13%).
(Hình ảnh múa pồn pông của đồng bào dân tộc Mường - Ngọc Lặc - Phụ
lục 2)
Ngọc Lặc gồm 21 xã và 1 thị trấn đó là: Xã La, Sơn, Mỹ Tân, Thuý Sơn,
Cao Ngọc, Vân Am, Phùng Giáo, Phùng Minh, Phúc Thịnh, Nguỵêt Ấn ,
Kiên Thọ, Minh Tiến, Minh Sơn, Ngọc Khê, Ngọc sơn, Ngọc Trung, Cao
Thịnh, Lộc Thịnh, Đồng Thịnh Ngọc Liên, Quang Trung, Thạch Lập và thị
trấn Ngọc Lặc.
5
Địa hình Ngọc Lặc được chia làm 2 vùng rõ rệt được tạo bởi các dãy núi
đá vôi và núi đồi thấp, vùng núi cao chiếm 56.2%, vùng núi thấp chiếm
43.8% diện tích toàn huyện. Ngọc Lặc có 3 con sông chính là Sông âm, sông
Cầu Chày và sông Hép. Khí hậu nhiệt đới có 2 mùa rõ rệt, mùa mưa từ tháng
4 đến tháng 9, mùa khô từ tháng 10 đến tháng 3 năm sau. Điều kiện tự nhiên
đã ưu ái cho Ngọc Lặc có ưu thế chiến lược quan trọng về kinh tế, quốc
phòng, an ninh tạo thành đặc điểm và truyền thống con người của các dân tộc
huyện Ngọc Lặc.
(hình ảnh huấn luyện quân sự tại UBND huyện Ngọc Lặc - Phụ lục 3)
Như vậy, vùng đất Ngọc Lặc từ lâu đời đã có cư dâ người Mường cư trú.
Đến nay các dân tộc Mường, Kinh, Thái, Dao sinh sống đan xen đoàn kết,
cùng nhau xây dựng quê hương. Trải qua hàng ngàn năm các dân tộc sống
trên vùng đất này đã cùng nhau chung sức chống chọi lại với sự khắc nghiệt
của thiên nhiên, sự xâm lược, áp bức bóc lột của các thế lực thực dân phong
kiến, để khai phá, xây dựng quê hương đất Ngọc Lặc tươi đẹp như ngày nay.
Chính từ trong quá trình đó đã hình thành và hun đúc nên những giá trị truyền
thống tốt đẹp trong xây dựng và bảo vệ quê hương. Trong sản xuất con người
Ngọc Lặc cần cù lao động, sáng tạo, tự lực, tự cường có ý chí vươn lên vượt
qua khó khăn gian khổ trong đấu tranh bảo vệ tổ quốc, quê hương, có lòng

yêu nước nồng nàn, không chịu khuất phục dưới sự áp bức bóc lột cường
quyền của đế quốc thực dân xâm lược. Sáng tạo ra nền văn hoá giàu ính nhân
văn,yêu thương đoàn kết, giàu lòng nhân ái. Đặc biệt là dưới sự lãnh đạo của
Đảng cộng sản Việt Nam, nhân dân các dân tộc Ngọc Lặc đã phát huy được
truyền thống tốt đẹp đó, đứng lên đấu tranh giành độc lập tự do, xây dựng
quê hương giàu đẹp.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Ngọc Lặc
1.2.1. Chức năng
UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
là cơ quan chấp hành của HĐND huyện Ngọc Lặc. Chức năng, nhiệm vụ của
UBND huyện Ngọc Lặc được quy định cụ thể trong Luật tổ chức HĐND và
6
UBND số 11/2003/QH11 của Quốc hội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2003
với UBND huyện Ngọc Lặc, các văn bản không có quy định gì khác so với
luật.
Theo đó, UBND huyện Ngọc Lặc có chức năng quản lý Nhà nước tại địa
bàn huyện Ngọc Lặc về toàn diện các mặt của đời sống, kinh tế - xã hội, góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương đến cơ sở.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện theo điều
97, 98 đến điều 110 của Luật Tổ chức HĐND - UBND được quốc hội thông
qua ngày 26/11/2003. Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng
04 năm 2004, của chính phủ quy định số lượng phó chủ tịch và cơ cấu thành
viên của UBND các cấp, căn cứ luật tổ chức HĐND - UBND (sửa đổi)
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bao gồm chủ tịch, hai phó chủ tịch và các uỷ viên
Căn cứ Luật tổ chức HĐND - UBND Huyện Ngọc Lặc được tổ chức
như sau:

