Tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại công ty TNHH VẠN LỢI

Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- - - BỘ TÀI CHÍNH - - -
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA KẾ TOÁN

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI :
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ
THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚI KHÁCH HÀNG
VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ,KHẢ NĂNG
THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI.
HÀ NỘI, THÁNG 5/2010
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 1
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
“ Em xin cam đoan nội dung chuyên đề do chính em viết, đề tài bắt nguồn từ
thực tế tại công ty em thực tập. Các số liệu trong chuyên đề này đúng theo số
liệu của công ty TNHH VẠN LỢI năm 2009.”
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 2
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT.
SXKD : SẢN XUẤT KINH DOANH
HĐSXKD : HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
TNHH : TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
KTTT : KINH TẾ THỊ TRƯỜNG
NVTT : NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
PTTT : PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
QHTT : QUAN HỆ THANH TOÁN
DN : DOANH NGHIỆP
XNK : XUẤT NHẬP KHẨU
BCTC : BÁO CÁO TÀI CHÍNH
BCĐKT : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

NKC : NHẬT KÝ CHUNG
TCKT : TỔ CHỨC KẾ TOÁN
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 3
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
MỤC LỤC.
Lời mở đầu. 7
Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh
toán với người bán, khách hàng và phân tích tình hình công nợ và
khả năng thanh toán trong DN. 9
1.1. Khái niệm, vai trò, vị trí hoạt động thanh toán trong công tác quản lý
tài chính của doanh nghiệp. 9
1.1.1. Các khái niệm. 9
1.1.2. Phân loại nghiệp vụ thanh toán và các phương thưc thanh toán chủ yếu
hiện nay. 10
1.1.3. Vai trò, vị trí, ý nghĩa của hoạt động thanh toán với hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp 15
1.2. Các nguyên tắc chung trong tổ chức kế toán, việc tổ chức hạch toán các
nghiệp vụ kế toán thanh toán, và tổ chức kế toán máy. 16
1.3. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp. 20
1.3.1. Hạch toán các nghiệp vụ trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với
người bán. 20
1.3.2. Hạch toán các nghiệp vụ trong quan hệ thanh toán của doanh nghiệp với
khách hàng. 24
1.3.3. Tổ chức báo cáo các hoạt động kế toán và TCKT theo hình thức NKC.26
1.4. Lý luận chung về phân tích công nợ và khả năng thanh toán trong
doanh nghiệp. 28

Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 4
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Chương 2 : Thực trạng về tình hình tổ chức kế toán các nghiệp

vụ thanh toán và phân tích tình hình công nợ và thanh toán tại
công ty TNHH Vạn Lợi. 32
2.1. Đặc điểm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH
VẠN LỢI. 32
2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH VẠN LỢI và tập đoàn thép Vạn Lợi.
2.1.2. Mô hình tổ chức công ty, các phòng ban, phòng kế toán. 36
2.1.3. Tình hình tổ chức phòng kế toán, công việc hạch toán các nghiệp vụ tại
phòng kế toán. 37
2.1.4. Một vài số liệu công ty Vạn Lợi những năm gần đây. 42
2.2 .Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng ở
công ty TNHH VẠN LỢI. 45
2.2.1. Tổ chức hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán. 45
2.2.1.1. Tổ chức hạch toán NVTT với người bán, khi doanh nghiệp đi bán chịu.
2.2.1.2. Tổ chức hạch toán NVTT với người bán, khi doanh nghiệp đặt trước tiền
hàng. 50
2.2.2. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. 51
2.2.2.1. Tổ chức hạch toán NVTT với khách hàng, khi doanh nghiệp đi mua chịu
của khách hàng. 51
2.2.2.2. Tổ chức hạch toán NVTT với khách hàng khi khách hàng ứng tiền trước
cho doanh nghiệp. 57
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 5
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
2.2.3. Tổ chức hạch toán việc thu tiền, chi tiền, bù trừ công nợ trong quan hệ
thanh toán với người bán, khách hàng. 58
2.3. Phân tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại công ty TNHH
VẠN LỢI . 69
Chương 3: Đánh giá, kiến nghị phương hướng và các giải pháp
hoàn thiện công tác tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại
công ty công ty TNHH VẠN LỢI. 77
3.1. Những ưu điểm, nhược điểm trong tổ chức công tác kế toán các nghiệp vụ