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBNd huyện và chỉ đạo
chung công việc của UBND trước HĐND huyện và UBND tỉnh, ban chấp
hành đảng bộ huyện và HĐND huyện.
Phó chủ tịch UBND là người giúp việc chủ tịch UBND huyện trong các
lĩnh vực công tác được phân công, ký thay khu được chủ tịch UBND huyện
uỷ quyền. Chịu trách nhiệm trước chủ tịch về kết quả thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn được giao, ngoài ra phó chủ tịch thay mặt chủ tịch giải quyết
những vấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được chủ tịch phân công.
01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối văn xã
01 Phó chủ tịch - Phụ trách khối kinh tế
Các thành viên khác của UBND huyện bầu ra bằng hình thức bỏ phiếu
tín theo sự giới thiệu của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết
7
của chủ tịch UBND. Có nhiệm vụ tham gia giải quyết các công việc thuộc tập
thể UBND huyện, thuộc các công việc thuộc tập thể UBND huyện, thuộc các
thành viên và các có liên quan đến chức năng của ngành được phân công phụ
trách.
Các thành viên UBND chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND huyện, về
việc triển khau thực hiện chức năng, nhiệm vụ củă ngành, xã, địa bàn được
phân công phụ trách được quyền giải quyết một số công việc quan trọng của
UBND huyện khi được chủ tịch uỷ quyền bằng văn bản. Ngoài chủ tịch và 2
phó chủ tịch còn có 5 uỷ viên.
- Uỷ viên phụ trách công tác văn phòng
- Uỷ viên phụ trách thanh tra huyện
- Uỷ viên phụ trách kinh tế
- Uỷ viên phụ trách công tác An ninh
- Uỷ viên phụ trách công tác Quốc phòng
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ngọc Lặc bao gồm 16
phòng.
- Văn phòng HĐND, UBND: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt

động của UBND, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, tham mưu cho
chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND, cung cấp thông tin
phục vụ cho quản lý và hoạt động của HĐNDm UBND và các cơ quan Nhà
nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật của HĐND, UBND.
- Phòng Nội vụ: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp
Nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính,
cán bộ công chức, viên chức nhà nước, tôn giáo, thi đua khen thưởng.
- Phòng tư pháp: tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý
Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm, pháp luật kiểm tra, xử lý
các văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục pháp luật, thi hành án dân
sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý.
8
- Phòng tài nguyên - môi trường: Tham mưu giúp UBND thực hiện chức
năng quản lý nhà nươc về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng
sản, môi trường khí tượng thuỷ văn, đo đạc, bản đồ
- Phòng tài chính - kế hoạch: tham mưu giúp UBNd thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tài chính, tài sản, kế hoạch và đầu tư đăng
ký kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tư
nhân.
- Phòng lao động thương binh và xã hội: giúp UBND về vấn đề lao động,
việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, bảo hiểm xã hội,bảo hiểm thất
nghiệp, an toàn lao động, người có công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc
trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội.
- Phòng văn hoá và thông tin: tham mưu giúp UBND cấp huyện về văn
hoá, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch, bưu chính viễn thông và Internet,
công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, phát thanh báo chí.
- Phòng giáo dục - đào tạo: tham mưu giúp UBND về mục tiêu chương
trình và nội dung giáo dục và đào tạo, tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán
bộ quản lý giáo dục tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học, văn bằng,

chứng chỉ.
- Phòng y tế: giúp UBND cấp huyện về vấn đề sức khoẻ, y tế dự phòng,
khám chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh
chữa bệnh cho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế,
trang thiết bị, dân số
- Phòng nông nghiệp: tham mưu, giúp UBNd về lâm nghiệp, nông
nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ sản, phát triển nông thôn, phát triển kinh tễ, kinh tế
trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm nghiệp gắn với các ngành
nghề, làng nghề trên địa bàn.
- Phòng công thương: Tham mưu giúp UBND về công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến trúc, cơ sở hạ tầng,
giao thông
9
- Thanh tra huyện: tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác thanh
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND,
thực hiện nhiệm vụ quyền hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống
tham nhũng theo quy định của pháp luật.
- Phòng dân tộc
- Phòng thống kê
- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản. Đứng đầu mỗi phòng đều
có trưởng phỏng, phó phòng (đối với văn phòng HĐND - UBND huyện là
chánh văn phòng và phó chánh văn phòng, đối với thanh tra huyện là chánh
thanh tra và phó thanh tra) chịu trách nhiệm trước UBND và chủ tịch UBND
các thành viên khác của UBND và của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND
huyện Ngọc Lặc
1.3.1. Chức năng
Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan chuyên môn
thuộc UNND huyện Ngọc Lặc, có chức năng tham mưu tổng hợp cho UBNd

huyện về hoạt động của UBND, tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc,
tham mưu giúp chủ tịch UBND huyện,cung cấp thông tin phục vụ quản lý và
hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm
bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND.
Là một cơ quan giúp việc văn phòng HĐND, UBND huyện Ngọc Lặc có
2 chức năng giống như chức năng của văn phòng nói chung:
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập,
tổng hợp và xử lý thông tin để cung cấp cho hoạt động quản lý của cơ quan và
lãnh đạp, đồng thời cũng là bộ phận có chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh
đạo cơ quan và các bộ phận chuyên môn khác về các vấn đề liên quan đến
việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của HĐND - UBND và bản thân văn
phòng
10
- Chức năng hậu cần: Văn phòng có chức năng đảm bảo cơ sở vật chất
và công tác phục vụ cho mọi hoạt động của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc
như: đảm bảo điện, nước, trang thiết bị trong trụ sở cơ quan, phục vụ các cuộc
họp, hội nghị và các hoạt động khác của cơ quan và lãnh đạo.
1.3.2. Nhiệm vụ
Văn phòng HĐNH - UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Giúp HĐNH - UBND huyện xây dựng, thẩm tra và quản lý việc ban
hành văn bản thuộc thẩm quyền của HĐNH - UBND huyện, đảm bảo đúng
chủ trương, đường lối của đảng, chính sách của Nhà nước.
- Xây dựng chương trình kế hoạch, công tác tuần, tháng, quý, năm giúp
thường trực HĐND, các ban của HĐND, lãnh đạo UBND huyện chỉ đạo thực
hiện chương trình, kế hoạch, công tác đó.
- Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐNH - UBND huyện, biên
tập và quản lý hồ sơ biên bản các kỳ họp HĐND, các cuộc họp và làm việc
của thường trực HĐNH - UBND huyện, phục vụ các kỳ họp của HĐND
huyện.
- Theo dõi, đôn đốc HĐNH - UBND các xã, thị trấn các cơ quan chuyên

môn thuộc UBND huyện chuẩn bị các đề án trước khi trình HĐND - UBND
huyện xem xét quyết định hoặc để HĐND - UBND huyện trình người có
thẩm quyền quyết định.
- Đảm bảo thu thập thông tin, tổng hợp và xử lý thông tin thường xuyên
kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành của HĐND và
UBND huyện, thực hiện chế độ báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định.
- Phối hợp với thanh tra huyện và các phòng ban của huyện tiếp nhận,
phân loại đơn thư khiếu nại, tố cáo và thực hiện các kết luận, kiên nghị sau
thanh tra, kiểm tra theo thẩm quyền.
- Phụ trách quản lý trực tiếp bộ phận tiếp nhận và hoàn trả kết quả theo
đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế một chửa, một cửa liên thông
của UBND huyện.
11
- Đôn đốc kiểm tra, nhắc nhở các phòng ban của huyện thực hiện các
quy định hành chính của cơ quan UBND huyện
- Tham mưu, giúp UBND huyện về công tác dân tộc, phối hợp với các
phòng, ban, ngành đoàn thể có liên quan và UBND các xã, thị trấn tuyên
truyền, thực hiện chính sách, pháp luật về dân tộc trong cán bộ quần chúng
nhân dân.
- Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp
dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện mối quan hệ với các cơ quan tổ chức cấp trên, cấp
dưới về phục vụ các hội nghị của cơ quan.
- Thực hiện công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và công tác lưu trữ cuae
cơ quan.
- Đảm bảo nhu cầu kinh phí chi tiêu, cơ sở vật chất, phương tiện cho
hoạt động của HĐND và UBND huyện.
- Quản lý cán bộ công chức nhân viên, người lao động và tài sản của văn
phòng UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ được giao khác của thường trực HĐND lãnh