thanh toán tại công ty TNHH VẠN LỢI. 77
3.2. Các kiến nghị, phương hướng nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán
các nghiệp vụ thanh toán tại công ty TNHH VẠN LỢI. 80
Kết luận. 83
Danh mục tài liệu tham khảo. 84
Ý kiến nhận xét của thầy cô hướng dẫn thực tập. 85
Ý kiến nhận xét của đơn vị thực tập. 86
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 6
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Lời mở đầu
Hòa chung với xu thế hội nhập kinh tế thế giới, Việt Nam đang có những bước
chuyển mình trong kinh tế để hội nhập với các nước. Công cuộc cải cách kinh tế
từ năm 1986 tới nay đã đạt nhiều thành tựu đáng khen gợi. Nền kinh tế Việt Nam
từ nền nông nghiệp thuần túy dần chuyển mình thành nước công nghiệp. Với mô
hình nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Việt Nam đang xây
dựng nền kinh tế tăng trưởng ổn định, phát triển bền vững. Trong đó hệ thống kế
toán đóng góp vai trò hết sức quan trọng. Có thể nói kế toán là khởi nguồn của
mọi hoạt động kinh tế. Hiểu được các nội dung của kế toán giúp cho mọi người
hiểu được bản chất của hoạt động kinh tế, từ đó có thể ra quyết định đúng đắn
cho mình. Với vị trí quan trọng đó, hệ thống kế toán Việt Nam nói chung và ở
các tổ chức đào tạo, chủ thể kinh tế nói riêng, đã và đang phát triển và hoàn
thiện, để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế. Trong đó Học
viện Tài Chính được biết đến là cái nôi đào tạo cử nhân kế toán uy tín, đáp ứng
được nhu cầu của xã hội.
Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển cơ sở hạ tầng, chính vì thế thép cho
xây dựng và sản xuất đóng vai trò hết sức to lớn. Thị trường thép theo đó mà có
những bước phát triển. Công ty TNHH Vạn Lợi một trong những công ty thép
với nhiều nhãn hiệu thép hàng đầu Việt Nam đang cung cấp cho thị trường.
Sau những năm tháng học tập dưới mái trường và thời gian đi thực tập ở cở sở,
tôi càng hiểu và năm bắt được kinh thức thực tế về nền kinh tế nói chung, kế

toán và các hoạt động kinh tế khác nói riêng. Điều đầu tiên trong quá trình
SXKD phải đề cập đến là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa giữa các chủ
thể kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh tế hàng ngày. Trong đó hoạt động
thanh toán đóng vai trò quan trọng, là khâu không thể thiếu trong hoạt động kinh
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 7
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
doanh SXKD của các doanh nghiệp. Có thể ví hoạt động thanh toán là mắt xích
trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là dầu mỡ
làm cho guồng máy chạy tốt hơn. Các hoạt động thanh toán cũng phát triển theo
cùng nhịp độ phát triển của nền kinh tế. Từ hình thức thanh toán giản đơn như
hàng đổi hàng, ngày nay đã có rất nhiều PTTT như : thanh toán chuyển khoản,
thanh toán qua thư tín dụng L|C, ủy thác thanh toán… Hiệu quả của công tác
thanh toán ảnh hưởng lớn tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy tổ chức các hoạt động thanh toán, kế toán thanh toán như thế nào để tăng
tốc độ luân chuyển vốn, hạn chế tình trạng ứ đọng vốn, chiếm dụng vốn quá
nhiều là một vấn đề đáng chú ý của người quản lí và các nhà kế toán.
Xuất phát từ thực tế trên và sự nắm bắt thực tế tại công ty TNHH VẠN LỢI,
trực thuộc tập đoàn thép Vạn Lợi. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán, tôi
mạnh dạn nghiên cứu phần hành này trong chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “ Tổ
chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, với khách hàng và phân
tích tình hình công nợ, khả năng thanh toán tại công ty TNHH VẠN LỢI”.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, chuyên đề này gồm ba phần chính sau:
Chương 1 : Lý luận chung về tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán với
người bán, khách hàng và phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán
trong doanh nghiệp.
Chương 2 : Thực trạng về tình hình tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán và
phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán tại công ty TNHH Vạn Lợi.
Chương 3: Đánh giá, phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác tổ
chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty công ty TNHH VẠN LỢI .
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 8

Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Chương 1 : NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH
CÔNG NỢ , KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP
1.1. Khái niệm, vai trò, vị trí hoạt động thanh toán trong công tác quản
lý tài chính của doanh nghiệp.
1.1.1. Các khái niệm.
Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên(người hoặc công ty, tổ chức)
cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một
giao dịch có ràng buộc pháp lý. Tiền là phương tiện chủ yếu thực hiện trao đổi
hàng hóa, đồng thời là việc kết thúc quá trình trao đổi. Lúc này tiền thực hiện
chức năng phương tiện thanh toán. Sự vận động của tiền tệ có thể tách rời hay
độc lập tương đối với sự vận động của hàng hoá. Thực hiện chức năng phương
tiện thanh toán, tiền không chỉ sử dụng để trả các khoản nợ về mua chịu hàng
hóa, mà chúng còn được sử dụng để thanh toán những khoản nợ vượt ra ngoài
phạm vi trao đổi như nộp thuế, trả lương, đóng góp các khoản chi dịch vụ, …
Trong thanh toán có ít nhất hai chủ thể, bên thanh toán và bên nhận thanh toán.
Ngoài ra trong nền kinh tế phát triển thì quan hệ thanh toán xuất hiện chủ thể thứ
ba như ngân hàng, nhà bảo lãnh,… đứng ra làm cầu nối cho hai chủ thể trên,
giúp việc thanh toán diễn ra thuận lợi, dễ dàng hơn.
Sơ đồ quan hệ thanh toán :

Quan hệ thanh toán chủ yếu trong DN xảy ra khi DN có quan hệ mua bán hàng
hóa dịch vụ và có sự trao đổi về một khoản vay nợ, tiền vốn cho kinh doanh.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 9
Người thanh toán
( người trả tiền)
Phương tiện thanh toán
Người nhận
thanh toán

Bên thứ ba ( nếu có)
Bên thứ ba ( nếu có)
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ nợ và con
nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn cho
vay, nợ. Đó cũng là quan hệ thanh toán trong nội bộ DN, quan hệ thanh toán với
nhà nước về các nghĩa vụ phải nộp, phải thu, quan hệ với các ngân hàng,
Thanh toán với người bán trong DN là quan hệ thanh toán của DN với người
bán hàng cho DN, với các nhà cung cấp các yếu tố đầu vào,hàng hóa, dịch vụ.
DN được nhận hàng hóa, dịch vụ, và có nghĩa vụ thanh toán tiền, hàng hóa,
dịch vụ, cho bên bán theo những quy định trong hợp đồng của hai bên.
Thanh toán với người mua ( khách hàng) trong DN là quan hệ thanh toán của
DN với người mua hàng của DN. DN bán hàng hóa, dịch vụ, và nhận tiền,
hàng hóa, dịch vụ, do bên mua trả theo theo những quy định trong hợp đồng
của hai bên.
Thanh toán với nhà nước là nghĩa vụ DN trong việc thu về hay nộp các khoản
thuế, phí, lệ phí theo quy định nhà nước.
Thanh toán với ngân hàng hiện nay là quan hệ thân thiết, DN thanh toán các
khoản nợ vay, khoản lãi vay, hoặc cho vay, nhờ thu hộ,
1.1.2. Phân loại nghiệp vụ thanh toán và các phương thức thanh toán chủ
yếu hiện nay.
1.1.2.1. Phân loại nghiệp vụ thanh toán.
NVTT trong DN hiện nay rất phong phú, ở đây tôi đề cập đến một số NVTT
chủ yếu được phân loại như sau:
- Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ, nguồn gốc phát sinh, NVTT được chia thành
+ thanh toán các khoản phải thu
+ thanh toán các khoản phải trả
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 10
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- Căn cứ vào thời hạn thanh toán , các NVTT được chia thành :