đạo UBND huyện.
1.3.3. Cơ cấu tổ chức
Về vị trí, văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc chịu sự chỉ đạo
trực tiếp của thường trực HĐND và UBND huyện và văn phòng UBND tỉnh
Thanh Hoá ( về nghiệp vụ)
Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, cơ cấu tổ
chức của văn phòng phải tương đối chặt chẽ, cơ cấu tổ chức văn phòng gồm 3
đồng chíd:
01 chánh văn phòng
01 Phó chánh văn phòng - Phụ trách biên tập
01 Phó chánh văn phòng - Phụ trách tiếp dân
12
Số lượng và trình độ của cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc
Lặc được thống kê như sau:
Cán bộ văn phòng
Số
lượng
Biên
chế
Hợp
đồng
Trình độ đào tạo
Trên
ĐH
ĐH
Cao
đẳng
Trung
cấp
Dưới

TC
Lãnh đạo văn phòng 03 03 03
Chuyên viên văn phòng 01 01 01
Chuyên viên kế toán 01 01 01
Cán bộ tiếp dân phân
loại và xử lý đơn thư
01 01 01
Nhân viên văn thư 01 01 01
Nhân viên thủ quỹ 01 01 01
Nhân viên phục vụ 03 02 01 01 01
Lái xe 02 02
Bảo vệ cơ quan 03 03
Tổng số 16 12 03 07 02 01 01
Đội ngũ cán bộ văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc, chủ yếu có
trình độ địa học và Cao đẳng, chưa có cán bộ nào trên đại học và được đào tạo
từ nhiều ngành khác nhau như kế toán, hành chính, công nghệ thông tin, văn
hoá thông tin, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo văn phòng có trình độ đại học,
nhiều năm công tác nên cód rất nhiều kinh nghệm trong công tác quản lý và
công tác văn phòng. Chuyên viên là người đã có tốt nghiệp Đại học phù hợp
với chuyên ngành đào tạo cũng như có nhiều năm kinh nghiệm trong công
việc của mình.Những nhân viên còn lại có trình độ dưới đại học đang được cử
dần đi học để nâng cao trình độ chuyên môn của mình.
Trong đó, chánh văn phòng là người lãnh đạo cao nhất của văn phòng,
phụ trách chung, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn
phòng HĐND - UBND huyện về các hoạt động của cơ quan văn phòng. Phó
chánh văn phòng giúp chánh văn phòng chỉ đạo, điều hành công việc của văn
phòng, chịu trách nhiệm trực tiếp trước chánh văn phòng về các lĩnh vực công
tác được phân công hoặc uỷ quyền giải quyết.
13
Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng định kỳ mà tháng họp 1 lần

để bàn bạc, kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nhằm đảm bảo
các nhiệm vụ được thực hiện đầy đủ đúng yêu cầu.
Văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc có mối quan hệ chặt chẽ
với tất cả các phòng, ban, tổ chức trực thuộc uỷ ban.
14
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CƠ QUAN
2.1. Tình hình công tác văn thư của cơ quan
2.1.1. Quản lý công tác văn thư
UBND huyện Ngọc Lặc, lãnh đạo uỷ ban cũng như lãnh đạo văn phòng
đã phần nào xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt
động của ơ quan. Trong thời gian qua hoạt động của văn phòng nói chung
cũng như công tác văn thư nói riêng đã hoạt động dựa trên các văn bản quy
định của Nhà nước và được thực hiện nghiêm túc, hầu như chưa có sai phạm
gì lớn.
Hình thức tổ chức công tác văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc là hình
thức văn thư tập trung, tất cả cá văn bản đi và đến đều được tập trung ở bộ
phận văn thư. Sau đó, bộ phận văn thư đóng dấu văn bản và chuyển đến các
cơ quan.
Việc chỉ đạo công tác văn thư được tiến hành chủ yếu thông qua các
cuộc họp Văn phòng do Chánh văn phòng chủ trì, trong đó nêu rõ nội dung
của công tác văn thư cũng như trách nhiệm của cán bộ văn thư. Khi có sự điều
chỉnh trong quản lý văn bản thì cán bộ công tác văn thư dựa trên cá văn bản
của cục văn thư - Lưu trữ nhà nước, của Chính phủ để thực hiện.
Phòng làm việc của văn thư cơ quan là một phòng làm việc độc lập được
bố trí nằm ở tầng 1 ngay lối ra vào của cơ quan với diện tích 20m
2
, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến, trao đổi thông tin giữa UBND
huyện với các đơn vị khá và thuận lợi cho việc tiếp nhận thông tin bên ngoài

được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
(Sơ đồ phòng làm việc của cán bô văn thư - xem phụ lục 4)
Uỷ ban cũng rất quan tâm đến việc trang trí các trang thiết bị văn phòng
phục vụ cho công tác văn thư. Các máy móc đều được đầu tư, nếu hư hỏng thì
được sửa chữa kịp thời để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của công việc. Hiện
15
nay cơ quan đã ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản
đi, đến (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc).
Trang thiết bị có vai trò rất quan trọng giúp cho cán bộ tiết kiệm được
thời gian và công sức khi tiến hành công việc, đảm bảo cung cấp thông tin kịp
thời và chính xác. Giống như các Văn phòng hiện nay văn phòng HĐND -
UBND huyện Ngọc Lặc đã được trang bị tương đối đầy đủ các loại máy móc
hiện đại, dụng cụ, phương tiện văn phòng từ nhỏ đến lớn như: Kẹp ghim,
máy tính, tủ đựng bảo quản con dấu, bàn làm việc, máy tính, máy fax, điện
thoại, máy in, máy photocopy. Bên cạnh đó phòng làm việc còn đượcbố trí
một cách hợp lý, thiết kế khoa học, trong phòng và bên ngoài được trồng cây
cảnh và cây xanh tạo không khí thoáng mát, thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi
cho cán bộ văn thư làm việc một cách có hiệu quả.
Một số trang thiết bị được dùng trong phòng văn thư - xem phụ lục 5
Nhận thức được tầm quan trọng của việc nâng cao chất lượng, đội ngũ
cán bộ văn phòng nên lãnh đạo cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho các cán
bộ được tham gia các lớp tập huấn, các lớp học ngắn hạn dài hạn về nghiệp
vụ, chuyên môn, đặc biệt tham gia các hội nghị, hội thảo về công tác văn thư.
Nhờ có sự quan tâm chỉ đạo, mà công tác văn thư của cơ quan ngày càng
đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả
Nhìn chung, lãnh đạo cơ quan đã rất quan tâm chú trọng tới việc mua
sắm các loại trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày. Việc bố trí bàn ghế,
máy móc, tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc tương đối khoa học, tạo điều
kiện thuận lợi khí cán bộ tiến hành giải quyết công việc.
Bàn ghế trong các phòng đều được sắp xếp gọn gàng và được thu dọn

hàng ngày, vị trí của tất cả các vật dụng, sổ sách được cố định để thuận tiện
cho việc sử dụng khi cần thiết. Ví dụ như điện thoại được để ở góc dưới, phía
trái bàn làm việc của cán bộ văn thư, các sổ đăng ký công văn đi đến và các
sổ sách, giấy tờ cần thiết được sắp xếp ở góc trên.
16
Ở mỗi phòng làm việc của văn phòng đều được trang bị 01 máy vi tính
đã được nối mạng, được cài đặt 1 số phần mềm nhằm phục vụ cho công tác
tra tìm tài liệu, soạn thảo văn bản, quản lý như Word XP, Word, Office
(Office là phần mềm gồm cả Word và Exel)… hiện nay, việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong các công tác văn phòng ở UBNd huyện Ngọc Lặc còn
tiến hành nối mạng máy tính nội bộ (mạng LAN)
Để đảm bảo cho công tác văn thư được tiến hành nhanh chóng, chính xác
và hiệu quả hơn, UBND huyện Ngọc Lặc đã cài đặt một số phần mềm trên
mạng (Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc ) chuyên để đăng ký
công văn đi đến, lưu trữ công văn và tra tìm khi cần thiết.
Hiện tại thì cơ quan chưa có trang bị máy huỷ tài liệu, phần lớn tài liệu,
giấy tờ loại ra trong quá trình giải quyết công việc đều được tiêu huỷ bằng
phương pháp thủ công
Với sự trợ giúp của trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ và hiện
đại, văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc luôn luôn hoàn thành mọi
công việc được giao.
2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư của UBND huyện Ngọc
Lặc
Giống như các cơ quan tổ chức khác, để cho công tác văn thư được hoạt
động có hiệu quả ngoài việc đầu tư hệ thống cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện đại,
cùng đội ngũ cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì công tác
chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp thời, chính xác từ cấp trên là rất quan trọng,.
Có như thế thù mới đảm bảo được hiệu quả tốt nhất cho công tác văn thư của
UBND huyện. Công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc bao
gồm nhiều nội dung và có mức độ phức tạp khác nhau. Tuỳ thuộc vào chức