+ Thanh toán các khoản nợ ngắn hạn
+ Thanh toán các khoản nợ dài hạn
+ Thanh toán sau khi nhận hàng
+ Thanh toán trước khi nhận hàng
+ Thanh toán trả góp, trả chậm
- Căn cứ vào phạm vi thanh toán, các NVTT được chia thành :
+ Thanh toán bên trong DN như : Trả lương công nhân viên, tiền tạm
ứng, thanh toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ
+ Thanh toán bên ngoài DN như : Quan hệ thanh toán với người mua
người bán, với nhà nước, với các tổ chức tín dụng
1.1.2.2. Phương thức (hình thức) thanh toán( PTTT).
Là tổng thể các quy định về một cách thức trả tiền, trả nợ… là sự liên kết các
yếu tố của quá trình thanh toán. PTTT ngày nay cũng rất đa dạng. Cùng với sự
phát triển của hệ thống ngân hàng, của khoa học kĩ thuật các PTTT ngày nay
càng được thực hiện một cách thuận lợi, vừa đảm bảo an toàn thanh toán vừa tiết
kiệm hiệu quả.
Có thể chia PTTT làm hai loại cơ bản :
- Thanh toán dùng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh
toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các
loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì
bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh
toán này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và
đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên
phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong
thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ…
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 11
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- Thanh toán không dùng tiền mặt là thực hiện bằng cách trích chuyển trên
các tài khoản ở Ngân hàng, tổ chức tín dụng hoặc bù trừ công nợ lẫn nhau
giữa những người phải thanh toán và những người thụ hưởng. Xét về mặt lý

luận, thanh toán không dùng tiền mặt là một hình thức vận động của tiền tệ.
Ở đây, tiền vừa là công cụ kế toán, vừa là công cụ để chuyển hoá hình thức
giá trị của hàng hoá và dịch vụ. Thanh toán không dùng tiền mặt chỉ được
phát triển và hoàn thiện trong nền kinh tế thị trường và được áp dụng rộng rãi
trong lĩnh vực kinh tế tài chính đối nội cũng như đối ngoại. Sự phát triển
rộng khắp của thanh toán không dùng tiền mặt hiện nay là do yêu cầu phát
triển vượt bậc của nền kinh tế hàng hoá.
Các phương thức thanh toán trong thực tế:
Hình thức thanh toán hiện nay ở Việt Nam phổ biến là thanh toán bù trừ, các
loại hình thanh toánqua ngân hàng và các tổ chức như: chuyển tiền điện tử,
internet banking, hệ thống thanh toán qua ATM, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,
thư tín dụng,sec, ngân phiếu thanh toán, L/C, điện chuyển tiền, thẻ thanh toán,
điện chuyển tiền, thanh toán qua SMS, thanh toán qua thẻ cào
* Thanh toán bù trừ được áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua
và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán
này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải
thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần
phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải
trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi.
* Sec là giấy tờ có giá do người kí phát lập, ra lệnh cho người bị ký phát là
ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được phép của NHNN Việt
Nam, trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người
thụ hưởng.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 12
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Các lọai Sec:
• Séc lệnh.
• Séc vô danh.
• Séc trơn.
• Séc gạch chéo.