năng nhiệm vụ của từng đơn vị, cá nhân được giao phụ trách những nội dung
nhất định và phân công trách nhiệm rõ ràng như sau:
- Trách nhiệm của UBND huyện Ngọc Lặc:
17
Chủ tịch UBND huyện Ngọc Lặc chịu trách nhiêm quản lý công tác văn
thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các
cơ quan cấp dưới, đơn vị trực thuộc.
Chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan.
Trực tiếp ký các văn bản do HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc ban hành
(ký theo hình thức thay mặt hoặc uỷ quyền cho cán bộ cấp dưới như Phó chủ
tịch).
- Trách nhiệm của chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc.
Trực tiếp chỉ đạo công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị
trực thuộc.
Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng
Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và
ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành
tham gia vào việc thảo, duỵêt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ
quan.
Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi
đi.
Tổ chức việc đánh máy văn bản đi
- Trách nhiệm của công chức viên chức trong UBND huyện Nl
Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và
cán bộ phụ trách đơn vị. Thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của
mìh. Lập hồ sơ công việc của mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng
quy định của cơ quan

Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu.
Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư
của HĐND - UBND huyện
18
- Trách nhiệm của văn thu chuyên trách đối với việc quản lý và giải
quyết văn bản đi
Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình người có thẩm quyền xem xét,
duỵêt, ký, ban hành
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản ghi sổ ngày tháng cho văn
bản
Đóng dấu văn bản đi
Đăng ký văn bản đi
Chuyển giao văn bản đi
Sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bảo lưu
Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan, như sổ đăng ký văn bản đi đến, sổ
chuyển giao văn bản
2.2. Quản lý văn bản đi của UBND huyện Ngọc Lặc
UBND huyện Ngọc Lặc có chức nưang quản lý nhà nước tại địa phương
về toàn diện các mặt củă đời sống kinh tế xã hội. Do vậy, hệ thống văn bản
hình thành trong hoạt đọng của uỷ ban đa dạng cả về hình thức và nội dung.
Vì vậy mà việc quản lý văn bản đi là công việc quan trọng trong công tác
quản lý văn bản được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc. Bộ phận văn thư
quản lý văn bản theo sổ đăng ký văn bản và hồ sơ công việc.
Văn bản đi của cơ quan là tất cả các văn bản do cơ quan sản sinh ra để
quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để gửi đến
các đối tượng liên quan.
Việc quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và
đúng quy trình mà nhà nước đã quy định.
Hiện nay để có thể quản lý được khối lượng văn bản mà cơ quan mình