• Séc gạch chéo đặc biệt.
• Séc ngân hàng (hay séc tiền mặt).
• Séc bảo chi.
* Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.
Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu
hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
* Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.
Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ
mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân
sách Nhà nước ,và một số thanh toán khác…
* Các hình thức chuyển tiền điện tử, internet banking, thanh toán qua thẻ tín
dụng, thẻ cào, thanh toán qua sms, L/C trong nước… là các hình thức thanh
toán mới phát triển , tuy nhiên nó được phát triển nhanh chóng mang lại tính an
toàn, tiện lợi, nhanh chóng và hiệu quả trong thanh toán cho các DN. Các loại
hình thanh toán này được áp dụng tùy từng loại hình DN, tùy cách thức DN thực
hiện. Tuy nhiên các hình thức thanh toán này chưa được áp dụng rộng rãi trong
giao dịch thương mại của các DN sản xuất, kinh doanh.
* Thanh toán quốc tế thông qua thư tín dụng (L/C):
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 13
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
L/C là một cam kết thanh toán có điều kiện bằng văn bản của một tổ chức tài
chính (thông thường là ngân hàng) đối với người thụ hưởng L/C (thông thường
là người bán hàng hoặc người cung cấp dịch vụ) với điều kiện người thụ hưởng
phải xuất trình bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều khoản được quy định
trong L/C, phù hợp với Quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ
(UCP) được dẫn chiếu trong thư tín dụng và phù hợp với Tập quán ngân hàng
tiêu chuẩn quốc tế dùng để kiểm tra chứng từ trong phương thức tín dụng chứng
từ (ISBP).
* Thanh toán bằng điện chuyển tiền ( Teletranmission-TTR):
Phương thức này cơ bản giống như thanh toán L/C nhưng có sự giản tiện hơn

về mặt thủ tục thanh toán. Áp dụng phương thức này trong trường hợp hai bên có
sự giao dịch thường xuyên lâu dài, có sự tin tưởng lẫn nhau và bên bán chấp
nhận cho bên mua thanh toán bằng điện chuyển tiền
* Thanh toán bằng ủy thác thu( collection):
Là hình thức trong quan hệ thanh toán ngoại thương, trong đó người xuất khẩu
sau khi đã giao hàng cho người nhập khẩu thì lập giấy ủy thác thu nhờ ngân hàng
phục vụ mình thu hộ số tiền ở người nhập khẩu trên cơ sở hối phiếu do người
xuất khẩu ký phát.
* Thanh toán chuyển tiền ( Remittance):
Là hình thức thanh toán, trong đó người chuyển tiền yêu cầu ngân hàng phục vụ
mình thông qua ngân hàng đại lý hay chi nhánh ở nước ngoài chuyển trả một số
tiền nhất định cho người thụ hưởng.
1.1.3. Vai trò, vị trí, ý nghĩa của hoạt động thanh toán với HĐSXKD của DN
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 14
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Là khâu cuối cùng trong quá trình SXKD của các DN, thanh toán đóng vai trò
quan trọng trong sự phát triển của các DN, là bộ phận quan trọng trong công tác
tài chính, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động SXKD. HĐSXKD bắt
nguồn từ khâu mua nguyên vật liệu, yếu tố đầu vào, tổ chức sản xuất, đến tiêu
thụ sản phẩm hàng hóa, bất cứ khâu nào trong quá trình này tiến hành không
thuận lợi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả khâu đó và cả quá trình hoạt động.
Hoạt động thanh toán được thực hiện một cách khoa học, hợp lý và kịp thời sẽ
có những tác động tích cực đến kết quả SXKD của DN và ngược lại. Việc tổ
chức công tác kế toán thanh toán một cách khoa học, hợp lý, hiệu quả là một nội
dụng quan trọng thu hút sự chú ý các cấp lãnh đạo và những người làm công tác
tài chính trong DN.
HĐTT có ý nghĩa lớn trong quá trình sản xuât kinh doanh của DN. Trong quan
hệ với người bán( nhà cung cấp), quan hệ với người mua( khách hàng), nếu làm
tốt công tác kế toán thanh toán sẽ tăng uy tín của DN, các hoạt động của DN
diễn ra trôi chảy hơn. Ngược lại, DN có thể bị đình trệ SXKD, có thể xẩy ra các

trường hợp bị chiếm dụng vốn,ứ đọng, mất vốn,…
Trong QHTT các nghĩa vụ với nhà nước, yêu cầu DN cần làm đúng, đủ, kịp
thời các khoản nghĩa vụ với nhà nước. Không làm tốt công tác thanh toán DN có
thể bị phạt, truy tố với pháp luật, thu hồi giấy phép kinh doanh.
Với ngân hàng và các tổ chức tín dụng, việc thanh toán không đúng thời hạn
làm giảm uy tín DN. Gây khó khăn trong công tác vay vốn, huy động vốn, thực
hiện các dịch vụ khác về sau.
Ngoài ra, QHTT với cán bộ công nhân viên, thanh toán trong nội bộ,… cũng
ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp tới các hoạt động, kết quả SXKD của DN.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 15
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
1.2. Các nguyên tắc chung trong việc tổ chức công tác kế toán, tổ chức hạch
toán các nghiệp vụ thanh toán, và tổ chức kế toán máy ở các DN.
1.2.1. Nguyên tắc trong tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán như một hệ thống các yếu tố cấu thành bao gồm :
- Lựa chọn loại hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù
hợp với loại hình công tác kế toán đã lựa chọn.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu và tổ chức luân
chuyển chứng từ kế toán một cách hợp lý.
- Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán nhà nước ban hành.
- Lựa chọn hình thức kế toán phù hợp.
- Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán.
- Tổ chức việc nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn, quản lý, trình độ khoa
học kĩ thuật, tin học, ngoại ngữ, trang thiết bị ghi chép, xử lý tính toán, thông tin.
Tổ chức kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc khoa học, hợp lý. Tức là phải phù
hợp với quy định của nhà nước, phù hợp điều kiện của DN, của ngành, phù hợp
sự phát triển của khoa học kĩ thuật, khoa học kinh tế, kế toán ở từng giai đoạn.
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức kế toán các nghiệp vụ thanh toán ( NVKTTT).
Do giới hạn, tôi trình bày nguyên tắc kế toán các phải phải thu khách hàng và
các khoản phải trả.

* Kế toán phải thu khách hàng.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 16
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Khoản phải thu khách hàng là một bộ phận vốn của đơn vị bị các cá nhân, tổ
chức chiếm dụng. Tuy thuộc sở hữu của đơn vị nhưng không thuộc quyền sử
dụng của đơn vị, là khoản vốn dễ gây thất thoát của đơn vị. Quản lý chặt chẽ,
tránh thất thoát là yêu cầu thường xuyên, cấp bách của các đơn vị. Khi hạch toán
các khản này phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau :
- Phải mở sổ chi tiết với từng đối tượng phải thu, theo từng khoản nợ và từng
lần thanh toán.
- Trường hợp bán hàng thu tiền ngay thì không hạch toán vào tài khoản này.
- Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên,dư nợ lớn thì định kỳ
cần tiền hành đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, và số nợ còn
thiếu, nếu cần có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản.
- Phải tiến hành phân loại nợ : nợ có thể trả đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi
hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng hoặc
có biện pháp xử lý với nợ phải thu không đòi được.
- Trong quan hệ bán sản phẩm xây lắp, thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ, lao vụ
sản phẩm theo sự thỏa thuận giữa DN xây lắp và khách hàng nếu không đúng
theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu các DN xây
lắp giảm giá hoặc trả lại số hàng đã giao.
- Khoản phải thu về phí chờ quyết toán của từng công trình phải được thoeo dõi
chi tiết theo từng công trình xây dựng, khoản phí này la căn cứ để tính số trích
trước về chi phí bảo hành công trình xây dựng vào chi phí bán hàng.
- Các tài khoản chủ yếu có số dư Nợ, nhưng trong trường hợp khách hàng trả
trước tiền hàng, thu nhiều hơn thực tế phải thu, thì tài khoản có số dư Có. Việc
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 17
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
hạch toán các khoản này khi lập BCTC phải lấy số dư chi tiết của các đối tượng
nợ phải thu để lên hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn.