ban hành các cán bộ văn thư của UBND huyện Ngọc Lặc đã lập sổ đăng ký
văn bản đi nhờ đó mà mọi văn bản do cơ quan ban hành gửi đi đều được lưu
giữ lại nhằm phục vụ cho công tác hoạt động của UBND. Tuy nhiên hiện nay
19
việc đăng ký văn bản đi này vẫn còn tiến hành theo phương pháp truyền thống
gây chồng chéo khối lượng văn bản đồng thời gây khó khăn cho công tác
nghiên cứu, tra tìm văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc từ đó ảnh hưởng đến
chất lượng làm việc của cán bộ chuyên môn
Theo thống kê trong 4 năm gần đây UBND huyện Ngọc Lặc ban hành số
lượng văn bản ngày càng tăng lên. Các loại sổ mà cán bộ văn thư dùng để
đăng ký văn bản đi bao gồm:
- Quyết định
- Công văn
- Báo cáo
- Thông Báo
- Giấy mời
- Chỉ thị
- Tờ trình
Kế hoạch được ghi vào sổ công văn, ngoài ra còn có giấy giới thiệu, giấy
đi đường
(Mẫu sổ công văn đi - xem phụ lục 5)
Số lượng văn bản đi được thể hiện cụ thể qua bảng số liệu sau:
STT Tên loại văn bản
Năm
2008 2009 2010 2011
1 - Quyết định 1716 1920 3016 5060
2 - Công văn 807 986 1012 1144
3 - Báo cáo 50 63 78 96
4 - Thông Báo 57 90 180 268
5 - Giấy mời 333 267 296 282

6 - Chỉ thị 07 13 10 15
7 - Tờ trình 171 632 309 674
20
- Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy rằng số lượng văn bản mà UBND
huyện ban hành trong 4 năm gần đây đã dần tăng lên, trong đó văn bản được
chuyển đi nhiều nhất là quyết định và công văn
+ Quyết định 2008 là 1716 đến năm 2011 là 5060
+ Công văn năm 2008 là 807 đến năm 2011 là 1144
Các loại như báo cáo thông báo, tờ trình, giấy mời và chỉ thị được ban
hành ít hơn nhưng cũng tăng dần theo thời gian. Điều này cho thấy khối
lượng công việc mà uỷ ban phải giải quyết ngày càng nhiều, so với số lượng
văn bản ban hành năm 2008 thì ít hơn rất nhiều so với số lượng văn bản ban
hành năm 2011, điều này có thể thấy rằng cải cách hành chính ở UBND
huyện Ngọc Lặc đã bước đầu đạt hiệu quả. Lượng văn bản quy phạm pháp
luật được ban hành rất nhiều.
Văn bản do UBND huyện Ngọc Lặc được ban hành và gửi đi rất nhiều
cơ quan khác nhau.
Theo số liệu thống kê đwocj các cơ quan nhận văn bản của UBND huyện
Ngọc Lặc nhiều nhất là UBND tỉnh, các sở (để báo cáo), các xã, thị trấn (để
chỉ đạo công việc hướng dẫn chỉ đạo các chủ trương, chính sách)
Trong thời gian từ ngày 09/04 đến 01/06/2012 thực tập được trực tiếp
thực hành những khâu nghiệp vụ về công tác văn thư của UBND huyện Ngọc
Lặc em đã có thời gian khảo nghiệm và áp dụng những kiến thức đã học vào
những khâu nghiệp vụ về công tác văn thư. Quy trình quản lý văn bản đi tại
văn phòng HĐND - UBND huyện Ngọc Lặc được tiến hành như sau:
21
Bước 1: Trình ký văn bản
Văn bản sau khi được soạn thảo, in ấn xong thì phải trình cho Thủ
trưởng hoặc được thủ trưởng uỷ quyền ký trước khi ban hành.
Thông thường thì cá văn bản được kiểm tra kỹ về nội dung, thể thức có

chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo văn bản đưa vào cặp trình ký
để trình cho lãnh đạo cơ quan ký.
22
Trình ký văn bản đi
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật
trình bày, ghi số ngày tháng văn bản
Đăng ký văn bản đi
Nhân bản văn bản đi
Đóng dấu văn bản đi
Lưu văn bản đi
Chhuyển giao văn bản đi
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
sử dụng bảo lưu
UBND huyện Ngọc Lặc là cơ quan làm việc theo chế độ Thủ trưởng, nên
thủ trưởng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan.
Thể thức đề ký vag chức vụ của người ký văn bản trình bày ở góc phải,
dưới phần nội dung văn bản và dòng cuối của phần nội dung từ một đến hai
dòng cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Ví dụ:
CHỦ TỊCH
Bùi Trung Anh
Trong trường hợp thủ trưởng đi vắng hoặc có việc bận thì giao cho cấp
phó của mình ký thay (KT) cá văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách
Ví dụ:
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phạm Hùng Thư
Bước 2: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi sổ ngày
tháng văn bản

Trước khi ghi sổ và ngày tháng văn bản văn thư cơ quan có trách
nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản,
xem văn bản có đảm bảo các yếu tố về thể thức hay không, hình thức trình
bày có đúng tiêu chuẩn hay không, nếu chưa đúng thì cán bộ văn thư phải yêu
cầu sửa lại trước khi chuyển giao
(sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản - Xem phụ lục 7)
Ghi số ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi,
mỗi văn bản được ghi 1 số và ngày cơ quan để lấy số theo hệ thống chung của
23
cơ quan. số của văn bản được ghi bằng chữa Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào đầu
năm và kết thúc ào ngày 31/12 hàng năm
Ký hiệu của Quyết định, chỉ thị gồm chữ viết tắt loại văn bản, bản sao
kèm theo Thông tư liên tịch số 55 và chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh Nhà nước ban hành văn bản
Ví dụ: số 1238/QĐ-UBND
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan và chữ viết tắt
tên đơn vị soạn thảo
VD: Số 353/UBND-NN&PTNT
Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ký
ban hành. Ngày tháng năm ban hành văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu
và phải được viết đầy đủ cả ngày tháng năm. Chỉ ngày, tháng, năm là số Ả
rập, những số nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 thì phải ghi số 0 ở trước số đó.
Ví dụ: Ngọc Lặc, ngày 04 tháng 05 năm 2012
Bước 3: đăng ký văn bản gửi đi
Việc đăng ký văn bản là công việc bắt buộc trước khi nhân bản và
chuyển giao văn bản đi. Tại UBND huyện Ngọc Lặc thì việc đăng ký văn bản
vẫn được tiến hành theo phương pháp truyền thống (bằng sổ) và chủ yếu là sổ
văn bản đi loại thường, theo mẫu in sẵn bao gồm các cột, các mục và phải ghi
đầy đủ, đúng, rõ ràng
(Mẫu số đăng ký văn bản đi, bìa sổ và phần đăng ký bên trong - Xem

phụ lục 8)
Bước 4: Nhân bản văn bản đi
Văn bản đi được cơ quan soạn thảo xem xét số lượng gửi đi và đem đi
nhân bản.
Bước 5: Đóng dấu văn bản đi
Sau khi đi nhân bản thì cán bộ chuyên môn quay lại phòng văn thư để
đóng dấu và văn thư có trách nhiệm:
24
- Đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm
quyền
- Dấu đóng lên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn và đúng
màu mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký phải đóng chèn lên 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo thì đóng dấu treo ở bên trái trùm
lên một phần tên cơ quan
- việc đóng dấu và đóng các loại dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc, tối mật,
tuỵêt mật, mật đều được tuân theo quy định của Nhà nước
(Hộp đựng dấu của văn thư cơ quan UBND huyện Ngọc Lặc - Xem phụ
lục 9)
Bước 6: Lưu văn bản đi
Mỗi một loại văn bản dđ của coq quan sau khi đóng dấu đều đwocj văn
thư lưu lại 01 bản. Thường thì đơn vị soạn thảo văn bản lưu bản gốc (Bản gốc
không đóng dấu cơ quan) và văn thư lưu lại bản đã được nhân bản để phục vụ
cho việc tra tìm, nghiên cứu.
Bước 7: Chuyển giao văn bản đi
Cán bộ văn thư làm thủ tục phát hành và lựa chọn bì, tuỳ theo số lượng
văn bản nhiều hay ít mà lựa chọn đối tượng, loại bì to nhỏ khác nhau cho phù
hợp, văn bản trước khi được đưa vào bì thì gấp làm ba phần bằng nhau.
Đối với một số văn bản thì được chuyển đi qua máy fax hoặc qua mạng,
qua đường bưu điện.

Cán bộ văn tư tại UBND huyện Ngọc Lặc thực hiện việc chuyển giao
nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ và theo dõi sát sao quá trình
chuyển giao văn bản.
(Mẫu bì chuyển giao văn bản - xem lại phụ lục 10)
Việc chuyển phát văn bản đi, văn thư gửi theo nơi nhận của văn bản, văn
bản phải đựơc cho vào bì, ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, người nhận, địa chỉ và
25