* Kế toán các khoản nợ phải trả.
Các khoản nợ phải trả là các khoản vốn mà DN phải chi trả, thanh toán cho
đơn vị, các tổ chức kinh tế xã hội, hoặc cá nhân như: nợ tiền vay, nợ phải trả cho
người bán, phải trả phải nộp cho nhà nước, cho cấp trên, trả cho công nhân viên
và các khoản phải trả khác. Các khoản này có thời hạn, phạm vi khác nhau, mặt
khác trong quá trình SXKD luôn biến động. Do đó cần quản lý chặt chẽ, sử dụng
đúng mức, có hiệu quả, đảm bảo thanh toán đầy đủ,chính xác, đúng hạn.
Các quy định có tình nguyên tắc khi hạch toán các khoản nợ này :
- Tất cả các khoản nợ phải trả của DN phải theo dõi trên sổ chi tiết theo từng
khoản nợ, đối tượng nợ. Ghi chép số phải trả, số đã trả, số tăng lên trong kỳ và
số còn phải trả với từng chủ nợ.
- Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên,số nợ lớn thì định kỳ
cần tiền hành đối chiếu tình hình công nợ cụ thể, nếu cần có thể yêu cầu xác
nhận bằng văn bản.
- Các tài khoản nợ phải trả thường có số dư Có, nhưng trong trường hợp DN trả
trước tiền hàng, số trả nhiều hơn thực tế phải trả, thì tài khoản có số dư Nợ. Việc
hạch toán các khoản này khi lập BCTC phải lấy số dư chi tiết của các đối tượng
nợ phải trả để lên hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn của BCĐKT.
1.2.3. Nguyên tắc tổ chức kế toán máy tại các DN.
Ngày nay, khi mà trình độ khoa học đặc biệt là lĩnh vực công nghệ thông tin
phát triển mạnh mẽ, tin học hóa được đưa vào ở tất cả các lĩnh vực, đã mang lại
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 18
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
hiệu quả kinh tế rõ rệt. Việc áp dụng tín học vào công tác kế toán cũng được các
DN coi trọng. Hầu hết các công ty hiện nay đều dùng phần mềm kế toán trong
việc hạch toán của mình.
Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý
các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân
loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý các thông tin trên chứng từ, sổ sách theo
quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo

quản trị, và báo cáo thông kê phân tích tài chính khác. Phần mềm kế toán phải
được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán, hoặc kết hợp cả bốn hình
thức với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,
nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và cáo báo cáo tài chính theo quy định. Sổ
kế toán theo hình thức nào phải thiết kế theo hình thức kế toán đó, nhưng không
bắt buộc hoàn toàn giống với ghi bằng tay.
Mô hình diễn tả quy trình, nguyên tắc hoạt động của phần mềm kế toán:

Tổ chức ứng dụng kế toán máy trong các DN cần lựa chọn phần mềm thích hợp
với đơn vị mình về lĩnh vực hoạt động, về nhu cầu thông tin, về quy mô DN,
trang bị máy móc thiết bị, phù hợp với trình độ cán bộ nhân viên.
Việc tổ chức kế toán máy ở DN phải có tính bảo mật, đồng thời phải có biện
pháp quản lý dữ liệu kế toán, cần phân định thẩm quyền sử dụng, thẩm quyền
nhập, truy xuất dữ liệu.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 19
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
1.3. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán trong DN
Do điều kiện có giới hạn, tôi chỉ trình bày việc tổ chức kế toán các khoản phải
thu với người mua (khách hàng), dự phòng phải thu khó đòi, các khoản phải trả
với bán bán( người cung cấp).
1.3.1. Hạch toán các nghiệp vụ trong quan hệ thanh toán (QHTT) của
doanh nghiệp với khách hàng (người mua).
QHTT giữa DN với các khách hàng phát sinh chủ yếu trong việc bán sản
phẩm, vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ, bàn giao thanh toán khối lượng
thi công mà khách hàng đã nhận của DN nhưng chưa thanh toán tiền.
Tài khoản sử dụng TK 131- Phải thu khách hàng. Nội dung:
- Được dùng để phản ảnh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh
khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu
hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng.
- Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả các

khách hàng có quan hệ kinh tế với DN về mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và
tài sản bán thanh lý khác
- Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra
nghiệp vụ bán hàng.
- Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho
khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua.
- Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gốc và lãi trả
chậm phải thu) đôí với trường hợp bán trả góp.
Kết cấu của tài khoản 131 :
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 20
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế
toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản
và nguồn vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để
xác định nợ phải thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi.
- Hạch toán chi tiết.
Việc hạch toán chi tiết được thực hiện theo sơ đồ sau :

(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết cho
từng khách hàng.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng, bảng
này sẽ dùng để đối chiếu với sổ cái TK 131.
Các chứng từ thường gồm :
- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập.
- Phiếu xuất kho.
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có, sổ phụ của ngân hàng.
- Biên bản bù trừ công nợ.
- Hợp đồng cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

Hệ thống sổ sử dụng ( theo hình thức NKC):
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua.
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ.
- Sổ cái TK 131.
- Sổ công nợ.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 21
Chứng từ gốc Sổ chi tiết
TK 131
Bảng tổng hợp
chi tiết TK 131
(1) (2)
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
- Bảng tổng hợp công nợ theo đối tượng.
Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
Sơ đồ số 01: Sơ đồ tổng hợp kế toán phải thu của khách hàng.
* Kế toán khoản dự phòng phải thu khó đòi.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 22
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Khoản phải thu khó đòi là các khoản nợ mà người mắc nợ khó hoặc không có
khả năng trả nợ đúng hạn trong năm kế hoạch.
Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp tính trước vào chi phí của
doanh nghiệp một khoản chi để khí có cá khoản nợ khó đòi, không đòi được thì
tình hình tài chính doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Việc lập dự phòng được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập BCTC như
các khoản dự phòng khác. Mức lập dự phòng đối với nợ phải thu khó đòi và
việc xử lý xóa nợ khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính quy định DN.
TK sử dụng : TK 139- dự phòng phải thu khó đòi.
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổng hợp kế toán dự phòng phải thu khó đòi:
1.3.2. Kế toán các khoản phải trả người bán( nhà cung cấp).
Kế toán các khoản phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản

cung cấp lao vụ, dịch vụ là những khoản phát sinh trong quá trình thanh toán có
tính chất tạm thời mà doanh nghiệp chưa thanh toán cho các bên do chưa đến
hạn thanh toán hoặc trong thời hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký kết.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 23
TK 642
Lập dự phòng PT khó
đòi
Lập dự phòng bổ xung
hơn so vơi năm trước
TK 711
TK 139
TK 131
Chênh lêch pt khó đòi
năm nay nhỏ hơn đã lập
năm trước
Q.định xóa nợ khi đã lập
DP
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Kế toán theo dõi các khoản nợ phải trả người bán TK 331- phải trả người bán.
Kết cấu của TK 331
Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”
- Số đã trả người bán trong kì.
- Số nợ được giảm do người bán chấp
nhận giảm giá, chiết khấu
- Số nợ được giảm do hàng mua trả lại
người bán
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua
hàng
- Xử lý nợ không có chủ
- Số nợ phải trả phát sinh khi

mua hàng.
- Trị giá hàng nhận theo số tiền
đã ứng
- Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ
tăng
Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người
bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán.
Số Dư Có : số tiền còn phải trả
cho người bán.

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán.
Chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn mua hàng, Phiếu chi.
- Giấy báo nợ của ngân hàng, sổ phụ NH.
- Biên bản thanh toán bù trừ công nợ.
Sổ kế toán sử dụng :
- Sổ tổng hợp thanh toán với người bán.
- Các sổ chi tiết : phải trả người bán.
Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 24
Chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Trà
Sơ đồ 3: Trình tự kế toán các khoản phải trả người bán:
1.3.3. Tổ chức báo cáo các hoạt động thanh toán và kế toán hình thức NKC.

Học viện Tài Chính- Khoa kế toán. 25
TK 331
Giảm giá, trả lại hàng
TK 152,153, 611
VAT được
khấu trừ
Dịch vụ mua

chịu khác
- Trả lại tiền thừa (nếu có)
TK 152, 611, 211, 627…
TK 133
- Mua chịu hàng
- Nhận hàng đã ứng trước
tiền
TK 152,153,156,211…
- tỷ giá thực tế
- tỷ giá hạch toán
TK 413
Chênh lệc tỷ giá
TK 627,642,641
TK 711
Nợ vắng chủ
TK 515
Chiết khấu mua hàng
TK 111, 112
Thanh toán tiền cho người bán
Kể cả đặt trước tiền hàng
TK 311, 341
TT bằng tiền vay
TK 511
Trả người bán bằng
vật tư, hh,d.vu
TK 131
Bù trừ công nợ với NB
TK 133